Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ.
Trang 1QUY TRÌNH LUÂN CHUY N CH NG T K TOÁN VÀ Ể Ứ Ừ Ế
KI M TRA CH NG T K TOÁN Ể Ứ Ừ Ế
T t c các ch ng t k toán do doanh nghi p l p ho c t bên ngoài chuy n đ n đ u ph iấ ả ứ ừ ế ệ ậ ặ ừ ể ế ề ả
t p trung vào b ph n k toán doanh nghi p. B ph n k toán ki m tra nh ng ch ng t kậ ộ ậ ế ệ ộ ậ ế ể ữ ứ ừ ế toán đó và ch sau khi ki m tra và xác minh tính pháp lý c a ch ng t thì m i dùng nh ngỉ ể ủ ứ ừ ớ ữ
ch ng t đó đ ghi s k toán. Cu i cùng thì s đứ ừ ể ổ ế ố ẽ ượ ưc l u tr , b o qu n và sau khi h t th iữ ả ả ế ờ
h n l u tr theo quy đ nh đ i v i t ng lo i ch ng t , nó s đạ ư ữ ị ố ớ ừ ạ ứ ừ ẽ ược hu ỷ
Trình t luân chuy n ch ng t k toán bao g m các bự ể ứ ừ ế ồ ước sau:
L p, ti p nh n, x lý ch ng t k toán;ậ ế ậ ử ứ ừ ế
K toán viên, k toán trế ế ưởng ki m tra và ký ch ng t k toán ho c trình Giám đ cể ứ ừ ế ặ ố doanh nghi p ký duy t;ệ ệ
Phân lo i, s p x p ch ng t k toán, đ nh kho n và ghi s k toán;ạ ắ ế ứ ừ ế ị ả ổ ế
L u tr , b o qu n ch ng t k toán.ư ữ ả ả ứ ừ ế
Trình t ki m tra ch ng t k toán:ự ể ứ ừ ế
Ki m tra tính rõ ràng, trung th c, đ y đ c a các ch tiêu, các y u t ghi chép trênể ự ầ ủ ủ ỉ ế ố
ch ng t k toán;ứ ừ ế
Ki m tra tính h p pháp c a nghi p v kinh t , tài chính phát sinh đã ghi trên ch ng tể ợ ủ ệ ụ ế ứ ừ
k toán, đ i chi u ch ng t k toán v i các tài li u khác có liên quan;ế ố ế ứ ừ ế ớ ệ
Ki m tra tính chính xác c a s li u, thông tin trên ch ng t k toán.ể ủ ố ệ ứ ừ ế
Trong bướ ậc l p, ti p nh n ch ng t k toán c n l u ý nh ng đi m sau:ế ậ ứ ừ ế ầ ư ữ ể
Trang 2Th nh t, m i nghi p v kinh t , tài chính phát sinh liên quan đ n ho t đ ng c a doanhứ ấ ọ ệ ụ ế ế ạ ộ ủ nghi p đ u ph i l p ch ng t k toán. Ch ng t k toán ch l p 1 l n cho m t nghi p vệ ề ả ậ ứ ừ ế ứ ừ ế ỉ ậ ầ ộ ệ ụ kinh t , tài chính phát sinh. N i dung ch ng t k toán ph i đ y đ các ch tiêu, ph i rõ ràng,ế ộ ứ ừ ế ả ầ ủ ỉ ả trung th c v i n i dung nghi p v kinh t , tài chính phát sinh. Ch vi t trên ch ng t ph i rõự ớ ộ ệ ụ ế ữ ế ứ ừ ả ràng, không t y xoá, không vi t t t. S ti n vi t b ng ch ph i kh p, đúng v i s ti n vi tẩ ế ắ ố ề ế ằ ữ ả ớ ớ ố ề ế
b ng s ằ ố
Th hai, ch ng t k toán ph i đứ ứ ừ ế ả ượ ậc l p đ s liên theo quy đ nh cho m i ch ng t Đ i v iủ ố ị ỗ ứ ừ ố ớ
ch ng t l p nhi u liên ph i đứ ừ ậ ề ả ượ ậc l p m t l n cho t t c các liên theo cùng m t n i dungộ ầ ấ ả ộ ộ
b ng máy tính, máy ch ho c vi t l ng b ng gi y than. Trằ ữ ặ ế ồ ằ ấ ường h p đ c bi t ph i l p nhi uợ ặ ệ ả ậ ề liên nh ng không th vi t m t l n t t c các liên ch ng t thì có th vi t hai l n nh ng ph iư ể ế ộ ầ ấ ả ứ ừ ể ế ầ ư ả
đ m b o th ng nh t n i dung và tính pháp lý c a t t c các liên ch ng t ả ả ố ấ ộ ủ ấ ả ứ ừ
Th ba, các ch ng t k toán đứ ứ ừ ế ượ ậc l p b ng máy vi tính ph i đ m b o n i dung quy đ nhằ ả ả ả ộ ị cho ch ng t k toán.ứ ừ ế
Th t , m i ch ng t k toán ph i có đ ch ký theo ch c danh quy đ nh trên ch ng t m iứ ư ọ ứ ừ ế ả ủ ữ ứ ị ứ ừ ớ
có giá tr th c hi n. Riêng ch ng t đi n t ph i có ch ký đi n t theo quy đ nh c a phápị ự ệ ứ ừ ệ ử ả ữ ệ ử ị ủ
lu t. T t c các ch ký trên ch ng t k toán đ u ph i ký b ng bút bi ho c bút m c, khôngậ ấ ả ữ ứ ừ ế ề ả ằ ặ ự
được ký b ng m c đ , b ng bút chì, ch ký trên ch ng t k toán dùng đ chi ti n ph i kýằ ự ỏ ằ ữ ứ ừ ế ể ề ả theo t ng liên. Ch ký trên ch ng t k toán c a m t ngừ ữ ứ ừ ế ủ ộ ười ph i th ng nh t và ph i gi ngả ố ấ ả ố
v i ch ký đã đăng ký theo quy đ nh, trớ ữ ị ường h p không đăng ký ch ký thì ch ký l n sauợ ữ ữ ầ
ph i kh p v i ch ký các l n trả ớ ớ ữ ầ ước đó
Các doanh nghi p ch a có ch c danh k toán trệ ư ứ ế ưởng thì ph i c ngả ử ười ph trách k toán đụ ế ể giao d ch v i khách hàng, ngân hàng, ch ký k toán trị ớ ữ ế ưởng được thay b ng ch ký c aằ ữ ủ
người ph trách k toán c a đ n v đó. Ngụ ế ủ ơ ị ười ph trách k toán ph i th c hi n đúng nhi mụ ế ả ự ệ ệ
v , trách nhi m và quy n quy đ nh cho k toán trụ ệ ề ị ế ưởng
Trang 3Ch ký c a ngữ ủ ườ ứi đ ng đ u doanh nghi p (T ng Giám đ c, Giám đ c ho c ngầ ệ ổ ố ố ặ ườ ượi đ c uỷ quy n), c a k toán trề ủ ế ưởng (ho c ngặ ườ ượi đ c u quy n) và d u đóng trên ch ng t ph iỷ ề ấ ứ ừ ả phù h p v i m u d u và ch ký còn giá tr đã đăng ký t i ngân hàng. Ch ký c a k toán viênợ ớ ẫ ấ ữ ị ạ ữ ủ ế trên ch ng t ph i gi ng ch ký đã đăng ký v i k toán trứ ừ ả ố ữ ớ ế ưởng
K toán trế ưởng (ho c ngặ ườ ượi đ c u quy n) không đỷ ề ược ký “th a u quy n” c a ngừ ỷ ề ủ ườ i
đ ng đ u doanh nghi p. Ngứ ầ ệ ườ ượi đ c u quy n không đỷ ề ược u quy n l i cho ngỷ ề ạ ười khác Các doanh nghi p ph i m s đăng ký m u ch ký c a th qu , th kho, các nhân viên kệ ả ở ổ ẫ ữ ủ ủ ỹ ủ ế toán, k toán trế ưởng (và ngườ ượi đ c u quy n), T ng Giám đ c (và ngỷ ề ổ ố ườ ượi đ c u quy n).ỷ ề
S đăng ký m u ch ký ph i đánh s trang, đóng d u giáp lai do Th trổ ẫ ữ ả ố ấ ủ ưởng đ n v (ho cơ ị ặ
ngườ ượi đ c u quy n) qu n lý đ ti n ki m tra khi c n. M i ngỷ ề ả ể ệ ể ầ ỗ ười ph i ký ba ch ký m uả ữ ẫ trong s đăng ký.ổ
Nh ng cá nhân có quy n ho c đữ ề ặ ược u quy n ký ch ng t , không đỷ ề ứ ừ ược ký ch ng t k toánứ ừ ế khi ch a ghi ho c ch a ghi đ n i dung ch ng t theo trách nhi m c a ngư ặ ư ủ ộ ứ ừ ệ ủ ười ký
Vi c phân c p ký trên ch ng t k toán do T ng Giám đ c (Giám đ c) doanh nghi p quyệ ấ ứ ừ ế ổ ố ố ệ
đ nh phù h p v i lu t pháp, yêu c u qu n lý, đ m b o ki m soát ch t ch , an toàn tài s n.ị ợ ớ ậ ầ ả ả ả ể ặ ẽ ả Trong bước ki m tra ch ng t k toán, c n l u ý nh ng đi m sau:ể ứ ừ ế ầ ư ữ ể
Th nh t, t t c các ch ng t k toán do doanh nghi p l p ho c t bên ngoài chuy n đ nứ ấ ấ ả ứ ừ ế ệ ậ ặ ừ ể ế
đ u ph i t p trung vào b ph n k toán doanh nghi p. B ph n k toán ki m tra nh ngề ả ậ ộ ậ ế ệ ộ ậ ế ể ữ
ch ng t k toán đó và ch sau khi ki m tra và xác minh tính pháp lý c a ch ng t thì m iứ ừ ế ỉ ể ủ ứ ừ ớ dùng nh ng ch ng t đó đ ghi s k toán.ữ ứ ừ ể ổ ế
Th hai, nh ng n i dung c n ki m tra trong ch ng t bao g m:ứ ữ ộ ầ ể ứ ừ ồ
(1) ki m tra tính rõ ràng, trung th c, đ y đ c a các ch tiêu, các y u t ghi chép trênể ự ầ ủ ủ ỉ ế ố
ch ng t k toán;ứ ừ ế
Trang 4(2) ki m tra tính h p pháp c a nghi p v kinh t , tài chính phát sinh đã ghi trên ch ngể ợ ủ ệ ụ ế ứ
t k toán, đ i chi u ch ng t k toán v i các tài li u khác có liên quan;ừ ế ố ế ứ ừ ế ớ ệ
(3) ki m tra tính chính xác c a s li u, thông tin trên ch ng t k toán.ể ủ ố ệ ứ ừ ế
Th ba, khi ki m tra ch ng t k toán n u phát hi n có hành vi vi ph m chính sách, ch đ ,ứ ể ứ ừ ế ế ệ ạ ế ộ các quy đ nh v qu n lý kinh t , tài chính c a Nhà nị ề ả ế ủ ước, ph i t ch i th c hi n, đ ng th iả ừ ố ự ệ ồ ờ báo ngay cho Giám đ c doanh nghi p bi t đ x lý k p th i theo pháp lu t hi n hành. Ch ngố ệ ế ể ử ị ờ ậ ệ ẳ
h n khi ki m tra m t Phi u chi phát hi n có vi ph m ch đ , k toán không xu t qu ạ ể ộ ế ệ ạ ế ộ ế ấ ỹ
Trong bướ ử ục s d ng ch ng t đ ghi s k toán c n l u ý m y đi m sau:ứ ừ ể ổ ế ầ ư ấ ể
Th nh t, đ i v i nh ng ch ng t k toán l p không đúng th t c, n i dung và ch s khôngứ ấ ố ớ ữ ứ ừ ế ậ ủ ụ ộ ữ ố
rõ ràng thì người ch u trách nhi m ki m tra ho c ghi s ph i tr l i, yêu c u làm thêm thị ệ ể ặ ổ ả ả ạ ầ ủ
t c và đi u ch nh sau đó m i làm căn c ghi s ụ ề ỉ ớ ứ ổ
Th hai, sau khi ki m tra, nhân viên k toán th c hi n vi c tính giá trên ch ng t và ghi chépứ ể ế ự ệ ệ ứ ừ
đ nh kho n đ hoàn thi n ch ng t ị ả ể ệ ứ ừ
Th ba, ch khi nào ch ng t k toán đã đứ ỉ ứ ừ ế ược ki m tra và hoàn ch nh m i để ỉ ớ ượ ử ục s d ng để làm căn c ghi s ứ ổ
Đ i v i bố ớ ước b o qu n, l u tr và hu ch ng t k toán c n l u ý:ả ả ư ữ ỷ ứ ừ ế ầ ư
Th nh t, ch ng t k toán ph i đứ ấ ứ ừ ế ả ược đ n v k toán b o qu n đ y đ , an toàn trong quáơ ị ế ả ả ầ ủ trình s d ng và l u tr ử ụ ư ữ
Th hai, ch ng t k toán l u tr ph i là b n chính. Trứ ứ ừ ế ư ữ ả ả ường h p tài li u k toán b t m gi ,ợ ệ ế ị ạ ữ
b t ch thu thì ph i có biên b n kèm theo b n sao ch p có xác nh n; n u b m t ho c b huị ị ả ả ả ụ ậ ế ị ấ ặ ị ỷ
ho i thì ph i có biên b n kèm theo b n sao ch p ho c xác nh n.ạ ả ả ả ụ ặ ậ
Trang 5Th ba, ch ng t k toán ph i đ a vào l u tr trong th i h n mứ ứ ừ ế ả ư ư ữ ờ ạ ười hai tháng, k t ngày k tể ừ ế thúc k k toán năm ho c k t thúc công vi c k toán.ỳ ế ặ ế ệ ế
Th t , ngứ ư ười đ i di n theo pháp lu t c a đ n v k toán ch u trách nhi m t ch c b oạ ệ ậ ủ ơ ị ế ị ệ ổ ứ ả
qu n, l u tr tài li u k toán theo th i h n sau đây:ả ư ữ ệ ế ờ ạ
a) T i thi u năm năm đ i v i tài li u k toán dùng cho qu n lý, đi u hành c a đ n v kố ể ố ớ ệ ế ả ề ủ ơ ị ế toán, g m c ch ng t k toán không s d ng tr c ti p đ ghi s k toán và l p báo cáo tàiồ ả ứ ừ ế ử ụ ự ế ể ổ ế ậ chính;
b) T i thi u mố ể ười năm đ i v i ch ng t k toán s d ng tr c ti p đ ghi s k toán và l pố ớ ứ ừ ế ử ụ ự ế ể ổ ế ậ báo cáo tài chính, s k toán và báo cáo tài chính năm, tr trổ ế ừ ường h p pháp lu t có quy đ nhợ ậ ị khác;
c) L u tr vĩnh vi n đ i v i ch ng t k toán có tính s li u, có ý nghĩa quan tr ng v kinhư ữ ễ ố ớ ứ ừ ế ử ệ ọ ề
t , an ninh, qu c phòng.ế ố
Th năm, ch c quan nhà nứ ỉ ơ ước có th m quy n m i có quy n t m gi , t ch thu ho c niêmẩ ề ớ ề ạ ữ ị ặ phong ch ng t k toán. Trứ ừ ế ường h p t m gi ho c t ch thu thì c quan nhà nợ ạ ữ ặ ị ơ ước có th mẩ quy n ph i sao ch p ch ng t b t m gi , b t ch thu và ký xác nh n trên ch ng t sao ch p;ề ả ụ ứ ừ ị ạ ữ ị ị ậ ứ ừ ụ
đ ng th i l p biên b n ghi rõ lý do, s lồ ờ ậ ả ố ượng t ng lo i ch ng t k toán b t m gi ho c bừ ạ ứ ừ ế ị ạ ữ ặ ị
t ch thu và ký tên, đóng d u.ị ấ
Th sáu, c quan có th m quy n niêm phong ch ng t k toán ph i l p biên b n, ghi rõ lýứ ơ ẩ ề ứ ừ ế ả ậ ả
do, s lố ượng t ng lo i ch ng t k toán b niêm phong và ký tên, đóng d u.ừ ạ ứ ừ ế ị ấ
Ngoài ra, trong khi s d ng, qu n lý, in và phát hành bi u m u ch ng t k toán c n l u ý:ử ụ ả ể ẫ ứ ừ ế ầ ư
M t là, t t c các doanh nghi p đ u ph i s d ng th ng nh t m u ch ng t k toán quyộ ấ ả ệ ề ả ử ụ ố ấ ẫ ứ ừ ế
đ nh trong ch đ k toán này. Trong quá trình th c hi n, các doanh nghi p không đị ế ộ ế ự ệ ệ ượ ử c s a
đ i bi u m u ch ng t thu c lo i b t bu c.ổ ể ẫ ứ ừ ộ ạ ắ ộ
Trang 6Hai là, m u ch ng t in s n ph i đẫ ứ ừ ẵ ả ược b o qu n c n th n, không đả ả ẩ ậ ược đ h h ng, m cể ư ỏ ụ nát. Séc và gi y t có giá ph i đấ ờ ả ược qu n lý nh ti n.ả ư ề
Ba là, bi u m u ch ng t k toán b t bu c do B Tài chính ho c đ n v để ẫ ứ ừ ế ắ ộ ộ ặ ơ ị ược B Tài chínhộ
u quy n in và phát hành. Đ n v đỷ ề ơ ị ược u quy n in và phát hành ch ng t k toán b t bu cỷ ề ứ ừ ế ắ ộ
ph i in đúng theo m u quy đ nh, đúng s lả ẫ ị ố ượng được phép in cho t ng lo i ch ng t và ph iừ ạ ứ ừ ả
ch p hành đúng các quy đ nh v qu n lý n ch c a B Tài chính.ấ ị ề ả ấ ỉ ủ ộ
B n là, đ i v i các bi u m u ch ng t k toán hố ố ớ ể ẫ ứ ừ ế ướng d n, các doanh nghi p có th mua s nẫ ệ ể ẵ
ho c t thi t k m u, t in, nh ng ph i đ m b o các n i dung ch y u c a ch ng t quyặ ự ế ế ẫ ự ư ả ả ả ộ ủ ế ủ ứ ừ
đ nh t i Đi u 17 Lu t K toán.ị ạ ề ậ ế