CHƯƠNG 1

vai trò của thư ký và nhân viên hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp, cơ quan - Phân biệt được công việc quản trị và công việc quản trị hành chính văn phòng - Phân biệt được chức

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm và các chức năng của văn phòng

- Trình bày được những nội dung cơ bản về quản trị hành chính văn phòng: Quản trị hành văn phòng là gì? tại sao phải quản trị hành chính văn phòng? những ai quản trị hành chánh văn phòng? vai trò của thư ký và nhân viên hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp, cơ quan

- Phân biệt được công việc quản trị và công việc quản trị hành chính văn phòng

- Phân biệt được chức năng và nhiệm vụ của thư ký và nhân viên hành chính văn phòng

 Nội dung:

1.1 VĂN PHÒNG

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Theo nghĩa hẹp thì văn phòng là

trụ sở - nơi làm việc của một cơ

quan, tổ chức Văn phòng cũng có

thể biểu thị một bộ phận trong một

tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn

liền với các hoạt động liên quan đến

những công việc chung, đối nội, đối

ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (văn phòng Sở, văn phòng ủy ban hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức)

Theo nghĩa rộng thì văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức

Về mặt pháp lý, văn phòng còn có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại,…

Mặc dù văn phòng có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau nhưng đều có đặc điểm chung, đó là:

- Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, tổ chức

- Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có 3 chức năng:

1.1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Văn phòng tham mưu cho các cấp lãnh đạo tổ chức tổng hợp, điều phối hoạt động của tổ chức theo chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác quản lý cán bộ, nhân viên của tổ chức Tham mưu là hoạt động hỗ trợ nhằm giúp tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt kết quả cao nhất Muốn vậy, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài sau đó phân tích, quản lý, sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc, trình tự nhất định Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như giúp các nhà lãnh đạo xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp nhà lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho lãnh đạo và đề xuất các phương án giải quyết

Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp ý kiến từ các bộ phận khác cung cấp cho nhà quản lý.Văn phòng cũng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn,

nghiệp vụ và tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp

Chức năng tham mưu, tổng hợp là 2 công việc nhưng cùng một mục đích thống nhất là trợ giúp các nhà lãnh đạo có cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định đúng đắn, hiệu quả cho mục tiêu hoạt động của tổ chức

1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành:

Ngoài chức năng tham mưu tổng hợp, văn phòng còn là nơi hoạch định và kiểm soát các quy trình, phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan để các hoạt động được vận hành một cách hiệu quả; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức văn bản,…Đây thuộc về chức năng giúp việc điều hành của văn phòng, thông qua các công việc cụ thể như:

+ Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày

+ Thực hiện các hoạt động lễ tân

+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác

+ Tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản

1.1.2.3 Chức năng hậu cần:

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ cho cán bộ, công nhân viên và tổ chức việc quản lý, sử dụng kinh phí của

cơ quan, tổ chức Các yếu tố này cần phải được phân phối, bổ sung và cung ứng kịp thời để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được vận hành thông suốt

và thuận lợi Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng có các nhiệm vụ sau:

- Hoạch định chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

- Thu thập, xử lí, quản lí và sử dụng thông tin

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

- Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của văn phòng

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật tư tài sản của cơ quan

1.2 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.2.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng:

1.2.1.1.Quản trị là gì?

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

Tài nguyên bao gồm:

- Tài nguyên hữu hình: vốn, nhân lực, cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ,…

- Tài nguyên vô hình: trình độ quản lí, thông tin,…

- Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó

- Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan

hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó

- Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể

để đạt được mục tiêu của tổ chức

- Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu

1.2.1.2 Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như:Quản lý công tác lễ tân, khánh tiết; đưa đón và tiếp khách cho cơ quan; sắp xếp lịch làm việc, lịch họp; đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan;quản lý hạ tầng - trang thiết bị; chấm công - thực thi chính sách nhân sự; xử lý thông tin ra vào; tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan,…

Mặc khác, hành chính văn phòng còn là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả

1.2.1.3.Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lí thông tin

Công tác văn phòng là một trong nhiều lĩnh vực công tác của một cơ quan,

tổ chức Công tác văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng Vì vậy trên cơ sở các chức năng chung của quản trị, chức năng quản trị hành chính văn phòng cũng có những nội dung riêng, cụ thể

1.2.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

- Hoạch định công việc hành chính văn phòng

- Tổ chức công việc hành chính văn phòng

- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

- Dịch vụ công việc hành chính văn phòng

Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch

vụ hành chính văn phòng là 4 bánh xe

1.2.3.Thế nào là công việc quản trị và công việc hành chính văn phòng?

Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Họ làm việc với con người và với các ý tưởng

Công việc hành chính văn phòng có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp Tất cả các nhân viên hành chính, các cấp quản trị, tất cả mọi người ở mức độ khác nhau đều làm công việc hành chính Công việc hành chính văn phòng gồm rất nhiều công việc cụ thể như: điện thoại, tiếp tân, tiếp khách, soạn thảo văn bản, xử

lí công văn đến/ đi… và phải sử dụng đồ nghề và các trang thiết bị hành chính văn phòng để hoàn thành công việc

Mối tương quan của công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị tùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau Cấp quản trị càng cao thì hầu hết công

việc thuộc về lãnh vực quản trị và ngược lại công việc của cấp quản trị càng thấp là hoạt động chuyên môn, thực tiễn

1.2.4 Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học

Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển Hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị

1.2.4.1 Văn phòng “không giấy”

Văn phòng không giấy là một môi trường làm việc trong đó việc sử dụng giấy được loại bỏ hoặc giảm đáng kể Điều này được thực hiện bằng cách chuyển đổi các tài liệu và các giấy tờ khác vào dạng kỹ thuật số Những người ủng hộ cho rằng "sẽ không cần giấy tờ" có thể tiết kiệm tiền, tăng năng suất, tiết kiệm không gian, làm cho tài liệu hướng dẫn và chia sẻ dễ dàng hơn, thông tin và lưu giữ thông tin cá nhân an toàn hơn, đông thời có khả năng bảo vệ môi trường

Ngày nay nhờ có máy vi tính và nối mạng vi tính để xứ lý thông tin nội bộ

và bên ngoài, người ta không cần phải sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận Các văn bản sẽ được xử lý và truyền trên mạng Để lưu giữ văn bản, ngoài việc lưu giữ theo cách truyền thống như các cặp hồ sơ, phim, microphim, băng từ, đĩa từ, người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao chép các dữ liệu cần thiết Đặc biệt sự xuất hiện của các đĩa cứng, công nghệ xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần

1.2.4.2 Văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là một văn phòng hiện đại kết hợp các hệ thống máy tính

và công nghệ thông tin để xử lý công việc văn phòng.Văn phòng điện tử được xem như tự động hóa văn phòng bao gồm các ứng dụng của máy tính và công nghệ truyền thông để nâng cao năng suất của tất cả các nhân viên văn phòng, bao gồm

cả văn thư, hành chính chuyên nghiệp và quản lý điều hành

1.2.4.3 Văn phòng tự động

Sử dụng các phần mềm tin học vào công việc hành chính văn phòng Các phần mềm này do cơ quan, doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê các công ty tin học viết Chi phí ban đầu bỏ ra lớn Đây là mô hình phổ biến với sự phát triển khoa học công nghệ như hiện nay

Ví dụ: phần mềm mOffice là hệ thống Văn phòng điện tử thông minh dành

riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ; được sử dụng trên đa nền tảng (Website, Smartphone, Tablet) với mục tiêu quản lý các hoạt động hành chính văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại nhưng vẫn đảm bảo tính đơn giản và linh hoạt mOffice gồm những tính năng như quản lý và trình ký văn bản, danh bạ cán bộ, thư viện tài

liệu, truyền thông nội bộmang lại các lợi ích vượt bậc như:

- Đơn giản hóa việc trình ký và quản lý văn bản

- Ký duyệt và xem văn bản mọi lúc, mọi nơi giúp thay đổi thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công

- Truyền thông qua chức năng bảng tin nội bộ giúp nhắc nhở và thông tin đến nhân viên một cách kịp thời, nhanh chóng

- Tạo dựng thư viện tài liệu phục vụ cho công việc theo từng nhóm ngành, thuận lợi tra cứu lúc cần thiết

- Quản lý, tra cứu thông tin cá nhân, đơn vị một cách chính xác nhất

- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và ưu việt hơn

- Tiết kiệm chi phí văn phòng

Ngoài ra, khi đầu tư mua sắm máy móc trang thiết bị văn phòng, cần ưu tiên các loại thiết bị tự động nhằm tiết kiệm thao tác, cử động và thời gian di chuyển của những người làm công tác hành chính văn phòng

1.2.4.4 Văn phòng “thế kỷ 21”

Những cách tiếp cận về văn phòng hiện đại trong thế kỷ 21 không thể dừng lại ở đó Với những tiến bộ trong công nghệ, các nhà nghiên cứu vẫn đang tiếp tục

đề ra những giải pháp cho “Văn phòng trong tương lai”, trong đó văn phòng chính

là sự kết hợp giữa 3 yếu tổ cơ bản: “Tài sản” (property), “Công nghệ (Technology)

và “Con người” (People) và các phương pháp:

- Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng

- Từng bước tin học hoá công tác văn phòng Sử dụng các mạng nội bộ (LAN), mạng quốc tế internet (WAN)

- Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tính, máy Fax, máy photocopy, điện thoại, Internet…

- Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính…

1.3 NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.3.1 Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng

 Chức năng của nhà quản trị:

Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp

 Chức năng của nhà quản trị hành chính văn phòng:

Nhà quản trị hành chính văn phòng trước tiên phải là nhà quản trị Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ chính: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra tất cả các hoạt động văn phòng của cơ quan tổ chức; đồng thời lãnh đạo và dẫn dắt nhân viên để đạt được các mục tiêu của cơ quan tổ chức đặt ra

1.3.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Theo Nguyễn Hữu Thân (Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, 2004), nhà nhà quản trị hành chính văn phòng cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau:

- Là một nhà trí thức được đào tạo trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng

- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể cán

bộ nhân viên trong công ty

- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mới

- Gần gũi, biết hòa đồng, đồng cảm với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên

- Có óc khôi hài, giúp làm việc và dịu đi những tình huống khó khăn

- Có phong cách lịch sự

- Có khả năng kiểm soát cảm xúc

- Có nhiều ý tưởng, sáng kiến

- Tự tin

- Có óc phán đoán

- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

1.3.3 Chức vụ của các cấp quản trị hành chính văn phòng

 Chánh văn phòng (trưởng phòng Hành chính)/ Phó chánh văn phòng (phó phòng hành chính)

 Giám đốc hành chính/ Phó Giám đốc hành chính (trong các tổ chức kinh doanh)

 Trợ lí hành chính

 Trưởng phòng xử lí văn bản/ Trưởng phòng hồ sơ/Trưởng bộ phận lễ tân

 …

1.4 THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP

1.4.1 Khái niệm thư ký

Thư ký (tiếng Anh là Secretary) là một từ rất thông dụng trên thế giới, chỉ một loại công việc, một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với hoạt động quản lý

Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế IPS (International Professional Secretaries) đã định nghĩa thư ký như sau:

“Thư ký là người trợ lý của các cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp

vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”

Nói một cách cụ thể hơn, thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hànhtrong văn phòng như: thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính; sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình làm việc, tổ chức cuộc họp, hội nghị, các chuyến công tác cho các cấp lãnh đạo Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ) Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng Người thư ký trong một văn phòng hiện đại ngày nay không còn phân ra từng công việc riêng lẽ như thư kývăn thư, thư ký hội nghị, thư ký văn phòng haythư ký giám đốc nữa mà lànhư một sự tổng hợp của tất cả các công việc văn phòng Họ là người trợ giúp việc đắc lực cho các cấp quản trị (đặc biệt là quản trị cấp cao), để giải phóng nhà quản trịra khỏi những công việc có tính chất sự vụ, giúp nhà lãnh đạo có thời gian tập trung đầy đủ vào những công việc quan trọng về kinh doanh và sản xuất

Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụvăn phòng xuất hiện từ những thập niên 1980 Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm rất nhiều khối lượng công việc của thư

ký nay đã giảm tương đối nhiều Ngoài ra thì công việc lưu trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm tài liệu chiếm mất nhiều thời gian Hiện nay, với sự trợ giúp của máy tính thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn Đối với các doanh nghiệp, từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày nay thư ký thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các quan

hệ với những người cùng cộng tác, với khách hàng

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của thư ký

1.4.2.1 Chức năng của thư ký

Có hai nhóm chức năng:

- Nhóm chức năng có liên quan đến việc tổ chức công tác thông tin như: xử lý văn bản đi, đến; đăng ký văn bản; giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng; soạn thảo các văn bản,…