Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (tt)

Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức, được quy định tại Điều 69 Luật Cán bộ, công chức; tại Điều 47 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; tại Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức

Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức giúp cho công tác quy hoạch,

bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, đánh giá, phân loại, thống kê, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức được đầy đủ, chính xác Qua đó sẽ đánh giá được hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng, hiệu quả quản lý, xây dựng đội ngũ công chức của Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức

Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức cũng sẽ góp phần hỗ trợ tối

đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính thường ngày

Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi ban hành Luật Cán bộ, công chức, Nhà nước ta đã ban hành một hệ thống quy đi ̣nh pháp lý tương đối cụ thể về quản lý hồ sơ cán bô ̣, công chức

Do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, công tác quản lý hồ sơ công chức trên cả nước nói chung, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội

vụ nói riêng vẫn còn gặp phải những khó khăn, bất cập nhất định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý đội ngũ công chức

Để góp phần khắc phục những khó khăn, bất cập, hạn chế nêu trên, chúng ta cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học và thực tiễn, nhằm góp phần đưa công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý

Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ” làm Luận văn thạc sĩ của mình

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong hệ thống các công trình nghiên cứu về quản lý công chức, về lưu trữ hồ sơ, vấn đề quản lý, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận Ngay cả về phương diện luật học, phải mất một thời gian khá dài, nhà nước ta không ban hành văn bản quy định về công tác này

Theo nghiên cứu của chúng tôi, cho đến nay có rất ít công trình tập trung nghiên cứu chuyên sâu về công tác quản lý hồ sơ công chức tại một cơ quan nhà nước cấp Bộ nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng

Do đó, đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra hiện nay đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ

Đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình đã nghiên cứu, công bố trước đây

3 Mục đích, nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích:

Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo

- Nhiệm vụ:

+ Tổng hợp và phân tích một số vấn đề lý luận về hồ sơ và quản lý hồ

sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

+ Khảo sát thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ công chức tại một số cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ để phân tích, đánh giá thực trạng về công tác quản

lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

- Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

Thời gian: Từ năm 2010 (khi Luật Cán bộ, công chức có hiệu lực thi hành) đến nay

Địa điểm: Tại các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc Bộ Nội vụ, gồm:

Vụ Tổ chức cán bộ, Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận:

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin,

tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, quy định của Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Phương pháp nghiên cứu:

+ Phương pháp nghiên cứu hệ thống

+ Phương pháp phân tích, so sánh

+ Phương pháp tổng hợp, thống kê

+ Phương pháp khảo sát

+ Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận:

Việc nghiên cứu đề tài mang tính lý luận bổ sung, làm phong phú thêm

hệ thống lý luận về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan Bộ nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung

- Ý nghĩa thực tiễn:

Một là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của công tác quản lý hồ sơ công chức

Hai là, giúp xây dựng đội ngũ công chức có đủ kiến thức, kỹ năng về quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:

- Chương I: Cơ sở lý luận của công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc

Bộ Nội vụ

- Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

- Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ

sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan về hồ sơ công chức

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ:

- Khái niệm tài liệu:

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

- Khái niệm hồ sơ:

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm

vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

- Phân loại hồ sơ:

+ Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc

+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó

+ Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan, phản ánh các thông

tin về một cá nhân cụ thể

+ Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ

sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân…

- Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan:

+ Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan

+ Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý

+ Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản

+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát

+ Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1.1.1.2 Khái niệm công chức:

Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008, công chức định nghĩa là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là

sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn

vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

1.1.1.3 Khái niệm hồ sơ công chức:

Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất

về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng

1.1.2 Thành phần hồ sơ công chức

* Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ gồm các tài liệu:

- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch

- Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng

- Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức

* Đối với công chức đang công tác, hồ sơ gồm các tài liệu sau:

Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, hồ sơ công chức đang công tác bao gồm các thành phần sau:

- Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”

- Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức

- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức

- Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành

- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức

1.1.3 Đặc điểm hồ sơ công chức:

- Hồ sơ công chức bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của mỗi công chức

- Thành phần hồ sơ công chức rất phong phú và đa dạng, gồm nhiều nhóm tài liệu Mỗi nhóm tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về công chức

- Các tài liệu trong hồ sơ công chức phần lớn là những văn bản cá biệt

- Hồ sơ công chức có quá trình hình thành tương đối lâu dài, thường xuyên được bổ sung, cập nhật

1.1.4 Hình thức hồ sơ công chức

- Hồ sơ giấy bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng giấy, liên quan đến quá trình công tác của công chức, được lưu trữ, bảo quản, bảo mật tại khu vực làm việc của cơ quan, tổ chức

- Hồ sơ điện tử bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng file điện tử, liên quan đến quá trình công tác của công chức, được lưu trữ trong các

phần mềm máy tính, được bảo quản, bảo mật trên môi trường điện tử của cơ quan, tổ chức

1.2 Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ công chức

- Khái niệm cơ quan quản lý công chức: Cơ quan quản lý công chức là

cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, được quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Luật Cán bộ, công chức

- Khái niệm quản lý hồ sơ công chức: Quản lý hồ sơ công chức là sự tác động, điều chỉnh của cơ quan quản lý công chức đến hệ thống hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan nhằm xây dựng, khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ công chức, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan

1.2.2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức

Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý

1.2.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức

- Quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công

chức Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức

- Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức phải được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước

- Hồ sơ công chức phải được lưu giữ, quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định

- Các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức phải được cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm việc cung cấp thông tin về cá nhân công chức được đầy đủ, chính xác, kịp thời

- Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác minh, chứng nhận

- Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng

hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức

1.2.4 Quy trình quản lý hồ sơ công chức

Quy trình quản lý hồ sơ công chức được thể hiện như sau:

1.2.5 Số hóa hồ sơ công chức

Số hóa hồ sơ công chức là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu

Số hóa hồ sơ công chức trong giai đoạn hiện nay là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức

dễ dàng, thuận tiện

Lập Bổ sung, sửa

chữa

Chuyển giao, tiếp nhận

Nghiên cứu, khai thác

Lưu giữ, bảo quản, bảo mật

Báo cáo công tác quản lý

hồ sơ công chức

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Trong Chương này, chúng tôi đã nêu một số khái niệm liên quan đến hồ

sơ, các loại hồ sơ; công chức, hồ sơ công chức, quản lý công chức và quản lý

hồ sơ công chức

Hồ sơ công chức yêu cầu tính thống nhất về thông tin cá nhân công chức; có thành phần, đặc điểm riêng để phân biệt với các loại hồ sơ khác Thực hiện đúng nguyên tắc, quy trình quản lý hồ sơ sẽ phát huy được tính hiệu quả của quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý nhân sự trong

HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ 2.1 Khái quát đặc điểm tình hình của Bộ Nội vụ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ

- Thời kỳ Chính phủ lâm thời (28/8/1945-2/3/1946): Ngày 28/8/1945,

Bộ Nội vụ được thành lập, là tổ chức của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, do đồng chí Võ Nguyên Giáp làm Bộ trưởng Nhiệm vụ cấp bách của Bộ Nội vụ trong thời điểm này là tập trung vào việc xây dựng bộ máy Nhà nước cách mạng còn non trẻ và chuẩn bị các điều kiện, cơ sở pháp

lý để thành lập Chính phủ chính thức của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa

- Thời kỳ Chính phủ kháng chiến (1946-1954): Trong cơ cấu của Chính phủ có Bộ Nội vụ, cụ Huỳnh Thúc Kháng được bầu làm Bộ trưởng Đến tháng 6/1947, cụ Tôn Đức Thắng làm Bộ trưởng và đến tháng 11/1947

cụ Phan Kế Toại đảm nhận chức vụ này

Tổ chức bộ máy của Bộ Nội vụ ngày càng được củng cố và phát triển theo tiến trình hoàn thiện bộ máy Nhà nước và đấu tranh thắng lợi của công cuộc kháng chiến

- Thời kỳ từ năm 1955-1970: Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ ngày 07/5/1954, Bộ Nội vụ đã khẩn trương bắt tay vào công việc khôi phục sau chiến tranh và chỉ trong một thời gian ngắn, các vấn đề như việc ổn định cấp bậc cán bộ, công nhân viên chức, sắp xếp chế độ tiền lương, điều chỉnh biên chế, kiện toàn bộ máy chính quyền địa phương (thành lập các khu tự trị Tây Bắc, Việt Bắc, tổ chức các tỉnh, thành phố ) đã được thực hiện, góp phần nhanh chóng ổn định tổ chức bộ máy chính quyền nhân dân sau chiến thắng nhằm khôi phục và phát triển kinh tế - xã hội

- Thời kỳ từ năm 1970-1973: Từ những năm 1970, tổ chức của Bộ Nội

vụ có một số thay đổi Theo quyết định số 40/CP ngày 26/02/1970 của Hội đồng Chính phủ, các chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác Tổ chức nhà nước được chuyển từ Bộ Nội vụ về Phủ Thủ tướng do đồng chí Phó Thủ tướng Thường trực trực tiếp chỉ đạo

Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 29/CP, lập Ban Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý công tác tổ chức cán bộ

- Thời kỳ từ năm 1975-1990: Trong thời gian này, các nhiệm vụ được Ban Tổ chức của Chính phủ thực hiện, gồm: Tham mưu và giúp Chính phủ quản lý việc tổ chức bộ máy các Bộ, ngành Trung ương và chính quyền địa phương các cấp; công tác bầu cử; địa giới hành chính; chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức và đội ngũ cán bộ chính quyền cơ sở; quản lý biên chế và tinh giản biên chế; tổ chức các Hội quần chúng

- Thời kỳ từ năm 1990 - 2002: Đầu năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 135/HĐBT quy định lại tên, vị trí, chức năng, nhiệm

vụ của Ban Tổ chức của Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ