Trong nhóm chức năng chọn mục “Công việc hiện tại”, hệthống hiển thị danh sách các văn bản phải xử lý của NSD Màn hình danh sách các văn bản trong mục Công việc hiện tại của NSD 2.. Chọ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI NGUYÊN
TÀI LIỆU C
SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN 2.5
(dành cho chuyên viên)
Biên soạn: TS Hoàng Hà ThS Hồ Xuân Nhàn
Thái Nguyên - 9/2012
Trang 2MỤC LỤC
PHẦN I: LÝ THUYẾT 4
1 Đăng nhập hệ thống 4
2 Cài đặt máy trạm 4
2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE 4
2.2 Cài đặt tiện ích Report viewer 8
3 Chức năng xử lý Văn bản đến và khai thác thông tin 8
3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý 8
3.2 Xử lý văn bản đến 9
3.3 Tra cứu văn bản đến 10
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại 10
3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái xử lý) 12
3.4 Tìm kiếm văn bản đến 12
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến 13
4 Chức năng Quản lý Văn bản đi và khai thác thông tin 13
4.1 Tạo dự thảo văn bản đi 13
4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn bản đi 14
4.2.1 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung: 14
4.2.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của dự thảo văn bản đi 15
4.2.3 Xóa dự thảo văn bản đi 15
4.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi 15
4.3.1 Tạo mới và gắn văn bản liên quan 16
4.3.2 Liên kết các văn bản liên quan 17
4.3.3 Hủy liên kết các văn bản liên quan 18
4.4 Xử lý và chuyển xử lý dự thảo văn bản đi 18
4.5 Tra cứu dự thảo văn bản đi 20
4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại 20
4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB đi theo thời gian 20
4.6 Tìm kiếm văn bản đi 20
4.7 In sổ văn bản đi 21
5 Chức năng quản lý Văn bản nội bộ 21
5.1 Lập và tra cứu Văn bản nội bộ do Đơn vị mình soạn thảo 21
5.1.1 Lập dự thảo văn bản nội bộ 21
5.1.2 Chỉnh sửa/ xóa văn bản nội bộ 21
5.1.3 Gắn văn bản liên quan cho việc phê duyệt và xử lý Văn bản nội bộ 21
5.1.4 Xử lý và chuyển xử lý văn bản nội bộ 21
5.2 Các chức năng xử lý Văn bản nội bộ do Đơn vị khác gửi xin ý kiến 21
5.2.1 Chọn Văn bản nội bộ cần xử lý 21
5.2.2 Xử lý văn bản nội bộ xin ý kiến 21
5.3 Các chức năng khai thác Văn bản nội bộ 22
5.3.1 Tra cứu Văn bản nội bộ 22
5.3.2 Tìm kiếm Văn bản nội bộ 23
5.3.3 In sổ Văn bản nội bộ 23
6 Chức năng quản lý Phiếu giao việc 23
6.1 Chọn phiếu giao việc cần xử lý 23
6.2 Xử lý Phiếu giao việc 23
6.3 Tra cứu Phiếu giao việc 24
6.4 Tìm kiếm Phiếu giao việc 24
6.5 Xem báo cáo tình trạng xử lý Phiếu giao việc 24
Trang 37 Quản lý hồ sơ công việc 24
7.1 Các chức năng Quản lý thư mục Hồ sơ công việc 24
7.1.1 Thêm thư mục 24
7.1.2 Sửa/ xóa thư mục 25
7.1.3 Phân quyền thư mục 25
7.2 Các chức năng Quản lý Hồ sơ công việc 26
7.2.1 Tạo mới HSCV 26
7.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền Hồ sơ công việc 27
8 Khai thác Văn bản dùng chung 28
PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRÒ CHUYÊN VIÊN 29
9 Thực hành đăng nhập hệ thống 29
10 Thực hành các thao các cơ bản 29
10.1 Thiết lập máy trạm 29
10.2 Thực hiện các thao các cơ bản 29
11 Thực hành xử lý và khai thác văn bản đến 29
11.1 Nhận và xử lý văn bản đến 29
11.2 Tra cứu / tìm kiếm văn bản đến 30
11.3 Kết xuất báo cáo 30
12 Thực hành xử lý và khai thác văn bản đi 30
12.1 Lập một dự thảo văn bản đi/ sửa dự thảo, chuyển trình 30
12.1.1 Tra cứu /tìm kiếm dự thảo văn bản đi 30
13 Thực hành xử lý và khai thác văn bản nội bộ 30
13.1 Đối với đơn vị gửi xin ý kiến 30
13.1.1 Tạo mới văn bản nội bộ rồi gửi xin ý kiến 30
13.1.2 Tra cứu/tìm kiếm 30
13.1.3 In sổ nội bộ do đơn vị soạn thảo chuyển đi 31
13.2 Đối với đơn vị cho ý kiến 31
13.2.1 Tạo mới văn bản phúc đáp 31
13.3 In văn bản nội bộ 31
14 Thực hành giao việc 31
14.1 Xử lý phiếu giao việc 31
14.2 Liên kết văn bản với phiếu giao việc 31
14.3 Tra cứu tìm kiếm/ báo cáo 31
15 Thực hành quản lý hồ sơ công việc 31
15.1 Tạo mới /sửa/ phân quyền thư mục 31
15.2 Tạo mới hồ sơ/ phân quyền 31
15.3 Đưa văn bản vào hồ sơ/ bỏ văn bản khỏi hồ sơ 32
16 Thực hành khai thác kho văn bản dùng chung 32
Trang 4PHẦN I: LÝ THUYẾT
1 Đăng nhập hệ thống
1 Mở trình duyệt Web Internet Explorer Trong ô Address: Nhập địa chỉ websitecủa trường cụ thể là: www.tnmc.edu.vn sau đó tại mục liên kết chọn hình ảnh Hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
2 Khi hiển thị màn hình đăng nhập vào Phiên làm việc trong hệ thống QL vănbản điện tử và HSCV, nhập Tên truy nhập và Mật khẩu
3 Chọn nút Truy nhập hoặc nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý Lúc nàymàn hình chính sẽ hiện ra
2 Cài đặt máy trạm
2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE
Mục đích: Sau khi cài đặt chương trình, người dùng cần kiểm tra lại cấu hìnhInternet Option của IE để đảm bảo chương trình có thể chạy tốt
Trang 52 Chọn tab Security Chọn biểu tượng Trusted site rồi click vào nút Sites
3 Sau đó nhập đường dẫn của chương trình: http://edocman vào mục Add thisWeb site to the zone
(Chú ý : bỏ đánh dấu “Require server verification (https:) for all sites in this zone”)
Cửa sổ màn hình chọn Trusted sites
4 Chọn nút Add
Trang 65 Tiếp theo quay lại màn hình tab Security, chọn Custom Level và chọn enablevới các option sau:
Màn hình chọn Security settings
Màn hình chọn Security settings
Trang 7Các mục được chọn như sau:
ActiveX control and plug-ins
Initianize and script ActiveX controls not marked as safe Enable
Script ActiveX controls marked safe for scripting Enable
safetyMiscellaneous
Allow scripting of Internet ExplorerWebbrowser control Enable
SafetyNavigate sub –frames across diffrence domains Enable
Scripting
logon only inintranet zone
6 Chọn nút OK để thiết lập các Internet option vừa chọn cho IE
7 Tiếp theo chuyển sang Tab Privacy, bỏ tích chọn trong ô checkbox: Block ups
pop-8 Chọn nút OK để thiết lập tất cả các Internet options vừa chọn cho IE
9 Tiếp theo, từ cửa sổ trình duyệt IE, chọn menu Tools/Pop-up Blocker, chọnTurn off pop-up blocker (khi chuyển trạng thái về Turn on pop-up blocker là thànhcông)
Trang 82.2 Cài đặt tiện ích Report viewer
Mục đích: Cài tiện ích này để người dùng có thể xem được các báo cáo trên chươngtrình
Các bước thực hiện:
1 Đăng nhập chương trình với Tên và mật khẩu của mình, hiển thị màn hìnhchính
2 Vào menu Tiện ích, chọn cài đặt tiện ích
3 Chọn tiện ích Report Viewer
4 Thực hiện bước cài đặt theo hướng dẫn của chương trình
3 Chức năng xử lý Văn bản đến và khai thác thông tin
3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý
1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>> chọn mục “Công việc hiện tại”, hệthống hiển thị danh sách các văn bản phải xử lý của NSD
Màn hình danh sách các văn bản trong mục Công việc hiện tại của NSD
2 Cách đọc các thông tin giúp cho việc lựa chọn văn bản cần xử lý của người sửdụng trong danh sách Công việc hiện tại:
- Tổng số: Số lượng công văn cần xử lý tương ứng với tình trạng người dùnglựa chọn Nếu số lượng văn bản cần xử lý nhiều hơn 10 thì danh sách cácvăn bản đến sẽ được phân thành nhiều trang để hiển thị Để di chuyển giữa
Trang 9các trang bạn sẽ dùng dấu mũi tên : quay về trang trước đó; : chuyểnsang trang kế tiếp.
- Văn bản hiện thị đậm nét (Bold) là các văn bản chưa được mở (open)
- Văn bản hiển thị nét thanh (regular) là các văn bản đã được mở
- Văn bản hiển thị màu đỏ là các văn bản có mức độ khẩn từ "Khẩn" trở lên
- Biểu tượng (hình cái ghim) cho biết văn bản có file nội dung đính kèm
- Biểu tượng cho biết người sử dụng là chủ trì xử lý văn bản
- Biểu tượng cho biết người sử dụng là người phối hợp xử lý văn bản
- Biểu tượng cho biết người sử dụng là người nhận văn bản theo hìnhthức thông báo (đọc để biết)
- Biểu tượng cho biết văn bản được trả lại người dùng
- Biểu tượng cho biết văn bản đã quá hạn xử lý
3 Căn cứ vào các biểu tượng đính kèm cho người sử dụng các thông tin ban đầu
để lựa chọn văn bản cần xử lý trong danh sách các văn bản cần xử lý
3.2 Xử lý văn bản đến
1 Chọn văn bản đến trong danh sách Công việc hiện tại của NSD, hệ thống hiểnthị màn hình thông tin văn bản
Trang 10Màn hình thông tin văn bản đến
2 Đọc các thông tin văn thư nhập cho văn bản đến, đọc thông tin chỉ đạo xử lýcủa lãnh đạ trong trường “thông tin xử lý”
3 Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn của Văn bản đến.
4 Chọn nút <Lịch sử> để theo dõi quá trình luân chuyển văn bản.
5 Chọn nút <Kết thúc> để kết thúc xử lý văn bản.
3.3 Tra cứu văn bản đến
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại
1 Trong nhóm chức năng <Công việc>
Màn hình nhóm chức năng Công việc
2 Chọn mục “Công việc hiện tại”: hiển thị danh sách các công việc mà NSDđược phân công xử lý và chưa chuyển cho các bước tiếp theo
3 Chọn chức năng “Công việc đã chuyển”: hiển thị danh sách các công việc màNSD được phân công xử lý và đã chuyển cho các bước tiếp theo
Chọn vào đây
Chọn vào đây để xem tệp nội dung
Trang 114 Chọn chức năng “Theo dõi công việc”: hiển thị màn hình lựa chọn loại vănbản và tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống.
Màn hình chức năng Theo dõi công việc
5 Tích chọn loại văn bản cần theo dõi, tích chọn tình trạng muốn theo dõi, chọnnút <Theo dõi> tùy theo quyền xem của NSD, hệ thống hiển thị màn hình tổnghợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống
Màn hình tổng hợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống
6 Chọn chuột vào số lượng văn bản cần xem, hệ thống hiển thị màn hình danhsách văn bản tương ứng, chọn vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hìnhthông tin văn bản
Trang 123.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái
xử lý)
1 Trong nhóm chức năng <Tra cứu> chọn mục “Văn bản đến”
Màn hình cây thư mục Văn bản đến
2 Chọn thời gian cần tra cứu văn bản, hiển thị danh sách các văn bản đến, chọnvào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình thông tin văn bản
3.4 Tìm kiếm văn bản đến
1 Trong nhóm chức năng <<Tìm kiếm>> chọn mục “Văn bản đến”, hiển thịmàn hình nhập tiêu chí tìm kiếm Văn bản đến
Trang 13Màn hình nhập tiêu chí tìm kiềm văn bản đến
2 Nhập các thông tin và chọn nút <Tìm kiếm>, hệ thống hiển thị danh sách kếtquả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn
3 Nếu muốn in kết quả tìm kiếm, nhập các thông tin tìm kiếm và chọn nút <Tìm
và in>, hệ thống hiển thị trang preview kết quả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn,người sử dụng chọn vào biểu tượng máy in để in
4 Chọn nút <Đặt lại> để hủy bỏ các điều kiện đã nhập và tiến hành nhập lại cácđiều kiện tìm kiếm
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến
1 Chọn chức năng <<Báo cáo>>, hiển thị danh sách các báo cáo
2 Chọn loại báo cáo cáo cần xem
3 Nhập các tiêu chí xem báo cáo, chọn nút <Xem và in>, hệ thống hiển thị mànhình Preview báo cáo
4 Chức năng Quản lý Văn bản đi và khai thác thông tin
4.1 Tạo dự thảo văn bản đi
4 Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Dự thảo văn bản đi”, hiển
thị màn hình Tạo dự thảo văn bản đi
Hình 1:Màn hình tạo mới dự thảo văn bản đi
5 Nhập các thông tin cho dự thảo
Trang 14 Các trường thông tin có dấu tròn : Bắt buộc phải nhập
Các trường trong danh mục: Người dùng có thể chọn
Các trường tự động (ngày tháng): Người dùng có thể sửa
Các trường khác: Người dùng tiến hành nhập từ bàn phím
6 Chọn nút <Browse> trên màn hình để gắn tệp nội dung.
7 Chọn nút <Chuyển > để trình Lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
Chú ý: nếu chưa muốn trình văn bản lên lãnh đạo, chọn nút <Ghi lại> để lưu vào
danh sách “Công việc hiện tại” của mình.
4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn bản đi
Chú ý: Khi chưa chuyển văn bản đi thì người sử dụng có quyền xóa văn bản đi do
mình tạo
1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi muốn chỉnh sửa thông tin
2 Hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bản đi
Màn hình thông tin dự thảo văn bản đi
Trang 154.2.1 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung:
1 Trên màn hình thông tin dự thảo văn bản đi, trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã
nhập của dự thảo văn bản đi, chọn nút <Ghi lại> để ghi lại các thông tin chỉnh
sửa
2 Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung Dự thảo văn bản đi, chọn nút
<Ghi lại> để ghi lại các thông tin chỉnh sửa.
4.2.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của dự thảo văn bản đi
1 Trên màn hình thông tin dự thảo văn bản đi, chọn Tab [QL Tệp nội dung]
Màn hình danh sách phiên bản nội dung dự thảo VBĐi
2 Chọn phiên bản cần xem
Màn hình danh sách các tệp nội dung trong 1 phiên bản
3 Chọn file nội dung cần sửa và chọn nút <Sửa>.
4 Lưu file nội dung về máy trạm để chỉnh sửa và ghi lại
5 Chọn nút <Bownse> để chọn tệp nội dung vừa chỉnh sửa ở máy trạm
6 Nhấn nút <Ghi> để hoàn tất việc chỉnh sửa phiên bản.
4.2.3 Xóa dự thảo văn bản đi
1 Trên màn hình thông tin Dự thảo Văn bản đi, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển
thị thông báo xác nhận xóa
2 Chọn nút <Có> trên thông báo để xóa Dự thảo văn bản đi, hoặc chọn nút
Tích chọn file nội dung cần sửa
Trang 164.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi
1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi cần xử lý, hệ thống hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bảnđi
2 Chọn Tab [Văn bản liên quan], hiển thị màn hình các chức năng gắn văn bảnliên quan
4.3.1 Tạo mới và gắn văn bản liên quan
1 Chọn chức năng <Tạo mới>, chọn loại văn bản cần tạo và gắn với Dự thảo
văn bản đi (VD: Chọn loại văn bản nội bộ)
Màn hình các chức năng của Tab [Văn bản liên quan]
2 Hệ thống hiển thị màn hình tạo mới loại văn bản tương ứng
Màn hình tạo mới Văn bản nội bộ trong Tab Văn bản liên quan
3 Nhập thông tin văn bản, chọn nút <Browse> để đính kèm nội dung văn bản
Trang 174 Chọn nút <Ghi lại> hệ thống lưu văn bản nội bộ vào kho Văn bản nội bộ vàhiển thị trong Tab Văn bản liên quan của Dự thảo văn bản đi.
Màn hình danh sách các văn bản trong Tab Văn bản liên quan
4.3.2 Liên kết các văn bản liên quan
1 Chọn chức năng <Liên kết VB>, hệ thống hiển thị các Kho văn bản có trong hệthống
2 Chọn kho văn bản cần liên kết, chi tiết đến thư mục Tháng chứa văn bản cầnliên kết, hệ thống hiển thị danh sách các văn bản của thư mục Tháng đó
Màn hình hiển thị danh sách các văn bản được quản lý của chương trình
Trang 184 Hệ thống hiển thị văn bản được chọn trong Tab Văn bản liên quan của dự thảovăn bản đi.
4.3.3 Hủy liên kết các văn bản liên quan
1 Trên màn hình danh sách các văn bản liên quan của Dự thảo văn bản đi
Màn hình danh sách các văn bản liên quan của dự thảo văn bản đi
2 Tích chọn văn bản cần loại bỏ, chọn chức năng <Bỏ liên kết VB> hệ thống xóacác văn bản được chọn khỏi danh sách trên
4.4 Xử lý và chuyển xử lý dự thảo văn bản đi
Mục đích: xử lý các dự thảo văn bản đi bị lãnh đạo trả lại yêu cầu chỉnh sửa
Các bước thực hiện:
1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi cần xử lý
Trang 19Màn hình danh dự thảo văn bản đi cần phải xử lý
2 Hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bản đi
Chọn dự thảo VB đi
Trang 20Màn hình thông tin dự thảo văn bản đi
3 Đọc ý kiến chỉ đạo xử lý trong trường “Thông tin xử lý”
4 Tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu của Lãnh đạo – xem chi tiết mục 4.2 Chỉnhsửa/ xóa dự thảo văn bản đi
5 Nhập thông tin xử lý vào ô “Thông tin xử lý”.
6 Chọn nút <Chuyển> để trình dự thảo văn bản đi lên lãnh đạo phê duyệt.
4.5 Tra cứu dự thảo văn bản đi
4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại
- Tham khảo phần 3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người
dùng hiện tại.
4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB đi theo thời gian
- Tham khảo phần 3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân
biệt trạng thái xử lý).
4.6 Tìm kiếm văn bản đi
- Tham khảo mục 3.4 Tìm kiếm văn bản đến
Chọn vào đây để xem file nội dung