Bài giảng quản trị văn phòng chương 1,2,3,4

Hoạt động giao tiếp của quản trị viên VPCác quản trị viên văn phòng khác Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng... 2.3 Hoạt động giao tiếp của quản trị viên văn phòng Khái niệm và

Chương 1: Công tác

tổ chức văn phòng

LOGO

Người trình bàyThs Hoàng Thị Ba

Khái niệm văn phòng

Chức năng của văn phòng

Company Logo

3.2.2

3.2.3

Chức năng của văn phòng

Nhiệm vụ của văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng là

Bản chất của VP

Khái niệm văn phòng doanh nghiệp

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Chức năng

Company Logo

Về phương iện

xã hội

1Chức

năng

tham mưu

tổng hợp

2Chức năng giúp việc điều hành

3

Chức năng hậu

cần

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Nhiệm vụ của văn phòng là

gì?

Company Logo

Hiện đại hóa công tác văn phòng

Trang thiết bị văn phòng

Bố trí văn phòng

1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng

Company Logo

1.2.2 Bố trí văn phòng

Các yêu cầu của bố trí

Các phương pháp bố trí văn phòng:

- Bố trí, sắp xếp

Company Logo

của bố trí văn phòng

- Bố trí, sắp xếp theo mức độ tập trung

- Bố trí căn cứ vào

sự liên kết về không gian giữa các bộ phận

1.2.3 Trang thiết bị văn phòng

Các đồ dùng văn phòng

Company Logo

Các thiết bị dùng cho công tác

thu thập và xử lý thông tin.

1.2.4 Hiện đại hóa công tác VP

Company Logo

Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng

LOGO

Hoạt động giao tiếp của quản trị viên VP

Các quản trị viên văn phòng khác

Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng

2.1 Thư ký văn phòng

Những yêu cầu đối với người thư ký

Company Logo

2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của

người thư ký

Company Logo

- Bố trí nơi làm việc cho thư ký

Bàn làm việc của thư ký

Company Logo

2 Chủ động làm việc và xử lý thông tin để báo cáo

3 Phải linh hoạt, chủ động trong công việc và phải tự tìm đường cho mình

- Có vai trò, trách nhiệm lớn hơn, chịu nhiều áp lực hơn- Ở các nước Tây Âu không có trợ lý GD (CEO assistant) mà là phó giám đốc điều hành (deputy director)

đốc điều hành (deputy director)

4 Công việc mang tính chuyên môn cao, có thể thay thế được vị trí CEO khi cần

5 Các công việc:

- Tham gia XD chiến lược KD

- Điều hành hoạt động SXKD hoặc những công việc GD ủy quyền

- Tổng hợp, phân tích thông tin từ các phòng ban để báo cáo lên

GD hàng tuần, tháng, quý, năm.

- Xem trước kế hoạch của các phòng ban nộp lên, đưa ra ý kiến

2.3 Hoạt động giao tiếp của

quản trị viên văn phòng

Khái niệm và các hình thức giao tiếp

Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh

Company Logo

tiếp kinh doanh

2.3.2 Những nguyên tắc cơ bản

trong giao tiếp kinh doanh

Nguyên tắc giao tiếp

nơi công sở

Company Logo

Kỹ năng giao tiếp

trong công sở

một số nước: Mỹ, Nhật,…

LOGO

www.themegallery.com

Quản trị văn phòng

Số tín chỉ: 2

Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Tuyến

Chương 1: Công tác tổ chức văn phòng

I Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1 Khái niệm văn phòng

Nghĩa rộng: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp vàtrực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạomột cơ quan, đơn vị

Nghĩa hẹp: văn phòng là trụ sở làm việc của một cơquan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoạicủa cơ quan đơn vị đó

Bản chất của văn phòng là hoạt động thông tin

Điều kiện để thực hiện hoạt động văn phòng là phải có công cụ, cơ sở vật chất phục vụ cho việc truyền dẫn và xử

lý thông tin, đội ngũ nhân viên văn phòng.

2 Chức năng của văn phòng

Giúp việc

Hậu cần

Tham mưu tổng hợp

việc điều hành

3 Nhiệm vụ của văn phòng

Tổng hợp kế hoạch, đôn đốc thực hiện

Xây dựng kế hoạch công tác của ban lãnh đạo

Thu thập, xử lý và quản lý sử dụng thông tin

Truyền đạt các quyết định của lãnh đạo, theo dõi việctriển khai thực hiện

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng

Tổ chức công tác lễ tân

Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo

Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơquan

Tổ chức công tác bảo vệ trật tự cho cơ quan

II Tổ chức văn phòng

1 Cơ cấu tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khácnhau của văn phòng được bố trí để đảm nhận nhữngnhiệm vụ của công tác văn phòng (hay sự phân chiathành số lượng phòng ban, bộ phận với nhiệm vụ quyềnhạn nhất định trong văn phòng)

Tận dụng tối đa mặt bằng và sử dụng tối đa diện tích

Tận dụng tối đa mặt bằng và sử dụng tối đa diện tíchvăn phòng

Đảm bảo sức khỏe: ánh sáng, môi trường, không khí, antoàn lao động

Tiết kiệm chi phí lắp đặt

Tuân thủ các quy tắc về an toàn lao động

Giảm chi phí đầu tư

Chuyên môn hóa của nhân viên văn phòng cao

Chuyên môn hóa của nhân viên văn phòng cao

Tận dụng tối đa công suất của máy móc, thiết bị

Hạn chế:

Công việc bị ùn tắc, xử lý không kịp

Làm cho nhân viên ở các phòng ban, bộ phận khác bị phụthuộc

2.2.2 Bố trí căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các

Hạn chế sự trao đổi thông tin, giao tiếp giữa mọi người

Tốn diện tích, chi phí đầu tư

Khó quản lý

* Văn phòng mở

Ưu điểm:

Tận dụng được tối đa diện tích

Tính cơ động cao, dễ bố trí lại văn phòng

Giảm thời gian di chuyển giữa các bộ phận

Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên

Tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên

Nhược điểm:

Gây ồn ào, giảm sự tập trung cho công việc

Khó bảo đảm bí mật thông tin

3 Trang thiết bị văn phòng3.1 Các đồ dùng văn phòng

3.2 Các thiết bị dùng cho công tác thu thập và xử lý thôngtin

Thiết bị hội nghị: máy trình chiếu, máy điều hòa…

Máy ghi âm

Máy fax

4 Hiện đại hóa công tác văn phòng

III Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của vănphòng

Chương 2: Tổ chức lao động văn phòng

I. Thư ký văn phòng

1 Chức năng, nhiệm vụ của người thư ký

Xử lý thư tín: quản lý văn bản đến, văn bản đi

Quản lý lưu trữ hồ sơ

Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách

Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách

Thực hiện các công tác hành chính hậu cần

Xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật.

Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp

Quan hệ tốt với mọi người

Biết giữ bí mật các thông tin của doanh nghiệp

Biết giữ bí mật các thông tin của doanh nghiệp

2 Những yêu cầu đối với người thư ký

Các kỹ năng cơ bản: nghe, nói, đọc, viết tốt hơn ngườibình thường

Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký

Đánh máy tốc độ 60 -70 chữ một phút

Tốc ký tốc độ 100 - 120 chữ một phút

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, dữ liệu

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúngchuẩn, hấp dẫn, đẹp

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh

Biết và sử dụng được ngoại ngữ

Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gianhợp lý, hiệu quả

Phẩm chất cá nhân

 Khả năng làm việc độc lập khá cao

 Thông minh, phản ứng linh hoạt

 Trung thành với công ty, là người trung thực

 Biết kiềm chế tình cảm

 Tham vọng trong công việc

 Tham vọng trong công việc

Ngoại hình tương đối, ăn mặc lịch thiệp, gọn gàng

3 Bố trí phòng làm việc của thư ký

3.1 Những yêu cầu khi bố trí phòng làm việc của người thưký

Tạo môi trường thích hợp cho giám đốc và thư ký hoànthành công việc hiệu quả nhất

Tạo điều kiện để tiếp khách cơ quan, doanh nghiệp có

Tạo điều kiện để tiếp khách cơ quan, doanh nghiệp cóhiệu quả

Tạo môi trường phù hợp với tâm lý, sở thích của ngườithư ký để họ yêu thích nơi làm việc

Bảo đảm những yêu cầu về giữ gìn bí mật văn bản, tàiliệu

3.2 Bố trí nơi làm việc cho thư ký

Liền kề phòng làm việc của thủ trưởng, quan sát được cửa

ra vào, bàn tiếp khách và cửa vào phòng của thủ trưởng

Bố trí bàn làm việc của thư ký

II Các quản trị viên văn phòng khác

Thư ký giám đốc Trợ lý giám đốc

- Làm tốt những gì sếp yêu cầu - Hỗ trợ, tư vấn cho sếp và thay thế sếp

trong một số trường hợp

- Sếp ra quyết định rồi thư ký làm theo - Chủ động làm việc và xử lý thông tin

để báo cáo

- Thường thì sếp bảo gì làm nấy - Phải linh hoạt, chủ động trong công

việc và phải tự tìm đường cho mình

- Có vai trò, trách nhiệm lớn hơn, chịu nhiều áp lực hơn

- Ở các nước Tây Âu không có trợ lý giám đốc (CEO assistant) mà là phó giám đốc điều hành (deputy director)

- Công việc mang tính chất

hành chính văn phòng

- Công việc mang tính chuyên môn cao, có thể thay thế được vị trí CEO khi cần

Các công việc đã mô tả

trong phần nhiệm vụ của

thư ký

Các công việc:

- Tham gia xây dựng chiến lược kinh doanh

- Điều hành hoạt động sxkd hoặc những công việc giám đốc ủy quyền

- Tổng hợp, phân tích thông tin từ các phòng ban để báo cáo lên giám đốc hàng tuần, tháng, quý, năm.

- Xem trước kế hoạch của các phòng ban nộp lên, đưa

ra ý kiến để sếp tham khảo

- Đại diện gd gặp và đàm phán khách hàng khi cần

- Thay mặt gd làm việc với các phòng ban theo ủy quyền

Các quản trị viên văn phòng cần đáp ứng được các yêu cầu:

1 Hiểu và vận dụng các chức năng quản trị

III Hoạt động giao tiếp của quản trị viên văn phòng

1. Khái niệm và các hình thức giao tiếp

Giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi giữa người với người

Các hình thức giao tiếp:

- Giao tiếp bằng ngôn ngữ (nói, viết)

- Giao tiếp phi ngôn ngữ

2 Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp kinh doanh

Tôn trọng danh thiếp

Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phátngôn“

"Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"

Lắng nghe rồi mới đánh giá

Lắng nghe rồi mới đánh giá

Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được

Thông tin đơn giản và dễ hiểu

Tiếp nhận phản hồi

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau

IV Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng

Chương 3: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng

I Tổ chức một ngày làm việc hiệu quả

1.1 Yêu cầu

Tăng hiệu quả làm việc của nhân viên văp phòng

Giảm đến mức thấp nhất sự căng thẳng, mệt mỏi

Tăng sự hứng thú và yên tâm trong công việc

Tạo thêm thời gian cho cá nhân và tận dụng được thờigian đó

Tạo được bầu không khí làm việc tập thể

1.2 Phân tích thời gian trong một ngày làm việc

Xác định mục đích công việc

Lên kế hoạch hành động

+ Công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất

+ Trong ngày thường bận nhất vào lúc nào

+ Thời gian làm việc hiệu quả nhất là lúc nào

+ Công việc có cần phải làm gấp không

+ Có thể giao công việc cho người khác làm haykhông

1.3 Tránh những công việc gây lãng phí thời gian

Nói chuyện và làm việc riêng

Nói chuyện điện thoại riêng hoặc nói nhiều mà khôngchuẩn bị trước

Khả năng tổ chức cuộc họp kém

Không biết cách nói không để từ chối các công việc

Không biết cách nói không để từ chối các công việckhông liên quan

Sắp xếp tài liệu không hợp lý

Kỹ năng giao việc không hiệu quả…

1.4 Tổ chức ngày làm việc

Khởi đầu ngày làm việc

Trong ngày làm việc:

+ Thống nhất các loại lịch

+ Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện công việc+ Quản lý các hồ sơ, tài liệu: sắp xếp, lưu trữ

Kết thúc ngày làm việc

+ Kiểm tra lại công văn, giấy tờ

+ Sắp xếp các tài liệu còn tồn đọng để hôm sau giải quyếtsớm

+ Lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, có thể sắp xếp các

hồ sơ cần thiết cho ngày hôm sau

+ Thu dọn, kiểm tra trang thiết bị, khóa tủ, tắt điện, khóacửa

II Tổ chức hội họp, hội thảo

1 Tổ chức hội họp, hội nghị

1.1 Ý nghĩa và phân loại hội nghị

1.2 Tổ chức hội nghị

1.2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị

Mục tiêu của hội nghị để xác định tên và nội dung hội

Mục tiêu của hội nghị để xác định tên và nội dung hộinghị

Xác định đối tượng và thành phần tham dự

Xác định thời gian và địa điểm

Xác định trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban

Xây dựng chương trình nghị sự

Chuẩn bị tài liệu

Chuẩn bị hội trường

Xác định số người phát biểu trong hội nghị, kiểm tra lạixem họ có chắc chắn tham dự không, thời gian và nộidung phát biểu

Chuẩn bị giấy mời

Các yếu tố hậu cần khác

Khách hàng ở xa: chuẩn bị chu đáo nơi ăn, ở và cách tiếpđón

Kinh phí

Điều hành hội nghị

+ Tuyên bố khai mạc

o Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thành phần tham dự

o Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn

o Giới thiệu qua chương trình nghị sự

o Mời chủ tịch đoàn và thư ký đoàn lên làm việc

+ Ban thư ký ghi biên bản hội nghị, chuẩn bị nghị quyếthoặc kết luận của hội nghị

Kết thúc

Hội nghị thành công là hội nghị:

Khách mời đông đủ

Vấn đề đưa ra trong hội nghị được giải quyết

Trong quá trình diễn ra hội nghị không có trục trặc gì

Uy tín của công ty, cơ quan qua hội nghị được nângcao…

1.2.3 Các công việc sau hội nghị

Thu dọn hội trường

Họp tổng kết để đánh giá, kiểm điểm lại

Khen thưởng, kỷ luật người có liên quan

Rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau

2 Tổ chức hội thảo

Hội thảo Hội nghị Phạm vi thông tin Rộng hơn Hẹp hơn

Mục đích Không nhất thiết phải

đưa ra được kết luận

Cuối hội nghị phải đưa ra được kết luận

Thời gian Phải xác định thời

gian sẵn

Có thể diễn ra trong thời gian ngắn hoặc

gian sẵn thời gian ngắn hoặc

dài

Chuẩn bị Cần chuẩn bị kỹ hơn:

tài liệu, nội dung, số người, kỷ yếu

Người điều hành Cần người điều hành

giởi hơn

III Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

1 Vai trò của các chuyến đi công tác của lãnh đạo

2 Lập kế hoạch các chuyến đi công tác

Mục tiêu của chuyến đi

Nội dung công tác

Thời gian công tác

Những người đi cùng

Phương tiện đi lại

Các tài liệu cần thiết

Kinh phí

3 Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi

Liên hệ với nơi công tác

Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu cần thiết

Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất

- Giấy giới thiệu / Giấy mời

- Giấy đi đường

- Chứng minh thư nhân dân

- Hộ chiếu, visa, vé

- Tạm ứng kinh phí cho lãnh đạo đi công tác

- Các phương tiện vật chất khác

4 Nhiệm vụ của người thư ký và văn phòng trong thờigian lãnh đạo đi công tác

Trước khi lãnh đạo đi công tác

- Dự các cuộc họp bàn giao của thủ trưởng

- Nắm các công việc thủ trưởng giao cho văn phòng,người thư ký

Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Giúp người được thủ trưởng ủy quyền

- Giải quyết các nhiệm vụ được thủ trưởng giao

- Theo dõi tình hình thực hiện công việc

- Lưu giữ tài liệu, sách báo

Nhiệm vụ của thư ký, văn phòng sau khi lãnh đạo đi côngtác về

- Báo cáo lãnh đạo tình hình hoạt động của cơ quan, côngty

- Trình các tài liệu, ghi chép, thư từ

- Trình lãnh đạo giải quyết các công việc chưa được giảiquyết

- Giúp lãnh đạo sắp xếp, biên tập tài liệu trong chuyến đicông tác, lập báo cáo để lãnh đạo tổng kết, họp với nhânviên

- Nhận giấy tờ, chứng từ để làm thủ tục thanh toán

Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân

I Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân

- Lễ tân ngoại giao

- Lễ tân nội bộ đất nước

- Lễ tân kinh doanh

2 Vai trò của công tác lễ tân

3 Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở các

cơ quan

II Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan

1 Trang bị lễ tân và nhân viên lễ tân chuyên nghiệp

Trang bị lễ tân

- Bàn ghế tiếp khách, ghế để khách ngồi đợi

- Sổ đăng ký cuộc hẹn cho khách

- Điện thoại

- Tủ đựng đồ uống

- Sơ đồ cơ quan

- Danh bạ điện thoại nội bộ cơ quan

- Sách, báo, tạp chí chuyên ngành hoặc tài liệu giới thiệu

về công ty …

Nhân viên lễ tân chuyên nghiệp

 Đẹp từ cái nhìn đầu tiên

- Luôn giữ nụ cười

- Trang phục nghiêm túc, lịch sự,

gọn gàng, sạch sẽ, chỉnh tề và chuyên nghiệp

 Am hiểu tường tận công việc, công ty

 Am hiểu tường tận công việc, công ty

 Thái độ làm việc: luôn lắng nghe và chia sẻ, lịch sự và nhãnhặn

 Phản ứng nhanh nhạy và giải quyết các tình huống phátsinh tốt

* Những lưu ý khi tuyển dụng nhân viên lễ tân

Lên danh sách những trách nhiệm tối quan trọng, những kĩnăng không thể thiếu

Suy nghĩ về mẫu hình lễ tân phù hợp với phương thứckinh doanh của công ty

Hỏi ứng viên hiểu như thế nào về công ty

Phẩm chất đạo đức, thái độ làm việc của ứng viên là quan

Phẩm chất đạo đức, thái độ làm việc của ứng viên là quantrọng nhất

Nên đưa ra những câu hỏi tình huống

Hỏi ý kiến của khách hàng/đối tác thân thiết về lễ tân củacông ty