PHÂN TÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP OPERA

Ngành du lịch trong những năm trở lại đây có tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ, hàng năm nước ta đón hàng triệu lượt du lịch trên toàn quốc, lượng khách quốc tế đến Việt Nam trong tháng 52019 ước đạt 1.326.668 lượt, giảm 9,7% so với tháng 42019 và tăng 14,3% so với tháng 52018. Tính chung 5 tháng năm 2019, tổng lượng khách quốc tế đến Việt Nam ước đạt 7.295.548 lượt khách, tăng 8,8% so với cùng kỳ năm 2018 – Theo thống kê của Tổng cục du lịch Việt Nam. Kéo theo đó là hàng loạt các khách sạn, resort, khu nghỉ dưỡng.... được xây dựng, phát triển về cả quy mô và dịch vụ. Trong đó, để hoạt động tốt các khách sạn phải trực tiếp quản lý một khối lượng lớn các loại dữ liệu từ nhân viên, khách hàng, rồi các phòng ban trong khách sạn, các dịch vụ ngày càng phong phú đa dạng, do đó công việc quản lý ngày càng phức tạp hơn. Chính vì vậy, việc áp dụng công nghệ quản lí dữ liệu lớn vào trong việc quản lý các hoạt động của khách sạn là quyết định thông minh và tất yếu. Với việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu cho khách sạn không chỉ quản lý về các con số mà thông qua đó doanh nghiệp dễ dàng có được một cách nhanh chóng các thống kê về khả năng đáp ứng các nhu cầu của khách sạn cho khách hàng, thống kê về tình hình nhân sự, hàng hóa,... Từ đó đưa ra được hướng đi của khách sạn. Tất cả những điều đó cần một kho dữ liệu lớn, không thể lưu trữ bằng các phương pháp thủ công như trước đây mà nên tin học hóa chúng, quản lý một thể thống nhất và toàn diện các lĩnh vực trong khách sạn mà chỉ có phần mềm quản lý khách sạn mới thực hiện được.Ngoài ra, những phần mềm này giúp khách sạn có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ hỗ trợ cho 95% các hoạt động như quản lý đặt phòng, kinh doanh, quản lý lễ tân, quản lý thu ngân, quản lý buồng phòng, quản lý nhà hàng,… cho đến báo cáo thống kê, hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, công nợ, thanh toán đa tiền tệ,…

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO GIỮA KÌ

ĐỀ TÀI: CƠ SỞ DỮ LIỆU LỚN TẠI KHÁCH SẠN

SOFITEL SAIGON PLAZA Giảng viên hướng dẫn: TS PHẠM NGỌC BẢO DUY

Môn: ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH DỮ LIỆU LỚN TRONG QUẢN LÝ Nhóm sinh viên thực hiện:

TPHCM, THÁNG 7 NĂM 2019

71505258 71505194 71505065 71505038 71505209

Nguyễn Văn Thái Nguyễn Diệp Phương Ân

Võ Tú Quyên Hoàng Nguyễn Yến Nhi Trịnh Phương Loan

RUBRIC – BIG DATA

Báo cáo – kiểm tra giữa kì

Nội dung

tiêu chí

Thang đánh

Điểm đánh giá

Điểm quy đổi Điểm /

10

tổng điểm

1/2 tổng điểm 2/3 tổng điểm điểm Trọn

…)

5 - 10 lỗi không phù hợp với hướng dẫn báo cáo (bìa, mục lục, phông chữ, số trang …)

5 lỗi không phù hợp với hướng dẫn báo cáo (bìa, mục lục, phông chữ, số trang …)

lỗi chính tả; từ ngữ tối nghĩa

3-5 lỗi tríchdẫn; 3-5lỗi chính tả; từngữ tối nghĩa

Không lỗi trích dẫn;

không lỗichính tả;

từ ngữ tốinghĩa

do chọn

đề tài

khá rõ ràng, khá logic, lý dochọn đề tài khá thuyết phục (các

rõ ràng, logic, lý

do chọn

đề tài thuyết phục (các

1

Nội dung

tiêu chí

Thang đánh giá

giá

Điểm quy đổi

(các từ khóa liên quan được trình bày 0%)

bày > 50%) trình bày

50% - 100%)

về bối cảnh và đối tượng được đềcập, không xác thực

và phù hợp yêucầu Đặtvấn đề

có hệ thống

và đúng

< 50%

nội dung

Cung cấp thông tin khá đầy đủ

về bối cảnh

và đối tượng được

đề cập, kháxác thực vàphù hợp yêu cầu

Đặt vấn đề

có hệ thống

và đúng 50% - 75%

nội dung

Cung cấpthông tin đầy đủ vềbối cảnh

và đối tượng được đề cập, xác thực và phù hợp yêu cầu

Đặt vấn

đề có hệ thống và đúng >=

75% nội dung

Đưa rađược mộtvài phântích một số

bộ phậncủa doanhnghiệptương đốiphù hợp

Đưa rađượcphân tíchđầy đủcác bộphận củadoanhnghiệptương đốiphù hợp

2

Nội dung

tiêu chí

Thang đánh giá

giá

Điểm quy đổi

liên hệ

giữa các

hệ thống

nghèo nàn, thiếu cụ thể không liên quan

vài phântích một số

bộ phậncủa doanhnghiệptương đốiphù hợp

phân tíchđầy đủcác bộphận củadoanhnghiệptương đốiphù hợp

Đưa ranhận địnhliên quanđến một vàiphân tíchnội dung2.3, 2.4

Đưa ranhận địnhliên quanhoàn toànđến phântích nộidung 2.3,2.4

2

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

ST

Công việc được giao

Tham gia họp nhóm (%)

Mức độ hoàn thành công việc (%)

Nhận xét

Chương IV Làm báo cáo

2 Nguyễn Diệp

Chương IV Thuyết trình

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁCH SẠN SOFITEL SAIGON PLAZA VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LỚN ĐANG ĐƯỢC ÁP DỤNG 2

1 Giới thiệu doanh nghiệp 2

2 Tổng quan về thực trạng hệ thống quản lý dữ liệu lớn tại doanh nghiệp 2

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÍNH NĂNG SỬ DỤNG CỦA CÁC PHẦN MỀM OPERA TẠI CÁC PHÒNG BAN KHÁCH SẠN 7

1 Hệ thống quản lý tài sản – Opera Property Management 7

1.1 Bộ phận tiền sảnh – Front Office 7

1.2 Bộ phận buồng phòng - Housekeeping 14

1.3 Các bộ phận Food&Beverage và Fitness Center&Spa : 17

1.4 Những điểm ưu việt của hệ thống quản lý tài sản do Opera cung cấp 18

2 Hệ thống quản lý thông tin và đặt phòng - Opera Information and Reservation System – ORCIS: 19

2.1 Các tính năng chính 19

2.2 Những điểm ưu việt 20

3 Phần mềm quản lý bán hàng và phục vụ - Opera Sales & Catering 21

3.1 Các tính năng chính 21

3.2 Những điểm ưu việt 23

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH TÍNH LIÊN KẾT GIỮA CÁC HỆ THỐNG 25

CHƯƠNG IV: LỢI ÍCH VÀ HẠN CHẾ MÀ DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC KHI ÁP DỤNG DỮ LIỆU LỚN 26

A LỢI ÍCH 26

B HẠN CHẾ 27

PHỤ LỤC 30

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

LỜI MỞ ĐẦU

Ngành du lịch trong những năm trở lại đây có tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ, hàng nămnước ta đón hàng triệu lượt du lịch trên toàn quốc, lượng khách quốc tế đến Việt Namtrong tháng 5/2019 ước đạt 1.326.668 lượt, giảm 9,7% so với tháng 4/2019 và tăng 14,3%

so với tháng 5/2018 Tính chung 5 tháng năm 2019, tổng lượng khách quốc tế đến ViệtNam ước đạt 7.295.548 lượt khách, tăng 8,8% so với cùng kỳ năm 2018 – Theo thống kêcủa Tổng cục du lịch Việt Nam Kéo theo đó là hàng loạt các khách sạn, resort, khu nghỉdưỡng được xây dựng, phát triển về cả quy mô và dịch vụ Trong đó, để hoạt động tốtcác khách sạn phải trực tiếp quản lý một khối lượng lớn các loại dữ liệu từ nhân viên,khách hàng, rồi các phòng ban trong khách sạn, các dịch vụ ngày càng phong phú đadạng, do đó công việc quản lý ngày càng phức tạp hơn Chính vì vậy, việc áp dụng côngnghệ quản lí dữ liệu lớn vào trong việc quản lý các hoạt động của khách sạn là quyết địnhthông minh và tất yếu

Với việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu cho khách sạn không chỉ quản lý về cáccon số mà thông qua đó doanh nghiệp dễ dàng có được một cách nhanh chóng các thống

kê về khả năng đáp ứng các nhu cầu của khách sạn cho khách hàng, thống kê về tình hìnhnhân sự, hàng hóa, Từ đó đưa ra được hướng đi của khách sạn Tất cả những điều đócần một kho dữ liệu lớn, không thể lưu trữ bằng các phương pháp thủ công như trước đây

mà nên tin học hóa chúng, quản lý một thể thống nhất và toàn diện các lĩnh vực trongkhách sạn mà chỉ có phần mềm quản lý khách sạn mới thực hiện được

Ngoài ra, những phần mềm này giúp khách sạn có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ hỗtrợ cho 95% các hoạt động như quản lý đặt phòng, kinh doanh, quản lý lễ tân, quản lý thungân, quản lý buồng phòng, quản lý nhà hàng,… cho đến báo cáo thống kê, hỗ trợ thanhtoán theo nhiều hình thức, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, công nợ, thanh toán đa tiền tệ,…Chính vì thấy được sự quan trọng của việc ứng dụng phần mềm quản lí dữ liệu lớn vào việc quản lí trong khách sạn nói chung và các ngành dịch vụ nói riêng Khách sạn Sofitel Plaza - một trong những khách sạn 5 sao hiện đại bậc nhất ở Thành phố Hồ Chí Minh, hiện tại đang áp dụng công nghệ dữ liệu lớn cho hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp của mình, được nhóm chọn để giới thiệu cho đề tài báo cáo giới thiệu công nghệ dữ liệu lớn trong kinh doanh và điều hành doanh nghiệp

GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ DỮ LIỆU LỚN TRONG KINH DOANH VÀ ĐIỀU HÀNH ĐANG ÁP DỤNG TẠI KHÁCH SẠN SOFITEL SAIGON

PLAZA

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁCH SẠN SOFITEL SAIGON PLAZA VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU LỚN ĐANG ĐƯỢC ÁP DỤNG

1 Giới thiệu doanh nghiệp

Khách sạn Sofitel Saigon Plaza được khởi công xây dựng từ khu đất của Trường Thựcnghiệm Sài Gòn và mở cửa hoạt động từ năm 1998 bởi các nhà đầu tư đến từ Singapore

và Đài Loan Cho đến nay khách sạn đã có kinh nghiệm hơn 20 năm trong ngành dịch vụlưu trú khách sạn và hoạt động dưới sự quản lý điều hành của Tập đoàn khách sạnAccorHotels - một trong những Tập đoàn khách sạn lớn nhất thế giới Với lối kiến trúckiểu Tây Âu cổ điển, Sofitel Saigon Plaza được mệnh danh là một trong các khách sạn 5sao nổi bật nhất tại Thành phố Hồ Chí Minh từ cuối những năm 20 cho đến hiện nay.Tên : Công ty Trách nhiệm hữu hạn Liên doanh Khách sạn Plaza / Sofitel Saigon PlazaĐịa chỉ : Số 17 Lê Duẩn, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại : ( 028 ) 38 24 15 55

Số fax : ( 028 ) 38 22 16 98

Website :https://sofitel.accorhotels.com/gb/hotel-2077-sofitel-saigon-plaza/index.shtmlEmail : H2077-FO5@sofitel.com

Khách sạn Sofitel Saigon Plaza chủ yếu hoạt động ngành dịch vụ lưu trú, cho thuêmướn phòng trong khách sạn và các loại dịch vụ đi kèm khác Tòa nhà gồm 20 tầng lầuvới 286 phòng mang phong cách Pháp sang trọng và tiện nghi, toạ lạc giữa trung tâmthành phố như một thiên đường bình yên giữa Sài Gòn náo nhiệt

Khách đến đây đa phần là những doanh nhân và khách du lịch cao cấp tìm kiếm sựgiao thoa của kiến trúc cổ điển kết hợp với những đường nét hiện đại Khách sạn SofitelSaigon Plaza thể hiện một phong cách “ Sống theo lối sống của Pháp - Sống và tận hưởngtheo phong cách Pháp ” chỉ có tại thương hiệu Sofitel

Tọa lạc trên đại lộ lịch sử Lê Duẩn với hàng cây xanh thẳng tắp và chỉ vài bước chânbạn có thể đến Nhà thờ Đức Bà, Dinh Độc Lập và Vườn Bách Thảo Khách sạn nằmtrong khu vực trung tâm thành phố, nơi tọa lạc các tổng công ty, tập đoàn quốc tế và chỉcách vài phút để đến các khu mua sắm thương mại sang trọng

2 Tổng quan về thực trạng hệ thống quản lý dữ liệu lớn tại doanh nghiệp

2.1 Giới thiệu khái quát về nền tảng đang được sử dụng Khách sạn Sofitel Saigon Plaza

Khách sạn Sofitel Saigon Plaza sử dụng phần mềm quản lý tài sản Opera cho tất cảcác phòng ban Phần mềm thuộc hệ thống hoạch định nguồn lực ERP ( EnterpriseResource Planning) là Oracle Hospitality và được cung cấp bởi hãng phần mềm và quảntrị cơ sở dữ liệu Oracle

2.1.1 Nhà cung cấp Oracle

Oracle là 1 tập đoàn công nghệ đa quốc gia, được thành lập từ năm 1977 tại SantaClara, California bởi Larry Ellison, Bob Miner và Ed Oates Ngày nay, Oracle là 1 trongnhững tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực cơ sở dữ liệu, phần cứng và phần mềmcho doanh nghiệp

Oracle là tập đoàn đứng thứ 3 trên thế giới trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, chỉ sauMicrosoft và IBM Sản phẩm chính của Oracle là các phần mềm và hệ thống phần cứngdùng trong doanh nghiệp, bao gồm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle, các phần mềm lớpgiữa (middle-tier software), phần mềm doanh nghiệp như ERP, CRM, SCM…, các hệthống máy chủ, hệ thống lưu trữ…

2.1.2 Hệ thống ERP – Oracle Hospitality

Oracle Hospitality- tiền thân là công ty có tên Micros Systems, được tập đoàn Oraclemua lại với giá 5,3 tỷ Đô vào năm 2014 và đổi tên thành Oracle Hospitality OracleHospitality là doanh nghiệp sản xuất và bán các phần cứng, phần mềm máy tính và dịch

vụ thu ngân, thống kê cho các doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực như nhà hàng,khách sạn, trung tâm giải trí, siêu thị,… Oracle Hospitality tính đến năm 2014 chiếm 35%

tỷ trọng trong lĩnh vực bán hàng, thu ngân qua các thiết bị POS ( Point of sale)

Ngoài ra, Oracle Hospitality còn là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tíchhợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: hoạch định, thực hiện, kiểm soát, raquyết định Đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như kế toán, nhân lực,vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công

cụ hoạch định và lên kế hoạch

2.1.3 Phần mềm quản lý tài sản Opera Hotel – Opera Property Management System

Opera Hotel - phần mềm PMS thuốc hệ hống ERP Oracle Hospitality, là một phầnmềm quản lý khách sạn nổi tiếng hàng đầu được xây dựng trên công nghệ tân tiến và hiệnđại Phần mềm này đáp ứng được mọi chuẩn mực của khách sạn, được xây dựng tươngthích với các hệ điều hành của Windows hiện nay, với phông chữ unicode và cơ sở dữliệu là SQLServer 2008, giao diện là công nghệ NET

Phần mềm quản lý khách sạn này có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ cho kháchsạn/resort từ 2 đến 5 sao từ quản lý đặt phòng, kinh doanh, quản lý lễ tân, quản lý thungân, quản lý buồng phòng, quản lý nhà hàng,… cho đến báo cáo thống kê, hỗ trợ thanhtoán theo nhiều hình thức, như: tiền mặt, thẻ tín dụng, công nợ, thanh toán đa tiền tệ,…Giúp các chủ đầu tư có thể tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro khi quản lý bằng giấy tờ,nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh cho nhà hàng, khách sạn.

2.1.4 Phần mềm quản lý dữ liệu bán hàng – Opera Sales & Catering

Là một ứng dụng quản lý sự kiện và khách hàng đầy đủ tính năng, tích hợp liền mạchvới hệ hống ERP Oracle Hospitality để tối đa hóa doanh số nhóm và thực hiện hợp lý cáccuộc họp và sự kiện

Opera Sales & Catering của Oracle Hospitality có nhiều công cụ giúp bạn đặt chỗ hiệuquả và quản lý các sự kiện Phần mềm cho phép cấu hình không gian đa chức năng phùhợp với tất cả các nhu cầu và thông số kỹ thuật của phòng, giúp bạn quản lý hiệu quả cácyêu cầu phục vụ phức tạp nhất Phần mềm cũng cung cấp một loạt các báo cáo tiêu chuẩn

để theo dõi hoạt động và hiệu suất

2.1.5 Phần mềm quản lý dữ liệu đặt phòng – Opera Reservation System

Là một phần của hệ thống kiểm kê doanh nghiệp tích hợp thực sự đầu tiên trong ngành.Được hợp nhất với hệ thống quản lý tài sản OPERA và hệ thống bán hàng và phục vụOPERA, ORS cung cấp hệ thống kiểm kê hình ảnh duy nhất mong muốn cho doanhnghiệp của bạn Bằng cách kết hợp sức mạnh tích hợp với một loạt chức năng sáng tạo,ORS cung cấp cho các đại lý đặt phòng trung tâm hoặc nhân viên bán hàng toàn cầu củabạn các công cụ để tối đa hóa đặt chỗ và tăng doanh thu tốt hơn bao giờ hết

Với phần mềm Opera, nhân viên đặt phòng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác đăng

ký đặt phòng cho khách Bên cạnh đó, phần mềm này còn cho phép bán các loại phòngđược định nghĩa theo đêm, giờ hoặc theo tháng rất thuận tiện cho hầu hết các khách sạn,resort, cao ốc, căn hộ cho thuê,

Ngoài ra còn có một số tính năng khác như: thay đổi thông tin khách, quản lý nhà

hàng, quản lý buồng phòng, mẫu biểu báo cáo, hỗ trợ tối đa những công việc của từng

2014 2015 2016 2017 2018 0

Cụ thể :

Từ năm 2014- 2018 doanh thu tăng từ 215,835,552 lên 380,643,906

Đặc biêt là doanh thu từ việc đặt phòng tăng ( 103,524,456 lên 233,151316 ), kinh doanh

ẩm thực tăng ( 97,255,464 lên 131,971,955)

Với những số liệu trên cho thấy việc sử dụng công nghệ quản lí dữ liệu lớn ảnh hưởngmật thiết đến doanh thu của khách sạn từ việc đặt phòng đến kinh doanh ẩm thực

2.2.2 : Đối với hoạt động kinh doanh:

Sử dụng cơ sở dữ liệu lớn trong quản lý bán hàng giúp khách sạn giảm chi phí và thờigian Phần mềm giúp các nhân viên khách sạn loại bỏ các thông tin không cần thiết vàcho phép khách đạt được mục tiêu về thời gian một cách hiệu quả

Với phần mềm này, nhân viên khách sạn không còn cần đến các tài liệu hướng dẫn.Mọi chi tiết của hoạt động kinh doanh đều được tự động ghi lại trong hệ thống Sau đócác chi tiết có thể được dễ dàng truy cập và được dùng cho mục đích phân tích và raquyết định

Phần mềm còn có lợi ích trong việc điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phậnkhác để tăng tính hiệu quả của hoạt động Hệ thống sẽ có một chế độ quản lý tập trungquy định các quy trình kinh doanh, giảm chi phí sản xuất và kiểm soát hàng tồn kho Tuy khách sạn phải bỏ ra một số tiền đầu tư phần mềm lúc ban đầu nhưng lại có thểtiết kiệm được chi phí trong hoạt động kinh doanh nhờ công nghệ quản lý hiện đại Ngânsách đầu tư phần mềm bán lẻ sẽ hoàn vốn nhanh chóng khi khách sạn tiết kiệm được thờigian, chi phí lao động đồng thời tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận kinh doanh.

2.2.3: Đối với quản trị nguồn nhân lực :

Với sự hiệu quả về công suất làm việc, khách sạn tiết kiệm được một lượng lớn nhânviên trong việc kiểm tra, thống kê, nhập liệu,… vì một nhân viên có thể sử lí hầu hết các

số liệu và đưa ra doanh thu trong một thời gian ngắn mà không cần phải thông qua nhiềubước kiểm tra

Hoạt động bán hàng sẽ giúp khách sạn lưu giữ được các giao dịch và cách thức mà cácnguồn lực kinh doanh đang được sử dụng Nếu phát hiện thấy dấu hiệu bất thường nàotrong các giao dịch kinh doanh, sau đó phần mềm sẽ ngay lập tức hiển thị nó và từ đó các

bộ phận có liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm khắc phục Vì mọi thao tác từ nhập hàng,bán hàng, in hóa đơn, thống kê doanh số đều được thực hiện trên hệ thống nên chỉ cầnmột số lượng nhỏ nhân viên khách sạn để làm một khối lượng công việc lớn Do đó,doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân viên nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH TÍNH NĂNG SỬ DỤNG CỦA CÁC PHẦN MỀM OPERA TẠI CÁC PHÒNG BAN KHÁCH SẠN

1 Hệ thống quản lý tài sản – Opera Property Management

Property Managmement System (PMS) là một phần mềm quản lý hệ thống quản lýthông tin giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn Nó thaythế cho các phương thưc truyền thống để hướng tới một giải pháp đơn giản, dễ dàng hơngiúp giải quyết mọi bế tắc và sự bề bộn trong công việc quản lý một cách linh hoạt, hiệuquả OPERA Property Management System sẽ cung cấp các công cụ giúp bạn vận hànhhoạt động của mình ở mức năng suất và lợi nhuận cao hơn bao giờ hết Ứng dụng cóđược thể tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của bạn, giúp dễ sử dụng và cho phép bạn có đượcthông tin nhanh, chính xác, cập nhật liên tục

Tại khách sạn Sofitel Saigon Plaza, phần mềm Opera PMS được áp dụng cho tất cả các

bộ phận thuộc khối vận hành như: bộ phận tiền sảnh, bộ phận buồng phòng, bộ phận nhàhàng, bar và spa

1.1 Bộ phận tiền sảnh – Front Office

Phần mềm của bộ phận tiền sảnh tích hợp nhiều chức năng quan trọng để cung cấp tốc

độ và dịch vụ cao nhất hiện nay Nhân viên lễ tân có thể đặt phòng, check in và check outcho khách, xử lý thẻ tín dụng, cấp chìa khóa và thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài sảnkhác một cách dễ dàng

OPERA tạo điều kiện cho việc check in một cách nhanh chóng Nhân viên lễ tân chỉcần quẹt thẻ tín dụng của khách và hệ thống sẽ tự động đưa ra đặt phòng của khách và ápdụng thông tin thanh toán vào thẻ tín dụng của họ Có thể lấy ủy quyền tín dụng trongthời gian thực và hệ thống khóa cửa tự động sẽ cắt khóa phòng khách cùng lúc, loại bỏviệc nhập thông tin kép Việc check out cũng hiệu quả không kém, với quy trình mộtbước sẽ đưa ra tất cả các khoản phí của khách và tự động làm mất hiệu lực chìa khóaphòng

Đối với nhóm khách đoàn và tour du lịch cũng được sắp xếp hợp lý Khi nhận đượcthông tin của đoàn khách, hệ thống sẽ chuẩn bị chìa khóa phòng cho từng khách và chophép khách nhận phòng cùng một lúc, bất kể quy mô của nhóm là bao nhiêu Khả năngquản lý phòng hiệu quả của hệ thống cho phép quản lý khách sạn nhận phòng thông quadanh sách phòng hoặc đón khách riêng lẻ OPERA cũng có thể được thiết lập để tự độngchia nhỏ các nhóm khách nếu họ không nhận tất cả các phòng được giữ trước một ngàyxác định

1.1.1 - Tinh năng đặc phòng Reservations

Bên trong chức năng đặt phòng, Opera PMS cung cấp tất cả các chức năng nghiệp vụchủ yếu cho việc xử lý đặt phòng như sau :

1.1.1.2 - Update Reservation

Với chức năng “ Update Reservation “, bằng việc nhập dữ liệu thông tin như tên, mãđặt phòng, tên đoàn / công ty,… hệ thống sẽ giúp nhân viên lễ tân tìm thấy được tất cảthông tin về các booking của khách hàng mà bộ phận Đặt phòng ( ReservationDepartment ) đã tạo tính tới thời điểm tìm kiếm và luôn cập nhật liên tục khi có bookingmới được tạo ra

1.1.1.3 - Waitlist

Với chức năng “ Waitlist “, hệ thống Opera sẽ giúp nhân viên lễ tân có thể nhập thôngtin danh sách các khách hàng đang đợi loại phòng mong muốn nhưng khách sạn hiệnđang bị quá tải và không có phòng để cung cấp cho khách Ví dụ khi khách hàng muốnđặt loại phòng “ Superior Room “ và khách sạn đã bị quá tải loại phòng đó và không cònphòng để cung ứng cho khách nhưng vì lý do nào đó khách vẫn muốn ở loại phòng đó,khách hàng có thể yêu cầu nhân viên lễ tân sẽ giữ chỗ cho mình trước khi khách sạn cósẵn loại phòng thì lúc này thay vì thực hiện các phương pháp thủ công như trước đây làghi vào sổ tay về thông tin của khách hàng thì hệ thống Opera sẽ giúp nhân viên lễ tân dễdàng hơn rất nhiều trong việc kiểm soát các yêu cầu giữ phòng cho khách Điển hình làvới chức năng “ Waitlist”, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu thông tin của khách hàng vàloại phòng mà khách yêu cầu giữ và hệ thống sẽ ghi nhớ lại thông tin cũng như lưu lại đểnhân viên có thể dễ dàng kiểm soát và xử lý yêu cầu của khách

1.1.1.4 - Component Group

Đây là chức năng giúp khách sạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin của các kháchđoàn đã từng và đang ở tại khách sạn Thông thường, nhân viên lễ tân chỉ sử dụng tínhnăng này để tìm kiếm thông tin và tên đoàn/ công ty sẽ tới khách sạn ngày hôm nay chứkhông thường sử dụng trong khâu thao tác làm việc vì tính năng này chỉ đơn giản cungcấp các thông tin tối giản của các đoàn/công ty chứ không có tính năng khác đi kèm

Chức năng “Profiles” được sử dụng để tìm kiếm thông tin về khách hàng đã từng ở tạikhách sạn Bằng việc nhập dữ liệu thông tin như tên,… hệ thống sẽ giúp nhân viên lễ tân

tự tìm kiếm ra thông tin cá nhân khách hàng như hình hộ chiếu, số hố chiếu, ngày thángnăm sinh,… Trong chức năng “ Profile “ , Opera cũng cho kèm theo rất nhiều tính năng

đi kèm khác như kiểm tra những tài liệu ghi chép về khách trước đây có trong hệ thống

và xem lại tất cả lịch sử đặt phòng mà khách đã từng ở tại khách sạn Đây được xem làmột trong những chức năng thuận tiện cho khách sạn Sofitel khi mọi thông tin về kháchhàng ở tại khách sạn đều được lưu trữ lại như vậy khách sạn có thể theo dõi cũng như cóthể dễ dàng trong việc nhận diện các khách hàng thân thiết Ngoài ra, chức năng “ ProfileNotes “ trong chức năng “ Profiles “ cũng giúp khách sạn lưu trữ được những thông tinđặc biệt của khách hàng như sở thích, ăn uống, các vấn đề trước đây của khách hàng xảy

ra tại khách sạn,… để từ đó, khách sạn Sofitel có thể phục vụ được khách tốt hơn

1.1.1.6 - Room plan

“Room plan” là chức năng chủ yếu được sử dụng để xem tình trạng loại phòng Trongchức năng này, hệ thống sẽ thiết kế một bảng về tất cả các phòng của mỗi tầng và mỗiloại phòng đều được hiển thị tình trạng phòng của loại phòng đó cũng như booking đãđược chỉ định vào phòng đó Đây là chức năng mà nhân viên lễ tân hoặc quản lý thườngxuyên sử dụng để tìm phòng cho khách nhờ việc tích hợp luôn tình trạng và loại phòngnên khiến cho việc tìm phòng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều

1.1.1.7 - Floor plan

Tương tự như “Room plan “, “ Floor plan” của Opera cũng hiển thị tình trạng phòngcủa từng tầng, tuy nhiên sự khác biệt giữa chức năng “Floor plan” so với “Room plan” đóchính là “Floor plan” chỉ tối giản thông tin về tình trạng phòng và không hề đưa ra thôngtin về đặt phòng của khách tương ứng với số phòng Nhưng ngược lại, “Floor plan” như

một bảng sơ đô tầng của khách sạn và hệ thống sẽ xuất hiện một bảng vẽ theo từng tầng,

sắp xếp các phòng theo đúng như vị trí cấu trúc trong khách sạn Đây là một chức năngcho những nhân viên mới vào làm việc tại khách sạn, người chưa quen được cấu trúc sắpxếp phòng của khách sạn

1.1.1.8 - Confirmation

Với chức năng “ Confirmation”, bộ phận tiền sảnh có thể xuất dữ liệu bảng xác nhậnđặt phòng của khách hàng và xuất dữ liệu ra bên ngoài theo yêu cầu của khách Nhânviên lễ tân có thể lưu trữ về máy và in trực tiếp để đưa cho khách, có thể nhập địa chỉemail của khách và gửi trực tiếp thông qua hệ thống Opera hoặc cũng có thể faxing trựctiếp cho khách

1.1.1.9 - Registration card

Chức năng “ Registration card” cho phép nhân viên lễ tân xuất dữ liệu bảng đăng kí và

in trực tiếp trong trường hợp bảng đăng kí đầu tiên ghi khởi tạo đặt phòng bị xóa mất

1.1.2 – Tính năng nghiệp vụ tiền sảnh - Front Desk

1.1.2.1 - Arrival

Với chức năng này, bằng việc nhập thông tin dữ liệu đặt phòng, hệ thống sẽ tìm kiếmđặt phòng ( booking ) của khách sẽ đến ở khách sạn trong ngày theo thông tin tìm kiếm.Chức năng này chủ yếu được dùng để giúp nhân viên lễ tân check in khách khi họ nhậnđược passport hoặc xác nhận đặt phòng bằng cách tìm kiếm thông tin của khách hàngtrên hệ thống như tên khách hay mã xác nhận đặt phòng Ngoài ra, trong chức năng nàycòn tìm được đặt phòng của khách thông qua tên đặt phòng của đoàn khách ( name ofgroup/ company ), số phòng mà khách sạn đã chỉ định cho booking đó.Trong chức năngArrival, chúng ta có thể thực hiện các thao tác check-in, hủy đặt phòng, in thẻ đăng kýphòng ( registration card ), đăng nhập vào thông tin của khách và xem chi tiết đặt phòngcủa khách

1.1.2.2 - Guest in house

Đây là chức năng tìm kiếm thông tin của khách hàng hiện đang ở trong khách sạn.Bằng các dữ liệu nhập vào như tên, số phòng, mã đặt phòng, tên đoàn / công ty,… hệthống sẽ tìm kiếm theo thông tin được nhập và tìm kiếm thông tin về khách hàng đãcheck-in

1.1.2.3 - Room assignment

Ngoài Arrival, Room assignment là chức năng khác có thể vừa dùng để xem tất cả cácđặt phòng của khách có trong ngày và có thể trực tiếp check in khách Tuy nhiên khác vớiArrival, chúng ta có thể tìm thấy tất cả các đặt phòng của thời gian được chỉ định chỉbằng cách nhập dữ liệu ngày tháng năm muốn xem mà không cần bất kì thông tin đặtphòng nào Từ dữ liệu thời gian chỉ định, hệ thống sẽ xuất ra tất cả dữ liệu đặt phòng cótrong ngày hôm đó Ngoài việc xem được dữ liệu đặt phòng, hệ thống còn xuất nhữngthông tin liên quan đến đặt phòng như : số phòng, tình trạng của phòng được chỉ định( room status ), tên khách, ngày khách đến ( arrival date ) , ngày khách đi ( departure date), giờ đến ước tính ( estimated time arival ), số lượng người, tên đoàn/ công ty ( nếu có ).Ngoài check-in cho khách, đây là chức năng chủ yếu được sử dụng để tìm phòng và chỉđịnh phòng cho các đặt phòng trong khách sạn trong ngày hôm đó vì nó có thể phân loạichi tiết thông tin đặt phòng và đưa ra các dữ liệu phòng phù hợp có trong khách sạnSofitel

1.1.2.4 - Messages

“Message” là chức năng giúp bộ phận tiền sảnh gửi tin nhắn khẩn cấp đến phòng chokhách Bằng việc nhập liệu thông tin về số phòng của khách và thông tin tin nhắn, tinnhắn sẽ được hệ thống ghi nhận và mã hóa thành tin nhắn điện tử Trong khách sạnSofitel Saigon Plaza, chức năng “Message” của Opera sẽ được kết nối trực tiếp với smarttivi trong phòng khách và xuất dữ liệu tin nhắn sang màn hình tivi để khi khách trở vềkhách sạn có thể đọc được tin nhắn ngay lập tức Ngoài ra, chức năng này còn có khảnăng xuất dữ liệu tin nhắn thành văn bản và nhân viên có thể in thư bằng giấy và gửi lênphòng khách (nếu cần).

1.1.2.5- Traces

Chức năng “Trace” là chức năng gửi tin nhắn nội bộ giữa các phòng ban với nhauthông qua hệ thống Opera Với chức năng này, khi nhân viên cần phải chuyển thông tincho các bộ phận khác, họ không cần phải làm thủ công như gọi điện hoặc nhắn tin riêng

mà có thể đặt trực tiếp ngay trong trang đặt phòng được chỉ định đó Với mỗi “Trace”,nhân viên có thể đặt cho nhiều bộ phận khác nhau cùng một lúc

1.1.2.6 - Wake-up Calls

Với chức năng “Wake-up Calls”, hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về só phòng, giờ cuộcgọi và tự động kết nối với hệ thống cuộc gọi tự động ở điện thoại bàn bên trong phòngkhách Từ đó, khi đến thời gian thiết lập hệ thống gọi tự động sẽ theo lập trình kết nối từ

hệ thống chính của Opera và thực hiện cuộc gọi và đánh thức khách dậy

1.1.2.7 - Cashiering

Đây là chức năng chủ yếu mà nhân viên bộ phận tiền sảnh sử dụng để thực hiện thủ

tục thanh toán và trả phòng cho khách hàng Ngoài ra, chức năng cũng bao gồm mở vàđóng chức năng thanh toán cho một ca làm việc Đây cũng là chức năng mà chỉ có tàikhoản của nhân viên thuộc bộ phận tiền sảnh và đặc biệt là nhân viên lễ tân có khả năng

mã hóa sử dụng

1.1.3 – Tính năng tạo hóa đơn - Billing

Chức năng “Billing” có khả năng cho phép nhân viên lễ tân đăng nhập và thao tác trênbằng hóa đơn các dịch vụ có tính tiền mà khách đã sử dụng trong khách sạn “Billing” chỉ

có thể mở được cho các đặt phòng của khách đang ở trong khách sạn và không hoạt độngcho các đặt phòng đang chờ ( chưa được check-in ) Bên trong chức năng “Billing”, hệthống Opera còn tích hợp thêm các tính năng nhỏ khác đi kèm như :

+ Post : Nhập dữ liệu các dịch vụ phát sinh mà khách sử dụng trong quá trình ở tại kháchsạn

+ Edit : Chọn mục dữ liệu trong cửa sổ bảng hóa đơn và chia ra thành nhiều cửa sổ khác

+ Folio : Xuất dữ liệu bảng hóa đơn nháp của khách hàng.

+ Options : Bên trong chức năng “Options”, Opera sẽ tích hợp các chức năng nhỏ khác

và cho phép truy cập vào chức năng đó như bảng đặt phòng ( Reservation ), thẻ tín dụng (Credit Cards ),…

+ Payment : Thank toán hóa đơn

+ Settement : Chức năng này xuất hiện khi nhân viên truy cập vào hóa đơn dịch vụ củakhách trước ngày khách rời khỏi khách sạn ( check-out date) Đây là chức năng được sửdụng khi khách hàng yêu cầu thanh toán tất cả hóa đơn của mình trong khách sạn trướcngày khách rời khỏi khách sạn Lúc này hệ thống sẽ nhận thông tin và tự động chạy đủ tất

cả tiền phòng về cửa sổ thay vì sẽ chạy mỗi đêm như bình thường

+ Check out : Chức năng này chỉ hoạt động và xuất hiện vào ngày khách sẽ rời khỏikhách sạn Sau khi hoàn tất xong đầy đủ các thủ tục trả phòng cho khách, nhân viên lễ tân

sẽ bấm nút check-out và phòng sẽ ở trong trạng thái đã trả phòng, cùng lúc này đặt phòngcủa khách sẽ biến mất của trạng thái phòng trong hệ thống và phòng sẽ nhả về trạng thái

dơ ( dirty ) và chuyển thông tin cho bộ phận House keeping để làm sạch lại phòng chokhách tiếp theo

1.1.4 – Tính năng cập nhật - Fast Posting

Chức năng “Fast Posting” được sử dụng để nhập dữ liệu dịch vụ có tính tiền mà kháchhàng đã sử dụng trong khách sạn cho nhiều phòng cùng một lúc Chức năng này đa sốđược sử dụng cho nhập liệu các dịch vụ ( đa số là phí phòng trọ, phí dịch vụ vận chuyển,

…) cho các khách đoàn hoặc nhóm công ty

1.1.5 – Tính năng thu ngân - Cashier Functions

Bên trong chức năng “Cashier Functions”, Opera đã tổng hợp thêm các chức năng nhỏkhách như :

+ Currency Caculator : Chức năng này được sử dụng để giúp nhân viên lễ tân tínhtoán và ước lượng trong việc thu đổi ngoại tệ cho khách hàng

+ Currency Exchange : Đây là chức năng chính mà nhân viên lễ tân sử dụng để thựchiện thủ tục thu đổi ngoại tệ cho khách hàng Bằng việc nhập thông tin về số phòng và

mã ngoại tệ muốn thu đổi, hệ thống sẽ tự tính toán theo giá ngoại tệ được cập nhật vàchuyển đổi sang số tiền khách hàng yêu cầu Từ đó hệ thống sẽ xuất ra hóa đơn thu đổitiền tệ và nhân viên lễ tân sẽ thực hiện công tác thu đổi ngoại tệ cho khách

+ Exchange rate : Đây là bảng giá ngoại tệ được cập nhật trên hệ thống Opera mỗi

+ Deposit : Với chức năng “ Deposit” nhân viên lễ tân có thể nhập thông tin về thanhtoán đặt cọc của khách bên trong hệ thống, từ đó hệ thống sẽ tự động chuyển qua tranghóa đơn dịch vụ của khách hàng và được hiểu là khoản đặt cọc của khách hàng trongkhách sạn.

+ Folio history : Trong chức năng này, hệ thống cho phép nhân viên lễ tân truy cậpvào các hóa đơn của đặt phòng mà trước đây khách đã từng ở tại khách sạn

+ Receipt history : Cũng như “Folio history”, chức năng này cho phép nhân viên lễtân truy cập và tìm kiếm các biên lai thanh toán trước đây của khách được lưu trữ trong

hệ thống của khách sạn Sofitel

1.1.6 -Tính năng đóng/mở ca làm - Cashier Shift Functions

Đây là chức năng giúp nhân viên lễ tân mở và đóng chức năng thanh toán trong một

Chức năng “ OOO/OOS “ trong hệ thống Opera có khả năng khóa các loại phòng trên

hệ thống khi phòng đó không sẵn sàng để cung ứng cho khách hàng ( ví dụ phòng đangsửa chữa, phòng bị hư hại, phòng đặc biệt không được sử dụng tới hoặc có thể chuẩn bị

để chuyển phòng cho khách từ phòng khách sang) Đây là chức năng khá hay trên hệthống Opera giúp khách sạn có thể dễ dàng điều khiển cũng như kiểm soát được các loạiphòng khi có phát sinh nhiều tình huống mà không cần phải tốn công sức thông báo chotất cả mọi nhân viên trong khách sạn Với “OOO/OOS”, khách sạn có thể khóa mộtphòng bất kỳ trong hệ thống bằng việc nhập thông tin về số phòng muốn khóa, khoảngthời gian muốn khóa phòng, tình trạng phòng và lý do

Sau khi hoàn tất các bước và khóa được phòng, trên hệ thống Opera sẽ tự động mã hóa

và khóa phòng đó lại, hiển thị rằng phòng đó đang bị khóa và không sử dụng được cũngnhư hiển thị lý do mà người khóa phòng đã đặt Phòng đã bị khóa sẽ không thể chỉ địnhvào đặt phòng của khách trừ khi được mở khóa bởi tài khoản của cấp quản lý

Chức năng “ Room history “ có tính năng giúp bộ phận tiền sảnh có thể tìm kiếm lạithông tin đặt phòng của những khách hàng đã từng ở tại khách sạn thông qua việc nhập

dữ liệu số phòng và ngày khách rời khỏi khách sạn ( Check-out date ), hệ thống sẽ lưu trữlại thông tin đặt phòng của tất cả khách hàng đã ở số phòng chỉ định trong vòng 6 thánggần nhất và cho phép xem lại thông tin đặt phòng cũng như hóa đơn thanh toán của kháchhàng Đây là chức năng mà nhân viên lễ tân thường sử dụng để kiểm tra lại hóa đơn chokhách sau khi khách đã rời khỏi khách sạn một thời gian

1.1.7.3- Occupancy Graph

Với “ Occupancy Graph”, hệ thống Opera sẽ tự dựa theo số liệu đặt phòng của kháchđang ở trong khách sạn và đặt phòng của khách chưa đến khách sạn để dự đoán năng suấtphòng của từng ngày Đay là dụng cụ giúp khách sạn cũng như bộ phận tiền sảnh có thểkiểm soát và nhận biết được phần trăm năng suất phòng trong ngày cũng như các ngàysắp tới để có thể sắp xếp người trong từng ca,…

1.2 Bộ phận buồng phòng - Housekeeping

Cũng giống như bộ phận FO, OPERA cung cấp cho bộ phận Housekeeping tính năngRooms Management giúp cho việc quản lí phòng khách và thực hiện công việc của bộphận HK được hiệu quả hơn, tránh xảy ra các sai sót

Phần mềm quản lý phòng OPERA cho phép nhân viên xem và kiểm soát các khía cạnhkhác nhau về điều kiện, tình trạng và tính sẵn có của phòng Với các thông tin về dịch vụdọn phòng, lịch sử phòng, công suất phòng và thông tin bảo trì trong tầm tay, Quản lýphòng và bộ phận Housekeeping làm việc liền mạch với nhau; giải quyết hiệu quả cáckhu vực cần chú ý do đó đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách hàng một cách tốt nhất Đối với bộ phận buồng phòng, bên cạnh việc san sẽ tính năng Room Management với

bộ phận tiền sảnh, Opera PMS cũng cung cấp một số tính năng khác như: Housekeeping,Room Management, Room Report

1.2.1 – Tính năng quản lý công việc vệ sinh - Houskeeping

Chức năng được sử dụng phổ biến nhất của bộ phận buồng phòng là Housekeeping,

cho phép kiểm soát chi tiết vệ sinh hàng ngày và trạng thái phòng Bô phận buồng phòng

có thể xác định phòng nào cần dịch vụ, giao công việc cho các nhân viên cụ thể và đánhgiá nhân viên một cách dễ dàng sau khi hoàn thành

Ngoài ra, còn có thể thay đổi trạng thái cho từng phòng hoặc nhiều phòng, tạo danhmục sửa chữa và phân công phòng, tạo báo cáo nhiệm vụ, đánh giá khối lượng công việc

và kiểm tra chéo về tình trạng phòng giữa bộ phận tiền sảnh và bộ phận buồng phòng