Công tác văn thư tại UBND quận cầu giấy

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7a, 7b, 7c. Cách trình bày đối với từng loại văn bản là khác nhau. Dấu cơ quan,tổ chức ban hành văn bản là yếu tố đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, được trình bày ở ô số 8,được đóng dấu ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm lên 13 chữ ký về phía bên trái, mực dấu màu đơ tươi. Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị mà văn bản được gửi đến, được trình bày tại ô số 9a và 9b, cỡ chữ 12, nét nghiêng đậm. Thể thức của văn bản UBND quận Cầu Giấy trình bày theo đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định.Văn bản ban hành đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý. Ví dụ : Quyết định của UBND quận Cầu Giấy như sau: ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số: QĐUBND Cầu Giấy, ngày… tháng… năm …. QUYẾT ĐỊNH Về việc Bổ nhiệm cán bộ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY Căn cứ………..; Căn cứ………..; Xét đề nghị……, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Bổ nhiệm ông………….. Điều 2. Nhiệm vụ………………. Điều 3. Ông………………… Nơi nhận: CHỦ TỊCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Người hướng dẫn : TS Lê Thị Hiền Học phần : Phương pháp nghiên cứu khoa học

HÀ NỘI - 2016

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian

qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 06 tháng 8 năm 2016

Sinh viên

Mã phách

Họ và tên sinh viên: Đỗ Đình Thuần Sinh ngày: 26/6/1993

Mã sinh viên: 1507QTVA055

Lớp: ĐHLT QTVP15A

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên tiểu luận: Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên phụ trách: TS Lê Thị Hiền

Sinh viên kí tên

Đỗ Đình Thuần

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến cô

TS Lê Thị Hiền – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành tốt đề tài Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, viên chức tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã tạo điều kiện cho Tôi được tìm hiểu, thu thập thong tin, tài liệu một cách thuận lợi nhất

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu Tôi còn gặp khá nhiều khó khăn mặt khác do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế tôi mong nhận được sự góp ý nhiệt tình từ thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu của nhóm hoàn thiện hơn nữa

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 06 tháng 8 năm 2016

Sinh viên

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

UBND – Uỷ ban nhân dân HĐND – Hội đồng nhân dân QPPL – Quy phạm pháp luật

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 4

1.1 Một số khái niệm 4

1.1.1 Khái niệm văn bản 4

1.1.2 Khái niệm Công tác văn thư 4

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 4

1.1.4 Nội dung của công tác văn thư 5

1.2 Khái quát chung về Ủy ban nhân dân (UBND) quận Cầu Giấy 5

1.2.1 Vị trí, vai trò của UBND Quận Cầu Giấy 5

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy 6

1.2.3 Văn phòng UBND quận Cầu Giấy 6

1 3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Cầu Giấy 7

Tiểu kết 7

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 8

2.1 Thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Cầu Giấy 8

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư 8

2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản 8

2.2 Quản lý văn bản 11

2.2.1 Quản lý văn bản đi 11

2.2.2 Quản lý văn bản đến 15

2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu 19

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 21

2.3 Đánh giá công tác văn thư tại UBND quận Cầu Giấy 22

2.3.1 Công tác soạn thảo văn bản 22

2.3.2 Quản lý văn bản đi 22

2.3.3 Quản lý văn bản đến 23

2.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24

Tiểu kết 25 Chương 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY 26

3.1 Đối với công tác văn thư 26

3.2 Đối với cơ sở vật chất kĩ thuật 27

Tiểu kết 27

KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc xây dựng đất nước tiến tới công nghiệp hóa hiện - đại hóa, việc trao đổi thông tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với con người được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau Đặc biệt việc trao đổi thông tin bằng văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong mọi hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức và là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm chính vì vậy có thể khẳng định: Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý nói chung, hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn và là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, nó góp phần đẩy mạnh công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, đổi mới và cải cách các thủ tục hành chính nhà nước, xây dựng cơ chế "một cửa" trong giải quyết công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ của cơ quan

Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo giữ laị đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đày đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Là sinh viên chuyên ngành của khoa quản trị văn phòng tôi có nhiều điều kiện

để nghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân hiểu biết sâu hơn về chuyên nghành và qua việc tìm hiểu các tài liệu liên quan cũng như quá trình đi thực tế tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã cung cấp cho tôi nhiều kiến thức quan trọng, tạo điều kiện cho tôi hiểu biết sâu sắc hơn về công tác văn thư nói chung và Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy nói riêng Chính vì các lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy” làm đề tài nghiên cứu khoa học

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

+ Thời gian: Thời gian bắt đầu có công tác văn thư của Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy từ ngày 02 tháng 01 năm 2015 đến ngày 31 tháng 12 năm 2015

3 Phương pháp nghiên cứu

Bài viết sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư;

- Phương pháp thu thập tài liệu: tài liệu sơ cấp và thứ cấp tại Ủy ban nhân dân

quận Cầu Giấy;

+ Tài liệu sơ cấp: tài liệu thu thập được trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu bao gồm tài liệu cùng các quy định của Nhà nước;

+ Tài liệu thứ cấp: tài liệu của Ủy ban đã công bố trên các báo cáo công tác văn thư qua các năm;

- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần

lý luận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Khóa luận tốt nghiệp “Thực trạng và Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng” của sinh viên Nguyễn Thị Phương Thảo sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 12B, khóa học 2012 - 2016

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực trạng Công tác văn thư tại Bộ Tư pháp” của sinh viên Vũ Thị Hải Yến lớp Văn thư – Lưu trữ K38 năm 2013

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy” của sinh viên Đỗ Đình Thuần, Hoàng Thị Quỳnh, Phan Văn Điệp, Phạm Anh Phúc lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng 12C khóa học 2012 – 2015

- Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” năm 2012 của tác giả Vương Đình Quyền

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định 110/2010/NĐ-CP ngày s08/4/2004 của Chính Phủ về Công tác văn thư

Trên cơ sở kế thừa những kết quả nghiên cứu của tác giả trên và tình hình thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này chúng em sẽ làm rõ các nội dung về công tác soạn

thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

5 Mục tiêu nghiên cứu

- Khái quát tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy hiện nay

- Bước đầu đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy sẽ được nâng cao nếu:

- Ủy ban nhân dân quận quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ văn phòng, gửi cán bộ đi tập huấn để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ

- Đầu tư thích đáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lượng đội ngủ cán bộ nhân viên, mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phương thức,

lề lối, cũng như tác phong làm việc để đáp ứng và theo kịp sự phát triển của xã hội

7 Đóng góp của đề tài

Kết quả đạt được của đề tài có thể trở thành tư liệu nghiên cứu và tham khảo trong công tác văn thư Uỷ ban nhân dân quận Cầu Giấy nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước khác nói chung

Những giải pháp trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu ra, đề tài còn có cấu trúc 03 chương và Kết luận:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư và tổng quan về ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

Chương 2 Thực trạng công tác thư tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo góc

độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa như sau:

“Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [1,tr139]

Theo Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân cũng có giải thích tương tự: “Văn

bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết”

Dưới góc độ văn học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “Văn bản là

vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [1, tr45]

1.1.2 Khái niệm Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho công tác quản lý của các cơ quan Đảng, Cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị- kinh tế - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là Cơ quan, tổ

chức) [14,tr7]

Là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác ,nâng cao chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ,giữ gìn được bí mật cảu Đảng, Nhà nước Hạn chế được bệnh quan liệu,

giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản

để làm những việc trái pháp luật

Công tác văn thư đăm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan

Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Vì nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hố sơ tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan

1.1.4 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây:

a Xây dựng văn bản

+ Thảo văn bản

+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Đánh máy, sao in văn bản

+ Ký văn bản để ban hành

b Quản lý và giải quyết văn bản

+ Tiếp nhận, vào sổ đăng ký, chuyển giao văn bản đi - đến

+ Vào sổ chuyển giao văn bản

+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

c Quản lý và sử dụng con dấu

1.2 Khái quát chung về Ủy ban nhân dân (UBND) quận Cầu Giấy

1.2.1 Vị trí, vai trò của UBND Quận Cầu Giấy

UBND Quận Cầu Giấy là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn Quận Cầu Giấy

UBND Quận Cầu Giấy thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy

* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Cầu Giấy được quy định tại Mục 2 – Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương cấp quận

trong Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015 [12,tr5]

* Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy

* Sơ đồ cơ cấu tổ chưc của UBND Quận Cầu Giấy ( phụ lục 1)

1.2.3 Văn phòng UBND quận Cầu Giấy

Văn phòng UBND quận Cầu giấy có vị trí, chức năng, nhiệm vụ như sau: Trong tất cả các cơ quan, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng, là nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giũa lãnh đạo cơ quan với các mối quan hệ bên ngoài Do đó văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao

Văn phòng UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Có chức năng tham mưu tổng hợp về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc

Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo và cơ quan được thường xuyên, liên tục, có hiệu quả Đồng thời thực hiện chức năng Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả

Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch, công tác hàng tháng,hàng quý và cả năm của UBND quận Đôn đốc kiểm tra các phòng ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt

Thu thập xử lý thông tin ,chuẩn bị các báo cáo phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của UBND và Chủ tịch UBND quận theo quy định của pháp luật

Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm các dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận

Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định chỉ thị của UBND quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan

Phối hợp văn phòng quận ủy, các ban Đảng,Uỷ ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Quản lý và ban hành văn bản của thường trực HĐND và UBND quận công tác công văn giấy tờ, văn thư - lưu trữ

Giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định pháp luật

Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách… và nhiệm vụ khác theo quy định

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND quận

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Cầu Giấy

Văn phòng UNBD quận Cầu Giấy là đơn vị giúp việc cho UBND quận, văn phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng, ban và các xã, thị trấn thuộc quận cũng như các quận, tỉnh bạn Văn phòng UBND là nơi tổng hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết các công việc hàng ngày của cơ quan và các đơn vị trong quận

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận tại Phụ lục số 02)

Tiểu kết

Ở chương 1, tôi đã trình bày hai vấn đề lớn đó là cơ sở lý luận về công tác văn thư và tổng quan về Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trong đó có khái niệm như: Khái niệm văn bản, khái niệm Công tác văn thư, trình bày vai trò của công tác văn thư, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Cầu Giấy để phần nào giúp người đọc có thể hiểu được khái quát về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy - nơi mà tôi thực hiện đề tài nghiên

cứu

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

2.1 Thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Cầu Giấy

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư

Công tác văn thư được đạt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND quận - là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, công tác văn thư ở Văn phòng đang rất dược quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đóc của lãnh đạo, Cán

bộ Văn phòngđã làm tốt công tác này

Trong quá trình hoạt độngVăn phòng HĐND và UBND ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này Thực hiện thông

tư liên tịch số 55/2005/TT/BNV/VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004 về công tác Văn thư Văn phòng ủy ban luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại UBND quận vào cuối mỗi năm hoạt động, văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư trên địa bàn toàn quận, đề ra phương hướng nhiệm vụ mới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan

2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng

Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại UBND quận Cầu Giấy, Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn trong công tác văn thư Văn bản là một vật chứa thông tin nó được ghi lại bằng nhiều ngôn ngữ và được truyền đạt trong hoạt động quản lý củâ cơ quan theo đúng thể thức và thẩm quyền quy định Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và đúng tiêu chuẩn nhà nước đặt ra

2.1.1.1 Quy trình soạn thảo

Các bước trong qui trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản, xác định

rõ văn bản có tầm quan trọng hay không Công việc này được xác định ngay tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng

Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải xử lý thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác

Bước 3: Xác định tên loại văn bản

Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề sự việc đề cập

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi Đối với những văn bản quan trọng như nghị quyết, Quyết định qui phạm pháp luật khi soạn thảo thì nhất thiết phải thông qua đề cương

Bước 5 Duyệt văn bản

Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt Sau khi soạn thảo xong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuối của nội dung văn bản sau đó trình Chánh văn phòng để duyệt về mặt thể thức và tính pháp lý của văn bản Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì trình lên lãnh đạo UBND ký ban hành

Bước 6 Hoàn thiện các thủ tục ban hành

Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyển đến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng, năm ban hành, đánh máy, in văn bản)

Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của UBND Quận Cầu Giấy đã thực hiện đúng theo Thông tư 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định

* Thẩm quyền ban hành: UBND quận Cầu Giấy có thẩm quyền ban hành các

văn bản như: Quyết định, tờ trình, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn, Giấy mời… các văn bản ban hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý

2.1.1.2 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn bả

có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế

Qua thực tế tại UBND quận Cầu Giấy tôi thấy thể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước:

Quốc hiệu được trình bày ở ô số 1, phía trên cùng, góc phải của văn bản Mỗi

cụm từ được trình bày trên một dòng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Dòng trên cụm từ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng đậm Dòng dưới cụm từ

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường ,cỡ chữ 13-14,

kiểu chứ đứng đậm Chữ cái đầu của các từ được viết hoa, giữa các từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở ô số 2 góc bên trái, trình bày

bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12- 13, kiểu chữ đúng đậm,phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 so với độ dài dòng chữ và đặt cân đối ở giữa

Số và kí hiệu văn bản: số của văn bản là số thứ tự văn bản được ban hành, bắt

đầu từ 01 cho văn bản đầu tiên trong năm (ngày 01 tháng 01) và đánh số liên tục liên tục đối với văn bản tiếp theo cho đến hết năm (ngày 31/12) Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở ô số 3, trên cùng một dòng bằng kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13:

Số: /QĐ – UBND Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở ô số 4 trên

cùng một dòng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 – 14, kiểu chữ nghiêng Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấu phẩy

Cầu Giấy, ngày tháng năm

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: tên loại văn bản là tên gọi

chính thức của từng loại văn bản do cơ quan tổ chức ban hành ( báo cáo, tờ trình, quyết định), được trình bày tại ô số 5a, được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 -15, kiểu chữ đứng đậm Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn phản ánh khái quát nội dung cơ bản của văn bản, được trình bày ở dưới phần tên loại, cỡ chữ 14 nét đậm:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm cán bộ

Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất của văn bản được trình bày tại ô số

6 bằng chữ in thường, cỡ cữ 13- 14, kiểu chữ đứng

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số

7a, 7b, 7c Cách trình bày đối với từng loại văn bản là khác nhau

Dấu cơ quan,tổ chức ban hành văn bản là yếu tố đảm bảo tính chân thực và

hiệu lực pháp lý của văn bản, được trình bày ở ô số 8,được đóng dấu ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, mực dấu màu đơ tươi

Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị mà văn bản được gửi đến, được trình bày tại ô

số 9a và 9b, cỡ chữ 12, nét nghiêng đậm

Thể thức của văn bản UBND quận Cầu Giấy trình bày theo đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định.Văn bản ban hành đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp

lý

Ví dụ : Quyết định của UBND quận Cầu Giấy như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN CẦU GIẤY

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

2.2.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác Tại UBND quận Cầu Giấy có các loại văn bản, tài liệu gửi như: Quyết định, Chỉ thị, Công văn

Trong hoạt động hàng năm UBND quận Cầu Giấy công tác quản lý văn bản đi được tổ chức tốt, đúng quy định của Nhà nước

* Phân công soạn thảo văn bản

Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo thủ trưởng các phòng ban đơn vị phân công đơn cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phân công hoạt động của các phòng ban, đơn vị

* Soạn thảo văn bản

- Các chuyên viên thuộc các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc Quận khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản tuân thủ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng phần nội dung văn bản đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó

* Kiểm tra

- Chuyên viên văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên viên chuyển đến Đối với các văn bản đạt yêu cầu chuyên viên văn phòng trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến Chánh văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các văn bản đạt yêu cầu và trình lãnh đạo UBND Quận ký phê duyệt

- Đối với văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần sửa đổi Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi chuyên viên văn phòng sẽ chuyển lại bản thảo kèm theo phiếu xử lý cho Trưởng phòng soạn thảo để hoàn thiện lại

* Đăng ký văn bản đi

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền có hợp lý Nếu không đúng quy định về thể thức văn bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình quản lý

13

công văn đi trên hệ thóng phần mềm quản lý văn bản của UBND quận để lấy số ký hiệu ngày tháng năm vào văn bản gốc

* Gửi văn bản đi

- Đối với các đơn vị nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm nhân bản theo nơi nhận và đóng dấu Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ họ tên cơ quan nơi nhận, địa chỉ,

số ký hiệu văn bản và ký vào sổ bàn giao công văn với nhân viên giao thông

- Những văn bản có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên

bì văn bản Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc

- Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ bàn giao công văn

- Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký

- Đối các phòng ban, đơn vị thuộc quận có nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan văn bản đã ký đóng dấu và gửi đi theo chương trình phần mềm wed chỉ đạo Khi văn bản đã có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi nhận

Đối với UBND quận Cầu Giấy có 2 sổ đăng ký văn bản đi: 01 sổ dùng đăng ký văn bản đi chung cho các loại văn bản mà cơ quan ban hành; 01 sổ dùng để đăng ký văn bản mật đi

MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CHO VĂN BẢN THƯỜNG

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan(đơn vị)

- Phần ghi trong sổ:

Ngày tháng

Văn bản

Số và ký hiệu văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận văn bản

Nơi giữ văn bản lưu

Ghi chú

* Chuyển giao văn bản

Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, các văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi đến đúng nơi nhận Việc gửi văn bản ở UBND quận Cầu Giấy đến các cơ quan gửi qua đường bưu điện và sử dụng phong bì Phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng

Phần nơi gửi: được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì

Phần nơi nhận: được trình bày ở góc phải sát mép dưới phong bì Ghi xõ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản

Đối với những văn bản khẩn được đóng “ dấu khẩn ” để công tác chuyển được nhanh chóng, kịp thời

Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng ban trong

ủy ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng sau khi văn bản dã được kiểm tra đầy đủ thủ tục, có chữ ký, con dấu hợp lệ

MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

- Bìa sổ: Giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi

- Phần ghi bên trong:

Ngày tháng

chuyển

Số và ký hiệu văn bản hoặc

số lượng

Nơi nhận văn bản

Ký nhận Ghi chú

*Lưu văn bản đi

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và mục đích lâu dài mỗi văn bản đi ở tất cả các cơquan phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư, một bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo