Giáo trình microsoft powerpoint

I. GIỚI THIỆU: Là bộ phần mềm nằm trong bộ công cụ Microsoft Office, được sử dụng để minh hoạ cho các công cụ thuyết trình, đặc biệt có hiệu quả mạnh về đồ hoạ và tạo các hiệu ứng. Sử dụng PowerPoint ta có thể tạo và hiển thị các bộ Slide, chúng sẽ kết hợp văn bản với hình vẽ, bức ảnh, âm thanh, đoạn phim thậm chí với các hiệu ứng đặc biệt sinh động. Sau đó có thể trình bày trực tiếp trên máy tính có màn hình lớn hoặc chuyển nội dung vào các Slide 35 mm, vào các bản phim đèn chiếu, in thành các ấn phẩm để giới thiệu trên Web theo dạng điện tử hay tương tác. Ngoài ra ta có thể trộn các nội dung các văn bản trong Word, bảng tính trong Excel, hình ảnh trong ClipArt thành các hình ảnh và văn bản trong PowerPoint. Giao diện của Powerpoint tương tự các công cụ khác trong bộ Microsoft Offce như Word, Excel... II. KHỞI ĐỘNG POWERPOINT: 1) Khởi động: Vào Start / Program / Microsoft PowerPoint hoặc click vào biểu tượng PowerPoint ở thanh công cụ Office. hay trên màn hình chính. 2) Thoát: Vào Menu–File/Exit hoặc Click vào nút Close hoặc nhấn Alt-F4

Chương 1

GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT

3) Giới thiệu cửa sổ giao diện người sử dụng) :

I GIỚI THIỆU:

Là bộ phần mềm nằm trong bộ công cụ Microsoft Office, được sử dụng để minh hoạ cho các công cụ thuyết trình, đặc biệt có hiệu quả mạnh về đồ hoạ và tạo các hiệu ứng Sử dụng PowerPoint ta có thể tạo và hiển thị các bộ Slide, chúng sẽ kết hợp văn bản với hình vẽ, bức ảnh, âm thanh, đoạn phim thậm chí với các hiệu ứng đặc biệt sinh động Sau đó có thể trình bày trực tiếp trên máy tính có màn hình lớn hoặc chuyển nội dung vào các Slide 35 mm, vào các bản phim đèn chiếu, in thành các ấn phẩm để giới thiệu trên Web theo dạng điện tử hay tương tác Ngoài ra ta có thể trộn các nội dung các văn bản trong Word, bảng tính trong Excel, hình ảnh trong ClipArt thành các hình ảnh và văn bản trong PowerPoint Giao diện của Powerpoint tương tự các công cụ khác trong bộ Microsoft Offce như Word, Excel

II KHỞI ĐỘNG POWERPOINT:

Khung Task Chọn các chế độ hiển

Nhắp vào dấu chéo (X) để đóng Getting Started cho môi trường thoáng hơn

- Khung Task chứa các nối kết đến các công việc chung, Tuy nhiên nếu bạn chưa rành lắm về Powerpoint và để giải phóng màn hình nếu chưa cần đến nó thì có thể che đi bằng cách nhấn Ctrl – F1 ( hay đóng như trên ), nếu muốn hiện lại thì nhấn Ctrl – F1 lần nữa, nếu muốn mỗi lần khởi động Powerpoint không xuất hiện khung Task ta thực hiện như sau : Tools – Option, chọn thẻ View, xoá dấu kiểm ở mục Startup Task Pane

4) Các chế độ hiển thị:

Normal Slide sortor Slide

Show

- Normal: Là chế độ hiển thị mặc định, để xem một slide khác ta nhắp chọn slide

trong cửa sổ slides Preview

- Slide Sorter: Để xem tất cả các slide

- Slide Show: Hiển thị các slide trong phiên trình bày từ slide hiện tại đến hết, , nếu

nhấn F5 thì trình bày từ slide đầu tiên, các slide hiển thị trong chế độ toàn màn hình, nhấn Enter để tiến tới từng slide, nhấn Esc để thoát

Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint

TẠO MỘT TRÌNH DIỄN MỚI

Powerpoint cung cấp nhiều cách khác nhau để tạo các phiên trình diễn slide, ta có thể xây dựng một phiên trình diễn từ đầu bằng cách bổ sung văn bản và các phần tử slide khác vào các slide trống, hay có thể nhờ winzard Autocontent trợ giúp Nhờ vận dụng các tập mẫu được định dạng sẵn, ta chỉ cần bổ sung văn bản để tạo một phiên trình diễn nhanh chóng

I TẠO MỘT PHIÊN TRÌNH DIỄN TRỐNG :

Nhắp vào nút New trên thanh công cụ chuẩn, hay vào File – New để tạo một phiên trình diễn trống hay cũng có thể nhắp nối kết Blank Presentation trên khung New Presentation, nếu đã đóng khung task ta thấy màn hình như sau :

Kiểu xem Slide

Nhắp vào đây chọnKiểu xem outline

Ta thấy hầu hết các giao diện và cách định dạng của các chương trình trong bộ Microsoft Office có tính kế thừa và tương tự như nhau, do đó các thao tác mở tệp trình diễn đã lưu trên đĩa, ghi tệp trình diễn lên đĩa tương tự như Word

Ở đây chỉ khác nội dung của các văn bản được thể hiện trong các Text Box,

do đó muốn đưa văn bản vào ta phải thông qua các TexBox, cách đưa TexBox vào

và xử lý chúng tương tự như ở Word Đối với văn bản đưa vào các TexBox ta có thể

gõ trực tiếp vào hay Copy từ Word rồi dán vào hay Insert – Slide From Outline, sau

đó chọn file Word nhấn Insert, dùng chế độ Normal để điều chỉnh nội dung

Muốn bổ sung hộp văn bản mới :

Nhắp nút TexBox trên thanh công cụ Drawing

Nhắp và kéo chuột trên Slide nơi muốn đặt hộp văn bản cho đến khi có kích cỡ mong muốn

Nhập văn bản mới vào hộp văn bản

II TẠO MỘT TRÌNH DIỄN NHỜ AUTO WINZARD CONTENT

- Trong khung Task ( Mở nhanh nhấn Ctrl – F1 ), nhắp nút Other Task Panel ( Mũi

tên xuống trong góc trên bên phải của khung, rồi chọn New Presentation, hay chọn

Create a new Presentation

- Chọn From Auto Content Winzard, nhắp Next để tiếp tục

- Nhắp chọn một phạm trù PowerPoint liệt kê các phiên trình

bày kết hợp với phạm trù mà ta đã chọn, chọn một phạm trù nhắp Next để tiếp tục

- Chọn Next để chuyển qua bước kế, Back để quay lại bước

trước, Cancel để huỷ bỏ công việc đã làm, Finish để hoàn tất

Nút Other Task Panel

Sau đây là các bước cụ thể:

- Chọn kiểu trình diễn sắp tạo được gợi ý với các chủ đề được liệt kê Ví dụ: Để xem

danh sách các trình diễn về công việc, nhấn nút corporate

- Hộp thoại kế ấn định cho trình diễn sẽ được tạo, có thể chọn một trình diễn thông

thường hoặc chạy trên Web hoặc đen trắng hoặc Slide 35 mm

- Hộp thoại kế yêu cầu nhập các dữ liệu sẽ được hiển thị trên Slide mở hay Slide tiêu

đề

- Nhấn nút Finish sẽ tạo ra một bộ cơ bản các Slide được xây dựng thông qua các lựa

chọn, lúc này ta có thể bổ sung văn bản, hình ảnh đồ hoạ để tạo thành một trình

diễn của riêng bạn

Mỗi Slide tạo bằng Winzard AutoContent bao gồm văn bản giữ chỗ, bạn có thể thay

văn bản này bằng văn bản riêng của bạn

III TẠO MỘT TRÌNH DIỄN BẰNG TẬP THIẾT KẾ MẪU

- Trong khung Task ( Mở nhanh nhấn Ctrl – F1 ), nhắp nút Other Task Panel ( Mũi

tên xuống trong góc trên bên phải của khung, rồi chọn New Presentation, hay chọn

Create a new Presentation

- Chọn From Design Template, Hay chọn Design trên thanh công cụ

- Chọn một thiết kế muốn áp dụng

Lưu ý : Để tạo một trình diễn, nếu không quá cầu kỳ về thiết kế, bạn có

thể dùng Winzard AutoContent hay tập mẫu Template và sau đó điều

chỉnh để thiết kế cho phù hợp với công việc

Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint

1.4 Thay đổi thứ tự các Slide

Chọn Slide trong của sổ Slide Preview hay trong chế độ Slide Sorter, sau đó rê để di chuyển đến vị trí mới, hay có thể dùng chức năng Cut ( cắt ), rồi Past ( dán vào vị trí mới)

2 ĐỊNH DẠNG SLIDE :

2.1 Định dạng văn bản :

Văn bản được đưa vào Slide thông qua các TexBox, Muốn di chuyển TextBox, ta nhắp chọn TexBox, dùng các phìm mũi tên để di chuyển, Nếu muốn di chuyển mịn ( Chậm) thì ta kết hợp nhấn phím Ctrl với các phím mũi tên, các thao tác khác như với Word

Chọn văn bản:

Quét chọn phần văn bản hoặc Nhấn giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên hoặc Home, End, sau đó chỉnh sửa lại kiểu chữ hay cỡ chữ

Các thao tác sửa đổi văn bản:

- Để chèn thêm văn bản: Đưa trỏ vào vị trí cần chèn và gõ thêm văn bản cần chèn

- Xoá khối văn bản: Chọn khối cần xoá rồi nhấn phím Delete

- Sao chép khối:

Chọn khối cần sao chép

Nhấn Ctrl - C hoặc Menu – Edit / Copy hoặc Click vào .

Chuyễn trỏ đến vị trí muốn sao chép đến

Nhấn Crtl-V hoặc Menu – Edit / Paste hoặc click vào .

- Di chuyễn khối (cắt-dán):

Chọn khối cần cắt hoặc di chuyễn

Nhấn Ctrl - X hoặc Menu – Edit / Cut hoặc Click vào

Chuyễn trỏ đến vị trí muốn di chuyễn đến

Nhấn Crtl - V hoặc Menu - Edit / Paste hoặc click vào

2.2 Thay đổi màu sắc cho các thành phần trên Slide

Thay đổi màu chữ và màu nền cho TextBox

- Thay đổi màu chữ cho văn bản ta chọn đoạn văn bản, vào Format – Font – Color, hay chọn nút Font color trên thanh công cụ

- Thay đổi màu nền cho TextBox : Chọn TextBox, Chọn Fill Color trên thanh công

cụ

2.3 Thay đổi nền cho các Slide

Vào menu – Format / Background và làm việc với hộp thoại:

Nhắp chuột vào đây

để chọn các hiệu ứng màu đặc biệt

Nhắp chuột để

xuất hiện bảng

màu phía dưới

Nhắp chuột vào đây

để chọn một màu

khác trong bảng màu

Để ấn định cho Slide hiện hành

Để ấn định cho tất cả Slide

2.4 Thay đổi mẫu nền theo mẫu có sẵn của PowerPoint:

Chọn Slide muốn áp dụng một thiết kế mới

Từ khung Task, nhắp nút Nút Other Task Panel chọn Slide Design hay nhắp nút Design trên thanh công cụ

Rà trỏ chuột lên thiết kế muốn áp dụng để hiển thị mũi tên thả xuống

Nhắp chuột để hiển thị menu thả xuống sau :

áp dụng cho tất cả các Slide

áp dụng cho Slide hiện thành

Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint

Nếu pha trộn nhiều thiết kế trong một phiên trình bày có thể gây rối, khiến người xem bực mình Do đó nếu không thật sự cần thiết thì chỉ nên bám sát một mẫu thiết kế suốt phiên trình bày

3 ĐƯA MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE:

3.1 Tạo chú giải trong Slide:

Chú giải ở các Slide khá quan trọng nhằm cung cấp thêm thông tin và hướng dẫn

3.2 Sử dụng đối tượng WordArt:

• Đặt con trỏ ở vị trí muốn tạo chữ

• Gọi Menu - Insert / Picture / WordArt

• Làm việc với màn hình giao diện WordArt

• Chọn kiểu ở bảng liệt kê xong OK

• Gõ dòng chữ muốn thể hiện vào khung → chọn Font chữ - cở chữ xong OK

để đưa dòng chữ cần thể hiện vào tài liệu đang soạn thảo

Vì con chữ do WordArt là một Object nên các thao tác chọn, xoá, phóng to thu nhỏ,

di chuyển giống thao tác với các đối tượng khác đã học

Định dạng: Chọn con chữ đã tạo bởi WordArt → làm việc với thanh công cụ WordArt hoặc vào menu – Format / WordArt; hoặc dựa vào các biểu tượng lệnh ở thanh công cụ Drawing

3.3 Chèn ClipArt:

• Vào Menu – Insert / Picture / ClipArt; làm việc với hộp thoại Clip Art

• Nhắp chọn mục Organize Clips ở của sổ Clip Art

• Chọn nhóm Office Collection và chọn hình Clip ở khung bên phải

• Nhấn nút mũi tên xuống bên phải hình, xuất hiện menu thả xuống, chọn Copy

• Nhấn nút (X) ở góc phải của cửa sổ Microsoft Clip Organize để đóng lại

• Trở về Slide cần chèn vào, Nhấn Ctrl – V để dán hay nhấn phải chuột, chọn Paste để dán vào

Nhắp chuột và chọn Copy

Đối với Microsoft Powerpoint 2000 thì cách tiến hành như sau :

• Đặt con trỏ nơi muốn bố trí hình

• Vào Menu – Insert / Picture / ClipArt; làm việc với hộp thoại ở các mục:

o Chọn lớp Vào Menu – Insert / Picture / From File

o Chọn file ảnh cần chèn vào, nhấn Insert

3.5 Vẽ hình và AutoShape:

a) Vẽ hình:

• Chọn đối tượng cần vẽ: đoạn thẳng, mũi tên, chữ nhật, elip…

• Dưa trỏ vào vị trí cần vẽ Click và Drag để thực hiện vẽ

b) AutoShape:

- Là các mẫu hình được định dạng tự động

- Cách thực hiện:

• Click vào hộp AutoShape – lựa nhóm hình – lựa đối tượng hình cần vẽ

• Đưa trỏ vào vị trí cần vẽ Click và Drag để thực hiện vẽ

- Các thao tác trên AutoShape:

• Chọn, phóng to, thu nhỏ, xoá, di chuyển giống thao tác với picture

• Định màu tô vào Fill Color, định đường viền vào mục Line Color, định bóng

đổ vào mục Shadow, định đối tượng nổi 3 chiều vào mục 3-D

Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint

• Để định dạng chi tiết: Chọn đối tượng – vào menu – format / AutoShape

• Thứ tự các đối tượng: Right Click vào đối tượng, chọn mục Order rồi làm

việc với Menu con sau:

o Bring To Front: Mang đối tượng lên trên tất cả các đối tượng khác

o Send To Back: Đưa đối tượng xuống dưới tất cả các đối tượng khác

o Bring Forward: Mang đối tượng lên trên một nấc

o Send Backward: Mang đối tượng xuống dưới một nấc

- Nhóm các đối tượng: Một hình vẽ có thể gồm nhiều đối tượng khác nhau, nếu để

độc lập khi muốn di chuyển hình ảnh đó thì phải di chuyển từng đối tượng; như vậy khoảng cách tương đối giữa các đối tượng sẽ khó như ban đầu Cách tiến hành:

• Chọn các đối tượng cần nhóm: Giữ Shift - Click

• Click nút Draw chọn Group hoặc Right Click và chọn Grouping / Group

3.7 Chèn âm thanh :

o Vào menu Insert – Movies and Sound chọn Sound from file

o Chọn file âm thanh cần chèn ( phải chú ý file âm thanh cần chèn để tại Folder nào để tìm cho dễ )

o Xuất hiện hộp thoại :

+ Nếu chọn Automatically : âm thanh tự động phát khi ta trình diễn

+ Nếu chọn When Clicked : Khi trình diễn ta phải nhắp chuột vào biểu tượng loa thì âm thanh mới phát

3.8 Chèn phim ( Movies )

o Vào menu Insert – Movies and Sound chọn Movies from file

Thao tác chèn tương tự như thao tác chèn âm thanh

Lưu ý : Trong quá trình chèn phim vào Slide, để cho đoạn phim được tự động lặp lại trong khi ta thuyết trình, khi thiết kế, ta nhắp chuột phải lên Movies đó, chọn Edit Movies, đánh dấu chọn Loop until stoped

Chương 4

TRÌNH DIỄN SLIDE

Một trong những điểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiết lập các hiệu ứng động Với các hiệu ứng này, thông tin trên Slide của bạn sẽ được sinh động hơn, hấp dẫn hơn Tuy nhiên cái gì cũng có giới hạn, nếu ta quá lạm dụng nó có thể gây nhàm chán cho người xem

I THIẾT LẬP HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN:

1.1 Thiết lập hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide :

o Chọn kiểu xem là Normal, chọn Slide cần tạo hiệu ứng

o Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng

o Vào menu Slide Show – Custom Animation

o Chọn Add Effect

o Chọn một phạm trù của hiệu ứng, ví dụ ( Entrance )

o Chọn một hiệu ứng trong nhóm này, ví dụ Fly In

Sau khi hiệu ứng được chọn màn hình xuất hiện :

Trật tự thể hiện

Trong khung Custom Animation :

- Start : Trật tự thể hiện

o On click : Khi bấm chuột

o With previous : Cùng lúc với hiệu ứng trước

o After prevous : Sau khi hiệu ứng trước nó hoàn tất

- Direction hay Amount ( tuỳ đối tượng là hình ảnh hay text) : Nhắp vào hộp thả xuống để chọn cách thức thể hiện, ví dụ chọn Fly In thì ở đây có thể chọn là From bottom ( bay dưới lên)

- Speed : Tốc độ thể hiện có thể chọn : Nhanh, vừa, chậm ( Fast, Medium, Slow ), ta

có thể nhấn nút Play để xem kết quả của các hiệu ứng

Khi thiết lập hiệu ứng cho các thành phần của Slide thì thấy ở góc trái của đối tượng xuất hiện thứ tự, ứng với thứ tự trong khung Custom Animation, đây là thứ tự xuất hiện khi trình diễn, muốn thay đổi lại ta chọn hiệu ứng này, dùng hai nút lệnh Re – Oder ( mũi tên lên hay xuống ) để đẩy lên hay xuống, nếu muốn xoá hiệu ứng đã đặt ta chọn tên hiệu ứng, nhấn nút Remove, hay nhấn phím phải chuột và chọn Remove

Điểm mạnh của Powerpoint 2003 hay XP so với các phiên bản trước là việc tạo các hiệu ứng phong phú, đa dạng hơn, ví dụ khi trình diễn có thể cho đối tượng chuyển động theo nhiều hướng khác nhau, trong mục Add Effect ta chọn Motion paths rồi chọn các thể hiện, con đường chuyển động của các đối tượng được đại diện bằng một mũi tên có đầu màu xanh và đuôi màu đỏ, đầu xanh chính là vị trí ban đầu, đầu đỏ chính là vị trí cuối cùng của đối tượng khi chuyển động, ta có thể dùng chuột

để thay đổi hai vị trí đầu và cuối này

1.2 Bổ sung âm thanh cho đối tượng khi trình diễn

Nhắp đôi đối tượng cần bổ sung âm thanh trong khung Custom Animation

Nhắp mũi tên xuống trong hộp Sound để chọn âm thanh phù hợp

ở đây trong mục Animate, đối với văn bản ( Text ) ta còn có thể chọn bay từng ký

tự ( By Letter) một từ ( By Word ) , hay cả đoạn ( All at once )

1.2 Tạo hiệu ứng động khi chuyển đổi giữa các Slide

o Chọn kiểu xem là Normal, chọn Slide cần tạo hiệu ứng

o Vào menu Slide show, chọn Slide transition

o Chọn kiểu thay đổi Slide trong khung Appy to selected slides

o Chọn tốc độ thể hiện ở mục Speed

Giáo trình lý thuyết và thực hành Powerpoint

o Chọn âm thanh ở mục Soud

o Nếu nhấn Appy to all Slided là áp dụng cho tất cả các Slide, nếu không là

áp dụng cho Slide hiện hành

Đối với Powerpoint 2000 việc đặ hiệu ứng động cho các thành phần của Slide có khác Powerpoint 2003 và XP cụ thể tiến hành như sau :

• Chọn chế độ hiển thị Normal

• Vào menu - Slide show / Custom Animation Và làm việc với hộp thoại sau

• Danh sách Check to animation slide object : Chứa danh sách các đối tượng trên Slide, muốn thiết lập hiệu ứng cho đối tượng nào ta phải chọn nó ( đánh dấu kiểm 9 ) trong danh sách, nếu không chọn thì đối tượng đó không được thiết lập hiệu ứng khi trình diễn