Phân tích tổng quan về quản trị dự án

Vai trị của nhà quản trị dự án: Hoạch định- Tổ chức- kết hợpintegration- Kiểm sốt- Lãnh đạo- Ra quyết định- Truyền thơng- xây dựng mơi trường hỗ trợ dự án: Vai trò trong hoạch định:  L

PHÂN TÍCH TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Dự án và công việc dự án thường trái ngược với các qui trình Qui trình mô tả những hoạt động thường ngày của tổ chức, trong khi đó công việc dự án thì thường được dùng để diễn tả những điều gì ngoài công việc hằng ngày Tuy nhiên trong một vài lĩnh vực như xây dựng, nghiên cứu và thiết kế phần mềm, công việc thường ngày là thực hiện dự án

Dự án là gì? Dự án có rất nhiều định nghĩa khác nhau và rất khó để định nghĩa:

“Dự án là một tập hợp con người và các nguồn khác nhau tạm thời kết hợp lại để đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó, thông thường với với một chi phí và trong một thời gian cố định Dự án thường kết hợp với các sản phẩm hoặc quy trình đang được thực hiện lần đầu tiên hoặc thủ tục được biết đến đang được thay đổi.”

Graham(1985) pp.1-2( quoted in Buchanan and Boddy)

“Hình thức đơn giản nhất của dự án là một nhiệm vụ riêng biệt với các mục tiêu được xác định thường bao gồm thời gian, giá thành và mục tiêu chất lượng tất cả các dự

án phát triển thông qua một chuỗi "vòng đời" tương tự nhau, trong thời gian đó những điểm bắt đầu và những điểm kết thúc được ghi nhận Thêm vào đó các mục tiêu của dự án

có thể được xác định bằng nhiều cách, thí dụ như; tài chính, xã hội và kinh tế, điều quan trọng là các mục tiêu được xác định và hạn chế của dự án”

AMP(1993) p.11

Các đặc điểm của dự án:

-Dự án là nhiệm vụ duy nhất: mỗi dự án sẽ khác khác nhau ở một vài khía cạnh -Dự án có các mục tiêu cụ thể để đạt được.

-Dự án cần các nguồn lực.

-Dự án cần ngân sách.

-Dự án cần tiến độ.

-Áp dụng việc đo lường chất lượng.

Quản trị dự án là gì?

Quản trị dự án là một nhóm các nguyên tắc, phương pháp, và kỹ thuật mà mọi người áp dụng nhằm vạch kế hoạch, thực hiên, kiểm soát các công việc dự án một cách hiệu quả Mục tiêu của quản trị dự án là tối ưu hóa chi phí, thời gian và chất lượng dự án

Cấu trúc tổ chức liên quan đến dự án: có ba loại cấu trúc, mỗi loại có những thuận

lợi và bất lợi riêng

Cấu trúc tổ chức theo chức năng:

Thuận lợi: Sự hiểu rõ đội nhóm, các hệ thống hành chính đã được thiết lập, sự sẳn có

nhân viên, hiệu quả lên kế hoạch, thẩm quyền rõ ràng

Bất lợi: Cấu trúc nầy dự án bị cô lập, các guồn lực bị giới hạn, các qui trình quan liêu, thiếu

trọng tâm dự án, chỉ tập trung vào các phòng ban

Cấu trúc tổ chức theo dự án:

Thuận lợi: Thẩm quyền trong dự án rõ ràng, truyền thông trong dự án được đơn giản hóa, tiếp cận chuyên môn đặc biệt, tập trung ưu tiên vào dự án

Bất lợi: Tăng nỗ lực gấp đôi, động lực và sự trung thành không rõ nét, sự ganh đua trong nội

bộ công ty

Cấu trúc ma trận:

Thuận lợi: Trọng tâm dự án rõ ràng, bố trí nhân lực linh hoạt, khả năng thích ứng với

các kỹ năng và nhu cầu quản lý, các cơ hội phát triễn nhân viên, khả năng thích ứng với những thay đổi trong kinh doanh

Bất lợi: Các xung đột nội bộ, sự phản kháng đối với sự kết thúc, các mối quan hệ thẩm

quyền và mệnh lệnh phức tạp, các hệ thống ghi nhận đóng góp của nhân viên phức tạp

Các bên liên quan đến dự án: Ngoài quản lý dự án, thành viên đội dự án còn có một số lượng lớn người có liên quan đến dự án bằng cách nầy hay cách khác

Nhà tài trợ (Sponsor): là người cung cấp các nguồn lực cho dự án

Người chủ trương, đề xuất dự án( Champion): là người đề xuất dự án

Người sử dụng(client): là người hoặc tổ chức sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của dự án Người sử dụng có thể là nhà tài trợ hoặc nhà đề xuất dự án

Khách hàng(customer): giống như người sử dụng(client) Nghĩa chung nhất là người mua dự án, những người quan tâm đến dự án

Chủ dự án( Owner):Mặc dù xuất hiện trong Boddy Buchanan(1992) nhưng thuật ngữ nầy ít được sử dụng Nó có nghĩa giống như Client và Customer

Các bên liên quan khác(Stakeholder): Những người không trực tiếp liên quan đến dự án tuy nhiên quan tâm và ảnh hưởng đến sự hoàn thành và thành công của dự án Có thể liên quan trực tiếp đến dự án và cũng có thể không

Để có thể hiểu được các kỹ năng cần thiết cho nhà quản trị dự án, ta xem xét vai trò của nhà quản trị dự án:

Vị trí của nhà quản trị dự án trong sự phát triển của doanh nghiệp:

Vai trị của nhà quản trị dự án: Hoạch định- Tổ chức- kết hợp(integration)- Kiểm sốt- Lãnh đạo- Ra quyết định- Truyền thơng- xây dựng mơi trường hỗ trợ dự án:

Vai trò trong hoạch định:

 Lập kế hoạch các cơng việc cần làm

 Thiết lập mục tiêu dự án và các yêu cầu cần thực hiện

 Phối hợp cùng với các chuyên gia để hoạch định và ước tính chi phí

 Xác định những sự kiện quan trọng của dự án

 Dự trù các tình huống bất ngờ

 Tránh thay đổi kế hoạch, trừ trường hợp cần thiết

 Chuẩn bị hợp đồng qui định đúng giữa các bên

 Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác định trách nhiệm mỗi cá nhân, thời gian và chi phí thực hiện

 Thực hiện theo kế hoạch

Vai trò trong tổ chức:

 Tổ chức thực hiện dự án theo cơng việc yêu cầu nhằm thỏa mãn khách hàng

 Phân chia( break down) dự án thành những cơng việc cụ thể cĩ thể đo lường được

 Thiết lập tiến độ dự án

 Xác định các nguồn lực của dự án : Tiền- Nhân lực- Trang thiết bì- Điều phối, quản lý thời gian

 Thiết lập sơ đồ tổ chức cho mỗi dự án, trong đĩ cần chỉ ra ai làm gì

 Xác định quyềnvà trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia dự án

 Quản lý các bên cĩ liên quan đến dự án

 Động viên nhĩm thực hiện dự án

Vai trò trong phân công- lãnh đạo

 Xác định rõ ràng các cơng việc cần thực hiện và lựa chọn người thực hiện

 Thực hiện buổi họp giới thiệu mục tiêu của dự án cho các thành viêncủa dự án từ lúc bắt đầu dự án

 Giải thích rõ ràng với các thành viên về cơng việc của họ

 Làm cho các thành viên hiễu rõ và đồng ý với yêu cầu của dự án về chất lượng, kinh phí và thời gian thực hiện

Vai trị trong hướng dẫn- xây dựng mơi trường hỗ trợ dự án:

 QLDA phải đủ năng lực để phối hợp các lĩnh vực quan trọng của dự án

 QLDA phải thể hiện mối quan tâm và sự nhiệt tình thực hiện dự án

 Tạo cơ hội cho mọi người cĩ thể tiếp cận được, cơng khai các vấn đề và giải quyết vấn

đề theo quan điểm cùng hợp tác

 Phân tích và khám phá các vấn đề kịp thời để sớm tìm được cách giải quyết.

 Cung cấp các tài nguyên cần thiết để thực hiện cơng việc và hồn thành dự án

 Nhận thức được tầm quan trọng của các thành viên, ngợi khen họ khi cơng việc được thực hiện tốt, hướng dẫn họ khắc phục sai lầm và xây dựng một nguồn nhân lực cĩ hiệu quả

Vai trị trong kiểm sốt:

 Quản lý giai đoạn bắt đầu:

 Kiểm tra và quản lý: Các yếu tố của quản lý dự án, đo lường tình trạng dự án

 Kiểm tra và quản lý giá thành:

 Duy trì tiến độ dự án:

 Quản lý chất lượng và sự thay đổi: duy trì chất lượng, nguyên nhân và kết quả của sự thay đổi, quản lý tình trạng dự án

 Thường xuyên ghi nhận và theo dõi quá trình thực hiện các công việc trong thực tế và theo kế hoạch

 Duy trì một biểu đồ bảng tính để so sánh chi phí và thời gian thực hiện công việc trong thực tế và theo kế hoạch

 Ghi nhận lại các cuộc họp, các cuộc nĩi chuyện bằng điện thoại, và các cuộc trao đổi thỏa thuận hợp đồng

 Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tình hình thực hiện dự án

Vai trị truyền thơng: các bên liên quan( stakeholders) Những người khơng trực tiếp

liên quan đến dự án tuy nhiên quan tâm và ảnh hưởng đến sự hồn thành và thành cơng của dự

án, nên các thơng tin của dự án phải được đảm bảo được thơng tin kịp thời đến họ

 Xác định các bên cĩ liên quan đến dự án:

 Các thơng tin về dự án: sự thay đổi, tiến độ…vv phải được gửi đến nơi cần thơng tin đĩ

 Tổ chức như là một mạng truyền thơng để đảm bảo việc nhận và truyền đi các thơng tin

về dự án

 Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tình hình thực hiện dự án

 Thơng tin kinh nghiệm;

 Thơng tin dự án hiện thời:

 Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thơng tin hỗ trợ:

Vai trò kết hợp( điều hành dự án) : Đây là vai trò quan trọng và khó khăn trong dự

án Mỗi dự án là một hệ thống bao gồm các phần quan hệ và kết nối với nhau Để kết hợp thành công dự án cần thực hiện quản lý các lĩnh vực: Quản lý tổng hợp- Quản lý phạm vi- Quản lý thời gian dự án- Quản lý chi phí- Quản lý chất lượng- Quản lý nhân lực- Quản lý thời gian- Quản lý thông tin dự án- Quản lý rủi ro- Quản lý hồ sơ dự án:

 Dự án bắt đầu đúng mục tiêu đề ra( on the right foot)

 Hoạch định cho việc kết hợp các yếu tố trong dự án

 Phát triển các cấu trúc phân chia công việc kết hợp, tiến độ, ngân sách

 Phát triển việc kiểm soát dự án được kết hợp

 Quản lý xung đột:

 Dẹp bỏ những cản trở trong công việc

 Sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ, công việc:

 Tạo điều kiện thuận lợi chuyển giao dự án cho tổ chức:

 Thiết lập mối liên lạc truyền thông:

Vai trò ra quyết định: Ra quyết định trong dự án phần lớn phụ thuộc vào các yếu tố,

sự không chắc chắn trong kinh doanh, sự phức tạp trong kinh doanh, các giải pháp thay thế

có sẳn…vv

Để đáp ứng được vai trò của quản trị dự án như đã nêu trên, và quản lý được : sự phối hợp, quản lý phạm vi, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý nguồn nhân lực, quản lý truyền thông, quản lý rủi ro, quản lý mua sắm Nhà quản trị dự án cần có các kỹ năng sau: Các kỹ năng con người, Kỹ năng dự án, Kỹ năng kết hợp, điều phối các nguồn lực dự án, các kỹ năng kỹ thuật, kiến thức về tổ chức, và các kỹ năng khác

1) Kỹ năng con người: bao gồm kỹ năng lãnh đạo (tư duy, tổ chức và chuyên

môn)-kỹ năng giao tiếp

Các nhà quản lý dự án cần sử dụng sự ảnh hưởng và sự thuyết phục hơn là sử dụng thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cũng cần biết khi nào sử dụng thì sử dụng mỗi phương thức đó để phát huy quyền hạn của người quản lý dự án Tuyển dụng, phân công giao việc hợp lý, hiểu được tính của nhân viên, tổ chức một đội dự án làm việc hiệu quả, có kỹ năng làm việc nhóm, tạo ra động lực làm việc cho tổ chức Tạo vai trò hướng dẫn và xây dựng

môi trường làm việc hỗ trợ lẫn nhau Có kỹ năng về quản lý nguồn nhân lực, chìa khóa thành công của mọi tổ chức

Ngoài ra nhà quản trị dự án cần phải là một người giỏi giao tiếp và có các kỹ năng quản lý xung đột và quản lý sự thay đổi

2) Kỹ năng dự án:

Kỹ năng quản trị dự án là quan trọng vì những kỹ năng nầy là chìa khóa để hoàn

thành tốt dự án xét về góc độ thời gian, ngân quỹ và mục tiêu Nhà quản lý dự án phải dự đoán được các chi phí và chuẩn bị các lịch trình khả thi và các kế hoạch nhân sách hợp lý Không thể giao việc quản lý dự án cho người không có kỹ năng về dự án và chưa từng có kinh nghiệm về việc nầy

3) Kỹ năng kết hợp:

Là một trong những nhiệm vụ chủ chốt của một nhà quản lý dự án là điều phối

nhiều thành phần dự án Dự án có mục tiêu, phạm vi, ngân sách và thời gian hoàn thành, các nguồn nhân lực khác nhau Nhà quản trị dự án phải có kỹ năng kết hợp và điều phối các nguồn lực trên sao cho hoạt động một cách hiệu quả Ngoài ra còn có các bên liên quan, nhà tài trợ, khách hàng, doanh nghiệp …vv những người quan tâm đến dự án, có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án Nhà quản lý dự án phải biết kết hợp, điều phối những yếu tố trên để dự án được thực hiện một cách tốt nhất

4) Kỹ năng kỹ thuật:

Nhà quản lý dự án phải hiểu những hạng mục nào cần được thực hiện về mặc kỹ thuật, nhưng sẽ không hiểu sâu sắc như các chuyên gia về vấn đề nầy đang thực hiện dự án Tuy nhiên nhà quản lý dự án phải biết có những khó khăn hoặc cạm bẫy tiềm ẩn hay không Bên cạnh đó, xu hướng phát triển hiện nay là áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý (MIS) nên người quản lý dự án phải biết được vấn đề nầy

5) kiến thức về tổ chức:

Nhà quản lý dự án phải hiểu các yếu tố của tổ chức như: hành vi tổ chức, các chính

sách và xu thế chính trị

Hiểu được hành vi cá nhân: tiểu sử, khả năng và tính cách có ảnh hưởng đến tổ chức Hiểu được nhận thức, thái độ, giá trị và sự hài lòng trong công việc của cá nhân để động viên người lao động thích hợp

Hiểu được hành vi nhóm: Cấu trúc nhóm, nguồn lực thành viên nhóm, qui trình làm việc nhóm Hiểu truyền thông nhóm và tổ chức, ra quyết định nhóm Nắm được nghệ thuật lãnh đạo, quyền lực và mâu thuẫn

Hiểu được hành vi tổ chức: cơ cấu tổ chức, xây dựng duy trì văn hóa tổ chức

6) Các kỹ năng khác:

Tùy theo loại dự án mà cần thêm một số kỹ năng cần thiết như: Sự phân tích kinh tế

và tính khả thi của dự án Kỹ năng dự đoán xu hướng tương lai vv

Ba kỹ năng nào mà anh/chị nghĩ là điểm mạnh nhất của anh chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích tại sao ba kỹ năng nầy là đểm mạnh nhất của anh/chị

Kỹ năng kỹ thuật:Tôi là một kỹ sư xây dựng được đào tạo hoàn toàn thiên về kỹ

thuật, được đào tạo rất tốt về kỹ thuật xây dựng Từ lúc tốt nghiệp đại học tôi đã phụ trách các phần kỹ thuật chính của các dự án xây dựng Sau 3 năm( 1993) tôi đã là quản lý dự án nhà cao tầng do nước ngoài đầu tư, lúc bấy giờ tại thành phố Hồ chí Minh chỉ có vài dự án xây dựng lớn cao hơn 12 tầng Kỹ thuật xây dựng của các doanh nghiệp Việt Nam lúc bấy giờ còn thấp,

nhờ làm việc với nhà thầu chính Singapore tai dự án Equatorial hotel năm 1991-1993, tôi đã tích lũy được một số kinh nghiệm kỹ thuật cộng với kiến thức đã được học trong trường đại học tôi có được một kỹ năng về kỹ thuật rất tốt và đến nay tôi đã thực hiện thành công hơn 15

dự án xây dựng lớn

Kỹ năng dự án: Khi quản lý dự án lần đầu tiên tôi chưa được trang bị kiến thức về

quản lý dự án, chỉ làm theo bản năng và kiến thức mà mình có được Sau một dự án tôi rút ra được những kiến thức cần bổ sung khi làm quản lý dự án Tôi mới bắt đầu học về quản lý dự

án, nó giúp ích cho tôi rất nhiều: bổ sung các kiến thức quản lý dự án mà tôi còn thiếu trước đây, Hiểu rõ thêm các phương thức quản lý mà tôi đã thực hiện trước đây, bổ sung, làm mới cách quản lý theo cách khoa học và bài bản hơn Với gần 20 năm trong nghề xây dựng và hơn

15 năm quản lý dự án tôi tích lũy được cho mình rất nhiều kỹ năng quản lý dự án Cộng với một chút năng khiếu về quản lý dự án tôi tương đối thành công về mặt nầy Năm 1996-1998 tôi được một trong những tập đoàn xây dựng hàng đầu của Nhật là Kajima corporation mời làm quản lý dự án Mê Linh point tower tại số 02 Hồ Huấn nghiệp TP.HCM và sau đó tôi là người phụ trách hầu hết các dự án lớn của doanh nghiệp (COSACO)

Kỹ năng phối hợp: Đây là kỹ năng hết sức quan trọng của người quản lý dự án, trong

dự án có rất nhiều nguồn lực, các yếu tố các bên có liên quan với nhau Người quản lý dự án phải biết quản lý, phối hợp, kết hợp các nguồn lực nầy sao cho nó hoạt động hiệu quả nhất, hoàn thành dự án trên các phương diện thời gian, ngân sách, mục tiêu:

Trong dự án xây dựng tương đối lớn lúc cao điểm phải có trên 500 công nhân, hàng chục kỹ sư, trên 10 nhà thầu phụ, hàng chục nhà cung cấp các bên liên quan như chủ đầu tư, tư vấn giám sát, đơn vị thiết kế, chính quyền địa phương, các phòng thí nghiệm, tài chính, doanh nghiệp của tôi…vv Tôi phải sắp xếp, phối hợp các yếu tố trên để cho dự án hoạt động được nhịp nhàng Thời gian thực hiện công viêc, kết thúc công việc phải hết sức chặc chẽ, Vật tư phải được cấp đúng tiến độ để phục vụ thi công, tài chính phải được chi trả hợp lý Trình tự, thứ tự ưu tiên của các công việc phải bố trí chính xác và sắp xếp khoa học thì hoạt động cùa dự

án mới trôi chảy Hiện nay quản lý dự án được sự hỗ trợ bởi các phần mềm chuyên dụng microsoft project, primavera, công việc quản lý có phần thuận lợi hơn tuy nhiên việc quản lý,