quản trị công tác văn thư tại UBND huyện quảng xương, tỉnh thanh hóa – thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa là khâu không thể thiếu trong quá trình đào tạo ở các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Đây là khoảng thời gian mỗi sinh viên có thể vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế, được độc lập thích nghi với môi trường mới, và được tự mình thử sức với những công việc chuyên môn liên quan tới nghề nghiệp sau này. Nhận thức rõ tầm quan trọng của thực tập cuối khóa đối với mỗi sinh viên, đã. Em đã chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là nơi tiến hành thực tập, tại đây được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan, em không chỉ hoàn thành tốt những công việc được giao, mà còn được hướng dẫn hướng làm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa của mình. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Phạm Văn Thắng đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND huyện Quảng Xương, đặc biệt là chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên đã tạo điều kiện, hướng dẫn để em có thêm những kỹ năng nghiệp vụ, để em tự tin hơn khi giao tiếp với lãnh đạo và mọi người trong cơ quan. Được phân công thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện, em được trực tiếp tham gia như một nhân viên thực sự, nhờ vậy em đã hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nhưng công việc cụ thể mà cán bộ văn thư phải hoàn thành. Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác này tại UBND huyện Quảng Xương đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những mặt cần khắc phục. Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Quản trị công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp” làm báo cáo tốt nghiệp của mình. Trên cơ sở đánh giá những thành công và những điểm còn tồn tại, em đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương. Do thời gian thực tập không nhiều và khả năng lí luận còn chưa cao nên bản báo cáo không tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bản báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. MôC LôC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 I. MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3 II. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHI TIẾT 3 III. NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 5 CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ 7 VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 7 I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 7 1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên 7 2. Đặc điểm kinh tế, xã hội 8 3. Mục tiêu phát triển kinh tế 2012 8 II. UBND huyện Quảng Xương 9 III. VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 10 1. Vị trí, chức năng 10 2. Nhiệm vụ 11 3. Tổ chức bộ máy 11 4. Mối quan hệ công tác 12 PHẦN II: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 13 CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 13 I. VĂN PHÒNG 13 1. Khái niệm về văn phòng 13 2. Vị trí, vai trò của Văn phòng 13 3. Hoạt động chủ yếu của văn phòng 13 II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 1. Khái niệm công tác văn thư 14 2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 14 2.1. Nội dung của công tác văn thư 14 2.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư 14 3. Tổ chức công tác văn thư 15 3.1. Biên chế công tác văn thư 15 3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư 15 4. Yêu cầu của công tác văn thư 15 5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư 16 5.1. Vị trí của công tác văn thư 16 5.2. ý nghĩa của công tác văn thư 16 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 17 I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – THANH HÓA 17 1. Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng Văn thư 17 2. Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương Tỉnh Thanh Hoá 18 2.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 18 2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi 19 2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21 2.4 Tổ chức hồ sơ, lưu trữ tại phòng lưu trữ. 21 II. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, THANH HÓA 22 1. Những mặt đạt được 22 2. Những mặt còn tồn tại 23 CHƯƠNG III : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 26 1. Trong công tác văn thư 26 2. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 29 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập cuối khóa là khâu không thể thiếu trong quá trình đào tạo ở cáctrường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Đây là khoảng thời gian mỗisinh viên có thể vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học vào thực tế, được độclập thích nghi với môi trường mới, và được tự mình thử sức với những công việcchuyên môn liên quan tới nghề nghiệp sau này

Nhận thức rõ tầm quan trọng của thực tập cuối khóa đối với mỗi sinh viên, đã

Em đã chọn UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa là nơi tiến hành thực tập,tại đây được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan, emkhông chỉ hoàn thành tốt những công việc được giao, mà còn được hướng dẫn hướnglàm tốt báo cáo tốt nghiệp cuối khóa của mình

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy Phạm Văn Thắng đã tận tình chỉ bảo

và giúp đỡ em trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập Và em cũng xin gửi lờicảm ơn tới các cán bộ, công chức trong văn phòng UBND huyện Quảng Xương,đặc biệt là chị Đoàn Thị Lan Nhung, chị Hoàng Thị Duyên đã tạo điều kiện, hướngdẫn để em có thêm những kỹ năng nghiệp vụ, để em tự tin hơn khi giao tiếp vớilãnh đạo và mọi người trong cơ quan

Được phân công thực tập tại phòng Văn thư của UBND huyện, em được trựctiếp tham gia như một nhân viên thực sự, nhờ vậy em đã hiểu rõ được chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nhưng công việc cụ thể mà cán bộ văn thư phảihoàn thành Đồng thời, qua thực tế em nhận thấy công tác này tại UBND huyệnQuảng Xương đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả, tuy nhiên vẫn còn những

mặt cần khắc phục Vì vậy, em mạnh dạn chọn đề tài “Quản trị công tác văn thư

tại UBND huyện Quảng Xương, tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng và giải pháp”

làm báo cáo tốt nghiệp của mình Trên cơ sở đánh giá những thành công và nhữngđiểm còn tồn tại, em đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của

công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương Do thời gian thực tập khôngnhiều và khả năng lí luận còn chưa cao nên bản báo cáo không tránh khỏi nhữngkhiếm khuyết, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn đểbản báo cáo được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn.

PHẦN I : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHƯƠNG I : QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I MỤC TIÊU QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

- Nắm vững được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệcủa cơ quan thực tập;

- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;

- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;

- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong cơquan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho;

- Tạo mối quan hệ đúng mực với các cán bộ, công chức, viên chức trong đơn

vị thực tập, cũng như với nhân dân trong quá trình thực thi công vụ

II.QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHI TIẾT

- Bắt đầu làm quen với các phòng ban, với cán bộ, công chức,viên chức trong cơ quan thực tập, và mong muốn được giúp đỡtận tình trong mọi hoạt động

- Được phân công thực tập tại bộ phận Văn Thư của UBNDHuyện

- Được cán bộ Văn thư Đoàn Thị Lan Nhung hướng dẫn cáccông việc cơ bản của phòng Văn thư

- Chọn đề tài báo cáo thực tập.

- Nộp đề cương sơ lược cho thầy, cô hướng dẫn thực tập quaEmail

- Tiếp tục các công việc thành thạo hơn

- Trực tiếp soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Phó Chánhvăn phòng

- Được cán bộ quản lý cổng thông tin điện tử của UBNDHuyện hướng dẫn trực tiếp cách thức làm việc thông qua mạngnội bộ và các Website

- Trực tiếp gửi giấy mời, công văn khẩn tới các xã, thị trấntrong Huyện

- Tiến hành xin tài liệu cho đề tài báo cáo

- Khảo sát tình hình chung của các bộ phận liên quan tới đềtài báo cáo thực tập

- Tiếp tục hoàn thiện báo cáo thực tập và gửi thầy cô

III NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

+ Hai tháng thực tập tại UBND Huyện Quảng Xương – Thanh Hóa, emnhận thấy thực tập không đơn giản chỉ là đến, xem và học hỏi cách làm việc nhưnhiều ý kiến trước đó, hai tháng qua thực sự là một trải nghiệm đáng quý với emkhi bước vào công việc chính thức sau này

+ Trước khi thực tập, thực sự trong suy nghĩ của em công việc của cán bộvăn thư thật đơn giản và nhàn nhã Nhưng khi được trực tiếp tham gia cùng cácanh chị trong đơn vị thực tập, em mới thấy không đơn thuần như những gì emnghĩ Văn thư – thực sự là một công việc bận rộn, không ngừng nghỉ, và mỗi cán

bộ trong đó không thể vắng mặt ở bất cứ khâu nào nếu muốn công việc được hoànthành Đây cũng là công việc rất cần sự khéo léo trong giao tiếp, tận tụy, tỉ mỉtrong từng khâu, và rất cần sự nhạy bén để ứng phó với những tình huống độtxuất…

Là sinh viên Học viện Hành chính, được trau dồi những kiến thức lý thuyết về rấtnhiều lĩnh vực lớn trong đời sống xã hội, như Kinh tế, xã hội, Tôn giáo, Văn hóa,

Y tế… bên cạnh đó còn được trau dồi thêm các kĩ năng phục vụ công việc sau nàynhư : Soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng tin học trong QLHC… Những líthuyết này giúp em rất nhiều trong quá trình đi thực tập Vì khi đồng chí Chánhvăn phòng, đồng chí Phó chánh văn phòng đề nghị em cho ý kiến về một số lĩnhvực, em đã mạnh dạn đưa ra những lí thuyết đã được đào tạo từ Học viện và đượcmọi người hưởng ứng Lý thuyết được học và thực tiễn công việc có một mối liên

hệ khá rõ, vì khi thực tập ở vị trí cán bộ văn thư, em phải tiếp nhận văn bản của tất

cả các phòng ban chuyên môn ở tất cả các lĩnh vực, và nhờ nắm bắt được lý thuyếtcủa các lĩnh vực ấy mà em đã dễ dàng hơn cho công việc của mình

Tuy thời gian nắm bắt lý thuyết còn ít nhưng những bước cơ bản trongquản lý văn bản đến, đi, con dấu… em vẫn nắm chắc Và em thấy thực tế thực hiện

của cán bộ văn thư còn nhiều điều chưa đúng, chưa chuẩn với những quy định củapháp luật Quy trình của các công tác này nhiều khi bị đảo lộn và bị tình cảm chiphối khá nhiều.

Nhất là trong công tác giải quyết và quản lý văn bản đi việc gọi điện xin sốvăn bản trước, hay xin chèn số vào những ngày trước diễn ra khá nhiều lần Đôi lần

có thắc mắc vì không như những gì được học, song câu trả lời nhận lại chỉ là “đãthành thói quen”

Dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các đồng chí cán bộ, công chức,viên chức trong đơn vị thực tập, em đã được làm quen với các công việc của cán

bộ văn thư và được trực tiếp tham gia làm việc như một nhân viên chính thức.,Những công việc em đã làm được qua thời gian thực tập cụ thể đó là :

- Hiểu rõ cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, quychế làm việc của UBND Huyện Quảng Xương

- Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn bản các loại văn bảnđến, đi theo từng bộ phận, ban ngành…

- Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn bản khi vănbản đầy đủ yêu cầu

- Biết cách sử dụng các loại máy : Máy photocopy, máy fax, máy scan, máyin

- Trực tiếp tham gia quản lý cổng thông tin điện tử của Huyện

- Tìm kiếm và tham khảo tài liệu tại UBND Huyện và tiến hành viết báo cáothực tập

- Hoàn thành đợt thực tập, báo cáo thực tập đúng thời gian quy định

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ

VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

I ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

1 Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên

Tháng 2 năm 2012, một phần diện tích và dân số của huyện Quảng được chuyển

về thành phố Thanh Hoá Sau khi chia tách địa giới, huyện Quảng Xương còn 198,20km² và 227.971 người, với 35 xã và 1 thị trấn

Với chiều dài bờ biển dọc Huyện hơn 22km, có nhiều cửa sông và bãi bồi, có khu dulịch Nam Sầm Sơn, hệ thống giao thông thuận tiện với quốc lộ 1A, quốc lộ 45 và quốc lộ

47 Phía Bắc giáp Khu công nghiệp Lễ Môn, Thành phố Thanh Hóa và Huyện Hoằng Hóa,phía đông bắc giáp Thị xã du lịch Sầm Sơn, phía tây giáp Đông Sơn và Nông Cống, phíaNam giáp khu công nghiệp động lực Nghi Sơn- Tĩnh Gia Đồng thời, là huyện có vị trí trọngyếu về An ninh - Quốc phòng của Tỉnh, đây được xem là lợi thế đặc biệt quan trọng để thuhút đầu tư phát triển kinh tế, củng cố Quốc phòng.

2 Đặc điểm kinh tế, xã hội

- Về kinh tế :

Năm 2011 , Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 17,0% là năm có tốc độ tăngtrưởng cao nhất từ trước tới nay, trong đó ngành nông, lâm, thuỷ sản tăng4,9%; CN - TTCN - XDCB tăng 21,5%; dịch vụ - thương mại tăng 17,5% Tỷtrọng ngành nông, lâm, thuỷ sản chiếm 36,2%, giảm 3,8%; công nghiệp - xây dựngchiếm 29,6%, tăng 2,1%; dịch vụ chiếm 34,2%, tăng 1,7% so với cùng kỳ Thunhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng, đạt mục tiêu đề ra

+ Giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo tiếp tục được quan tâm, đã giảiquyết việc làm mới cho gần 7.000 lao động, đạt 100% kế hoạch Tỷ lệ hộ nghèogiảm còn 17,59%, giảm 3,55% so với đầu năm

3 Mục tiêu phát triển kinh tế 2012

Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 17,5 % trở lên

Giải quyết việc làm cho 7.000 lao động

Giảm hộ nghèo từ 3 % trở lên

Thu nhập bình quân đầu người đạt 17,0 triệu đồng.

Tỷ lệ tăng dân số giảm 0,06%

Số trường được công nhận đạt chuẩn quốc gia 10 trường trở lên

Khai trương xây dựng 15 làng, đơn vị văn hoá

Xây dựng 05 xã chuẩn quốc gia về y tế

II UBND huyện Quảng Xương

UBND huyện Quảng Xương do HĐND huyện bầu ra là cơ quan chấp hànhcủa HĐND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND huyện, huyện ủy QuảngXương, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết,chủ trương, chính sách Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình vớiHĐND huyện, huyện ủy và thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả cácmặt

UBND huyện bao gồm:

- Thường trực HĐND- UBND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện; 04 phó chủ

tịch

- Các phòng thuộc UBND huyện: Phòng thanh tra; Phòng Nội vụ;

Phòng tư pháp; Phòng Nông nghiệp; Phòng giáo dục- đào tạo; Phòng Tài

Chính-Kế hoạch; Phòng y tế; Phòng Công thương; Phòng văn hóa- thông tin; Phòng Tàinguyên và môi trường; Văn phòng HĐND- UBND; Văn phòng đăng kí quyền sửdụng đất; Phòng Lao động - Thương binh và XH

Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Quảng Xương:

(1) TTr HĐND- UBND huyện Quảng Xương

(2) Các phòng thuộc UBND huyện Quảng Xương

III VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG

1 Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND- UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việccủa thường trực HĐND và UBND huyện

Chủ tịch UBNDhuyện

1

)

Phó chủ tịchxây dựng cơbản

Phó chủ tịchnông nghiệp-nông thôn

Phó chủ tịchkinh tế

Phó chủ tịch

văn xã

VPđăng kí

q sửdụngđất

P tàinguyên

- môitrường

Phòngcôngthương

Phòngtàichính-kếhoạch

PhòngNôngnghiệp-PTNT

Phòng

Nội Vụ

2

VănphòngHĐND-UBND

Phòngvănhóa-Thôngtin

Phòng

y tế

Phònggiáodục-đào tạo

Phòngthanhtra

Có chức năng tham mưu các hoạt động của thường trực HĐND và UBNDhuyện, điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan, ngành, phòng ban cấphuyện (gọi chung là phòng), UBND các xã, thị trấn; tham mưu giúp HĐND vàUBND, chủ tịch HĐND- UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ởđịa phương; đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND huyện.

2 Nhiệm vụ

Xây dựng và trình chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý,năm của HĐND và UBND, chủ tịch, phó chủ tịch HĐND và UBND huyện, củacác phòng ban

Đảm bảo việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch hằng năm, dài hạn

Phối hợp văn phòng huyện ủy, các ban Đảng, UB mặt trận Tổ quốc Việt Namhuyện, giữ mối quan hệ phối hợp công tác với huyện ủy, các cơ quan đoàn thể

Công bố và truyền đạt các nghị quyết của HĐND huyện, quyết định, chỉ thị củaUBND; các văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên…

Quản lí và ban hành văn bản của thường trực HĐND và UBND huyện, côngtác công văn giấy tờ, văn thư- lưu trữ

Giải quyết khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật

Tổ chức hội họp, buổi làm việc, tiếp khách…và nhiệm vụ khác theo quy định

3 Tổ chức bộ máy

Chánh VP

P Chánh VP

Bộ phậnphục vụ

Văn lưu trữ

thư-Kế toán,tài vụ

CB thư kítổng hợp

Bộ phận”một

cửa”

Biên chế của văn phòng nằm trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp doUBND huyện phân bổ hằng năm.

4 Mối quan hệ công tác

Đối với các cơ quan cấp tỉnh : Văn phòng HĐND và UBND huyện có quan hệ

chặt chẽ với văn phòng UBND tỉnh, văn phòng HĐND và Đoàn đại biểu Quốc Hộitỉnh, Văn phòng các Sở, ngành,cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo

Với các cơ quan liên quan trong Huyện : Phối hợp văn phòng Huyện ủy xây

dựng chương trình làm việc của thường trực HĐND- UBND huyện; chuẩn bịnhững vấn đề UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện cần báo cáo trước Huyện ủy,thường vụ Huyện ủy để công việc được thống nhất Phối hợp cơ quan đóng trên địabàn huyện, các ban của HĐND để chuẩn bị nội dung kì họp HĐND trình bày tạicác kì họp HĐND

Quan hệ chăt chẽ với cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các

xã, thị trấn để nắm chắc mọi hoạt động trong địa bàn huyện; đôn đốc thực hiệnnhiệm vụ, thực hiện chế độ báo cáo theo các quy định

Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND và UBND Huyện: Thực hiện phối hợp

chặt chẽ với chi Bộ, chi ủy trong quá trình lãnh đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụchuyên môn của cơ quan

PHẦN II : BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ

ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN

QUẢNG XƯƠNG – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

CHƯƠNG I : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ

CÔNG TÁC VĂN THƯ

I VĂN PHÒNG

1 Khái niệm về văn phòng

Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng tuy nhiên chúng ta có thể hiểu vănphòng một cách chung nhất:

“ Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổnghợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điềukiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”

2 Vị trí, vai trò của Văn phòng

- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ quan, đơn vị

- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Là trung tâm kết nối các hoạt động quản lí, điều hành

- Là cầu nối giữa chủ thể quản lí và đối tượng quản lý

- Là dịch vụ tổng hợp cho mọi hoạt động của đơn vị nói chung và các nhà lãnhđạo nói riêng

- Là bộ máy giúp việc, bộ “nhớ” của cơ quan

3 Hoạt động chủ yếu của văn phòng

Công tác tham mưu tổng hợp; Chế độ thông tin, báo cáo; Công tác vănthư, lưu trữ; Công tác tài chính- kế toán; Công tác tiếp dân, cải cách hành chính;

Làm việc với các ngành, địa phương, các đoàn đến làm việc tại địa phương; Lưutrữ.

II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,các đợn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hànhvăn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu chohoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

2.1 Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý

và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung

cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

2.2 Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký

- Phân loại và trình lãnh đạo

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chứcnăng

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

3 Tổ chức công tác văn thư

3.1 Biên chế công tác văn thư

Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phứctạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình độthấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phongbì

Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá,phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn

bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởngđến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung

3.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến vàchức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hìnhthức phù hợp Các hình thức này bao gồm:

+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp

chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn

+ Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ

công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc

+ Hình thức văn thư hỗn hợp: Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng

ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước

4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầusau: Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn; Phải đảm bảo tính chính xác cao; Mức

độ bí mật của văn bản; Sử dụng trang thiết bị hiện đại

5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư

5.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng tronghoạt động của cơ quan Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý của cơ quan

Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại vănbản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan Vì vậy việc

tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quyđịnh chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền

với hoạt động của cơ quan.

5.2 ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính làphương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lýcủa Nhà nước

Góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừanâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng

và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ đểlàm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơquan Bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạmxảy ra trong quá trình hoạt động.

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạođiều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN

QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA

I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – THANH HÓA

1 Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc và trang thiết bị trong phòng Văn thư

 Cách bố trí cán bộ chuyên trách

gồm cán bộ văn thư Đoàn Thị Lan Nhung, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư - lưutrữ của Cao đẳng Nội vụ, phụ trách công tác văn thư của toàn UBND huyện; Thứhai là cán bộ lưu trữ Hoàng Thị Duyên, tốt nghiệp Học viện Hành chính Quốc gia

cơ sở Hà Nội, chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị phục vụ công tác văn thư củaUBND huyện, đồng thời quản lý cổng thông tin điện tử

chung là chánh văn phòng UBND Nguyễn Đình Dự, dưới Chánh văn phòng có haiphó chánh, Văn thư chịu sự chỉ đạo của Chánh văn phòng cũng như phó chánh

 Cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư của UBND huyện Quảng

xương:

Bộ phận văn thư nằm ở phòng trung tâm tại tầng 1 dãy nhà B của UBNDhuyện Trước năm 2012, bộ phận văn thư được bố trí cùng phòng làm việc với phóchánh văn phòng phụ trách kinh tế - xã hội Tới tháng 3 năm 2012 bộ phận văn thưđược tách thành một phòng riêng Phòng văn thư được bố trí nằm giữa phòng của

Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng, tiện lợi cho việc liên lạc giữa cán bộvăn thư và lãnh đạo.

 Trang thiết bị trong phòng :

Phòng văn thư được trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác, ngoài cơ sởvật chất về điện, nước, hệ thống quạt cây, quạt trần; đồng thời cán bộ văn thư đượctrang bị 03 tủ đựng tài liệu, và có tủ riêng để bảo quản con dấu … ngoài ra cònđược trang bị : 01 Điện thoại, 01 Máy Fax, 01 Máy in, 01 Máy Photo coppy, 01Máy tính có nối mạng nội bộ, mạng Intenet, 01 Máy Scan

2.Tổ chức công tác văn thư tại UBND huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hoá

2.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

a.Nguyên tắc chung

Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này cónhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bímật Văn bản đến cơ quan, đơn vị đều phải được thông qua đồng chí Chánh vănphòng Nguyễn Đình Dự hoặc đồng chí phó Chánh văn phòng Bùi Minh Thànhxem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

Thủ truởng cơ quan hoặc trưởng phòng có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra việc giảiquyết văn đến Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến tay ngườinhận đồng thời yêu cầu của các đơn vị, cá nhân làm đúng chức trách nhiệm vụ củamình trong việc giải quyết văn bản

b.Về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến của UBND huyện Quảng Xương

Mỗi ngày cán bộ văn thư tiếp nhận báo cùng văn bản đến thông qua nhân viênbưu điện Cán bộ văn thư trực tiếp kí nhận văn bản theo đúng cơ quan, số lượng,đúng quy định… Trường hợp sai sót phải thông báo cho lãnh đạo Tất cả các vănbản đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định, vănbản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng ký số thự đến theo từng loại, ngàytháng năm đến, sau đó trình Chánh hoặc phó Chánh văn phòng phân phối