báo cáo công tác văn thư ở ubnd quận ba đình

Khái niệm: Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan và việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ qua

CHƯƠNG I

II Lý luận chung về công tác Văn thư.

1 Khái niệm:

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản ( soạn thảo và ban hành văn bản ) trong các cơ quan và việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan đó

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu đảm bảo cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả

2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư là công việc không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạt động văn phòng Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cho nó có những ý nghĩa sau:

- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác

- Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết, phục vụ cho hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời đồng thời giữ được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay

- Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu, chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản

- Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan (cá nhân, tập thể) phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan

- Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ

- Đặc biệt đối với một cơ quan cấp Quận như UBND quận Ba Đình thì công tác văn thư lại càng mang một ý nghĩa quan trọng hơn Mặc dù chỉ là một cấp trung gian nhưng sự tồn tại đó có vai trò “trung chuyển, tập kết“ những quyết định quản lý, công văn, giấy tờ giữa các cơ quan cấp trên và cấp dưới đảm bảo cho việc thông tin liên lạc của hệ thống hành chính được thông suốt, hoạt động ngày càng hiệu quả hơn

3 Tổ chức công tác văn thư.

Để nghiên cứu tổ chức hoạt động văn thư cần xem hai nội dung chủ yếu sau đây:

* Biên chế công tác văn thư.

Bộ phận văn thư (có thể là tổ, phòng) hay cán bộ văn thư thường hoạt động dưới sự điều hành của văn phòng hoặc phòng hành chính Cũng có trường hợp dưới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan

Khi nghiên cứu xây dựng biên chế công tác văn thư cần dựa vào các yếu tố sau:

- Cơ cấu tổ chức của cơ quan

- Khối lượng công việc của công tác văn thư

- Số lượng văn bản, tài liệu của cơ quan bao gồm văn bản đến, văn bản

đi, văn bản nội bộ

Trên cơ sở phân tích các yếu tố trên có thể bố trí trong cơ quan một nhân viên kiêm nhiệm hay chuyên trách, một tổ hay một phòng văn thư

Ngoài ra, việc bố trí cán bộ có một ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của toàn cơ quan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí làm công việc khó, phức tạp (dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ), những cán bộ trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản có tính kỹ thuật đơn thuần (vào sổ văn bản, viết phong bì…)

Cán bộ văn thư ngoài các yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa cần phải có các phẩm chất cần thiết như: trung thực, điềm đạm, cẩn thận, cần cù, lịch sự trong giao tiếp Một khi chỉ một trong các phẩm chất đó không đạt yêu cầu sẽ gây khó khăn cho việc thực thi công vụ ảnh hưởng tới năng suất, chất lượng công tác văn thư nới riêng và đến công việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của toàn cơ quan

* Hình thức tổ chức văn thư.

Hình thức tổ chức văn thư có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình xử lý

và quản lý văn bản, giấy tờ của cơ quan, đến kết quả hoạt động của cơ quan nói chung Do đó cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Trên thực tế thường áp dụng ba hình thức tổ chức công tác văn thư, đó là: tập trung, phân tán, hỗn hợp

- Hình thức văn thư tập trung được áp dụng khi hầu hết các tác nghiệp

chuyên môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị Hình thức này thường được áp dụng tại các cơ quan đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ ít

- Hình thức văn thư phân tán được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp

vụ công tác văn thư được giải quyết ở cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ

quan Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn bản đến, đi, có nhiều cơ sở cách xa nhau

- Hình thức văn bản hỗn hợp được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ

chủ yếu của công tác văn thư như đánh máy, sao in, đăng kí văn bản được tổ chức thực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải quyết văn bản, lưu văn bản trong quá trình văn thư được thực hiện ở các đơn

vị, bộ phận khác của cơ quan Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước

4 Nội dung chính của công tác văn thư:

Công tác văn thư bao gồm các nhóm công việc chủ yếu sau đây:

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Công tác lập hồ sơ hiện hành

- Công tác quản lý văn bản “mật”

CHƯƠNG II

II Nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư UBND quận Ba Đình.

Qua 2 tháng thực tập tại UBND quận Ba Đình được trực tiếp nghiên cứu hoạt động của công tác văn thư, em nhận thấy công tác văn thư ở đây được triển khai khá tốt và hoạt động có hiệu quả tuy nhiên không tránh khỏi những hạn chế nhất định

1 Những ưu điểm đã đạt được.

Về trang thiết bị và phương tiện làm việc phục vụ công tác văn thư đã được trang bị khá đầy đủ như giá tài liệu, bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy sao, in

văn bản, máy vi tính, hệ thống máy vi tính và được cài đặt một chương trình riêng về xử lý và quản lý công văn đi, đến

Về trình độ cán bộ, công nhân viên làm công tác văn thư: đều đã qua các trường lớp đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu Cán

bộ, công nhân viên trong phòng có năng lực, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và có tinh thần học hỏi thêm các kỹ năng mới để phục vụ tốt hơn cho công việc của mình

Địa điểm của phòng văn thư ở ngay dưới tầng 1 thuận tiện cho việc tiếp nhận công văn giấy tờ Cách bố trí phòng làm việc cũng rất hợp lý và phù hợp với công việc của từng người Mỗi nhân viên có một bàn làm việc riêng với một máy vi tính Ngoài ra bàn giao dịch công văn giấy tờ còn được bố trí vừa tạo thành một vách ngăn rất khoa học

Việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý Nhà nước tại UBND đã có nhiều tiến bộ, văn bản ban hành được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước như đảm bảo về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, văn viết trong văn bản ngắn gọn, rõ ràng, chính xác dễ hiểu, dễ nhớ, đáp ứng được việc đảm bảo thông tin cho quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan Các văn bản của Trung Ương được tiếp nhận và triển khai có hiệu quả đồng thời các văn bản của địa phương được xử lý nhanh chóng

Thực hiện nghiêm túc quy trình quản lý văn bản, quản lý con dấu, quy định thể thức văn bản theo quy định của chế độ công tác văn thư UBND quận

và các văn bản hướng dẫn của Chính Phủ và Cục văn thư lưu trữ Nhà nước.Việc thực hiện kiểm tra các văn bản khi tiếp nhận một cách chặt chẽ và

ký vào sổ giao nhận của văn bản của nhân viên bưu điện và nhân viên giao liên đưa đến do đó không xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa những người có liên quan đến văn bản mà xác định nhanh chóng, chính xác lỗi thuộc

về bộ phận, cá nhân nào nếu xảy ra trường hợp văn bản đến trễ không kịp giải

quyết công việc nêu trong văn bản Việc thực hiện phân loại văn bản đến để mở

bì, đăng ký văn bản đúng với quy định Việc đăng ký được thực hiện một cách đầy

đủ thuận lợi cho việc quản lý và tra cứu tài liệu đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và sử dụng văn bản của các cá nhân và bộ phận trong UBND Việc chuyển giao văn bản đến các bộ phận, cá nhân đúng thời gian và đối tượng đảm bảo công việc đạt kết quả cao

Công tác rà soát, kiểm tra thể thức văn bản của UBND trước khi ký ban hành được coi trọng, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót

Triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư một cách tích cực và hữu hiệu nhất là việc ứng dụng chương trình phần mềm của Cục văn thư lưu trữ vào việc quản lý văn bản khiến cho công tác văn thư được thực hiện với tiến độ nhanh tránh tình trạng văn bản tồn đọng quá lâu mà không kịp giải quyết

UBND quận Ba Đình luôn quan tâm bố trí cho cán bộ văn thư đi học nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, kiến thức về chuyên môn, đạo đức của người cán bộ

2 Những nhược điểm còn tồn tại.

Hiện nay, công tác văn thư tại hầu hết các cơ quan tổ chức đều chưa được quan tâm, coi trọng đúng mức Người ta cho rằng công tác văn thư là công việc đơn giản, có thể thực hiện theo cảm tính và kinh nghiệm Nhưng thực tế đã chứng minh công tác này vô cùng quan trọng mà chỉ một sai sót nhỏ cũng sẽ dẫn tới những hậu quả khó lường Trong quá trình thực tập tại UBND quận Ba Đình và có dịp tìm hiểu về công tác văn thư em nhận thấy công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình còn một số tồn tại cơ bản sau:

- Văn bản chỉ đạo về công tác văn thư tuy đã được chú ý xây dựng nhưng vẫn còn thiếu Những quy định được ban hành một cách chung chung chưa đi sâu vào chi tiết hướng dẫn cụ thể Hầu hết các văn bản cụ thể chủ yếu

về quản lý văn bản Còn các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư như xây dựng và ban hành văn bản, quản lý hồ sơ, con dấu hoàn toàn thực hiện theo những văn bản chung về công tác văn thư

- Số lượng cán bộ làm công tác văn thư còn thiếu so với nhu cầu công việc Điều này đôi khi còn tạo nên áp lực tâm lý căng thẳng cho cán bộ làm công tác văn thư, dẫn đến hiệu quả trong công tác không cao

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề: phòng làm việc văn thư quá nhỏ, trang thiết bị chưa được sử dụng và khai thác hết chức năng nên không phát huy hết năng lực đội ngũ cán bộ, hiệu quả công việc chưa cao Đặc biệt là máy vi tính mới chỉ được ứng dụng vào việc đánh máy, in văn bản, đăng ký văn bản đến, đi chứ chưa được ứng dụng rộng rãi vào việc quản lý, xử lý văn bản

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn nhiều sai sót Chủ yếu các văn bản sai về thể thức trình bày, trình bày không chính xác theo các quy định của Nhà nước Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và

sử dụng còn chưa cao Văn bản chưa được chuẩn hoá, đặc biệt là những văn bản lưu hành nội bộ

- Khối lượng công việc đôi khi quá nhiều dẫn tới tình trạng vào sổ không kịp khiến công văn , giấy tờ bị tồn đọng Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời Tình trạng văn bản không được xử lý không phải là cá biệt Ước tính 1 năm phòng văn thư UBND quận Ba Đình xử lý 13640 văn bản Trung bình mỗi ngày phòng phải

xử lý 54 văn bản Đây là một con số đáng kể phản ánh khối lượng công việc khá đồ sộ mà phòng đảm nhận

- Phần mềm thực hiện đăng ký văn bản đôi khi vẫn xảy ra tình trạng bị lỗi làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc Tình trạng máy vi tính nhiễm

vi-rút ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình quản lý văn bản Điều này cần thiết UBND phải đầu tư mua sắm thêm phần mềm diệt vi-rút hiện đại

- Thực hiện các chế độ nghiệp vụ văn thư, như lập hồ sơ hiện hành chưa được quan tâm và đi vào nền nếp

* Nguyên nhân của những hạn chế đó:

Về khách quan:

- Do đặc thù của quận với sự hoạt động mạnh mẽ của các ngành kinh tế, công nghiệp, thương mại, du lịch, dịch vụ khiến cho khối lượng công việc hàng ngày của UBND quận là rất lớn Trong khi đó phòng Văn thư lại có diện tích không đủ lớn và số lượng nhân viên văn thư còn hạn chế khó đáp ứng yêu cầu công việc luôn được thực hiện nhanh chóng Bộ phận văn thư UBND quận Ba Đình có tất cả 3 nhân viên trong đó có 1 nhân viên văn thư, 1 nhân viên lưu trữ và 1 nhân viên giao liên Nhân viên giao liên hay còn gọi là giao thông thường xuyên phải đi lại chuyển phát văn bản Trong những ngày cao điểm khi số lượng văn bản đến và đi nhiều thì không tránh khỏi công việc bị

ùn tắc UBND quận có thể tăng thêm biên chế cho phòng văn thư 4 nhân viên

để công việc được giải quyết nhanh chóng hơn

- Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo thực hiện công tác văn thư đã được xây dựng nhưng chưa thật sự thống nhất, nhiều khi còn mâu thuẫn khiến việc

tổ chức thực hiện còn nhiều khó khăn

Về chủ quan:

- Chế độ chính sách đãi ngộ đối với cán bộ làm công tác văn thư chưa được quan tâm thích đáng Chính điều đó khiến cán bộ văn thư quận chưa thể phát huy hết tâm huyết của mình gắn bó với nghề nghiệp, năng suất công việc chưa được đạt ở mức cao nhất

- Công tác kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với công tác văn thư chưa được thực hiện thường xuyên

- Cán bộ văn thư chưa được thường xuyên trang bị những kiến thức văn thư hiện đại đặc biệt là việc nâng cao trình độ công nghệ thông tin, sử dụng phương tiện hiên đại trong công tác văn thư Điều này khiến cho chất lượng công tác chưa cao, cũng là một yếu điểm của chúng ta so với các nước trên thế giới

- Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư còn hạn chế khiến việc mua sắm trang thiết bị, nâng cao nghiệp vụ cũng như các hoạt động khác liên quan tới văn thư chưa được quan tâm giải quyết

CHƯƠNG III

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

VĂN THƯ UBND QUẬN BA ĐÌNH

II Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư UBND quận Ba Đình.

Công tác văn thư là một mảng công việc quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được,

và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong hoạt động văn phòng, có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc quản lý Nhà Nước

Công tác văn thư mà được tổ chức một cách khoa học, các khâu nghiệp

vụ, cán bộ văn thư có sự phối hợp nhịp nhàng trong việc thực hiện thì hiệu quả hoạt động sẽ cao Hiệu quả này sẽ được thể hiện ở số lượng văn bản giải quyết mỗi năm, ở chỗ cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi đơn vị Vì thế tổ chức khoa học công tác văn thư là một yêu cầu đối với mọi cơ quan tổ chức

Công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình trong những năm qua đã đạt được những thành tựu nhất định Song bên cạnh đó vẫn còn không ít những tồn tại Để công tác này được hoạt động một cách có hiệu quả, UBND quận

Ba Đình cần phải hoàn thiện một số vấn đề sau:

1 Hoàn thiện công tác thể chế

Thể chế được hiểu là khung pháp luật tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động của công tác văn thư được thực hiện một cách hiệu quả nhất Như vậy thể chế được tạo thành bao gồm những văn bản luật, quy phạm pháp luật điều chỉnh những mặt hoạt động của công tác văn thư Hòa cùng công cuộc cải cách hành chính, công tác văn thư UBND quận Ba Đình cần phải thường xuyên đổi mới theo hướng cải cách hành chính vì vậy những văn bản quy định hướng dẫn