Bài 3: Kế toán tài sản cố định

Tiền là tài sản kinh phí hoặc vốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được tồn tại trực tiếp dưới dạng hình thức giá trị. Các loại tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp . Tiền kinh phí bao gồm: tiền mặt, vàng, bạc, đá, quý kim khí quý , ..

BÀI 3 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Hướng dẫn học

thảo luận trên diễn đàn

qua email

Nội dung

Bài học này giới thiệu các vấn đề về kế toán tài sản cố định

Mục tiêu

T ình huống dẫn nhập

Tình huống tăng tài sản cố định do được cấp kinh phí

Ngày 1/3/2015 đơn vị hành chính sự nghiệp NEU được nhà nước cấp kinh phí hoạt động sự nghiệp cho bằng một tài sản cố định trị giá 400.000.000 đồng; tỷ lệ hao mòn năm là 10% Chi phí tiếp nhận đơn vị đã chi bằng tiền mặt 5.000.000 đồng

Đơn vị hành chính sự nghiệp NEU sẽ ghi nhận các thông tin liên quan đến việc tiếp nhận tài sản cố định cũng nhưng trong quá trình sử dụng tài sản cố định trên như thế nào?

3.1 Những vấn đề chung về tài sản cố định

Tài sản cố định là những tài sản, tư liệu lao động có giá trị đủ lớn (theo quy định hiện hành của Nhà nước) và thời gian sử dụng dài

Ở Việt Nam, theo quy định hiện hành, tất cả những tài sản (hữu hình hoặc vô hình) thoả mãn đồng thời hai điều kiện sau đều được coi là tài sản cố định:

 Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;

 Có giá trị từ 10.000.000 (mười triệu đồng) trở lên

 Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất – kinh doanh, hoạt động

 Trong quá trình tham gia kinh doanh, hoạt động, giá

trị tài sản cố định bị hao mòn và được chuyển dần

vào chi phí kinh doanh dưới hình thức khấu hao (đối

với những tài sản cố định tham gia sản xuất – kinh

doanh) hoặc làm giảm nguồn vốn tương ứng (đối với

những tài sản cố định được dùng cho hoạt động hành

chính sự nghiệp, hoạt động dự án)

 Tài sản cố định giữ nguyên hình thái vật chất ban

đầu cho đến lúc hư hỏng

3.1.3.1 Theo quyền sở hữu:

 Tài sản cố định tự có: bao gồm tất cả các tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của đơn vị, được hình thành từ nguồn kinh phí hoạt động, kinh phí dự án hoặc bằng các nguồn vốn khác của đơn vị hành chính sự nghiệp

 Tài sản cố định thuê ngoài: gồm tất cả các tài sản cố định mà đơn vị đi thuê ngắn – dài hạn sử dụng cho hoạt động thường xuyên, hoạt động dự án hoặc sản xuất kinh doanh của đơn vị Đối với những tài sản này, đơn vị chỉ có quyền sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định theo hợp đồng thuê mà không có quyền định đoạt Việc phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu giúp ta phân định được những tài sản thuộc quyền sở hữu và sử dụng lâu dài của doanh nghiệp để từ đó có các biện pháp quản lý, sử dụng hiệu quả, trích khấu hao hoặc tính hao mòn của những tài sản này

3.1.3.2 Theo công dụng và tình hình sử dụng:

 Tài sản cố định dùng cho hoạt động sự nghiệp (hoạt động thường xuyên) thuộc công tác nghiệp vụ, chuyên môn của đơn vị

 Tài sản cố định dùng cho hoạt động dự án: bao gồm những tài sản cố định được sử dụng cho việc quản lý, thực hiện các dự án, chương trình, đề tài của Nhà nước giao cho đơn vị

 Tài sản cố định dùng cho các hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước

 Tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất – kinh doanh

 Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi

 Tài sản cố định chờ xử lý: thừa so với nhu cầu chưa sử dụng tới, chờ thanh lý… Dựa trên cách phân loại này, đơn vị có thể có những biện pháp quản lý, sử dụng thích ứng với từng nhóm tài sản cố định hiện có

3.1.3.3 Theo hình thái biểu hiện

 Tài sản cố định hữu hình: gồm các loại tài sản cố định mang hình thái vật chất cụ thể, có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định (nếu thiếu bất

kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được) Tài sản cố định hữu hình ở đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành các nhóm sau:

trình đầu tư, thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, bảo tàng, hội trường, thư viện, phòng thí nghiệm, giảng đường, hàng rào, tháp nước…

dẫn dầu, dẫn khí đốt, hệ thống điện nước, thông tin…

như các thiết bị điện tử, máy tính, máy vi tính, bàn ghế…

trên như các tài sản cố định đang chờ xử lý, cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm, tác phẩm nghệ thuật, văn hoá có giá trị cao…

 Tài sản cố định vô hình: là mọi khoản chi phí thực tế mà đơn vị hành chính sự nghiệp đã chi ra có liên quan đến hoạt động của đơn vị thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn của tài sản cố định mà không hình thành tài sản cố định hữu hình Gồm có:

Tính giá tài sản cố định là việc xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định Tài sản cố định được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại và được ghi sổ theo nguyên giá Nguyên giá tài sản cố định trong từng trường hợp cụ thể được tính toán như sau:

 Đối với tài sản cố định mua ngoài:

Nguyên giá = Giá hoá đơn + Phí tổn mới – Các khoản giảm trừ

Giá hoá đơn có thể được xác định bao gồm hoặc không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào tuỳ theo đặc điểm hoạt động, kinh doanh của đơn vị

Phí tổn mới bao gồm các chi phí phát sinh trước khi sử dụng như chi phí vận

chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử (trong thời gian ngắn), chi phí sửa chữa tân trang, nâng cấp trước khi dùng, phí trước bạ (nếu có)

 Đối với tài sản cố định được cấp phát, điều chuyển:

Nguyên giá = Giá trị còn lại ghi trên sổ đơn vị cấp + Phí tổn mới trước khi dùng (nếu có)

Trả lời câu hỏi tình huống:

Đơn vị hành chính sự nghiệp NEU sẽ ghi tăng tài sản cố định nhận được theo nguyên giá là: 400.000.000 + 5.000.0000 = 405.000.000 đồng

 Đối với tài sản cố định nhận tặng thưởng, viện trợ:

Nguyên giá = Giá thực tế do Hội đồng đánh giá ghi nhận (hoặc giá trị thị trường tương đương) + Phí tổn mới + Lệ phí trước bạ

 Đối với tài sản cố định do bộ phận xây dựng cơ bản tự làm bàn giao:

Nguyên giá = Giá trị công trình được duyệt lần cuối theo quyết toán

 Đối với tài sản cố định do bên nhận thầu bàn giao:

Nguyên giá = Giá phải trả cho bên nhận thầu + Phí tổn mới – Các khoản giảm trừ

 Đối với tài sản cố định vô hình:

Nguyên giá = Tổng giá trị, chi phí thực tế đã đầu tư cho công tác nghiên cứu, phát triển hoặc số chi mua bằng phát minh, sáng chế, phần mềm máy tính…

 Giá trị còn lại của tài sản cố định:

Giá trị còn lại = Nguyên giá – Hao mòn

Trong quá trình sử dụng, nguyên giá tài sản cố định có thể bị thay đổi do các nguyên nhân: Đánh giá lại tài sản cố định theo quyết định của Nhà nước, tháo bớt một số bộ phận, nâng cấp, kéo dài tuổi thọ tài sản cố định

Chứng từ và sổ sách

Mọi tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

phải có bộ hồ sơ theo dõi riêng Hồ sơ về tài sản cố

định gồm có các chứng từ sau: Biên bản giao nhận tài

sản cố định, Hợp đồng hoặc Hoá đơn mua tài sản cố

định và các chứng từ khác có liên quan (bản sao các tài

liệu kỹ thuật, chứng từ liên quan tới vận chuyển, bốc

dỡ) Tài sản cố định phải được phân loại, thống kê,

đánh số, theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định

Những tài sản cố định đã tính hao mòn đủ nhưng vẫn sử dụng được và vẫn tham gia vào hoạt động của đơn vị thì không được xoá sổ tài sản cố định và vẫn tiếp tục quản lý như những tài sản cố định khác

Đối với những tài sản cố định phải thanh lý, không lập Biên bản giao nhận tài sản cố định mà lập Biên bản thanh lý tài sản cố định (do Ban thanh lý tài sản cố định lập)

Biên bản thanh lý tài sản cố định hợp lệ sẽ là căn cứ để kế toán ghi giảm tài sản cố định trên các sổ sách và tài khoản kế toán

Kế toán tài sản cố định căn cứ vào hồ sơ nhận được, với mỗi tài sản cố định lập một Thẻ tài sản cố định theo dõi riêng trong suốt quá trình sử dụng tài sản cố định Các Thẻ tài sản cố định sau khi lập phải được đăng ký vào Sổ tài sản cố định (lập chung cho toàn đơn vị hoặc chi tiết cho từng bộ phận sử dụng) Bên cạnh đó, các bộ phận sử dụng tài sản trong đơn vị cũng cần mở sổ theo dõi tài sản cố định riêng, làm căn cứ đối chiếu với sổ sách của kế toán

Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, hoặc bất thường (các trường hợp bàn giao, chia tách, sáp nhập, giải thể đơn vị hoặc tổng kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo chủ trương của Nhà nước) đơn vị hành chính sự nghiệp phải tiến hành kiểm kê tài sản cố định, mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định đều phải ghi rõ trong Biên bản kiểm kê, xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm, đề xuất biện pháp xử lý và ghi chép đầy đủ, kịp thời vào các sổ kế toán liên quan theo qui định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành

Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tài sản cố định hữu hình, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”: dùng để phản ánh giá trị hiện có, biến động

tăng, giảm của toàn bộ tài sản cố định hữu hình của đơn vị theo nguyên giá Tài khoản này có kết cấu như sau:

cơ bản…)

bán…)

 Tài khoản 211 được chi tiết thành 5 tiểu khoản:

a Tăng do mua sắm tài sản cố định (không qua lắp đặt) dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án

 Mua sắm bằng dự toán kinh phí (sự nghiệp, dự án, đơn hàng) chi trực tiếp:

BT1 Ghi tăng nguyên giá và nguồn kinh phí tương ứng

Nợ TK 211, 213: Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định

Có TK 461: Ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động

Có TK 462: Ghi tăng nguồn kinh phí dự án

Có TK 465: Ghi tăng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước

BT2 Ghi tăng chi phí và nguồn vốn tương ứng:

Nợ TK 661: Tính vào chi phí hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 662: Tính vào chi phí dự án

Nợ TK 635: Tính vào chi đơn đặt hàng

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định BT3 Phản ánh số dự toán kinh phí đã rút để mua sắm:

Có TK 008: Nếu dùng dự toán kinh phí hoạt động

Có TK 009: Nếu dùng dự toán chương trình, dự án

 Mua sắm bằng tiền thuộc nguồn kinh phí (sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng)

BT1 Phản ánh nguyên giá tài sản cố định tăng và số tiền thực chi cho việc mua sắm

Nợ TK 211, 213: Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định

Có TK 111, 112: Ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kho bạc BT2 Ghi tăng chi phí và nguồn vốn tương ứng:

Nợ TK 661: Tính vào chi phí hoạt động sự nghiệp

Nợ TK 662: Tính vào chi phí dự án

Nợ TK 635: Tính vào chi đơn đặt hàng

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

 Trường hợp mua sắm bằng các nguồn vốn khác (vốn xây dựng cơ bản, quỹ

cơ quan…)

BT1 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định:

Nợ TK 211, 213: Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định

Có TK 111, 112: Ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kho bạc

Có TK 331 (3311): Phải trả người bán BT2 Ghi tăng chi phí và nguồn vốn tương ứng:

Nợ TK 441: Ghi giảm vốn xây dựng cơ bản (nếu dùng vốn xây dựng cơ bản)

Nợ TK 431: Nếu sử dụng quỹ cơ quan để đầu tư tài sản cố định

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

b Mua sắm tài sản cố định (phải qua lắp đặt) dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự

án, đơn hàng

Trong trường hợp mua sắm tài sản cố định phải thông qua lắp đặt trong thời gian tương đối dài và chi phí lắp đặt, vận hành thử lớn, toàn bộ chi phí mua sắm, lắp đặt được kế toán tập hợp trên TK 2411 Khi công tác mua sắm, lắp đặt hoàn thành, bàn giao, đưa vào sử dụng, căn cứ trên hồ sơ tài sản cố định đã hoàn tất, kế toán kết chuyển các khoản chi phí đã tập hợp được, ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định

 Trường hợp mua sắm bằng dự toán kinh phí (sự nghiệp, dự án):

BT1 Tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt

Nợ TK 241 (2411): Tập hợp chi phí

Có TK 461, 462, 465: Ghi tăng nguồn tương ứng BT2 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định khi lắp đặt hoàn thành, bàn giao:

Nợ TK 211, 213

Có TK 2411: Kết chuyển chi phí đã hình thành tài sản cố định

BT3 Ghi tăng chi phí và nguồn vốn tương ứng:

Nợ TK 661, 662, 635: Tăng chi của hoạt động tương ứng

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định BT4 Phản ánh số dự toán kinh phí đã rút để mua sắm:

Có TK 008, 009: Số dự toán đã rút

 Trường hợp mua sắm bằng tiền thuộc nguồn kinh phí (sự nghiệp, dự án)

BT1 Phản ánh các chi phí đã chi bằng tiền liên quan tới việc mua sắm, lắp đặt:

Nợ TK 2411: Tập hợp chi phí

Có TK 111, 112: Số tiền thực chi BT2 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định khi lắp đặt hoàn thành, bàn giao:

Nợ TK 211, 213

Có TK 2411: Kết chuyển chi phí BT3 Ghi tăng chi phí và nguồn vốn tương ứng:

Nợ TK 661, 662, 635: Tính vào chi hoạt động liên quan

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

 Trường hợp mua sắm bằng các nguồn vốn khác (vốn xây dựng cơ bản, quỹ

cơ quan…):

BT1 Tập hợp chi phí

Nợ TK 2411: Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định

Có TK 111, 112: Số đã chi bằng tiền

Có TK 331 (3311): Số còn nợ người bán BT2 Kết chuyển chi phí khi lắp đặt hoàn thành, bàn giao:

Nợ TK 211, 213

Có TK 2411: Kết chuyển chi phí BT3 Kết chuyển nguồn đầu tư:

Nợ TK 441, 431: Ghi giảm nguồn đầu tư tương ứng

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

c Tăng do mua sắm tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

 Tại các đơn vị tính VAT theo phương pháp khấu trừ

BT1 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định:

Nợ TK 211, 213: Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định (giá không có thuế) không qua lắp đặt

Nợ TK 2411: Nếu mua sắm phải qua lắp đặt

Nợ TK 3113: Thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng được khấu trừ

Có TK 111, 112: Chi bằng tiền

Có TK 331 (3311): Phải trả người bán BT2 Kết chuyển nguồn vốn:

Nợ TK 441: Ghi giảm vốn xây dựng cơ bản (nếu dùng nguồn kinh phí xây dựng cơ bản)

Nợ TK 431: Nếu sử dụng quỹ cơ quan để đầu tư tài sản cố định

Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh

Lưu ý:

- Trong trường hợp mua sắm phải qua lắp đặt, khi hoàn thành, bàn giao, đưa vào sử dụng, kế toán kết chuyển chi phí, ghi tăng nguyên giá tài sản cố định tương tự phần trên

- Nếu mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh thì không kết chuyển nguồn

 Tại các đơn vị tính VAT theo phương pháp trực tiếp

BT1 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định:

Nợ TK 211, 213: Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định (giá có thuế) – không qua lắp đặt

Nợ TK 2411: Nếu mua sắm phải qua lắp đặt (giá có thuế)

Có TK 111, 112: Chi bằng tiền (giá thanh toán cả thuế)

Có TK 331 (3311): Phải trả người bán (giá thanh toán cả thuế) BT2 Kết chuyển nguồn vốn:

Nợ TK 441: Nếu dùng nguồn kinh phí xây dựng cơ bản

Nợ TK 431: Nếu sử dụng quỹ cơ quan để đầu tư tài sản cố định

Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh

d Tăng do xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao

 Đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án

BT1 Tập hợp chi phí xây dựng cơ bản

Nợ TK 241 (2412): Tập hợp chi phí

Có TK 461: Nếu dùng dự toán kinh phí hoạt động

Có TK 462: Nếu dùng dự toán kinh phí dự án

Có TK 111, 112: Nếu dùng tiền thuộc nguồn kinh phí

Có TK 3311: Nếu chưa trả tiền cho người bán BT2 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định khi xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao:

Nợ TK 211, 213

Có TK 2412: Kết chuyển chi phí BT3 Ghi tăng chi phí và nguồn vốn tương ứng:

Nợ TK 661, 662, 635: Tính vào chi hoạt động tương ứng

Nợ TK 441, 431: Nếu đầu tư bằng nguồn kinh phí xây dựng cơ bản hoặc quỹ

cơ quan

Có TK 466: Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định BT4 Phản ánh số dự toán kinh phí đã rút:

Có TK 008, 009

 Đưa vào sử dụng cho sản xuất – kinh doanh

BT1 Tập hợp chi phí xây dựng cơ bản

Nợ TK 241 (2412): Tập hợp chi phí

Nợ TK 3113: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112: Nếu dùng tiền thanh toán

Có TK 3311: Nếu chưa trả tiền cho người bán

BT2 Ghi tăng nguyên giá tài sản cố định khi lắp đặt hoàn thành, bàn giao:

Nợ TK 211, 213

Có TK 2412: Kết chuyển chi phí BT3 Kết chuyển nguồn vốn:

Nợ TK 441, 431

Có TK 411

e Tăng do nhận cấp phát, tặng thưởng, viện trợ

Khi nhận tài sản cố định do được tặng thưởng bởi các tổ chức, cá nhân trong nước… sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan, ghi tăng nguyên giá tài sản cố định và nguồn kinh phí hoạt động

Nợ TK 211, 213: Nguyên giá

Có TK 461: Ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định:

Nợ TK 661: Ghi tăng chi sự nghiệp

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định Khi nhận tài sản cố định từ nguồn viện trợ không hoàn lại

Nợ TK 211, 213: Nguyên giá

Có TK 461, 462: Ghi tăng nguồn kinh phí tương ứng (đã có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách)

Có TK 5212: Nếu chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi Đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định:

Nợ TK 661, 662: Ghi tăng chi

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, kết chuyển:

Nợ TK 5212

Có TK 461, 462 Trường hợp nhận tặng thưởng, viện trợ bằng tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 211, 213

f Tăng do các nguyên nhân khác:

 Tăng do nhận điều chuyển:

Nợ TK 211, 213: Nguyên giá tài sản cố định

Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định (phần giá trị còn lại)

Có TK 214: Hao mòn luỹ kế

 Tăng do nhận cấp phát kinh phí bằng tài sản cố định

Nợ TK 211, 213: Nguyên giá tài sản cố định

Có TK 461, 462, 465: Giá trị còn lại

Có TK 214: Hao mòn luỹ kế Đồng thời ghi:

Nợ TK 661, 662, 635

Có TK 466