Bài giảng quản trị văn phòng chương 5 và 6

5.2.1 Quản lý VB đến Chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ - Nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật - Ưu tiên chuyển giao những

Trang 1

Chương 5: Tổ chức giải quyết và quản lý

văn bản

LOGO

Người trình bày Ths Hoàng Thị Ba

Trang 3

5.1 Một số vấn đề chung về VB QL

5.1.1 Khái niệm và phân loại VBQL

Trang 5

Chức năng xã

hội

Chức năng văn hóa

Trang 6

5.2 Tổ chức giải quyết và quản lý VB

Quản lý văn bản đến

Quản lý văn bản đi

Tổ chức giải quyết quản lý VB mật

Lập và lưu trữ hồ sơ

Trang 7

Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB

Bước 5: Trình chánh VP

Bước 6: Đăng ký VB đến

Bước 7: Chuyển giao VB đến

Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc

giải quyết VB

Trang 8

5.2.1 Quản lý VB đến

Bước 1: Nhận VB đến

Văn thư tiếp nhận

- Lướt qua một lượt ngoài bì để xác định xem các VB đến có gửi đúng địa chỉ không, nếu không đúng thì trả lại

không đúng thì trả lại

- Kiểm tra xem các bì VB có nguyên vẹn

không? Nếu thấy không nguyên vẹn thì phải lập biên bản trước người đưa VB

- Thực hiện các thủ tục giao nhận

Trang 9

Bước 2: Sơ bộ phân loại VB

- Loại không cần bóc bì, không cần vào sổ

đăng ký: thư riêng gửi cho cá nhân, sách, báo, tài liệu tham khảo.

- Loại phải bóc bì, vào sổ đăng ký: VB ngoài bì

đề tên cơ quan, không có dấu mật

- Loại không bóc bì nhưng phải vào sổ đăng

ký: VB ghi rõ tên người nhận, VB mật, VB gửi cho đảng ủy và các đoàn thể trong cơ quan

Trang 10

Bước 3: Bóc bì VB

- Những VB có dấu chỉ mức độ khẩn cần được bóc trước

- Tránh làm rách công văn bên trong, làm mất địa chỉ nơi

gửi, mất dấu bưu điện

- Khi lấy VB ra cần rà soát lại xem có sót VB không, đối chiếu

số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu ghi trong VB xem có khớp không? Nếu có sai sót phải báo cáo cán bộ phụ trách biết và hỏi lại nơi gửi

biết và hỏi lại nơi gửi

- Các VB không đúng thể thức phải trả lại nơi gửi để thực

hiện đúng quy định

- Đối với VB thuộc các loại: Đơn thư khiếu tố, nặc danh hoặc cần phải kiểm tra cần giữ lại phong bì đính kèm theo VB để làm bằng chứng

- Trường hợp VB có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu cho cơ quan gửi

Trang 11

Bước 4: Đóng dấu “đến” vào VB

Dấu đến đóng vào khoảng trống dưới

số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội

số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu

Trang 12

từng đơn vị và nội dung của VB để sơ

bộ phân loại trước khi trình chánh VP Khi chánh VP xem xong ghi ý kiến vào

lề, nhân viên văn thư phải lấy lại VB

để đăng ký vào sổ “VB đến” và chuyển cho các đơn vị, cán bộ trong cơ quan.

Trang 13

Bước 6: Đăng ký VB đến

Có 3 hình thức đăng ký VB đến: đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng thẻ, đăng ký bằng máy vi tính

Với hình thức đăng ký VB bằng sổ: tùy thuộc vào

số lượng VB của cơ quan nhiều hay ít mà dùng

một hay nhiều sổ đăng ký VB Đối với các cơ

quan lớn có thể dùng các sổ đăng ký VB:

- VB mật

- VB cấp trên gửi xuống

- VB các cơ quan đơn vị trực thuộc, cấp dưới gửi

lên

- VB thuộc loại thư đơn khiếu tố.

Trang 14

Chuyển giao đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không nhờ người khác cầm hộ

- Nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật

- Ưu tiên chuyển giao những VB có dấu chỉ mức độ khẩn

- Trường hợp số liệu VB đến cq muộn, số lượng nhiều, chưa

- Trường hợp số liệu VB đến cq muộn, số lượng nhiều, chưa kịp giải quyết phải để đến ngày hôm sau thì NV văn thư

phải báo cáo với cán bộ phụ trách và cất giữ cẩn thận

- Trường hợp VB có liên quan đến một số người hoặc một số

bộ phận cùng giải quyết thì có thể thực hiện bằng cách:

chuyển lần lượt cho từng người hoặc nhận VB gửi cho tất cả mọi người, bp có liên quan

- Việc chuyển VB đến cho các cá nhân, bp phải ký xác nhận giữa nhân viên văn thư và người (bp) nhận VB

Trang 15

Bước 8: Giải quyết và theo dõi việc

giải quyết VB

có những VB phải được giải quyết kịp thời

theo yêu cầu của nơi gửi Trong thời gian

này VB được lưu lại và được bảo quản trong

“hồ sơ công việc” của người thừa hành

cầu trả lời bằng VB thì người thừa hành phải soạn thảo VB trả lời

thư đánh dấu vào cột ghi chú ở sổ đăng ký

VB đến để nhắc nhở, giải quyết

Trang 16

5.2.2 Quản lý VB đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức VB

Bước 2: Vào sổ đăng ký VB đi

Bước 3: Bao gói VB gửi đi

Bước 4: Chuyển VB đi

Bước 5: Giữ gìn và sắp xếp bản lưu

VB đi

Trang 17

đủ chưa, nếu còn thiếu sót thì yêu cầu bộ phận, cán bộ thảo VB đó sửa lại

Trang 18

Bước 2: Vào sổ đăng ký VB đi

Có thể đăng ký VB đi bằng sổ, máy vi tính

Mẫu đăng ký văn bản đi Mẫu đăng ký văn bản đi

Tên loại

và trích yếu ND VB

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản

lưu

Ghi chú

Trang 19

Bước 3: Bao gói VB gửi đi

Bì đựng VB có thể dùng nhiều loại với kích thước khác nhau song phải làm bằng giấy dầy, bền

MẪU GHI BÌ VĂN BẢN GỬI ĐI

Tên cơ quan; số và ký hiệu VB

Kính gửi: (tên, địa chỉ nơi nhận)

Tem

Trang 20

Bước 4: Chuyển VB đi

Mẫu sổ chuyển giao VB

Ngày

tháng gửi

VB

Số và ký hiệu VB

Số lượng bì

VB

Nơi nhận VB

Ký nhận và đóng dấu

Mẫu phiếu gửi VB

Tên cơ quan Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt namSố: PG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU GỬIKính gửi:

Nội dung:

Người nhận ký:

Trang 21

- Một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo để lập

hồ sơ, theo dõi công việc

- Một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết

Cuối năm sắp xếp lại VB, lập hồ sơ chuyển

giao cho lưu trữ cơ quan để phục vụ cho

nghiên cứu, khai thác.

Trang 22

và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy VB mật

3

Tuyển chọn nhân viên, cán

bộ quản lý VB mật theo quy định của nhà

nước

Trang 23

5.2.4 Lập và lưu trữ hồ sơ

Lập hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ

Trang 24

Lập hồ sơ

Hồ sơ: là một VB, một tập hợp các VB tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm

về thể loại hoặc tác giả được hình thành trong

quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi

chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan,

một cá nhân

Công tác lập hồ sơ: là quá trình tập hợp, sắp xếp

VB tài liệu thành từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công

việc trước mắt và nghiên cứu sau này

Trang 26

Lập danh mục hồ sơ

Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức)

Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ

Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ

Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Phân công người lập hồ sơ

Bước 6: Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ

Trang 27

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

Tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan đơn vị

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Thời hạn bảo quản Người lập

hồ sơ

Ghi chú Năm bảo

quản

Thời hạn bảo quản

Bản danh mục hồ sơ gồm:

- Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

- Hồ sơ bảo quản lâu dài

- Hồ sơ bảo quản tạm thời

Thủ trưởng cơ quan (Chánh văn phòng)

Trang 29

Các đơn vị và cán bộ trong cơ quan

Các bộ chuyên trách văn thư lưu trữ Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính)

Trang 30

Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc

được để lại tại các đơn vị sau một năm để

theo dõi nghiên cứu khi cần thiết sau đó sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ nộp lưu trữ cơ quan phải được lập

hoàn chỉnh: có bìa được biên mục bên trong

và bên ngoài bìa rõ ràng, chính xác Các VB trong hồ sơ sắp xếp khoa học.

Trang 31

Chương 6: Soạn

thảo văn bản

LOGO

Trang 32

NỘI DUNG

Soạn thảo văn bản quản lý

Soạn thảo hợp đồng

Trang 33

6.1 Soạn thảo văn bản quản lý

Một số nguyên tắc trong soạn thảo

văn bản

Thể thức văn bản

Trang 34

Xác định đúng mục đích VB, đúng đối tượng và căn cứ

Trang 35

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,

có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

Trang 36

6.1.2 Thể thức văn bản

Tên cơ quan ban hành VB

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên

cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ

và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Trang 37

Số và ký hiệu của VB

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan,

tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản

và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

- Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản

có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

VD: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân)

Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo)

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ) Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

Trang 38

Phần địa danh, ngày tháng

- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với

đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

Trang 39

in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền,

có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác

Trang 40

Nội dung VB

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý

để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Trang 41

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ

khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người

ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa

so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

Trang 42

Dấu của cơ quan, tổ chức

1 Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy

định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và quy định của phápluật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn

luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với vănbản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theođược thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

2 Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8;

dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phảicủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên mộtphần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản

Trang 43

Nơi nhận

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân

nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ

từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho

một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi”

và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan,

tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức,

cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	1,09 MB