ĐỀ CƯƠNG KỸ NĂNG MỀM

Khoảng cách và kiểu bàn ghế  Khoảng cách: thể hiện mối quan hệ giữa các bên trong giao tiếp - Khoảng cách công cộng trên 3,5m: sử dụng trong trường hợp giao tiếp với đám đông, tụ tập th

MỤC LỤC

I LÝ THUYẾT 1

1 Các hình thức truyền thông 1

2 Khoảng cách và kiểu bàn ghế 1

3 Phong cách giao tiếp 2

a Phong cách giao tiếp dân chủ 2

b Phong cách giao tiếp độc đoán 3

c Phong cách giao tiếp tự do 3

4 Các phong cách lãnh đạo nhóm 4

a Phong cách cộng tác: 4

b Phong cách chuyên quyền 4

c Phong cách tự do 5

II BÀI TẬP 5

Bài 1: 5

Bài 2: 5

Bài 3: 6

Bài 4: 7

Bài 5: 8

Bài 6 : 9

Bài 7: 10

Bài 8: 10

Bài 9: 11

Bài 10: 11

Bài 11: 12

Bài 12: 13

Bài 13: 13

Bài 14: 14

Bài 15: 14

Bài 16: 15

Bài 17: 16

Bài 18: 18

Bài 19: 19

Bài 20: 20

Bài 21: 21

Bài 20b: 21

Bài 22: 22

Bài 23: 23

III CV XIN VIỆC 25

I LÝ THUYẾT

1 Các hình thức truyền thông

- TT chính thức: là TT theo hình thức được quy định (bằng báo, quyết định, văn bản) hoặc

bản thân quá trình truyền thông là bộ phận của công việc

- TT không chính thức: là quá trình trao đổi thông tin không chính thức, người phát thông

tin bản thông điệp mang tính cá nhân, không đại diện ai, không thay mặt ai một cáchchính thức

2 Khoảng cách và kiểu bàn ghế

 Khoảng cách: thể hiện mối quan hệ giữa các bên trong giao tiếp

- Khoảng cách công cộng (trên 3,5m): sử dụng trong trường hợp giao tiếp với đám

đông, tụ tập thành từng nhóm

- Khoảng cách xã hội (1,2m-3,5m): sử dụng trong trường hợp giao tiếp với người xa lạ.

- Khoảng cách cá nhân (0,45m-1,2m): sử dụng giao tiếp trong các buổi tiệc, giao tiếp

với bạn bè, đồng nghiệp

- Khoảng cách thân mật (0-0,45m): sử dụng giao tiếp với bạn bè thân thiết, người yêu,

người thân trong gia đình

GĐ các chi nhánh, trưởng phòng,…Vị trí càng gần người lãnh đạo cao nhất thì càng

có ưu thế và vị trí ngồi bên phải sẽ có ưu thế hơn vị trí ngồi bên trái

+ Kiểu ghế: Ghế của người lãnh đạo cao nhất sẽ được chọn to lớn, bề thế hơn nhữngngười còn lại vì họ là người lãnh đạo cao nhất đóng vai trò chủ trì cho cuộc họp

- Bàn hình oval:

+ sử dụng cho các cuộc đàm phán giữa 2 phái đoàn

+ Thể hiện sự cân bằng cho 2 phái đoàn đàm phán, phục vụ tốt cho mục đích trao đổithẳng thắn của 2 bên.

+ Khi sử dụng bàn hình oval, 2 phái đoàn sẽ được sắp xếp ngồi đối diện trực tiếp vớinhau, người lãnh đạo cao nhất của 2 bên sẽ ngồi ở vị trí giữa phái đoàn của mình vàđối diện với vị lãnh đạo của phái đoàn còn lại

+ Ghế dành cho 2 vị lãnh đạo có thể chuẩn bị loại có kích thước to, bề thế hơn cácthành viên còn lại trong đoàn để làm nổi bật vị trí quan trọng của họ

- Bàn hình tròn:

+ Biểu hiện mối quan hệ bình đẳng, thoải mái, thân tình, nó rất phù hợp với nhữngcuộc trao đổi, thảo luận cùng địa vị và có thiện chí hợp tác với nhau Quanh bàn tròn,

vị trí nào cũng trung tâm như nhau

+ Khi 1 người lãnh đạo chọn bàn tròn cho cuộc gặp gỡ các nhân viên dưới quyền cónghĩa là họ muốn tạo không khí vui vẻ, thoải mái, thân mật cho cuộc gặp, ai trong sốnhân viên cũng nhận được sự quan tâm như nhau

- Bàn hình vuông:

+ Biểu hiện mối tương quan đối đầu phòng thủ, nó thường được những người có địa

vị ngang nhau sử dụng cho những cuộc nói chuyện không kéo dài, đi thẳng vào vấnđề

+ Ở bàn hình vuông, vị trí mang tính hợp tác nhất là chỗ ngồi ở bên tay phải, chỗngồi bên tay trái tính hợp tác thấp hơn, còn vị trí mang tính đối kháng nhất là chỗngồi đối diện chúng ta

3 Phong cách giao tiếp

a Phong cách giao tiếp dân chủ

- Biểu hiện:

+ Giao tiếp bình đẳng, thoải mái, gần gũi, cởi mở, nhiệt tình, thân thiện, thiện chí

+ Tôn trọng đối tượng giao tiếp, chú ý đến đặc điểm tâm lý cá nhân của họ

+ Lắng nghe ý kiến của đối tượng giao tiếp

- Ưu điểm:

+ Tạo cảm giác gần gũi, thoải mái đối với cấp dưới

+ Làm cho cấp dưới cảm thấy yên tâm, tự tin, giúp họ phát huy được tính độc lập, chủđộng, sáng tạo và cống hiến hết mình cho công việc vì ý kiến của họ luôn được lắng nghe

+ Nhà lãnh đạo theo phong cách dân chủ thường được nhân viên yêu mến, kính trọng, tintưởng.

- Nhược điểm:

+ Dễ rơi vào tình trạng dân chủ quá trớn, dẫn đến việc quản lý kém hiệu quả

+ Nhân viên ít tôn trọng nhà quản lý nếu họ cho rằng nhà quản lý không thể độc lập đưa

ra ý kiến của mình mà luôn phải dựa vào ý kiến nhân viên

b Phong cách giao tiếp độc đoán

- Biểu hiện:

+ Đề cao nguyên tắc, ranh giới phải được tôn trọng

+ Hành động cứng rắn, kiên quyết; ứng xử mang tính chất đơn phương, một chiều, xuấtphát từ ý của mình, ít chú ý đến người khác, không lắng nghe ý kiến của người khác

- Ưu điểm:

+ Giải quyết công việc nhanh chóng, quyết đoán, tiết kiệm thời gian

+ Trong một số trường hợp phức tạp, khẩn cấp thì phong cách này thường phát huy đượctác dụng

+ Ranh giới giữa nhà quản lý và nhân viên được giữ vững

- Nhược điểm:

+ Tính chủ động, sáng tạo và cống hiến của nhân viên thường khó được phát huy

+ Nhân viên và nhà lãnh đạo không gần gũi nên nhà lãnh đạo không hiểu được nhân viêncủa mình

+ Nhân viên sợ và ngại tiếp xúc với nhà lãnh đạo

c Phong cách giao tiếp tự do

- Biểu hiện:

+ Các nguyên tắc và chuẩn mực trong giao tiếp bị xem nhẹ; lời nói, cử chỉ, điệu bộ, hànhđộng, thái độ rất tự nhiên.

+ Phong cách này là phong cách giao tiếp mềm dẻo và linh hoạt thái quá trong đó mụcđích, nội dung, đối tượng giao tiếp thường xuyên bị thay đổi liên tục

+ Trưởng nhóm phân công nhiệm vj khi được bàn bạc thống nhất

+ Hoạt động nhóm có sự tham gia hợp tác của mọi thành viên

+ Mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc

b Phong cách chuyên quyền

- Ưu điểm:

+ Đôi khi nhóm nhanh triển khai công việc và đạt mục tiêu

+ Trong trường hợp cấp bách thì phong cách này mang lại hiệu quả cao trong công việc

+ Dễ nảy sinh những thủ lĩnh tự phát làm giảm uy tín của trưởng nhóm

+ Dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự tổ chức, người chăm người lười nảysinh xung đột

II BÀI TẬP

Bài 1:

Trong số các hiện tượng được nêu ra dưới đây, hiện tượng nào là giao tiếp?

1 Một đứa trẻ đang “trò chuyện” với một con búp bê

2 Người thư ký đang soạn thảo một lá thư điện tử để gửi đến một đối tác ở nướcngoài

3 Một người đứng tuổi đang dạo mát trong công viên cùng với một con chó

4 Vợ chồng nhà hàng xóm đang cãi lộn với nhau

5 Hai người bạn nhìn nhau im lặng

Trả lời:

Hiện tượng giao tiếp: 4,5 (theo định nghĩa)

Bài 2:

Hai ngày trước, Giám đốc công ty Công Nghệ Môi trường xanh- ông Hoàng tham

dự một cuộc họp với bạn lãnh đạo Tổng công ty đưa ra dự định sáp nhập một xí nghiệpđang làm ăn thua lỗ nặng vào công ty Công Nghệ MT Xanh Vì điều này đang chỉ là dựđịnh và chưa có kết quả chính thức nên ông Hoàng chưa trao đổi điều này với ai, kể cảcác thành viên trong Ban giám đốc công ty Công Nghệ MT Xanh Tuy nhiên, không hiểulấy thông tin từ đâu mà một vài cá nhân trong Công ty bắt đầu bàn tán, gây dư luận hoangmang cho các cán bộ công nhân viên trong công ty

1 Theo anh (chị), tình huống giao tiếp của các cá nhân về việc sáp nhập công

ty thuộc hình thức truyền thông nào trong tổ chức?Vì sao?

2 Theo anh (chị) Giám đốc Hoàng cần phải làm gì để ngăn chặn tình huống

xấu kể trên?

Trả lời:

1 Tình huống trên thuộc hình thức truyền thông không chính thức Vì trong tìnhhuống trên những người phát đi bản thông điệp về sự sáp nhập công ty thua lỗ chỉ với tưcách cá nhân, dựa vào những thông tin mà họ góp nhặt được, chứ không thay mặt ai hayđại diện cho ai một cách chính thức

2 Giám đốc cần gặp ngay những cá nhân biết chuyện và đang lan truyền thông tin

đi nhằm phân tích cho họ thấy tác hại của việc lan tuyền thông đó Đồng thời yêu cầu họchấm dứt việc bàn tán và có thể phải đưa ra các biện pháp răn đe đủ mạnh như hạ kỷ luật,đánh giá thi đua, v.v để yêu cầu đưa ra được tuân thủ Ngoài ra, sau đó, ngay khi nhậnđược thông tin chính thức được người đại diện của Tổng công ty thông báo thì Giám đốccần nhanh chóng truyền đạt cho nhân viên trong công ty để tránh việc họ nghe nhữngthông tin không đúng từ các cá nhân, dẫn đến sự hiểu lầm đáng tiếc

Bài 3:

Anh Nguyên là trưởng nhóm quản lý chiến lược của Dự án nâng cao nhận thức

cộng đồng trong bảo vệ nguồn nước sạch của tỉnh Vĩnh Phsc, phụ trách 15 nhân viên.Ngay từ đầu, mọi công việc trong nhóm anh Nguyên đều đưa ra bàn bạc với các nhânviên của mình bằng cách tổ chức những cuộc họp thảo luận và dựa trên ý kiến của mọingười để đưa ra quyết định cuối cùng Thời gian đầu, các nhân viên tỏ ra hào hứng, đónggóp ý kiến tích cực, công việc luôn được tiến hành sôn sẻ và đạt kết quả tốt Tuy nhiên,thời gian gần đây, các nhân viên bắt đầu có thái độ coi thường và chống đối anh Nguyên

vì lý do trưởng nhóm quá phụ thuộc vào nhân viên, không có chính kiến của mình

1 Anh (chị) hãy xác định phong cách giao tiếp của anh Nguyên và phân tích

ưu nhược điểm của phong cách giao tiếp đó

2 Nếu là anh Nguyên, anh (chị) sẽ làm gì để giải quyết vấn đề trên và quản lý

nhóm hiệu quả hơn

Trả lời:

1 Xác định phong cách giao tiếp: phong cách giao tiếp dân chủ

Ưu điểm:

-Tạo cảm giác gần gũi, thoải mái đối với cấp dưới

- Làm cho cấp dưới cảm thấy yên tâm, tự tin, giúp họ phát huy được tính độc lập,chủ động, sáng tạo và cống hiến hết mình cho công việc vì ý kiến của họ luôn được lắngnghe

- Nhà lãnh đạo theo phong cách dân chủ thường được nhân viên yêu mến, kínhtrọng, tin tưởng

Nhược điểm:

- Dễ rơi vào tình trạng dân chủ quá trớn, dẫn đến việc quản lý kém hiệu quả

- Nhân viên ít tôn trọng nhà quản lý nếu họ cho rằng nhà quản lý không thể độc lậpđưa ra ý kiến của mình mà luôn phải dựa vào ý kiến của nhân viên

2 Biện pháp:

- Tuân thủ một số nguyên tắc nhất định trong giao tiếp dân chủ, không xóa nhòahoàn toàn ranh giới giữa lãnh đạo và nhân viên trong giao tiếp

- Vẫn lắng nghe ý kiến của nhân viên nhưng không quá phụ thuộc vào ý kiến của họ

mà nhà quản lý luôn phải ra quyết định dựa vào chính kiến của bản thân và dám chịutrách nhiệm trước cấp trên cho những quyết định đó

Bài 4:

Chị Thảo là trưởng nhóm Nghiên cứu và phát triển chiến lược bảo vệ Rừng ngậpmặn thuộc khu vực Đông Nam á của một tổ chức phi chính phủ Chị là người có chuyênmôn giỏi và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này Do đó, khi quản lý các nhân viên trẻchị thường hay áp đặt ý kiến của mình vào công việc chung, không lắng nghe đóng gópcủa nhân viên và ra quyết định cuối cùng dựa vào suy nghĩ cá nhân Điều này dẫn đến sự

phẫn nộ trong nhóm làm việc và các nhân viên trong nhóm quyết định trình lên Giám đốc

dự án đề nghị thay đổi trưởng nhóm

1 Anh (chị) hãy xác định phong cách giao tiếp của chị Thảo và phân tích ưu

điểm, nhược điểm của phong cách giao tiếp đó

2 Nếu là Giám đốc dự án, anh (chị) sẽ làm gì để giải quyết mâu thuẫn trong

nhóm của chị Thảo

Trả lời:

1 Xác định phong cách giao tiếp: phong cách giao tiếp độc đoán

Ưu điểm:

- Giải quyết công việc nhanh chóng, quyết đoán, tiết kiệm thời gian

- Trong một số trường hợp phức tạp, khẩn cấp thì phong cách này thường phát huyđược tác dụng

- Ranh giới giữa nhà quản lý và nhân viên được giữ vững

Nhược điểm:

- Tính chủ động, sáng tạo và cống hiến của nhân viên thường khó được phát huy

- Nhân viên và nhà lãnh đạo không gần gũi nên nhà lãnh đạo không hiểu được nhânviên của mình

- Nhân viên sợ và ngại tiếp xúc với nhà lãnh đạo

2 Biện pháp:

- Yêu cầu trưởng nhóm thay đổi phong cách giao tiếp của mình, lắng nghe ý kiếnnhân viên nhiều hơn và gần gũi với nhân viên hơn Không áp đặt ý kiến của trưởng nhómlên công việc chung của cả nhóm mà phải có sự trao đổi và đồng thuận Tất nhiên người

ra quyết định cuối cùng vẫn là trưởng nhóm

- Nếu sau một thời gian mà không có phản hồi tích cực từ nhân viên thì buộc lòngphải thay đổi trưởng nhóm vì nhóm làm việc không thể hoạt động hiệu quả nếu tinh thầnlàm việc của nhân viên không thoải mái

Bài 5:

Trong cuộc họp giao ban đầu tuần, ông Huy – Trưởng phòng Khoa học công nghệ

và hợp tác quốc tế nói với Giám đốc: “Thưa anh, những cuộc họp nhân viên vào sáng thứ

hai kéo dài quá lâu, theo tôi là lãng phí thời gian Chúng ta nên thay đổi hình thức và nộidung cuộc họp sao cho ngắn gọn và hiệu quả hơn Tôi có đề xuất sau đây:…” Tuy nhiên,khi ông Huy chưa dứt lời thì Giám đốc đã phản ứng gay gắt: “Ý anh định nói những cuộchọp đấy là vô ích? Tôi nghĩ những cuộc họp đó là cần thiết, chúng ta đã duy trì từ lâu vàkhông ai có ý kiến phàn nàn gì cả Vì vậy, anh không cần bận tâm gì về chúng nữa, rõchưa? Chúng ta chuyển sang vấn đề khác.”

1 Anh (chị) hãy xác định phong cách giao tiếp của Giám đốc trong tình huống

trên và phân tích ưu nhược điểm của phong cách giao tiếp đó

2 Nếu là ông Giám đốc, anh (chị) sẽ ứng xử như thế nào trong tình huống

trên?

Trả lời:

1 Xác định phong cách giao tiếp: phong cách giao tiếp độc đoán

Ưu điểm:

- Giải quyết công việc nhanh chóng, quyết đoán, tiết kiệm thời gian

- Trong một số trường hợp phức tạp, khẩn cấp thì phong cách này thường phát huyđược tác dụng

- Ranh giới giữa nhà quản lý và nhân viên được giữ vững

Nhược điểm:

- Tính chủ động, sáng tạo và cống hiến của nhân viên thường khó được phát huy

- Nhân viên và nhà lãnh đạo không gần gũi nên nhà lãnh đạo không hiểu được nhânviên của mình

- Nhân viên sợ và ngại tiếp xúc với nhà lãnh đạo

2 Ứng xử nếu là ông Giám đốc:

Cám ơn ý kiến của nhân viên và tiếp thu ý kiến của trưởng phòng tại cuộc họp đểcông việc chung của tổ chức hoạt động hiệu quả hơn Kể cả khi ý kiến đó chưa phù hợp

để thực hiện trong điều kiện của công ty hiện nay thì vẫn cần phải lắng nghe và phân tíchcho họ hiểu vì sao chưa thực hiện được theo các góp ý đó Nếu sợ rằng vị trưởng phòngtrình bày quá dài dòng ảnh hưởng đến các công việc cần trao đổi trong cuộc họp giao banthì có thể lịch sự cám ơn anh ta và mời anh ta về phòng trao đổi riêng sau khi cuộc họpkết thúc

Bài 6 :

Công ty xử lý chất thải gây hại Á Châu có nhiều dự án đang thực hiện trên địa bàntỉnh Lào Cai Trong đợt thay đổi nhân sự vừa qua, tỉnh Lào Cai có Chủ tịch tỉnh mới thaythế cho Chủ tịch cũ vừa bị kỷ luật vì lý do nhận hối lộ Theo phép xã giao, công ty Nam

xử lý chất thải gây hại Á Châu cần chúc mừng vị tân Chủ tịch tỉnh Ban Giám đốc có 2phương án

- Thứ nhất: gửi hoa và thiếp chúc mừng đến vị tân Chủ tịch tỉnh

- Thứ hai, gửi một món quà và thiếp chúc mừng đến vị tân Chủ tịch tỉnh

Anh (chị) hãy cho biết nên chọn phương án nào? Vì sao?

Trả Lời:

Ý kiến thứ nhất gửi hoa và thiệp chúc mừng đến vị tân Chủ tịch là hợp lý hơn vì:

- Theo thông lệ xã giao, người ta chỉ gửi thiếp chúc mừng trong trường hợp này

- Gửi quà trong trường hợp này dễ gây sự hiểu lầm hoặc làm người nhận khó xử.Nhất là khi vị Chủ tịch cũ vừa bị kỷ luật vì tội nhận hối lộ Nên việc tặng quà chúc mừng

vị Chủ tịch mới sẽ dễ gây ra hiểu lầm trong bối cảnh nhạy cảm này

- Nếu muốn tặng quà để giữ mối quan hệ tốt đẹp thì còn rất nhiều dịp khác thíchhợp hơn

Bài 7:

Lối nói nào được sử dụng trong mỗi trường hợp sau đây?

1 Trên một con đường trơn, lầy lội do mưa nhiều ngày có hai người đàn ông đingược chiều Không may, một người trượt chân ngã, quần áo bùn bê bết Khi họgặp nhau, người kia cười to và nói:

- Từ xa trông ông như một cây chuối bị đổ vậy!

- Còn ông – người bị ngã cũng mỉm cười và đáp – từ xa tôi cứ ngỡ ông là một conngười!

2 Tại một nhà may:

Khách: - theo cô, tôi mặc màu này trông có được không?

Chủ: - anh gầy như que củi ấy, mặc mà này xấu lắm, mặc màu kia kìa

3 Tại tòa soạn:

Cộng tác viên: Bài viết của tôi thế nào?

Biên tập viên: Bài của anh nội dung khá phong phú, nhiều số liệu, chỉ tiếc là hơi dài

Trả lời:

1 Ông 1: Lối nói mỉa mai, châm chọc

Ông 2: Lối nói ẩn ý

2 Ông chủ: Lối nói thẳng

3 Biên tập viên: Lối nói lịch sự

Bài 8:

Cô Vân, 23 tuổi, ngoại hình ưa nhìn, tốt nghiệp Đại học vừa được tuyển vào làm trợ

lý Giám đốc của Công ty Cổ phần phát triển Công nghệ và MT Đông Nam Trong mộtlần xuống kiểm tra định kỳ một cơ sở, giám đốc cho phép cô Vân đi cùng để học hỏi kinhnghiệm Vì muốn gây ấn tượng với mọi người nên Vân đã chọn bộ trang phục mốt nhấtcủa mình và trang điểm cẩn thận, đeo rất nhiều trang sức Tuy nhiên, tại cơ sỏ mọi ngườinhìn Vân với ánh mắt thiếu thiện cảm và xì xầm bàn tán về cô

1 Anh (chị) hãy cho biết Vân đã mắc phải sai lầm gì trog việc lựa chọn trang phục,trang sức và trang điểm

2 Nếu là Vân, anh (chị) sẽ lựa chọn trang phục, trang sức và trang điểm cho mìnhnhư thế nào trong trường hợp này?

Trả lời:

1 Sai lầm đã mắc phải:

- Cách chọn trang phục, trang sức và trang điểm không phù hợp với môi trườngcông việc Vì cô trợ lý giám đốc xuống cơ sở sản xuất để làm việc chứ không phải tham

dự một buổi tiệc hay dạ hội Nên việc cô chọn phục trang, trang điểm, trang sức như vậy

là quá lòe loẹt, gây ấn tượng không tốt đối với người đối diện, làm cho họ có cái nhìnkhông thiện cảm với cô

2 Lựa chọn trang phục, trang sức và trang điểm:

- Cô có thể chọn lựa các kiểu quần áo công sở trang nhã về màu sắc và kiểu dángnhư quần âu, áo sơ-mi hoặc đầm liền vẫn năng động, hiện đại, hợp thời trang mà khônggây ấn tượng xấu với người đối diện Về trang sức, cô có thể đeo đồng hồ, nhẫn, vòng,hoa tai nhưng với mức độ vừa phải, không quá nhiều, tránh làm cho người đối diện khóchịu vì cảm giác người đeo trang sức đang cố khoe hết của cải mà mình có Về trang

điểm, cô nên trang điểm nhẹ nhàng, với các tông màu tươi sáng để làm nổi bật vẻ đẹp tựnhiên của mình, tránh kiểu trang điểm đậm chỉ hợp với buổi tối.

Bài 9:

Ông Hà độc lập phụ trách một văn phòng luật Một ngày kia một phụ nữ gọi điệnđến nhờ cố vấn cho một vụ kiện lớn Ông đồng ý gặp người phụ nữ lúc 14h00 Khingười phụ nữ đến, thay vì việc đón tiếp khách, ông Hà vẫn ngồi trên ghế nhả khóithuốc đưa tay ra chỉ về phía chiếc ghế gần bàn làm việc bảo người phụ nữ ngồixuống Đồng thời ông nhìn chăm chú vào người phụ nữ đó

Anh (chị) cho rằng hành động của ông Hà đúng hay sai?vì sao?

Trả lời:

Hành động của Ông Hà thể hiện thái độ thiếu tôn trọng người đối thoại và văn hóagiao tiếp thấp kém Các hành động như ngồi trên ghế nhả khói thuốc, đưa tay chỉ về pháibàn làm việc bảo người phụ nữ ngồi, nhìn chăm chăm vào họ biểu hiện thái độ coithường đối tượng giao tiếp

1 Anh (chị) hãy cho biết bác sỹ trong câu chuyện đã mắc phải thói quen xấu nàokhi lắng nghe?

2 Anh (chị) hãy cho biết để lắng nghe có hiệu quả cần phải rèn luyện những kỹnăng nào

Trả lời:

1 Thói quen xấu mà ông bác sỹ mắc phải là lắng nghe một cách chủ quan,

2 Để lắng nghe có hiệu quả cần rèn luyện kỹ năng: Tạo không khí bình đẳng cởi

mở, bộc lộ sự quan tâm, biết cách gợi mở, kỹ năng phản ánh lại

Bài 11:

Long được Giám đốc giao cho nhiệm vụ tổ chức một cuộc gặp mặt thân mật cho

toàn thể 36 cán bộ, công nhân viên trog công ty nhân dịp đầu năm mới Anh chọn một hộitrường sức chứa 100 người, kê 4 dãy bàn theo một hình vuông có cạnh trên 3,5m Tráivới mong đợi của anh Long, không khí buổi gặp mặt có phần trầm lắng và kém thân mật

1 Anh (chị) hãy cho biết anh Long đã mắc những sai lầm gì khi sắp xếp cuộc

gặp mặt trên

2 Nếu là Long, anh (chị) sẽ sắp xếp như thế nào để cuộc gặp mặt trở lên thân

mật và thoải mái hơn?

2 Có thể sắp xếp lại như sau:

- Chọn kiểu bàn tròn, đường kính khoảng 1,0-1,2 m, mỗi bàn ngồi từ 6-8 người Vìbàn tròn thể hiện sự bình đẳng thân mật

- Các dãy bàn xếp cách nhau khoảng 0,8m-1,2m (khoảng cách cá nhân) tạo cảmgiác gần gũi, ấm cúng

- Chọn hội trường có sức chứa khoảng 50-60 người để tránh cảm giác loãng do quárộng

- Có thể trang trí thêm cành đào, quất giữa hội trường để tạo không khí vui tươi,phấn khởi cho cuộc gặp gỡ đầu năm

Bài 12:

Chị Tú Anh là nhân viên của công ty An Phát Chị được Giám đốc giao nhiệm vụchuẩn bị phòng họp cho một cuộc trao đổi thẳng thắn giữa phái đoàncông ty An Phát, do

Giám đốc An Phát dẫn đầu và phái đoàn của một bên đối tác, do Giác đốc công ty đối tácdẫn đầu.

Anh (chị) hãy cho biết chị Tú Anh nên bố trí bàn ghế trong phòng họp như thế nào?

Vì sao?

Biết rằng: tất cả các kiểu bàn, ghế cần thiết đều có đầy đủ

Trả lời:

Có thể bố trí bàn ghế trong phòng họp như sau:

- Chọn bàn hình bầu dục (oval), vì bàn hình oval thể hiện sự cân bằng cho hai pháiđoàn đàm phán, phục vụ tốt cho mục đích trao đổi thẳng thắn của hai bên

- Kê hai dãy ghế đối diện nhau, mỗi phái đoàn ngồi một dãy, hai trưởng đoàn ngồi ởgiữa, đối diện nhau, ghế dành cho hai trưởng đoàn có thể cao, bề thế hơn các thành viêncòn lại trong đoàn

Bài 13:

Tổng Giám đốc công ty Bình An muốn tổ chức một cuộc họp tổng kết cuối nămgiữa Ban giám đốc công ty, Giám đốc các chi nhánh và các Trưởng phòng về tình hìnhhoạt động và hiệu quả công việc của công ty trong năm vừa qua

Nếu được giao nhiệm vụ chuẩn bị phòng họp cho cuộc họp trên, anh (chị) sẽ bố tríbàn ghế trong phòng họp như thế nào?vì sao?

Biết rằng: tất cả các kiểu bàn, ghế cần thiết đều có đầy đủ

- Tổng giám đốc sẽ được sắp xếp ngồi ở vị trí một đầu bàn (lưng người ngồi khôngquay ra cửa), ghế ngồi của ông/bà sẽ được chọn to lớn, bề thế hơn những người còn lại vìông/bà là người lãnh đạo cao nhất đóng vai trò chủ trì trong cuộc họp trên Tiếp đến sẽđến các vị trí khác dành cho các vị Phó tổng giám đốc, giám đốc các chi nhánh và trưởngphòng Vị trí càng gần người lãnh đạo cao nhất thì càng có ưu thế và vị trí ngồi bên phải

sẽ có ưu thế hơn vị trí ngồi bên trái

Bài 14:

Để tổng kết công tác năm và nhân dịp bước sang năm mới, Giám đốc Nam tổ chứcmột buổi liên hoan nhỏ nhằm bày tỏ lòng cảm ơn sự cố gắng chung vai sát cánh của anh

em nhân viên với công ty trong năm vừa qua, đồng thời để động viên khích lệ tinh thần

họ Thành phần trong bữa liên hoan là trưởng các phòng ban của công ty

Giả sử anh (chị) là nhân viên phụ trách công tác lễ tân của coog ty, anh (chị) hãynêu phương án bố trí bàn ăn cho buổi liên hoan này

Biết rằng: công ty có đủ các thiết bị nội thất văn phòng

Trả lời:

- Nhân viên lễ tân nên sử dụng kiểu bàn tròn vì đây là cuộc gặp gỡ mang tình chấtbình đẳng, thân tình không mang tính chất công việc, đồng thời người lãnh đạo trong tìnhhuống này muốn tạo cho mọi người một không khí vui vẻ, sự quan tâm dành cho các đốitượng trong buổi liên hoan như nhau

Bài 15:

Linh là thư ký Giám đốc công ty Cổ phần MT Thái Bình Dương Cô đang ngồi làmviệc tại văn phòng thì một vị khách gọi điện thoại đến Sau đây là cuộc nói chuyện giữaLinh và vị khách:

Linh: Công ty cổ phần MT Thái Bình Dương xin nghe

Khách: Chào cô, tôi là phương, gọi từ công ty TNHH Liên Việt Cô vui lòng cho tôigặp Giám Đốc

Linh: Xin lỗi Ông, Giám đốc của chúng tôi đang bận tiếp một đối tác người Đức,không thể gặp ông lúc này được Xin ông vui lòng gọi lại sau

Khách: Tôi có việc cần gặp Giám đốc của cô gấp Cô có thể báo ông ấy gặp tôi lúcnày được không?

Linh: Xin lỗi ông, cuộc gặp với đối tác làm ăn người Đức là một hợp đồng có giá trịrất lớn, khoảng 2 tỷ đồng với công ty chúng tôi nên Giám đốc yêu cầu không để ai quấyrầy Vậy ông vui lòng gọi lại sau 2 giờ nữa nếu ông thực sự có việc quan trọng

Khách: Thôi được, tôi sẽ gọi lại sau Chào cô

Linh: Xin chào ông

1 Anh (chị) hãy nhận xét về thái độ của thư ký Linh và chỉ ra các thiếu sót của

cô trong trường hợp giao tiếp qua điện thoại kể trên