Giáo trình microsoft powerpoint 2000

Để mở các tệp tin này có thể thực hiện bằng cách: Kích chuột vào menu File, sau đó kích chuột vào tên tệp tin muốn mở từ danh sách các tệp tin hình 1.1.4 Danh sách tệp tin đã từng mở gần

Giáo trình Microsoft PowerPoint 2000

Biên tập bởi:

Vien CNTT – DHQG Hanoi

Giáo trình Microsoft PowerPoint 2000

Biên tập bởi:

Vien CNTT – DHQG Hanoi

Các tác giả:

unknownVien CNTT – DHQG Hanoi

Phiên bản trực tuyến:

http://voer.edu.vn/c/8686ce94

4.5 4.4 Sao chép, di chuyển, xoá đối tượng

5 5 Liên kết trong bài trình diễn

6 6 Các hiệu ứng trình chiếu

7 7 Chuẩn bị trình chiếu

Tham gia đóng góp

1 Phần mở đầu

Phần mở đầu

MS-PowerPoint 2000 nằm trong bộ MS-Office Với PowerPoint người dùng có thể soạnthảo ra các bài trình diễn nhằm chuyển tải đến cho người nghe những thông tin sinhđộng, hấp dẫn và có hiệu quả nhất Một bài trình diễn PowerPoint gồm nhiều slide haycòn gọi là các trang trình diễn Sau đây chúng ta sẽ làm quen với một số thao tác cơ bản

để tạo bài trình diễn trong MS-PowerPoint 2000 cùng với một số thiết đặt khác

Trước khi học môn học PowerPoint, người học cần được trang bị các kiến thức:

• Sử dụng thành thạo hệ điều hành Windows

• Biết soạn thảo văn bản

Mục tiêu cần đạt được sau khi học chương này:

• Nắm được các thao tác cơ bản với bài trình: khởi động PowerPoint, mở bàitrình diễn có sẵn, đóng bài trình diễn, tạo bài trình diễn mới, lưu bài trình diễn,chuyển đổi giữa các bài trình diễn đang mở

• Các thao tác cơ bản dùng để xem trợ giúp

• Sử dụng chức năng phóng to/ thu nhỏ bài trình diễn

• Thao tác với với thanh công cụ

Các thao tác đầu tiên với MS-PowerPoint 2000

Khởi động, thoát khỏi PowerPoint

Tương tự như bất kỳ phần mềm Office nào, sau khi cài đặt bộ Office 2000, biểu tượng

của chương trình PowerPoint sẽ được tự động thêm vào menu Programs.

Khởi động PowerPoint từ menu Start

Để khởi động PowerPoint cần thực hiện theo các bước sau:

1 Kích chuột vào nút Start (phía góc trái dưới màn hình), di chuyển trỏ chuột vào mục Programs, sau đó kích chuột vào biểu tượng chương trình Microsoft

Khởi động chương trình MS PowerPoint

1 Khi đó chương trình PowerPoint sẽ được khởi động cùng với một cửa sổ hộithoại hiện ra như hình 1.1.2 cho phép người dùng thực hiện việc tạo mới bàitrình diễn hay mở bài trình diễn đã có sẵn

2 Kích chuột vào chọn tuỳ chọn Blank presentation nếu muốn tạo mới một bài trình diễn trống hoặc kích chuột vào tuỳ chọn Open an existing presentation nếu muốn mở bài trình diễn gần đây Sau đó, kích chuột vào nút OK.

Hộp thoại khi khởi động MS PowerPoint

1 Khi đó, một hộp thoại New Slide sẽ được mở ra cho phép người dùng chọn kiểu

bố cục cho trang trình diễn đầu tiên của bài trình diễn Chi tiết về các bước thực

Đóng PowerPoint

• Cách 1: Kích chuột vào menu File, chọn Exit.

• Cách 2: Kích tổ hợp hai phím Alt+F4

• Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng nút đóng cửa sổ (phía góc trên bên phải

màn hình).Chú ý: Mỗi khi đóng chương trình, nếu bài trình diễn chưa được lưu

lại PowerPoint sẽ bật ra hộp hội thoại cho phép người dùng ghi lại (lưu lại) bàitrình diễn

Hộp thoại khi đóng PowerPoint nếu bài trình diễn chưa được lưu

• Chọn Yes nếu muốn ghi lại bài trình diễn trước khi đóng chương trình.

• Chọn No nếu không muốn ghi bài trình diễn đồng thời đóng chương trình.

• Chọn Cancel nếu chưa muốn ghi bài trình diễn và chưa muốn thoát khỏi

chương trình PowerPoint

Mở một hoặc nhiều bài trình diễn

Mở một bài trình diễn đã tồn tại

1 Kích chuột vào menu File, chọn lệnh Open hoặc kích chuột vào biểu tượng

Open trên thanh công cụ

2 Di chuyển chuột đến tệp tin cần mở, sau đó kích đúp chuột vào tên tệp tin cần

mở hoặc có thể kích chuột vào tên tệp tin cần mở, sau đó kích nút Open trong hộp thoại Open.Sử dụng công cụ trong hộp thoại Open để mở tệp tinChúng ta

có thể sử dụng các nút trên hộp thoại Open để di chuyển đến thư mục chứacác tệp tin cần mở

• Kích chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trên trong ô Look in để hiển thị các thư

mục và ổ đĩa trong máy tính

• Kích chuột vào nút để chuyển lên thư mục mức trên (mức cha) của thư mụchiện tại trong cây thư mục

• Kích chuột vào nút để tìm kiếm trên Web

• Kích chuột vào nút để xoá tệp tin hay thư mục đang chọn

• Kích chuột vào nút để tạo mới một thư mục nằm trong thư mục hiện tại

• Kích chuột vào nút để thay đổi chế độ hiển thị cho các tệp tin và thư mục

trong hộp thoại Open.

Mở một tệp tin PowerPoint đã từng được mở gần đây

• Mở tệp tin đã từng mở gần đây khi PowerPoint đang được mở

Danh sách các tệp tin đã từng mở gần đây nhất được sẽ được hiển thị trong menu File

Để mở các tệp tin này có thể thực hiện bằng cách:

Kích chuột vào menu File, sau đó kích chuột vào tên tệp tin muốn mở từ danh sách các

tệp tin (hình 1.1.4)

Danh sách tệp tin đã từng mở gần đây

• Mở các tệp tin đã từng mở gần đây ngay khi khởi động PowerPoint:

Khi hộp thoại PowerPoint xuất hiện trong khi khởi động PowerPoint (hình 1.1.2), kích chuột vào lựa chọn Open an existing presentation Sau đó,kích chuột vào tên tệp tin muốn mở trong danh sách tên tệp tin ở phía dưới hộp thoại và

nhấn nút OK.

Kích chuột vào tên tệp tin trong danh sách các tệp tin từng mở gần đây

Lựa chọn và mở nhiều tệp tin liên tiếp nhau

1 Kích chuột vào biểu tượng Open để mở hộp thoại Open.

2 Di chuyển đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở

3 Kích chuột để chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách tệp tin muốn mở, nhấn và

giữ phím Shift sau đó kích chuột vào tệp tin cuối cùng trong danh sách Khi đó,

các tệp tin trong danh sách sẽ được lựa chọn (bôi đen)

Lựa chọn nhiều tệp tin liên tiếp

4 Kích chuột vào nút Open để mở các tệp tin trong danh sách đã chọn Khi đó,

các tệp tin này sẽ được đồng thời mở ra

Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau

1 Kích chuột vào biểu tượng Open để mở hộp thoại Open.

2 Di chuyển đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở

3 Kích chuột vào tệp tin đầu tiên muốn chọn, nhấn và giữ phím Ctrl và kích

chuột vào tên các tệp tin khác muốn chọn Khi đó, các tệp tin muốn chọn sẽđược bôi đen

Lựa chọn các tệp tin không liền kề nhau

4 Kích chuột vào nút Open để mở các tệp tin đã chọn Khi đó các tệp tin này sẽ

được đồng thời mở ra

Tạo một bài trình diễn mới

Tạo bài trình diễn mới ngay khi bắt đầu khởi động PowerPoint

1 Khởi động PowerPoint

2 Kích chuột vào tuỳ chọn Blank Presentation trong hộp thoại

PowerPoint (hình 1.1.2).

3 Kích nút OK Khi đó hộp thoại New Slide được mở ra cho phép chọn một kiểu

bố cục (slide layout) cho trang trình diễn.

4 Với trang đầu tiên của bài trình diễn, chúng ta nên chọn kiểu bố cục mặc định,

đó là kiểu bố cục đầu tiên trong danh sách (Title Slide), và kích nút OK.

Chọn kiểu bố cục (Lay out) cho trang trình diễn

Tạo bài trình diễn mới khi PowerPoint đang được mở

1 Kích chuột vào menu File, chọn New

Hộp thoại chọn khi tạo bài trình diễn mới

1 Chọn Blank Presentation từ hộp thoại PowerPoint, sau đó kích nút OK.

2 Lựa chọn kiểu bố cục cho trang trình diễn đầu tiên của bài trình diễn bằng cách

kích chuột vào kiểu bố cục trong hộp thoại New Slide (hình 1.1.8)sau đó kích nút OK.

Chú ý: Chúng ta cũng có thể thực hiện tạo bài trình diễn mới bằng cách kích chuột vào

Lưu bài trình diễn vào đĩa cứng, đĩa mềm

Lưu bài trình diễn vào ổ đĩa cứng

1 Kích chuột vào menu File, chọn mục Save as để mở hộp thoại Save As

Hộp thoại Save as

1 Di chuyển đến thư mục cần lưu tệp tin (việc di chuyển đến một thư mục trong

hộp thoại Save As được thực hiện tương tự như việc di chuyển trong hộp thoại

Open đã nêu ở phần trước).

2 Nhập tên tệp tin trong ô File name Chú ý tên tệp tin không được chứa các ký

tự đặc biệt như \ / | ? : ; * > <

3 Nhấn nút Save trong hộp thoại Save as để hoàn tất quá trình lưu bài trình diễn.

Theo mặc định, bài trình diễn PowerPoint được lưu lại thành tệp tin có phần mở rộng.ppt hoặc pps

Chú ý: Chúng ta cũng có thể sử dụng nút Save > trên thanh công cụ chuẩn để lưu

nhanh bài trình diễn Khi kích nút Save, nếu bài trình diễn chưa từng được lưu thì hộp thoại Save As cũng được mở ra và cần thực hiện các bước như đã nêu trên để lưu bài trình diễn dưới một tên Nếu bài trình diễn đã được lưu trước đó, khi kích nút Save, các

thay đổi mới nhất của bài trình diễn sẽ được tự động lưu vào tệp tin trình diễn

Lưu bài trình diễn vào đĩa mềm

1 Kích chuột vào menu File, chọn mục Save As để mở hộp thoại Save As

2 Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Save in

1 Lựa chọn biểu tượng 31/2 Floppy (A:) (hình 1.1.11)

Hộp thoại Save as - lựa chọn nơi lưu bài trình diễn là đĩa mềm

1 Nhập tên tệp tin vào ô File name sau đó nhấn nút Save để lưu tệp tin vào đĩa

mềm

Lưu bài trình diễn với một tên khác

Một bài trình diễn đã được lưu lại vẫn có thể lưu lại với một tên khác Cách thực hiệnnhư sau:

1 Kích chuột vào menu File và chọn Save as

2 Trong hộp thoại Save As được mở ra (tương tự như hình 1.1.10), nhập vào ô

File name một tên khác cho tệp tin.

3 Kích chuột vào nút Save để lưu tệp tin đang mở với một tên khác.

Lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng khác

• Lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng RTF

Tệp tin có phần mở rộng RTF là tệp tin văn bản có thể mở được bởi nhiều chương trìnhkhác nhau như Word, Note, Word Pad Tuy nhiên khi lưu bài trình diễn dưới dạng tệptin có phần mở rộng RTF thì các định dạng về hình ảnh, hiệu ứng của bài trình diễn đều

bị mất

Cách thực hiện lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng rtf như sau:

1 Kích chuột vào menu File, chọn Save as Khi đó hộp thoại Save As được mở

ra (tương tự như hình 1.1.10)

2 Lựa chọn thư mục muốn lưu tệp tin

3 Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Save as type và lựa chọn kiểu tệp tin muốn lưu, chẳng hạn kiểu Outline/RTF (*.rtf)

Lựa chọn kiểu tệp tin để lưu

1 Nhập tên tệp tin vào ô File name sau đó kích chuột vào nút Save để lưu bài

trình diễn thành tệp tin với định dạng tương ứng với kiểu tệp tin đã chọn

• Lưu bài trình diễn thành dạng tệp tin thuộc phiên bản PowerPoint trước đó

Với việc lưu bài trình diễn thành định dạng tệp tin thuộc phiên bản PowerPoint trước đócho phép mở bài trình diễn bằng nhiều chương trình PowerPoint khác nhau

Các bước thực hiện tương tự như việc lưu một tệp tin với phần mở rộng rtf, tuy nhiên

trong bước 3 cần thực hiện chọn một trong số các tuỳ chọn: PowerPoint 95 (*.ppt),

PowerPoint 4 (*.ppt), PowerPoint 97-2000&95 Presentation (*.ppt).

Lựa chọn kiểu tệp tin thuộc các phiên bản PowerPoint khác nhau

• Lưu bài trình diễn dưới dạng một mẫu (Template)

Một mẫu trong PowerPoint hay còn gọi là Template là một tệp tin chứa các thông tin về

định dạng bài trình diễn như: màu nền, màu chữ, vị trí các ô văn bản Có thể tạo ra mộtmẫu và sau đó áp dụng mẫu này cho các bài trình diễn khác

Các bước thực hiện lưu bài trình diễn dưới dạng một mẫu cũng được thực hiện tương

tự như các bước lưu bài trình diễn với phần mở rộng rtf (đã giới thiệu), tuy nhiên trong

bước 3 cần chọn Design Template (*.pot).

• Lưu bài trình diễn dưới dạng các tệp tin hình ảnh

Các bước thực hiện lưu bài trình diễn thành các tệp tin có hình ảnh (tệp tin có phần mởrộng là jpg, gif, png, bmp) tương tự như các bước thực hiện lưu tệp tin dưới dạng vănbản (tệp tin có phần mở rộng rtf), tuy nhiên trong bước 3 cần chọn một trong số các lựa

chọn: JPEG File Interchange Format (*.jpg), GIF Graphic Interchange Format (*.gif),

PNG Portable Network Graphics Format (*.png), Device Indipendent Bitmap (*.bmp)

Hộp thoại khi lưu tệp tin dưới định dạng hình ảnh

Sau khi đã chọn kiểu tệp tin là định dạng ảnh và nhấn nút Save trong hộp thoại Save As, một hộp thoại như hình 1.1.14 xuất hiện Kích nút Yes để chấp nhận việc lưu mỗi trang

trình diễn thành một hình ảnh nằm trong thư mục có trùng tên với tên vừa đặt cho tệp

tin Kích nút No nếu chỉ muốn lưu một trang diễn hiện tại thành một ảnh.

• Lưu bài trình diễn dưới định dạng WebĐịnh dạng Web là một dạng tệp tin cóphần mở rộng là htm hoặc html Khi tệp tin được lưu dưới định dạng Web, cóthể sử dụng trình duyệt Web để mở chúng, chẳng hạn như trình duyệt InternetExplorer, Netcape Navigator

1 Kích chuột vào menu File, chọn mục Save as Web Page.

2 Nhập tên tệp tin cho bài trình diễn vào ô File name, sau đó kích chuột vào nút

Publish

Hộp thoại lưu tệp tin với định dạng Web

1 Chọn tuỳ chọn Complete presentation nếu muốn lưu toàn bộ bài trình diễn sang

dạng Web cần nhập số trang đầu tiên muốn chuyển thành định dạng web vào ô

Slide number và nhập số trang cuối cùng vào ô through (hình 1.1.16)

2 Chọn trình duyệt (brower) hỗ trợ việc xem tệp tin dạng web này Ở đây chúng

ta chọn tuỳ chọn Microsoft Internet Explorer 4.0 or later(high fidelity).

Hộp thoại Publish as Web Page

1 Kích nút Publish để hoàn tất quá trình lưu tệp tin với định dạng web.

Khi đó, một tệp tin với tên đã đặt và phần mở rộng là htm sẽ được tạo ra

Chuyển giữa các bài trình diễn đang mở

Mỗi bài trình diễn đang được mở sẽ hiển thị thành một biểu tượng trên thanh tác vụ phíadưới màn hình

Để chuyển đến bài trình diễn khác, cần kích chuột vào tên cửa sổ trên thanh tác vụ này

***SORRY, THIS MEDIA TYPE IS NOT SUPPORTED.***

Ngoài ra có một cách khác để di chuyển đên các bài trình diễn khác đang mở là: kích

chuột vào menu Windows, sau đó kích chuột vào tên bài trình diễn trong danh sách các

bài trình diễn đang mở

Kích chuột vào tên tệp tin trình diễn muốn chuyển đến trong danh sách

Sử dụng các chức năng trợ giúp

Tương tự như bất kỳ phần mềm nào trong bộ MS-Office, PowerPoint cũng hỗ trợ hệthống trợ giúp rất hữu ích

Lời khuyên ngày hôm nay (Tip of the day)

Theo mặc định, chương trình PowerPoint sẽ hiển thị “tip of the day” (mẹo, lời khuyên)ngay khi khởi động Đọc những mẹo nhỏ này sẽ rất hữu ích khi làm việc với PowerPoint

Lời khuyên ngày hôm nay

Người trợ giúp văn phòng là gì? (Office Assistant)

Đây là một đối tượng được hỗ trợ trong MS-Office, đối tượng này sẽ quan sát những gìchúng ta làm và đưa ra những lời khuyên để làm việc hiệu quả hơn

Biểu tượng người trợ giúp

Để hiển thị/ ẩn Người trợ giúp

• Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Office Assistant đặt trên thanh công cụ

• Cách 2: Kích chuột vào menu Help, chọn Show the Office Assistant /Hide the

Office Assistant.

Kích chuột phải vào Người trợ giúp văn phòng, chọn lệnh Choose Assistant! Trong thẻ

Gallery, sử dụng 2 nút lệnh Back và Next để chọn biểu tượng yêu thích

Một số biểu tượng được ưa thích

Sử dụng trợ giúp “What is this?”

Trong nhiều hộp thoại ta sẽ thấy ký hiệu dấu hỏi ở góc phải bên trên hộp thoại Đây

là nút dùng để xem các định nghĩa (what is this) cho từng thành phần có trên hộp thoại.Tuy nhiên không phải tất cả các hộp thoại đều có nút này Để sử dụng chức năng trợgiúp này, cần kích chuột vào biểu tượng dấu hỏi và sau đó kích chuột vào một thànhphần trên hộp thoại mà chúng ta chưa biết nó là gì và dùng để làm gì

Xem trợ giúp “What is this"

Cửa sổ Microsoft PowerPoint Help

Kích chuột vào menu Help, chọn Microsoft PowerPoint Help hoặc nhấn phím F1 khi

đó Microsoft PowerPoint Help sẽ được mở ra Trong hộp thoại này có 3 thẻ: Contents,

Answer Wizard và Index.

Hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Thẻ Contents trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Các mục trợ giúp được sắp xếp theo từng chủ đề Kích chuột vào bất kì kí hiệu dấu cộng(+) nào để đi đến các chủ đề con, chi tiết hơn Các thông tin trợ giúp sẽ xuất hiện ở cửa

sổ bên phải của hộp thoại

Thẻ Content trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Thẻ Answer Wizard trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Trong thẻ Answer Wizard, khi người dùng nhập câu hỏi vào vùng What would you like

to do? và kích nút Search Các mục thông tin có liên quan đến câu hỏi vừa nhập sẽ hiển

thị phía dưới (vùng Select topic to display) và mục thông tin đầu tiên tìm được sẽ hiển

thị trong vùng phía bên phải cửa sổ

Thẻ Answer wizard trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Thẻ Index trong hộp thoại icrosoft PowerPoint Help

Các thông tin trợ giúp được sắp xếp theo từ khoá Người dùng nhập từ khoá vào hộp

thoại Type keywords rồi nhấn nút Search hoặc lựa chọn trong danh sách từ khoá phía

dưới để tìm kiếm mọi thông tin hướng dẫn có liên quan

Thẻ Index trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Đóng bài trình diễn

Để đóng một bài trình diễn, cần thực hiện:

1 Kích chuột vào menu File, chọn mục Close hoặc kích chuột vào biểu tượng dấu

nhấn x ở góc trên phải của màn hình

1 Nếu bài trình diễn chưa được lưu những thay đổi, PowerPoint sẽ bật ra một hộphội thoại (hình 1.1.24) hỏi xem người dùng có muốn lưu bài trình diễn không?

Hộp thoại xuất hiện khi đóng bài trình diễn mà chưa được lưu

1 Kích nút Yes nếu muốn lưu bài trình diễn và bài trình diễn, kích nút No nếu chỉ

muốn đóng bài trình diễn mà không muốn lưu lại những thay đổi, kích nút

Cancel nếu không muốn đóng bài trình diễn.

Thay đổi các thiết đặt cơ sở

Sử dụng công cụ phóng to/ thu nhỏ trang

Công cụ phóng to/ thu nhỏ (Zoom) cho phép phóng to hay thu nhỏ trang trình diễn trongchế độ soạn thảo Mức độ phóng to hay thu nhỏ được tính theo tỷ lệ phần trăm %

Để phóng to trang trình diễn khi soạn thảo, cần thực hiện theo các bước

1 Kích chuột vào trang trình diễn muốn phóng to hay thu nhỏ

2 Di chuyển chuột đến nút Zoom trên thanh công cụ chuẩn, sau đó kích chuột vào

mũi tên để lựa chọn tỷ lệ hiển thị bài trình diễn cho phù hợp

Hiển thị (ẩn) các thanh công cụ

1 Kích chuột vào menu View, chọn mục Toolbars.

2 Kích chuột vào tên thanh công cụ để đánh dấu (hoặc bỏ đánh dấu), khi đó thanh

cụ tương ứng sẽ được hiển thị (hoặc được ẩn đi)

Hiển thị (hoặc ẩn) thanh công cụ

Một số thanh công cụ thông dụng thường sử dụng

Thanh công cụ chuẩn Standard

Thanh công cụ Standard

Thanh công cụ định dạng Formatting

Thanh công cụ Formatting

Chú ý: Có một cách khác để ẩn (hoặc hiện) thanh công cụ: Kích chuột phải vào một vị

trí bất kỳ trên thanh công cụ đang hiển thị, khi đó danh sách các thanh công cụ sẽ đượchiển thị trong menu con Kích chuột vào tên thanh công cụ để đánh dấu (hay bỏ đánhdấu) để hiển thị (hoặc ẩn) thanh công cụ

Hiển thị (ẩn) thanh công cụ bằng cách kích chuột phải

2 Xây dựng một bài trình diễn

Xây dựng một bài trình diễn

Trước khi thực hành phần này, yêu cầu người học phải có các kỹ năng:

• Làm quen với hệ điều hành Windows

• Biết các thao tác cơ bản để soạn thảo văn bản

• Khởi động được PowerPoint và biết cách tạo mới bài trình diễn

Các kỹ năng cần đạt được sau khi học xong phần này:

• Nắm được các chế độ hiển thị của bài trình diễn và cách sử dụng chúng

• Trang trình diễn:thêm mới, các kiểu bố cục của trang trình diễn và cách thayđổi kiểu bố cục, thay đổi màu nền của trang

• Áp dụng các mẫu thiết kế có sẵn cho bài trình diễn

• Thiết đặt Slide Master cho bài trình diễn

Các chế độ hiển thị bài trình diễn

Ý nghĩa của các chế độ hiển thị bài trình diễn

Chế độ hiển thị Normal

Chế độ hiển thị này cho phép soạn thảo bài trình diễn đồng thời có thể thêm các ghi chúcủa người trình bày cho trang trình diễn vào phần ghi chú (Notes) ở phía dưới

Màn hình hiển thị chế độ Normal

Chế độ Outline View

Ở chế độ này, vùng soạn thảo bài trình diễn được thu nhỏ lại đồng thời cho phép hiểnthị tổng thể các trang trình diễn được mở rộng, chúng ta có thể thấy tất cả các đề mụcchính trong mỗi trang trình diễn từ trong vùng này

Màn hình hiển thị ở chế độ Outline

Chế độ Slide View

Màn hình hiển thị ở chế độ Slide View

Chế độ Slide View là chế độ soạn thảo slide Ở chế độ hiển thị này, vùng ghi chú (Notes)

không được hiển thị, vùng hiển thị tổng thể các trang trình diễn được thu nhỏ lại

Chế độ Slide Sorter View

Trong chế độ hiển thị này tất cả các trang trong bài trình diễn sẽ được hiển thị lên mànhình ở chế độ thu nhỏ Chúng ta có thể sử dụng các kỹ thuật kéo thả các trang trình diễn

để di chuyển chúng

Màn hình hiển thị ở chế độ Slide Sorter View

Chế độ Slide Show View

Chế độ Slide Show View là chế độ trình chiếu bài trình diễn Tại chế độ này, chúng ta có

thể dùng các nút điều khiển là nút mũi tên lên, xuống, Enter, Pg Up, Pg Down để dichuyển đến các trang trình diễn

Màn hình hiển thị ở chế độ Slide Show View

Chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị

Theo mặc định bài trình diễn khi soạn thảo được mở ở chế độ Normal Để chuyển đổigiữa các chế độ hiển thị chỉ cần kích chuột vào các nút chọn chế độ hiển thị tương ứngvới tên các chế độ hiển thị ở phía màn hình phía dưới trái (như trong hình 27)

Các nút chuyển chế độ hiển thị bài trình diễn

Chú ý: Trường hợp đang hiển thị ở chế độ trình chiếu (Slide Show), có thể trở về chế độ

đang mở trước đó bằng cách nhấn phím ESC

Các trang trình diễn (Slides)

Thêm mới một trang trình diễn

Ở chế độ soạn thảo, để thêm một trang trình diễn (slide) mới vào bài trình diễn cần thựchiện các bước sau:

1 Kích chuột vào menu Insert, chọn New Slide hoặc kích chuột vào biểu tượng

New Slide trên thanh công cụ chuẩn Chúng ta cũng có thể thực hiện nhanh

bước này bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + M.

2 Lựa chọn kiểu bố cục (lay out) cho trang trình diễn mới này bằng cách nhấn chuột vào một kiểu bổ cục trong hộp thoại New slide được mở ra.

Hộp thoại New Slide

• 3) Kích chuột vào nút OK để hoàn tất quá trình thêm trang trình diễn mới.

Chú ý: Có một số kiểu bố cục sau:

• Title Slide: là kiểu bố cục dùng để tạo ra trang đầu tiên của bài trình diễn.

• Bullleted List: kiểu bố cục gồm 2 khối văn bản được sắp xếp theo chiều dọc

trang trình diễn

• 2 column Text: kiểu này gồm 3 khối văn bản (2 khối phía dưới dùng để nhập

nội dung và được bố trí theo chiều ngang)

• Table: gồm hai khối: khối phía trên là một ô văn bản cho phép nhập tiêu đề

(5)+(6) Text & Chart: gồm 3 khối: 2 khối phía dưới có 1 khối văn bản và 1 khối dùng

để chèn biểu đồ

(7) Organization Chart: khối phía dưới dùng để chèn một sơ đồ tổ chức.

(8) Chart: khối phía dưới dùng để chèn một biểu đồ

(9)+(10) Text & Clip Art: hai khối phía dưới dùng để chèn văn bản và hình ảnh từ Clip

Art

(11) Title Only: kiểu bố cục này chỉ có 1 khối văn bản dùng để nhập tiêu đề trang trình

diễn

(12) Blank: đây là một trang trình diễn trống.

Thay đổi bố cục của một trang trình diễn

Một trang trình diễn khi đã được tạo ra vẫn có thể thay đổi lại bố cục Các bước thựchiện như sau:

1 Kích chuột vào trang trình diễn muốn thay đổi bố cục

2 Kích chuột vào menu Format, chọn mục Slide Layout hoặc kích chuột phải vào trang trình diễn muốn thay đổi bố cục, chọn mục Slide Layout từ menu con

(hình 2.2.2)

Menu con khi nhấn phải chuột vào trang trình diễn

• 3) Khi đó hộp thoại Slide Layout được mở ra (tương tự như hộp thoại New Slide trong

hình 2.2.1) Lựa chọn một kiểu bố cục muốn thay thế cho trang trình diễn, sau đó chọn

nút Apply (hoặc nút Reapply) để hoàn tất quá trình thay đổi bố cục.

Thay đổi màu nền của một trang, toàn bộ các trang trình diễn

Thay đổi màu nền của một trang hoặc toàn bộ các trang trình diễn

Thông thường các trang trong bài trình diễn thường có chung một định dạng về màunền, vị trí các khối văn bản Các định dạng này được quy định trong các mẫu có sẵn

hoặc trong slide chủ - Slide Master (được giới thiệu trong phần sau) Tuy nhiên, trong

một số trường chúng ta cần thay đổi lại màu nền của một số trang trình diễn trong bài,khi đó, cần thực hiện các bước sau:

1 Kích chuột vào trang trình diễn muốn thay đổi màu nền

2 Kích chuột vào menu Format, chọn Background Khi đó hộp thoại Background

sẽ hiển thị (hình 2.2.3)

Hộp thoại Background

• 3) Lựa chọn màu bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong hộp thoại

Background Ngoài một số màu thường dùng hiện lên tại các ô màu, chúng ta có thể

lựa chọn các màu khác trong bảng màu bằng cách chọn More Colors Khi đó hộp

thoại chọn màu sẽ được mở ra như hình 2.2.4 sau đây

Hộp thoại Colors – thẻ Standard

Hộp thoại Colors – thẻ Custom

• 4) Để lựa chọn màu cần kích chuột vào một ô màu trong bảng màu (hình 2.2.4) Nếumuốn thay đổi độ sáng hay độ đậm nhạt của màu có thể thực hiện bằng cách kích chuột

vào thẻ Custom và sau đó dùng chuột để di chuyển thanh trượt (hình 2.2.5).

• 5) Sau khi đã chọn được màu nền, nhấn nút Preview để xem trước việc thiết đặt màu này Nhấn nút Apply trong hộp thoại Background nếu muốn áp dụng thay đổi về màu này cho trang trình diễn hiện tại Nhấn nút Apply to all nếu muốn những thay đổi về

màu này được áp dụng cho tất cả các trang trong bài trình diễn

Thay đổi đồng thời màu nền của một số trang trình diễn đã đã lựa chọn

1 Chuyển chế độ hiển thị trang trình diễn sang chế độ Slide Sort View.

2 Chọn các trang trình diễn muốn thay đổi màu nền bằng cách: kích chuột vào

trang trình diễn đầu tiên muốn lựa chọn, nhấn và giữ phím Ctrl sau đó kích

chuột vào các trang trình diễn khác muốn lựa chọn

Lựa chọn các trang trình diễn trong chế độ Slide Sorter View

• 3) Sau khi đã lựa chọn các trang trình diễn, kích chuột vào menu Format, chọn

Background và thực hiện các bước tương tự như thay đổi màu cho một trang trình diễn.

Sử dụng các mẫu thiết kế sẵn (Design Template)

Áp dụng một mẫu có sẵn cho bài trình diễn

PowerPoint có một số mẫu được thiết kế sẵn, chúng ta có thể sử dụng các mẫu này để

áp dụng cho bài trình diễn

1 Mở bài trình diễn muốn thay đổi định dạng

2 Kích chuột vào menu Format, chọn Apply Design Template Khi đó hộp thoại

Apply Design Template được mở ra (hình 2.3.1)

Hộp thoại Apply Design Template

• 3) Dùng chuột di chuyển đến các mẫu thiết kế sẵn trong danh sách để xem nhanh cácmẫu này trong vùng bên phải hộp thoại Để lựa chọn mẫu nào, cần kích chuột vào mẫu

đó rồi kích nút Apply.

Chú ý: Ngay khi tạo mới một bài trình diễn, chúng ta cũng có thể áp dụng mẫu thiết kế

có sẵn cho bài trình diễn mới này bằng cách: Kích chuột vào thẻ Design Templates từ hộp thoại New Presentation, sau đó lựa chọn mẫu có sẵn cho bài trình diễn từ danh sách

và kích nút OK đế áp dụng mẫu vừa chọn.

Chọn thẻ Design Templates trong hộp thoại New Presentation

Ngoài các mẫu thiết kế trong thẻ Design Templates chúng ta cũng có thể áp dụng các mẫu khác bằng cách chọn thẻ Presentations trong hộp thoại New Presentation, sau đó

lựa chọn mẫu từ danh sách

Chuyển đổi giữa các mẫu thiết kế có sẵn

Một bài trình diễn sau khi đã áp dụng mẫu thiết kế, chúng ta hoàn toàn có thể thay đổilại bằng một mẫu thiết kế khác Để thay đổi cần thực hiện tương tự như việc áp dụngmột mẫu cho bài trình diễn, nghĩa là cũng thực hiện 3 bước như đã nêu trên

Slide Master

Slide Master và mẫu thiết kế sẵn (Template)

• Mẫu thiết kế sẵn (Template)

Mỗi bài trình diễn được tạo ra đều dựa vào một mẫu thiết kế có sẵn (Templates) Các

mẫu thiết kế sẵn này có thể được lựa chọn như đã giới thiệu trong phần 2.3 ở trên Cácmẫu này thiết đặt định dạng nền trang trình diễn (màu nền và hình ảnh), vị trí và địnhdạng của các ô văn bản được sử dụng trong bài trình diễn Các thông tin về phông chữ,kiểu chữ của các ô văn bản cũng được lưu trong mẫu thiết kế sẵn Mỗi mẫu thiết kếsẵn được lưu trong tệp tin có phần mở rộng POT Theo mặc định, bài trình diễn được

tạo ra theo mẫu Blank Presentation.

• Slide Master

Mỗi mẫu thiết kế sẵn đều chứa thành phần chủ “Master” Mỗi bài trình diễn đều đượcxây dựng trên một mẫu có sẵn và mọi định dạng của bài trình diễn sẽ dựa trên một slideloại slide chủ nào đó (slide master) Chính slide master sẽ quyết định các yếu tố như:màu nền, màu chữ, kiểu bài trí của các trang trong bài trình diễn Nhờ có slide master

mà các trang trong bài trình diễn được thống nhất với nhau

Ý nghĩa của Slide Master: tạo ra một định dạng thống nhất cho toàn bộ bài trình diễn.

Mọi thay đổi trên Slide Master sẽ được tự động áp dụng lên cho bài trình diễn hiện tại

2 Kích chuột vào menu View, chọn Master sau đó chọn mục Slide Master từ

menu con

Chọn mục Slide Master từ menu View.

Khi đó, màn hình sẽ mở Slide Master ra cho phép định dạng lại theo ý muốn của người

thiết kế

Slide Master

Các thành phần thường xuất hiện trên Slide Master bao gồm: các hộp văn bản, các đốitượng đồ họa (hình ảnh từ Clip Art, hình ảnh từ một tệp tin, các hình vẽ)

Thông thường, có 5 loại hộp văn bản mặc định xuất hiện trên Slide master, đó là:

• Hộp văn bản tiêu đề: đây là hộp văn bản xuất hiện ở phía trên cùng của trang,

mặc định có dòng chữ “Click to edit Master title style”, là vùng chứa tiêu đềcủa trang trình diễn

• Hộp văn bản nội dung: đây là hộp văn bản nằm chính giữa trang, theo mặc

định có chứa 5 dòng chữ tương ứng với 5 mức đề mục, là vùng chứa nội dungcủa trang trình diễn

• Hộp văn bản ngày tháng: đây là hộp văn bản nằm phía cuối trang, theo mặc

định có dòng chữ “Date Area”, là vùng chứa thông tin về ngày tạo bài trìnhdiễn

• Hộp văn bản chân trang: nằm ở phía cuối trang, theo mặc định có dòng chữ

“Footer Area”, thường lưu các thông tin về tên tác giả hoặc tên bài trình diễn ởđây

• Hộp văn bản số trang: nằm ở phía cuối trang, theo mặc định có dòng chữ

“Number Area”, lưu số trang trình diễn

Với các hộp văn bản, có thể thay đổi về vị trí đặt, màu nền, kiểu chữ, phông chữ, màusắc chữ Chi tiết về sự thay đổi này sẽ được giới thiệu trong phần sau

Chèn, co dãn, di chuyển, xóa hình ảnh, đối tượng vẽ và đối tượng đồ hoạ trong Slide Master

Việc chèn hình ảnh, đối tượng vẽ vào Slide Master sẽ được tự động áp dụng cho tất cảcác trang trong bài trình diễn

3 Kích chuột vào danh mục ảnh muốn chèn trong cửa sổ Insert ClipArt (hình

2.4.3), khi đó danh sách các ảnh có trong danh mục này sẽ được mở ra

Cửa sổ Insert ClipArt

• 4) Kích chuột vào ảnh muốn chèn, và chọn nút Insert Clip trên thanh menu tắt (hình

Chọn ảnh để bổ sung vào Slide Master

• 5) Kích chuột vào nút Close ở góc trên phải cửa sổ Insert ClipArt để hoàn tất Khi đó, ảnh vừa chọn trong Clip Art sẽ được chèn vào Slide Master.

Chèn hình ảnh từ tệp tin

1 Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master.

2 Kích chuột vào menu Insert, chọn mục Picture sau đó chọn From File từ

menu con

3 Trong hộp thoại Insert Picture, di chuyển đến thư mục chứa tệp tin hình ảnh và

kích chuột vào tên tệp tin hình ảnh để lựa chọn, sau đó kích chuột vào nútInsert để chèn hình ảnh từ tệp tin này

Lựa chọn ảnh từ tệp tin để chèn vào Slide Master

Chèn một đối tượng vẽ

1 Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master.

2 Lựa chọn kiểu hình vẽ bằng cách kích chuột vào biểu tượng của hình trên thanh

công cụ Drawing, chẳng hạn biểu tượng hình chữ nhật Rectangle

3 Kích chuột và kéo rê trên Slide Master để vẽ hình Khi đó hình mong muốn sẽ được xuất hiện trên Slide Master.

Co dãn, di chuyển đối tượng đồ họa (ảnh từ Clip Art, ảnh từ một tệp tin, đối tượng vẽ)

Sau khi đã chèn các đối tượng đồ họa (gồm ảnh từ Clip Art, ảnh từ một tệp tin, đối tượng vẽ) vào Slide Master, chúng ta hoàn toàn có thể co dãn và di chuyển chúng Các bước

thực hiện như sau:

1 Kích chuột vào đối tượng cần co dãn hay di chuyển (để chọn đối tượng)

2 Để co dãn đối tượng, cần đưa trỏ chuột vào phía đường biên của đối tượngđang chọn, khi trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai chiều thì kích chuộtvào kéo rê cho đến khi kích thước của đối tượng được như mong muốn thì nhảchuột

3 Để di chuyển đối tượng đến một vị trí mới trong cùng một trang trình diễn, cầnkích chuột vào đối tượng, khi đó trỏ chuột chuyển thành hình , kéo rê chuộtđến vị trí mong muốn và nhả chuột

Xóa các đối tượng đồ họa (ảnh từ Clip Art, ảnh từ một tệp tin, đối tượng vẽ)

1 Mở bài trình diễn và hiển thị ở chế độ Slide Master.

2 Kích chuột vào đối tượng đồ họa muốn xóa sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím Khi đó đối tượng vừa chọn sẽ được xóa khỏi Slide Master.

Chèn văn bản vào phần chân trang của một số trang hoặc toàn bộ các trang trong bài trình diễn

1 Mở bài trình diễn muốn bổ sung văn bản vào phần Footer

2 Kích chuột vào menu View, chọn mục Header and Footer Khi đó một hộp

thoại sẽ mở ra

Hộp thoại Header and Footer

1 Trong thẻ Slide có các tùy chọn:

• Date and time : đánh dấu vào lựa chọn này nếu muốn hiển thị ngàytạo bài trình diễn trong hộp văn bản ngày tháng (phía chân trang trình diễn) Có

2 lựa chọn chọn:

muốn ngày hiện thời của hệ thống được tự động cập nhật vào hộp văn bản ngàytháng Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống ngay bên dưới để chọn kiểu hiển thịngày tháng

ngày hiển thị trong hộp văn bản ngày tháng là một ngày cố định nào đó Khi

đó, hộp văn bản dưới đó được làm sáng lên cho phép nhập vào một ngày thángmong muốn

• Slide Number : đánh dấu vào lựa chọn này nếu muốn hiển thị số thứ

tự các trang trong bài trình diễn (đánh số trang trình diễn)

muốn hiển thị nội dung trong phần chân trang (footer) Khi đó, cần nhập nộidung muốn hiển thị trong phần chân trang vào ô văn bản ngay bên dưới

• Don’t show on title slide : Đánh dấu vào lựa chọn này nếukhông muốn hiển thị phần chân trang trên trang tiêu đề (title slide) của bài trìnhdiễn.

• Kích nút Apply to all nếu muốn áp dụng các tùy chọn vừa thiết đặt cho toàn bộ

các trang trong bài trình diễn

Chú ý: Nếu thực hiện thao tác chèn văn bản vào phần chân trang ở chế độ Normal

(không ở chế độ Slide Master), sẽ thấy nút Apply được làm sáng lên Khi đó, nếu kích nút Apply, các tùy chọn cho phần chân trang vừa thiết đặt chỉ áp dụng cho trang trình diễn hiện tại Nếu kích nút Aplly to all các tuỳ chọn vừa thiết đặt sẽ áp dụng cho tất cả

các trang trong bài trình diễn