Lập kế hoạch thực hiện dự án

4.Kiểm soát rủi ro Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở dự án thực hiện những mong muốn đã được xác định trong tài liệu dự án Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu nh

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

7

4.Kiểm soát rủi ro

Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở dự án thực hiện những mong muốn đã được xác định trong tài liệu

dự án

Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra

rủi ro

Tiến trình sẽ không đúng theo kế hoạch

Không loại trừ triệt để rủi ro

Vai trò của quản lí rủi ro

Giảm thiểu ảnh hưởng của các sự cố

Nâng cao xác xuất thực hiện thành công

Tạo ra ý thức kiểm soát

Có giải pháp hiệu quả, kịp thời

Các công việc quản lí rủi ro

Sửa đổi lại các ước lượng thời gian

Đề xuất kế hoạch, kinh phí dự phòng

Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi người

Tập trung kiểm soát những công việc tất yếu.

Lập bảng quản lí rủi ro

Lập biểu phân tích rủi ro

Mô tả Giả thiết Xác xuất Ảnh hưởng Phản ứng

Phản ứng: cách giải quyết

Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án

Lập thành văn bản các loại rủi ro cụ thể

Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro

Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro

Giám sát và cập nhật tài liệu về rủi ro

Năm bước quản lý rủi ro

Phân loại rủi ro dự án

• Liên quan đến các vấn đề

• Dự án có thể quản lý nhưng không thể loại trừ

loại rủi ro này

Vốn có sẵn

• Liên quan đến các giải pháp

• Dự án phải kiểm soát trên những rủi ro vốn có

và cả những rủi ro lan rộng

Acquired

Bước 1: Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án

9

Rủi ro không thể dự đoán trước,hoặc xác xuất xảy ra

quá thấp Rủi ro có thể dự đoán trước

Xác định ra những sự kiện không mong muốn có thể

xảy ra(gọi là những đe dọa)

Xác định rủi ro

10

Lường trước

Không dự đoán trước được

Dự đoán trước được

Ví dụ

11

Bước 2: Chỉ ra các loại rủi ro cụ thể

Mô tả

Hoạt động phòng ngừa

Xác xuất

Hậu quả

Lý do

70-bình (TB) Cao Không chấp

nhận

60% Thấp Cao Không chấp

40-nhận

30% Thấp bình (TB) Trung Không chấp

10-nhận

Bước 4 Quy trình quản lý rủi ro

Xác định mức rủi

ro ban đầu của dự

án

Lập thành văn bản các rủi ro cụ

thể

Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi

ro

Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro

Giám sát và cập nhật các tài liệu

Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro

 Lập biểu phân tích rủi ro

 Liệt kê các giả thiết

 Cần được sự ủng hộ của những người

chịu tác động rủi rơ

 Với những “sự cố” đã xảy ra mà không

dự kiến được, cần ghi lại nhật ký.

Ngăn ngừa (ví dụ)

 Đưa ra đào tạo bổ sung cho các

lập trình viên ( để giảm rủi ro tiềm

tàng)

 Thuê hợp đồng với các lập trình

viên có nhiều kinh nghiệm (loại bỏ

rủi ro tiềm năng)

Hướng dẫn hành động ngăn ngừa

 Đảm bảo rằng chi phí sẽ thấp hơn

chí phí của nguy cơ rủi ro

 Đảm bảo rằng chi phí sẽ thấp hơn

chi phí của hành động bất ngờ

 Điều đặc biệt quan trọng là sẽ

không xảy ra hành động bất ngờ

Bước 5 Quản lý rủi ro hiểu quả cần:

 Phòng ngừa hơn là chữa trị.

 Đánh giá rủi ro theo thời kỳ

trong suốt vòng đời của dự án

Ghi lại nhật ký

Mô tả Độ trang trọng trách nhiệm Người chịu Ngày giải quyết

[1] [2] [3] [4]

Câu hỏi ôn tập

Theo các bạn Bảng Công Việc(WBS) có đầy đủ thông

tin để giúp PM lập kế hoạch,

tổ chức,kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả hay chưa?Vì

sao?

Đáp án

Bằng cách tạo ra WBS,

ta sẽ làm rõ ra được các công việc, nhiệm vụ cần

thiết.

Những ta chưa thấy được thời gian, nguồn lực cần thiết cho mỗi

công việc đó

WBS (slide 105)

Không đủ thông tin giúp PM Quản lý dự án một cách hiệu

quả

dự án

Mục đích của lịch biểu

01

02 03

06 07

PM không xây dựng lịch biểu

Lười biếng

thiếu

kĩ năng

thiếu thời gian

thiếu hợp tác

không nắm được mục tiêu

Bắt phải làm

Bắt đi học

Nhận thúc được tất

yếuThuyết phục

Nhìn nhận lại vấn đề

Thêm lịch trình vào WBS

Danh mục công việc được thêm với:

 Các công việc phụ thuộc liên quan

 Ước tính được sự

nỗ lực và thời hạn

hiện

Xác định các nhiệm vụ phụ thuộc

Trong khi thực hiện nhiệm vụ

Giảm tối da chuỗi dài các nhiệm vụ

Rà xét lịch trình

Rà xét lại sự hỗ trợ Xem xét lại

Giảm thời gian lãng phí

sự tư duy

sử dụng rộng rãi

BIỂU ĐỒ MŨI TÊN - ADM

BIỂU ĐỒ MŨI TÊN - ADM

Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện

Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động

Phía trên mũi tên mô tả hoạt động

Cuối mũi tên là một cặp số S-F

Bao

Gồm

BIỂU ĐỒ HÌNH HỘP-PDM

Biểu đồ PDM là gì

???

BIỂU ĐỒ HÌNH HỘP-PDM

1.5 5.5 Thực hiện G

200 3 Ngày

Hộp Chữ Nhật biểu

thị cho một công

việc

Giữa hộp: Mô tả công

việc

3.3 5.5 Thực hiện F

400 3 Ngày

400 2 ngày

6.7 6.7 Thực hiện E

700 2 ngày

4.5 4.5 Thực hiện C

500 2 ngày

2.4 3.5 Thực hiện D

600 3 ngày

Tính ngày tháng cho các công việc

Thời gian sớm nhất có thể bắt đầu

BM Kết thúc muộn

BM Bắt đầu muộn

PHÂN BỐ LỰC LƯỢNG , TÀI NGUYÊN

 Có 3 loại tài nguyên :

 Ưu tiên cho những công việc phức

tạp trong những công việc củng cố

DATA DISPLAY

NGUỒN CỦA DỰ ÁN LÀ NHỮNG GÌ ?

nghiệm và kỹ năng sẵn sàng để hoàn thành

mục tiêu cho dự án

gồm từ thiết bị lớn đến máy tính và những công

cụ kiểm tra đặc biệt

cho dự án gồm giấy, bút chì, đĩa mềm và các

vật dụng khác

các cam kết cần thiết , nguồn thu của dự án

ĐỒ HÌNH TÀI NGUYÊN

tháng, năm,… )

nhân viên sẽ làm trên khoảng thời gian của trục X

Ý NGHĨA CỦA ĐỒ HÌNH

 Chỗ dâng cao : nhân viên làm việc nhiều giờ

 Chỗ thấp xuống : nhân viên làm việc ít giờ ( có thời gian rỗi )

 Đồ thị không bằng phẳng : phân phối lao động không đều

 Đồ hình có một chỗ dâng cao : Project Manager phụ thuộc vào một vài nhân viên giỏi

 Nếu buộc phải chấp nhận một đồ thị không bằng phẳng thì phải có cách quản lý hợp lý

 Tại những chỗ dâng cao, mời thêm người ngoài vào làm để tránh quá tải cho nhóm

 Tập trung nỗ lực điều hành vào những chỗ dâng cao

 Tại những chỗ thấp ; tranh thủ cho anh em đi học , khuyến khích nghỉ phép , hoặc bố trí giúp cho những người khác đang làm công việc căng thẳng

CHÚ Ý:

THE END