bài giảng quản trị văn phòng

KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG Office Bộ phận phụ trách công tác hành chính trong cơ quan Bộ máy giúp việc cho lãnh đạo 04/14/24 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 4 SOFT... INPUT Vận chuyển thông tin O

Trang 2

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG

1.1 Đại cương về văn phòng

1.2 Tổ chức văn phòng

1.3 Nguyên tắc 5S trong văn phòng

1.4 Chọn địa điểm văn phòng

04/14/24 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 2

Trang 3

1.1 ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG

1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG

Trang 4

1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG

Office

Bộ phận phụ trách

công tác hành chính

trong cơ quan

Bộ máy giúp việc cho

lãnh đạo

SOFT

Trang 5

INPUT Vận chuyển thông tin OUTPUT

Quản lý điều hành họat động của cơ quan

Trang 6

Tham mưu

tổng hợp

Dịch vụ hậu cần

Trợ giúp điều hành

1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

Trang 7

Tham mưu

tổng hợp

Họat động trợ giúpQuyết định tối ưu

Trang 8

Tham mưu

tổng hợp

INPUT

OUTPUT

INFORMATION

Trang 9

Trợ giúp

điều hành

Xây dựng, triển khai

kế họach công tác Tổ chức tiếp khách Tổ chức hội họp

Tổ chức đi công tác Công tác văn thư…

Trang 10

Dịch vụ

hậu cần

Trang thiết bị Phương tiện vật chất

Logistical Services

Trang 11

Dịch vụ

hậu cần

• Quản lý chi tiêu kinh phí

• Quản lý tài sản

• Đảm bảo điều kiện làm việc

• Công tác khác

Logistical Services

Trang 13

1.1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

Trang 14

Quản trị

PLANING

ZATION

ORGANI-COLTRO

N

ING

DIRECT-04/14/24 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG 14

Trang 15

Quản trị văn phòng

Họach định

Tổ chức

Kiểm sóat

Điều khiển

Trang 16

14/04/24 702011 CHUONG 1- TONG QUAN 16

Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

Trang 17

Họach

định

•Xây dựng kế họach công tác

•Họach định các cuộc hội họp

•Họach định các chuyến công tác

•Họach định cơ sở vật chất

•Họach định kinh phí họat động

Trang 18

Tổ

chức

• Xác định nhu cầu nhân sự

• Phân công công việc

• Tuyển chọn, phát triển

• Thiết lập bộ máy văn phòng

• Thực hiện nhiệm vụ văn

phòng

Trang 19

đề ra

Trang 20

• Kiểm tra công việc

• Kiểm tra nhân sự

Trang 21

1.2.1 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Trang 22

Văn

phòng

• Tận dụng mặt bằng

• Tiết kiệm chi phí VP

• Giảm thời gian, công sức di chuyển

• Tạo môi trường làm việc khoa học

• Tạo điều kiện thu thập, xử lý thông tin

• Đảm bảo an tòan lao động

1.2.2 TỔ CHỨC NƠI LÀM VIỆC

1.2 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Trang 23

 Căn cứ sự liên kết về không gian

Trang 25

động Dễ thay đổi

Trang 26

 Căn cứ sự liên kết về không gian

Trang 28

28 04/14/24 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG

Trang 30

 Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công việc

Tập trung theo địa bàn

Phân tántheo chức năng

Trang 31

Tập trung

theo địa bàn

Mọi hoạt động của công việc hành chính được tập trung tại 1 địa điểm dưới quyền nhà quản trị hành

chính

Trang 34

Nhà quản trị hành chính

Giám

sát

Trang 35

Phân tán

theo chức năng

Trang 37

Ô nhiễm

Quá nóngQuá lạnh

Không khí, nhiệt độ

1.2.3 TÁC ĐỘNG CỦA MÔI TRƯỜNG

Trang 39

Ấm áptươi vuiXoa dịu

trì trệ

Trang 40

Ánh sáng thiên nhiên Ánh sáng nhân tạo

Trang 42

14/04/24 702011 CHUONG 1- TONG QUAN 42

Trang 44

14/04/24 702011 CHUONG 1- TONG QUAN 44

Trang 46

1.3 NGUYÊN TẮC 5S

SEISE Sàng lọc

SHITSUKE Sẵn sàng

SEITON Sắp xếp

SEISO Sạch sẽ

SEIKETSU Săn sóc

Sử dụngtiện lợi

Vệ sinhNguồnKiểm tra

Trang 47

S1 – Seiri – Sàng lọc  Hiệu quả

• Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết

• Loại bỏ những thứ không cần thiết

• Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ

cần thiết

Trang 48

S2 – Seiton – Sắp xếp

04/14/24 C1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG

Trang 49

• Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ sạch sẽ

• Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi

• Lau chùi có “Ý THỨC”

S3 – Seiso – Sạch sẽ

Trang 51

Xuất sắc

Giỏi

Khá

Đạt

Trang 52

Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S:

Trang 54

• Quy mô họat động

• Cơ sở hạ tầng kinh tế - xã hội

• Thuận lợi công việc

• Chi phí

• Phong thủy

1.4 CHỌN ĐỊA ĐIỂM VĂN PHÒNG

1.4.1Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết

định chọn địa điểm văn phòng

Trang 55

• MỤC TIÊU

• THU THẬP THÔNG TIN

• LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN

• TỔ CHỨC THỰC HIỆN

• ĐỊNH LƯỢNG THÔNG TIN

1.4.2Các bước thực hiện chọn địa điểm văn phòng

Trang 56

ít kẹt xe, ngập nước…

Trang 57

Có 3 địa điểm: 1 Quận 1

2 Quận 3

3 Quận 7

Trang 58

Trang 59

• ĐỊNH LƯỢNG THÔNG TIN

Trang 60

• LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN

Phương án được chọn

Trang 61

• TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

• Đàm phán

• Ký hợp đồng

• Sửa chữa

• Thông báo dời địa điểm văn phòng

• Thuê dịch vụ chuyển văn phòng

• Hòan tất hồ sơ thủ tục…

Trang 62

www.themegallery.com ThS.Đoàn Văn Bồng;

E.mail: doanvanbong@tdt.edu.vn; ĐTDĐ: 0903 350 906

Định dạng
Số trang	62
Dung lượng	4,42 MB
File đính kèm	QTVP.rar (9 MB)