nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Liên Chiểu

nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Liên Chiểu Chương 1: Khảo sát tổ chức bộ máy, văn thư lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu. Chương 2: Thực hành nghiệp vụ tại Văn Phòng Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu. Chương 3: Kết luận và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu.

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đất nước trên mọi mặt của xã hội; Đồngthời thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc đẩy mạnh “cải cách hànhchính” Đặc biệt là từ khi đất nước ta chính thức ra nhập tổ chức Thương mại thếgiới (WTO) Thì công tác văn phòng càng phải thể hiện rõ vị trí, chức năng, vai trò

và tầm quan trọng của mình, đòi hỏi phải ngang tầm với các ngành khoa học khác

Được sự đồng ý tiếp nhận của Thường trực Uỷ ban Nhân dân (UBND) quậnLiên Chiểu, thành phố Đà Nẵng, em đã đến thực tập tại văn phòng cơ quan về côngtác Văn thư - Lưu trữ

Được thực tập tại UBND quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng là mộtniềm vinh dự đối với em, đây cũng là mong muốn được thực hành những lý thuyếtđược học trong nhà trường nhằm nâng cao nghiệp vụ của bản thân Trong thời gianthực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của các bác, các chú trong ban lãnh đạo,

đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này

2 Nội dung thực tập

- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mốiquan hệ của cơ quan thực tập;

- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;

- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;

- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong

cơ quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho

3 Kết cấu báo cáo

Nội dung nghiên cứu của đề tài ngoài lời mở đầu và kết luận báo cáo này đượctrình bày theo 3 chương sau:

Chương 1: Khảo sát tổ chức bộ máy, văn thư lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu.

Chương 2: Thực hành nghiệp vụ tại Văn Phòng Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu.

Chương 3: Kết luận và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân Quận Liên Chiểu.

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND Quận Liên Chiểu.

1.1.1 Chức năng của Văn phòng.

- Văn phòng HĐND - UBND quận Liên Chiểu là cơ quan chuyên môn củaUBND quận, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt độnghàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của HĐND&UBND

- Văn phòng HĐND - UBND quận Liên Chiểu là cơ quan tham mưu, tổnghợp và phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, và UBNDquận; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp UBND quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đuakhen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng.

- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấuriêng

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND&UBND, Chủ tịchUBND đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật củaNhà nước

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND quận, UBND và Chủ tịchUBND quận, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộcHĐND, UBND quận và UBND các phường thực hiện chương trình công tác đó

- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề

án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội,Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ýkiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó

- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và UBNDcấp xã, phường trình UBND quận quyết định hoặc để UBND quận trình cấp cóthẩm quyền quyết định Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nộidung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp luật, quy chế củaUBND quận quy định, Văn phòng đề nghị các cơ quan chủ đề án bổ sung, hoànchỉnh Nếu đề nghị không được cơ quan chủ đề án nhất trí thì Văn phòng báo cáoChủ tịch UBND quận quyết định

- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND vớiHĐND, các ban của HĐND quận, với UBMTTQ và các Đoàn thể, các cơ quan trựcthuộc UBND thành phố, các cơ quan của cấp trên đóng trên địa bàn thành phố

- Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố trongviệc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quyđịnh của pháp luật.

- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết củaHĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND quận và của cấp trên đến các ngành, cáccấp và Chủ tịch UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trongthành phố thực hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó

- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND quận,các cuộc họp và làm việc với TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố vớicác cơ quan, các ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, cácĐoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh

- Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị quyết kỳ họp của HĐND thành phố, quản lý,lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND, phiên họp của TT.HĐND-UBND các ban của HĐND và Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu

- Giúp UBND quận Liên Chiểu tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điềukiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnhđến thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước

- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Vănphòng HĐND-UBND quận theo quy định của Nhà nước

- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND quậncũng như thành phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBNDquận, thành phố ủy nhiệm

- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND quận Liên Chiểu còn có trách nhiệmgiúp đỡ Văn phòng HĐND-UBND các xã, phường về chuyên môn, nghiệp vụ côngtác văn phòng

1.1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng

Văn phòng HĐND-UBND quận Liên Chiểu tổ chức và làm việc theo chế độThủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa– Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng ChánhVăn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về việc thực hiệnnhiệm vụ của văn phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủtịch UBND quận quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND thành phố Việc bổnhiệm, miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND quận quyết định theo sự

đề nghị của Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất Để thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành các bộ phận sau: Tổnghợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố

Bộ phận

Tổng hợp Bộ phận Kế toán Bộ phận Văn thư Bộ phận Phục vụ

Phó Văn phòng Kinh tế

Phó Văn phòng Văn hóa – Xã hội

Chánh Văn phòng

Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND quận thuộc biên chế của Nhà nước doUBND thành phố giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòngHĐND-UBND quận Liên Chiểu Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn, dựavào số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND thành phố giaochỉ tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND quận đổi cơcấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.

* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND quận Liên Chiểu

Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việccủa Ủy viên UBND quận Liên Chiểu, UBND quận giao cho Chánh Văn phòngHĐND - UBND quận (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ sau:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạtđộng, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận và các báocáo khác của UBND quận theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND quận Liên Chiểu

2 Giúp UBND quận và Chủ tịch UBND quận kiểm tra, đôn đốc các cơ quanchuyên môn thuộc UBND quận, UBND các xã, phường thực hiện các chươngtrình, kế hoạch công tác của UBND quận, thành phố

3 Xây dựng, trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận kiểm tra, đônđốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND

4 Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thuthập và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch , PhóChủ tịch UBND quận Liên Chiểu

5 Tham mưu cho Chủ tịch UBND quận tổ chức thực hiện Quyết định181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hànhQuy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” củaUBND quận

6 Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động củaHĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBNDquận Liên Chiểu

7 Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND vàChủ tịch UBND quận Liên Chiểu.

8 Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBNDquận hoặc thành phố giao

1.2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư của Văn phòng.

1.2.1 Nhận xét về mô hình tổ chức văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ choviệc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc đượcnhanh chóng, chính xác và năng suất Nội dung của công tác văn thư bao gồm:Xây dựng văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Bảo quản và sử dụng con dấu

Văn phòng UBND Quận Liên Chiểu có một nhân viên văn thư nhưng nhânviên này chỉ có nhiệm vụ đánh máy, in sao văn bản và hỗ trợ công việc cho cán bộvăn phòng Các cán bộ văn phòng của UBND quận đều có trình độ đại học và kiêmnhiệm công tác văn thư Tuy nhiên công tác văn thư của cơ quan lại không tậptrung mà chia ra cho mỗi cán bộ một phần việc Các khâu nghiệp vụ của văn thưkhông được thực hiện đầy đủ, sơ sài thiếu các loại sổ như sổ đăng ký văn bản đibưu điện

Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng UBND quận chịu sự quản lý trựctiếp của chủ tịch HĐND và chủ tịch UBND quận Liên Chiểu

1.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

1.2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.

Hiện nay UBND quận chưa có quy định cụ thể về soạn thảo và ban hành vănbản quản lí nhà nước Những quy định về quy trình, thủ tục được thực hiện theocác văn bản hiện hành của Nhà nước như:

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND;

- Các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ có liênquan đến soạn thảo và ban hành văn bản.

- Vấn đề trên cũng được quy định trong Quy chế làm việc của HĐND và UBND

1.2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý.

- Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo điều 19 luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41, của Luật tổ chức HĐND vàUBND năm 2003, UBND ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị

- Ngoài ra UBND quận còn ban hành các loại văn bản hành chính như:+ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt

Ví dụ: Quyết định về việc xử phạt vi phạm hành chính; Chỉ thị về việc đẩynhanh tiến độ thi công đoạn đường liên đô thị

+ Văn bản hành chính thông thường: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, tờ trình,công văn, hợp đồng, công điện, biên bản, các loại giấy tờ như: giấy giới thiêụ, giấynghỉ phép, giấy đi đường, một số phiếu của văn thư ( Phiếu gửi, phiếu báo)

1.2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

a Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và

ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND quận được thực theo các quyđịnh trong các văn bản sau:

- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND

- Nghị định 91/2006/NĐ-CP

b Đối với văn bản quản lí nhà nước không mang tính chất QPPL được thực

hiện theo quy trình chung như sau:

- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận

nào bằng văn bản thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung vănbản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo

- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bé sẽ tiến hành đánh máy soạn thảovăn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt.

- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng để

duyệt nội dung Thủ trưởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó

- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán

bộ chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trưởng và in văn bản

- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ

trưởng cơ quan để thủ trưởng ký duyệt Trước khi thủ trưởng ký thì phải xemngười đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ hay cònsót nội dung không, nếu chính xác thì thủ trưởng sẽ ký văn bản ban hành

- Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo,

văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (số, kí hiệu,ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản

- Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn

bản, văn bản sẽ mang tính pháp lí và có giá trị thực thi đối với các đối tượng cóliên quan UBND sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản ).Trong quátrình áp dụng văn bản vẫn luôn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thờinhững sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi

* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

SƠ ĐỒ 1: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

CỦA UBND QUẬN LIÊN CHIỂU

Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

Thảo văn bản

Duyệt bản thảo

Dánh máy và in văn bản

Trình ký

Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi

Phổ biến, tổ chức thực hiện văn bản theo dõi kết quả của văn bản để kịp thời phát hiện sai sót để hạn chế,

uốn năn, sửa đổi

1.2.2.4 Thống kê số lượng văn bản được ban hành trong 5 năm.

Hàng năm UBND quận Liên Chiểu ban hành hàng ngàn văn bản gồm: Chỉ thị,Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, công văn, giấy mời

Bảng 1: BẢNG THỐNG KÊ CÁC LOẠI VĂN BẢN CỦA UBND PHƯỜNG THANH LƯƠNG BAN HÀNH TỪ NĂM 2009-2013

Ơ

Tên loại

Năm

Chỉthị

QuyếtĐịnh

ThôngBáo

Báocáo

Têtrình

Côngvăn

Giấymời

1.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

1.2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Tất cả mọi văn bản của UBND quận Liên Chiểu trước khi ban hành phảiđược kiểm tra kỹ nhằm hạn chế việc ban hành những văn bản kém hiệu lực thihành hoặc chưa đầy đủ, chưa đúng về thể thức và nội dung văn bản

* Đăng ký văn bản đi.

Văn bản sau khi đã được lãnh đạo UBND ký ban hành sẽ được chuyển xuống

văn phòng để cán bộ quản lý sổ văn bản đi xác định là công văn hay quyết định

để sử dụng sổ đăng ký loại văn bản đó ( báo cáo, kế hoạch đều đăng ký vào sổcông văn) tiếp theo cán bộ sẽ hoàn chỉnh về mặt thể thức (số ký hiệu, ngàytháng) Các văn bản thường được sao đủ số lượng gửi đi sau đó mới đóng dấu

cơ quan UBND Quận sử dụng 02 sổ đăng ký văn bản đi đó là sổ đăng ký quyếtđịnh đi và sổ công văn đi, mẫu 2 sổ giống nhau chỉ khác tên sổ

* Chuyển giao văn bản đi.

Những văn bản đi của cơ quan ban hành ra đều được gửi đi ngay sau khihoàn tất các thủ tục đăng ký

Đối với những văn bản “ mật ”, “ khẩn ” phải đóng dấu chỉ mức độ “ mật ”,

“ khẩn ” để đảm bảo quá trình thực thi

- Các hình thức chuyển giao gồm có:

UBND Quận có nhân viên văn thư chuyên văn bản Văn bản chuyển trong

cơ quan văn thư chuyển trực tiếp, chuyển ra ngoài cơ quan thì văn bản sẽ được chovào phong bì, chuyển đến các khu dân cư, đơn vị, ban ngành, các UBND Quận,Phường thuộc thành phố Đà Nẵng thì nhân viên văn thư sẽ dùng phương tiện cánhân đi chuyển, nếu văn bản chuyển đi xa thì chuyển qua đường bưu điện

* Sắp xếp và bảo quản tập lưu:

Tất cả các văn bản do UBND Quận Liên Chiểu ban hành chỉ lưu 1 bản ở vănthư Cán bộ văn thư sắp xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản

1.2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

Tất cả giấy tờ tài liệu gửi đến UBND quận bằng các con đường sau: Bưuđiện, thư tay, qua trang Web chỉ đạo, cán bộ đi công tác cầm về sau khi nhận vănbản cán bộ văn phòng phải xem xét có phải của cơ quan mình hay không, nếukhông phải thì trả lại ngay sau đó phân loại xử lý văn bản theo các trường hợp như:

Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn , khẩn và giấy mời phải bóc bì ngay và trìnhlãnh đạo giải quyết kịp thời Các văn bản khác thì xử lý bình thường.

* Tổ chức tiếp nhận, phân loại văn bản đến.

- Tiếp nhận văn bản: Tất cả văn bản đều phải qua văn phòng

- Kiểm tra, phân loại: kiểm tra số lượng văn bản, kiểm tra địa chỉ nơi nhậnvăn bản, tránh nhầm lẫn, nếu gửi nhầm thì gửi trả lại ngay

* Trình văn bản đến

Sau khi kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến cán phụ trách văn phòng phảichuyển văn bản lên thủ trưởng cơ quan xem xét nội dung sau đó bút phê vào góctrái phía trên, dưới số ký hiệu văn bản ý kiến phân phối và chỉ đạo

* Đăng ký văn bản đến.

UBND Quận sử dụng 01 sổ đăng ký chung

Căn cứ vào bút phê của thủ trưởng cán bộ Văn phòng vào sổ: Ghi số đến,ngày đến vào văn bản theo số thứ tự ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến 31/12năm đó, Cuối cùng là sao văn bản, sau khi sao lưu lại bản chính

* Chuyển giao văn bản đến:

Sau khi văn bản đã sao cán bộ Văn phòng căn cứ vào bút phê của lãnh đạo

để chuyển văn bản đi Nhân viên văn thư tùy vào hình thức cụ thể để lựa chọn hìnhthức chuyển giao hợp lý nhất

Riêng đối với việc giải quyết và chuyển giao văn bản khẩn, mật, hỏa tốcđược cán bộ Văn thư Văn phòng xử lý kịp thời, đúng thời gian quy định chuyểnngay đến các đơn vị, các cá nhân trong thời gian ngắn nhất

* Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:

- Giải quyết văn bản đến: Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất trong toàn

bộ quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan Chính vì vậycán bộ Văn phòng phải nghiên cứu, xem xét, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác

- Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến: Để giải quyết văn bản đến của cơquan được chủ động, đạt hiệu quả cao, văn phòng UBND quận tiến hành theo dõiviệc giải quyết văn bản đến của cơ quan có đúng quy định hay không, từ đó có cơ

sở đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ giải quyết văn bản đúng thời gian quy định

1.2.3.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọngcuối cùng của công tác Văn thư và là mắt xích nối liền công tác Văn thư với Lưu trữ

Văn phòng UBND quận Liên Chiểu không tổ chức lập hồ sơ hiện hành màcác bộ phận có liên quan đến tài liệu tuỳ theo công việc mà tiến hành đưa tài liệuvào lưu trữ Khi tổ chức Hội nghị, Hội thảo, giải quyết vụ việc cụ thể như đơn thư,khiếu kiện thì tất cả các văn bản hình thành ra trong quá trình làm việc sẽ được tậphợp lại thành hồ sơ và lưu tại tủ tài liệu của văn phòng

1.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Cán bộ Văn phòng quận Liên Chiểu quản lý dấu Quốc huy, dấu chức danh,dấu họ tên, dấu chứng thực, dấu chỉ mức độ “ mật ”, “ khẩn ”, “ hỏa tốc ”

Vậy việc quản lý con dấu của UBND quận thực hiện đúng theo Nghị định58/2001/NĐ-CP năm 2001 của Chính Phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu

và các văn bản pháp luật hiện hành Văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩmquyền thì cán bộ văn phòng xã đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Trướckhi đóng dấu, văn phòng phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của người có thầmquyền ký văn bản

Cán bộ Văn phòng Quận nhìn chung đã thực hiện tốt việc bảo quản và sửdụng con dấu, thường xuyên vệ sinh con dấu và cất giữ trong tủ

CHƯƠNG 2: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN

NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU 2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Soạn thảo một số loại văn bản:

Ban hành Quy định phương thức đặt hàng thực hiện dịch vụ vệ sinh

môi trường trên địa bàn thành phố đà Nẵng

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 130/2013/Nđ-CP ngày 16/10/2013 của Chắnh phủ về sản xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ công ắch;

Căn cứ Thông tư số 06/2008/TT-BXD ngày 20 tháng 3 năm 2008 của Bộ Xây

dựng về việc hướng dẫn phương pháp lập và quản lý giá dự toán dịch vụ công ích

đô thị;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài Nguyên và Môi trường thành phố Đà Nẵng

tại Tờ trình số 146/TTr-STNMT ngày 12 tháng 02 năm 2014,

Điều 4 Chánh Văn phòng UBND thành phố; Giám đốc các Sở: Tài nguyên và Môi trường, Tài chính, Tư pháp, Lao động - Thương binh và Xã hội, Xây dựng,Giao thông vận tải; Giám đốc Kho bạc Nhà nước Đà Nẵng; Cục trưởng Cục Thuếthành phố Đà Nẵng và Thủ trưởng các ñơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hànhQuyết định này./

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH Văn Hữu Chiến

b.Văn bản Thông báo

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM QUẬN LIÊN CHIỂU Độc lập –Tự do – Hạnh phúc

_

Số: ……/TB-UBND Thành phố Đà Nẵng, ngày tháng năm 2014

THÔNG BÁO

Về việc thực hiện Chỉ thị 06/CT-UBND ngày 27/5/2014 của UBND thành phố

Đà Nẵng đến Cộng tác viên Trang TTĐT UBND quận Liên Chiểu.

Căn cứ Chỉ thị 06/CT-UBND ngày 27/5/2014 của UBND thành phố ĐàNẵng Về việc nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử công cộng trong hoạt độngcông vụ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, nayBBT Trang TTĐT UBND quận Liên Chiểu thông báo đến đến các Cộng tác viên:

1 Không sử dụng các hộp thư công cộng như Yahoo mail, Gmail… để gửitin bài về BBT (và sẽ không gửi được theo mục 4 a của Chỉ thị 06/CT-UBND)

2 Sử dụng Hệ thống thư điện tử thành phố Đà Nẵng (xxx@danang.gov.vn)

để gửi tin bài Đơn vị, cá nhân nào chưa có hộp thư điện tử thành phố Đà Nẵng thìLập phiếu Yêu cầu (theo mẫu) gửi về UBND quận (qua Văn phòng UBND) đểUBND quận đề xuất Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp hộp thư điện tử thànhphố Đà Nẵng Trong thời gian chưa có hộp thư điện tử thành phố Đà Nẵng, đề nghịCộng tác viên gửi tin bài qua mục Trao đổi nội bộ tại phần mềm QLVBĐH (Vănphòng không giấy) tại địa chỉ vpkg.lienchieu.danang.gov.vn đến bbtlienchieu(BBT Trang TTĐT)

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH Dương Thành Thị

c.Văn bản công văn: Công Văn số: … /UBND-TNMT ngày…./…./2013 của

UBND quận Liên Chiểu Về việc tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày môi trường thế giới (5/6) 2013.

ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN LIÊN CHIỂU

?), nhấn mạnh vài trò, trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân để xây dựng nền kinh

tế xanh hướng tới sự phát triển bền vững cho nhân loại Chủ đề này cũng thể hiện

sự hưởng ứng một cách thiết thực năm Quốc tế về Năng lượng bền vững 2013 doLiên hiệp Quốc phát động

Để thiết thực hưởng ứng ngày Môi trường Thế giới năm 2013, đồng thời tạo

ra ý thức trách nhiệm của mỗi tổ chức, cá nhân trong phong trào bảo vệ môitrường, UBND huyện yêu cầu các Phòng, ban, ngành, đoàn thể huyện; UBND các

xã, thị trấn; Các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn huyện thựchiện tốt một số nhiệm vụ sau:

1 Tổ chức các chiến dịch tuyên truyền bảo vệ môi trường, đặc biệt là cácnội dung liên quan đến chủ đề Kinh tế Xanh phù hợp với từng ngành, lĩnh vực vàđịa phương mình; Khuyến khích các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng sản xuất sạchhơn, tiết kiệm năng lượng, sử dụng công nghệ tiên tiến tiêu hao ít nhiên liệu, thânthiện với môi trường…

2 Tổ chức các hoạt động cụ thể, thiết thực như: Mít tinh, ra quân vệ sinhmôi trường tại các khu dân cư, khu vực công cộng, ra quân làm vệ sinh môi trườngtại các làng, thôn, bản, giải phóng các khu vực ô nhiễm, tồn đọng về rác thải, nướcthải tại các khu dân cư ở nông thôn trên địa bàn huyện, hoàn thành việc xây dựngrãnh thoát nước, nắp đạy theo chỉ đạo của UBND thành phố, quận; Phát độngphong trào trồng cây phủ xanh đất trống, đồi trọc, khu vực công cộng… treo băngzôn, pano, áp phích, khẩu hiệu tuyên truyền Ngày Môi trường thế giới 05/6/2013với chủ đề “Kinh tế xanh; Có vai trò của bạn”… trên các đường phố chính, nơiđông người qua lại, tại trụ sở cơ quan, đơn vị….

3 Tổ chức tuyên dương, khen thưởng kịp thời những tổ chức, cá nhân cónhiều thành tích trong bảo vệ môi trường nhân sự kiện Ngày Môi trường Thế giớinăm 201

4 Giao phòng Tài nguyên và Môi trường chủ động phối hợp với các phòng,ban, ngành, các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức các hoạt động thiết thực về bảo

vệ môi trường để hưởng ứng ngày môi trường thế giới năm 2013; đôn đốc, hướngdẫn các tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn quận, UBND cácphường tích cực hoạt động hưởng ứng đảm bảo kịp thời, hiệu quả

UBND quận yêu cầu các phòng, ban, ngành, đoàn thể; UBND các phườngchủ động xây dựng kế hoạch triển khai, phối hợp với phòng Tài nguyên và Môitrường tổ chức các hoạt động tuyên truyền hưởng ứng ngày Môi trường Thế giớinăm 2013 đạt hiệu quả cao Kết quả triển khai thực hiện tổng hợp, báo cáo bằngvăn bản gửi về UBND quận Liên Chiểu qua phòng Tài nguyên và Môi trườngtrước ngày 15/6/203 để tổng hợp báo cáo UBND thành phố, sở Tài nguyên và Môitrường (Các cơ quan, đơn vị có tên trong danh sách kèm theo Công văn này nhậnbăng zôn tuyên truyền tại phòng Tài nguyên và Môi trường vào ngày 04/6/2013).Nơi nhận:

-TT UBND quận (B/c);

TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH

- Như kính gửi;

- Lưu VP

(Đã ký) Dương Thành Thị

d Văn bản kế hoạch: Kế hoạch Ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh

hoạt và phê duyệt Phương án giá tiêu thụ nước sạch cho các mục đích khác

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng

Căn cứ Thông tư liên tịch số 75/2012/TTLT-BTC-BXD-BNNPTNT ngày 15

tháng 5 năm 2012 của liên Bộ Tài chắnh, Xây dựng, Nông nghiệp và Phát triểnNông thôn hướng dẫn nguyên tắc, phương pháp, xác ựịnh và thẩm quyền quyếtựịnh giá tiêu thụ nước sạch tại các ựô thị, khu công nghiệp và khu vực nông thôn; Căn cứ Thông tư số 88/2012/TT-BTC ngày 28 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành khung giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt;

Căn cứ Thông tư số 54/2013/TT-BTC ngày 04 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài chắnh về việc quản lý, sử dụng và khai thác công trình cấp nước sạch nông thôn tậptrung ;

Thực hiện thông báo kết luận của Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố tại Công văn 1191/HĐND-KTNS Căn cứ Nghị quyết số 43/2013/NQ-HĐND ngày

09 tháng 01 năm 2014 và theo ựề nghị của Giám ựốc Sở Tài chắnh tại Công văn số183/STS- GCS ngày 23 tháng 01 năm 2014;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt của các hộ dân cư trên

địa bàn thành phố đà Nẵng cụ thể như sau:

1 Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt của các hộ dân cư trên địa bàn thành phố ( trừ địa bàn xã Hoà Phú, huyện Hoà Vang ) như sau:

Lượng nước sạch sử dụng sinh

b) Đối với các hộ đồng bào dân tộc Phú Túc: không thu tiền sử dụng nước sạch

sinh hoạt trong hạn mức 07m3/hộ/tháng , từ 07m3 trở lên thu theo đơn giá

2000đồng/m3/tháng

3 Đơn giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt nêu tại khoản 1, khoản 2 điều này đãbao gồm thuế giá trị gia tăng

Điều 2 Phê duyệt phương án giá tiêu thụ nước sạch tối đa áp dụng cho các

mục đích khác ở khu vực đô thị và nông thôn trên địa bàn thành phố cụ thể nhưsau:

STT Mục đích sử dụng nước sạch Đơn giá đồng/m 3

- Đơn giá trên đây đã bao gồm thuế giá trị gia tăng

Điều 3 Trách nhiệm của các đơn vị cung cấp nước sạch trên địa bàn

4 Có kế hoạch phát triển nguồn, mạng lưới phân phối nước đáp ứng nhucầu tiêu dùng của nhân dân, nâng cao chất lượng dịch vụ cấp nước; đồng thời,thường xuyên theo dõi kiểm tra tình hình tiêu thụ nước sạch, thu tiền nước đúng

giá quy định, kịp thời có biện pháp khắc phục tình trạng thất thoát nước và chốngthất thu tiền nước; đẩy mạnh tổ chức tuyên truyền để nâng cao ý thức, trách nhiệmcủa các tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tiết kiệm nước và chống thất thóatnước

5 Đối với phương án giá nước sạch cho sinh hoạt và các mục đích khác doCông ty TNHHMTV Cấp nước Đà Nẵng cung cấp đã có dự kiến chi phí mua nướcthô và tiền điện chạy máy bơm nước thô từ đập An Trạch về Nhà máy nước Cầu

Đỏ Hằng năm, nếu không xảy ra tình trạng hạn hán hoặc chi phí mua nước thô,tiền điện thấp hơn chi phí Phương án tính vào giá nước do Sở Tài chính thẩm ñịnh,

đề xuất tại Công văn số 2248/STC- GCS ngày 12/12/2013 thì Công ty TNHHMTVCấp nước Đà Nẵng có trách nhiệm nộp ngân sách số tiền chênh lệch thừa so vớichi phí đã tính vào Phương án giá nước ñể quản lý, hỗ trợ đầu tư xây dựng, sữachữa các hạng mục cấp nước trên ñịa bàn thành phố

Điều 4 Sở Tài chính có trách nhiệm chủ trì:

1 Phối hợp với Sở Xây dụng, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn vàcác cơ quan đơn vị liên quan :

a) Tổ chức tuyên truyền trên các phương tiện thông tin ñại chúng và hướngdẫn thực hiện Quyết định này; kiểm tra việc thực hiện giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt và việc xây dựng, quyết định, áp dụng giá tiêu thụ nước sạch cho các mục đích sử dụng khác trên ñịa bàn thành phố, kịp thời tham mưu cho UBND thành phố xử lý các vướng mắc phát sinh

b) Xác nhận chi phí mua nước thô và tiền điện thực tế phát sinh tại Công ty TNHHMTV Cấp nước Đà Nẵng theo định ký 06 tháng, năm và báo cáo, đề xuấtUBND thành phố thu nộp ngân sách số tiền chênh lệch thừa hằng năm( nếu có) sovới phương án giá nước, đề xuất hỗ trợ đầu tư xây dựng, sữa chữa các hạng mụccấp nước theo khoản 5, điều 3 Quyết định này

2 Phối hợp các cơ quan liên quan để thẩm ñịnh và báo cáo đề xuất UBNDthành phố xem xét quyết định cấp bù kinh phí cho Công ty TNHH MTV Khai thác thuỷ lợi Đà Nẵng theo đúng quy định và thực tế phát sinh hằng năm

Điều 5 Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và

được áp dụng từ kỳ hoá đơn thu tiền nước tháng 02 năm 2014 trở đi, thay thếQuyết định số 46/2010/QĐ-UBND ngày 20 tháng 12 năm 2010 của UBND thànhphố Đà Nẵng về ban hành Biểu giá tiêu thụ nước sạch sinh hoạt và phê duyệtPhương án giá tiêu thụ nước sạch cho các mục đích khác trên địa bàn thành phố ĐàNẵng

Điều 6.Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố; Giám đốc các

Sở: Tài chính, Xây dựng Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Chủ tịch UBNDcác quận, huyện, Giám đốc Công ty TNHHMTV Cấp nước Đà Nẵng,Công tyTNHH MTV Khai thác thuỷ lợi Đà Nẵng; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị

có liên quan và các đối tượng sử dụng nước sạch trên địa bàn thành phố chịu tráchnhiệm thi hành quyết định này /

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

V/v Phê duyệt Tổng mặt bằng quy hoạch chi tiết tỉ lệ 1/500 Trường THCS

Lương Thế Vinh, phường Hòa Minh quận Liên Chiểu