NÂNG CAO HIỆU QUẢ làm VIỆC THEO NHÓM tại CÔNG TY cổ PHẦN PHẦN mềm QUẢN lý DOANH NGHIỆP FAST

Quan điểm hoạt động, kinh doanh: Đối tác lâu dài, tin cậy Quan điểm của FAST trong phát triển kinh doanh, xây dựng các mối quan hệ với các đối tác nhân viên, khách hàng, cộng đồng: bền v

NÂNG CAO HIỆU QUẢ LÀM VIỆC THEO NHÓM TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

FAST 3

1 Giới thiệu chung 3

2 Tầm nhìn chiến lược 3

3 Mô hình tổ chức 5

4 Bất cập trọng hoạt động nhóm 6

II NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT 9

1 Cơ sở lý thuyết 9

2 Phân tích vấn đề cần giải quyết 16

3 Mục tiêu của giải pháp 16

4 Giải pháp thực hiện 17

III KẾT LUẬN 18

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH

NGHIỆP FAST

1 Giới thiệu chung

Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp

Tên tiếng Anh: Fast Software Company

Tên viết tắt: FAST

Ngày thành lập: 11-6-1997

Lĩnh vực kinh doanh: Phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng CNTT

Văn phòng trụ sở: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng

Logo:

Lĩnh vực hoạt động: Nghiên cứu và phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp, Tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm, Bảo hành và hỗ trợ trong quá trình sử dụng

Sứ mệnh của FAST: Phát triển và tư vấn ứng dụng phần mềm cho doanh nghiệp, nhằm tự động hóa các công việc thủ công nhàm chán, hỗ trợ làm việc sáng tạo, thông minh Xây dựng một công ty chú trọng các điều kiện để mỗi thành viên phát triển về nghề nghiệp, phát huy các năng lực của bản thân và cùng tạo dựng cuộc sống Là nhân tố tích cực, thực hiện các đóng góp thiết thực cho cộng đồng, xã hội Các giá trị cốt lõi

(1) Chăm chỉ và Kiên trì

(2) Học hỏi và Đổi mới

(3) Chung sức và Chia sẻ

2 Tầm nhìn chiến lược

Tầm nhìn dài hạn: FAST là một công ty phát triển bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp quản trị hoạt động SXKD trên nền tảng CNTT, có trách nhiệm với cộng

đồng, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thành viên ngày càng phát triển về nghề nghiệp và có cuộc sống hạnh phúc

Quan điểm hoạt động, kinh doanh: Đối tác lâu dài, tin cậy

Quan điểm của FAST trong phát triển kinh doanh, xây dựng các mối quan hệ với các đối tác (nhân viên, khách hàng, cộng đồng): bền vững, lâu dài, tin cậy

Đối với nhân viên: không chỉ là nơi làm công ăn lương, mà còn là nơi phát triển nghề nghiệp, xây dựng sự nghiệp, công ty là một phần quan trọng trong việc tạo dựng cuộc sống hạnh phúc

Đối với khách hàng: không chỉ là bán hàng, mà còn là kết bạn, trở thành đối tác lâu dài, hợp tác cùng phát triển Đối với cộng đồng, xã hội: không chỉ là những lần đóng góp từ thiện, mà còn tập trung đóng góp, hỗ trợ lâu dài vào những địa chỉ cụ thể và

là nhân tố tích cực trong một số vấn đề thời sự của cộng đồng, xã hội (Người Việt

ưu tiên dùng hàng Việt, Văn hóa giao thông đô thị, Môi trường xanh sạch đẹp…) Chiến lược cạnh tranh: Nhanh hơn – Thông minh hơn

Sản phẩm (phần mềm):

Nhanh hơn: Tốc độ xử lý của phần mềm ngày càng nhanh, giúp khách hàng tăng tốc

độ tác nghiệp và khai thác thông tin, đặc biệt trong điều kiện số lượng giao dịch, cơ

sở dữ liệu ngày càng lớn và hoạt động trong môi trường online thông qua internet Thông minh hơn: Có nhiều tính năng, chức năng thông minh, giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn

Về dịch vụ tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

Nhanh hơn: Thời gian hoàn thành các dự án tư vấn ứng dụng, hoàn thành các dịch

vụ hỗ trợ khách hàng ngày càng nhanh hơn

Thông minh hơn: Đưa ra các giải pháp tư vấn ứng dụng thông minh, giải quyết các bài toán nghiệp vụ và quản trị của khách hàng, giúp khách hàng tác nghiệp và khai thác dữ liệu nhanh hơn, hiệu quả hơn

Phương pháp quản trị hoạt động: Quản trị theo mục tiêu

Quản trị hoạt động kinh doanh và các hoạt động của công ty theo phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO – Management by Objectives) thông qua hệ thống các chỉ tiêu đánh giá (KPI – Key Performance Indicators)

3 Mô hình tổ chức

Mô hình quản lý vĩ mô

Tổng Giám Đốc

Chi nhánh

Chi nhánh

Hà Nội

Chi nhánh

Đà nẵng Hội Đồng Quản Trị

Mô hình quản lý tại chi nhánh

Quy trình kinh doanh

4 Bất cập trong hoạt động nhóm

a Phân chia nhóm kinh doanh

Công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp bao gồm doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp vừa và nhỏ Để đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh, các nhóm kinh doanh của công ty được phân chi như sau:

Công ty phân chia thành 05 nhóm kinh doanh lớn, mỗi nhóm lớn bao gồm 2 nhóm kinh doanh bé

Mỗi nhóm kinh doanh bé sẽ bao gồm:

- 01 nhân viên marketing

- 01 nhân viên sales

- 01 nhân viên triển khai

- 01 nhân viên lập trình

Cả công ty có tổng thể 10 nhóm kinh doanh bé (bao gồm 40 nhân viên)

b Quy trình kinh doanh như sau:

Bước 1: Tiếp thị sản phẩm

Dựa vào database khách hàng, nhân viên marketing sẽ điện thoại tư vấn, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng và đặt lịch hẹn Sau khi khách hàng đồng ý sẽ chuyển nhu cầu và lịch hẹn cho nhân viên kinh doanh

Bước 2: Giới thiệu sản phẩm và tiếp nhận yêu cầu khách hàng.

Nhân viên kinh doanh sẽ đến gặp khách hàng và giới thiệu cũng như làm demo sản phẩm trên máy tính cho khách hàng Khách hàng sẽ mô tả thực trạng kế toán cũng như mô hình quản lý doanh nghiệp của công ty và nhân viên kinh doanh sẽ chuyển các nhu cầu đó cho phòng triển khai

Dựa vào mô tả hệ thống của nhân viên triển khai, phòng lập trình cũng sẽ tính toán chi phí lập trình và báo chi phí cho nhân viên kinh doanh

Bước 3: Báo giá và thương thảo hợp đồng

Dựa trên các báo cáo của nhân viên triển khai và nhân viên lập trình, Nhân viên kinh doanh sẽ báo giá cho khách hàng, thương thảo các điều khoản hợp đồng với khách hàng…

Nếu khách hàng đồng ý giá cả và các điều khoản hợp đồng, nhân viên kinh doanh tiến hành bước 4: Ký hợp đồng Nếu khách hàng không đồng ý giá cả, nhân viên kinh doanh sẽ phải nhờ sự hỗ trợ của lãnh đạo công ty trong việc thương thảo hợp đồng Trường hợp xấu nhất giá quá cao, khách hàng không đồng ý sẽ phải hủy thương vụ

Công ty đã có 01 bản chuẩn được lập trình chuẩn theo các thông tư mới nhất của

Bộ tài chinh về chuẩn mực kế toán Các công ty thực hiện chuẩn quy trình kế toán

có thể áp dụng được ngay Phần nhiều yêu cầu của các khách hàng đến từ các yêu cầu quản trị riêng của ban lãnh đạo công ty Các yêu cầu quản trị riêng là thường xuyên xảy ra do sự rối rắm và chuyên ngành của các báo cáo kế toán khiến cho các nhà lãnh đạo không hiểu khi đọc báo cáo kế toán Với các nhà lãnh đạo công ty, họ xây dựng công ty theo mô hình riêng và với họ, báo cáo chỉ cần một số các số liệu

mà họ mong muốn Hầu hết các yêu cầu của khách hàng, bộ phận lập trình sẽ phải

sửa đổi phần mềm cho phù hợp, và bộ phận triển khai cũng sẽ phải lên kế hoạch triển khai cho phù hợp với những sửa đổi trong phần mềm

Bước 4: Ký hợp đồng

Bước 5: Chuyển sang quy trình triển khai hợp đồng

Cán bộ kinh doanh lập đề nghị triển khai hợp đồng theo mẫu quy định với đầy

đủ thông tin khách hàng, thông tin hợp đồng, đính kèm tài liệu kỹ thuật (đã được lập trong bước 3) chuyển sang bộ phận triển khai để thực hiện quy trình triển khai hợp đồng

c Lương, phụ cấp và thưởng

- Các nhóm kinh doanh sẽ hưởng lương cơ bản+ lương kinh doanh ( là % hoa hồng từng hợp đồng ký được) + phụ cấp (bao gồm ăn trưa, xăng xe, điện thoại di động, phí tàu xe đi lại) Lãnh đạo công ty rất coi trọng nhóm kinh doanh, cho rằng họ là người trực tiếp mang lại doanh thu cho công ty

- Nhóm triển khai, lập trình và bảo hành được hưởng lương cứng + phụ cấp (bao gồm ăn trưa + điện thoại di động + phụ cấp độc hại…) Lương của các hóm này thường cao hơn so với lương cơ bản của các nhóm khác

Như chúng ta thấy mô hình tổ chức nhóm của công ty FAST tổ chức theo cơ cấu

dự án, trong một nhóm các cá nhân đến từ các phòng ban khác nhau, mỗi một cá nhân sẽ chịu chi phối quản lý của nhiều phòng ban khác nhau nên sẽ xảy ra các xung đột về lợi ích, mâu thuẫn về việc tiếp nhận mệnh lệnh quản lý, cụ thể việc chia nhóm ở FAST, 4 nhân viên đến từ 4 phòng khác nhau là Marketing, Kinh doanh, Triển khai, Lập trình Có thể nói ngay đây là cách bố trí nhóm rất phù hợp cho một công ty có đặc thù về phát triển phần mềm kế toán như FAST, tuy nhiên để có thể tránh được xung đột, về mệnh lệnh quản lý cũng như xung đột về lợi ích của các phòng ban cũng như cá nhân các thành viên chúng ta cần có những thay đổi để công

ty hoạt động hiệu quả hơn

Theo thực tế, phòng kinh doanh công ty hiện đang được hưởng lợi nhiều hơn, đối với mỗi hợp đồng, phòng kinh doanh thường được trích phần trăm từ hợp đồng

Như vậy, càng ký được nhiều hợp đồng phòng kinh doanh càng có thu nhập cao hơn, trong khi đó các phòng khác phải thực hiện công việc nhiều hơn

Phòng triển khai và phòng lập trình sẽ không được hưởng lợi gì từ những hợp đồng ký được Họ chỉ có lương cứng hàng tháng của công ty Mặc dù họ phải hỗ trợ

cả nhân viên kinh doanh khi ký kết hợp Với những hợp đồng phải sửa chữa nhiều,

bộ phận lập trình và bộ phận triển khai sẽ phải làm nhiều việc hơn những hợp đồng chỉnh sửa ít và đối với những hợp đồng sử dụng bản chuẩn thì phòng lập trình không phải làm gì thêm Điều này sẽ dẫn đến việc các nhân viên phòng triển khai và lập trình sẽ thích triển khai các hợp đồng bản chuẩn hơn, do đó khi tính toán và báo giá, họ sẽ báo giá cao, gây khó khăn cho bộ phận triển khai khi thương thảo hợp đồng với khách hàng Ngay cả việc ra báo cáo chi phí để hỗ trợ nhân viên kinh doanh, họ cũng sẽ chần chừ gây khó dễ Điều này ảnh hưởng xấu đến công ty vì với giá quá cao, công ty sẽ mất rất nhiều khách hàng Các hợp đồng sửa đổi theo yêu cầu khách hàng là rất nhiều và thường mang lại lợi nhuận nhiều hơn cho công ty so với bản chuẩn của công ty

Vì nhưng lý do nêu trên, Fast cần phải có những thay đổi trong quy trình làm việc theo nhóm để có thể gạt bỏ những khiếm khuyết đang hiện hữu, giúp công ty hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn

II NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT

1 Cơ sở lý thuyết

a Nhóm làm việc gì

Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp những cá nhân

có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm

để đạt được mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ

và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi

cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những bộ phận khác trong tổ chức

Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định

b Đặc điểm của nhóm:

- Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau Nhóm sẽ không lãng phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực hay tìm cách đạt được mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác

- Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc với thái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc

- Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa ra phương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục tiêu của nhóm

- Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau Việc đặt câu hỏi

và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau

- Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ đã học hỏi vào công việc Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác

- Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội cho ý tưởng mới và tính sáng tạo Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếng nói chung hoặc trong những trường hợp khẩn cấp Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải sự đồng thuận

c Tầm quan trọng và lợi ích của việc xây dựng nhóm

Có khả năng làm việc nhóm tốt, đơn giản là bạn và mọi người có khả năng cùng nhau làm tốt công việc, đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách hiểu mình, hiểu nhau, làm tốt phần việc của mình và giúp người khác làm tốt việc của họ Sự tương tác đa chiều trong một nhóm làm việc giúp cho mọi người có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình xuất sắc hơn nhờ giúp đỡ các thành viên khác Để đạt được sự tương tác đa chiều này, ngoài việc nhóm cần có một trưởng nhóm giỏi, biết cách sắp xếp công việc, tổ chức môi trường làm việc sao cho các thành viên có thể dễ dàng trao đổi với nhau mà còn đòi hỏi một phần rất lớn ở bản thân mỗi người trong nhóm phải có kỹ năng tương tác, hợp tác để hiểu rõ mình và cộng sự của mình Và nhóm làm tốt có nghĩa là bạn làm tốt, có nghĩa bạn là nhân viên có năng lực cao

Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà ở kết quả khi ta sử dụng kỹ năng đó Một người có khả năng trình bày thuyết phục vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi người, và có khi, ít nói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp được với nhau Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi người hay mình là người giỏi nhất Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn

Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nên non,

ba cây chụm lại nên hòn núi cao" Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy rõ được

sức mạnh và hiệu quả của làm việc nhóm Mỗi người chỉ có thể giỏi trong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ Bạn có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:

- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt hơn và không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũng không có sức ép của bất kỳ ai lên bạn

- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên và người lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp Từ

đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm

- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nữa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thân thiện và cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên

- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo của nhóm

- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viên trong nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được

d Các nguyên nhân ảnh và hưởng đến hiệu quả làm việc nhóm

Năng suất lao động giảm

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến năng suất lao động giảm, người lao động không được đáp ứng nhu cầu về thu nhập, môi trường làm việc không tốt, quy trình làm việc không tốt gây xung đột giữa các bộ phận, các mong muốn của bản thân không được đáp ứng hoặc mối quan hệ của người lao động với lãnh đạo không tốt

Quan hệ bất hòa

- Cạnh tranh lành mạnh là yếu tố cần thiết để phát triển Trái lại, nếu quá hiếu thắng đến mức giành giật mọi thành công, khen ngợi của cả nhóm về phần mình,

đó lại là sự ích kỷ và là hành vi xấu Cả nhóm nên bảo vệ chính mình bằng cách chú ý tới những thành viên cạnh tranh không lành mạnh

- Người này rất dễ nhận biết trong nhóm, luôn than vãn không ngừng khi sếp giao thêm nhiệm vụ, làm thêm giờ, thậm chí kêu ca về cuộc sống riêng của mình trong giờ làm việc Họ tập trung năng lượng vào vấn đề mà quên đi điều cần làm

là tìm ra giải pháp

- Trong công việc, ai cũng muốn có cơ hội để bày tỏ quan điểm, ý kiến của bản thân Nhưng có một số người lại có quá nhiều điều để nói (bao gồm cả những điều không liên quan), đến nỗi không để người khác nói Hoặc nếu người khác nói, họ cũng không tập trung lắng nghe

- Kiểu người này chỉ có hứng thú và quan tâm nếu mọi người trong nhóm làm theo ý kiến của họ, còn nếu không họ sẽ giận dỗi, mè nheo Người "trẻ con" còn rất ưa nịnh