Quản trị công tác văn thư tại UBND huyện quảng xương – tỉnh thanh hóa – thực trạng và giải pháp

Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ quan, đơn vị Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại. Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo…. Làm việc với các ngành, địa phương, các đoàn đến làm việc tại địa phương; lưu trữ. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin…

Trang 1

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: “Quản trị công tác văn thư tại UBND huyện Quảng

Xương – tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA KINH TẾ - CS3

GVHD : Th.S PHẠM VĂN THẮNG SVTH : LÊ XUÂN HƯNG

MSSV : 09020463 LỚP : CDQT11TH

Trang 3

CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN

PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 VĂN PHÒNG

Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó

Vị trí, vai trò của Văn phòng

Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ quan, đơn vị

Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại

Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo…

Trang 4

1.1 VĂN PHÒNG

Hoạt động chủ yếu của văn phòng

Làm việc với các ngành, địa phương, các đoàn đến làm việc tại địa phương; lưu trữ

Nhiệm vụ của công tác văn phòng

Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ

quan, đơn vị

Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của

cơ quan đơn vị

Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin…

Trang 5

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các

tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang

Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

Tiếp nhận giải quyết văn bản đến

Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi

Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Tổ chức và sử dụng con dấu

Trang 6

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA

2.1 QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Hiểu rõ cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế làm việc của UBND Huyện Quảng Xương

Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn bản các loại văn bản đến, đi theo từng bộ phận, ban ngành…

Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn bản khi văn bản đầy đủ yêu cầu

Biết cách sử dụng các loại máy : Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy in…

Những công việc em đã làm được qua thời gian thực tập cụ thể đó là :

Trang 7

2.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 2.2.1 ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

Vị trí địa lý, điều kiện tự

nhiên

Đặc điểm kinh tế, xã hội

Mục tiêu phát triển kinh tế

2012

Trang 8

2.2.2 UBND huyện Quảng Xương

Sơ đồ tổ chức

bộ máy

UBND huyện

Quảng

Xương:

Trang 9

2.2.3 VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

Vị trí, chức năng

Nhiệm vụ

Tổ chức bộ máy

Chánh VP

P Chánh VP

Kế toán, tài vụ

Bộ phận”một cửa”

Văn thư- lưu trữ Bộ phận phục vụ

CB thư kí tổng hợp

- Đối với các cơ quan cấp tỉnh

- Với các cơ quan liên quan trong Huyện

- Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND và UBND Huyện:

Mối quan hệ công tác

Trang 10

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA

2.3.1 Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện quảng xương – thanh hóa

Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng Văn thư

Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hoá

2.3.2 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, THANH HÓA

Những mặt đạt được

Những mặt còn tồn tại

Trang 11

CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

3.1 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

3.1.1 Phân loại rõ ràng từng loại sổ đăng ký văn bản.

Dù đã được phân loại khá rõ ràng cho từng loại văn bản cả văn bản đi và văn bản đến, tuy nhiên những sổ đăng ký văn bản chung vẫn chiếm số lượng khá lớn

Khi tiến hành rà soát, tra cứu thông tin về các Báo cáo hay

kế hoạch nói riêng, cán bộ văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian lật, giở sổ để thống kê số dành cho Báo cáo, Kế hoạch hay Thông báo

Trang 12

3.1.2 Lập sổ ký nhận văn bản đến rõ ràng

 Khi nhận văn bản đến từ nhân viên bưu điện, cán bộ văn thư chỉ

ký nhận từ sổ nhân viên bưu điện chứ chưa có sổ để nhân viên bưu điện chứng nhận

 Khi ký nhận cán bộ văn thư cũng chưa thống kê số văn bản được nhận

3.1.3 Lập phiếu trình lãnh đạo, phòng ban chuyên môn khi có văn bản đến

 Khi văn bản đến được chuyển qua cho Chánh văn phòng để phân giao nhiệm vụ, cán bộ văn thư UBND huyện Quảng Xương không có phiếu trình lãnh đạo

 Những việc tưởng đơn giản nhưng có thể hạn chế phần lớn sai sót trong quá trình thực thi công vụ.

Trang 13

3.1.4 Dùng phần mềm quản lý, lưu văn bản đến, đi

 Việc quản lý, giải quyết văn bản của UBND huyện Quảng Xương mới chỉ đơn giản được thực hiện thông qua sổ sách, giấy

tờ

 Rất nhiều huyện, thị, thành đã ứng dụng phần mềm này vì rất nhiều lợi ích mà nó mang lại vì vậy, UBND huyện Quảng Xương có thể cử cán bộ đi tập huấn về sử dụng phần mềm, cũng như cập nhật chương trình về phục vụ quản lý văn bản.

3.1.5 Có sổ lưu các giấy mời họp

Giấy mời họp của UBND huyện Quảng Xương những năm gần đây không được lưu lại vào sổ theo dõi, mà đưa trực tiếp lên cổng thông tin điện tử của Huyện

Trang 14

3.1.6 Thanh tra, kiểm tra

 Tổ chức kiểm tra theo đợt

 Cần có chế tài xử lý:

3.1.7 Đối với cán bộ trực tiếp tham gia công tác văn thư

 Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng

 Cần có cán bộ chuyên trách

 Có những chính sách đãi ngộ

Trang 15

Công tác văn thư ở Văn phòng UBND huyện Quảng Xương đã và đang thực hiện có hiệu quả, góp phần không nhỏ vào sự thành công trong hoạt động của cả UBND Huyện Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng Nó đòi hỏi cần có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	1,36 MB