Trong nhóm chức năng chọn mục “Công việc hiện tại”, hệthống hiển thị danh sách các văn bản phải xử lý của NSD.. Chọn văn bản đến trong danh sách Công việc hiện tại của NSD, hệ thống hiể
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI NGUYÊN
Trang 2MỤC LỤC
PHẦN I: LÝ THUYẾT 4
1 Đăng nhập hệ thống 4
2 Cài đặt máy trạm 4
2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE 4
2.2 Cài đặt tiện ích Report Viewer 8
3 Các chức năng của module Văn bản đến 8
3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý 8
3.2 Xử lý văn bản đến 10
3.3 Tra cứu văn bản đến 10
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại 10
3.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái xử lý) 12
3.4 Tìm kiếm văn bản đến 12
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến 13
4 Các chức năng của module Văn bản đi 13
4.1 Tạo dự thảo văn bản đi 13
4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn bản đi 14
4.2.1 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung 15
4.2.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của dự thảo văn bản đi 15
4.2.3 Xóa dự thảo văn bản đi 15
4.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi 16
4.3.1 Tạo mới và gắn văn bản liên quan 16
4.3.2 Liên kết các văn bản liên quan 17
4.3.3 Hủy liên kết các văn bản liên quan 18
4.4 Xử lý và phê duyệt dự thảo văn bản đi 18
4.5 Tra cứu dự thảo văn bản đi 20
4.5.1 Tra cứu theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại 20
4.5.2 Tra cứu Dự thảo VB đi theo thời gian 20
4.6 Tìm kiếm văn bản đi 20
4.7 In sổ văn bản đi 20
5 Các chức năng của module Văn bản nội bộ 20
5.1 Lập và tra cứu Văn bản nội bộ do Đơn vị mình soạn thảo 20
5.1.1 Lập dự thảo văn bản nội bộ 20
5.1.2 Chỉnh sửa/ xóa văn bản nội bộ 21
5.1.3 Gắn văn bản liên quan cho việc phê duyệt và xử lý Văn bản nội bộ 21
5.1.4 Xử lý và chuyển xử lý văn bản nội bộ 21
5.2 Các chức năng xử lý Văn bản nội bộ do Đơn vị khác gửi xin ý kiến 21
5.2.1 Chọn Văn bản nội bộ cần xử lý 21
5.2.2 Xử lý văn bản nội bộ xin ý kiến 21
5.3 Các chức năng khai thác Văn bản nội bộ 22
5.3.1 Tra cứu Văn bản nội bộ 22
5.3.2 Tìm kiếm Văn bản nội bộ 22
5.3.3 In sổ Văn bản nội bộ 22
6 Các chức năng của module Phiếu giao việc 22
6.1 Tạo mới Phiếu giao việc 23
6.2 Chỉnh sửa/ xóa phiếu giao việc đã tạo 23
6.3 Chọn phiếu giao việc cần xử lý 23
6.4 Xử lý Phiếu giao việc 23
6.5 Tra cứu Phiếu giao việc 24
6.6 Tìm kiếm Phiếu giao việc 24
Trang 36.7 Xem báo cáo tình trạng xử lý Phiếu giao việc 24
7 Các chức năng của module Hồ sơ công việc 25
7.1 Các chức năng Quản lý thư mục Hồ sơ công việc 25
7.1.1 Thêm thư mục 25
7.1.2 Sửa/ xóa thư mục 26
7.1.3 Phân quyền thư mục 26
7.2 Các chức năng Quản lý Hồ sơ công việc 26
7.2.1 Tạo mới HSCV 26
7.2.2 Chỉnh sửa/ xóa/ phân quyền Hồ sơ công việc 28
8 Khai thác văn bản dùng chung 29
PHẦN II: THỰC HÀNH VAI TRÒ LÃNH ĐẠO 30
9 Đăng nhập hệ thống 30
10 Thực hiện các thao các cơ bản 30
10.1 Thiết lập máy trạm 30
10.2 Thực hiện các thao các cơ bản 30
11 Xử lý và khai thác văn bản đến 30
11.1 Nhận 30
11.2 Xử lý và chuyển xử lý 30
11.3 Thu hồi văn bản 31
11.4 Tra cứu / tìm kiếm văn bản đến 31
11.5 Kết xuất báo cáo 31
12 Giao việc 31
12.1 Tạo mới phiếu giao việc/ giao xuống 31
12.2 Xử lý phiếu giao việc từ lãnh đạo giao xuống 31
12.3 Liên kết văn bản với phiếu giao việc 31
12.4 Thu hồi phiếu giao việc 31
12.5 Tra cứu tìm kiếm/ báo cáo 31
13 Xử lý và khai thác văn bản đi 32
13.1 Lập một dự thảo văn bản đi/ sửa dự thảo, chuyển trình 32
13.1.1 Phê duyệt dự thảo văn bản đi 32
13.1.2 Tra cứu /tìm kiếm dự thảo văn bản đi/ in báo cáo 32
14 Xử lý và khai thác văn bản nội bộ 32
14.1 Đối với đơn vị gửi xin ý kiến 32
14.1.1 Tạo mới văn bản nội bộ rồi gửi xin ý kiến 32
14.1.2 Tra cứu/tìm kiếm 32
14.1.3 In sổ nội bộ do đơn vị soạn thảo chuyển đi 32
14.2 Đối với đơn vị cho ý kiến 33
14.2.1 Tạo mới văn bản phúc đáp 33
14.3 In văn bản nội bộ 33
15 Quản lý hồ sơ công việc 33
15.1 Tạo mới /sửa/ phân quyền thư mục 33
15.2 Tạo mới hồ sơ/ phân quyền 33
15.3 Đưa văn bản vào hồ sơ/ bỏ văn bản khỏi hồ sơ 33
16 Khai thác kho văn bản dùng chung 33
17 Quản lý ủy quyền 33
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 3/33
Trang 4PHẦN I: LÝ THUYẾT
1 Đăng nhập hệ thống
1 Mở trình duyệt Web Internet Explorer Trong ô Address: Nhập địa chỉ websitecủa trường cụ thể là: www.tnmc.edu.vn sau đó tại mục liên kết chọn hình ảnh Hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
2 Khi hiển thị màn hình đăng nhập vào Phiên làm việc trong hệ thống QL vănbản điện tử và HSCV, nhập Tên truy nhập và Mật khẩu
3 Chọn nút Truy nhập hoặc nhấn phím Enter để vào hệ thống quản lý Lúc nàymàn hình chính sẽ hiện ra
2 Cài đặt máy trạm
2.1 Thiết lập các thông số của trình duyệt IE
Mục đích: Sau khi cài đặt chương trình, người dùng cần kiểm tra lại cấu hình InternetOption của IE để đảm bảo chương trình có thể chạy tốt
Trang 52 Chọn tab Security Chọn biểu tượng Trusted site rồi click vào nút Sites
3 Sau đó nhập đường dẫn của chương trình: http://edocman vào mục Add thisWeb site to the zone
(Chú ý : bỏ đánh dấu “Require server verification (https:) for all sites in this zone”)
Cửa sổ màn hình chọn Trusted sites
4 Chọn nút Add
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 5/33
Trang 65 Tiếp theo quay lại màn hình tab Security, chọn Custom Level và chọn enablevới các option sau :
Màn hình chọn Security settings
Màn hình chọn Security settings
Trang 7Các mục được chọn như sau:
ActiveX control and plug-ins
Download signed ActiveX controls EnableDownload unsigned ActiveX controls EnableInitianize and script ActiveX controls not marked as safe EnableRun ActiveX controls and plug-ins EnableScript ActiveX controls marked safe for scripting EnableMicrosoft VM / Java permissions Medium
safetyMiscellaneous
Access data source across domains Enable
Allow scripting of Internet ExplorerWebbrowser control EnableSoftware channel permissions Chọn Medium
SafetyNavigate sub –frames across diffrence domains EnableSubmit nonencrypted form data Enable
Scripting
Allow paste operation via script Enable
logon only in intranet zone
6 Chọn nút OK để thiết lập các Internet option vừa chọn cho IE
7 Tiếp theo chuyển sang Tab Privacy, bỏ tích chọn trong ô checkbox: Block ups
pop-8 Chọn nút OK để thiết lập tất cả các Internet options vừa chọn cho IE
9 Tiếp theo, từ cửa sổ trình duyệt IE, chọn menu Tools/Pop-up Blocker, chọnTurn off pop-up blocker (khi chuyển trạng thái về Turn on pop-up blocker là thànhcông)
2.2 Cài đặt tiện ích Report Viewer
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 7/33
Trang 8Mục đích: Để máy trạm có thể tải tài liệu từ máy chủ về hoặc tải tài liệu từ máy trạm lênmáy chủ.
Các bước thực hiện:
1 Đăng nhập chương trình với Tên và mật khẩu của mình, hiển thị màn hìnhchính
2 Vào menu Tiện ích, chọn cài đặt tiện ích
3 Chọn tiện ích Report Viewer
4 Thực hiện bước cài đặt theo hướng dẫn của chương trình
3 Các chức năng của module Văn bản đến
3.1 Chọn văn bản đến cần xử lý
1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>> chọn mục “Công việc hiện tại”, hệthống hiển thị danh sách các văn bản phải xử lý của NSD
Màn hình danh sách các văn bản trong mục Công việc hiện tại của NSD
2 Cách đọc các thông tin giúp cho việc lựa chọn văn bản cần xử lý của người sửdụng trong danh sách Công việc hiện tại:
- Tổng số: Số lượng công văn cần xử lý tương ứng với tình trạng người dùnglựa chọn Nếu số lượng văn bản cần xử lý nhiều hơn 10 thì danh sách cácvăn bản đến sẽ được phân thành nhiều trang để hiển thị Để di chuyển giữa
Trang 9các trang bạn sẽ dùng dấu mũi tên : quay về trang trước đó; : chuyểnsang trang kế tiếp.
- Văn bản hiện thị đậm nét (Bold) là các văn bản chưa được mở (open)
- Văn bản hiển thị nét thanh (regular) là các văn bản đã được mở
- Văn bản hiển thị màu đỏ là các văn bản có mức độ khẩn từ "Khẩn" trở lên
- Biểu tượng (hình cái ghim) cho biết văn bản có file nội dung đính kèm
- Biểu tượng cho biết người sử dụng là chủ trì xử lý văn bản
- Biểu tượng cho biết người sử dụng là người phối hợp xử lý văn bản
- Biểu tượng cho biết người sử dụng là người nhận văn bản theo hìnhthức thông báo (đọc để biết)
- Biểu tượng cho biết văn bản được trả lại người dùng
- Biểu tượng cho biết văn bản đã quá hạn xử lý
3 Căn cứ vào các biểu tượng đính kèm cho người sử dụng các thông tin ban đầu
để lựa chọn văn bản cần xử lý trong danh sách các văn bản cần xử lý
3.2 Xử lý văn bản đến
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 9/33
Trang 101 Chọn văn bản đến trong danh sách Công việc hiện tại của NSD, hệ thống hiểnthị màn hình thông tin văn bản.
Màn hình thông tin văn bản đến
2 Đọc các thông tin văn thư nhập cho văn bản đến, đọc thông tin chỉ đạo xử lýcủa lãnh đạo trong trường “thông tin xử lý”
3 Chọn vào Tên tệp nội dung để xem nội dung toàn văn của Văn bản đến.
4 Chọn nút <Lịch sử> để theo dõi quá trình luân chuyển văn bản.
5 Chọn nút <Kết thúc> để kết thúc xử lý văn bản.
3.3 Tra cứu văn bản đến
3.3.1 Tra cứu văn bản đến theo tình trạng xử lý của người dùng hiện tại
1 Trong nhóm chức năng <Công việc>
Màn hình nhóm chức năng Công việc
2 Chọn mục “Công việc hiện tại”: hiển thị danh sách các công việc mà NSDđược phân công xử lý và chưa chuyển cho các bước tiếp theo
Chọn vào đây để xem tệp nội dung
Trang 113 Chọn chức năng “Công việc đã chuyển”: hiển thị danh sách các công việc màNSD được phân công xử lý và đã chuyển cho các bước tiếp theo.
4 Chọn chức năng “Theo dõi công việc”: hiển thị màn hình lựa chọn loại văn bản
và tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống
Màn hình chức năng Theo dõi công việc
5 Tích chọn loại văn bản cần theo dõi, tích chọn tình trạng muốn theo dõi, chọnnút <Theo dõi> tùy theo quyền xem của NSD, hệ thống hiển thị màn hình tổnghợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống
Màn hình tổng hợp tình trạng xử lý văn bản trong hệ thống
6 Chọn chuột vào số lượng văn bản cần xem, hệ thống hiển thị màn hình danhsách văn bản tương ứng, chọn vào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hìnhthông tin văn bản
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 11/33
Trang 123.3.2 Tra cứu văn bản đến theo thời gian (Không phân biệt trạng thái
xử lý)
1 Trong nhóm chức năng <Tra cứu> chọn mục “Văn bản đến”
Màn hình cây thư mục Văn bản đến
2 Chọn thời gian cần tra cứu văn bản, hiển thị danh sách các văn bản đến, chọnvào văn bản cần xem hệ thống hiển thị màn hình thông tin văn bản
3.4 Tìm kiếm văn bản đến
1 Trong nhóm chức năng <<Tìm kiếm>> chọn mục “Văn bản đến”, hiển thịmàn hình nhập tiêu chí tìm kiếm Văn bản đến
Màn hình nhập tiêu chí tìm kiềm văn bản đến
2 Nhập các thông tin và chọn nút <Tìm kiếm>, hệ thống hiển thị danh sách kếtquả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn
3 Nếu muốn in kết quả tìm kiếm, nhập các thông tin tìm kiếm và chọn nút <Tìm
và in>, hệ thống hiển thị trang preview kết quả tìm kiếm theo điều kiện đã chọn,người sử dụng chọn vào biểu tượng máy in để in
Trang 134 Chọn nút <Đặt lại> để hủy bỏ các điều kiện đã nhập và tiến hành nhập lại cácđiều kiện tìm kiếm.
3.5 Xem các báo cáo Văn bản đến
1 Chọn chức năng <<Báo cáo>>, hiển thị danh sách các báo cáo
2 Chọn Loại báo cáo cáo cần xem
3 Nhập các tiêu chí xem báo cáo, chọn nút <Xem và in>, hệ thống hiển thị mànhình Preview báo cáo
4 Các chức năng của module Văn bản đi
Với vai trò lãnh đạo, NSD chủ yếu thực hiện chức năng Xử lý và phê duyệt dự thảo
văn bản đi Tuy nhiên vai trò Lãnh đạo đơn vị cũng có quyền tạo mới Dự thảo văn bản đi
nên chúng tôi giới thiệu cả chức năng Tạo mới/ chỉnh sửa dự thảo văn bản đi để giúp
NSD trong trường hợp tự mình Tạo dự thảo văn bản đi
4.1 Tạo dự thảo văn bản đi
1 Trong nhóm chức năng <<Tạo mới>>, chọn mục “Dự thảo văn bản đi”, hiển
thị màn hình Tạo dự thảo văn bản đi
Hình 1:Màn hình tạo mới dự thảo văn bản đi
2 Nhập các thông tin cho dự thảo
Các trường thông tin có dấu tròn: Bắt buộc phải nhập
Các trường trong danh mục: Người dùng có thể chọnPhòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 13/33
Trang 14 Các trường tự động (ngày tháng): Người dùng có thể sửa
Các trường khác: Người dùng tiến hành nhập từ bàn phím
3 Chọn nút <Browse> trên màn hình để gắn tệp nội dung.
4 Chọn nút <Chuyển > để trình Lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
Chú ý: nếu chưa muốn trình văn bản lên lãnh đạo, chọn nút <Ghi lại> để lưu vào danh
sách “Công việc hiện tại” của mình.
4.2 Chỉnh sửa / xóa dự thảo văn bản đi
Chú ý: Khi chưa chuyển văn bản đi thì người sử dụng có quyền xóa văn bản đi do mình
tạo
1 Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi muốn chỉnh sửa thông tin
2 Hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bản đi
Màn hình thông tin dự thảo văn bản đi
4.2.1 Sửa thông tin đã nhập hoặc thêm file nội dung
1 Trên màn hình thông tin dự thảo văn bản đi, trực tiếp chỉnh sửa thông tin đã
nhập của dự thảo văn bản đi, chọn nút <Ghi lại> để ghi lại các thông tin chỉnh
sửa
Trang 152 Hoặc chọn nút <Browse> để gắn thêm nội dung Dự thảo văn bản đi, chọn nút
<Ghi lại> để ghi lại các thông tin chỉnh sửa.
4.2.2 Sửa file nội dung đã đính kèm của dự thảo văn bản đi
1 Trên màn hình thông tin dự thảo văn bản đi, chọn Tab [Lịch sử sửa đổi]
Màn hình danh sách phiên bản nội dung dự thảo VBĐi
2 Chọn phiên bản cần xem
Hình 2: Màn hình danh sách các tệp nội dung trong 1 phiên bản
3 Chọn file nội dung cần sửa và chọn nút <Sửa>.
4 Lưu file nội dung về máy trạm để chỉnh sửa và ghi lại
5 Chọn nút <Bownse> để chọn tệp nội dung vừa chỉnh sửa ở máy trạm.
6 Nhấn nút <Ghi> để hoàn tất việc chỉnh sửa phiên bản.
4.2.3 Xóa dự thảo văn bản đi
1 Trên màn hình thông tin Dự thảo Văn bản đi, chọn nút <Xóa>, hệ thống hiển
thị thông báo xác nhận xóa
2 Chọn nút <Có> trên thông báo để xóa Dự thảo văn bản đi, hoặc chọn nút
<Không> để hủy bỏ lệnh xóa.
4.3 Gắn văn bản liên quan cho việc trình ký văn bản đi
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên
Tích chọn file nội dung cần sửa
Trang 15/33
Trang 161 Trong nhóm chức năng <<Công việc>>, chọn mục “Công việc hiện tại”, chọn
dự thảo văn bản đi cần xử lý, hệ thống hiển thị màn hình thông tin dự thảo văn bảnđi
2 Chọn Tab <Văn bản liên quan>, hiển thị màn hình các chức năng gắn văn bảnliên quan
4.3.1 Tạo mới và gắn văn bản liên quan
1 Chọn chức năng <Tạo mới>, chọn loại văn bản cần tạo và gắn với Dự thảo
văn bản đi (VD: Chọn loại văn bản nội bộ)
Màn hình các chức năng của Tab [Văn bản liên quan]
2 Hệ thống hiển thị màn hình tạo mới loại văn bản tương ứng
Màn hình tạo mới Văn bản nội bộ trong Tab Văn bản liên quan
3 Nhập thông tin văn bản, chọn nút <Browse> để đính kèm nội dung văn bản
Trang 174 Chọn nút <Ghi lại> hệ thống lưu văn bản nội bộ vào kho Văn bản nội bộ vàhiển thị trong Tab Văn bản liên quan của Dự thảo văn bản đi.
Màn hình danh sách các văn bản trong Tab Văn bản liên quan
4.3.2 Liên kết các văn bản liên quan
1 Chọn chức năng <Liên kết VB>, hệ thống hiển thị các Kho văn bản có trong hệthống
2 Chọn kho văn bản cần liên kết, chi tiết đến thư mục Tháng chứa văn bản cầnliên kết, hệ thống hiển thị danh sách các văn bản của thư mục Tháng đó
Màn hình hiển thị danh sách các văn bản được quản lý của chương trình
3 Tích chọn văn bản cần liên kết và chọn nút <Chấp nhận>
Phòng Công nghệ Thông tin Trường Đại học Y Dược Thái Nguyên Trang 17/33