Quản trị dự án phần 9 giam sat, danh gia, bao cao du an (de in)

Khái niệm: Giám sát thực hiện dự án là một chức năng quản lý nhằm thực hiện việc ghi nhận thông tin, so sánh diễn biến thực tế với kế hoạch đề ra, phát hiện các sai lệch, tìm hiểu nguyê

Giám sát và đánh giá

thực hiện dự án

 Giới thiệu chung về giám

sát/ đánh giá dự án: khái niệm, phư ơng pháp, công cụ

 Bài tập: Cho biết những

tiêu thức sử dụng để giám sát/đánh giá dự án

Khái niệm: Giám sát thực hiện dự án là một chức

năng quản lý nhằm thực hiện việc ghi nhận thông tin,

so sánh diễn biến thực tế với kế hoạch đề ra, phát hiện các sai lệch, tìm hiểu nguyên nhân và trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm đảm bảo cho quá trình thực hiện dự án diễn ra trôi chảy.

Khái niệm Giám sát thực hiện dự án

NHỮNG THAY ĐỔI THƯỜNG XẨY RA TRONG QUÁ TRèNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Thay đổi về mục tiêu / hoặc thiết kế dự án.

Chậm chễ do tác động của các yếu tố tự nhiên, và

kinh tế xã hội khác trong quá trình triển khai thực hiện.

Thay đổi về các nguồn lực của dự án: con ngư ời, thiết

bị, nguyên liệu, kinh phí.

Quyết định của ngư ời quản lý: thay đổi thứ tự ưưu

tiên các công việc của dự án.

Những thay đổi

có lợi và không có lợi

 Những thay đổi không có lợi: làm giảm

chất lượng công trình, làm tổn hại đến lợi ích của các bên có liên quan

 Những thay đổi có lợi: làm tăng chất

lượng công trình, mang lại lợi ích cho các bên có liên quan

Chức năng của giám sát

thực hiện dự án ư

Đảm bảo dự án thực hiện đúng kế hoạch, tiến

độ, chất l ượng, chi phí đã dự kiến

Đảm bảo các nguồn lực của dự án đ ược huy

động một cách có hiệu quả cao nhất

Điều chỉnh quá trình thực hiện khi cần thiết

Phòng ngừa các sai sót, thiệt hại có thể xẩy ra

V× sao ph¶I gi¸m s¸t

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

ThiÕu gi¸m s¸t, hoÆc gi¸m s¸t kÐm cã h¹i g×?

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

 ……….

BAOưGỒMưCÁCưBƯỚCưSAU:

B ớc 1: Thiết lập các tiêu thức, tiêu chuẩn, định mức.

B ớc 2: Thu thập thông tin về tình hình thực hiện dự án.

B ớc 3: Phân tích và đánh giá mức độ thực hiện.

B ớc 4: Xác định nguyên nhân mấu chốt của vấn đề nảy sinh.

B ớc 5: Đề xuất các phư ơng án giải quyết.

B ớc 6: Lựa chọn và thực thi phư ơng án.

Giám sát tiến độ thực hiện dự án

Giám sát tiến độ thực hiện dự án là việc theo

dõi, xác định một cách th ờng xuyên, chính xác tiến trình thực hiện các công việc dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án và đảm bảo

rằng các công việc đó đư ợc bắt đầu và hoàn thành đúng thời hạn

Giám sát chi phí dự án

Giám sát chi phí dự án là áp theo dõi thực thi các biện pháp đảm bảo các khoản chi tiêu dự án phù hợp với kế hoạch, yêu cầu, tiến độ thực hiện mọi hoạt động và đầu ra của dự án (tính bằng tiền, giờ lao động, giờ máy).

GIÁMưSÁTưSỐưLƯỢNG

Giám sát số l ượng trong dự án là việc theo dõi và đảm bảo số l ượng thực tế phù hợp với yêu cầu hoặc kế hoạch đã đề ra với các thông số kỹ thuật, chất l ượng xác định đối với mọi hoạt động và đầu ra của dự án.

Có mua

đủ 12 máy tính loại … ? ?

Có đủ 25.000 m 3

đất, đá ?

Giám sát chất lưượng trong dự án là việc theo

dõi và thực thi các giải pháp đảm bảo không có sai lệch so với tiêu chuẩn chất lưượng đề ra đối với mọi hoạt động và đầu ra của dự án.

Có tiêu thức chất lư ợng nào?

BàI tập nhóm

Nhóm 1: Anh (chị) hãy xác định các tiêu

thức và cách thức giám sát chất lưượng hoạt

động dự án: Xây dựng mạng l ới truyền “Xây dựng mạng lưới truyền tải

điện ở khu đô thị mới ”

 Nhóm 2: Anh (chị) hãy xác định tiêu thức

và cách thức giám sát chất l ượng hoạt động

dự án: Xây dựng hệ thống giao thông nội “Xây dựng mạng lưới truyền

bộ của dự án xây dựng khu đô thị mới ”

BàI tập nhóm

Nhóm 3: Anh (chị) hãy xác định các tiêu

thức và cách thức giám sát chất lưượng hoạt

động dự án: Lắp đặt dây truyền s“Xây dựng mạng lưới truyền ản xuất mới để mở rộng công suất sản xuất của một công ty chế tạo ”

 Nhóm 4: Anh (chị) hãy xác định tiêu thức

và cách thức giám sát chất l ượng hoạt động

dự án: Phục hồi chức n“Xây dựng mạng lưới truyền ăng cho những

người khuyết tật ”

Ph Ư¬ng ph¸p nhËn biÕt t×nh tr¹ng

Ph ¬ng ph¸p so s¸nh gi÷a dù kiÕn víi diÔn biÕn

ví dụ1 : độ dàI thời gian và khối l

ợng dự kiến của 3 công việc

Công

việc

Độ dài (ngày)

Ngày bắt đầu

Khối lượng công việc

Khối l ượng bình quân ngày

sè liÖu ghi chÐp vµo cuèi tuÇn 1

(sè liÖu céng dån)

C«ng

viÖc

TuÇn 1 (1-7/10)

TuÇn 2 (8-15/10)

TuÇn 3 (16-23/10)

TuÇn 4 (24-31/10)

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

thùc

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

thùc

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

thùc

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

Thông tin thu nhận cuối tuần 1

 Công việc A xuất phát đúng hạn, và

v ợt kế hoạch khối l ượng dự kiến

Công việc B, E ch ưa bắt đầu.

 Tiến độ thực hiện công việc A có

nhanh quá không?

 Chúng ta cần làm gì?

sè liÖu ghi chÐp vµo cuèi tuÇn 2

(sè liÖu céng dån)

C«ng

viÖc

TuÇn 1 (1-5/10)

TuÇn 2 (8-12/10)

TuÇn 3 (15-19/10)

TuÇn 4 (22-26/10)

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

thùc

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

Thông tin thu nhận cuối tuần 2

 Công việc A chậm tiến độ 50 m3 (750

m3 – 10 x 80m3) Công việc B đã đi vào hoạt động, tuy nhiên chậm tiến

độ 2 ngày Khối l ượng bị thiếu hụt:

30 m (50m – 4 x 20m) so với dự kiến Công việc E vẫn chư a bắt đầu

 Vì sao công việc A, B chậm tiến độ?

 Chúng ta cần làm gì?

sè liÖu ghi chÐp vµo cuèi tuÇn 3

(sè liÖu céng dån)

C«ng

viÖc

TuÇn 1 (1-7/10)

TuÇn 2 (8-15/10)

TuÇn 3 (16-23/10)

TuÇn 4 (24-31/10)

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

thùc

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

thùc

T×nh tr¹ng lưîng Khèi

§ang thùc hiÖn 1000

11/10

50

§ang thùc hiÖn 180

Thông tin thu nhận cuối tuần 3

Công việc A tiếp tục chậm tiến độ Khối

lượng bị thiếu hụt: 200 m 3 (1000 m 3 – 15 x 80) so với dự kiến Công việc B đạt tiến độ

về khối l ượng đề ra Công việc E bắt đầu

đúng hạn và đạt tiến độ khối l ượng

Vì sao công việc A tiếp tục chậm tiến độ?

Chúng ta cần làm gì?

Ph ¬ng ph¸p giíi h¹n cho phÐp

Ngµy lµm viÖc

20 40 60 80 100

5 10 15 20

Khèi l ưîng m 3

Giíi h¹n trªn Giíi h¹n d ưíi

Sai lÖch 10%

VÝ dô 3 : b¸o c¸o khèi l Ư îng thùc hiÖn h¹ng môc …………ngµy……

lÖch

chỉ số tới hạn cr

 Chỉ số Tỷ số tới hạn CR (trong giám sát) đ ợc tính nh sau:

% công việc đã hoàn thành

CR = -

% thời gian đã qua

 Nếu CR > 1, đang v uợt tiến độ

xác định nguyên nhân

mô hình xƯ ơng cá

Bội chi ngân sách quý Con ng ười

Xét thầu kém

phát

Trình

độ

Ph ương pháp sai

Một số Nguyên nhân dẫn đến

quản lý tiến độ kém

Các nguyên nhân thuộc về cá nhân ng ời thực hiện

 Mất quá nhiều thời gian vào các việc sự vụ nh ư hội họp, đi lại, giải quyết mâu thuẫn, quá nhiều cuộc hẹn.v.v.

 Thiếu kỹ năng tổ chức, l ưu trữ, tìm kiếm tài liệu.

Qóa nhiÒu cÊp phª duyÖt

ThiÕu h ưíng dÉn thùc hiÖn.

Biện pháp khắc phục

– Tổ chức lại cơ cấu bộ máy và phân công công việc hợp lý, cải

tiến các quy định, thủ tục.

– Quản lý tốt hoạt động của văn phòng dự án.

– Nâng cao năng lực cán bộ.

– Vi tính hoá việc tổ chức, xử lý, l u trữ và tìm kiếm thông tin,

v v.

sai lệch về l Ượng

có hậu quả gì?

Chất l ượng công trình, dự án không đảm bảo

Chi phí có thể bị ảnh hư ởng

Có thể phải làm lại khi bị phát hiện thiếu

Không đ ược nghiệm thu khi bàn giao từng

phần hay toàn bộ

Uy tín bị giảm sút

Nguyªn nh©n cña sai lÖch?

§iÒu tra kh¶o s¸t kÐm

đánh giá, báo cáo thực hiện dự án

Thực chất, vai trò của đánh giá, báo cáo

đánh giá dự án là gì?

Đánh giá dự án là quá trình xem xét một cách có hệ thống

Báo cáo dự án là gì?

Báo cáo dự án là một

trong những nhiệm vụ

của quản lý dự án Nó

bao gồm việc chuẩn bị

các tài liệu về quá trình

thực hiện dự án và

chuyển giao các tài liệu

đó đến tất cả các cơ

quan có liên quan

Giữa đánh giá và báo cáo có mối quan hệ không? Sự thể

hiện của mối quan hệ này?

Sự cần thiết của đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện dự án

Có cần thiết không?

Vì sao?

– ………

– ………

– ………

– ………

– ………

– ………

đIểm giống và khác nhau giữa giám sát và đánh giá dự án

Điểm giống:

– Đảm bảo cho dự án đi đúng h ướng, quỹ đạo.

– Đảm bảo hiệu quả đầu tư của dự án.

Điểm khác nhau:

– Giám sát quan tâm tập trung hơn đến quá trình, quy

trình Ngư ợc lại đánh giá quan tâm nhiều hơn đến kết quả (sản phẩm của quá trình).

– Mục đích của giám sát là phát hiện sai sót và ngăn

ngừa Ngư ợc lại, mục đích của đánh giá là rút ra bài học.

– Giám sát liên quan trực tiếp đến dự án mà nó giám sát

Ng ược lại, đánh giá liên quan trực tiếp đến sự phát triển bền vững của ch ương trình

Các hình thức đánh giá

Tổ chức thăm quan thực tế

Điều tra, khảo sát (thiết kế

mẫu đánh giá, khảo sát, và

đánh giá báo cáo dự án trong

giai đoạn chuẩn bị dự án

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

đánh giá báo cáo dự án trong giai

đoạn tổ ch ỨC thực hiện dự án

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

đánh giá báo cáo dự án trong

giai đoạn kết thúc dự án

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

 ………

Xây tháp

 Nhóm của bạn đ ược giao nhiệm vụ xây dựng “Xây dựng mạng lưới truyền tháp” bằng giấy Với thời gian là 1 giờ theo hiệu lệnh thống nhất, với kinh phí là 10.000 $ cho vật liệu

 Yêu cầu đối với sản phẩm:

– Càng cao càng tốt;

– Bền (không bị đổ khi kiểm định);

– Hình thức đẹp (thiết kế đẹp, kiểu dáng, ý tư ởng dự án hay)

– Trình bầy giới thiệu sản phẩm hấp dẫn

– Giải ngân hợp lý

Quy trình thực hiện

 Giai đoạn 1: H ướng dẫn của giảng viên và chia nhóm;

 Giai đoạn chuẩn bị: Thảo luận nhóm, thiết kế “Xây dựng mạng lưới truyền tháp” , lập

kế hoạch mua vật liệu (15 phút);

 Giai đoạn đánh giá: T u vấn đánh giá độc lập (từ bên

ngoài)

Gi¸ khëi ®iÓm c¸c vËt liÖu

1 GiÊy A0 (cuén 10 tê) 2 cuén 200 $/cuén

2 GiÊy A0 (cuén 5 tê) 2 cuén 150 $ / cuén

3 GiÊy A0 (cuén 3 tê) 2 cuén 100 $ / cuén

10 B¨ng dÝnh khæ nhá 2 cuén 30$ / cuén