GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN dự án tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN TRƯỜNG THÀNH

Trong thời đại suy thoái kinh tế hiện nay,những hạn chế này ngày càng ảnh hưởng đến tính hiệu quả của việc thực thi các dự án.Xuất phát từ tình huống đó, trên cương vị của một người chịu

LUẬN VĂN THẠC SĨ

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ

ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

TRƯỜNG THÀNH

Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYÊT VỀ 7

HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 7

1.1 Quản trị dự án, chu trình dự án và hiệu quả thực hiện dự án 7

1.1.1 Các khái niệm, đặc tính của dự án và quản trị dự án 7

1.1.2 Chu trình dự án và hiệu quả thực hiện dự án 12

1.2 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện dự án trong doanh nghiệp 14

1.2.1 Lợi ích – chi phí thực hiện dự án (P/C) 15

1.2.2 Hiệu quả công việc và năng suất lao động 18

1.2.3 Đánh giá chất lượng dự án 20

1.2.4 Đánh giá tiến độ thực hiện dự án 21

1.3 Các phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện dự án 23

1.3.1 Đánh giá hiệu quả dự án qua phương pháp định lượng 23

1.3.2 Đánh giá hiệu quả dự án qua phương pháp định tính 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN 28

TẠI CÔNG TY TNHH MTV TRƯỜNG THÀNH 28

2.1 Tổng quan về công ty trường thành 28

2.1.1 Giới thiệu chung công ty 28

2.1.2 Lịch sử hình thành công ty: 28

2.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty: 30

2.1.4 Năng lực và kinh nghiệm triển khai dự án xây dựng: 31

2.1.5 Các dự án nổi bật của của Công ty Trường Thành 32

2.2 Đánh giá thực trạng triển khai thực hiện và quản trị dự án hiện tại của công ty trường thành 32 2.2.1 Kết quả thực hiện các dự án đã triển khai 32

2.2.2 Phân tích chất lượng dự án 37

2.2.3 Phân tích kết quả tiến độ thực hiện các dự án 38

2.2.4 Thực trạng hiệu quả thực hiện dự án qua khảo sát ý kiến chuyên gia và các nhân viên 39 2.3 Kết luận về hiệu quả thực hiện dự án tại công ty TNHH một thành viên Trường Thành 42

2.3.1 Những điểm mạnh cần được phát huy 42

2.3.2 Những hạn chế, bất cập cần khắc phục 42

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập 42

CHƯƠNG3 44

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN 44

TẠI CÔNG TY TRƯỜNG THÀNH 44

3.1 Đổi mới quy trình tổ chức và kiểm soát tiến độ hiện dự án 44

3.1.1 Lưu đồ: 44

3.1.2 Diễn giải lưu đồ 46

3.1.3 Nhận định các thay đổi so với quy trình hiện tại 48

3.2 Tăng cường quản lý nhân sự và nâng cao năng suất lao động 48

3.3 Nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí 52

3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu 52

3.3.2 Bảng theo dõi chi phí phân bổ NVL cho dự án 54

3.4 Hoàn thiện quản lý chất lượng dự án 57

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO i

PHỤ LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1) Bảng 1.1 Danh mục chi phí thi công và phương pháp kiểm soát

2) Bảng 1.2 Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình

3) Bảng 1.3 Danh sách chuyên gia tham gia phỏng vấn

4) Bảng 2.1 Kinh nghiệm triển khai dự án xây dựng – Công ty Trường Thành

5) Bảng 2.2 Thống kê chuyên môn cán bộ - Công ty Trường Thành

6) Bảng 2.3 Bảng phân tích hồi quy

7) Bảng 2.4 Bảng phân tích hồi quy hoàn thiện (rút gọn)

8) Bảng 2.5 Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình – Dự án kè sống

Uông

9) Bảng 2.6 Tổng hợp kết quả phiếu điều tra thông tin quản lý dự án

10) Bảng 3.1 Mẫu đánh giá KQ THCV – KPI phòng kỹ thuật/ dự án

11) Bảng 3.2 Mẫu đánh giá KQ THCV – KPI phòng nhân sự, tiền lương

12) Bảng 3.3 Mẫu đánh giá KQ THCV – KPI phòng nhân sự, tiền lương

13) Bảng 3.4 Bảng đề xuất định giá - Nguyên vật liệu

14) Bảng 3.5 Bảng theo dõi chi phí dự án - Nguyên vật liệu

15) Bảng 3.6 Bảng tổng hợp theo dõi chi phí dự án

16) Bảng 3.7 Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng dự án

17) Hình 1 Quy trình nghiên cứu luận văn

18) Hình 1.1 Các chức năng quản lý dự án

19) Hình 1.2 Chu trình dự án

20) Hình 1.3 Ví dụ sơ đồ Gantt công trình xây dựng

21) Hình 1.4 Ví dụ phương pháp xây dựng sơ đồ PERT trong quản trị dự án

22) Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty Trường Thành

23) Hình 2.2 Quy trình triển khai dự án – Công ty Trường Thành

24) Hình 3.1 Quy trình quản lý chất lượng công trình xây dựng (Phần thi công)

LỜI MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Xây dựng và triển khai các dự án xây dựng hiện đang là hoạt động chính của Công tyTNHH MTV Trường Thành Trong đó, công tác quản lý dự án (QLDA) xây dựng là khâuthen chốt trong việc đảm bảo sự thành công và hiệu quả của các dự án xây dựng Vì vậy

để đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả thì công tác QLDA luôn phải được chú trọng,ngày càng hoàn thiện và luôn có ý nghĩa vô cùng quan trọng trọng đối với công ty TrườngThành

Là một người chịu trách nhiệm chính trong công tác QLDA cho các công trình xây dựngcủa công ty Trường Thành, qua thời gian tìm hiểu và hoạt động thực tế trong những nămqua, tôi nhận thấy: Bên cạnh các kết quả đạt được, công tác QLDA của công ty hiện cònnhiều tồn tại và hạn chế Những tồn tại và hạn chế này đã, đang và sẽ ảnh hưởng đến hiệuquả hoạt động của các dự án xây dựng tại Công ty Tuy nhiên hiện nay chưa có phương

án để giải quyết những tồn tại và hạn chế này Trong thời đại suy thoái kinh tế hiện nay,những hạn chế này ngày càng ảnh hưởng đến tính hiệu quả của việc thực thi các dự án.Xuất phát từ tình huống đó, trên cương vị của một người chịu trách nhiệm chính, qua quá

trình được học tập tại PSGM, tôi lựa chọn đề đài: “GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU

QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TRƯỜNG THÀNH” để vừa làm đề tài nghiên cứu cho bản thân mình, vừa là giải pháp áp dụng cho

Công ty Trường Thành để loại bỏ những tồn đọng và hạn chế hiện có để nâng cao hiệuquả thực hiện các dự án xây dựng của công ty trong thời gian tới

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Bản luận văn được thực hiện để giải quyết những mục tiêu sau đây:

- Hệ thống hóa lý luận về quản lý dự án, chu trình quản lý và hiệu quả thực hiện dự ánđầu tư xây dựng công trình

- Thiết lập hế thống đánh giá hiệu quả thực hiện dự án xây dựng công trình

- Phân tích và đánh giá thực trạng về hiệu quả thực hiện dự án xây dựng tại Công tyTNHH một thành viên Trường Thành, từ đó tìm ra những điểm hạn chế và các khiếmkhuyết để khắc phục

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện dự án xây dựng tại Công tyTNHH Một Thành Viên Trường Thành

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu hiệu quả công tác thực hiện dự án tại Công ty TNHHMTV Trường Thành trên các lĩnh vực: Quản lý con người và năng suất lao động, quản lýchi phí và tiết kiệm chi phí, quản lý tiến độ các dự án…

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

Luận văn đề cập đến các dự án trong vòng 05 năm trở lại đây của các công ty TrườngThành và đề xuất giải pháp cho các dự án đang và sẽ triển khai trong 05 năm tới của Công

ty

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.1 Quy trình nghiên cứu: (Xem hình 1)

Tài liệu đã có

của ngành,

doanh nghiệp

Giáo trình, các tài liệu về QLDA

Nghiên cứu thực tiễn

Cơ sở lý luận về hiệu quả thực hiện dự án

Thực trạng quá trình thực hiện dự án tại Công ty Trường Thành

Phân tích hiệu quả thực hiện dự án tại Công ty Trường Thành

Những thành tích đã đạt

được trong quá trình thực

hiện dự án

Những hạn chế, yếu kém cần khắc phục để nâng cao hiệu quả thực hiện dự án

Định hướng nâng cao hiệu

quả thực hiện dự án của

Hình 1: Quy trình nghiên cứu luận văn

Nguồn: Tác giả tự đề xuất

Diễn giải quy trình: Luận văn sử dụng phương pháp đi từ lý thuyết đến thực tế Luận văn

sẽ đề cập đến quy trình quản lý các dự án và các cách thức quản lý dự án hiện đại Từ lýthuyết, bằng việc nghiên cứu bằng quan sát trược tiếp và áp dụng các mô hình kinh tếlượng để chỉ ra được những thành tựu đã đạt được để tiếp tục định hướng phát huy, nhữngđiểm tồn tại, hạn chế và yếu kém của các công tác quản lý dự án hiện tại, tìm hiểu cácnguyên nhân để khắc phục Từ đó đưa ra giải pháp mang tính thực tiễn có thể áp dụng vàothực tế để nâng cao hiệu quả thực hiện dự án tại Công ty Trường Thành

4.2 Phương pháp thu thập tài liệu

4.2.1 Tài liệu thứ cấp (Secondary Data): Đây là các tài liệu sẵn có bao gồm

- Các tài liệu, giáo trình về quản trị dự án

- Các tài liệu sẵn có của ngành

- Các tài liệu của doanh nghiệp bao gồm: Quy trình thực hiện dự án hiện tại, Các tàiliệu, báo cáo tổng hợp và chi tiết về các dự án đã hoàn thành của công ty Báo cáotài chính, …

4.2.2 Tài liệu sơ cấp (Primary Data) Đây là các tài liệu người nghiên cứu tự thu thậpqua các phương pháp:

4.2.2.1 Phỏng vấn: Phỏng vấn các chuyên gia, những người thực hiện trực tiếp

- Mục đích phỏng vấn: Tìm hiểu các nhận định của những người trực tiếp triển khaicác dự án để đánh giá về công tác triển khai dự án hiện tại của Công ty

- Điều tra khảo sát: Sử dụng phiếu điều tra lấy ý kiến số đông

o Quy mô điều tra: Trên toàn bộ công ty

o Đối tượng điều tra: Cán bộ điều hành và tham gia trực tiếp quản lý dự án

o Mục đích điều tra: Lấy ý kiến số đông về công tác thực hiện dự án hiện tại

o Phương pháp thiết kế bảng hỏi:

 Số lượng câu hỏi dự kiến: 10 câu hỏi

 09 câu hỏi trong đó mã hóa các dữ liệu theo dạng phương án lựa chọn (06phướng án lựa chọn cho mỗi câu trong đó 05 câu đã có sẵn câu hỏi, ngườiđược hỏi tích chọn câu trả lời, 01 câu hỏi cho ý kiến khác)

 01 câu hỏi mở cho ý kiến đề xuất riêng

o Các gửi và thu phiếu trả lời: Gửi và thu phiếu trực tiếp Đầu mối gửi và thuphiếu là chủ nhiệm dự án hoặc trưởng phó các phòng ban

4.3 Phương pháp phân tích dữ liệu

4.3.1 Phương pháp định tính:

4.3.1.1 Đánh giá cá nhân về tình trạng triển khai các dự án tại công ty

4.3.1.2 Dựa vào kết quả khảo sát, tổng hợp các ý kiến từ cán bộ nhân viên

4.3.1.3 So sánh với nhận định cá nhân để đưa ra kết luận

4.3.2 Phương pháp định lượng

4.3.2.1 Tổng hợp các kết quả khảo sát để đưa ra nhận định

4.3.2.2 Phân tích thống kê các chỉ số của các dự án đã hoàn thành, sử dụng mô hìnhhàm hồi quy để phân tích các chỉ tiêu và các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu cầnphân tích

4.3.2.3 So sách các kết quả để đưa ra kết luận

4.3.3 Kết hợp 02 phương pháp: Từ kết quả nhận định của 02 phương pháp, rút ra cácđiểm cần thiết nhất cho quá trình phân tích

ra các giải pháp mang tính định hướng và các giải pháp trực tiếp đối với công tyTrường Thành nhằm hoàn thiện công tác QLDA của công ty

6 KẾT CẤU CỦA BẢN LUẬN VĂN

Luận văn bao gồm:

Lời Mở Đầu

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hiệu quả thực hiện dự án trong các doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng hiệu quả thực hiện dự án tại công ty TNHH một thành viên

Trường Thành

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện dự án tại công ty TNHH một thành

viên Trường Thành

Kết Luận

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYÊT VỀ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 Quản trị dự án, chu trình dự án và hiệu quả thực hiện dự án

1.1.1 Các khái niệm, đặc tính của dự án và quản trị dự án

Khái niệm dự án và quản trị dự án hiện đã được rất nhiều các học giả trên thế giớicũng như trong nước đưa ra, tùy theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó

Theo một cách trừu tượng thì dự án là “hình tượng về một tình huống, một trạng thái mà

ta muốn đạt tới” Ví dụ như hiện tại trước mắt ta là một khu đất trống, sau năm năm nữa

ta muốn có một ngôi nhà chung cư xuất hiện tại vị trí đó để phục vụ cuộc sống cho mộtngàn hộ dân Đó là dự án xây dựng một nhà chung cư mà ta mong muốn thực hiện Nếu

hiểu theo một cách cụ thể hơn, dự án là “một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới” Theo cách hiểu này chúng ta có thể thấy có

rất nhiều kiểu dự án hiện đã và đang được thực hiện Theo nhiệm vụ, theo phương pháptriển khai và nguồn lực mà các dự án đó được phân biệt với nhau Ví dụ như: việc đưagiáo viên về vùng sâu vùng xa để dạy học cho các học sinh tiểu học trong ngành giáo dụcngười ta gọi là dự án xóa mù chữ cho đồng bào dân tộc thiểu số Hay việc mua sắm thiết

bị công nghệ, đào tạo công nhân vận hành nhằm tạo ra các sản phẩm vật chất hoặc dịch

vụ cho xã hội; hoặc xây dựng công trình tạo ra các hệ thống cơ sở vật chất cho xã hội nhưcầu, cống, đường bộ, đường sắt; cảng sông, cảng biển, đê, đập, hồ chứa nước, kênhmương tưới tiêu… trong đó có các công trình như nhà xưởng, thiết bị… gắn liền với đấtđược xây dựng trên một địa điểm cụ thể người ta gọi đó là dự án đầu tư xây dựng côngtrình Đây là kiểu các dự án chính mà Công ty Trường Thành đang thực hiện, nó phân biệtvới với các dự án đầu tư không có xây dựng công trình hoặc chỉ có thiết bị không gắnliền với đất như dự án mua sắm ô tô, máy bay, tàu thủy

Từ những cách hiểu trên, ta có thể đưa ra khái niệm về dự án như sau:

Dự án: là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một

khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài

chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu củađối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động

và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất địnhtrong một thời gian nhất định

Theo khái niệm trên, ta nhận thấy mỗi dự án đều có đầy đủ các đặc tính chung:

Thứ nhất, t ính mục tiêu:

- Dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng

- Định hướng mục tiêu luôn được duy trì trong suốt dự án

- Sản phẩm cuối cùng luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêu để

ra ban đầu hay không

Đây cũng là “trạng thái mà ta muốn đạt đến” hoặc “một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện” mà tác giả đã nhắc đến ở trên

Thứ hai, dự án luôn có thời gian xác định

- Lịch biểu được xác định trước

- Các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ

- Các mốc được theo dõi và đem ra đánh giá

Sẽ không bao giờ có kiểu dự án mà lúc nào hoàn thành cũng được hay lúc nào thực hiện cũng được Mục tiêu đã rõ ràng sẽ luôn đòi hỏi khi nào ta sẽ phải hoàn thành nó

Thứ ba, có tính giới hạn.

- Giới hạn về nguồn lực

- Giới hạn về kinh phí

- Giới hạn về thời gian

Để thực hiện một dự án cần phải có con người và một khoản chi phí nhất định Conngười là hữu hạn do đó mỗi dự án sẽ luôn có số lượng hữu hạn về nguồn lực thực hiệncũng như chi phí để thực hiện nó

Để đạt được mục tiêu đề ra theo đúng hoặc vượt thời gian theo kế hoạch ban đầu của

dự án mà vẫn đảm bảo chất lượng, con người phải thực hiện chuẩn xác hệ thống các hoạtđộng, các công việc trong kế hoạch Khi các dự án hoàn thành, kết quả đạt được sẽ được

đánh giá bằng cách so sánh với kế hoạch đề ra và các chỉ tiêu để đánh giá thường xoayquanh các đặc tính cơ bản của dự án như: mục tiêu, chi phí thực hiện, phương pháp vàtiến độ thực hiện Một dự án được coi là thành công là dự án hoàn thành đúng mục tiêu,

sử dụng nguồn lực hiệu quả và thực hiện với khoản chi phí thấp nhất, trong một khoảngthời gian ngắn nhất Để trả lời các câu hỏi này, các phương pháp quản lý, thực hiện dự ánsao cho hiệu quả đã được đưa ra và đó chính là khoa học Quản trị dự án

Như vậy, Quản trị dự án: là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ

chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoànthành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạtđược mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

Quản trị dự án có vai trò quan trọng như thế nào?

Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hóa dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ thuật tinh vi,khách hàng ngày càng trở nên khó tính, cùng với đó là kiến thức của con người ngày càngtăng đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của khoa học Quản trị dự án Các dự án côngtrình lớn của nhân loại như xây dựng vạn lý Trường Thành của Trung quốc, hay Kim TựTháp của người Ai Cập hiện nay vẫn là những bí ẩn lớn không được giải đáp của conngười vì nếu không có những phương pháp quản lý, thực hiện và các công nghệ tinh vi thìkhó có thể hoàn thành

Từ đầu thế kỷ 19, khoa học quản trị dự án đã được hình thành với Henry Gantt vớiviệc sử dụng biểu đồ Gantt như một công cụ quản lý dự án và Henri Fayol với việc tìm ra

05 chức năng quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án vàquản lý chương trình Xa hơn nữa là Frederick Winslow Taylor, nhà khoa học theo trườngphái quản lý theo khoa học với các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúcphân chia công việc và phân bổ nguồn lực Trong suốt quá trình nghiên cứu, các nhà khoahọc đều xoay quanh các câu hỏi như: Làm thế nào để dự án hoàn thành đúng thời gian?Làm thế nào để lập kế hoạch chính xác? Làm thế nào để xác định đúng nguồn lực, sửdụng đúng các công cụ thực hiện…Tính giới hạn của dự án về chi phí, nguồn lực và thời

gian đòi hói sự đúng đắn và chính xác trong việc áp dụng các phương pháp quản lý Điềunày cho thấy tầm quan trọng của quản trị dự án

Thường quản trị dự án có 03 chức năng gắn liền với 03 giai đoạn chủ yếu của dự án: Thứ nhất, chức năng lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác địnhnhững công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quátrình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng

sơ đồ hệ thống

Thứ hai, chức năng tổ chức, lãnh đạo và điều phối dự án: Đây là quá trình phân phốinguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối vàquản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc

và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc)

Thứ ba, chức năng giám sát: là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tíchtình hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng Các chức năng của quản trị dự án không tách rời thành từng khâu riêng biệt mà luôn

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chu trình khép kín Điều này thể hiện ởviệc tái lập kế hoạch dự án do những biến cố xảy ra trong quá trình thực hiện làm thay đổi

kế hoạch ban đầu (xem hình 1.1 – Các chức năng quản lý dự án)

· Đo lường các kết quả

· Điều phối tiến độ

· Phân phối nguồn lực

· Phối hợp các hoạt động

· Các biện pháp khuyến khích động viên cán bộ

Tổ chức, lãnh đạo và điều phối dự

án

Hình 1.1: Các chức năng quản lý dự án

Nguồn: GS-TS Từ Quang Lâm (2010), Giáo trình xây dựng và quản lý dự án, Đại học Nông Lâm

– Đại học Thái Nguyên, Chương I.

Các vấn đề trở ngại trong quản trị dự án

Quá trình thực hiện dự án là một chu trình khép kín Thực chất xảy ra việc tái lập kếhoạch dự án là do các trở ngại xuất hiện trong quá trình thực hiện khiến ta cần phải thayđổi kế hoạch ban đầu Các trở ngại thường gặp phải là:

Trở ngại khi hình thành dự án

- Kế hoạch của dự án không khớp với kế hoạch của chủ đầu tư

- Thủ tục quản lý không được xác lập

- Thứ tự ưu tiên không được thông báo đến các bên liên quan

Trở ngại trong tổ chức và thực hiện

- Thiếu hợp tác trong nội bộ dự án

- Thiếu phù hợp văn hoá và kém chia sẽ thông tin

- Nguồn lực không có sẵn khi cần thiết

- Không thể kiểm tra để biết khả năng địa phương có đủ đáp ứng yêu cầu của việcthực thi dự án hay không

- Trách nhiệm quản lý không xác định hoặc không rõ ràng

Trở ngại trong kiểm soát

- Không hiểu mục đích của kiểm soát

- Không theo dõi tiến độ theo kế hoạch

- Các cuộc họp đánh giá không hiệu quả

- Trách nhiệm không đi kèm với quyền hạn

Nếu như chức năng lập kế hoạch, tổ chức sẽ hạn chế sự xảy ra các trở ngại ngay từ banđầu thì chức năng giám sát cho thấy khả năng ứng biến của quản trị dự án khi trở ngại xảy

ra Hoàn thành được mục tiêu của dự án, người quản trị đòi hỏi phải có khả năng địnhhướng tốt và cùng với đó là khả năng lãnh đạo và giám sát để có thể nhanh chóng khắcphục sự cố và tái cấu trúc kế hoạch thực hiện Như vậy quản trị dự án phải được thực hiệnxuyên suốt và theo sát trong mọi thời điểm của dự án, không thể lơ là

1.1.2 Chu trình dự án và hiệu quả thực hiện dự án

Chu trình dự án

Chu trình dự án là các thời kỳ mà dự án phải trải qua, bắt đầu từ khi có ý định đầu tư chođến khi kết thúc dự án, chuyển qua dự án mới (Xem hình 1.2: Chu trình dự án)

Giai đoạn 4: Xây dựng công trình Giai đoạn 5: Dự án hoạt động

Hình 1.2: Chu trình dự án

Nguồn: Bài giảng tiến sỹ Phạm Hồng Luân (2007) - Đại học TP HCM – chương II slide 2

Nhìn vào hình 2, ta thấy chu trình dự án gồm có 03 thời kỳ: Chuẩn bị dự án, thực hiện dự

án và Kết thúc dự án Trong bản luận văn này, tác giả đi sâu vào nghiên cứu thời kỳ II củachu trình dự án là Thời kỳ thực hiện dự án và tập trung vào giai đoạn 4: Xây dựng côngtrình Giai đoạn này là thời điểm dự án đã được nghiên cứu đầu tư và bắt đầu triển khaithực hiện cho đến khi xây dựng xong Đây cũng chính là nghiệp vụ chính của Công tyTrường Thành

Thực hiện dự án và hiệu quả thực hiện dự án

Thực hiện dự án là một chuỗi các hoạt động, công việc để biến những ý định đầu tư thànhmột kết quả cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Quá trình thực hiện dự án chính làquá trình triển khai các chức năng của dự án bao gồm các khâu đã trình bày ở trên (hình 2– các chức năng quản lý dự án): Lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và điều phối dự án, giámsát dự án mà ở đó người tham gia quản lý toàn bộ các công việc này là nhà quản trị dự án.Đối với dự án xây dựng, quá trình thực hiện dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch thi công và chuẩn bị nguồn lực;

- Thiết kế và lập dự toán thi công;

- Đấu thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng;

- Thi công xây lắp, mua sắm lắp đặt thiết bị;

- Chạy thử, nghiệm thu và đưa vào sử dụng

Nhà quản trị dự án cần phải tổ chức điều phối và kiểm soát các hoạt động này thật chặtchẽ và đưa các hoạt động đi theo những kế hoạch đã định sẵn Trong giai đoạn này,những vấn đề quan trọng mà người quản trị dự án cần phải quan tâm đó là:

- Kiểm soát lợi ích và chi phí thực hiện dự án;

- Kiểm soát được tiến độ thực hiện dự án (thời gian);

- Kiểm soát được chất lượng dự án

Ngoài ra, nhà quản trị cần phải quan tâm đến những vấn đề liên quan khác như: Gia tăngnăng suất lao động của nhân viên, kiểm soát các rủi ro phát sinh và phản ứng nhạy bénvới các tình huống xấu xảy ra Khi các vấn đề trên được kiểm soát tốt, kế hoạch thực hiện

dự án sẽ diễn ra chuẩn xác và mang lại kết quả tốt nhất

Tóm lại, trong bản luận văn này, tác giả sẽ tập trung nghiên cứu về Giai đoạn thi công dự

án đầu tư xây dựng từ khâu lập kế hoạch đến khâu thi công và nghiệm thu đưa vào sửdụng Trong đó, các vấn đề quản trọng sẽ được tác giả tập trung nghiên cứu là việc kiểmsoát Lợi ích – chi phí dự án, tiến độ dự án và chất lượng dự án

1.2 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được thực hiện hiệu quả,hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúngthời gian quy định Kết quả thực hiện một dự án được coi là thiếu hiệu quả nếu chi phíthực hiện bị tăng lên, chất lượng dự án không đạt tiêu chuẩn, tiến độ thời gian bị chậmchễ Như vậy các đại lượng đều có mối liên hệ chặt chẽ đến nhau tác động lên hiệu quảchung Về mặt toán học, có thể coi Hiệu quả thực hiện dự án là một hàm phụ thuộc vàocác yếu tố Chi Phí, Hiệu suất công việc, Tiến độ thực hiện và Chất lượng dự án

H = f (C, P, T, Q)

Trong đó:

- H: hiệu quả thực hiện dự dán

- f : là hàm số

- C: Chi phí (Costs)

- P: Hiệu suất công việc (Performance)

- T: Tiến độ thực hiện dự án (Time)

- Q: Chất lượng dự án (Quality)

1.2.1 Lợi ích – chi phí thực hiện dự án (P/C)

Theo giáo sư Thayer Watkins – trường Đại Học Bang San José – phân tích lợi ích chiphí – lợi ích (CBA) là việc đánh giá và ước lượng tổng giá trị bằng tiền tương đương giữacác lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra cho một dự án để xác định xem dự án đó có xứngđáng để đầu tư hay không hoặc để xác định xem dự án đó thực hiện có hiệu quả haykhông CBA có liên quan, nhưng khác với phân tích tính hiệu quả chi phí Trong CBA,lợi ích và chi phí được thể hiện về tiền, và được điều chỉnh cho các giá trị thời gian củatiền, để tất cả các dòng chảy của lợi ích và dòng chảy của chi phí dự án theo thời gian (mà

có xu hướng xảy ra tại các thời điểm khác nhau) được thể hiện trên một cơ sở khái niệmchung "giá trị hiện tại ròng" của chúng

Các dự án của Công ty Trường Thành có được dưới dạng đấu thầu, do đó giá trị dự án

đã được xác định trước Sau đó toàn bộ dự án được khoán cho các đội thi công Do đó,việc xác định lợi nhuận của dự án thể hiện ở việc kiểm soát chi phí thực hiện dự án Xéttrên quy mô của bản luận văn trong việc đánh giá hiệu quả thực hiện dự án của Công tyTrường Thành, tác giả đi sâu vào quá trình kiểm soát chi phí dự án để đánh giá Trong đódanh mục chi phí được thực hiện theo Thông tư hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tưxây dựng công trình số 05/2007/TT-BXD trong đó:

Tổng mức đầu tư của dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi là tổng mức

đầu tư) là toàn bộ chi phí dự tính để đầu tư xây dựng công trình được ghi trong quyết địnhđầu tư và là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xâydựng công trình Tổng mức đầu tư được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án

đầu tư xây dựng công trình phù hợp với nội dung dự án và thiết kế cơ sở; đối với trườnghợp chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật, tổng mức đầu tư được xác định phù hợp với thiết

kế bản vẽ thi công

Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường giải

phóng mặt bằng, tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chiphí khác và chi phí dự phòng (Chi tiết xem phụ lục 1: Danh mục chi phí quản lý dự ánđầu tư xây dựng công trình – Công ty Trường Thành)

Đối với đặc thù Công ty Trường Thành, kiểm soát chi phí là vấn đề cốt yếu tạo nên lợinhuận của các dự án Giá trị hợp đồng với chủ đầu tư là không thể thay đổi Do đó:

Lợi nhuận = Giá trị hợp đồng – chi phí thi côngNhìn vào công thức trên, chi phí thi công càng được giảm thiểu lợi nhuận càng cao.Tuy nhiên việc giảm thiểu chi phí phải đi cùng với đảm bảo chất lượng công trình Do đó,việc kiểm soát chi phí hiệu quả thể hiện ở sự chi tiêu hợp lý, chính xác, tránh các chi phíkhông hợp lý phát sinh Có thể phân loại các loại chi phí chính của Công ty trường thànhnhư sau (xem bảng 1.1):

Bảng 1.1: Danh mục chi phí thi công và phương pháp kiểm soát.

ST

T

phí1) Chi phí lập

và nhanh nhất

thiết kế

Lương cán bộthiết kế

Chi phí thuê ngoài

Quy mô dự án

Độ phức tạp của

dự án

Tận dụng cán bộ thiết kế của công ty, tránh thuê ngoài gâylãng phí

Thiết kế công trình loại, lựa chọn NVL có giá cả

và chất lượng tối ưu theo bảnthiết kế Chia nhỏ hạng mụccông trình để kiểm soát chiphí

công

Khấu haomáy mócthiết bị, Công

cụ dụng cụ

Quy mô dự ánThời gian thi công

Phân bổ hợp lý máy mócthiết bị và công cụ dụng cụ,kiểm soát chặt chẽ tình trạngvận hành và sử dụng máymóc thiết bị

án và số lượng nhân sự thamgia dự án

SXC

chẽ về tiết kiệm các chi phínhư vận chuyển, xăng dầu,điện nước, văn phòngphẩm…

Nguồn: Tác giả đề xuất

Có thể thấy quy mô dự án, thời gian thực hiện, chất lượng nhân sự…đều có ảnh hưởnglớn đến chi phí dự án.Mỗi loại hình chi phí có biện pháp kiểm soát và tiết kiệm khácnhau Một trong các phương pháp tổng quát để kiểm soát chi phí là áp dụng Bảng theo dõichi phí dự án (xem các đề xuất mẫu trong chương 3) Bảng theo dõi chi phí dự án có thể

áp dụng cho từng loại hình chi phí riêng và tổng hợp lại để theo dõi tổng quát tiến độ chi

phí dự án So sánh với kế hoạch, cán bộ quản lý dự án có thể kiểm soát mức độ chi tiêu vàtốc độ chi tiêu của từng hạng mục Một hạng mục chi phí được kiểm soát hiệu quả sẽ luôn

có tốc độ chi tiêu hợp lý và nằm trong định mức chi tiêu Các chi phí vượt định mức hoặcđáng báo động sẽ được xem xét và có phương án giải quyết kịp thời

1.2.2 Hiệu quả công việc và năng suất lao động

Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là công việc nhạy cảm vì kết luận này ảnhhưởng nhiều nhất đến quyền lợi thiết thân của họ, từ việc tăng lương, xét thưởng, kỷ luật,

sa thải cho đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng Khi đánh giá đúng về một nhân viên thì việcquy hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, nhờ đó họ có thể phát huy năng lực của mình mộtcách cao nhất Người được đánh giá đúng năng lực sẽ hài lòng vì được công nhận Họ sẽlàm việc hăng say hơn, góp phần làm giảm chi phí và tăng năng suất lao động Điều quantrọng là doanh nghiệp phải thiết lập được những tiêu chí này một cách rõ ràng, phù hợpvới điều kiện thực tế của mình và có một công cụ tốt để quản lý việc đánh giá đó

Đối với việc đánh giá hiệu quả thực hiện dự án của Công ty Trường Thành đây là phầnkhông thể thiếu Hiện nay Công ty đang xây dựng bộ quy trình đánh giá chất lượng nội bộ

và đánh giá nhân viên là một phần trong đó Tuy nhiên bộ quy trình này hiện vẫn chưahoàn chỉnh Trong bản luận văn này, tác giả sẽ áp dụng lý thuyết phương pháp đánh giáhiệu quả công việc và năng suất lao động thông qua bảng mục tiêu KPI

KPI (Key Performance Indicators) là các chỉ số đánh giá thực hiện công việc Thôngthường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng.Nhàquản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó.Dựa trên việc hoànthành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân

Khi xây dựng KPI, các nhà quản lý thường lượng hóa các mục tiêu thành các con số

cụ thể Các con số cụ thể giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá tiến trình làm việc của nhânviên trên phương diện hoàn thành từng mục tiêu bằng việc so sánh kết quả thực hiện vàmục tiêu đề ra Mức chênh lệch giữa kết quả thực hiện và mục tiêu đề ra có thể thể hiệnbằng số đếm hoặc phần trăm hoàn thành Ngoài ra, việc theo dõi KPI một cách thườngxuyên còn giúp nhà quản lý theo dõi được hiệu quả của nhân viên nào đang tăng hoặc

giảm để có những phương án động viên kịp thời Các tiêu chí mà nhà quản lý hướng đếntrong KPI xoay quanh tiêu chí Smart:

Điểm mạnh khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc theo KPIs:

- Đánh giá năng lực khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học.Việc áp dụng KPIs sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng

và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồngthời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban Việc chỉ rõ định hướng và mục tiêucủa công ty giúp các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân phát triển theo chiếnlược của công ty theo từng thời điểm

- Giúp công ty đưa ra được những chỉ tiêu có thể đo lường được (lượng tính) và linhđộng trong việc thiết lập mục tiêu cho từng phòng ban và cá nhân

- Đánh giá Nhân viên theo phương pháp KPIs nhằm giúp cho doanh nghiệp có cáinhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh của mình Khi đánh giá đúng năng lực,nhân viên sẽ làm việc hăng say hơn, năng suất lao động tăng cao, góp phần làmgiảm chi phí Tạo điều kiện khích lệ và phát hiện nhân viên có năng lực và giữchân được người tài Nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quảcủa công ty

- Giúp công ty hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp công tyxây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cáchcông bằng chính xác

- Giúp Công ty có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh của Doanhnghiệp để mang lại hiệu quả cao

- Giúp phân tích công ty một cách chính xác

- Dựa trên kết quả công việc của nhân viên và những lĩnh vực có tiềm năng pháttriển mà người quản lý cấp trên của họ nhận thấy được, người nhân viên có thể sẽđược đào tạo thêm hoặc được giới thiệu tham gia vào các chương trình mà nhờ đó

cơ hội phát triển của họ sẽ tốt hơn Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc tạodựng con đường sự nghiệp cho một số nhân viên nhất định ở một số vị trí chủ chốt.Thông thường, KPI áp dụng phương pháp chấm điểm nhân viên dựa vào việc lượnghóa các mục tiêu công việc về cùng một đơn vị tính để đánh giá nhân viên đó Trong đềtài này, tác giả sẽ đề xuất Bảng đánh giá thực hiện công việc theo KPI để đánh giá xếploại nhân viên (xem các đề xuất mẫu KPI trong chương 3) Việc lượng hóa các mục tiêucông việc để đánh giá và xếp loại nhân viên sẽ mang tính chính xác và khách quan cao

1.2.3 Đánh giá chất lượng dự án

Một dự án được coi là hoàn thành về mặt chất lượng thì điều kiện cần là dự án đóphải đạt được các tiêu chí về chi phí và thời gian thi công, điều kiện đủ là dự án đó phảiđạt các tiêu chí kỹ thuật theo hồ sơ dự thầu đưa ra

Các hạng mục được đánh giá theo biên bản thí nghiệm nghiệm thu công trình củacông ty (Xem phụ lục 4) Hiện nay các hạng mục công trình được đánh giá riêng rẽ, tácgiả đề xuất áp dụng Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình (Xem ví dụ ở bảng 1.2– Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình):

Bảng 1.2: Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình.

Nguồn: Tác giả đề xuất

Trên đây là bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình.Dựa vào bảng này, nhàquản lý có cái nhìn tổng thể về các vấn đề của công trình đã triển khai để từ đó đưa ranhận định về chất lượng của công trình và các điểm cần khắc phục để đảm bảo chấtlượng

1.2.4 Đánh giá tiến độ thực hiện dự án

Đối với một đơn vị thực hiện thi công xây dựng, tiến độ thực hiện dự án là điều đượctất cả các bên liên quan quan tâm Nếu như việc kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quảcông việc liên quan phần lớn đến nội bộ đơn vị thì tiến độ thực hiện dự án liên quan đến

cả chủ đầu tư, các nhà thầu phụ,…Một trong những đặc trưng của dự án là sự giới hạn vềthời gian thực hiện, do đó đối với tất các dự án xây dựng, tiến độ thực hiện là một trongnhững điều đầu tiên được lập trong bản kế hoạch thực hiện

Để lập kế hoạch về tiến độ dự án, người ta thường dùng sơ đồ Grantt Sơ đồ ngangGantt, còn gọi là Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt, (tiếng Anh là: Gantt chart), là một dạngthể hiện tiến độ dự án cổ điển nhất, được Henry Gantt phát minh ra vào năm 1910 Xem

ví dụ hình 1.3 – Ví dụ về sơ đồ Gantt công trình xây dựng:

Hình 1.3: Ví dụ sơ đồ Gantt công trình xây dựng

Nguồn: http://ttvnol.com/threads/su-dung-word-de-ve-so-do-gantt-help-me.464537/

Tuy là cổ điển nhưng do tính chất đơn giản dễ hiểu của nó mà hiện nay sơ đồ ngang Ganttvẫn được dùng phổ biến trong quản lý dự án, thậm chí còn được cải tiến, dùng trong phầnmềm quản lý dự án hiện đại như; Microsoft Project, để chuyển đổi việc thể hiện các dạngtiến độ phức tạp như sơ đồ mạng (dự án) Đối với các dự án kỹ thuật hay thi công có rấtnhiều hạng mục, Sơ đồ Gantt được ứng dụng và phát triển thành các sơ đồ tiên tiến như

Sơ đồ mạng đường găng CPM (Critical Path Method) hay Sơ đồ mạng mũi tên ADM (Arrow Diagramming Method)

Ngoài ra, với các công trình thi công có thời lượng không xác định trước, người ta sử

dụng phương pháp ước lượng và đánh giá chương trình PERT (Program evaluation and review technique), phương pháp này cho biết thứ tự các công việc và cho biết dự án sẽ kết

thúc khi nào, trong các hoạt động của dự án, hoạt động nào phải kết thúc đúng thời gian

để tránh toàn bộ dự án bị chậm chễ so với kế hoạch, hoặc liệu có thể chuyển các nguồn dựtrữ từ các hoạt động “không găng” sang hoạt động “găng” (critical task) mà không ảnh

hưởng đến thời gian hoàn thành dự án Ví dụ xem hình 1.4 – Ví dụ phương pháp sơ đồPERT trong quản trị dự án.

Hình 1.4: Ví dụ phương pháp xây dựng sơ đồ PERT trong quản trị dự án.

Nguồn: https://dlhsoft.com/ProjectManagementLibrary/Home.aspx

Ngày nay, người ta thường kết hợp tất cả các phương pháp để lập tiến độ dự án Mỗiphương pháp có điểm mạnh riêng và việc kết hợp lại sẽ mang lại một giải pháp hoànchỉnh cho đơn vị

1.3 Các phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện dự án

1.3.1 Đánh giá hiệu quả dự án qua phương pháp định lượng.

1.3.1.1 Phân tích số liệu các dự án đã hoàn thành.

Phân tích số liệu qua phương pháp số chênh lệch

Đây là phương pháp phân tích đơn giản nhất nhưng hiệu quả và phù hợp với Công tyTrường Thành Như đã trình bày ở trên, các dự án tại công ty Trường Thành thường đượcphân bổ theo hình thức khoán trọn gói cho các đơn vị con thực hiện Phương pháp chênhlệch số sẽ chỉ ra được mức chênh giữa kết quả thực hiện và kế hoạch đề ra, giúp cho nhàquản lý có thể nhìn thấy ngay những điểm mạnh và điểm yếu để tập trung nghiên cứu.Đồng thời có thể nhận thấy được sự tăng giảm của cùng một khoản mục theo thời gian

Nếu như một khoản mục chi phí luôn được giữ ở mức chênh lệch thấp so với định mức đề

ra thì đó là một điểm mạnh cần phát huy trong việc kiểm soát chi phí và ngược lại, nếumột khoản mục chi phí lúc nào cũng vượt định mức làm cho lợi nhuận dự án giảm xuốngthì khoản mục đó cần phải được xem xét và có những phương pháp khắc phục để giảmchi phí đó Phương pháp chênh lệch số cũng có thể áp dụng để đánh giá tiến độ thực hiện

dự án và hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên

Phương pháp hàm hồi quy

Đây là phương pháp sử dụng hàm thống kê hồi quy bội để chỉ ra mối quan hệ giữa mộtđại lượng nào đó với các đại lượng còn lại Phương pháp này thường được sử dụng để tìm

ra phương án khắc phục hoặc đẩy mạnh một chỉ tiêu nào đó Thường phương pháp này sẽđược áp dụng sau khi đã tìm ra được những yếu tố cần nghiên cứu Hàm hồi quy bội códạng:

Y = 0 + 1X1 + 2X2 +…+ nXn + Với X1,i, X2,i,…,Xk,i là giá trị các biến độc lập ứng với quan sát I; Các β là các tham số củahồi quy Nhìn vào hàm hồi quy, nhà quản trị có thể dễ dàng nhận thấy mức độ ảnh hưởngcủa các biến số X đối với Y để từ đó đưa ra phương án đạt hiệu quả tối ưu Phải tăng hoặcgiảm biến số nào để Y đạt giá trị mong muốn nhất

Phương pháp này mang tính chính xác rất cao, tuy nhiên để thực hiện được phải có số liệuchính xác và xác định rõ các biến độc lập để thực hiện.Thường phương pháp này sẽ được

áp dụng trong việc nghiên cứu các chỉ tiêu có thể lượng hóa như khoản mục chi phí vàtiến độ thực hiện dự án.Nếu có áp dụng để đánh giá hiệu quả nhân viên thì các chỉ tiêu vềđánh giá hiệu quả nhân viên cũng phải được lượng hóa một cách chính xác

1.3.1.2 Nhận định các điểm mạnh điểm yếu trong công tác thực hiện dự án qua phân tích số liệụ thực tế

Tổng hợp tất cả nghiên cứu trên, tác giả sẽ đưa ra được nhận định về các điểm mạnh vàđiểm yếu hiện nay của Công ty Trường Thành và đưa ra các phương pháp để gia tăngđiểm mạnh, hạn chế các điểm yếu kém nhằm nâng cao hiệu quả của việc thực hiện dự ánđầu tư

1.3.2 Đánh giá hiệu quả dự án qua phương pháp định tính

1.3.2.1 Tổng hợp và phân tích kết quả phỏng vấn chuyên gia

Phỏng vấn là một hình thức nghiên cứu có tính chất cá nhân hơn nhiều so với bảng

hỏi Trong phỏng vấn cá nhân, người phỏng vấn làm việc trực tiếp với người được

phỏng vấn Không giống như phiếu điều tra gửi qua email, người phỏng vấn sẽ có cơ hộiđược đặt những câu hỏi tiếp theo Một số phương pháp phỏng vấn sẽ áp dụng trong đề tàinày như sau:

Thứ nhất, phỏng vấn cá nhân không tiêu chuẩn hóa (Phỏng vấn tự do) Ưu điểm củaphương pháp này là tạo được tâm lý thoải mái cho người điều tra và người được điều tra.Nhược điểm là đòi hỏi người điều tra phải biết cách hướng câu chuyện theo đúng mongmuốn Với phương pháp phỏng vấn này, chúng ta sẽ thu thập được những ý kiến kháchquan nhất về nội dung cần nghiên cứu Tuy nhiên, có thể có sự sai lệch lớn do người đượcphỏng vấn bị tác động về tâm lý hoặc do hiểu biết còn hạn chế về nội dung được hỏi Do

đó cần thực hiện trên diện rộng để có được kết quả chính xác hơn

Thứ hai, phỏng vấn chuyên sâu Đây là loại phỏng vấn chuyên gia để nghiên cứu sâu

về một vấn đề nào đó Nếu như trong phỏng vấn tự do người phỏng vấn có thể hỏi bất cứ

ai để có cái nhìn khách quan thì đối với phỏng vấn chuyên sâu, người được hỏi phải làngười có kiến thức và độ hiểu biết sâu về vấn đề được hỏi Đối với trường hợp trong bảnluận văn này, những người được hỏi phải là những người thường xuyên được giao nhiệm

vụ quản lý các dự án cụ thể Đây là những người nắm rõ và có kinh nghiệm trong côngtác quản lý dự án Những ý kiến của họ được đúc rút từ kinh nghiệm làm việc lâu năm vàthường nó mang tính chính xác cao Với phương pháp phỏng vấn này, chỉ cần phỏng vấnvài chuyên gia là có thể đánh giá tương đối nội dung cần phỏng vấn

Kết hợp kết quả của các phương pháp phỏng vấn, ta sẽ đưa ra được kết luận cho vấn

đề cần tìm hiểu Nội dung phỏng vấn trong bản luận văn này xoay quanh vấn đề về hiệuquả thực hiện dự án xây dựng tại Công ty trường Thành bao gồm nhóm các câu hỏi về:

- Quản lý chi phí thực hiện dự án

- Chất lượng dự án

- Tiến độ thực hiện dự án

Việc phỏng vấn chuyên gia sẽ được thực hiện với 05 chuyên gia có kinh nghiệm củaCông ty Trường Thành, những người đã tham gia quản lý dự án thực tế trong những nămqua Kinh nghiệm của họ sẽ mang lại những thông tin chính xác và thực tế cho nghiêncứu này Danh sách cán bộ dự kiến phỏng vấn tại bảng 1.3 – Danh sách chuyên gia thamgia phỏng vấn:

Bảng 1.3: Danh sách chuyên gia tham gia phỏng vấn

ST

T

Nguồn: Tác giả đề xuất

1.3.2.2 Tổng hợp và phân tích kết quả khảo sát ý kiến nhân viên.

Phương pháp khảo sát lấy ý kiến CBNV là phương pháp Bảng hỏi điều tra Có 02 phươngpháp điều tra theo bảng câu hỏi thường được sử dụng đó là:

Một dạng bảng hỏi là phiếu khảo sát được gửi qua thư tay hoặc email Phương pháp này

có rất nhiều điểm mạnh: chi phí thực hiện không cao, chúng ta có thể gửi cùng một nộidung hỏi cho một số lượng lớn người tham gia Phương pháp này cho phép người thamgia có thể hoàn thành bảng hỏi khi có thời gian thuận tiện.Tuy nhiên, phương pháp nàycũng có một số điểm yếu Tỷ lệ phản hồi thu thập từ phiếu khảo sát gửi qua email thườngthấp và phiếu khảo sát dạng này không phải là lựa chọn tối ưu cho những câu hỏi yêu cầunhiều thông tin chi tiết dưới dạng viết

Loại thứ hai là Bảng hỏi điều tra nhóm có giám sát Một nhóm những người tham gia

được tập trung lại và được yêu cầu trả lời một bộ câu hỏi Thông thường, để thuận tiện,việc thực hiện bảng hỏi được thực hiện theo từng nhóm Người nghiên cứu có thể đưabảng hỏi cho những cá nhân có mặt tại đó và đảm bảo có được tỷ lệ phản hồi cao.Nếungười tham gia điều tra không hiểu nghĩa của câu hỏi, họ có thể yêu cầu giải thích ngay

lập tức Ngoài ra, địa điểm điều tra thường là tổ chức, cơ quan (ví dụ trong một công tyhay doanh nghiệp); điều này rất dễ tập trung thành một nhóm để khảo sát.

Tương tự như phương pháp phỏng vấn, nội dung câu hỏi khảo sát sẽ được chia thành 03nhóm các câu hỏi về các vấn để quản lý chi phí, đánh giá chất lượng dự án và tiến độ thựchiện dự án Chi tiết phiếu điều tra khảo sát áp dụng cho Công ty Trường Thành sẽ đượctrình bày trong Chương II của bản luận văn này

Phiếu điều tra sẽ được phát trên quy mô khoảng 30 nhân viên của công ty, những ngườitham gia trực tiếp các dự án trong những năm qua Những nhân viên này là những người

có kinh nghiệm, nắm rõ quy trình và thực tế các dự án đã triển khai Trong khuôn khổ bảnluận văn này, tác giả chỉ áp dụng với quy mô 30 người và sẽ tiến hành nhân rộng ra khibản luận văn này được đưa vào thực tế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ THỰC HIỆN DỰ ÁN

TẠI CÔNG TY TNHH MTV TRƯỜNG THÀNH 2.1 Tổng quan về công ty trường thành

2.1.1 Giới thiệu chung công ty

 Tên Công ty: Công ty TNHH một thành viên Trường Thành

 Công ty Trường Thành - BQP: Thành lập ngày 21/9/1996

 Chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Trường Thành theo quyết định số: BQP ngày 12 tháng 8 năm 2010 của Bộ quốc phòng

Được thành lập theo quyết định số: 1575/QĐQP ngày 21/9/1996 của Bộ trưởng Bộ Quốcphòng trên cơ sở sáp nhập Xí nghiệp Trường Sơn (Đoàn 88) và Xí nghiệp Thanh Sơn(Xưởng 5), với tên gọi ban đầu là Công ty Trường Thành.

Kể từ khi thành lập, Công ty đã trải qua nhiều lần điều chỉnh về quy mô và tổ chức:

- Tháng 02/2002, thực hiện Quyết định số: 52/QĐ-BTL ngày 18/2/2002 của Tư lệnh Bộđội Biên phòng đã chuyển nguyên trạng chức năng, nhiệm vụ sửa chữa vũ khí, trang bị

kỹ thuật quân sự về Xưởng Sửa chữa vũ khí thiết bị quân sự (Xưởng 5) trực thuộc CụcHậu cần kỹ thuật

- Tháng 12/2003, thực hiện Quyết định số: 117/2003/QĐ-BQP ngày 09/9/2003 của Bộtrưởng Bộ Quốc phòng đã tổ chức sáp nhập Công ty Vân Đồn thuộc Bộ chỉ huy Bộđội Biên phòng Quảng Ninh vào Công ty Trường Thành

- Tháng 8/2010, thực hiện quyết định số: 2943/QĐ-BQP ngày 12 tháng 8 năm 2010 của

Bộ quốc phòng, Công ty Trường Thành được chuyển đổi thành Công ty TNHH mộtthành viên Trường Thành

Từ khi thành lập đến nay, với sự nỗ lực của tập thể Cán bộ Công nhân viên toàn Công ty,hoạt động SXKD của Công ty đã không ngừng phát triển về quy mô và ngành nghề sảnxuất kinh doanh: Năm 2003, Công ty Vân Đồn sáp nhập vào Công ty Trường Thành trởthành Xí nghiệp Vân Đồn - đơn vị hạch toán trực thuộc, đã góp phần đa dạng hóa các lĩnhvực SXKD của Công ty; Năm 2004 Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, Xí nghiệp Xâylắp I và 05 đội trực thuộc được thành lập đã mở rộng địa bàn hoạt động SXKD của Công

ty trên phạm vi toàn quốc Với xu thế phát triển đi lên, để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinhdoanh, năm 2008 Công ty tiếp tục thành lập Xí nghiệp xây lắp II và 07 đội xây dựng trựcthuộc, nâng tổng số đơn vị thành viên lên 4 đơn vị và 12 đội xây dựng trực thuộc

Tháng 8/2010, thực hiện quyết định chuyển đổi Công ty Trường Thành thành Công tyTNHH một thành viên Trường Thành của Bộ quốc phòng, Công ty tiếp tục kiện toàn,hoàn thiện tổ chức Công ty: chuyển đổi các Xí nghiệp thành viên thành Chi nhánh Côngty; thành lập mới Xí nghiệp tư vấn, khảo sát và thiết kế xây dựng - Chi nhánh Công ty và

03 đội trực thuộc Công ty, nâng tổng số đơn vị thành viên (chi nhánh Công ty) lên 05 đơn

vị và 15 đội xây dựng trực thuộc, qua đó như một dấu son đánh dấu bước phát triểntrưởng thành của Công ty về quy mô.

Cùng với sự phát triển về quy mô, trong mười lăm năm xây dựng và phát triển, với truyềnthống đoàn kết, tinh thần kỷ luật, sự năng động, sáng tạo của tập thể các thế hệ cán bộcông nhân viên, Công ty TNHH một thành viên Trường Thành đã thu được nhiều thànhtựu đáng kể trong sản xuất kinh doanh và xây dựng đơn vị: hàng năm đều hoàn thành cácchỉ tiêu cơ bản trong kế hoạch SXKD do Bộ Tư lệnh giao với mức tăng trưởng khá, hoànthành nhiệm vụ sản xuất quốc phòng theo kế hoạch Phần lớn các công trình phục vụ quốcphòng và dân sinh xã hội đều được Công ty thi công theo đúng tiến độ, bảo đảm chấtlượng theo tiêu chuẩn quy định, tổ chức SXKD có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Nhànước giao, chấp hành đúng pháp luật của Nhà nước, quy định của Quân đội, hoàn thànhđầy đủ nghĩa vụ thu nộp với Nhà nước và Cấp trên, đời sống và thu nhập của cán bộ côngnhân viên trong Công ty không ngừng được cải thiện, các mặt hoạt động về chính trị vàvăn hoá tinh thần trong Công ty được duy trì củng cố

Ghi nhận sự phát triển về quy mô và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, tháng 3năm 2006 Bộ quốc phòng đã có quyết định số: 697/QĐ-BQP ngày 29 tháng 03 năm 2006công nhận Công ty Trường Thành là doanh nghiệp hạng I

Duy trì và phát huy tốt những kết quả đã đạt được, tháng 9/2010 Công ty tiếp tục được Bộquốc phòng ra quyết định số: 3699/QĐ-BQP ngày 30/9/2010 công nhận Công ty TNHHmột thành viên Trường Thành là doanh nghiệp hạng I

2.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty:

(xem hình 2.1 – Sơ đồ tổ chức công ty Trường Thành)

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Trường Thành

Nguồn: http://www.congtytruongthanh.vn/index.php/home/gioithieu?id=16

2.1.4 Năng lực và kinh nghiệm triển khai dự án xây dựng:

Kinh nghiệm triển khai:

 Tổng số kinh nghiệm dân dụng: 25 năm

 Tổng số năm chuyên dụng trong công tác xây dựng nhà ở 25 năm (xem bảng 2.1)

Bảng 2.1: Kinh nghiệm triển khai dự án xây dựng – Công ty Trường Thành.

Nguồn: Hồ sơ năng lực – Công ty trường thành

 Cán bộ chuyên ngành của công ty là những người có tay nghề cao: Xem Bảng 2.2

Bảng 2.2: Thống kê chuyên môn cán bộ - Công ty Trường Thành

T

năm

Cấp I – III

Nguồn: Hồ sơ năng lực – Công ty Trường Thành

2.1.5 Các dự án nổi bật của của Công ty Trường Thành

(Xem phụ lục 6: Danh sách các dự án tiêu biểu – Công ty Trường Thành)

2.2 Đánh giá thực trạng triển khai thực hiện và quản trị dự án hiện tại của công ty trường thành.

2.2.1 Kết quả thực hiện các dự án đã triển khai

Phân tích theo ph ươ ng pháp đ ịnh lượng

Đầu tiên, tác giả sẽ phân tích lợi ích- chi phí mà ở đây tập trung vào chi phí của dự án Đểphân tích chi phí dự án, tác giả điều tra trên 30 dự án tiêu biểu của công ty theo các bảngPhụ luc 05 – Bảng thống kê chi phí và tiến độ công trình Dựa vào Phụ lục 05 ta thấy:

- Hầu hết các dự án đã triển khai đều có lợi nhuận, Chỉ có 16,67% các dự án lỗ

- Các dự án lỗ đều bị chậm tiến độ trong thời gian dài, trong đó điển hình là dự ánHọc viện biên phòng 8D2 với mức lỗ 179.31 triệu đồng bị chậm tiến độ 365 ngày

- Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng mức chi phí, chứng tỏ tổngchi phí phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu

- Chi phí khác và chi phí lán trại không ảnh hưởng nhiều đến tổng chi phí thi công,chỉ chiếm dưới 2% tổng chi phí dự án Chi phí chung cũng ở mức thấp, chỉ chiếmkhoảng 5% tổng chi phí

- Chi phí nhân công phụ thuộc khá nhiều vào tiến độ dự án, các dự án có chi phínhân công cao đều chậm tiến độ trong thời gian lớn

Để kiểm định lại những nhận định ở trên, ta tiến hành phân tích theo mô hình hồi quy đểđánh giá mức độ phụ thuộc của Tổng chi phí vào các loại chi phí và theo tiến độ dự án.Hàm hồi quy có dạng:

Y = 0 + 1X1 + 2X2 +…+ nXn + 

Ta đặt các biến như sau:

- Y : Tổng chi phí dự án

- X1: Chi phí NVL

- X2: Chi phí nhân công

- X3: Chi phí Máy thi công

Chạy mô hình hồi quy (độ tin cậy α = 0.05) với phần mềm Megastat hỗ trợ ta có bảng

phân tích hồi quy như sau:

Bảng 2.3: Bảng phân tích hồi quy

Regression Analysis

R² 1.000 Adjusted R² 1.000 n 30

Total

503,245,739.866

7 29

variables coefficients std error t (df=21) p-value

Nguồn số liệu: Tài liệu phục vụ cho mô hình hồi quy này được tổng hợp tại Phụ lục 05

Số liệu phân tích hồi quy cho thấy:

- Biến X8,X7 có giá trị P-value > 0.05 do đó số liệu phân tích cho thấy Tổng chi phí

dự án không phụ thuộc vào Thời gian hoàn thành dự án và việc chậm tiến độ dự

án

- Biến X4 và X6 có giá trị p-value >0.05, điều này cho thấy nhận định chi phí trực

tiếp khác và chi phí lán trại cũng không ảnh hưởng đến tổng chi phí

Loại bỏ các biến trên ra khỏi mô hình, phân tích hồi quy với các biến còn lại ta có:

Bảng 2.4: Bảng phân tích hồi quy hoàn thiện (rút gọn)

Regression Analysis

R² 1.000 Adjusted R² 1.000 n 30

Total

503,245,739.866

7 29

variables coefficients std error t (df=25) p-value

X5 6.8781 1.6707 4.117 0004 3.4373 10.3190

212169.23

6

Nguồn số liệu: Tài liệu phục vụ cho mô hình hồi quy này được tổng hợp tại Phụ lục 09

Theo phân tích hồi quy, mô hình trên là hợp lý khi các biến đều có giá trị p-value <0.05

nằm trong khoảng tin cậy Như vậy:

- Tổng chi phí sẽ phụ thuộc vào: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phímáy thi công và các chi phí chung Hàm tổng chi phí có dạng:

Y = - 1.5933 + 0.6716X1+ 0.6732X2+ 0.6726X3+ 6.8781 X5 + µTrong đó, µ là các chi phí hay yếu tố khác ảnh hưởng đến tổng chi phí mà ta không xétđến trong mô hình này

- Biến chi phí chung có hệ số = 6.8781 cho thấy mức độ biến thiên cao của Tổng chiphí vào chi phí chung, Điều đó cho thấy, nếu phi phí chung tăng thêm 1 triệu đồngthì tổng chi phí tăng thêm 6.8781

- Hệ số và giá trị p-value của chi phí chung cho ý nghĩa trái ngược nhau, điều nàycho thấy chi phí chung hiện không được kiểm soát tốt, có độ biến thiên lớn Điềunày cũng được thể hiện ở khoảng tin cậy rất lớn (3.4373; 10.319) của biến này

số liệu sau: (Xem bảng 2.5)

Bảng 2.5: Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng công trình – Dự án kè sông Uông