THỰC TRẠNG hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN vốn BẰNG TIỀN và GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH hệ THỐNG tại CÔNG TY cổ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM

Đặc biệt trong quátrình quản lý hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống côngnghệ thông tin phát triển với sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý, kế toán… nó giúp cá

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hìnhthực tế của đơn vị thực tập

Tác giả đồ án

LỜI CẢM ƠN



Cũng như các bạn sinh viên năm cuối khác, em được học viện tạo điềukiện để thực tập ở một công ty Sau hai tháng tiếp xúc với môi trường thực tếbây giờ em đã hoàn thành sản phẩm của mình Mặc dù đã trải qua hơn ba nămhọc tập và viết một số chương trình đơn giản, làm các bài tập lớn kết thúcmôn học, nhưng sản phẩm vẫn không thể tránh những sai sót.Và đối với emđây là sản phẩm tốt nhất mà bản thân em đã từng viết

Do thời gian tiếp xúc thực tế không nhiều, nên việc hoàn thành một sảnphẩm hoàn chỉnh đối với em là một việc không dễ dàng Để hoàn thành đề tàinày ngoài sự nỗ lực hết mình em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của thầy

cô, công ty, gia đình và bạn bè

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:

Các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là các thầy cô giáotrong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho emnhững kiến thức bổ ích từ cơ bản đến nâng cao để chúng em áp dụng vào việcthiết kế, xây dựng đề tài của mình

Thầy HOÀNG HẢI XANH- Giảng viên khoa Hệ Thống thông tin kinh

tế- Học viện tài chính, người đã trực tiếp hướng dẫn, đóng góp và cho emnhững ý kiến bổ ích giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập cuối khóa

Công ty CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM, các anh chị trong

phòng nhân sự, phòng Kế toán-Tài chính đã cung cấp cho chúng em các thôngtin thiết thực về công ty,tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian em thực tập

và chỉ dẫn cho em phần nghiệp vụ để em có thể hoàn thành được đồ án này Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, nhữngngười bạn của em là những người đã giúp đỡ rất nhiều về mặt tinh thần, cũngnhư những góp ý kịp thời cho việc hoàn thành đồ án của em

Em xin chân thành cám ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN I LỜI CẢM ƠN II

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán 4

1.1.2 Các thành phần của phần mềm kế toán 9

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 10

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 10

1.1.5 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 29

1.2 Nhận thức chung về kế toán vốn bằng tiền 33

1.2.1 Kế toán vốn bằng tiền và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 33

1.2.2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 49

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty CP Truyền Thông VN tại Hà Nội 49

2.1.1 Thông tin chung về Công ty CP Truyền Thông VN 49

2.1.2 Đặc điểm hoạt kinh doanh của Công ty CP Truyền Thông VN 49

2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP Truyền Thông Việt Nam 49

2.2.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty 49

2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty 52

2.2.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán 52

2.2.4 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Truyền Thông VN 55

2.2.5 Tổ chức công tác kế toán vốn băng tiền tại Công ty CP Truyền Thông Việt Nam 56

2.3 Đánh giá hiện trạng và phương thức khắc phục hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP Truyền Thông VN 57

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 57

2.3.2 Cơ sở vật chất 57

2.3.3 Tổ chức công tác kế toán 58

2.3.4 Những điểm mới về công tác kế toán vốn bằng tiền trong thông tư 200/2014/TT – BTC 63

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀNTẠI CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 65

3.1 Phân tích hệ thống và đặt ra bài toán 65

3.1.1 Mục tiêu của hệ thống 65

3.1.2 Mô tả bài toán 65

3.1.3 Xác định yêu cầu 67

3.2 Phân tích hệ thống về chức năng 68

3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 68

3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 69

3.2.3 Ma trận thực thể chức năng 71

3.2.4 Phân tích mô hình 72

3.3 Mô hình E-R 77

3.3.1 Liệt kê, chính xác hóa và chọn lọc thông tin 77

3.3.2 Xác định các thực thể và biểu diễn các mối quan hệ 77

3.3.3 Mô hình thực thể liên kết 80

3.4 Mô hình cơ sở dữ liệu 83

3.4.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ 83

3.4.1 Biểu đồ dữ liệu của mô hình 83

3.4.2 Cơ sở dữ liệu vật lý 84

3.5 Xác định luồng hệ thống 88

3.5.1 Luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Thu chi tiền mặt” 88

3.5.2 Luồng hệ thống tiến trình “2.0 – Thu chi tiền gửi ngân hàng” 89

3.5.3 Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Kiểm kê, đối chiếu” 90

3.5.4 Luồng tiến trình “4.0 - Lập báo cáo” 91

3.6 Giới Thiệu Về Phần Mềm 92

3.6.1 Giới Thiệu Tổng Quát Về phần mềm 92

3.6.2 Yêu cầu cài đặt 92

3.6.3 Một số giao diện 93

KẾT LUẬN 101

TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

DANH MỤC HÌNH VẼ

HÌNH 1 1 SỒ HẠCH TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TIỀN MẶT

39

HÌNH 1.2 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 46

HÌNH 1.3 SƠ ĐỒ PHÁT SINH NGHIỆP VỤ TIỀN ĐANG CHUYỂN 48

HÌNH 2.1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 51

HÌNH 2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY 52

HÌNH 2 3 QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 53

HÌNH 2.4 QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT TẠI QUỸ 59

HÌNH 2.5 QUY TRÌNH CHI TIỀN MẶT TẠI QUỸ 60

HÌNH 2.6 QUY TRÌNH THU TIỀN QUA NGÂN HÀNG 61

HÌNH 2.7 QUY TRÌNH CHI TIỀN QUA NGÂN HÀNG 62

HÌNH 3 1 BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH 68

HÌNH 3.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG .69

HÌNH 3.3 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0 72

HÌNH 3 4 TIẾN TRÌNH “THU CHI TIỀN MẶT” 73

HÌNH 3 5 TIẾN TRÌNH “THU CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG” 74

HÌNH 3.6 TIẾN TRÌNH “KIỂM KÊ, ĐỐI CHIẾU” 75

HÌNH 3.7 TIẾN TRÌNH “LẬP BÁO CÁO” 76

HÌNH 3 8 MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT 82

HÌNH 3.9 BIỂU ĐỒ DỮ LIỆU 83

HÌNH 3 10 LUỒNG HỆ THỐNG TIẾN TRÌNH “1.0 – THU CHI TIỀN MẶT” 88

HÌNH 3 13 LUỒNG TIẾN TRÌNH “4.0 - LẬP BÁO CÁO” 91

HÌNH 3.14 GIAO DIỆN CHÍNH 93

HÌNH 3.15 GIAO DIỆN ĐĂNG NHẬP 94

HÌNH 3.16 FORM NHẬP DANH MỤC TÀI KHOẢN 94

HÌNH 3.17 FORM NHẬP DANH MỤC NHÂN VIÊN 95

HÌNH 3.18 FORM NHẬP DANH MỤC NGÂN HÀNG 95

HÌNH 3.19 NHẬP PHIẾU THU 96

HÌNH 3.20 FORM NHẬP PHIẾU CHI 96

HÌNH 3.21 MẪU SỔ QUỸ TIỀN MẶT 97

HÌNH 3.22 MẪU SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 98

HÌNH 3.23 MẪU GIẤY BÁO NỢ 99

Hình 3.24 Mẫu phiếu thu 100

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lýkhông còn là mới lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam Đặc biệt trong quátrình quản lý hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống côngnghệ thông tin phát triển với sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý,

kế toán… nó giúp các doanh nghiệp có một bộ phận quản lý tốt hơn, xử lýnhanh chóng các chứng từ, giúp các doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra đượccác quyết định đúng đắn kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp

Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lý ngàycàng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản

lý Vì vậy việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý nói chung,quản lý vật tư nói riêng là hết sức cần thiết

Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản

lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn chorất nhiều doanh nghiệp Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp vớicông tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải

là một vấn đề dễ dàng

Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty CP TruyềnThông VN, em nhận thấy, Công ty CP Truyền Thông VN có hoạt động kinhdoanh chính là may mặc, gia công quần áo Trong các hoạt động hàng ngày,lượng tiền giao dịch là tương đối lớn Xuất phát từ thực tế kinh doanh trên,đòi hỏi cần phải có phần mềm quản lý vốn bằng tiền, tạo điều kiện thuận lợicho công tác quản lý vốn bằng tiền được dễ dàng hơn cũng như giảm thiểuđược những sai sót mà nhân viên kế toán dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủcông các nghiệp vụ

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiệntrong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty Vì vậy, chương trình trướchết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ cácchức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt

Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vàochế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

+ Hệ thống giải quyết được bài toán quản lý vốn bằng tiền của doanh nghiệp.+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêucầu của nghiệp vụ quản lý vốn bằng tiền

+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về vốn bằng tiền

+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo

3 Đối tượng nghiên cứu.

Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán vốn bằng tiền ở Công ty CPTruyền Thông VN

4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Trong phạm vi đề tài này, hệ thống chỉ quản lý về vốn bằng tiền (tiềnmặt và tiền gửi ngân hàng) và thực hiện các báo cáo liên quan đến vốn bằngtiền trong doanh nghiệp

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vốnbằng tiền tại Công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kếtoán và thủ quỹ kiểm soát được tình hình thu - chi - tồn quỹ, đưa ra đượcnhững báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý công ty để có những biện phápkịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty tronghiện tại và tương lai

5 Phương pháp nghiên cứu.

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phỏng vấn và thu thập thông tin.

- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý

- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên

cứu đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức

chuyên môn chuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án

6 Kết cấu của đồ án.

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án

được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán và công

tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại

Công ty CP Truyền Thông VN

Chương 3: Xây dựng phần mềm phân hệ kế toán vốn bằng tiền tại

Công ty CP Truyền Thông VN

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn vàkinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót Em rất

mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng

hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán.

1.1.1.1 Khái niệm về phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thốngthông tin kế toán Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bêncạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủtục, dữ liệu và con người

Các thành phần của một hệ thống thông tin:

(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục

để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin

(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ

chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độnhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng

(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ

mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cầnthiết theo thuật toán đã chỉ ra

(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc

xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý

(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người

Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tựđộng xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghichép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phânloại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo

quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính,báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.

1.1.1.2 Đặc điểm của phần mềm kế toán

- Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ:

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế

độ kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp

+ Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầuquản lý của doanh nghiệp

+ Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị

- Sử dụng các phương pháp kế toán:

+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng

để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sựhoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác

kế toán và công tác quản lý

+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền

tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xư

lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị

+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các

tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dungkinh tế ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống sốhiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể

+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử

dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mốiquan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chínhcho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán

- Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo

Phần mềm kế toán phải có khả năng nâp cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phùhợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính

mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có

1.1.1.3 Các yêu cầu đối với phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm nói chung như sau:

Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu

trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ

tự nhiên của người dùng

Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường

phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máykhi chạy chương trình

Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở

dạng mã nguồn mà phải được biên dịch Khi cài đặt chương trình lên máy tínhchúng ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình càiđặt (Setup) Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của mộtphần mềm

Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần

mềm thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi Một phầnmềm cần phải có khả năng tương thích với nhiều loại tiết bị ngoại vi khácnhau như: bàn phím, chuột, máy quét ảnh, máy in…

Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu,

được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phùhợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội

Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm

đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn

Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì

yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng Để có thể cạnh tranh với các phần mềmkhác trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông quaviệc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lậptrình và thiết kế phần mềm

Quyền sử dụng trên mạng : Một phần mềm có được sử dụng trên

mạng hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào làmột trong những tiêu thức đánh giá một phần mềm Ngày nay việc sử dụngcông nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu

- Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm:

Đáp ứng công tác kế toán

PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiệnhành của pháp luật về kế toán

 Khả năng tự động hóa cao.

PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các module chương trình

để xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn,chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kếtoán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết

Cơ cấu linh hoạt.

Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật

xử lý trong một chương trình, bao gồm:

Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của

hệ thống linh hoạt Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chươngtrình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ độngdành cho người sử dụng tự động định nghĩa Khi cần, chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắpxếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào

Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.

Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình

kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính

Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán

Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữliệu và quá trình xử lý thông tin kế toán

Tính bảo mật thông tin

Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩnrất quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bìnhyên trong cạnh tranh Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyềntuyệt đối phải được bảo mật

Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học.

Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụngdựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tincủa mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô MộtPMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trởngại cho việc đổi mới hệ thống

Khả năng tổng hợp dữ liệu.

Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợicho công tác quản trị Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổnghợp dữ liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàndoanh nghiệp

Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác.

Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếukhả năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác Các PMKT phải đượctích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cảbáo cáo thông qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử vàthanh toán quốc tế

Xử lý nhiều ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ.

Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều ngôn ngữ sẽ giúp cho doanhnghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau

Một PMKT cho phép xử lý nhiều loại ngoại tệ sẽ giúp cho doanhnghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình

Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế.

Đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa quốc gia thì tiêu chuẩn đầu tiên khi

họ sử dụng một PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệthống duy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ Sự thống nhất

đó đảm bảo tính nhất quán về mặt quản lý, nhất quán về mặt dữ liệu

Khả năng hỗ trợ tại chỗ.

Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải

có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tạithời điểm máy đang hoạt động

1.1.2 Các thành phần của phần mềm kế toán.

Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau:

- Cơ sở dữ liệu:Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh

thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này được chiathành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu

về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinhdoanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…

- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm một

phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, formchương trình chính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển

in báo cáo,…

- Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương

trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa cácthông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặcmàn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự

phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng

1.1.3 Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp chodoanh nghiệp có thể:

Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức

Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán làmột trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp

Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.4 Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.

1.1.4.1 Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án.

Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển phần mềm,đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với

hệ thống mới

Bước này tập trung giải quyết các vấn đề: môi trường, các ràng buộc đốivới phần mềm cần xây dựng như thế nào Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cầnđạt được của phần mềm là gì Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ vàxem xét tính khả thi của chúng

Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xácđịnh các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi lập dự án phát triểnphần mềm

Khảo sát hiện trạng

- Mục tiêu của khảo sát

+ Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ.+ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.+ Xác định các nhược điểm của hệ thống

- Nội dung khảo sát

+ Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

+ Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,… của các đơn vị ở cáccấp khác nhau

+ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách…của các đơn vị ở các cấpkhác nhau

+ Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quyđịnh, chi phối đến các quá trình xử lý thông tin

+ Nghiên cứu các chu trình luân chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.+ Thống kê các phương tiện và tài nguyên được sử dụng cho hoạt độngcủa hệ thống

+ Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, đánh giá về hệthống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống

+ Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp

+ Lập tài liệu khảo sát.

- Phương pháp khảo sát

Hình thức tiến hành:

+ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tàiliệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệthống cũ

+ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục vàkhoa học

+ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạtđộng trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống

+ Phiếu điều tra

- Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi

Đánh giá hiện trạng

Các hạn chế:

- Thiếu sót: thiếu người xử lý thông tin, bỏ sót công việc xử lý thông tin

- Tổn phí cao, gây lãng phí

- Các yêu cầu mới

- Kém hiệu lực, quá tải: phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổchức không hợp lý, con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý như làgiấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý

- Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng

- Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên

- Dự kiến kế hoạch phát triển

Lập kế hoạch triển khai dự án.

- Hơp đồng triển khai dự án

Để triển khai, dự án cần có một hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà pháttriển Các nội dung chủ yếu của một hợp đồng bao gồm:

+ Vấn đề đặt ra và các nhu cầu thông tin.

+ Phạm vi và hạn chế

+ Mục tiêu và ưu tiên

+ Giải pháp và tính khả thi

+ Dự trù thiết bị và kinh phí

+ Phân công trách nhiệm và nhân sự

+ Phương pháp và tiến trình triển khai

- Công tác huấn luyện sử dụng chương trình

+ Thời gian huấn luyện bao lâu và chia làm bao nhiêu nhóm

- Điều hành dự án

+ Đưa ra các quyết định mang tính định hướng cho dự án

+ Quyết định các mục tiêu và chỉ ra cách đạt các mục tiêu đó

+ Xác định các mức độ an toàn

+ Phân phối các nguồn lực

+ Kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự án

+ Quyết định lựa chọn giải pháp

1.1.4.2 Phân tích hệ thống.

Phân tích hệ thống về chức năng.

Đây là giai đoạn sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, đây là pha quan trọng để

đi sâu vào nghiên cứu các thành phần hệ thống

Kết quả của giai đoạn này, ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logicchức năng xử lý của hệ thống xem xét Giai đoạn này còn được gọi là giaiđoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

Mục đích của phân tích hệ thống về chức năng là nhằm trả lời câuhỏi:”hệ thống làm gì?” Đây là bước đầu tiên của phân tích hệ thống nhằm:

Xác định các nhiệm vụ, chức năng mà hệ thống cần đảm nhiệm

Xác định các hạn chế hay ràng buộc áp đặt lên các chức năng của hệ thống.

Xác định các mối quan hệ giữa các chức năng của hệ thống

Đặc tả các chức năng của hệ thống và quy trình hoạt động

Cách thức tiến hành phân tích hệ thống về chức năng dựa theo phươngpháp SA ( Structured Analysic) nghĩa là phân tích từ trên xuống, phân tích từ

hệ thống cũ sang hệ thống mới, phân tích từ mức vật lý sang mức logic

Kết quả của giai đoạn này là các biểu đồ mô tả logic chức năng của hệthống như: biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, ma trận thựcthể chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng.

Biểu đồ phân cấp chức năng ( FDD- Function Decomposition Diagram):

là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của hệ thốngcần phát triển dưới dạng hình cây Trong đó:

Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ thống doanhnghiệp hoặc tổ chức

Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con tương đương Các chức năng lá là các chức năng tương đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu,

dễ thực hiện

- Cú pháp biểu diễn của biểu đồ phân cấp chức năng: có 2 ký pháp

+ Ký pháp biểu diễn chức năng: là hình chữ nhật có ghi tên của chứcnăng cần thực hiện ( ở dạng động từ kết hợp với bổ ngữ)

+ Ký pháp biễu diễn liên kết giữa chức năng cha và các chức năng con

là dạng hình cây gấp khúc

- Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng:

+ Cho phép dễ dàng hiểu được các chức năng, nhiệm vụ từ khái quátđến chi tiết của tổ chức

+ Dễ thành lập bằng cách phân rã từ chức năng cha đến chức năng conhoặc nhóm xác định các chức năng cha từ các chức năng con.

+ Giúp phát hiện các chức năng còn thiếu hoặc các chức năng trùng lặp + Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của phần mềm sau này

- Nhược điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:

+ Không biểu diễn trình tự thực hiện của các chức năng

+ Không biểu diễn mối quan hệ giữa các chức năng

- Cách thức xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

 Cách 1 : Xây dựng từ trên xuống

Nghiên cứu sơ đồ tổ chức của hệ thống và tài liệu khảo sát để xác địnhchức năng chung của hệ thống

Phân rã các chức năng chung thành các chức năng con đơn giản hơn saocho các công việc trong mỗi chức năng có liên quan gần gũi với nhau

Tiếp tục phân rã các chức năng cho đến khi thu được các chức năng đủđơn giản và dễ hiểu

 Cách 2 : xây dựng từ dưới lên

Dựa vào tài liệu khảo sát và sơ đồ tổ chức của hệ thống, liệt kê các côngviệc mà hệ thống đảm nhận sau đó gộp các công việc có liên quan với nhauthành một chức năng mức cha

Quá trình này được lặp đi lặp lại cho đến khi thu được một chức năngchung của hệ thống

- Các quy tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

+ Mỗi chức năng con được phân rã từ chức năng cha phải là một bộphận thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

+ Mỗi chức năng con thực hiện các công việc tương đối độc lập với nhau + Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha

+ Không nên phân rã các chức năng thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sựphức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa.

+ Các chức năng cùng mức nên biểu diễn thuộc cùng một hàng

+ Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau

+ Các chức năng lá cần phải được mô tả chi tiết và cách thực hiện

Tài liệu đặc tả chức năng.

Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tàiliệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá

Cách thức xây dựng tài liệu đặc tả chức năng: dựa trên sơ đồ phân rãchức năng và tài liệu khảo sát để tiến hành đặc tả cách thức thực hiện chochức năng lá

Ma trận thực thể chức năng.

- Khái niệm:

+ Là một bảng bao gồm có các hàng và các cột Trong đó, mỗi cột tươngứng với một thực thể dữ liệu, mỗi hàng ứng với một chức năng ở mức tươngđối chi tiết

+ Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng vàthực thể tương ứng

+ Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa hàng và cột tương ứng,giá trị của một cột có thể là R (read), U( update), C( creat)

- Các đặc điểm của ma trận thực thể chức năng.

+ Nếu một hàng ứng với một chức năng không có ô nào được đánh giátrị thì chức năng đó hoặc là không phải là một chức năng có tác động lên dữliệu hoặc là việc đánh giá trị của các ô bị bỏ sót

+ Nếu một cột ứng với một thực thể dữ liệu không có ô nào được đánh giátrị thì thực thể đó hoặc là đánh thiếu chức năng hoặc là bỏ sót chức năng hoặc làthực thể không liên quan đến các chức năng của hệ thống và có thể bỏ đi

- Ý nghĩa của ma trận thực thể chức năng

+ Cho phép xác định các chức năng hoặc các thực thể dữ liệu còn thiếu + Cho phép loại bỏ các chức năng hoặc các dữ liệu còn thừa

- Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng

+ Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

+ Liệt kê danh sách các thực thể dữ liệu

+ Xác định các mối quan hệ giữa thực thể và chức năng lá tương ứng + Lập bảng ma trận thực thể chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).

- Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của

hệ thống, mỗi biểu đồ bao gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho

dữ liệu của hệ thống Đây là công cụ cho phép mô tả hệ thống toàn diện vàđầy đủ nhất

- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ

liệu đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định

Cú pháp biểu diễn:

Tên của tiến trình là động từ kết hợp với bổ ngữ

- Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin vào hoặc ra một chức

năng nào đó

Cú pháp biểu diễn:

Tên của luồng dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và bổ ngữ

- Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu có cấu trúc xác

định được sử dụng cho hoạt động của các tiến trình tướng ứng với biểu đồluồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Cú pháp biểu diễn:

Tên của kho là danh từ kết hợp với tính từ

- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ

thống tác nhân có thể là con người hoặc hệ thống khác

Cú pháp biểu diễn:

Tên tác nhân là danh từ kết hợp với tính từ

- Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.

+ Xác định các hồ sơ dữ liệu

+ Xác định các tiến trình chính sử dụng, đồng thời xác định các dòng dữliệu giữa chúng, nghĩa là xác định luồng dữ liệu vào, ra

+ Mở rộng, chi tiết dần các tiến trình của biểu đồ BLD bằng cách phân

rã biểu đồ luồng dữ liệu từ mức cao cho tới mức thấp theo sự phân rã của biểu

đồ phân cấp chức năng, trong đó mỗi chức năng xác định được một tiến trìnhtương ứng

+ Hiệu chỉnh lại biểu đồ từng mức khác nhau nhằm đảm bảo tính logic + Một kỹ thuật sử dụng khá phổ biến để phân rã biểu đồ là kỹ thuật phânmức Có 3 mức cơ bản được đề cập:

 Mức 0: biểu đồ luồng dữ liệu khung cảnh ( biểu đồ ngữ cảnh) Sơ đồ

mô tả tổng quát hệ thống, mô tả liên hệ thông tin giữa hệ thống và môi trườngbên ngoài

 Mức 1: biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

 Mức 2: biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

 Mức 3: BLD mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh

+ Các nguyên tắc chung áp dụng cho quá trình phân rã từ BLD từ mứctrên thành BLD mức dưới như sau:

Các luồng dữ liệu được bảo toàn

Các yếu tố tác động bên ngoài được bảo toàn

Tên tác nhân

Có thể xuất hiện bổ sung các kho dữ liệu

Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại giữa các tiến trình nếu cần thiết

- Ý nghĩa của biểu đồ luồng dữ liệu

+ Biểu diễn các chức năng và các dữ liệu cần thiết của hệ thống

+ Cho phép biểu diễn mối quan hệ thông tin giữa các chức năng, mốiquan hệ thông tin giữa tác nhân, kho dữ liệu với các chức năng

+ Biểu diễn quy trình di chuyển của các dữ liệu qua các chức năng

- Các quy tắc ràng buộc trong xây dựng BLD.

+ Tiến trình:một tiến trình luôn có yếu tố vào và yếu tố ra, hai yếu tố

này là khác nhau và phải bảo toàn thông tin

+ Kho dữ liệu:dữ liệu không di chuyển trực tiếp giữa các kho dữ liệu,

không di chuyển trực tiếp giữa kho với tác nhân và ngược lại

+ Tác nhân:dữ liệu không di chuyển trực tiếp giữa các tác nhân

+ Luồng dữ liệu:mỗi luồng dữ liệu chi có một hướng di chuyển dữ liệu.

Một luồng dữ liệu không thể quay lại nơi và nó đi khỏi Một luồng dữ liệu đivào (hoặc đi ra) nghĩa là kho được cập nhật ( hoặc được đọc)

+ Các quy tắc khác:các đối tượng trong biểu đồ luồng dữ liệu phải khác

nhau Dữ liệu vào và ra của một chức năng phải khác nhau

- Các bước tiến hành xây dựng CMD.

+ Phân tích các hồ sơ thu được từ giai đoạn khảo sát

+ Lựa chọn, mã hóa sắp xếp thông tin cơ sở

+ Xác định các thực thể dữ liệu, mỗi thực thể bao gồm một tập cácthông tin cơ sở và mối quan hệ giữa chúng

+ Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm

+ CMD được thể hiện ở hai mô hình:

+ Mô hình thực thể liên kết(E/A- entity Association Model)

+ Mô hình dữ liệu quan hệ: gồm các bảng dữ liệu có quan hệ

Mô hình thực thể liên kết (E/A)

Đây là mô hình được sử dụng phổ biến trong xây dựng mô hình dữ liệunghiệp vụ của các hệ thống thông tin quản lý nhờ tính đơn giản, trực quan, dễhiểu và chặt chẽ Mô hình này gồm các thành phần cơ bản sau:

+ Kiểu thuộc tính: là một tập các giá trị khác nhau nhằm biểu diễn cùngmột khía cạnh của một thực thể Mỗi kiểu thuộc tính được xác định bởi tên vàđược mô tả dưới dạng một hình ellipse có chứa tên của kiểu thuộc tính Kiểuthuộc tính phức hợp được mô tả bới một hình ellipse kết nối với các kiểu thựcthể thành phần bởi các đoạn thẳng kiểu thuộc tính đa trị được tả bởi hìnhellipse kép

+ Kiểu thực thể: là một tập các thực thể có cùng các kiểu thuộc tính.Mỗi kiểu thực thể xác định bởi một tên định danh và được mô tả bởi một hình

chữ nhật kết hợp với tên của kiểu thực thể và nối với các kiểu thuộc tính bởicác đoạn thẳng

+ Kiểu thuộc tính khóa: là một kiểu thuộc tính của kiểu thực thể mà cácgiá trị của nó là khác nhau đối với các thực thể khác nhau thuộc kiểu thực thể.Mỗi kiểu thuộc tính khóa được biểu diễn bởi hình Ellipse có chứa tên và gạchchân của kiểu thuộc tính khóa

+ Miền giá trị của kiểu thuộc tính: là tập các giá trị hợp lệ có thể gán chothuộc tính

- Kiểu liên kết, thuộc tính của kiểu liên kết

+ Kiểu liên kết: một kiểu liên kết R giữa n kiểu thực thể E1, E2 , En là mộttập các liên kết giữa các thực thể tương ứng của n kiểu thực thể đã cho cócùng ý nghĩa Đây là quan hệ toán học trên tập thực thể E1, E2 , En được xácđịnh bởi các liên kết thông qua tích Đề các E1 x E2 x…xEn

+ Số các kiểu thực thể tham gia liên kết xác định số ngôi của quan hệ( số cấp của quan hệ)

+ Mỗi một kiểu liên kết có một tên gọi xác định nhằm thể hiện ý nghĩacủa việc liên kết giữa các thực thể

+ Một số kiểu liên kết: Liên kết đệ quy, liên kết phức, liên kết có thuộc tính.+ Các ràng buộc kiểu liên kết:

Ràng buộc lực lượng tham gia vào kiểu liên kết bao gồm: 0 1, 0 n,1 1, 1 n, n m ( n,m là số tự nhiên)

Ràng buộc tham gia bộ phận: chỉ có một bộ phận các thực thể của mộtkiểu thực thể tham gia vào liên kết với các thực thể của kiểu thực thể khác

Ràng buộc tham gia toàn bộ: toàn bộ các thực thể đều tham gia vào liênkết với các thực thể của kiểu thực thể khác

Phương pháp xây dựng sơ đồ E/A

- Yêu cầu:

+ Không bỏ sót thông tin: các thông tin để tạo sơ đồ E/A được lấy từ các

hồ sơ, chứng từ, sổ sách, báo cáo, tài liệu lưu trữ liên quan

+ Không dư thừa thông tin: thông tin không được trùng lặp

+ Có thể bổ sung các thông tin hỗ trợ cho việc tin học hóa như bổ sungthuộc tính làm khóa

- Xây dựng bảng từ điển dữ liệu

+ Liệt kê các hồ sơ nghiệp vụ thu được trong quá trình khảo sát

+ Liệt kê các mục thông tin cơ sở trong mỗi hồ sơ, mỗi mục thông tin làkiểu thuộc tính

+ Quy định tên viết tắt cho mỗi kiểu thuộc tính

+ Xác định các kiểu thuộc tính trùng lặp giữa các hồ sơ với nhau

+ Xác định các tính chất cho các thuộc tính: thuộc tính tên gọi, thuộctính mô tả, thuộc tính của kiểu liên kết, thuộc tính đa trị, thuộc tính phức hợp

- Xác định danh sách các mối liên kết:căn cứ danh dách các kiểu thực thể

vừa xác định, dựa vào các hoạt động nghiệp vụ phát sinh cơ bản

- Xác định các kiểu thuộc tính của kiểu liên kết: dựa vào bảng từ điển dữ

liệu, trong đó thường kiểu thuộc tính của kiểu liên kết chỉ tồn tại khi kiểu kết

đó hình thành hoặc là thể hiện đặc trưng của kiểu liên kết đó

- Xác định các ràng buộc tham gia liên kết: dựa vào quy định nghiệp vụ

của hệ thống xác định được ở giai đoạn khảo sát

- Vẽ sơ đồ E/A

Quy tắc chuyển từ mô hình E/A sang mô hình dữ liệu quan hệ

- Với kiểu thuộc tính phức hợp:thay thế mỗi kiểu thuộc tính phức hợp

thành tập tập các kiểu thuộc tính đơn tương ứng mỗi thuộc tính đơn tươngứng với một thành phần của kiểu thuộc tính phức hợp

- Với kiểu thực thể: mỗi kiểu thực thể E trong lược đồ E/A tạo một quan

hệ R tương ứng các thuộc tính của R là các kiểu thuộc tính đơn của E Chọn

một trong các khóa của E làm khóa chính cho R hoặc tạo ra một thuộc tínhmới thêm vào R làm khóa

- Với kiểu liên kết 1 1: với mỗi kiểu liên kết hai ngôi 1 1 là R trong mô

hình E/A, xác định các quan hệ S và T tương ứng với các kiểu thực thể thamgia vào R Chọn khóa chính của một quan hệ đưa vào làm khóa ngoài củaquan hệ còn lại Nếu có hai kiểu thực thể đều có ràng buộc tham gia toàn bộvào liên kết R thì có thể nhập S và T thành một quan hệ K

- Với kiểu liên kết 1 n:mỗi kiểu liên kết hai ngôi R kiểu 1 n, xác định

hai quan hệ S,T biểu diễn cho hai kiểu thực thể tham gia ở phía một và phíanhiều tương ứng của R Đưa khóa chính của S vào làm khóa ngoài của T đưacác kiểu thuộc tính đơn của R vào làm các thộc tính của T

- Với kiểu liên kết n m: với mỗi kiểu liên kết n m( hai ngôi) R, xác định

hai quan hệ S,T biểu diễn cho hai kiểu thực thể tham gia vào R Tạo ra mộtquan hệ mới Q để thay thế cho R Đưa các khóa chính của các quan hệ S,Tvào làm khóa ngoài của Q Tổ hợp hai khóa ngoài đó sẽ tạo nên khóa chínhcủa Q Đưa tất cả các thuộc tính đơn của R vào làm thuộc tính của Q

- Với kiểu thuộc tính đa trị: mỗi thuộc tính đa trị A tạo ra một quan hệ

mới R chứa một thuộc tính tương ứng của A Đưa khóa K của kiểu thựcthể( hoặc kiểu liên kết) chứa thuộc tính là A vào làm khóa chính của R khóachính của R là kiểu thuộc tính A và K

- Với kiểu liên kết n ngôi( n>2): mỗi kiểu liên kết R ( n ngôi,n>2), tạo ra

một quan hệ S để biểu diễn R Đưa các khóa chính của các quan hệ biểu diễncho các kiểu thực thể tham gia vào liên kết R để làm khóa ngoài của S Đưa cáckiểu thuộc tính đơn của R vào làm thuộc tính của S Khóa chính của S thường

là một tổ hợp các khóa ngoài Tuy nhiên, nếu ràng buộc tham gia trên một kiểuthực thể E nào đó tham gia vào R là phía một thì khóa chính của S không đượcchứa thuộc tính khóa ngoài được tạo tương ứng với kiểu thực thể E

1.1.4.3 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc: thiết kế kiến trúc của hệ thống,thiết kế CSDL hệ thống, thiết kế cấu trúc xử lý của các modul chương trình,thiết kế giao diện hệ thống Việc thực hiện các pha trên có quan hệ mật thiếtvới nhau nên thông thường được thực hiện đồng thời

Thiết kế kiến trúc hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn này là đi xây dựng sơ đồ kiến trúc hệ thống, đây

là sơ đồ phân cấp có dạng hình cây hoặc dạng đồ thị có các đỉnh ở nhiều mứckhác nhau bao gồm các modul lồng nhau, trong đó mỗi đỉnh của sơ đồ là một

hệ thống con

Sơ đồ kiến trúc của hệ thống được lập bằng cách áp dụng phân chia hệthống thành các hệ thống con nhằm để tạo thuận lợi cho việc xây dựngchương trình và bảo trì sau này Trong đó, hệ thống con được xác định bằngcách gộp nhóm các chức năng trong hệ thống theo một mục đích nào đó nhưtheo vấn đề giải quyết, thực thể dữ liệu…

Sự phân chia hệ thống thành các hệ thống con được áp dụng trên biểu đồluồng dữ liệu của hệ thống và tiến hành ở các mức khác nhau Các hệ thốngcon phải được phân định giữa phần được thực hiện thủ công với phần do máythực hiện Việc xác định hệ thống con bằng cách gộp các chức năng trongBLD thường dựa vào các tiêu chí:

+ Gộp theo thực thể dữ liệu: gộp các chức năng liên quan tới một hoặcmột số thực thể dữ liệu thành hệ thống con

+ Gộp theo vấn đề giải quyết

+ Gộp theo sự kiện giao dịch

+ Gộp theo sơ đồ tổ chức hoặc thích ứng với cấu hình phần cứng, phầnmềm…

Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu, việc phân địnhphần của hệ thống con được thực hiện thủ công với phần thực hiện máy tính

- Đối với các tiến trình: xác định tiến trình được thực hiện bởi hệ thống,

tên của các tiến trình này giữ nguyên, và nên đặt lại tên cho các tiến trình cómột phần được thực hiện bởi hệ thống

- Đối với kho dữ liệu: xác định các kho dữ liệu được thực hiện bởi máy

tính, và thay thế các hồ sơ này bởi các thực thể trong mô hình E/A hoặc bảngtrong mô hình dữ liệu các hồ sơ được thực hiện thủ công sẽ bị loại ngay rakhỏi mô hình dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu.

- Khái niệm: Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic

thành đặc tả dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình

dữ liệu quan hệ thành thiết kế dữ liệu vật lý tương ứng(cấu trúc tệp tin)

Sản phẩm của thiết kế CSDL là một tập các đặc tả mà lập trình viên sẽ

sử dụng để xây dựng các cấu trúc của các dữ liệu trên máy tính bằng cách sửdụng một hệ quản trị CSDL bao gồm: lược đồ CSDL quan hệ phi chuẩn hóa,đặc tả các trường và file của CSDL

- Các bước thiết kế CSDL:

Dựa vào mô hình dữ liệu quan hệ, loại bỏ các quan hệ không cần tin học hóa

- Phi chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ nhằm giảm bớt các phức tạp cho

các module xử lý, song song với nó là thiết lập các trigger cho mối quan hệ Kết quả của phi chuẩn hóa là ta thu được sơ đồ dữ liệu quan hệ

Mỗi quan hệ trong sơ đồ dữ liệu quan hệ xác định một mô tả thiết kếcho tệp dữ liệu cần xây dựng tương ứng

Phi chuẩn hóa sơ đồ dữ liệu quan hệ: mục đích của công việc này là gộpmột số quan hệ trong lược đồ CSDL quan hệ lại với nhau thành một quan hệhoặc bổ sung một số thuộc tính phụ thuộc của một quan hệ trong lược đồ

CSDL nhằm giảm độc phức tạp trong xử lý dữ liệu Phi chuẩn hóa bao gồmcác công việc:

+ Bổ sung các trường thuộc tính suy diễn

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1 1 thành một quan hệ

+ Gộp các quan hệ có liên kết 1 n thành một quan hệ

- Thiết kế trường:

+ Khái niệm: trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình quan

hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị

+ Các yêu cầu khi thiết kế trường: tiết kiệm không gian nhớ, biểu diễncác giá trị có thể, đảm bảo tính toàn vẹn, hỗ trợ thao tác nhập liệu

+ Các bước thiết kế trường: Chọn kiểu dữ liệu, xác định trường tínhtoán, xác định làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa chính, xácđịnh tính toàn vẹn dữ liệu (chọn giá trị ngầm định, xác định khuôn dạng dữliệu, xác định các giới hạn dữ liệu, xác định tính toàn vẹn tham chiếu, xácđịnh ràng buộc giá trị rỗng)

+ Thiết kế file vật lý: mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ đượcchuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: tên trường, kiểu dữ liệu, kíchthước dữ liệu, khuôn dang, ràng buộc, mô tả

Thiết kế giao diện người dùng:

- Giao diện người dùng là nơi giao tiếp hay tương tác để trao đổi thôngtin giữa hệ thống với người dùng

- Căn cứ vào mô tả cấu trúc và mô tả thiết kế dữ liệu tiến hành thiết kế giaodiện người dùng Gồm các thành phần: thiết kế các form như form chương trìnhchính, form mức con, thiết kế thực đơn, thiết kế các mẫu báo cáo

Thiết kế các module chương trình

Dựa vào tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiến trúc hệ thống,mỗi modul chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm:

- Thông tin đầu vào: gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràngbuộc với dữ liệu đầu vào

- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệucủa mỗi modul được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã

- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và cácđiều kiện ràng buộc với dữ liệu đầu ra

1.1.4.4 Lập trình

Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

- Bước 1: Lựa chọn các công cụ để xây dựng phần mềm kế toán Bao gồm:+ Lựa chọn môi trường cài đặt

+ Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng

+ Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo

+ Menu: thiết kế hệ thống menu một cách khoa học và hợp lý để giúpngười sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng

- Bước 3: Viết tài liệu sử dụng

1.1.4.5 Kiểm thử

- Kiểm thử là việc kiểm tra chương trình bằng cách chạy thử, sau đó đốichiếu với một kết quả đã được kiểm nghiệm

- Các phương pháp kiểm thử:

Cách 1: Chạy thử phần mềm, sử dụng bộ số liệu có sẵn rồi đối chiếu

với kết quả đã làm xem có khớp không

+ Ưu điểm: Bộ dữ liệu sẵn có sẽ rất thuận tiện trong việc kiểm tra Khi

đó sẽ giảm được chi phí kiểm thử

+ Nhược điểm: Không kiểm tra được hết các nghiệpvụ trong chương trình

 Cách 2: Sử dụng bộ dữ liệu giả định của tester.

+ Ưu điểm: Bao quát hết tất cả các nghiệp vụ, chính và đầy đủ cácmodule của chương trình

+ Nhược điểm: Khó và tốn kém Người kiểm thử phải hiểu rõ cả haiphần nghiệp vụ và kế toán

1.1.4.6 Cài đặt, bảo hành và bảo trì

Giai đoạn này gồm các công việc:

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệthống quản lí và bảo trì

- Tổ chức đào tạo

- Đưa phần mềm vào sử dụng

- Bảo hành: đảm bảo hệ thống hoạt động tốt trong thời gian thỏa thuận

- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống

- Trong quá trình sử dụng, người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật vậnhành cần đánh giá xem hệ thống có đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu haykhông? Từ đó đề xuất những sửa đổi, cải tiến

- Bảo trì nhằm đảm bảo cho phần mềm hoạt động ổn định, đáp ứng mộtcách tốt nhất cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanhcủa đơn vị.

1.1.5 Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 1.1.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Khái niệm CSDL

Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin

về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứngnhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau.Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu, tínhchia sẻ dữ liệu

Khái niệm hệ quản trị CSDL.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ

sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó

- Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dũ liệu)

- Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu (< 2GB)

- Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

Sử dụng:

- Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

●Hệ quản trị CSDL Oracle:

Ưu điểm:

- Đối với các doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàngbảo trì, nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định

- Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưuđiểm như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới

Nhược điểm:

- Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

- Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệ thôngtin mới có thể quản trị được

● Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.

Ưu điểm:

- Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năngthiết kế giao diện trực quan

- Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL

và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo cácbiểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa

- Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nângcấp, sửa đổi

- Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính.

Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quátrình, ngữ cảnh một cách chi tiết

- Đặc điểm:

Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con gười có thể dùng

để giải quyết các bài toán

Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy đượctrên các máy tính,

- Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễdàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết cácchương trình lơn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụngnhiều trong hiện tại VD: Pascal, C…

Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lậptrình, cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau Mới hơn so với lập trình cấu trúc

và được áp dụng nhiều trong thực tế VD: C++, C#, Java, Ada…

1.1.5.3 Các công cụ tạo báo cáo

- Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình

ứng dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thôngtin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc mànhình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

- Đặc điểm của các báo cáo trong phần mềm kế toán:

Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp ngườiquản lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy

Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột Nhưng do khổ giấy

in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng

- Một số công cụ tạo báo cáo:

Crystal Report: Đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biếnhiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình Crystal Report có thể thựchiện việc tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngônngữ lập trình hiện nay (.NET) Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kếtxuất sang các định dạng khác như Excel

Element WordPro: Với Element WordPro, người sử dụng có thể tạo cácbáo cáo, thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax một cách nhanh chóng và dễ dàng