TÀI LIỆU b sử DỤNG PHẦN mềm EDOCMAN 2 5

Trong nhóm chức năng , chọn hệ thống hiển thịmàn hình nhập mới văn bản đến.. Chú ý: Các trường thông tin Danh mục, NSD chọn vào biểu tượng thêm mới danhmục để thêm mới danh mục ngay trê

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI NGUYÊN

TÀI LIỆU B

SỬ DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN 2.5

(dành cho văn thư)

Biên soạn: TS Hoàng Hà ThS Hồ Xuân Nhàn

Thái Nguyên - 9/2012

Trang 2

MỤC LỤC

PHẦN I: LÝ THUYẾT 4

1 Đăng nhập hệ thống 4

2 Cài đặt máy trạm 4

2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE 4

2.2 Cài đặt tiện ích Tải tệp và mở tài liệu 8

3 Chức năng Quản lý văn bản đến và khai thác thông tin 8

3.1 Nhập văn bản đến 8

3.2 Chỉnh sửa, xóa văn bản đến 10

3.2.1 Hiển thị văn bản đến cần chỉnh sửa 10

3.2.2 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung 10

3.2.3 Sửa file nội dung đã đính kèm của văn bản đến 11

3.2.4 Xóa văn bản đến 11

3.3 Tra cứu văn bản đến 12

3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại 12

3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (không phân biệt trạng thái xử lý) 13

3.4 Tìm kiếm và thu hồi văn bản đến 14

3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến 15

4 Chức năng Quản lý Văn bản đi và khai thác thông tin 15

4.1 Nhập văn bản đi từ dự thảo văn bản đi 15

4.2 Nhập mới văn bản đi từ bản giấy 16

4.3 Chỉnh sửa / xóa Văn bản đi 16

4.3.1 Trên màn hình thông tin văn bản đi 17

4.3.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của văn bản đi 18

4.3.3 Xóa văn bản đi 18

4.4 Tìm kiếm văn bản đi 18

4.5 In sổ văn bản đi 18

5 Quản lý danh mục 18

5.1 Truy cập ứng dụng 18

5.2 Thêm mới dữ liệu danh mục 19

5.3 Sửa/ xóa dữ liệu danh mục 20

6 Quản lý văn bản dùng chung 20

6.1 Các chức năng Quản lý thư mục lưu các Văn bản dùng chung 20

6.1.1 Thêm thư mục 21

6.1.2 Sửa/ xóa thư mục 21

6.1.3 Phân quyền thư mục 21

6.2 Các chức năng Quản lý Văn bản dùng chung 22

6.2.1 Tạo mới văn bản dùng chung 22

6.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền văn bản dùng chung 23

PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRÒ VĂN THƯ 24

7 Đăng nhập hệ thống 24

8 Thực hiện các thao các cơ bản 24

9 Quản lý danh mục 25

10 Xử lý và khai thác văn bản đến 25

10.1 Nhập văn bản / chuyển văn bản 25

10.2 Chỉnh sửa văn bản/ xóa văn bản 25

Trang 3

10.4 Tra cứu / tìm kiếm văn bản đến 25

10.5 Kết xuất báo cáo 25

11 Quản lý văn bản đi 26

11.1 Tạo mới văn bản đi 26

11.2 Chuyển văn bản đi từ một dự thảo đã phê duyệt 26

11.3 Sửa/ xóa văn bản đi 26

11.3.1 Tra cứu /tìm kiếm văn bản đi 26

11.3.2 In sổ văn bản đi 26

12 Kho văn bản 26

12.1 Thêm mới thư mục 26

12.2 Phân quyền sử dụng thư mục 26

12.3 Tạo mới văn bản dùng chung 26

12.4 Tra cứu 26

Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 3/26

Trang 4

PHẦN I: LÝ THUYẾT

1 Đăng nhập hệ thống

1 Mở trình duyệt Web Internet Explorer Trong ô Address: Nhập địa chỉ websitecủa trường cụ thể là: www.tnmc.edu.vn sau đó tại mục liên kết chọn hình ảnh Hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc

2 Khi hiển thị màn hình đăng nhập vào Phiên làm việc trong hệ thống QL văn bảnđiện tử và HSCV, nhập Tên truy nhập và Mật khẩu

3 Chọn nút Truy nhập hoặc nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý Lúc nàymàn hình chính sẽ hiện ra

2 Cài đặt máy trạm

2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE

Mục đích: Sau khi cài đặt chương trình, người dùng cần kiểm tra lại cấu hình InternetOption của IE để đảm bảo chương trình có thể chạy tốt

Trang 5

2 Chọn tab Security Chọn biểu tượng Trusted site rồi click vào nút Sites.

3 Sau đó nhập đường dẫn của chương trình: http://edocman vào mục Add thisWeb site to the zone

(Chú ý : bỏ đánh dấu “Require server verification (https:) for all sites in this zone”)

Cửa sổ màn hình chọn Trusted sites

Trang 6

Màn hình chọn Security settings

Trang 7

Các mục được chọn như sau:

ActiveX control and plug-ins

Initianize and script ActiveX controls not marked as safe Enable

Script ActiveX controls marked safe for scripting Enable

safetyMiscellaneous

Allow scripting of Internet ExplorerWebbrowser control Enable

SafetyNavigate sub –frames across diffrence domains Enable

Scripting

logon only in intranet zone

6 Chọn nút OK để thiết lập các Internet option vừa chọn cho IE

7 Tiếp theo chuyển sang Tab Privacy, bỏ tích chọn trong ô checkbox: Block ups

pop-8 Chọn nút OK để thiết lập tất cả các Internet options vừa chọn cho IE

9 Tiếp theo, từ cửa sổ trình duyệt IE, chọn menu Tools/Pop-up Blocker, chọnTurn off pop-up blocker (khi chuyển trạng thái về Turn on pop-up blocker là thànhcông)

Trang 8

2.2 Cài đặt tiện ích Tải tệp và mở tài liệu

Mục đích: Để máy trạm có thể tải tài liệu từ máy chủ về hoặc tải tài liệu từ máy trạm lênmáy chủ

Các bước thực hiện:

1 Đăng nhập chương trình với Tên và mật khẩu của mình, hiển thị màn hình chính

2 Vào menu Tiện ích, chọn cài đặt tiện ích

3 Chọn tiện ích Tải tệp và mở tài liệu

4 Thực hiện bước cài đặt theo hướng dẫn của chương trình

3 Chức năng Quản lý văn bản đến và khai thác thông tin

3.1 Nhập văn bản đến

1 Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn <Văn bản đến> hệ thống hiển thịmàn hình nhập mới văn bản đến

Màn hình thông tin văn bản đến

2 Nhập các thông tin của văn bản đến

- Các trường thông tin có dấu tròn: bắt buộc phải nhập

Chọn vào đây

Trang 9

- Các trường trong danh mục: người dùng có thể chọn.

- Các trường tự động (ngày tháng): người dùng có thể sửa

- Các trường khác: người dùng tiến hành nhập từ bàn phím

Chú ý: Các trường thông tin Danh mục, NSD chọn vào biểu tượng (thêm mới danhmục) để thêm mới danh mục ngay trên màn hình tạo mới văn bản

3 Chọn nút <Quét VB> để quét văn bản giấy vào hệ thống, hệ thống hiển thị mànhình quét văn bản

- Chọn biểu tượng <Thêm vào cuối một trang> trên thanh công cụ đểquét trang văn bản tiếp theo, tương ứng hệ thống hiển thị <Trang số 1> làbiểu tượng thu nhỏ hiện ở bên trái màn hình quét và nội dung trang văn bảngiấy <Trang số 2> vừa được quét qua máy quét ở bên phải màn hình quét

Trang 10

- Chọn biểu tượng <Quét lại trang hiện tại> trên thanh công cụ, tươngứng hệ thống quét lại trang văn bản hiện tại.

- Chọn biểu tượng <Xóa trang hiện tại> trên thanh công cụ, tương ứng hệthống xóa trang văn bản được lựa chọn

5 Sau khi quét xong tài liệu: Chọn nút <Chấp nhận> để ghi lại nội dung văn bản

đã được quét qua máy quét vào trong CSDL, và quay trở về màn hình nhập văn bảnđến

6 Ngoài cách quét văn bản, có thể chọn nút <Browse> để Gắn file nội dung (nếuvăn thư đã quét văn bản đến và lưu thành 1 file trên máy trạm)

7 Sau khi nhập xong các trường thông tin và đưa văn bản giấy vào hệ thống, chọnnút <Chuyển > chọn đường đi <Trình LĐ cơ quan > hay <Trình LĐ phòng> để lưuvăn bản vào hệ thống và chuyển văn bản

8 Nếu chưa muốn chuyển xử lý văn bản thì chọn nút <Ghi lại> để lưu văn bản vào

hệ thống

3.2 Chỉnh sửa, xóa văn bản đến

3.2.1 Hiển thị văn bản đến cần chỉnh sửa

1 Trong nhóm chức năng <<Tra cứu>>, chọn <Văn bản đến>, chọn văn bản đếnmuốn chỉnh sửa thông tin

Màn hình danh sách các văn bản đến trong chức năng Tra cứu

2 Hiển thị màn hình thông tin văn bản đến

3.2.2 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung

1 Trên màn hình thông tin văn bản đến

Chọn vào đây

Trang 11

2 Trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã nhập của văn bản đến, chọn nút <Ghi lại> đểghi lại các thông tin chỉnh sửa.

3 Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung văn bản đến, chọn nút <Ghilại> để ghi lại các thông tin chỉnh sửa

4 Hoặc chọn nút <Quét VB> để quét Văn bản giấy vào hệ thống, chọn nút <Ghilại> để ghi lại các thông tin chỉnh sửa

3.2.3 Sửa file nội dung đã đính kèm của văn bản đến

1 Trên màn hình thông tin Văn bản đến

2 Chọn Tab <<QL Tệp nội dung>>

Màn hình danh sách phiên bản nội dung Văn bản

3 Chọn phiên bản cần xem

Màn hình danh sách các tệp nội dung trong 1 phiên bản

4 Chọn file nội dung cần sửa và chọn nút <Sửa>

5 Lưu file nội dung về máy trạm để chỉnh sửa và ghi lại

6 Chọn nút <Browse> để chọn tệp nội dung vừa chỉnh sửa ở máy trạm

7 Nhấn nút <Ghi> để hoàn tất việc chỉnh sửa phiên bản

3.2.4 Xóa văn bản đến

1 Trên màn hình thông tin Văn bản đến, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển thị thôngbáo xác nhận xóa

Chọn file nội dung cần sửa

Trang 12

2 Chọn nút <Có> trên thông báo để xóa văn bản đến, hoặc chọn nút <Không> đểhủy bỏ lệnh xóa.

Chú ý: Các văn bản đến khi chưa trình lên Lãnh đạo văn phòng thì có nút <Xóa>, các vănbản đến đã trình lên Lãnh đạo văn phòng thì không hiển thị nút <Xóa>

3.3 Tra cứu văn bản đến

3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại

1 Trong nhóm chức năng <Công việc>

Màn hình nhóm chức năng Công việc

2 Chọn mục “Công việc hiện tại”: hiển thị danh sách các công việc mà NSD đượcphân công xử lý và chưa chuyển cho các bước tiếp theo

3 Chọn chức năng “Công việc đã chuyển”: hiển thị danh sách các công việc màNSD được phân công xử lý và đã chuyển cho các bước tiếp theo

4 Chọn chức năng “Theo dõi công việc”: hiển thị màn hình lựa chọn loại văn bản

và tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống

Màn hình chức năng Theo dõi công việc

5 Tích chọn loại văn bản cần theo dõi, tích chọn tình trạng muốn theo dõi, chọnnút <Theo dõi> tùy theo quyền xem của NSD, hệ thống hiển thị màn hình tổng hợptình trạng xử lý văn bản trong hệ thống

Trang 13

Màn hình tổng hợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống

6 Chọn chuột vào số lượng văn bản cần xem, hệ thống hiển thị màn hình danhsách văn bản tương ứng, chọn vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hìnhthông tin văn bản

3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (không phân biệt trạng thái xử

lý)

1 Trong nhóm chức năng <Tra cứu> chọn mục “Văn bản đến”

Màn hình cây thư mục Văn bản đến

2 Chọn thời gian cần tra cứu văn bản, hiển thị danh sách các văn bản đến, chọnvào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình thông tin văn bản

Trang 14

3.4 Tìm kiếm và thu hồi văn bản đến

1 Trong nhóm chức năng <<Tìm kiếm>> chọn mục “Văn bản đến”, hiển thị mànhình nhập tiêu chí tìm kiếm Văn bản đến

Màn hình nhập tiêu chí tìm kiềm văn bản đến

2 Nhập các thông tin và chọn nút <Tìm kiếm>, hệ thống hiển thị danh sách kếtquả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn

3 Nếu muốn in kết quả tìm kiếm, nhập các thông tin tìm kiếm và chọn nút <Tìm

và in>, hệ thống hiển thị trang preview kết quả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn,người sử dụng chọn vào biểu tượng máy in để in

4 Chọn nút <Đặt lại> để hủy bỏ các điều kiện đã nhập và tiến hành nhập lại cácđiều kiện tìm kiếm

5 Trong danh sách kết quả tìm kiếm, chọn văn bản cần thu hồi, hệ thống hiển thịmàn hình Danh sách các đối tượng cần thu hồi

Màn hình Danh sách các đối tượng cần thu hồi của văn bản được chọn

6 Chọn đối tượng muốn thu hồi văn bản đến và chọn nút <Thu hồi>, hệ thốnghiển thị văn bản được thu hồi trong danh sách công việc hiện tại của NSD thực hiệnthu hồi văn bản

Trang 15

3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến

1 Chọn chức năng <<Báo cáo>>, hiển thị danh sách các báo cáo

2 Chọn Loại báo cáo cáo cần xem

3 Nhập các tiêu chí xem báo cáo, chọn nút <Xem và in>, hệ thống hiển thị mànhình Preview báo cáo

4 Chức năng Quản lý Văn bản đi và khai thác thông tin

4.1 Nhập văn bản đi từ dự thảo văn bản đi

1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”

2 Chọn dự thảo văn bản đi cần cấp số, hiển thị màn hình Cấp số văn bản đi từ dựthảo: Một số trường thông tin đã được điền sẵn trong quá trình soạn thảo

Màn hình cấp số văn bản đi từ dự thảo văn bản đi

3 Chọn sổ Văn bản đi tương ứng và chỉnh sửa các thông tin chưa hợp lý

4 Chọn nút <Quét VB> để quét bản giấy văn bản đi vào hệ thống

5 Chọn nút <Chuyển\Phát hành> để kết thúc quy trình phát hành văn bản đi, lưuvăn bản đi vào hệ thống, và hệ thống phân quyền đọc cho lãnh đạo các đơn vị có têntrong trường “Nơi lưu” đồng thời thông báo bằng màn hình pop-up cho những NSDđược phân quyền đọc Văn bản đi

Trang 16

4.2 Nhập mới văn bản đi từ bản giấy

1 Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Văn bản đi” hệ thống hiển thịmàn hình nhập mới văn bản đi

Màn hình nhập mới văn bản đi

2 Nhập các thông tin văn bản đi

- Các trường thông tin có dấu tròn: bắt buộc phải nhập

- Các trường trong danh mục: người dùng có thể chọn

- Các trường tự động (ngày tháng): người dùng có thể sửa

- Các trường khác: người dùng tiến hành nhập từ bàn phím

Chú ý: Các trường thông tin Danh mục, NSD chọn vào biểu tượng (thêm mới danhmục) để thêm mới danh mục ngay trên màn hình tạo mới văn bản

3 Đưa nội dung bản giấy văn bản đi vào hệ thống bằng 2 cách:

- Chọn nút <Quét VB> để quét bản giấy văn bản đi vào hệ thống (Xem mục3.1 Nhập văn bản đến>

- Hoặc chọn nút <Browse> để gắn file nội dung (nếu văn thư đã Quét văn bản

đi và lưu thành 1 file trên máy trạm)

4 Chọn nút <Phát hành> để lưu văn bản đi vào hệ thống, và hệ thống tự độngchuyển các văn bản đi cho các đơn vị có tên trong trường “Nơi lưu”

4.3 Chỉnh sửa / xóa Văn bản đi

Trang 17

1 Trong nhóm chức năng <<Tra cứu>>, chọn mục “Văn bản đi”, chọn văn bản đimuốn chỉnh sửa thông tin.

Màn hình danh sách văn bản đi trong nhóm chức năng Tra cứu

2 Hiển thị màn hình thông văn bản đi

Màn hình thông văn bản đi

3 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung

4.3.1 Trên màn hình thông tin văn bản đi

1 Trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã nhập của văn bản đi, chọn nút <Ghi lại> để ghilại các thông tin chỉnh sửa

Trang 18

2 Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung văn bản đi, chọn nút <Ghi lại>

để ghi lại các thông tin chỉnh sửa

3 Hoặc chọn nút <Quét VB> để quét Văn bản giấy vào hệ thống, chọn nút <Ghilại> để ghi lại các thông tin chỉnh sửa

4.3.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của văn bản đi

Tham khảo mục 3.2.3 Sửa file nội dung đã đính kèm của Văn bản đến

4.3.3 Xóa văn bản đi

1 Trên màn hình thông tin Văn bản đi, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển thị thôngbáo xác nhận xóa

2 Chọn nút <Có> trên thông báo để xóa văn bản đến, hoặc chọn nút <Không> đểhủy bỏ lệnh xóa

4.4 Tìm kiếm văn bản đi

Tham khảo mục 3.4 Tìm kiếm văn bản đến

Trang 19

2 Màn hình tra cứu danh mục sẽ hiển thị.

3 Bấm vào dấu (+) của thư mục các danh mục, hiển thị các thư mục con quản lýcác danh mục

Cây thư mục danh mục

4 Chọn 1 thư mục danh mục, hiển thị màn hình các chức năng để thao tác vớidanh mục

Màn hình các chức năng của danh mục

5.2 Thêm mới dữ liệu danh mục

1 Chọn thư mục con muốn thêm mới dữ liệu (Ví dụ: Danh mục Người ký), chọnchức năng <Thêm> Hệ thống hiển thị biểu mẫu nhập dữ liệu

Trang 20

Màn hình nhập dữ liệu danh mục

2 Nhập dữ liệu cho danh mục

3 Chọn nút <Ghi> để lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu

4 Chọn nút <Quay lại> để quay về màn hình trước đó

5.3 Sửa/ xóa dữ liệu danh mục

1 Chọn thư mục Danh mục cần sửa đổi Phía bên phải màn hình sẽ hiển thị danhsách các dữ liệu của danh mục

2 Click chuột vào bản ghi muốn sửa thông tin Hệ thống hiển thị màn hình thôngtin bản ghi

3 Sửa thông tin cần thiết tại cửa sổ này, Chọn nút <Ghi> để ghi lại thông tin sửađổi

4 Hoặc Chọn nút <Xoá> Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận việc xóa thôngtin

5 Chọn nút Có để xóa thực sự hoặc chọn nút Không để hủy lệnh xóa

6 Quản lý văn bản dùng chung

Một số chú ý khi làm việc với ứng dụng Quản lý Kho VB dùng chung:

Ứng dụng Kho VB dùng chung quản lý Các thư mục để lưu trữ các loại văn bảndùng chung theo cấu trúc hình cây Người sử dụng của Văn phòng sẽ tạo ra các cây thưmục này và đưa văn bản vào các thư mục, sau đó phải phân quyền sử dụng thư mục và vănbản để cho NSD khác trong hệ thống khai thác

6.1 Các chức năng Quản lý thư mục lưu các Văn bản dùng chung

T rong nhóm chức năng <<Tra cứu>> chọn mục “Văn bản dùng chung”, hiển thị mànhình tra cứu Văn bản dùng chung Chọn vào dấu (+) bên trái thư mục Văn bản dùng chung

để hiển thị các thư mục con

Định dạng
Số trang	26
Dung lượng	2,44 MB