Nghiên cứu khoa học: Công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1. Một số khái niệm 5 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 5 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 7 1.2. Giới thiệu khái quát về UBND Quận Tây Hồ 9 1.2.1. Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ 9 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ. 10 CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN TÂY HỒ 13 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ. 13 2.1.1. Các hình thức văn bản của UBND quận được phép ban hành: 13 2.1.2. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản 13 2.2. Công tác quản lý văn bản đi 15 2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đi 15 2.2.2.Chuyển phát văn bản đi 15 2.2.3. Lưu văn bản đi 16 2.3. Công tác quản lý văn bản đến 16 2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. 16 2.3.2. Xem xét, phân loại 16 2.3.3. Lãnh đạo văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản, đóng dấu scan văn bản và vào sổ, chuyển văn bản 17 2.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan 17 2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 19 2.6. Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc của cán bộ làm công tác văn thư. 20 2.6.1. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư. 20 2.6.1. Điều kiện làm việc của cán bộ làm công tác văn thư. 20 CHƯƠNG 3 22 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở 22 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 22 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 23 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại UBND quận Tây Hồ 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đãquan trọng, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu văn thư còn quantrọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác vănthư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụkịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tớichất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Viết về công tác văn thư đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những côngtrình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa như : Công trình nghiên cứu Công tác vănthư của Đặng Thị Việt Hà – Đề tài: “Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu

và phát triển vùng Bộ Khoa học và Công nghệ” Hay đề tài: “Công tác văn thưtại văn phòng ủy ban nhân dân xã Lai Uyên, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương”của Nguyễn Thị Kim Ngọc… còn ở UBND quận Tây Hồ thì chưa có công trìnhnghiên cứu nào trong năm nay Cho nên tôi muốn viết công trình nghiên cứu về

nó trong năm 2016 này, để thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư tại

cơ quan đơn vị “UBND quận Tây Hồ” nói riêng và các cơ quan, đơn vị, cở sởnói chung

Vốn yêu thích công tác văn thư này đã lâu Là sinh viên chuyên ngànhQuản trị Văn phòng, việc nghiên cứu về “Công tác Văn thư” rất có ích và phục

vụ cho công việc sau này Với những lý do trên chúng tôi đã chọn “ Công tácVăn thư tại UBND Quận Tây Hồ” làm đề tài viết bài Tiểu luận của tôi

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới là Công tác Văn thư trongUBND Quận

- Tập trung nghiên cứu các bước thực hiện công tác Văn thư tại UBNDQuận đặc biện là các hoạt động liên quan đến việc văn bản đến và đi của UBND

- Ngoài ra còn nghiên cứu thêm cách soạn thảo văn bản và quản lý vănbăn tại UBND Quận

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa họcchỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư tại UBND Quận Tây Hồ

3 Phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu khoa học về Công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ có

sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phươngpháp chủ đạo như :

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp quan sát;

- Phương pháp phỏng vấn;

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;

- Phương pháp phân tích lý luận;

4 Lịch sử nghiên cứu.

Trong những năm qua, UBND Quận Tây Hồ chưa có đề tài nghiên cứunào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư trong cả nước nóichung như : các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu củatrung tâm lưu trữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau:

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năngquyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ

- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướngdẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức

- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bỳ văn bản hành chính

- Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác

văn thư.

Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũngtham gia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:

- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;

- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;

- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tang kiến thức phong phú cógiá trị kế thừa cần các bạn trẻ trong tương lai phát huy Nó cũng giúp cho chúngtôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu đề tài: “ Công tác văn thư tại UBNDQuận Tây Hồ”

5 Mục tiêu nghiên cứu.

Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học của tôi nhằm: Cung cấp cácthông tin về thực trạng công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ nhằm đưa racác giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Quận

6 Giả thuyết nghiên cứu.

Trong công tác Văn thư của UBND Quận Tây Hồ còn diễn ra một số viphạm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về việc bảo quản và sử dụngcon dấu; quy trình ban hành văn bản

7 Đóng góp của đề tài.

a) Ý nghĩa lý luận:

- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thựctiễn của vấn đề công tác văn thư tại UBND Quận Tây Hồ nói riêng và trên cảnước nói chung

b) Ý nghĩa thực tiễn:

- Làm rõ thực trạng công tác Văn thư tại UBND quận

- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng caohiệu quả trong công tác Văn thư - Lưu trữ của Công ty tại cơ quan.

8 Cấu trúc đề tài

Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu thamkhảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu của tôi sẽ bao gồm 03 chươngnhư sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư tại UBND Quận Tây Hồ Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư ở UBND Quận Tây Hồ

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư ở UBND QuậnTây Hồ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Một số khái niệm

- “Công tác văn thư” là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức

- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trongquá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức

- “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vàđược cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

- “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vàđược cơ quan, tổ chức ban hành

- “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đăc điểm chungnhư tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc nhữngđặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cơ quan

- “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định

- “Văn bản đến” là tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,

tổ chức

- “Văn bản đi” là tất cả các văn bản do cơ quan,tổ chức phát hành

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản

- Duyệt nội dung bản thảo, kiểm tra thể thức và đánh máy

- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

- Trình ký văn bản

- Đăng ký văn bản đi

- Bản sao văn bản và nhân bản

- Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn bản đi

c) Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

- Chuyển giao văn bản

d) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Mở hồ sơ

- Thu thập, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc vào hồ sơ

- Biên mục hồ sơ

e) Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu theo đúng quy đinh

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

a) Công tác văn thư bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan

- Công tác văn thư không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan tổchức và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tinbằng văn bản phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý, điều hành công việccủa cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Để đưa ra đượccác quyết định đúng đắn có khả năng thực thiện thì nhà lãnh đạo phải nắm vàhiểu đầy đủ chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan, các cán

bộ viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng theodõi đề xuât ý kiến, soạn thảo văn bản về những sự việc được phân công thì phảitiến hành thu thập xử lý thông tin có liên quan Do đó công tác văn thư có vai tròquan trọng trong việc cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý

- Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết nhữngvấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp củaNhà nước thì phải nhất thiết nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và cácvăn bản quy phạm pháp luật có liên quan để bảo đảm văn bản ban hành phù hợpvới chủ trương, đường lối của Đảng và luật pháp của Nhà nước

b) Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượngcông tác của cơ quan

Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt, như tiếp nhận , chuyển giao,giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chấtlượng; vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hànhđược hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì

sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản

lý của cơ quan Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công táccủa cơ quan Ngược lại nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được

xử lý tốt, thì ít nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơquan Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phươngpháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt độngquản lý của cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt

c) Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu giấy

Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giảiquyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành cácquyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủnghiêm túc các quy định của nhà nước

Khi công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi vào công tác hành chínhvăn phong công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa Thông qua các mạng Internet,các Website, các thông tin về quản lý từ trên xuống, từ dưới lên sẽ được truyềnđạt một cách nhanh chóng, ý kiến, nguyện vọng của quần chúng nhân dân sẽđược chuyển tới các cơ quan có trách nhiệm giải quyết một cách kịp thời.Đóchính là yếu tố quan trọng góp phần làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn ngừa

và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan

d) Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư có vai trò trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho công táclưu trữ, tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan là nguồn bổ sung chủ yếucho lưu trữ cơ quan do đó công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối liên hệchặt chẽ với nhau để công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì phải làm tốt côngtác văn thư từ khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giaonộp tài lệu vào lưu trữ cơ quan Nếu văn bản soạn thảo có nội dung chính xáccác thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ đúng đắn thì sẽ đảmbảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao Do đó sẽ góp phần nâng cao chấtlượng của tài liệu lưu trữ vào tạo thuận lơi cho nghiên cứu sử dụng

e) Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với việc bảo vệ bí mậtnhà nước bí mật cơ quan

Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơquan được các cơ quan có thẩm quyên quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ vàđược các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu củacông tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho cácthông tin bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài

Vì Vậy Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộmáy nhà nước, các cơ quan đảng, tổ chức chính trị xã hội các doanh nghiệp.Công tác văn thư có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối chủ trươngcủa Đảng, pháp luật của nhà nước với việc hoạch đinh trương trình kế hoạch củacông tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thưcủa cơ quan.

1.2 Giới thiệu khái quát về UBND Quận Tây Hồ

1.2.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày lịch sử Một trong những nơi hội tụcủa dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực rỡ.Luôn gắn liền với sự phát triển của Thăng Long Hà Nội UBND quận Tây Hồ làmột đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CP của Chính phủban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm

vụ Quản lý nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việctrực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ củamình

Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diệntích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiênđẹp của Hà Nội và cả nước

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danhthắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội

Sau 20 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triểnmạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâmDịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội

1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ.

a. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và

12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:

UBND quận Tây Hồ là cấp chính quyền cao nhất của Quận Tây Hồ.UBND quận bao gồm các phòng ban trực thuộc:

1 Văn phòng HĐND và UBND quận

8 Phòng Văn hóa thể thao

9 Phòng Lao động thương binh và xã hội

10 Phòng Y tế

11 Phòng Giáo dục & Đào tạo

12 Phòng Thanh tra quận

Hiện nay, Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ hiện nay gồm các Đồng chí:

- Đồng chí Đỗ Anh Tuấn – Chủ tịch UBND quận

- Đồng chí Nguyễn Lê Hoàng – Phó chủ tịch thường trực UBND quận

- Đồng chí Nguyễn Đình Khuyến – Phó Chủ tịch UBND quận

- Đồng chí Phạm Xuân Tài – Phó Chủ tịch UBND quận

b Chức năng nhiệm vụ

• Chủ tịch UBND quận: Đỗ Anh Tuấn

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làmviệc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo QuyĐịnh số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của UBND Quận

- Chủ tịch UBND là người đứn đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điềuhành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận Chỉ đạo điều hành và đônđốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên

môn thuộc quận.

- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về nhữngnhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viêntrong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận

• Các Phó Chủ tịch quận: 03

- Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Nguyễn Lê Hoàng): Chịu trách nhiệmquản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòngHĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiệnchức năng nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận

- Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội (Đ/c: Nguyễn Đình Khuyến): Chịu tráchnhiệm trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban như phòng LĐ TB&XH, phòngVHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT

- Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Phạm Xuân Tài): Chụi tráchnhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòngTài nguyên môi trường

Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quậnthực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Gópphần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địaphương

TIỂU KẾT

Qua chương 1 ở trên, chúng tôi đã trình bày cơ sở lý luận, các nội dung, vịtrí về công tác văn thư Từ đó, nhận thấy được vai trò, ý nghĩa của công tác vănthư trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp nói riêng Đồng thời, chúng tôi đã khái quát chung về quá trình lịch sửhình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của UBND quậnTây Hồ Từ những nội dung ở Chương 1, để làm cơ sở cho chúng tôi tiếp tụcnghiên cứu trong chương tiếp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ 2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ.

2.1.1 Các hình thức văn bản của UBND quận được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Chỉ thị, Quyết định

- Văn bản hành chính: Chỉ thị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chươngtrình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Thông báo,

- Hình thức văn bản của Văn phòng UBND quận được phép ban hành làVăn bản hành chính, gồm: Quyết định, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Côngvăn,

Văn bản quy phạm pháp luật được Ủy ban thực hiện theo quy định củaLuật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

2.1.2 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân(dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chưc)

Công tác văn thư bao gồm: xây dựng văn bản (thỏa văn bản; duyệt bảnthảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy văn bản; ký văn bản), quản

lý và giải quyết văn bản (quản lý và giải quyết văn bản đến; quản lý và giảiquyết văn bản đi; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan), quản lý và sử dụng con dấu (các loại con dấu; quản lý con dấu; sử dụngcon dấu)

Công tác văn thư gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau nêntùy theo cương vị và khả năng, mỗi người trong cơ quan mà được giao phụ tráchnhững nội dung nhất định Để cho tất cả mọi việc đều được thực hiện, cần phải

có sự phân công trách nhiệm rõ ràng Trách nhiệm văn thư trong cơ quan UBND

quận Tây Hồ được mọi cán bộ trong cơ quan thực hiện đúng và nghiêm túc.

a) Thể thức văn bản

Chuyên viên được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Vănbản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức đầy đủ 9thành phần thể thức bắt buộc và kỹ thuật trình bày các loại văn bản do nhà nướcquy định tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của BộNội vụ - văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

b) Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản

Tại UBND quận Tây Hồ thì Văn phòng HĐND-UBND là nơi bộ phậnvăn thư chuyên trách làm việc và được bố trí tại ngay tầng 01 của chụ sở UBNDquận Cơ quan áp dụng mô hình công tác văn thư tập trung, thống nhất, nghĩa làtất cả các công văn, giấy tờ đều được chuyển tới tập trung tại bộ phận văn thưthuộc Văn phòng HĐND-UBND Có nghĩa là mỗi đơn vị trong cơ quan không

có một đội ngũ cán bộ văn thư riêng biệt của đơn vị mà môi đơn vị được hướngdẫn để thực hiện được các công việc của phòng văn thư Tuy nhiên việc hưỡngdẫn này chỉ dừng lại ở việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, xin ý kiến củalãnh đạo và trình lãnh đạo ký duyệt Còn việc đóng dấu,ban hành văn bản vàđăng ký văn bản đi, văn bản đến đều được tập trung và thực hiện thực hiện tại

bộ phận văn thư chuyên trách do cán bộ văn thư của quận thực hiện

Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định như sau:

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Bước 1: Soạn thảo văn bản

Bước 2 Duyệt nội dung bản thảo, kiểm tra thể thức và đánh máy văn bảnBước 3 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Bước 4 Trình ký văn bản

Bước 5: Đăng ký văn bản đi

Bước 6 Bản sao văn bản và nhân bản

Bước 7 Đóng dấu và ban hành văn bản

2.2 Công tác quản lý văn bản đi

2.2.1 Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành đều được quản lý theo trình

tự sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi, ghi ngày tháng, vào sổ văn bản đi;

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

2.2.2.Chuyển phát văn bản đi

Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản đi được hoàn thànhthủ tục sau:

- Viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản; địachỉ, số, ký hiệu văn bản;

- Tùy theo tính chất, mức độ khẩn, mật để đóng dấu “khẩn”, “thượngkhẩn”, “hỏa tốc”, “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” lên văn bản và bì thư, dưới số kýhiệu;

- Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” được ưu tiên chuyển phátngay sau khi đã hoàn thành theo trình tự quản lý văn bản;

- Các văn bản đi có quy định theo tiến độ thời gian thì đều gửi đi theođúng thời gian quy định, chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp

- Khi cần thiết và có ý kiến của lãnh đạo, văn bản đi có thể được chuyểncho nơi nhận bằng Fax, scan gửi email hay chuyển qua mạng để thông nhanhsau đó gửi bản chính theo sau khi gửi Fax, scan, email (không áp dụng với vănbản có độ mật)

- Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.Ngoài việc chuyển theo truyền thống thông thường là theo đường bưuđiện Hiện nay tại UBND quận Tây Hồ đã áp dụng phương pháp truyền văn ban