Giáo trình MicroSoft Access

Giáo trình MicroSoft Access

Bài 1: GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS

I/ ACCESS LÀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỬ LIỆU RẤT HIỆU QUẢ :

- Access là một hệ quản trị cơ sở dử liệu chạy trên môi trường windows, giao diện đồ hoạ dể sử dụng và dể thao tác hơn các hệ quản trị cơ sở dử liệu chạy trên môi trường MS-DOS

- Được hổ trợ các kỷ thuật OLE ( object linking embeding nhúng và nối kết đối tượng) có thể đưa các hình ảnh và bảng tính vào trong nó

- Access có đầy đủ tính chất của một hệ quản trị CSDL như: cho tạo mới, Sửa đổi, xoá CSDL củng như việc tự động kiểm tra khoá, kiểm tra các ràng buộc toàn vẹn, ( tự động xoá bên nhiều khi bên một xoá, tự động cập nhật bên nhiều khi bên một cập nhật)

- Access có khả năng chạy trên môi trường nhiều người dùng, có khả năng chia sẽ và bảo mật dử liệu

II/ GIỚI THIỆU CÁC CÔNG CỤ TẠO VÀ KHAI THÁC CSDL TRONG ACCESS:

1/ Table-bảng:

- Là nơi lưu cơ sở dử liệu được gọi là csdl-database Một csdl trong Access có một hay nhiều table quan hệ với nhau

- Mổi bảng gồm các cột và dòng, các cột gọi là các field, các dòng gọi là các record

- Mổi field được đặt trưng bởi tên field-field name, kiểu dử liệu-data type và chiều dài của kiểu dử kiệu đó-field size

- Các record được đặt trưng bởi số lượng record

- Sau khi định nghĩa các bảng, Access cho phép tạo lập các mối quan hệ giữa các table bằng cách kéo thả chuột trong relationships

2/ Query- vấn tin:

Là thao tác dùng để khai thác csdl, query cho phép truy xuất csdl trên một hoặt nhiều bảng với một điều kiện nào đó thông qua công cụ QBE (query by example) và bằng cả ngôn ngử hỏi sql

3/ Form- biểu mẩu:

Đây là công cụ tạo ra giao diện nhập dử liệu một cách dể dàng và hiệu quả thông qua một hoặc nhiều bảng

4/ Report- báo cáo:

Là công cụ chính dùng để kết xuất dử liệu, phục vụ cho việc báo cáo và xuất dl ra máy in

5/ Macro- tập lệnh:

Là một chuổi các hành động liên tiếp, mà các hành động này thực hiện một cách tuần tự Các hành động này được Access định nghĩa trước trong bản thân nó Như mở form,

in báo cáo, thực hiện truy vấn hay thông báo kết quả ra màn hình

6/ Module-đơn thể:

Dùng để định nghĩa các thủ tục và hàm của người dùng để thực hiện một hành động nào đó thông qua ngôn ngử access basic

Chú ý:

Một csdl trong Access có một tập tin duy nhất tập tin này có dạng *.mdb chứa các đối tượng đã giới thiệu

Access hổ trợ khả năng import-gắn vào, export-xuất ra, để có thể trao đổi dử liệu với các ứng dụng khác

III/ LÀM VIỆC VỚI ACCESS:

- Khởi động Access, ta nhấn nút Start\Progams\Microsoft Office 2000\Microsoft Access.

- Sẽ xuất hiện giao diện sau:

- Mục thứ nhất sẽ tạo ra một CSDL mới

- Mục thứ hai sẽ mở các Database Wizard của Access

- Mục thứ ba dùng đề mở các CSDL mà người dùng đã tạo trước đó

- Chọn mục một sau đó chọn OK

- Đặt tên file CSDL sau đó click vào nút Create sẽ xuất hiện cửa sổ Database như sau:

- Để đóng CSDL ta click nút close hoặc vào Menu File\Exit.

I/ QUY ĐỊNH VỀ TÊN FIELD VÀ KIỂU FIELD:

-Tên field có chiều dài tối đa 64 ký tự kể cả khoản trắng, tên field là duy nhất trong table, có thể dùng ký tự số, ký tự đặt biệt và khoản trắng để đặt tên field, tên field không có dấu chấm, chấm cảm, dấu phẩy ta có các kiểu dl của field như sau:

- Text-chuổi: có chiều dài tối đa là 255 ký tự kể cả ký tự và ký tự số

- Memo-kí ức: tương tự như kiểu Text nhưng chiều dài tối đa của nó là 32.000 ký tự

- Number-số: kiểu số từ 0->9, dấu thập phân, dấu phẩy và số âm

- Currency-tiền tệ: giống như số ngoại trừ làm tròn một cách tự động đến 2 chử số thập phân và số âm nằm trong dấu: ($ 12.12)

- Date/time-ngày/giờ: kiểu thời gian có thể thực hiện các phép toán số học trên kiểu này

- Counter-đếm: đếm số lượng record trong bảng, phần tử dầu tiên là: 1

- Yes/no- có/không: nhận một trong hai giá trị yes hoặc no

- OLE object : lưu trử những đối tượng do những ứng dụng khác hổ trợ

II/ TẠO BẢNG TRONG CSDL:

1/ Tạo Bảng:

- Chọn một trong ba dạng table sau:

+ create table in design view\design: tạo table theo dạng tự thiết kế

+ create table by using wizard\design: tạo table mà các field lấy từ các table đã có sẵng trong Access

+ create table by entering data\design: tạo table bằng cách nhập trực tiếp dữ liệu vào

- Chọn thẻ table chọn mục create table in design view\design

- Nhập vào tên field ở mục field name, chọn kiểu dử liệu ở mục data type và chọn kích thước cho kiểu dử liệu đó ở mục field size

2/ Quy Định Thuộc Tính Của Field:

- field size: chiều dài field

- format : định dạng field

- input mask: khung nạ nhập liệu quy định dạng dử liệu nhập vào

- caption : chú giải

- default value: trị mặt nhiên

- validation rule: quy định giới hạn trị của dự kiện

- validation text: thông báo khi validation rule không thoả

- required : chọn yes bắt buộc nhập liệu cho field

- allow zerolength: chọn yes cho phép vào chuổi rổng cho field kiểu text và memo

- indexed: field chỉ mục

c/ quy định lại thuộc tính của field đã định nghĩa:

đối tượng table có hai trạng thái trạng thái open và trạng thái design

+ trạng thái open dùng để xem, thêm dử liệu, muốn chọn trạng thái này ta chọn table sau đó chọn open

+ trạng thái design dùng để thiết kế table, muốn chọn trạng thái này ta chọn table sau đó chọn design

d/ các thao tác và ý nghĩa quy định thộc tính field:

- field size: gõ vào chiều dài kiểu dl field vd:text 50

- format: định dạng dl field date :dd/mm/yy

- input mask: khung nhập liệu (xxx).xxxxxx

- default value: đặt dl thường xuyên nhập vào

- validation rule:100 đặt số nhỏ hơn 100 trong thuộc tính này có thể dùng các toán tử

so sánh và luận lý bình thường như: <>, <=, >=, =, and, or, not, like

e/ quy định thuộc tính cho toàn bảng:

-mở table ở chế độ design vào view\properties đặt thuộc tính này kiểm tra cho tấc cả các mẩu tin

-đặt chỉ mục index mở table ở chế độ design chọn view \ index

đánh vào tên chỉ mục, chọn field cho chỉ mục đó, kiểu sắp xếp

f/ chọn khoá chính trong bảng

cho phép xác định duy nhất mẩu tin trong table có thể có một hoặc nhiều khoá chính table ở chế độ design chọn field cần đặt khoá chính vào edit\primary key

để thay đổi field khoá chính ta chọn field đó và đặt khoá chính cho nó

muốn xoá khoá chính ta chọn field cần xoá rồi click biểu tượng khoá trên thanh công cụ

sau đó chọn file\save đặt tên table để lưu bảng đã thiết kế

nếu table không đặt khoá chính thì khi lưu sẽ xuất hiện thông báo

Bài 3 Các Thao Tác Thông Thường Trên Bảng

1/ Nhập dl cho bảng:

chọn table cần nhập dl chọn open hoặc dbclick lên table cần mở vào format\font chọn font cho table cần nhập dl

lần lượt nhập các record vào trong table nhập xong nhấn enter để tạo ra dòng mới

- để thoát khỏi field trống ta sẽ gõ phím tab

- lấy giờ hiện hành là ctrl + ; ngày hiện hành là ctrl + shift +;

- lặp lại dử liệu cho mẩu tin nhấn ctrl + “

- đối với memo dùng ctrl + enter để xuống dòng

- nhập dl cho đối tượng OLE vào bảng chọn field OLE vào insert\object chọn create from file dùng browse tìm file cần đưa vào chọn link để thiết lặp nối kết

- có thể copy một phần hình ảnh từ chương trình ứng dụng khác vào field OLE chọn edit \ paste

2/ Sắp xếp dl trong bảng:

-chọn table open chọn field cần sắp xếp vào record \sort \ ascending hoặc descending -sắp xếp nhiều field cùng tăng hoặc cùng giảm chọn tấc cả các field cùng sắp xếp thực hiện tương tự như trên

3/ Trích lọc dử liệu trong bảng:

khi cần xem dl theo một điều kiện nào đó

- chọn table ở chế độ open vào menu record \filter\advence filter

điền tiêu chuẩn chọn lựa vào criteria

- vào filter chọn apply filter/sort sẽ xuất hiện dl

4/ In dl trong bảng:

chọn table ở chế độ open chọn file \ print sẽ xuất hiện hộp hội thoại print\ok để in dl

Bài 4 Sự Quan Hệ Giữa Các Bảng

1/ Các loại quan hệ:

a/ quan hệ 1-1:

là quan hệ ứng với một giá trịû field trong bảng này ứng với một giá trị field trong bảng kia

b/ quan hệ 1-n:

là quan hệ ứng với một giá trị field trong bảng này thì có nhiều giá trị field trong bảng kia

c/ quan hệ n-n:

là quan hệ ứng với một giá trị field trong bảng này ứng với nhiều giá trị field trong bảng kia và ngược lại

2/ Tạo mối quan hệ:

- vào menu tool\relationship chọn table đưa vào relationship

- chọn field quan hệ là khoá chính ở bảng này sang table là khoá phụ ở bảng kia -sẽ xuất hiện hộp thoại gồm 3 mục chọn như sau:

+ enforce referential: ma tự động kiểm tra tham chiếu

+ cascade update related fields: tự động cập nhật các field quan hệ khi field khoá chính cập nhật

+ cascade delete related fields: tự động xoá các field quan hệ khi field khoá chính xoá

- chọn create để tạo mối quan hệ

- đóng cửa sổ relationship chọn save để thay đổi

* sau khi tạo relationship muốn sữa đổi mối quan hệ gữa chúng click phải vào dây nối chọn edit relationship

* xoá : chọn dây nối nhấn delete

Bài 5 Truy Vấn Csdl

1/ Các loại truy vấn:

a/ select query: là loại truy vấn thông dụng nhất tạo ra truy vấn trên nhiều bảng, tạo

ra các field mới để tính toán, nhóm dl, chọn field hiển thị hoặc không hiển thị

b/ crosstable query: là loại query nhóm dl (group by) thích hợp cho dùng báo cáo và lưu đồ

c/ make table query: cho phép kết quả truy vấn tạo ra một bảng mới (into dbf temp) d/ update query: cho phép thay đổi lên toàn bộ dl trên một hay nhiều bảng(update from set where)

e/ append query : cho phép tạo ra kết quả truy vấn đưa vào table đã tồn tại

f/ delete query: cho phép xoá các mẩu tin là kết quả truy vấn

g/ sql specific\union

h/ parameter:

2/ Tạo truy vấn:

-vào tab query chọn create query in design view\design

- đưa table cần truy vấn vào cửa sổ truy vấn bằng hộp thoại show table

- chọn kiểu truy vấn bằng cách vào query

- chọn field thể hiện kết quả ở mục field, chọn tên table ở mục table, chọn kiểu sắp xếp ở mục sort, cho thấy field nào thì check vào thộc tính show field đó và cuối cùng nhập điều kiện ở mục criteria

3/ Tạo điều kiện truy vấn:

- nhập điều kiện truy vấn trong mục criteria hoặc click phải chọn buil để xây dựng biểu thức điều kiện

- có thể tạo trường tính toán trong bảng vấn tin bằng cách đưa kết quả tính toán vào biến như sau trigia:{soluong}*{đongia} trong mục field

- có thể thêm các hàm vào trong biểu thức: sum, avg, min, max, count…

- muốn thấy các hàm này ta click vào nút total trên thanh standard sẽ xuất hiện mục total và chọn hàm

- chọn file\save đặt tên query và chọn query \ run để xem dl

Bài 6 Query Nâng Cao

1/ Select query:

-vào tab query chọn create query in design view\design

- đưa table cần truy vấn vào cửa sổ truy vấn bằng nút show table hoặc vào query\show table

- chọn kiểu truy vấn bằng cách vào query

- chọn field thể hiện kết quả ở mục field, chọn tên table ở mục table, chọn kiểu sắp xếp ở mục sort, cho thấy field nào thì check vào thộc tính show field đó và cuối cùng nhập điều kiện ở mục criteria

- vào menu query chọn 1 trong 8 kiểu query

- chọn query select

- tạo xong chọn query\run

2/ Tạo parameter query:

-vào tab query chọn create query in design view\design

- đưa table cần truy vấn vào cửa sổ truy vấn bằng nút show table hoặc vào query\show table

- chọn kiểu truy vấn bằng cách vào query

- chọn field thể hiện kết quả ở mục field, chọn tên table ở mục table, chọn kiểu sắp xếp ở mục sort, cho thấy field nào thì check vào thộc tính show field đó và cuối cùng nhập điều kiện ở mục criteria

- vào menu query chọn 1 trong 8 kiểu query

- chọn parameter query xuất hiện hộp thoại parameter

- ở mục parameter nhập chuổi cần so sánh trong criteria query tương ứng với một tên parameter chọn một kiểu dl cho nó

- sau đó đánh vào biểu thức so sánh của query

- tạo xong chọn query\run nhập vào điều kiện lọc dl

3/ Crosstab query:

- tạo select query, thêm các field cần thiết vào query sau đó vào query \ crosstab query

- đối với các field muốn làm tiêu đề dòng, click dòng crosstab\row heading và giử các giá trị mặt định group by trong dòng total của các field này

- đối với các field muốn làm tiêu đề dòng, click dòng crosstab\column heading và giử các giá trị mặt định group by trong dòng total của các field này

- đối với các field muốn làm giá trị, click dòng crosstab\value chỉ một có thể được đặt làm value trong dòng total của field này chọn các hàm (sum, agv, count)

- nhập điều kiện trong dòng criteria

4/ Action query

tạo các thay đổi đến nhiều record

* delete query: dùng để xoá một hoặc nhiều record trên một hoặc nhiều bảng

- tạo select query, thêm các field cần thiết vào query sau đó vào query \ delete query

- nhập điều kiện muốn xoá vào criteria

* update query: tạo sự thay đổi trên một field hoặc trên một nhóm field

- tạo select query, thêm các field cần thiết vào query sau đó vào query \ update query

- chọn các field cần cập nhật và các field điều kiện

- update to: dùng đánh biểu thức hoặc giá trị cập nhật

- nhập điều kiện muốn xoá vào criteria

- run: dùng để xem dl

* apprend query: thêm một nhóm record vào một hoặc nhiều table

- tạo select query, thêm các field cần thiết vào query sau đó vào query \ apprend query

- table name: nhập tên table muốn đưa dl vào hoặc chọn lựa

- current database: ở database hiện tại

- another database: ở database khác

- ở dòng apprend to: chọn tên field muốn đưa vào

- nhập điều kiện cập nhật vào criteria

- run: dùng để xem dl

* make table query: tạo ra một table mới chứa dl từ trong query make table query

- tạo select query, thêm các field cần thiết vào query sau đó vào query \ make-table query

- table name: nhập tên table muốn đưa dl vào hoặc chọn lựa

- current database: ở database hiện tại

- another database: ở database khác

- nhập điều kiện cập nhật vào criteria

- run: dùng để xem dl

* Union Query: dùng mã lệnh sql