MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích nghiên cứu 1 3.Phương pháp nghiên cứu 1 4. Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 3 1.1: Lịch sử hình thành 3 1.2: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4 1.3:Chức năng của UBND quận Tây Hồ 6 1.4:Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 6 1.5: Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lí của UBND Quận Tây Hồ. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 9 2.1: Hoạt động quản lý 9 2.1.1: Tổ chức bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư 9 2.1.2: Hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 10 2.1.3: Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 11 2.2: Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.2: Công tác quản lý văn bản 12 2.2.2.1: Quy trình quản lý văn bản đi 12 2.2.2.2: Quy trình quản lý văn bản đến 13 2.2.3: Quản lý và sử dụng con dấu 13 2.2.4: Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 2.2.4.1: Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 15 2.2.4.2: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 15 2.3: Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 18 3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 18 3.2. Ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 21 3.3. Các đề xuất: 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ và các anh,chị trong bộ phận Văn thư đã tận tình cung cấp đầy đủ thông tin để em có điềukiện tốt nhất hoàn thành bài tập một cách thuận lợi và cũng là điều kiện để emhoàn thành bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tácVăn thư - Lưu trữ
Đặc biệt, em xin cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và cô Ngô thịKiều Oanh giảng viên bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa họctrong công tác Văn thư - Lưu trữ cùng các thầy,cô giáo trong Khoa Văn thư -Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn và cho chúng em cơ hội đến gần với thực tế hơn
Trong quá trình khảo sát tại UBND quận Tây Hồ và thời gian làm bài cònhạn chế nên không tránh khỏi những sai sót Vì vậy,em rất mong nhận đượcnhững lời góp ý từ cô giáo và các bạn để em có thêm kinh nghiệm và kiến thứccho các môn học tiếp theo
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan những lời em nói dưới đây là hoàn toàn chính xác,những thông tin được đề cập trong nội dung bài tập là kết quả của buổi thực tếtại UBND quận Tây Hồ ngày 10 tháng 5 năm 2017
Trang 3
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng, mục đích nghiên cứu 1
3.Phương pháp nghiên cứu 1
4 Cấu trúc của đề tài 2
PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 3
1.1: Lịch sử hình thành 3
1.2: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4
1.3:Chức năng của UBND quận Tây Hồ 6
1.4:Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 6
1.5: Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lí của UBND Quận Tây Hồ 7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 9
2.1: Hoạt động quản lý 9
2.1.1: Tổ chức bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư 9
2.1.2: Hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 10
2.1.3: Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 11
2.2: Hoạt động nghiệp vụ 11
2.2.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11
2.2.2: Công tác quản lý văn bản 12
2.2.2.1: Quy trình quản lý văn bản đi 12
2.2.2.2: Quy trình quản lý văn bản đến 13
Trang 42.2.3: Quản lý và sử dụng con dấu 13
2.2.4: Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15
2.2.4.1: Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 15
2.2.4.2: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 15
2.3: Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 17
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 18
3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 18
3.2 Ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 21
3.3 Các đề xuất: 23
KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Trang 5BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Trang 6PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các cơ quan hànhchính nói chung và UBND Quận Tây Hồ nói riêng Làm tốt công tác văn thưbảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượngcông tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội và phòng chống
tệ nạn quan liêu giấy tờ Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạtđộng của các cơ quan càng hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý đượccung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng,truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý
Vì thế, em đã lựa chọn việc tới UBND Quận Tây Hồ để khảo sát và tưvấn, đề xuất nâng cao năng xuất,chất lượng công tác Văn thư tại cơ quan, làm đểtài cho mình để hoàn thiện môn Tiêu chuản hóa và tổ chức Khoa học trong côngtác Văn thư - Lưu trữ
2 Đối tượng, mục đích nghiên cứu
2.1: Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức lao động khoa học trong côngtác văn thư, xây dựng các tiêu chuẩn về công tác văn thư
2.2: Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu về thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ qua đó
rút ra được những ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư trong việc áp dụngcác tiêu chuẩn
- Nâng cao ý thức đối với công tác văn thư về vai trò, tầm quan trọng củaviệc xây dựng các tiêu chuẩn
3.Phương pháp nghiên cứu
Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu cùng với việc khảo sát trực tiếp tạiUBND Quận Tây Hồ
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
Trang 7- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp.
4 Cấu trúc của đề tài
Nội dung đề tài được chia làm 3 phần:
Chương1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND Quận Tây HồChương 2: Thực trạng công tác Văn thư của UBND Quận Tây Hồ
Chương 3: Đề xuất nâng cao năng xuất, chất lượng công tác Văn thư tạiUBND Quận Tây Hồ
Trang 8PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
QUẬN TÂY HỒ 1.1: Lịch sử hình thành
Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội Phíađông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giápquận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỉ
XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà nộidiễn ra càng ngày càng nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đôtrong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động
mở rộng nội thành thành phố Hà nội Quận được thành lập theo Nghị định số69/CP ngày 28/ 10/ 1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường:Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân,Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và được xác định làtrung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của HàNội Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộquận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm,có điều kiện đặc
Trang 9biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa họccông nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng vàcủa Hà Nội nói chung.
Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với hồTây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố" Từ xa xưa, hồTây đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuậnlợi
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đông,Long Biên và Hoàng Mai Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn 17.878
ha (chiếm 13,4% diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội)
1.2: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chứctheo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phùhợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên củaUBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mìnhtrước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khácchịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ HĐND
& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên
Trang 10Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ
Phòng TưPháp
Thanh tranhà nước
Phòng NộiVụ
Trang 111.3:Chức năng của UBND quận Tây Hồ
UBND là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vilãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận
và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội,Quốc phòng Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương
1.4:Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhcác nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉđạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBND quậnTây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:
Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biệnpháp thực hiện nghị quyết của HĐND quận về kinh tế xã hội, an ninh, quốcphòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận
Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và
Trang 12thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý.
Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt doUBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
- Văn thư UBND Quận Tây Hồ được tổ chức theo mô hình tập trung quy
về một đầu mối, tất cả các văn bản đi đến đều tập trung tại phòng văn thư của ủyban, do văn thư kiểm tra rồi phát hành văn bản, nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệuquả Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận các văn bản dự thảo để trình người có thẩmquyền xem xét, giải quyết; Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, đăng
ký văn bản bằng phần mềm, phát hành chuyển giao văn bản đi đến qua mạng vàqua giao thông, sắp xếp văn bản phục vụ nghiên cứu và sử dụng Giải quyết cáckhâu nghiệp về nghiệp vụ đối với văn bản đến như: Tiếp nhận, phân loại, đăng
ký văn bản đến, trình văn bản đến cho Chánh văn phòng và chuyển giao văn bản
Trang 13đến các phòng ban và các ô chứa văn bản của các phòng ban có trách nhiệm giảiquyết, giúp chánh văn phòng tổ chức, theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bảnđến.
- UBND quận được ban hành rất nhiều văn bản thuộc thẩm quyền củamình như: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ trình, thông báo, giấymời… Các văn bản do cán bộ chuyên môn ở các phòng, ban soạn thảo, thể thứcvăn bản đảm bảo áp dụng đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính
- Khối lượng văn bản được gửi đến hàng năm rất lớn, nhằm giải quyếtcông việc về hoạt động quản lý Văn bản đến được gửi từ rất nhiều cơ quan vàđược phân thành ba nhóm: Nhóm văn bản đến của các cơ quan Trung ương (làvăn bản của UBND thành phố Hà Nội, các Bộ, Sở…; Nhóm văn bản của các cơquan Địa phương như: Văn bản của các phường, các trung tâm,…; Nhóm vănbản của các cơ quan khác như: công ty, xí nghiệp, trường học,…
- Việc quản lý và sử dụng con dấu do cán bộ văn thư của ủy ban giữ, bảoquản và đóng dấu trực tiếp lên văn bản Cơ quan có các loại dấu như: dấu cơquan, dấu chức danh, dấu văn phòng, dấu họ tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn.Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định tại nghị định110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Trang 14CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN
TÂY HỒ 2.1: Hoạt động quản lý
2.1.1: Tổ chức bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư
Hiện nay, các cán bộ, nhân viên trong quận đã và đang thực hiện tươngđối tốt các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư như: Soạn thảo và ban hànhvăn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ… Do số lượng văn bản đến và
đi của cơ quan trong năm lớn nên Văn phòng UBND quận Tây Hồ phân côngmột đồng chí lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác văn thư - lưu trữ, ngoài ravăn phòng bố trí hai công chức,một hợp đồng ngắn hạn làm nhiệm vụ văn thư –lưu trữ có trình độ Đại học đảm bảo tiêu chuẩn ngạch Văn thư – lưu trữ Mỗingười được phân công thực hiện những công việc cụ thể, quy định thống nhấttrong văn bản của lãnh đạo UBND quận Nhờ vậy, mọi việc trong các khâunghiệp vụ được thực hiện trôi chảy, tránh được sự chồng chéo về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tốt mọi yêu cầu được giao
Với vị trí như vậy trong cơ quan nên phòng văn thư đươc bố trí làm việctại một phòng riêng, được bố trí nằm ở tầng 1 với diện tích 25m2, phòng bố tríngay bên ngoài hành lang gần lối vào cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổithông tin trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời và tiếp cận thông tin với mọingười Tại phòng văn thư có hai cán bộ làm công tác văn thư, trong đó một cán
bộ phụ trách quản lý văn bản đi và bảo quản con dấu; một cán bộ quản ly vănbản đến Cả hai cán bộ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng vàđược đào tạo bài bản tại Trường Học viện Hành chính Quốc gia và TrườngTrung cấp Văn thư Lưu trữ nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng vănthư có đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác gồm: 02 máy vi tính cái phần mềmquản lý văn bản truyền nhận văn bản theo hệ thống của UBND Thành phố, 02máy in, máy photo, 02 máy scan, tủ đựng tài liệu, ô để tài liệu, bàn làm việc,điện thoại
Nhìn chung thì cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo
sự phân công Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi đến nhanh
Trang 15chóng, chính xác và khoa học, góp phần cho mọi hoạt động của UBND Quậnđược thông suốt Là cán bộ trẻ trong cơ quan nên hai chị làn việc rất linh hoạt vànăng động, lại nắm vững chuyên môn nên công việc của văn phòng được thựchiện tốt.
2.1.2: Hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư
Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của UBND Quậnnhận được sự quan tâm của cấp trên bằng những văn bản chỉ đạo hướng dẫnnghiệp vụ công tác:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2001 của Chínhphủ về công tác văn thư;
- Ngày 10/01/2012, UBND quận đã ban hành hệ thống tài liệu quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đó có quy trình xử lý văn bản
đi – đến, quy trình quản lý hồ sơ Theo đó UBND quận yêu cầu các đơn vị thuộcquận và UBND các phường thực hiện nghiêm ngặt các bước trong quy trình này;
- Thực hiện Kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 19/4/2012 của UBNDThành phố Hà Nội về công tác Văn thư – lưu trữ năm 2012, ngày 11/5/2012quận đã ban hành Kế hoạch số 78/KH-UBND về kiểm tra công tác ban hành vănbản, văn thư – lưu trữ năm 2012
Trong những năm qua công tác văn thư – lưu trữ đã được UBND quận vàUBND các phường quan tâm, triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần tíchcực trong công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.Việc thực hiện tốt các quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến, quy trình quản lý
hồ sơ, tài liệu theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, quy định về công tác văn thư
đã đưa công tác văn thư thư của UBND quận đi vào nề nếp, khoa học, đáp ứngđược ngày càng tốt yêu cầu công việc, cũng như yêu cầu của Thành phố Hà Nội
Trang 16về cải cách hành chính.
2.1.3: Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác Văn thư, cán bộ Văn thư ởUBND quận luôn làm tốt, đầy đủ, không để xảy ra sai sót hoặc vi phạm các quyđịnh của Nhà nước về công tác văn thư Cơ quan thường xuyên cử cán bộ thamgia các lớp tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ nhằm nâng cao trình độchuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ
Cán bộ văn thư luôn chấp hành đầy đủ nội quy cũng như đạo đức nghềnghiệp cùng với tinh thần trách nhiệm cao và nghiệp vụ chuyên môn vững vàng,Lãnh đạo văn phòng hằng năm cũng có những chính sách khen thưởng độngviên với những cán bộ làm tốt Có chế độ đãi ngộ phù hợp với cán bộ làm côngtác văn thư khi cán bộ thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành khốilượng công việc quá lớn Có như vậy họ mới nhiệt tình và hết mình với côngviệc và quan tâm đến chất lượng hiệu quả công việc Bên cạnh đó, lãnh đạo quản
lý cũng điều hành đôn đốc nhắc nhở nhân viên và có những biện pháp kỉ luậtnghiêm khắc với những cán bộ công chức làm sai quy định
2.2: Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Như chúng ta biết, trong công tác văn thư sọan thảo văn bản là một khâunghiệp vụ quan trọng Nó là toàn bộ công việc được xây dựng từ khi bắt đầu chođến khi kết thúc một văn bản Do đó, công tác này luôn được chú trọng trong cơquan Thực tập tại quận Tây Hồ em thấy công tác soạn thảo, ban hành văn bảnđược tiến hành đúng như quy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản đượcban hành được đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, kỹ thuật trình bàyvăn bản, văn bản ban hành ra thì có hiệu lực pháp lý cao Trong quá trình giảiquyết công việc cũng nhờ vậy mà công việc được giải quyết nhanh hơn và đảmbảo đúng quy định của Nhà nước
Ở UBND Quận Tây Hồ thì công tác soạn thảo văn bản được giao cho cán
bộ chuyên trách của văn phòng đảm nhận Sau khi văn bản được cán bộ văn thưđánh máy xong sẽ chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra, không có