Slide Bài giảng Tổ chức bộ máy Hành chính nhà nước

Nghiên cứu tổ chức bộ máy hành chính nhà nước với tư thành các yếu tố cần thiết của “tổ chức” từ bộ máy hành chính nhà nước cũng như quan hệ của các yếu tố đó để ra đời bộ máy hành chính

Nghiên cứu bộ máy hành chính nhà nước như là một tổ

tại.

Nghiên cứu tổ chức bộ máy hành chính nhà nước với tư

thành các yếu tố cần thiết của “tổ chức” từ bộ máy hành chính nhà nước cũng như quan hệ của các yếu tố đó để ra đời bộ máy hành chính nhà nước – thực thi quyền hành

pháp

Tổ chức nhà nước nói chung và hành chính nhà nước

nói riêng cũng phải tuân thủ những nguyên tắc lý thuyết

tổ chức và công tác tổ chức

Vận dụng vào tổ chức bộ máy hành chính nhà nước

Đọc lại giáo trình “phát triển tổ chức” của chương trình

cử nhân

Các học thuyết, tư tưởng về tổ chức và công tác tổ

chức:Taylor; Max Weber; Fayol, lý thuyết về nhà nước; tam quyền,v.v

Organizations consisting of people.

People in an organizational context

The relations between individuals and organizations

The relations between organizations themselves

Phân tích ý nghĩa của 4 câu trên trong khu vực công hay khu vực nhà nước

Khi nghiên cứu tổ chức và công tác tổ chức cần:

Lý thuyÕt tæ chøc cña Taylor:

Làm thế nào để sử dụng ít người mà đạt được mục tiêu (tinh giảm biên chế)

Người lao động được trả lương xứng với phần việc họ đã làm.Nhà quản lý phải phân tích, chia công việc và giao việc và

gắn liền với trả công

Nhà quản lý suy nghĩ những điều cần làm; công nhân làm (lao động)

công nhân chỉ làm như người ta bảo

Cách tiếp cận tổ chức của M.Weber.

Cơ cấu: các vị trí phải được sắp xếp theo trình tự thứ bậc và

mỗi vị trí đó được trao trách nhiệm và quyền hạn cụ thể

Chuyên môn hóa: Công việc phải được phân biệt dựa trên chức

năng (chung) và tiếp tục cụ thể hóa và mỗi một vị trí có một

kênh chỉ huy

Biết trước và ổn định (nguyên tắc) Tổ chức phải hoạt động

dựa trên những hệ thống, quy tắc, thủ tục chính thức

Hợp lý Tuyển chọn người không được thiên vị

Dân chủ: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với chức danh,

chứ không phải cá nhân con người ngồi vào vị trí đó

Nguyên tắc của Fayol nhìn nhận tổ chức:

1 Phân công công việc/ Division of work (specialization)

2 Quyền hạn và trách nhiệm/ Authority and responsibility

3 Kỷ luật/Discipline

4 Thống nhất mệnh lệnh/Unity of command

5 Thống nhất chỉ huy/Unity of direction

6 Hạ thấp lợi ích cá nhân/Subordination of individual interest

7 Trả công cho cá nhân/Remuneration of personnel

Theo Fayol, quản lý trong tổ chức bao gồm

5 nhóm công việc (chức năng):

Nhìn nhận tổ chức dưới giác độ cơ cấu:

1 Tập trung hay phân tán

2 Mức độ chính thức hóa của các chính sách và thủ tục

3 Tính thứ bậc

4 Quy trình thực thi:

5 Chuyên môn hóa:

6 Đào tạo, phát triển

Nhìn nhận tổ chức dưới giác độ bối cảnh, điều

Tự nghiên cứu để biết có bao

Các loại tổ chức

Tự nghiên cứu để phân loại các tổ chức theo

nhiều tiêu chí khác nhau

Thảo luận để tự đưa ra cách tiếp cận phân loại

tổ chức

 Tổ chức khu vực tư

Phân biệt công – tư

yếu tố cơ bản bảo đảm cho tổ chức tồn tại, vận động

và phát triển

Are public and private organizations fundamentally

alike in all unimportant respects?

Public and private organizations are fundamentally different in key respects

Một vài nét đặc trưng:

Public interests differ from private interests

The leaders/ Managers of public organizations

are accountable to citizens and voters rather than

to special groups

Public organizations require a greateremphasis on openness, transparency, equal treatment, impartiality and predictability

Public organizations have leaders elected by popular

vote

Public organizations differ from many

private-sector organizations in that they are

multifunctional

Most public organizations differ from

not operate within a free and competitive market

Công tác tổ chức

Là một chức năng trong quản lý và phát triển

của mọi tổ chức

Cần phân biệt chức năng tổ chức với tổ chức

Organizing is the act of arranging

or more rules

Phân tich yeu tố và quy tắc.pptx

1 Theo thứ bậc: cấp trên, cấp dưới: bộ phận nào tầng

nấc nào

2 Theo mối quan hệ tham mưu hay chỉ đạo trực tiếp:

ai tham mưu cho ai; ai chỉ đạo ai

3 Quan hệ ma trân: kết hợp thứ bậc và quan hệ tham

mưu, trực tiếp

Các hình thức bộ phận trong công tác tổ chức

1 Chuyên môn hóa theo chức năng : tài chính, nhân sự,

mau bán, v.v

2 Chuyên môn hóa theo sản phẩm: những loại hàng

hóa và dịch vụ

3 Chuyên môn hóa theo địa bàn: theo địa phương;

4 Chuyên môn hóa theo nhóm khách hàng: công dân

trong nước; người nước ngoài

Các hình thức phân chia thành các bộ phận , yếu tố

(departmentalization) trong công tác tổ chức và chuyên môn hóa

Công tác tổ chức là tìm kiếm một loại hình cơ cấu

tổ chức thích hợp với tổ chức

những quy định, quy tắc của tổ chức để bố trí quan hệ quyền hạn, giao tiếp; phân bổ quyền và nhiệm vụ

2 Cơ cấu tổ chức xác định cách thức và phạm vi vai trò, quyền

và trách nhiệm được ủy quyền, kiểm soát và phổi hợp và

cách thức trao đổi thông tin giữa các cấp quản lý trong tổ

chức

phối hợp và động viên người lao động để họ hợp tác với

Các loại cơ cấu tổ chức

1 Cơ cấu tiền thư lại – ít thứ bậc- một người ra lệnh cho tất

cả (tổ chức nhỏ; thiếu chuẩn mực, trực tiếp báo cáo,

quan hệ không chính thức);

2 Cơ cấu thư lại (thứ bậc cụ thể- cho các tổ chức lớn; mang

tính chính thức; thứ bậc, trên dưới và ủy quyền thực thi công việc);

3 Cơ cấu hậu thư lại (hỗn hợp);

Cơ cấu chức năng;

Cơ cấu phòng ban;

Cơ cấu ma trận;

Cơ cấu phẳng;

Cơ cấu mạng;

Cơ cấu ảo;

4 Cơ cấu thứ bậc (một tên gọi khác của cơ cấu thư lại)

Đọc Co cau to chuc.pptx

Hai yếu tố bản chất cần chú trong công tác tổ

chức

 Chuyên môn hóa

 Phối hợp

Các yếu tố cơ bản bảo đảm cho tổ chức tồn

tại, vận động và phát triển

Có nhiều cách tiếp cận để xem xét

tại, vận động và phát triển".

Mô hình 4 yếu tố truyền thống

Chức năng, nhiệm vụ

Cơ cấu tổ chức

và các mối quan hệ

Cách thức thực thi công việc

Nguồn lực ( Nhân lực, quyền lực, tiền lực,v.v

Slide 25

Mô hình 4 P (bốn yếu tố )

Position/vị trí, vai trò của tổ chức

Personnel/

nguồn nhân lực

Process/

Quy trìnhPower/ nguồn

lực

1 Chúng ta đang ở đâu vào lúc này (vị trí);

2 Chúng ta muốn đi đến đâu ?

3 Làm thế nào để đi đến đó?

Luôn phải nhận thức đúng:

Khi nghiên cứu tổ chức và sự tồn tại, vận động và phát triển tổ chức cần hiểu rõ vị trí của tổ chức trong môi trường chính trị - kinh

tế - xã hội của một quốc gia, quốc tế.

Sinh ra để làm gì?

Nhiệm vụ cụ thể phải

làm

Mục tiêu mong muốn đi đến

Sản xuất, kinh doanh;

Quản lý nhà nước;

Cung cấp dịch vụ;

Khác

Tổ chức là …?

el

Khi nghiên cứu tổ chức và sự tồn tại, vận động và phát triển tổ chức cần có những con người cụ thể;

tổ chức

Khi nghiên cứu tổ chức và sự tồn tại, vận động và phát triển tổ chức, yếu tố quy trình thực thi công việc trong tổ chức rất quan trọng

Cứng nhắc;

Linh hoạt;

Mỗi một loại sản phẩm hàng hóa hay dịch

vụ đều phải theo một quy trình khoa học

Loại sản phẩm hàng hóa và dịch vụ

Quy trình (các bước) thực hiện

Nguyên tắc,chuẩn

mực

Hiệu lựcHiệu quảHài lòng khách hàng

Khi nghiên cứu tổ chức, yếu tố quyền lực, tài lực, vật lực là điều kiện đủ để cho tổ chức tồn tại, vận động và phát triển

Quyền lực đến từ đâu;

Nguồn tài chính đến từ đâu;

Quyết định đối với việc sử dụng

Quyền lực nhà nước; cá nhân;

Quyền lực chính trị; kinh tế

Nguồn tài chính

Tổ chức phân biệt với nhau

Money (tài chính)

Machinery (công cụ không chỉ máy móc mà quyền lực )

Materials (vật tư,v.v.)

Management (mô hình quản

lý)

Market (thị trường, môi trường

Man power (nguồn nhân lực)

Mô hình 6

M-Các yếu tố này là cần thiết, tạo nên tổ chức khi nó đã tự trả lời được:

Sinh ra để làm gì vừa mang tính chủ quan, vừa kết hợp nhân tố khách quan

Vận dụng trong tiếp thị do Kotler đề ra Tuy

nhiên, nhiều nhà nghiên cứu cũng có thể coi

đây là những yếu tố cần cho một tổ chức tồn

tại, vận động và phát triển

M.1 (Money):

- Tài chính cần cho tổ chức tồn tại, vận động và phát triển;

- Từ đâu mà có;

- Những điều kiện gì liên quan

Luật chi tiêu ngân sách nhà nước của các nước và Việt Nam

M.3 (Materials)

Nếu trên quan điểm sản xuất, sản phẩm được

làm ra bằng những loại vật tư gì; cơ cấu; mức độ chủ động hoặc phụ thuộc của doanh nghiệp đối với những loại vật tư đó, v.v

Trong tổ chức, đây cũng chính là những đòi hỏi đầu vào cần cho tổ chức tồn tại, vận động và

phát triển;

Khả năng cung cấp các loại vật tư, vật liệu rất khác nhau tùy thuôc vào sản phẩm

M.4(Man power): nguồn nhân lực

Nếu trên thị trường đây cũng là yếu tố cạnh

tranh;

Đối với tổ chức đây là yếu tố quyết định

đến chất lượng sản phẩm cung cấp

Nguồn nhân lực rất đa dạng;

Chế độ chính sách đối với họ rất khác nhau;

Tùy thuộc vào từng loại hình tổ chức

M.5 (management): mô hình quản lý

1 Sự thành công hay thất bại, quyết

định nhiều ở lựa chọn mô hình quản

lý ;

2 Mỗi tổ chức đều lựa chọn cho mình

một phong cách quản lý;

3 Sự thích ứng của phong cách quản lý

với tổ chức là bài toán phức tạp phụ

thuộc vào năng lực quản lý

Các loại phong cách quản lý

M.6:(Market): thị trường:

Thị trường nào;

Loại khách hàng nào;

Yêu cầu, đòi hỏi;

Mỗi tổ chức đều có thị trường riêng;

Đòi hỏi thị trường của tổ chức mang tính đặc thù, quyết định sự khác biêt của tổ chức

Tổ chức nhà nước khác với tổ chức sản xuất, kinh doanh

Cơ cấu (Structure)

Chiến lược (Strategy)

Hệ thống (Systems)

Kỹ năng (Skills)

Nhân lực (Staff)

Văn hóa,Phong

cách quản lý

(Style)

Giá trị chung (Shared values)

Mô hình 7S của Tom Peters và Robert

Waterman

Không có yếu tố nào ưu tiên hơn yếu tố nào;

Không có yếu tố nào quan trọng hơn yếu tố

nào

Đòi hỏi phải có và sự kết hợp hài hòa các

yếu tố

3 nhóm yếu tố cứng

Cơ cấu tổ chức

Chiến lược phát triển tổ chức

Các hệ thống cấu thành

quan hệ.

Sự tập trung quyền quyết định;

Nhiều loại cơ cấu tổ chức;

Không có cơ cấu lý tưởng;

Sự kết hợp nhiều loại cơ cấu trong cơ cấu tổ chức

Khả năng thích ứng với sự thay đổi;

Khả năng đáp ứng đòi hỏi của khách hàng;

Các loại kế hoạch sử dụng năng lực

tổ chức;

Nhiều loại chiến lược

Nhiều tổ chức không có chiến lược phát

triển;

Các tổ chức nhà nước hạn chế khi xây

dựng chiến lược.

Hệ thống

Hệ thống

4 nhóm yếu tố mềm

Yếu tố mềm

Kỹ năng

Nhân lực

Văn hóa tổ

chức Mục tiêu,

giá trị

Kỹ năng

Năng lực thực thi công việc gắn với sản phẩm hàng hóa và dịch vụ;

Năng lực tạo nên sự khác biệt

Văn hóa tổ chức

Văn hóa

tổ chức

Những giá trị và chuẩn mực chủ đạo được hình thành

trong quá trình tồn tại của tổ chức và trở thành yếu tố bền vững trong tổ chức;

Phong cách quản lý thể hiện

rõ nét ở những gì nhà quản lý hành động hơn là phát ngôn Cách thức ứng xử, giao tiếp, quan hệ con người

Mục tiêu, giá trị chung

Mục

tiêu,

giá trị

Đó là mục tiêu cơ bản của tổ chức;

Đó là những quan điểm, nguyên tắc định hướng cho mọi hoạt động của tổ chức;

Đó là những giá trị và khasct vọng chung cúa mọi người có thể không được viết ra;

Ý tưởng cơ bản cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức;

Đó là những gì ảnh hưởng đến kết quả hoạt động chung

 Bộ máy thực thi quyền hành pháp được tổ chức như thế nào?

được tổ chức như thế nào?

chức như thế nào?

Những câu hỏi cần quan tâm về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước (bộ máy hành pháp – thực thi quyền hành pháp )

Các yếu tố bảo đảm tổ chức hoạt động

Effective agencies focus on achieving good governance

through:

1 Strategy – involves planning and structures, such as strategic

and operational planning, organisational structure and having defined and appropriate roles and responsibilities

2 Culture – relates to leadership and integrity, demonstrated in

leadership structures and behaviours, executive oversight of strategic decisions, embodiment of leadership principles,

conduct and values, employee engagement and commitment

to service delivery

3 Relations – refers to communication and reputation, shown in

internal and external communication and relationships,

striving for a reputation for excellence, working effectively

Effective agencies focus on achieving good governance

through:

4 Performance - relates to effectiveness and efficiency,

through performance monitoring and evaluation systems and process, both at an individual and organisational level, as

well as performance reporting

5 Compliance and accountability – this involves meeting

statutory and other obligations, through audit, delegation of authority, and having policies, processes and plans to

manage finances, risk, human resources, as well as ethical, equal opportunity, occupational health and safety and record keeping obligations

Những yếu tố có tính nguyên tắc cần có:

Government and public sector relationship − the agency's

relationship with the government is clear

Management and oversight − the agency's management and

oversight are accountable and have clearly defined responsibilities

Organisational structure − the agency's structure serves its

Những yếu tố có tính nguyên tắc cần có:

People − the agency's leadership in people management

contributes to individual and organisational achievements

Finance − the agency safeguards financial integrity and

Phân biệt và hiểu rõ: hành pháp và hành chính nhà nước hay hành chính công (public

administration).

Phân biệt trung ương và địa phương.

Ngành, lĩnh vực, lãnh thổ

Các tổ chức cấu thành bộ máy hành chính nhà nước để thực hiện từng nhóm công việc

Nguyên tắc để tổ chức bộ máy hành chính nhà nước (bộ máy thực thi quyền hành pháp):

1.Phân chia theo ngành, lĩnh vực quản lý

2.Phân chia phạm vi lãnh thổ (trung ương, địa

phương)

3 Các tổ chức để thực hiện nhiệm vụ quản lý (trung ương, địa phương)

4.Phối, kết hợp

Thể chế hành chính nhà nước (bao gồm thủ tục, quy trình)

Cơ cấu tổ chức các

cơ quan hành chính nhà nước

Con người (CBCCVC)

Nguồn lực (tài chính, vật lực,

v.v

CN,NV quản lý hành chính nhà nước

Những đòi hỏi cơ bản để bộ máy hành chính nhà nước hoạt động

24 đơn vị: 1- Vụ Tài chính - Kế toán; 2- Vụ Hợp tác quốc tế; 3- Vụ Thanh tra

- Kiểm tra; 4- Vụ Thi đua - Khen thưởng; 5- Vụ Kế hoạch và Đầu tư; 6- Vụ

Tổ chức cán bộ; 7- Vụ Pháp chế; 8- Vụ Quản lý đầu tư quỹ; 9- Vụ Kiểm toán nội bộ; 10- Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội; 11- Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm y tế; 12- Ban Thu; 13- Ban Sổ - Thẻ; 14- Ban Dược và Vật tư y tế; 15- Văn phòng (có đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh); 16-

Viện Khoa học bảo hiểm xã hội; 17- Trung tâm Truyền thông; 18- Trung tâm Công nghệ thông tin; 19- Trung tâm Lưu trữ; 20- Trung tâm Giám định bảo hiểm y tế và Thanh toán đa tuyến khu vực phía Bắc; 21- Trung tâm Giám

định bảo hiểm y tế và Thanh toán đa tuyến khu vực phía Nam; 22- Trường Đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm xã hội; 23- Báo Bảo hiểm xã hội; 24- Tạp chí Bảo hiểm xã hội.

 Mỗi đơn vị có 3-5 phòng?

 Bao nhiêu Phòng 72-120 phòng;

 Mỗi phòng có 3 phó: 216- 360

Hà Nội giảm 170 trưởng phó phòng

Hà Nội giảm 189 phòng, ban, đơn vị sự nghiệp

CN,NV quản lý hành chính nhà nước

“Bộ máy cồng kềnh, chồng chéo, nhiều tầng nấc và

hoạt động còn kém hiệu lực, hiệu quả”

“Nhân dân bức xúc, oán thán nhiều về chi tiêu cho bộ

máy công chức thì nhiều mà hoạt động còn kém hiệu

lực, hiệu quả Rồi vấn đề tham nhũng tiêu cực chưa

được ngăn chặn, đẩy lùi, rồi cán bộ suy thoái”

Nguyễn Minh Chính hội nghị toàn quốc ngành tổ chức

xây dựng Đảng năm 2017

“Việc quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của

cơ quan hành chính nhà nước phải xuất phát từ

công việc, không chấp nhận việc lập ra bộ máy trước rồi mới đi tìm chức năng, nhiệm vụ cho nó”

Phát biểu của nguyên Thủ tướng Phan Văn Khải tại hội nghị tổng kết 60 năm ngành tổ chức nhà nước