Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)

Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 06 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS LẠI ĐỨC VƯỢNG

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc tới Ban Giám đốc, các thầy, cô giáo của Học viện Hành chính Quốc gia đã giảng dạy, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn TS Lại Đức Vượng, Phó Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tôi hoàn thành luận văn này

Xin cảm ơn các cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ đã nhiệt tình cung cấp thông tin, số liệu trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn và giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn được hoàn thành qua tìm hiểu tài liệu và nghiên cứu thực

tế Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nhưng do còn hạn chế về lý luận

và kinh nghiệm thực tế, nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô giáo và những cá nhân quan tâm đến vấn đề nghiên cứu này

Xin chân thành cảm ơn !

Tác giả luận văn

Tạ Thị Tuyết Nhung

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các

số liệu, trích dẫn trong luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực Những kết luận khoa học của luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác

TÁC GIẢ

Tạ Thị Tuyết Nhung

MỤC LỤC

Trang LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn……… 1

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn……… 3

3 Mục đích, nhiệm vụ của luận văn……… 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn………. 6

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn…………. 7

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn……… 8

7 Kết cấu của luận văn……… 9

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN……… 10

1.1 Tổng quan về hồ sơ công chức……… 10

1.1.1 Một số khái niệm……… 10

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ……… 10

1.1.1.2 Khái niệm công chức……… 13

1.1.1.3 Khái niệm hồ sơ công chức……… 14

1.1.2 Thành phần hồ sơ công chức……… 14

1.1.3 Đặc điểm hồ sơ công chức……… 18

1.1.4 Hình thức hồ sơ công chức………. 19

1.2 Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ công chức……… 20

1.2.1 Một số khái niệm.………. 20

1.2.2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức.……… 21

1.2.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức ……… 22

1.2.4 Quy trình quản lý hồ sơ công chức ………. 23

1.2.4.1 Công tác lập hồ sơ công chức ……… 23

1.2.4.2 Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức ……… 24

1.2.4.3 Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức ……… 25

1.2.4.4 Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức ……… 26

1.2.4.5 Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức ………… 27

1.2.4.6 Báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức ……… 29

1.2.5 Số hóa hồ sơ công chức ………. 30

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ……… 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ ……… 34

2.1 Khái quát đặc điểm tình hình của Bộ Nội vụ ……… 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ ……… 34

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ ………. 39

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ………. 42

2.1.4 Khái quát đội ngũ công chức của Bộ Nội vụ ……… 44

2.1.5 Mô hình tổ chức, mô hình quản lý công chức và mô hình quản lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ ……… 45

2.1.5.1 Mô hình tổ chức ……… 45

2.1.5.2 Mô hình quản lý công chức ……… 46

2.1.5.3 Mô hình quản lý hồ sơ công chức……… 46

2.1.6 Phân cấp quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……… 46

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……… 47

2.2.1 Công tác lập hồ sơ công chức ……… 47

2.2.2 Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức ……… 49

2.2.3 Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức ……… 50

2.2.4 Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức ……… 52

2.2.5 Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức ……… 53

2.2.5.1 Số lượng hồ sơ hiện đang được lưu giữ, bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ ……… 53

2.2.5.2 Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức …………. 54

2.2.5.3 Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ ………. 55

2.2.6 Về việc báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức ……… 57

2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……… 58

2.2.8 Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……… 59

2.2.8.1 Ưu điểm ………. 59

2.2.8.2 Hạn chế ……… 62

2.2.8.3 Nguyên nhân của những hạn chế.……… 65

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ……… 71

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ ……… 73

3.1 Định hướng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.… 73 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức… 75

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức……… 75

3.2.2 Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức……… 76

3.2.3 Nâng cao chất lượng và tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức……… 78

3.2.3.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức……… 78 3.2.3.2 Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp

làm công tác quản lý hồ sơ công chức……… 80

3.2.4 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức……… 82

3.2.4.1 Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ……… 82

3.2.4.2 Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức……… 84

3.2.5 Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức riêng……… 85

3.2.6 Tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức……… 87

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3……… 89

KẾT LUẬN……… 90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 92

PHỤ LỤC……… 95

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức, được quy định tại Điều 69 Luật Cán bộ, công chức; tại Điều 47 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; tại Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức

Trong công tác quản lý công chức, việc sử dụng, khai thác thông tin liên quan đến cá nhân công chức, phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ được diễn ra hàng ngày, với tần suất lớn Các hoạt động nghiệp vụ như nâng lương, xem xét các tiêu chuẩn để bổ nhiệm, đề bạt vào các vị trí lãnh đạo, quản lý; cử đi dự thi nâng ngạch, cử đi đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, xem xét kỷ luật, khen thưởng… rất cần đến các tiêu chí thông tin về đội ngũ cán bộ, công chức

Để nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tin về công chức, ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: Nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp, kết quả thực hiện công việc được giao, phản ánh của dư luận thì nhất thiết phải tiến hành việc nghiên cứu hồ sơ công chức

Hồ sơ công chức là căn cứ pháp lý để cơ quan quản lý và sử dụng công chức theo dõi, thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức được đầy đủ, chính xác Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức Công chức có trách nhiệm hoàn thiện các tài liệu phục vụ cho việc lập, quản lý hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức

Hồ sơ công chức gắn liền với hoạt động của người công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan nhà nước Vì vậy, ngay từ khi

được tuyển dụng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm hướng dẫn người mới được tuyển dụng kê khai lý lịch, nộp văn bằng, chứng chỉ cùng các loại giấy tờ có liên quan khác để thẩm tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ

sơ công chức ban đầu (hồ sơ gốc) Sau khi lập hồ sơ ban đầu, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm quản lý, giám sát và bổ sung thường xuyên để phục

vụ cho công tác quản lý nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước

Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức giúp cho công tác quy hoạch,

bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, đánh giá, phân loại, thống kê, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức được đầy đủ, chính xác Qua đó sẽ đánh giá được hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng, hiệu quả quản lý, xây dựng đội ngũ công chức của Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức

Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức cũng sẽ góp phần hỗ trợ tối

đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính thường ngày

Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi ban hành Luật Cán bộ, công chức, Nhà nước ta đã ban hành một hệ thống quy đi ̣nh pháp lý tương đối cụ thể về quản lý hồ sơ cán bô ̣, công chức Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan quản lý công chức thực hiện chế độ quản lý hồ sơ công chức theo những quy chuẩn chung

Với sự tiến bộ của khoa học - kỹ thuật, nhiều quốc gia trên thế gới đã tiến hành quản lý hồ sơ công chức theo phương pháp hiện đại (quản lý hồ sơ điện tử) Đối với nước ta hiện nay, công tác quản lý hồ sơ công chức tại các

cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng chủ yếu vẫn thực hiện theo cách truyền thống (quản lý hồ sơ giấy), cụ thể là chủ yếu lưu tất cả các loại tài liệu trong bì hồ sơ công chức, một số thông tin liên quan đến công chức khi cần phải mở, tra cứu từng hồ sơ Thời gian gần đây, tại Bộ Nội vụ

cũng như một số cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước đã bước đầu áp dụng quản lý hồ sơ công chức theo phương pháp hiện đại, cụ thể quản lý hồ

sơ công chức bằng hệ thống phần mềm, điện tử hóa các dữ liệu hồ sơ công chức Tuy nhiên, do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, công tác quản lý

hồ sơ công chức trên cả nước nói chung, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ nói riêng vẫn còn gặp phải những khó khăn, bất cập nhất định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý đội ngũ công chức

Để góp phần khắc phục những khó khăn, bất cập, hạn chế nêu trên, chúng ta cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học và thực tiễn, nhằm góp phần đưa công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý cán bộ, công chức trong điều kiện đổi mới và hội nhập hiện nay

Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ” làm Luận văn thạc sĩ của mình

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong hệ thống các công trình nghiên cứu về quản lý công chức, về lưu trữ hồ sơ, vấn đề quản lý, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận Ngay cả về phương diện luật học, phải mất một thời gian khá dài, nhà nước ta không ban hành văn bản quy định về công tác này

Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi liên quan đến công tác quản lý

hồ sơ công chức còn rất ít, chủ yếu là đề cập đến công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu nói chung trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Trong mấy năm trở lại đây, công tác quản lý hồ sơ công chức mới bắt đầu được quan tâm nghiên cứu, xong vẫn chưa đầy đủ, trong đó có một số đề tài, bài viết đáng chú ý như:

Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài

“Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” do Thạc sĩ Lã Thị Hồng làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin tư liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) Đề tài tập trung nghiên cứu về vấn đề thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức, chưa đi sâu nghiên cứu vào cách thức quản lý hồ sơ để khai thác, sử dụng, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý nhân sự của cơ quan, tổ chức

Hai là, nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở một ngành cụ thể như: Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê” của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thư viện Cục Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc gia, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ) Đề tài nghiên cứu trên phạm vi rộng, các giải pháp đưa ra mang tính chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức của hệ thống ngành dọc, cần tiếp tục nghiên cứu khi triển khai tại một cơ quan, đơn vị cụ thể

Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục

vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: Luận văn thạc sĩ “Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội” của tác gia Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003 (Tư liệu từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn) Luận văn thạc sĩ tập trung nghiên cứu công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức, chưa đề cập một cách toàn diện các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức, như hệ thống thể chế, nhân lực thực hiện, cơ sở vật chất…

Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm đăng trên các Báo, Tạp chí, Website như: “Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Hà Quảng - Mai Hương, đăng trên Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, số 6/2006; “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” của tác giả Nguyễn

Thị Hiệp, đăng trên Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, số 6/2007; “Xây dựng

và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên Tạp chí Tổ chức nhà nước số 7/2005; “Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản lý cán bộ, công chức” của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên Tạp chí Tổ chức nhà nước số 11/2008; “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán

bộ, công chức, viên chức” của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc, đăng trên Website Sonoivu.vinhphuc.gov.vn; “Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Trần Hoàng Linh, đăng trên Website http//caicachhanhchinh.gov.vn Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức mới chỉ đề cập đến phạm vi hẹp của vấn đề, mang tính chất trao đổi kinh nghiệm từ thực tế quản lý của một cơ quan, đơn vị cụ thể, chưa đề cập đến tính hệ thống của công tác quản

lý hồ sơ công chức

Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy, các nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết trao đổi trên các Báo, Tạp chí, Website đã tập trung nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức một cách tổng quát, hoặc mới chỉ nghiên cứu ở một khía cạnh cụ thể của vấn đề

Theo nghiên cứu của chúng tôi, cho đến nay có rất ít công trình tập trung nghiên cứu chuyên sâu về công tác quản lý hồ sơ công chức tại một cơ quan nhà nước cấp Bộ nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng

Do đó, đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra hiện nay đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ

Đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình đã nghiên cứu, công bố trước đây

3 Mục đích, nhiệm vụ của luận văn

3.1 Mục đích:

Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo

3.2 Nhiệm vụ:

- Tổng hợp và phân tích một số vấn đề lý luận về hồ sơ và quản lý hồ

sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ Nghiên cứu những quy định của Nhà nước về quản lý hồ sơ công chức, gắn với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

- Nghiên cứu thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ công chức tại một số cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ để phân tích, đánh giá thực trạng về công tác quản

lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1 Đối tƣợng nghiên cứu:

Hệ thống lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

Nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

Thời gian: Từ năm 2010 (khi Luật Cán bộ, công chức có hiệu lực thi hành) đến nay

Địa điểm: Tại các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc Bộ Nội vụ, gồm:

Cơ quan Bộ Nội vụ (các Vụ thuộc Bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ), Ban

Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1 Phương pháp luận:

Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin,

tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, quy định của Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

5.2 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đề tài luận văn tham khảo các tài liệu về quản lý nguồn nhân lực, nhân sự hành chính nhà nước; các công trình, bài viết được đăng tải trên các báo, tạp chí, Internet liên quan đến quản lý hồ

sơ công chức; nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, các báo cáo của

Bộ Nội vụ liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức Phương pháp này giúp tiếp cận vấn đề từ góc độ lý thuyết đến thực tiễn, kết hợp với các phương pháp nghiên cứu khác, người viết sẽ tránh được những quan điểm đánh giá phiến diện để đưa ra những giải pháp phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi hơn

- Phương pháp nghiên cứu hệ thống: Vấn đề nghiên cứu được xem xét, nghiên cứu toàn diện, nhiều mặt, từ đó tìm ra được mối quan hệ của các mặt

và tính hệ thống của vấn đề Phương pháp nghiên cứu hệ thống giúp người nghiên cứu có được sự hiểu biết đầy đủ, toàn diện, khách quan về vấn đề nghiên cứu, thấy được mối quan hệ của hệ thống với các sự vật, hiện tượng khác có liên quan

- Phương pháp phân tích, so sánh: Phân tích là nghiên cứu các tài liệu,

lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng So sánh là việc xem xét từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích nhằm tiếp cận vấn đề nghiên cứu trong mối tương quan tổng thể với nhau

- Phương pháp tổng hợp, thống kê: Tổng hợp là liên kết từng mặt, từng

bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ thông lý thuyết mới đầy đủ

và sâu sắc về đối tượng Thống kê dùng để hệ thống hóa các số liệu thu được trong quá trình nghiên cứu

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Là phương pháp nghiên cứu và xem xét lại những thành quả thực tiễn trong quá khứ để rút ra kết luận bổ ích cho thực tiễn và khoa học

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa lý luận:

Việc nghiên cứu đề tài mang tính lý luận bổ sung, làm phong phú thêm

hệ thống lý luận về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan Bộ nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung

6.2 Ý nghĩa thực tiễn:

Đề tài luận văn giải quyết được các vấn đề sau:

Một là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của công tác quản lý hồ sơ công chức, thấy được những ưu, nhược điểm, nguyên nhân của những ưu, nhược điểm trong quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ công chức hiện nay Từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức trong thực tế

Hai là, giúp xây dựng đội ngũ công chức có đủ kiến thức, kỹ năng về quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ

nói riêng

Ba là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm tư liệu để so sánh, vận dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, tổ chức

nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ công chức, hồ

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận

Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Tổng quan về hồ sơ công chức

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ:

- Khái niệm tài liệu:

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác

Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của tài liệu cho các hoạt động hiện hành, đang diễn ra trong xã hội như: hoạt động

về chính trị, hành chính, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học,

kỹ thuật…

Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử

- Khái niệm hồ sơ:

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm

vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Phân tích nội dung của định nghĩa về hồ sơ cho thấy:

+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ

+ Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý Do đó, hồ sơ

là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định

+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân

Như vậy, hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó) Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra

hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ

- Phân loại hồ sơ:

Thực tiễn trong động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau Phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, gồm:

+ Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc Ví dụ: Hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết khiếu nại, bình xét thi đua, khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ, công chức,…)

+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý Ví dụ : Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức

+ Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan, phản ánh các thông

tin về một cá nhân cụ thể Ví dụ hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh

+ Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ

sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân…

- Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan:

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng, đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan, tổ chức cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong

xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng Chính vì vậy, quản lý

hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn, giúp cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan Vai trò công tác quản lý hồ sơ, tài liệu được thể hiện như sau:

+ Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan

+ Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý

+ Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản

+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát

+ Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1.1.1.2 Khái niệm công chức:

Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008, công chức định nghĩa là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân

quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là

sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn

vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

1.1.1.3 Khái niệm hồ sơ công chức:

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và trên cơ sở thực tế quản lý, chúng ta có thể thấy rằng hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình

độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng

Hiểu một cách ngắn gọn nhất, hồ sơ công chức là toàn bộ tài liệu pháp

lý liên quan đến quá trình công tác của người công chức

1.1.2 Thành phần hồ sơ công chức

Hồ sơ công chức là tài liệu về chính người công chức đó, được hình thành do yêu cầu nhiệm vụ quản lý cán bộ, công chức Hồ sơ công chức là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của công chức Chính vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng, gồm những thành phần như sau:

* Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ gồm các tài liệu:

- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch, gồm:

+ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”: Đây là tài liệu chính và bắt buộc

có trong thành phần hồ sơ công chức, phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”

do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” gồm 14 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 01a-BNV/2007

+ Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức gồm 4 trang được làm bằng giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 2C-BNV/2008

+ Bản “Tiểu sử tóm tắt”: Là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán

bộ, công chức” Tài liệu này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản

lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu “Tiểu sử tóm tắt” gồm 2 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm) Ký hiệu: Mẫu 03a-BNV/2007

+ “Giấy khai sinh”: Là bằng chứng pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất xác định một người đã sinh ra (ở đâu, ngày tháng năm nào, cha mẹ là ai ) Mẫu giấy khai sinh được thực hiện theo mẫu quy định của nhà nước

- Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng: bao gồm các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ Các giấy tờ này phải được cơ quan có thẩm quyền chứng

nhận Đối với văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan

có thẩm quyền

- Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức: Là toàn bộ tài liệu có liên quan đến việc tuyển dụng công chức như kết quả thi tuyển, xét tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận

* Đối với công chức đang công tác, hồ sơ gồm các tài liệu sau:

Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, hồ sơ công chức đang công tác bao gồm các thành phần sau:

- Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan

có thẩm quyền quản lý công chức Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận

- Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức

- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức

- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập)

- Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành

- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư Không lưu

trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức

* Từ những nội dung trình bày về thành phần hồ sơ công chức nêu trên, chúng tôi xin đưa ra các nhóm tài liệu thuộc thành phần hồ sơ công chức như sau:

- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch: Phản ánh các thông tin cơ bản nhất về

lý lịch nhân thân công chức

- Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng: Phản ánh các thông tin về quá trình đào tạo, bồi dưỡng của người công chức, từ trước khi tuyển dụng cho đến khi công chức nghỉ hưu

- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hưu, thôi việc: Phản ánh các thông tin về tuyển dụng, thay đổi chức nghiệp của người công chức

- Nhóm tài liệu về đánh giá, khen thưởng, kỷ luật: Phản ánh các thông tin về kết quả đánh giá, phân loại công chức hàng năm; về các danh hiệu, hình thức khen thưởng mà công chức đạt được trong quá trình công tác; về các hình thức kỷ luật bị thi hành, hoặc văn bản thông báo phê bình đối với công chức do vi phạm các quy định trong quá trình công tác

- Nhóm tài liệu về giải quyết khiếu nại, tố cáo: Phản ánh các thông tin

về việc công chức bị khiếu nại, tố cáo và việc giải quyết của cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo

Tùy vào từng hoàn cảnh, vị trí công tác của công chức mà trong hồ sơ gồm các loại hình tài liệu khác nhau (tham khảo phần Phụ lục) Tất cả những tài liệu này phần lớn là bản gốc, bản chính, đối với các văn bằng, chứng chỉ là bản sao có công chứng Như vậy, toàn bộ quá trình công tác, phấn đấu của cá

nhân công chức đều được thể hiện trong hồ sơ công chức, hay nói cách khác,

hồ sơ công chức chứa đựng những thông tin tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, tin cậy nhất về cá nhân công chức

1.1.3 Đặc điểm hồ sơ công chức:

Hồ sơ công chức có những đặc điểm dưới đây:

- Hồ sơ công chức bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của mỗi công chức Đó là những văn bản, tài liệu áp dụng đối với một công chức như: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ; các quyết định về tuyển dụng, nâng lương, chuyển ngạch, đề bạt, bổ nhiệm; các quyết định về khen thưởng, kỷ luật… Thông qua những tài liệu này có thể nắm được tương đối đầy đủ về quá trình trưởng thành, quá trình công tác, phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của công chức Cơ quan quản lý và sử dụng công chức sẽ căn cứ vào hồ sơ công chức để theo dõi, bồi dưỡng, bố trí công tác, thực hiện chế độ chính sách đối với công chức

- Thành phần hồ sơ công chức rất phong phú và đa dạng, gồm nhiều nhóm tài liệu Mỗi nhóm tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về công chức

- Các tài liệu trong hồ sơ công chức phần lớn là những văn bản cá biệt Ngoài thành phần hồ sơ công chức như sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ có rất nhiều những văn bản đó là các quyết định về tuyển dụng, tiếp nhận, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, điều động, bổ nhiệm,

cử đi công tác, học tập, đào tạo, bồi dưỡng, chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật… Những tài liệu này hình thành do nhu cầu công tác cán bộ, chiếm phần lớn trong thành phần hồ sơ công chức

- Hồ sơ công chức có quá trình hình thành tương đối lâu dài, thường xuyên được bổ sung, cập nhật Nếu như quá trình hình thành của một hồ sơ

công việc thông thường kéo dài khoảng một năm hoặc 5 đến 10 năm (đối với

hồ sơ xây dựng cơ bản), thì hồ sơ công chức có quá trình hình thành từ 20, 30,

40 năm trở lên tương ứng với quá trình công tác của người công chức đó Hồ

sơ công chức có quá trình hình thành lâu dài, bởi lẽ hồ sơ công chức được hình thành và kéo dài từ khi công chức bắt đầu làm việc tại cơ quan cho đến khi thôi việc, nghỉ hưu Ngay từ khi công chức được tuyển dụng vào làm việc,

cơ quan quản lý có trách nhiệm hướng dẫn công chức mới được tuyển dụng lập hồ sơ của mình Có thể lấy mốc thời gian là quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động để tính thời điểm hồ sơ hình thành và lấy mốc thời gian quyết định thôi việc, nghỉ hưu, mất để tính thời điểm hồ sơ kết thúc Có nhiều trường hợp công chức đã mất nhưng vẫn được truy tặng các danh hiệu, hưởng các chế độ chính sách vì vậy những tài liệu này vẫn được bổ sung vào hồ sơ

Nhờ có những đặc điểm riêng biệt nêu trên mà hồ sơ công chức được phân biệt với các loại hồ sơ khác như hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ công chức cũng đòi hỏi phải có những nguyên tắc, yêu cầu, nội dung khác biệt so với công tác quản lý các loại

hồ sơ nói trên

1.1.4 Hình thức hồ sơ công chức

Hình thức hồ sơ công chức là cách thức biểu hiện ra bên ngoài của hồ sơ công chức Theo quy định của pháp luật hiện hành, hình thức hồ sơ công chức hiện nay được biểu hiện dưới 02 dạng, gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử

- Hồ sơ giấy bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng giấy, liên quan đến quá trình công tác của công chức, được lưu trữ, bảo quản, bảo mật tại khu vực làm việc của cơ quan, tổ chức

- Hồ sơ điện tử bao gồm tập hợp các loại văn bản, tài liệu dưới dạng file điện tử, liên quan đến quá trình công tác của công chức, được lưu trữ trong các

phần mềm máy tính, được bảo quản, bảo mật trên môi trường điện tử của cơ quan, tổ chức

Do mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan quản lý nhà nước nói chung còn hạn chế, nên trên thực tế hiện nay, các cơ quan quản lý nhà nước chủ yếu vẫn quản lý hồ sơ công chức dưới dạng hồ sơ giấy

1.2 Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ công chức

Quản lý công chức bao gồm các nội dung sau:

+ Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công chức

+ Xây dựng kế hoạch, quy hoạch công chức

+ Quy định ngạch, chức danh, mã số công chức; mô tả, quy định vị trí việc làm và cơ cấu công chức

+ Xác định số lượng và quản lý biên chế công chức

+ Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng công chức

+ Tổ chức thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với công chức

+ Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ đối với công chức

+ Tổ chức thực hiện việc khen thưởng, kỷ luật đối với công chức

+ Thực hiện chế độ thôi việc, nghỉ hưu đối với công chức

+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ công chức + Thanh tra, kiểm tra việc thi hành quy định của pháp luật về công chức

+ Chỉ đạo, tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với công chức

Để thực hiện tốt công tác quản lý công chức, cơ quan quản lý công chức phải thực hiện một cách đồng bộ, có hiệu quả các nội dung quản lý công chức nêu trên, trong đó có nội dung quản lý hồ sơ công chức

- Khái niệm cơ quan quản lý công chức: Cơ quan quản lý công chức là

cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, được quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Luật Cán bộ, công chức

- Khái niệm quản lý hồ sơ công chức: Quản lý hồ sơ công chức là sự tác động, điều chỉnh của cơ quan quản lý công chức đến hệ thống hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan nhằm xây dựng, khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ công chức, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan

1.2.2 Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức

Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức được quy định tại Điều 69 Luật cán bộ, công chức năm 2008, tại Điều 8 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cụ thể là: “Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý

Tùy từng trường hợp tại mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, thẩm quyền quản

lý hồ sơ công chức cụ thể được xác định theo mức độ phân cấp quản lý công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó

1.2.3 Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức

Hồ sơ công chức là một dạng hồ sơ đặc biệt Việc quản lý hồ sơ công chức phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc như sau:

- Quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công

chức Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức

- Công tác xây dựng, quản lý hồ sơ công chức phải được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước

- Hồ sơ công chức phải được lưu giữ, quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định Chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức

- Các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức phải được cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm việc cung cấp thông tin về cá nhân công chức được đầy đủ, chính xác, kịp thời

- Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác minh, chứng nhận

- Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng

hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức

1.2.4 Quy trình quản lý hồ sơ công chức

Quy trình quản lý hồ sơ công chức được thể hiện như sau:

1.2.4.1 Công tác lập hồ sơ công chức:

Ngay từ khi công chức được tuyển dụng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm lập hồ sơ công chức, thông qua việc tự tập hợp các văn bản, tài liệu về tuyển dụng công chức, hướng dẫn công chức bổ sung các loại tài liệu thuộc thành phần hồ sơ công chức theo quy định

Việc lập hồ sơ lần đầu có ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình quản

lý hồ sơ sau này, vì đây được coi là những thông tin ban đầu để xây dựng hồ

sơ gốc của công chức Khi đăng ký tuyển dụng, người đăng ký có trách nhiệm hoàn tất các tài liệu bao gồm:

- Phiếu đăng ký dự tuyển (Phiếu này do người dự tuyển tự kê khai theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ)

- Sơ yếu lý lịch (do người dự tuyển kê khai và có xác nhận của chính quyền, địa phương)

- Giấy khai sinh (bản sao, có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền)

- Giấy chứng nhận sức khỏe (do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp trong thời gian 06 tháng, tính đến ngày nộp hồ sơ)

- Văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, ngoại ngữ, tin học,

lý luận chính trị, bồi dưỡng nghiệp vụ (do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận)

- Các giấy tờ về thân nhân như: xác nhận con thương binh, gia đình chính sách

Lập Bổ sung, sửa

chữa

Chuyển giao, tiếp nhận

Nghiên cứu, khai thác

Lưu giữ, bảo quản, bảo mật

Báo cáo công tác quản lý

hồ sơ công chức

Những tài liệu kể trên sẽ được đưa vào hồ sơ để hình thành hồ sơ gốc của công chức khi người đó trúng tuyển Theo quy định, trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan phải có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với

hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo cấp

có thẩm quyền xác nhận, đóng dấu, đưa vào hồ sơ quản lý Đồng thời, bộ phận tổ chức cán bộ hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc bao gồm:

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” (mẫu 01a-BNV/2007)

- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” (mẫu 2C-BNV/2008)

- Bản “Tiểu sử tóm tắt” (mẫu 03a-BNV/2007)

Sau khi đã hoàn tất việc lập hồ sơ lần đầu đối với người trúng tuyển (đây được coi là hồ sơ gốc của công chức), người được giao nhiệm vụ lập hồ

sơ công chức gốc bổ sung quyết định tuyển dụng (hoặc xét tuyển), tiếp nhận công chức, sau đó bàn giao toàn bộ hồ sơ gốc cho bộ phận trực tiếp quản lý

hồ sơ

1.2.4.2 Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức:

- Hồ sơ công chức phải thường xuyên được cập nhật để phản ánh đầy

đủ, chính xác về quá trình công tác của công chức Do vậy, hàng năm, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm bổ sung các văn bản, tài liệu thuộc công tác nhân sự của từng công chức

- Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận

để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:

- Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức hàng năm (do công chức tự

kê khai và phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận)

- Bản kê khai tài sản, thu nhập hàng năm (do công chức tự kê khai)

- Các văn bản, tài liệu khác có liên quan

Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật

- Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định thẩm tra, xác minh cụ thể Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức được quy định như sau: Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên; trường hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung

và thống nhất với giấy khai sinh gốc

1.2.4.3 Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức:

- Công chức được điều động, luân chuyển, chuyển ngạch và cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì

cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của công chức đó

- Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định;

+ Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

+ Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định;

+ Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào

sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;

- Công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:

+ Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc Cơ quan

có thẩm quyền quản lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ

sơ gốc lưu trữ;

+ Đối với công chức từ trần gia đình công chức được nhận một bản sao

“Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn

vị quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản;

+ Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản

1.2.4.4 Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức:

- Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức gồm:

+ Cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu công tác;

+ Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần

hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu

lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân

- Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ công chức:

+ Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản

lý công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” theo biểu mẫu quy định;

+ Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công chức;

+ Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

+ Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ công chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

+ Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ công chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức đồng ý

1.2.4.5 Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức nhằm làm tăng độ bền, tuổi thọ của

hồ sơ, phục vụ cho công tác tra cứu, khai thác, sử dụng các thông tin trong hồ

sơ công chức được hiệu quả

Việc phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;

- Tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

- Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);

- Việc lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ

hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác

- Quy trình lưu giữ hồ sơ công chức được thực hiện như sau:

+ Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

+ Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

+ Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức

- Việc bảo quản hồ sơ công chức phải đảm bảo các chế độ và điều kiện

cơ sở vật chất, trang thiết bị, gồm:

+ Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;

+ Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ

và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

+ Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;

+ Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ

- Chế độ bảo mật hồ sơ công chức thực hiện theo chế độ bảo mật của nhà nước Pháp luật đã nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức Chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ

sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức

1.2.4.6 Báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức:

- Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức: Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau, cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức

để cơ quan quản lý công chức tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ; định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau, cơ quan quản lý công chức

có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ

- Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức:

+ Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ công chức;

+ Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

+ Báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác quản

lý hồ sơ công chức;

+ Số lượng, chất lượng công chức và công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức:

+ Kiến nghị, đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản

lý hồ sơ và kế hoạch xây dựng hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức

1.2.5 Số hóa hồ sơ công chức

Số hóa hồ sơ công chức là quá trình chuyển các dạng dữ liệu/tài liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chữ Vn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được như tài liệu ban đầu Nói cách khác, số hoá hồ sơ công chức là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được Sản phẩm sau khi số hóa hồ sơ công chức chính là nguồn tài nguyên số/dữ liệu số được máy tính nhận biết đúng định dạng và được sử dụng trên máy tính

Số hóa hồ sơ công chức trong giai đoạn hiện nay là biện pháp tối ưu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức

dễ dàng, thuận tiện Việc số hóa hồ sơ công chức là một trong những nội dung góp phần xây dựng Chính phủ điện tử hiện đại, với các ưu điểm như sau:

- Giảm không gian lưu trữ hồ sơ;

- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ;

- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn;

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu;

- Chia sẻ thông tin nhanh chóng;

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Trong Chương này, chúng tôi đã nêu một số khái niệm liên quan đến hồ

sơ, các loại hồ sơ; công chức, hồ sơ công chức, quản lý công chức và quản lý

hồ sơ công chức Trong các cách phân loại hồ sơ nói chung, hồ sơ nhân sự là một loại hồ sơ đặc biệt, vì nó phản ánh những thông tin cơ bản nhất về một cá nhân cụ thể Trong công tác quản lý công chức, hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cá nhân công chức Do đó, cơ quan quản lý công chức phải có trách nhiệm quản lý hồ sơ công chức của những công chức thuộc thẩm quyền quản lý

Hồ sơ công chức yêu cầu tính thống nhất về thông tin cá nhân công chức; có thành phần, đặc điểm riêng để phân biệt với các loại hồ sơ khác Quản lý hồ sơ công chức đòi hỏi phải thực hiện theo những nguyên tắc, quy trình quy định, gồm: Lập; bổ sung, sửa chữa; chuyển giao, tiếp nhận; nghiên cứu, khai thác; lưu giữ, bảo quản, bảo mật; báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức

Thực hiện đúng nguyên tắc, quy trình quản lý hồ sơ sẽ phát huy được tính hiệu quả của quản lý hồ sơ công chức đối với công tác quản lý nhân sự trong cơ quan, tổ chức, ví dụ như vấn đề khai thác thông tin để phục vụ cho các cấp quản lý cao hơn trong công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, cử đi

dự thi nâng ngạch theo hướng cạnh tranh, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái

Tại các cơ quan quản lý nhà nước hiện nay, việc quản lý hồ sơ công chức chủ yếu vẫn thực hiện dưới dạng quản lý hồ sơ truyền thống (hồ sơ giấy) Điều này làm cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ công chức gặp nhiều khó khăn Trong xu thế hiện nay, vấn đề số hóa hồ sơ công chức đang

là một đòi hỏi khách quan, giúp cơ quan quản lý nhà nước tích hợp được