TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Khái ni ệm và vai trò của kế toán trách nhiệm
1.1.1 Khái niệm kế toán trách nhiệm:
Hiện nay, hầu hết các tổ chức được chia thành các bộ phận nhỏ với chức năng cụ thể, nơi người quản lý được giao quyền thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm hoàn thành chúng Để đạt được mục tiêu chung, mỗi cá nhân và bộ phận cần nỗ lực hoàn thành trách nhiệm được giao Các nhà quản trị cấp cao cần dựa vào hệ thống kế toán trách nhiệm để kiểm soát và đánh giá thành quả hoạt động của cấp dưới.
Trong quá trình phát triển của kế toán trách nhiệm, xuất hiện rất nhiều định nghĩa khác nhau của các nhà nghiên cứu:
Kế toán trách nhiệm là hệ thống giúp các nhà quản lý chịu trách nhiệm về các hoạt động và mục tiêu cụ thể, cho phép đo lường và đánh giá kết quả thực hiện của họ (Ferrara, 1986).
Kế toán trách nhiệm là một lĩnh vực quan trọng trong kế toán, liên quan đến việc sử dụng các khái niệm và công cụ để đo lường hiệu suất của cá nhân và các bộ phận Mục tiêu của kế toán trách nhiệm là thúc đẩy những nỗ lực hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính.
Kế toán trách nhiệm là hệ thống ghi nhận và báo cáo chi phí của từng bộ phận và cá nhân có trách nhiệm Mỗi bộ phận sẽ kiểm soát chi phí mà mình phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
Kế toán trách nhiệm là công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu suất trong các tổ chức lớn có phân cấp quản lý, nhằm đảm bảo các nhà quản lý thực hiện đúng trách nhiệm của mình Tiêu chí đánh giá hiệu suất cần dựa trên các mục tiêu chung mà tổ chức đã đề ra.
Kế toán trách nhiệm là hệ thống xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên, bộ phận trong tổ chức đối với nhiệm vụ cụ thể được giao Các cá nhân phải hoàn thành nhiệm vụ và báo cáo cho cấp quản trị cao hơn, từ đó giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cá nhân và bộ phận.
1.1.2 Vai trò của kế toán trách nhiệm:
1- K ế toán trách nhiệm cung cấp các thông tin nhằm phục vụ cho việc t ổ chức và điều hành doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần được phân chia thành các bộ phận, mỗi cá nhân và bộ phận có những nhiệm vụ riêng biệt Trong quá trình tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất Trong việc điều hành, các nhà quản lý giám sát hoạt động hàng ngày và giữ cho cả tổ chức hoạt động trôi chảy
Kế toán trách nhiệm phân chia tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, giao quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân trong bộ phận Việc áp dụng kế toán trách nhiệm giúp đánh giá thành quả của từng bộ phận trong việc đạt được các mục tiêu cụ thể và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức Phát triển các chỉ tiêu và thiết kế báo cáo đánh giá là cần thiết để đo lường mức độ thực hiện ở từng bộ phận, từ đó cung cấp thông tin hữu ích cho việc tổ chức và điều hành doanh nghiệp.
2- K ế toán trách nhiệm thực hiện chức năng kiểm soát : Sau khi đã lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch thông qua chức năng kiểm soát Để thực hiện chức năng này, các nhà quản trị sử dụng các bước công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra Trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập
Kế toán trách nhiệm giúp nhà quản trị đánh giá thành quả đạt được so với nguồn vốn sử dụng, từ đó xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch của bộ phận Qua đó, nhận diện các vấn đề tồn tại trong quá trình thực hiện kế hoạch và khắc phục hạn chế Đồng thời, việc điều chỉnh kế hoạch kịp thời là cần thiết để đạt được mục tiêu chung.
3- K ế toán trách nhiệm khuyến khích nhà quản trị hướng đến mục tiêu chung c ủa tổ chức – chức năng hoạch định: Mục tiêu của các bộ phận phải luôn gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức Trong một doanh nghiệp, nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định được mục tiêu, chiến lược kinh doanh, xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đã đề xuất ban đầu Trong quá trình thực hiện, phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ và hiệu quả công việc của từng cá nhân và bộ phận, đồng thời phải có những điều chỉnh phù hợp nhằm đảm bảo kết quả cuối cùng là thỏa mãn mục tiêu của tổ chức Để đạt được điều này, đòi hỏi nhà quản trị phải có đầy đủ thông tin để quản lý bộ phận của mình.
Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị để đánh giá hiệu suất cá nhân và bộ phận trong tổ chức Qua đó, giúp xác định mức độ hoàn thành mục tiêu chung và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời, hướng các hoạt động của các bộ phận theo mục tiêu đã đề ra.
1.1.3 Các mô hình tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm:
Theo Hansen và Mowen (2005), mô hình kế toán trách nhiệm bao gồm bốn yếu tố cơ bản: phân công trách nhiệm, thiết lập các biện pháp thực hiện hoặc điểm chuẩn, đánh giá hiệu suất và chuyển nhượng phần thưởng Dựa trên những yếu tố này, có ba mô hình kế toán trách nhiệm chính: kế toán trách nhiệm dựa trên chức năng, kế toán trách nhiệm dựa trên hoạt động và kế toán trách nhiệm dựa trên chiến lược.
Hệ thống kế toán trách nhiệm chức năng phân chia trách nhiệm và áp dụng các biện pháp quản lý tài chính hiệu quả cho từng đơn vị trong tổ chức, dựa trên cơ cấu tổ chức theo các phòng ban chức năng Hệ thống này thường được phát triển trong các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường ổn định, với cơ cấu tổ chức rõ ràng và ít biến động Trách nhiệm được xác định dựa trên cấu trúc các phòng ban và kết quả tài chính định kỳ của từng phòng ban.
Hệ thống kế toán trách nhiệm dựa trên hoạt động giao trách nhiệm thông qua các quy trình và sử dụng cả biện pháp tài chính lẫn phi tài chính để đo lường hiệu suất, phù hợp với môi trường biến động Đây là một phương pháp tích hợp, giúp ban quản lý tập trung vào hoạt động nhằm nâng cao giá trị khách hàng và lợi nhuận Quản lý hoạt động dựa trên phân tích chi phí sản phẩm và giá trị quá trình, nhấn mạnh vào trách nhiệm cho các hoạt động và tối đa hóa hiệu suất toàn hệ thống Trách nhiệm trong hệ thống này được xác định qua nhóm hoạt động, chuỗi giá trị, quy trình và tài chính Hiệu suất được đo lường qua tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng chất lượng và các biện pháp xu thế Cá nhân được khen thưởng dựa trên hiệu suất đa chiều thông qua thăng tiến, chia cổ tức, thưởng và tăng lương.
S ự phân cấp quản lý và mối quan hệ với kế toán trách nhiệm
Hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ hiệu quả khi có sự phân cấp quản lý trong tổ chức Nếu không có sự phân cấp này, hệ thống sẽ không tồn tại hoặc không mang lại giá trị thực tiễn.
Khái niệm phân cấp quản lý:
Phân cấp quản lý là quá trình mà người quản lý chuyển giao quyền ra quyết định cho các cấp quản lý thấp hơn trong doanh nghiệp Điều này cho phép nhân viên cấp dưới có quyền quyết định trong phạm vi trách nhiệm của họ Mức độ phân cấp quản lý có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, có thể bao gồm nhiều cấp hoặc chỉ một cấp, và mức độ giao quyền hạn cũng có thể thay đổi từ nhiều đến ít.
Lợi ích khi tiến hành việc phân cấp quản lý:
Khi phân cấp quản lý, các nhà quản lý cấp cao có thể ủy thác công việc cho cấp dưới, giúp họ tập trung vào việc hoạch định chiến lược và đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
Phân cấp quản lý giúp các bộ phận nhanh chóng tiếp cận và phản hồi thông tin liên quan đến khách hàng, thị trường, nhà cung cấp và đối thủ cạnh tranh Điều này mang lại lợi thế cạnh tranh quan trọng, giúp doanh nghiệp thích nghi hiệu quả với môi trường kinh doanh biến động hiện nay.
Một số nhà quản lý trong bộ phận thường là những người hiểu biết nhất về lĩnh vực của mình Vì vậy, việc phân cấp quản lý cho phép các bộ phận tự quyết định ngay khi vấn đề phát sinh, từ đó nâng cao tính kịp thời và hiệu quả trong quản lý và ra quyết định.
Trao quyền cho các nhà quản lý bộ phận không chỉ nâng cao sự tự tin và mức độ hài lòng trong công việc mà còn giúp ghi nhận công lao của từng cá nhân Khi trung tâm trách nhiệm xác định hiệu quả làm việc, nhân viên sẽ được khuyến khích nỗ lực hơn để đạt được mục tiêu, từ đó cống hiến nhiều hơn cho tổ chức.
Phân cấp trong tổ chức tạo cơ hội cho nhân viên cấp dưới rèn luyện và nâng cao nghiệp vụ, đồng thời tích lũy kinh nghiệm thực tế thông qua việc thực hiện công việc và đưa ra quyết định của riêng mình.
Khó khăn khi tiến hành việc phân cấp quản lý:
Việc phân cấp quản lý có thể gây khó khăn trong việc thống nhất và đạt mục tiêu chung, vì càng phân cấp nhiều thì việc quản lý càng trở nên phức tạp Ủy quyền đồng nghĩa với việc giảm thời gian kiểm soát các quyết định của các bộ phận Hơn nữa, các quyết định từ các trung tâm riêng biệt có thể ảnh hưởng lẫn nhau, tác động đến toàn bộ doanh nghiệp Nếu những quyết định này mâu thuẫn, nhà quản lý cấp cao sẽ gặp khó khăn trong việc phối hợp hoạt động giữa các trung tâm.
Khi thực hiện phân cấp, các nhà quản lý cấp thấp thường chỉ chú trọng đến hiệu quả hoạt động của bộ phận mình, dẫn đến việc bỏ qua mục tiêu chung của tổ chức Nếu không kiểm soát chặt chẽ, phân cấp có thể gây ra sự sai lệch trong việc đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Việc phân cấp quản lý có thể gây lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp trong công việc nếu sự phân cấp không rõ ràng
1.2.2 Mối quan hệ giữa phân cấp quản lý với kế toán trách nhiệm:
Sự phân cấp quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận trong doanh nghiệp Khi phân cấp rõ ràng, việc đánh giá thành quả và trách nhiệm trở nên dễ dàng hơn, giúp xác định nguyên nhân và hướng khắc phục các nhược điểm Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện đánh giá thành quả trong công tác kế toán trách nhiệm Như vậy, phân cấp quản lý không chỉ là yếu tố cần thiết mà còn là động lực thúc đẩy sự hình thành và phát triển của hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp.
Kế toán trách nhiệm ảnh hưởng đến phân cấp quản lý bằng cách thiết lập các thước đo hiệu quả thông qua chỉ tiêu và báo cáo Những công cụ này giúp đo lường thành quả của từng cấp quản lý, bộ phận và cá nhân, từ đó tạo cơ sở cho việc hoàn thiện phân cấp quản lý trong doanh nghiệp một cách rõ ràng và hợp lý hơn.
Trung tâm trách nhi ệm
Cơ sở để xác định các trung tâm trách nhiệm:
Hệ thống kế toán trách nhiệm xác định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức, với mỗi đơn vị đảm nhiệm một chức năng hoặc nhiệm vụ cụ thể Những bộ phận này được gọi là trung tâm trách nhiệm.
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức, do một nhà quản trị hoặc cấp quản lý lãnh đạo, chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả hoạt động của bộ phận đó.
Cơ sở phân chia các trung tâm trách nhiệm dựa trên nhiệm vụ chính, quyền hạn và nguồn lực của nhà quản lý Ngoài ra, sự phân quyền quản lý, đặc điểm cơ cấu tổ chức và mục tiêu của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đến việc hình thành các trung tâm trách nhiệm Mỗi loại trung tâm xác định trách nhiệm hoặc quyền kiểm soát đối với các đối tượng cụ thể trong doanh nghiệp Do đó, việc phân chia các trung tâm trách nhiệm chỉ mang tính tương đối và phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản trị cấp cao nhất.
Trung tâm chi phí là khu vực mà nhà quản lý chỉ có trách nhiệm và quyền kiểm soát đối với các chi phí phát sinh tại đó Các phân xưởng sản xuất và phòng chức năng như kế toán, kinh doanh, nhân sự được xếp vào loại trung tâm chi phí Những bộ phận này có vai trò tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ hoặc gián tiếp hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
Trưởng phòng và trưởng bộ phận tại trung tâm chi phí là những người chịu trách nhiệm cao nhất, có nhiệm vụ lập báo cáo thành quả cho trung tâm này.
Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trong hệ thống xác định chi phí, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động cơ bản.
(1) Lập dự toán chi phí
(2) Phân loại chi phí thực tế phát sinh
(3) So sách chi phí thực tế với chi phí dự toán
Nhà quản lý có thể phân loại chi phí thành Trung tâm chi phí định mức và Trung tâm chi phí dự toán, tùy thuộc vào tính chất của chi phí và kết quả đạt được.
Trung tâm chi phí định mức:
Trung tâm chi phí định mức là nơi xây dựng các định mức cụ thể cho các yếu tố chi phí và hao phí nguồn lực trong sản xuất sản phẩm, dịch vụ Nhà quản trị tại đây có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh, đảm bảo kế hoạch sản xuất và chi phí cho từng sản phẩm, dịch vụ cũng như toàn doanh nghiệp Trung tâm này cho phép xác định và đo lường đầu ra một cách chắc chắn, đồng thời xác định mức đầu vào cần thiết để sản xuất một đơn vị đầu ra Chỉ tiêu chi phí trên một đơn vị là yếu tố cơ bản để xác định tổng chi phí định mức, thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc thông qua tỷ lệ giữa đầu vào và đầu ra.
Phân xưởng sản xuất đóng vai trò là trung tâm chi phí định mức, nơi giá thành sản xuất của từng loại sản phẩm được xác định dựa trên định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Trung tâm chi phí dự toán:
Trung tâm chi phí là nơi mà đầu ra không thể được đo lường chính xác, với mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào không rõ ràng Chi phí thường được tính chung cho mỗi phòng ban mà không xác định rõ ràng cho từng sản phẩm hoặc công việc cụ thể Các khoản chi phí này thường được cố định và không ảnh hưởng đến năng suất của các phân xưởng sản xuất Nhà quản trị có thể kiểm soát các chi phí này thông qua việc giám sát cung cấp và sử dụng nguồn lực như nhân lực, máy móc thiết bị và chi phí sử dụng.
VD: Các trung tâm chi phí dự toán là các bộ phận thuộc khối văn phòng, bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm…
Tại trung tâm chi phí, nhà quản trị xác định chi phí định mức và lập dự toán, từ đó kiểm soát hiệu quả chi phí trong khu vực quản lý của mình.
Trách nhiệm và quyền hạn cũng như hiệu quả hoạt động của các trung tâm chi phí khác nhau thì khác nhau
Báo cáo phản hồi cung cấp thông tin chi phí cho các cấp quản lý, loại trừ chi phí chung phân bổ và chi phí không kiểm soát được Do đó, khi đánh giá thành quả của trung tâm chi phí, cần phân biệt rõ giữa chi phí kiểm soát và chi phí không kiểm soát.
Các nhà quản lý trung tâm chi phí chỉ chịu trách nhiệm về các chi phí trong phạm vi kiểm soát của họ Ví dụ, nhà quản trị sản xuất chỉ phải chịu trách nhiệm đối với các khoản hao hụt trong quá trình sản xuất, mà không phải về việc nguyên liệu được mua với giá cao do bộ phận mua hàng.
Việc phân biệt giữa hai loại chi phí không hề đơn giản, và hiếm khi có cá nhân nào có thể kiểm soát hoàn toàn tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến một loại chi phí cụ thể Chi phí được coi là có thể kiểm soát khi người đó có khả năng tác động đến số tiền chi tiêu cho hạng mục chi phí đó.
Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu cần tạo ra
Trung tâm doanh thu thường liên quan đến các cấp quản lý cơ sở như bộ phận kinh doanh trong các đơn vị, bao gồm các chi nhánh, khu vực và cửa hàng tiêu thụ, nơi mà nhà quản lý chịu trách nhiệm về nguồn thu của doanh nghiệp Tại một số đơn vị, trung tâm doanh thu có thể là cửa hàng kinh doanh, nơi bộ phận không chỉ tạo ra doanh thu mà còn phát sinh chi phí Do đó, nhà quản lý tại trung tâm doanh thu không chỉ phải đảm bảo doanh thu đạt được mà còn phải kiểm soát chi phí phát sinh để tối ưu hóa lợi nhuận.
Các ch ỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm
Đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm dựa trên kết quả và hiệu quả hoạt động của chúng, thường được thực hiện qua hai bước.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp, cần xác định các tiêu chí đánh giá dựa trên mục tiêu chiến lược của toàn doanh nghiệp Việc này giúp lựa chọn thông tin hữu ích và phù hợp, với các tiêu chí được cụ thể hóa cho từng trung tâm trách nhiệm Sau khi xác định, cần thiết lập các chỉ tiêu đo lường tương ứng với các tiêu chí, cho phép đánh giá mức độ chênh lệch và biến thiên Hai chỉ tiêu cơ bản thường được sử dụng để đo lường và đánh giá thành quả hoạt động là hiệu suất và hiệu quả.
Chỉ tiêu kết quả phản ánh mức độ hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra, là đại lượng tuyệt đối và không được so sánh với chi phí đã đầu tư.
Chỉ tiêu hiệu quả là việc so sánh kết quả đạt được với nguồn lực đã bỏ ra, nhằm đánh giá mức độ thành công Hiệu quả được thể hiện qua việc so sánh cái thu về với cái đã hy sinh để đạt được kết quả đó.
Cả chỉ tiêu kết quả và hiệu quả đều có thể so sánh với kế hoạch đã đề ra, từ đó đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của từng bộ phận cũng như mục tiêu chung của tổ chức.
Tùy thuộc vào tình hình thực tế và mục tiêu của doanh nghiệp, các tiêu chí đánh giá thành quả sẽ được lựa chọn để cung cấp thông tin cần thiết, hỗ trợ nhà quản trị trong việc ra quyết định.
1.4.1 Chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm chi phí:
Nhà quản trị của trung tâm chi phí luôn hướng đến mục tiêu đó là tối thiểu hóa chi phí ở bộ phận mình
Như đã trình bày ở phần 1.3.1., trung tâm chi phí được chia thành hai loại: trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự toán
Trung tâm chi phí định mức là nơi mà đầu ra có thể được định lượng bằng tiền, dựa trên chi phí cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm Nhiệm vụ của nhà quản trị là đảm bảo chi phí thực tế luôn nhỏ hơn hoặc bằng chi phí định mức Đánh giá hiệu quả của trung tâm này được thực hiện thông qua hai yếu tố: kết quả và hiệu quả.
- Về mặt kết quả: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung thực tế
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu suất tài chính của trung tâm chi phí Để đánh giá toàn diện hiệu quả của trung tâm chi phí định mức, nhà quản trị cần kết hợp các thước đo như chi phí nguyên vật liệu và nhân công với thời gian sản xuất sản phẩm, từ đó xem xét cả kết quả và hiệu quả.
Trung tâm chi phí dự toán khác với trung tâm chi phí định mức ở chỗ đầu ra không thể đo lường chính xác, nhưng vẫn cần đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để xem có đạt kế hoạch hay không Để đánh giá trách nhiệm, thường tiến hành so sánh giữa chi phí có thể kiểm soát và chi phí dự toán, tuy nhiên kết quả chỉ mang tính tương đối Các chỉ tiêu đánh giá trung tâm chi phí dự toán được thực hiện qua hai khía cạnh là kết quả và hiệu quả.
- Về mặt kết quả: thể hiện qua tổng chi phí của trung tâm chi phí dự toán
- Về mặt hiệu quả: tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu, tỷ lệ chi phí quản lý trên lợi nhuận
Thành quả của nhà quản lý bộ phận sẽ được đánh giá trên khả năng kiểm soát chi phí của bộ phận mà họ quản lý
Để kiểm soát hiệu quả các chỉ tiêu của trung tâm chi phí, phương pháp so sánh được áp dụng để phân tích biến động chi phí, xác định các yếu tố ảnh hưởng và nguyên nhân của chúng Qua đó, có thể phát huy yếu tố tích cực và hạn chế, thậm chí loại bỏ yếu tố tiêu cực, nhằm tối thiểu hóa chi phí phát sinh.
M ức biến động chi phí:
Mức biến động chi phí (∆)= chi phí thực tế - chi phí dự toán
Chỉ tiêu này giúp các nhà quản trị đánh giá hiệu quả thực hiện dự toán tại các trung tâm chi phí; giá trị ∆ càng nhỏ thì hiệu quả càng tích cực.
Mức biến động chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô hoạt động và giá các yếu tố đầu vào Để đánh giá trách nhiệm quản lý một cách chính xác, cần quy đổi mức độ biến động về cùng một quy mô hoạt động trước khi so sánh Do chỉ tiêu này mang tính tuyệt đối, nó chỉ phù hợp để so sánh giữa các trung tâm có quy mô hoạt động tương tự nhau.
T ỷ lệ phần trăm (%) thực hiện dự toán chi phí:
Tỷ lệ thực hiện dự toán chi phí= (chi phí thực tế phát sinh ÷ chi phí dự toán)x100 %
Chỉ tiêu này phản ánh mức độ thực hiện dự toán chi phí, với giá trị càng thấp thì càng tốt Tuy nhiên, chi phí dự toán dựa trên số lượng sản phẩm và dịch vụ theo kế hoạch, trong khi chi phí thực tế lại liên quan đến số lượng sản phẩm và dịch vụ thực tế thực hiện Do đó, chỉ tiêu này chỉ có ý nghĩa khi số lượng sản phẩm và dịch vụ dự toán và thực tế là giống nhau Chỉ khi kết quả đầu ra tương đồng, mới có thể đánh giá chính xác tình hình thực hiện chi phí đầu vào và trách nhiệm của người đứng đầu trung tâm chi phí Nếu kết quả đầu ra khác nhau, cần quy đổi chi phí về cùng một quy mô kết quả đầu ra để tỷ lệ thực hiện dự toán chi phí có ý nghĩa.
Chi phí phát sinh tại một trung tâm có thể không nằm trong quyền quản lý của người đứng đầu trung tâm đó Để đánh giá trách nhiệm của người đứng đầu, chỉ nên xem xét các chi phí mà họ có khả năng kiểm soát.
T ỷ lệ chi phí trên doanh thu:
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu = (chi phí ÷doanh thu) x 100 %
Chỉ tiêu này cho phép xác định tỷ lệ phần trăm của mỗi yếu tố chi phí so với doanh thu, từ đó đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm chi phí bằng cách so sánh tỷ lệ chi phí thực tế với tỷ lệ chi phí dự toán Ưu điểm của chỉ tiêu này là khả năng so sánh tỷ lệ chi phí giữa các trung tâm có quy mô khác nhau, tuy nhiên, nó cũng có hạn chế là không xem xét chi phí theo mối quan hệ với quy mô hoạt động.
1.4.2 Chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu:
Báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm
Để giúp cấp quản lý đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp đến cấp cao cần thực hiện báo cáo định kỳ về những chỉ tiêu chủ yếu mà họ phụ trách Những báo cáo này được gọi là báo cáo trách nhiệm.
Báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm là bảng tổng hợp các tiêu chí đánh giá, bao gồm số liệu về dự toán, thực hiện và chênh lệch Qua đó, cấp quản lý cao hơn có thể đánh giá và kiểm soát tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Nội dung báo cáo trách nhiệm sẽ khác nhau tùy thuộc vào đặc trưng của từng trung tâm.
1.5.1 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí:
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí là bảng tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá, thể hiện sự so sánh giữa chi phí có thể kiểm soát được phát sinh thực tế và chi phí dự toán Báo cáo này có thể phân chia thành hai loại: báo cáo của trung tâm chi phí định mức và báo cáo của trung tâm chi phí dự toán.
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí định mức liên quan đến bộ phận sản xuất, trong khi báo cáo của trung tâm chi phí dự toán liên kết với các bộ phận quản lý và phòng chức năng Việc phân tích các chênh lệch giúp làm rõ các yếu tố tác động, xác định yếu tố nào có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến tình hình thực hiện chi phí tại các trung tâm và toàn đơn vị.
Các báo cáo thành quả của trung tâm chi phí được sắp xếp từ chi tiết đến tổng quát, giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình thực hiện dự toán và kiểm soát chi phí tại các bộ phận hiệu quả hơn.
Người chịu trách nhiệm lập báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí thường là trưởng bộ phận, cửa hàng trưởng hoặc tổ trưởng phân xưởng.
1.5.2 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu:
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động, nhằm tóm tắt tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và cung cấp dịch vụ tại từng trung tâm doanh thu cũng như toàn doanh nghiệp Thành quả quản lý được đánh giá qua việc so sánh doanh thu thực tế có thể kiểm soát với doanh thu dự toán ban đầu, đồng thời phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu.
Báo cáo này có thể được trình bày chi tiết theo từng sản phẩm, tùy thuộc vào đặc điểm của từng đơn vị, giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm doanh thu.
Giám Đốc Kinh Doanh và Cửa hàng trưởng là những người chủ yếu lập báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu, chịu trách nhiệm về doanh số đạt được của cửa hàng.
1.5.3 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận:
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận là công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của nhà quản lý Báo cáo này được xây dựng dựa trên kết quả kinh doanh, chỉ bao gồm doanh thu và chi phí có thể kiểm soát Thành quả quản lý của nhà quản trị trung tâm lợi nhuận được xác định qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán, hoặc so sánh tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu với tỷ lệ trung bình của doanh nghiệp hoặc ngành.
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận được trình bày dưới dạng số dư đảm phí, giúp xác định số dư đảm phí của từng bộ phận Qua đó, có thể đánh giá sự đóng góp của từng bộ phận vào lợi nhuận chung của công ty.
1.5.4 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư:
Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư trình bày thu nhập và tình hình đầu tư theo dự toán và theo thực tế
Báo cáo này đánh giá khả năng sinh lời từ các nguồn vốn đầu tư thông qua các chỉ tiêu như ROI và RI Phân tích sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, cùng với việc nhận diện các yếu tố ảnh hưởng, giúp nhà quản trị đánh giá trách nhiệm của từng trung tâm Từ đó, các biện pháp cải thiện giá trị của các chỉ tiêu được đề xuất nhằm tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
Như vậy, hệ thống báo cáo trách nhiệm gắn với từng trung tâm có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với kế toán quản trị của toàn doanh nghiệp.
M ột số nội dung liên quan đến kế toán trách nhiệm
Khi đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm, nhà quản lý cần không chỉ dựa vào các chỉ tiêu và báo cáo trách nhiệm mà còn phải phối hợp với các công việc liên quan để có được cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả hoạt động của các trung tâm này.
Quá trình xây dựng dự toán gắn liền với mục tiêu chiến lược của công ty, từ đó các mục tiêu này được phân nhỏ thành dự toán trách nhiệm cho từng phòng ban Sự phân chia này giúp các phòng ban và cá nhân nhận thức rõ trách nhiệm của mình Kết quả thực hiện dự toán ngân sách là cơ sở để đánh giá thành quả hoạt động của từng phòng ban, cá nhân và các trung tâm trách nhiệm trong đơn vị.
Dự toán là công cụ dự báo các vấn đề có thể xảy ra tại các bộ phận, giúp nhà quản trị tại các trung tâm trách nhiệm đưa ra giải pháp ứng phó hiệu quả, đảm bảo tính khả thi của dự toán.
Mục đích của dự toán:
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là quá trình dự toán cung cấp thông tin hệ thống về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả.
Phối hợp hoạt động trong doanh nghiệp giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng thể và hệ thống về kế hoạch kinh doanh Khi các bộ phận nắm bắt được dự toán, họ sẽ lập kế hoạch cụ thể cho hoạt động của mình và theo dõi việc thực hiện để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả thực hiện, cho phép nhà quản trị so sánh kết quả thực tế với kế hoạch đã đề ra Thông qua việc phân tích những khác biệt, nhà quản trị có thể hiểu rõ nguyên nhân của các biến động và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
Để thống nhất toàn bộ hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, việc lập dự toán cần có sự tham gia và khuyến khích từ mỗi cấp quản lý Tất cả các mục tiêu được đồng ý trong dự toán phải đảm bảo tính công bằng và khả năng đạt được Khi đó, các bộ phận liên quan sẽ cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra, tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động trong doanh nghiệp.
Kiểm soát và đánh giá hiệu quả quản lý là yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy công việc Khi các mục tiêu trong kế hoạch được hoàn thành, điều này tạo ra tác động tích cực đến nhà quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc Việc lập dự toán ngân sách giúp nhà quản lý nhận thức rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp và ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài, như xu hướng kinh tế, đến hoạt động công ty Đánh giá hiệu quả hoạt động theo từng bộ phận không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy sự phát triển chung của toàn doanh nghiệp.
Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình lập dự toán là điều quan trọng, vì điều này giúp tất cả các bộ phận cùng đóng góp ý kiến Khi nhân viên tự đặt ra các mục tiêu, họ sẽ nhận thức rõ hơn về những mục tiêu phấn đấu trong tương lai của mình.
Các bước của quá trình lập dự toán:
Thông thường việc lập dự toán thường trải qua các bước sau đây:
Bước 1: Dự thảo dự toán
Bước 2: Xét duyệt dự toán
Bước 3: Thực hiện dự toán
Bước 4: Kiểm tra và giám sát việc thực hiện dự toán
Phân lo ại dự toán:
Dự toán hoạt động là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của tổ chức, liên quan đến các hoạt động chức năng diễn ra hàng ngày Các dự toán này bao gồm các chi phí và nguồn lực cần thiết để duy trì và phát triển các hoạt động hàng ngày của tổ chức.
• Dự toán mua và sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp
• Dự toán lao động trực tiếp
• Dự toán chi phí sản xuất chung
• Dự toán giá vốn hàng bán
• Dự toán giá vốn thành phẩm tồn kho cuối kỳ
• Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Dự toán tổng thể là một bản kế hoạch tài chính chi tiết của tổ chức, bao gồm dự toán hoạt động, dự toán vốn và dự toán tài chính, được lập cho một kỳ nhất định.
• Dự toán vốn: là dự toán liên quan đến các hoạt động đầu tư
• Dự toán tài chính: bao gồm dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán
Trong doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức có thể được phân loại thành hai loại chính: các bộ phận trực tiếp và các bộ phận phục vụ, bên cạnh việc phân chia theo các trung tâm trách nhiệm.
Các bộ phận trực tiếp trong tổ chức bao gồm quầy hàng, cửa hàng và phân xưởng sản xuất, đóng vai trò là trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí Đây là những đơn vị thực hiện các mục tiêu trọng tâm của tổ chức, đảm bảo hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ cơ bản diễn ra hiệu quả.
Bộ phận phục vụ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động chức năng chính, mặc dù không trực tiếp tham gia vào chúng Các đơn vị như phòng kế toán và phòng thu mua hoạt động như các trung tâm chi phí, cung cấp dịch vụ thiết yếu để tạo điều kiện cho các bộ phận trực tiếp hoạt động hiệu quả.
Chi phí tại các bộ phận trực tiếp được tính thẳng vào giá thành của sản phẩm, dịch vụ
Chi phí tại các bộ phận phục vụ, mặc dù không trực tiếp liên quan đến hoạt động chức năng của đơn vị, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sản xuất trực tiếp và do đó cần được tính vào giá thành sản phẩm dịch vụ Các bộ phận phục vụ không chỉ cung cấp hỗ trợ cho các bộ phận trực tiếp mà còn thực hiện dịch vụ lẫn nhau trong doanh nghiệp Việc phân bổ chi phí này có thể ảnh hưởng đến đối tượng chịu chi phí và từ đó tác động đến giá thành sản phẩm cũng như giá nội bộ hay giá chuyển giao trong đơn vị.
Tình hình t ổ chức quản lý sản xuất và tổ chức công tác kế toán tại công ty Liên Doanh TNHH KFC Vi ệt Nam
2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh:
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
KFC, viết tắt của Kentucky Fried Chicken, là thương hiệu nổi tiếng thuộc Tập đoàn Yum! Brands Inc của Hoa Kỳ, chuyên cung cấp các sản phẩm gà rán, gà nướng và các món ăn kèm từ thịt gà tươi Hiện tại, KFC đã có hơn 20.000 nhà hàng trải dài trên 109 quốc gia toàn cầu.
Vào thập niên 30 của thế kỷ 20, Harland Sanders, người sáng lập KFC, bắt đầu sự nghiệp với một nhà hàng nhỏ tại trạm xăng ở Corbin, Kentucky, chuyên phục vụ các món ăn từ thịt gà tươi cho những khách hàng dừng chân Ông đã phát triển một công thức gà độc đáo với 11 loại gia vị, mà ông gọi là món ăn “thay thế bữa ăn ở nhà” Công thức bí mật này và kỹ thuật nấu ăn cơ bản vẫn được các nhà hàng KFC áp dụng cho đến nay.
Thương hiệu KFC hiện nay thuộc sở hữu của tập đoàn Yum! Brands Inc, một trong những công ty nhà hàng lớn nhất thế giới, cũng sở hữu các thương hiệu nổi tiếng như A&W, All American Food, Long John Silver's, Pizza Hut và Taco Bell.
KFC đã mở cửa nhà hàng đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 1997 Hiện nay, thương hiệu này đã phát triển mạnh mẽ với hệ thống nhà hàng có mặt tại hầu hết các tỉnh thành lớn trên toàn quốc, khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thức ăn nhanh.
2.1.1.2 Quy mô công ty của Công ty LD TNHH KFC Việt Nam:
Hiện tại, trụ sở chính của Công ty LD TNHH KFC Việt Nam đặt tại số 72 Bà Triệu, Phường Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, TP.Hà Nội
Chi nhánh hành chính tại TP.Hồ Chí Minh được đặt tại tầng 12 Tòa Nhà Blue Sky Số 01 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh
Hai trụ sở hành chính có tổng cộng hơn 130 nhân viên, chuyên trách hỗ trợ cho các hoạt động của khối nhà hàng nhằm đảm bảo hiệu quả tối đa Hệ thống gồm hơn 140 nhà hàng trên toàn quốc, với hơn 3,000 nhân viên sẵn sàng phục vụ thực khách từ 9:00 đến 22:00, suốt cả năm.
Vốn điều lệ của công ty là 120,000 tỷ đồng (Tương đương 6,000,000 đô la
Mỹ) với tổng doanh thu năm 2014 là 1,099,096,334,664đ chiếm hơn 17% giá trị của toàn ngành và là doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành sản xuất thức ăn nhanh tại
2.1.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty LD TNHH
Cơ cấu tổ chức của KFC Việt Nam có ảnh hưởng lớn đến việc tổ chức công tác kế toán trách nhiệm Hiện tại, hệ thống quản lý của công ty được thiết lập theo một sơ đồ rõ ràng, giúp định hình quy trình kế toán hiệu quả.
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Liên Doanh TNHH KFC Việt
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Hoạt động kinh doanh và công việc của Công ty phải tuân theo sự quản lý của Hội đồng quản trị, cơ quan quyết định các vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty Hội đồng quản trị cũng có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác.
Chủ tịch Hội đồng quản trị của KFC VN đồng thời cũng là chủ tịch Tập đoàn Yum! Brands Inc Hoa Kỳ
Ban Giám đốc (HOD – Head Of Department):
Ban Tổng Giám Đốc bao gồm Tổng Giám Đốc và hai Phó Tổng Giám Đốc
Tổng Giám Đốc Điều Hành (CEO) của KFC Việt Nam là người đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty CEO phải tuân thủ các quyền và nghĩa vụ theo quy định trong điều lệ công ty.
Hai Phó Tổng Giám Đốc có quyền hạn và nghĩa vụ tương đương nhau, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ CEO điều hành công ty theo sự phân công.
Ki ểm toán nội bộ (Ban kiểm soát):
Ban kiểm soát, do Ban Tổng Giám Đốc thành lập, hoạt động độc lập với các phòng ban nhằm hỗ trợ Ban Giám Đốc trong việc giám sát và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp Mục tiêu của ban là đảm bảo tuân thủ các chính sách công ty cũng như các quy định pháp luật của Nhà Nước.
Giám đốc Tài chính là người chịu trách nhiệm trước CEO và Hội đồng Quản trị về tình hình tài chính của công ty Bên cạnh đó, Giám đốc Tài chính còn đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và hỗ trợ CEO đưa ra các quyết định liên quan đến chiến lược kinh doanh cũng như hoạt động đầu tư để mở rộng quy mô hoạt động.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm tra chế độ báo cáo tài chính của công ty, thực hiện kế toán quản trị và kế toán tổng hợp Đội ngũ kế toán đảm bảo thống kê đầy đủ, chính xác và kịp thời các hoạt động tài chính, tài sản của công ty, tuân thủ pháp luật và đáp ứng yêu cầu của Ban Giám đốc cùng Hội đồng Quản trị.
Giám đốc Nhân sự là người chịu trách nhiệm trước CEO và HĐQT về các chính sách nhân sự và sử dụng lao động Vai trò của Giám đốc Nhân sự rất quan trọng trong việc tìm kiếm nhân tài và xây dựng các chính sách đãi ngộ hợp lý cho nhân viên, bao gồm chế độ khen thưởng và khiển trách.
- Phòng nhân sự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ quản lý và đào tạo nhân sự, phát triển nguồn nhân lực
Trưởng phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và phát triển các chương trình bán hàng, bao gồm các chiến lược chiêu thị và khuyến mãi, nhằm tăng cường sản lượng bán ra và mở rộng thị phần cho công ty.
Trưởng phòng mua hàng là người chủ chốt trong việc thu mua hàng hóa và thiết bị, đồng thời tính toán các chính sách tồn kho để đảm bảo nguồn cung hàng luôn đáp ứng kịp thời cho hoạt động kinh doanh hàng ngày và xử lý các tình huống gia tăng đột biến về hàng hóa.
Phòng qu ản lý hoạt động (Operations – OPS):
Th ực trạng kế toán trách nhiệm tại công ty Liên Doanh TNHH KFC Việt
2.2.1 Sự phân cấp quản lý:
Hiện nay, KFC áp dụng mô hình phân cấp quản lý theo điều lệ công ty, với cơ cấu tổ chức gồm ba cấp quản lý chính.
Ban Giám Đốc công ty, đứng đầu là Tổng Giám Đốc, chịu trách nhiệm báo cáo về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh trước chủ đầu tư Tổng Giám Đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến đầu tư vốn, mở rộng hoặc thu hẹp hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn hệ thống.
Quản lý cấp trung, bao gồm các trưởng phòng của các phòng ban, có vai trò quan trọng trong việc báo cáo và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của phòng ban trước Ban Giám Đốc.
Quản lý cấp cơ sở, bao gồm các cửa hàng trưởng, có trách nhiệm báo cáo về tình hình hoạt động của các nhà hàng mà họ quản lý cho ban lãnh đạo công ty.
2.2.2 Thực trạng kế toán trách nhiệm tại các trung tâm trong công ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam:
Sự phân chia các trung tâm trách nhiệm tại công ty Liên Doanh TNHH KFC
Việt Nam được tiến hành dựa trên sự phân cấp quản lý của công ty như sau:
Hiện nay, các trung tâm chi phí tại công ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam được phân thành hai loại:
Trung tâm chi phí sản xuất bao gồm các nhà hàng trong hệ thống, nơi phát sinh chi phí trực tiếp để tạo ra sản phẩm Mỗi nhà hàng được quản lý bởi Cửa hàng trưởng, người có trách nhiệm tổ chức và điều hành mọi hoạt động trong khuôn khổ quy định của công ty Cửa hàng trưởng cũng phải chịu trách nhiệm trước phòng kế toán, các AM, OM và Ban Giám Đốc về hiệu quả hoạt động của nhà hàng.
- Chi phí phát sinh tại cửa hàng bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung
- Quyết định số lượng sản phẩm sản xuất trong ngày
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Tổ chức phân công công việc cho nhân viên nhà hàng
Quy trình sản xuất sản phẩm của cửa hàng bao gồm các giai đoạn sơ chế, chế biến và hoàn thiện sản phẩm để phục vụ thực khách Mỗi loại sản phẩm yêu cầu bao bì, quy cách đóng gói, thời gian lưu trữ và phương thức chế biến khác nhau Tất cả sản phẩm đều phải tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, màu sắc, hương vị, chất lượng, bao bì và quy cách hàng hóa.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một yếu tố quan trọng trong chi phí sản xuất, chiếm khoảng 70-80% tổng chi phí Các loại nguyên liệu như thịt gà, bột, gia vị, bánh mì, rau, vỏ hộp và bao bì đều có vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất sản phẩm, mỗi loại mang đặc tính và đơn vị tính riêng biệt.
Chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, bao gồm điện, nước, khấu hao thiết bị và lương cửa hàng trưởng, chiếm từ 20-30% tổng chi phí sản xuất Để kiểm soát chi phí này, công ty KFC VN đã xây dựng định mức chi phí và lập dự toán chi phí sản xuất.
Công ty KFC VN hiện đang áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn
Hiện nay, KFC đã áp dụng các tài khoản chi tiết để xác định giá thành sản xuất cho từng sản phẩm Điều này không chỉ giúp đánh giá trách nhiệm quản lý của từng cửa hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý sản phẩm và hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu thất thoát.
Trung tâm chi phí qu ản lý:
Trung tâm chi phí quản lý bao gồm các phòng ban chức năng hỗ trợ cho khối nhà hàng, phát sinh chi phí quản lý mà không trực tiếp tạo ra doanh thu, như phòng nhân sự, kế toán, kiểm toán, sửa chữa-bảo trì, mua hàng, tiếp thị, quản lý hoạt động, IT, và quản lý chất lượng Tại đây, Trưởng phòng hoặc Giám Đốc chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành mọi hoạt động, đồng thời lập báo cáo thành quả cho trung tâm chi phí quản lý.
Các trung tâm chi phí quản lý hỗ trợ nhà hàng mà không tham gia trực tiếp vào sản xuất sản phẩm Chi phí chủ yếu phát sinh từ các phòng ban bao gồm lương nhân viên chức năng, văn phòng phẩm, và điện thoại Đây là phần chi phí quản lý tương đối ổn định, do đó công ty không lập dự toán cho các phòng chức năng Khi chi phí phát sinh, các phòng ban cần tập hợp chứng từ và hóa đơn để trình Tổng Giám Đốc và phòng kế toán duyệt chi Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho các nhà hàng dựa trên doanh thu của từng cửa hàng.
Hệ thống chỉ tiêu và phương pháp đánh giá thành quả của trung tâm chi phí tại tại công ty LD TNHH KFC Việt Nam:
Cửa Hàng Trưởng tại các trung tâm chi phí sản xuất có nhiệm vụ quan trọng là kiểm soát chi phí nhằm tối thiểu hóa chi phí sản xuất sản phẩm.
Chỉ tiêu dùng để đánh giá trách nhiệm của cửa hàng trưởng bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, cùng với giá vốn bán hàng thực tế phát sinh Phương pháp đánh giá chủ yếu là so sánh chi phí thực tế phát sinh với định mức chi phí tiêu chuẩn.
Các trung tâm chi phí quản lý chủ yếu tập trung vào các hoạt động chuyên môn hỗ trợ sản xuất và kinh doanh của nhà hàng Việc đánh giá hiệu quả hoạt động do các trưởng phòng tự tổ chức, dựa trên khối lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành công việc Các chỉ tiêu phù hợp để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí quản lý bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý thực tế phát sinh Phương pháp đánh giá được áp dụng là so sánh chi phí thực tế với chi phí đã được khoán ban đầu.
Các chỉ tiêu để đánh giá trung tâm chi phí sản xuất và quản lý được lấy từ hệ thống sổ sách kế toán cũng như báo cáo sản xuất của công ty.
M ục tiêu và quan điểm về việc hoàn thiện hệ thống kế toán trách
Kế toán trách nhiệm, một phần quan trọng của kế toán quản trị, cung cấp thông tin thiết yếu cho nhà quản lý Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm là yêu cầu cần thiết cho các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam Mục tiêu của việc hoàn thiện này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
- Hoàn thiện sự phân cấp quản lý
- Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm được chính xác và hiệu quả
- Hệ thống báo cáo thành quả đáp ứng được nhu cầu về thông tin của nhà quản trị
Hoàn thiện các vấn đề trong hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty Liên Doanh TNHH KFC Việt Nam là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động của từng bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp.
3.1.2.Các quan điểm hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm:
1- Phù h ợp với mô hình quản lý của tổ chức:
Kế toán trách nhiệm cần thích ứng với các chức năng kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực tại KFC Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty được thực hiện thông qua phân quyền và ủy quyền cho các phòng ban Để kế toán trách nhiệm phát huy hiệu quả, nó phải phù hợp với mô hình doanh nghiệp, từ đó trở thành công cụ hữu ích trong việc kiểm soát và đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận.
Kinh doanh thức ăn nhanh từ thịt gà tươi yêu cầu thông tin doanh nghiệp phải được cung cấp nhanh chóng và chính xác về thị trường, giá nguyên liệu và đối thủ cạnh tranh Để đạt được hiệu quả toàn diện, chức năng kiểm soát chi phí cần phải hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí Các báo cáo và mẫu biểu của KFC cần có sự đồng bộ cao, được tổ chức chi tiết từ cấp quản trị thấp đến cao, phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.
2- Phù h ợp với yêu cầu và trình độ quản lý của cơ cấu và đặc điểm kinh doanh c ủa doanh nghiệp nhằm hướng đến mục tiêu chung là việc kiểm soát các m ục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu văn hóa tổ chức và phong cách quản lý riêng, dẫn đến sự đa dạng về tính chất và trình độ quản lý Hệ thống kế toán trách nhiệm cần được thiết lập để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý cụ thể, đồng thời tương thích với từng giai đoạn và chiến lược kinh doanh Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hoạt động của các bộ phận, nhằm đạt được các chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả toàn doanh nghiệp.
3- Phù h ợp giữa chi phí và lợi ích
Hệ thống kế toán trách nhiệm cần phải tương thích với chức năng kiểm soát, cơ cấu tổ chức, trình độ văn hóa và phong cách lãnh đạo của nhà quản trị Đồng thời, nó cũng phải đảm bảo sự cân bằng giữa hiệu quả mang lại và chi phí đầu tư Nếu hệ thống này cung cấp thông tin hữu ích cho việc kiểm soát và định hướng hoạt động mà chi phí vượt quá lợi ích, thì không thể coi là hiệu quả Ngược lại, nếu chỉ duy trì ở mức chi phí tối thiểu mà không kiểm soát được trách nhiệm các bộ phận, sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và kinh phí mà không nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hoàn thi ện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty Liên Doanh TNHH
Hiện nay, công ty KFC vẫn đang sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, nhưng như đã phân tích, hệ thống này còn nhiều nhược điểm cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả hoạt động và hoàn thiện hệ thống kế toán, cần thực hiện các giải pháp nhằm cải thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty.
Dựa trên kinh nghiệm từ các doanh nghiệp và nghiên cứu trước đây, tác giả đề xuất hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm thông qua ba bước cụ thể.
- Hoàn thiện việc xác định các trung tâm trách nhiệm
- Bổ sung, hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm; hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm
Để hoàn thiện kế toán trách nhiệm, cần xây dựng hệ thống định mức và tổ chức hệ thống sổ sách cũng như chứng từ kế toán một cách hiệu quả Đồng thời, việc phân tích biến động chi phí và lập dự toán ngân sách cũng là những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình này.
3.2.1 Hoàn thiện công tác kế toán tại công ty LD TNHH KFC Việt Nam:
3.2.1.1 Xây dựng định mức chi phí sản xuất:
Để đánh giá chính xác thành quả của các trung tâm, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống chỉ tiêu chi phí phù hợp Việc xây dựng định mức chi phí sản xuất chung sẽ giúp xác định tiêu chuẩn đo lường mức độ thực hiện chi phí, từ đó tạo nền tảng cho công tác lập dự toán chính xác và hiệu quả.
Từ đó, góp phần cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị ra các quyết định hàng ngày
- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu: công ty cần tiến hành xây dựng định mức nguyên vật liệu về cả mặt lượng và giá
Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm bao gồm tổng số nguyên vật liệu sử dụng, hao hụt trong giới hạn cho phép và nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm hỏng Việc quản lý lượng nguyên vật liệu này là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
Giá nguyên vật liệu được xác định sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, bao gồm giá mua và chi phí thu mua Định mức chi phí nguyên vật liệu được tính bằng công thức: Lượng định mức nhân với Giá định mức.
Bộ phận mua hàng phải xác định giá mua dựa trên báo giá cạnh tranh từ các nhà cung cấp, đảm bảo giá cả luôn hợp lý và chất lượng tốt Đồng thời, cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí như vận chuyển, lắp đặt và thời hạn sử dụng để giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
Bộ phận kiểm định chất lượng sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lượng tiêu hao, dựa trên các yếu tố như đặc tính sản phẩm, trình độ tay nghề của nhân viên và tình trạng máy móc thiết bị hiện có.
Kế toán giá thành đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí nguyên vật liệu định mức, dựa trên giá và lượng định mức do bộ phận mua hàng và bộ phận kiểm định chất lượng thiết lập.
Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp là một bước quan trọng, tương tự như việc xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí này cần được thiết lập dựa trên định mức giá và lượng cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính của công ty.
Thời gian hoàn thành sản phẩm là yếu tố quan trọng đối với nhân viên tại cửa hàng Định mức thời gian sản xuất bao gồm thời gian để chế tạo sản phẩm, thời gian nghỉ ngơi của máy móc, và thời gian xử lý sản phẩm hỏng.
+ Về giá: đơn giá giờ công của nhân viên cửa hàng tính theo bậc thợ Định mức chi phí NCTT = Lượng định mức * Giá định mức
Bộ phận kiểm định chất lượng có nhiệm vụ xác định thời gian tiêu chuẩn để sản xuất ra một sản phẩm hoàn thành
Bộ phận nhân sự xác định đơn giá giờ công dựa trên mức lương, phụ cấp cho người lao động, cơ cấu bậc thợ và tình hình cung cầu lao động trên thị trường.
Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung bao gồm việc phân chia thành biến phí và chi phí sản xuất chung Định mức này cần được thiết lập dựa trên giá và lượng tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) và chi phí nhân công trực tiếp (NCTT).
3.2.1.2 Xây dựng hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán:
Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán trách nhiệm là cần thiết để đáp ứng nhu cầu kiểm soát của các nhà quản trị đối với các trung tâm trách nhiệm Hệ thống tài khoản của công ty cần được thiết lập chi tiết cho từng bộ phận và nội dung, phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm.
Công ty cần mở rộng phân loại tài khoản không chỉ theo 3 cấp độ hiện tại mà còn theo biến phí và định phí, cùng với việc phân chia chi phí trong định mức và ngoài định mức Điều này sẽ giúp việc tập hợp chi phí diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn khi cần thiết.
VD: Chi phí biến đổi: VC (Variable costs) Chi phí cố định: FC (Fixed costs)
Chi phí trong định mức: NR (Norm) Chi phí vượt định mức: BYNR (Beyond the norm)
Tài khoản 627DTH,khoản mục 1:EWG, khoản mục 2: VC, khoản mục 3:
NRlà Tài khoản chi phí điện của KFC Đinh Tiên Hoàng, chi phí biến đổi và trong định mức