Bài giảng quản trị dự án lập kế hoạch dự án

Khái niệm lập kế hoạch-Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án -Lập KH là một hoạt động quan trọng của quản lý dự án -Lập KH là chiếc cầu nối từ vị trí hiê ên nay của ta đến vị trí

Đại học Khoa học Huế

Khoa Môi Trường

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

(Bài 3: Lập kế hoạch Dự án)

Giảng viên: Ths Hoàng Thanh Hùng

NỘI DUNG

1. Khái niệm, định nghĩa về lập kế hoạch

4. Các khái niệm, thuật ngữ dùng trong giám sát và đánh giá

1 Khái niệm lập kế hoạch

-Lập KH là chức năng cơ bản của QL Dự án

-Lập KH là một hoạt động quan trọng của quản lý dự án

-Lập KH là chiếc cầu nối từ vị trí hiê ên nay của ta đến vị trí ta muốn tới

-Lập KH lá quá trình cụ thể hóa hành động để đạt được ý định, mục tiêu đã đề ra

Định nghĩa

1. Lập KH là quá trình quyết định trước xem phải làm gì, làm

như thế nào, khi nào làm và ai làm

2. Lập KH là tiến trình đề ra những mục tiêu và hoạt động cụ

thể để đạt được những mục tiêu đó thông qua sự phân

công, sắp xếp và phân bổ các nguồn lực một cách hiệu quả trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định

Các bước lập kế hoạch

1. Xác định mục tiêu dự án cần đạt được

2. Đề ra các hoạt động dự án để đạt được các mục tiêu đề ra

3. Xác định nguồn lực và thời gian cần thiết để đạt được mục

tiêu

4. Vạch ra các bước thực hiện các hoạt động và xác định

nguồn lực, thời gian, địa điểm, đối tượng thụ hưởng/ảnh hưởng, đối tác, người chịu trách nhiệm

Một số lưu ý trong quá trình lập kế hoạch

-Dự toán nguồn lực và thời gian không chính xác (thừa hoặc

thiếu) sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực hiện và quản lý

dự án

-Cần huy động sự tham gia của tất cả những người liên quan

vào quá trình lập kế hoạch

-Cần có sự phối hợp với các bộ phận/hệ thống quản lý dự án

như hành chính, nhân sự, tài chính và kỹ thuật.

-Kế hoạch được lập chi tiết sẽ giúp quá trình quản lý dự án dễ

dàng hơn.

Mục đích của Lập kế hoạch

 Tâ êp trung sự chú ý vào mục tiêu

 Ứng phó với sự bất định và thay đổi

 Tạo khả năng tác nghiê êp chuyên nghiê êp và hiê êu quả kinh tế

 Giúp kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề và

quản lý, ứng phó hiệu quả với các rủi ro có thể xảy ra

 Tạo thuâ ên lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra,

giám sát và đánh giá

 Tăng cường hiệu quả thông tin trao đổi giữa các bên liên quan

2 Phân loại kế hoạch

1 Phân theo thời gian

-Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm vv)

-Kế hoạch hàng năm (annual plan)

-Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan)

2 Phân theo cấp độ chuyên môn

-Kế hoạch chiến lược (strategic plan)

-Kế hoạch hành động (action plan )

-Kế hoạch tác nghiệp (operational plan)

3 Phân theo nội dung

- Kế hoạch thời gian thực hiện (timelines/work plan)

- Kế hoạch tài chính (financial plan)

- Kế hoạch giám sát và đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay M&E plan

- Kế hoạch tuyển dụng, quản lý và phát triển nhân sự

(plan for recruitment, management and development of human

resources)

3 Các công cụ lập kế hoạch (planning tools)

1 Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc)

3 Biểu đồ Gantt

(Henry Laurence Gantt, 1917)

4 Khái niệm, thuật ngữ sử dụng

 Mục đích (Purpose): Là ước muốn, là đô êng cơ lâu dài, là hy vọng muốn đạt tới Đối với tổ chức, mục đích quyết định lý

do ra đời và tồn tại của nó

 Mục đích có thể chỉ là ở dạng định tính chưa đo đếm, định lượng được

 Tuy mới ở dạng định tính nhưng mục đích cũng phải được nêu lên mô êt cách rõ ràng để làm kim chỉ nam cho các hoạt

đô êng quản lý

Các loại mục tiêu trong dự án

 Mục tiêu tổng quát (Goal)

 Mục tiêu chiến lược (Strategic objective)

 Mục tiêu trung gian (Intermediate objective)

 Mục tiêu cụ thể (Specific objective)

Mục tiêu tổng quát (Goal)

 Mục tiêu tổng quát nêu lên các kết quả mong muốn cao nhất đối với vấn đề mà chương trình/dự án nỗ lực ngăn chặn, xoá

bỏ hoặc cải thiện

 Mục tiêu tổng quát không phải đo lường hay đạt được sau khi thực hiện chương trình dự án

 Mục tiêu tổng quát chỉ đưa ra định hướng cho chương

trình/dự án mà thôi Nói chung mục tiêu tổng thể thể hiện

mục đích mà dự án mong muốn thực hiện

Mục tiêu (Objective)

Mục tiêu thường là những chỉ tiêu đo đếm được: thu nhâ êp quốc dân theo đầu người, doanh số Thường là những mốc cụ thể, linh đô êng phát triển từng bước để đạt được mục đích cơ bản, lâu dài.

Mục tiêu (Objective)

 Mục tiêu (Objective): Tác động hoặc thay đổi mà dự án định đạt được một cách cụ thể Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục tiêu kết quả và mục tiêu tiến độ

1 Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ tác động cụ thể mà chương/dự án mong muốn có thông qua các hoạt động can thiệp

Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ:

-Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục

tiêu kết quả cuối cùng (Final outcome objective)

-Mục tiêu kết quả trung gian (intermediate outcome objective)

2 Mục tiêu tiến độ (Process objective): Mục tiêu tiến độ nêu rõ phương tiện/biện pháp/cách thức cần thiết để đạt được kết quả mong muốn của chương trình/dự án.

Phân loại mục tiêu

1.Theo nô êi dung

-Mục tiêu kinh tế

-Mục tiêu xã hô êi

-Mục tiêu chính trị

-Mục tiêu tư tưởng

-Mục tiêu khoa học kỹ thuâ êt

2 Theo cấp quản lý

-Mục tiêu quốc gia, địa phương

-Mục tiêu quản lý cấp cao, cấp giữa, cấp cơ sở

3 Theo thời gian

-Dài hạn

-Trung hạn

-Ngắn hạn

Các nguyên tắc cơ bản xác định mục tiêu

 Có mục tiêu rõ ràng

 Có khung thời gian

 Xác định đối tượng đích của sự thay đổi/cải thiện

Nguyên tắc xác định mục tiêu SMART

Mục tiêu tổng quát

Tăng cường cứu sống bà mẹ và trẻ sơ

sinh

Mục tiêu chiến lược

Cải thiện thực hành & sử dụng dịch vụ bảo vệ chăm sóc SK BM

TSS

Mục tiêu trung

gian

Nâng cao nhận thức hiểu biết của cộng đồng về thực hành đúng CSBM và TSS

Một số thuật ngữ trong GSĐG Dự án

 Kết quả mong đợi (Expected results)

 Chỉ số (Index): một thước đo để đánh giá việc thực hiện mục tiêu

 Chỉ báo (indication): phạm vi/lĩnh vực của chỉ

số/chi tiêu

 Chỉ tiêu (indicator): là định lượng cụ thể của một

chỉ số, là tiêu chuẩn cần phấn đấu để đạt được

 Đầu vào (Inputs): các nguồn lực để thực hiện hoạt động

 Hoạt đô êng (Activities): hành động để đạt được mục tiêu

 Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án

 Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ vào các can thiệp của dự án Cần phải có một

thời gian nhất định để đo lường Thường có thể

đo lường vào cuối dự án

 Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có tính lâu dài do dự án mang lại

 Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến kết quả dự án

 Điều kiê ên tiên quyết (Prerequisite/Preconditions):

 Đối tượng đích: Đối tượng nào? Cái gì?

 Số lượng: Bao nhiêu?

 Chất lượng: Như thế nào?

 Thời gian: Đến bao giờ? Chừng nào?

 Địa điểm/vùng: Ở đâu?

Các chỉ tiêu cần tập trung vào các quan điểm trọng tâm của mục tiêu cần đạt tới

Chúng cung cấp cơ sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý và đánh giá

dự án.

Ví dụ

 Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực

 Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu

 VD: Mức thu nhập lương thực

 Bước 2: Xác định số lượng:

 Từ 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg

 Bước 3: Xác định chất lượng

 Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng

 Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian

Ví dụ

 Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực

 Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu

 VD: Mức thu nhập lương thực

 Bước 2: Xác định số lượng:

 Từ 200kg/người/năm hiện nay tăng lên 300kg

 Bước 3: Xác định chất lượng

 Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng

 Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian

CƠ SỞ DỮ LIỆU, CĂN CỨ ĐỂ XÁC MINH CÁC CHỈ SỐ/CHỈ TIÊU

 Căn cứ vào đâu (nguồn dữ liệu) nào? Nơi nào? Bằng cách nào để chúng ta có thể có được bằng chứng để xác minh các chỉ tiêu/chỉ báo

 Nếu không thể tìm được căn cứ, dữ liệu, phương pháp xác minh một cách khách quan các chỉ số, chỉ báo đã nêu ra thì cần xem lại và có thể thay đổi chỉ số/chỉ báo khác.

5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic

 Khung Logic là bảng tóm tắt tất cả yếu tố cần thiết được thiết

kế cho dự án được trình bày theo một trình tự logic nhằm

phục vụ cho công tác thực hiện, giám sát và đánh giá dự án.

 Khung Logic là công cụ mô tả toàn bộ dự án

 Khung Logic là phương pháp so sánh mục tiêu tổng

thể/chiến lược với mục tiêu thực hiện

 Khung Logic giúp xác định các mục tiêu có thể đạt được

 Khung Logic giúp xác định các giả thiết quan trọng

5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic

(Logframe)

Khung Logic giúp trả lời các câu hỏi sau

 4 Những cái nào là những nhân tố bên ngoài

quyết định sự thành công của DA

Khung Logic Dự án

Mục tiêu tổng quát

Các mục tiêu của

Các kết quả/đầu ra Các giả đinh

Cấu trúc Khung Logic Dự án

Nguồn xác minh các chỉ báo (chỉ tiêu)

(Means/sources of verification)

Giả thiết quan trọng

(Important assumptions)

Mục tiêu tổng quát của

Dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) sẽ đạt được mục tiêu TT Dữ liệu nào chứng tỏ mục đích đạt được Giả sử điều kiện KT-XH hay thời tiết để đạt được

mục tiêu tổng quát

Các mục tiêu của dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) sẽ đạt

được mục tiêu của dự án

Dữ liệu chứng minh dự

án sẽ đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu tổng quát

Các kết quả/đầu ra Chỉ báo (chỉ tiêu) thể

hiện kết quả/đầu ra đạt được

Dữ liệu chứng minh kết quả/đầu ra đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu dự án

Các hoạt động Đầu vào cụ thể/chi phí

cho mỗi hoạt động Giả sử điều kiện để đạt được kết quả và đầu ra

5’ BREAK

START 1…2…3