- Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn do các đơn vị chức năng và cá nhân thực hiện - Cung cấp khả năng khai thác và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí tên loại, thời gian, vấn
Trang 1BÀI THUYẾT TRÌNH MÔN: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÓM: NGUYỄN HỮU HUỲNH
Câu 1(C8): Phân tích tính chất của thông tin trong quản lý? Cho ví dụ minh họa?
A, Khái niệm
1 Thông tin
Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm
2 Thông tin trong quản lý
Thông tin trong quản lý là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc đưa ra quyết định
B, Tính chất của thông tin trong quản lý
Thông tin bao gồm có 5 tính chất:
+ Tính định hướng
+ Tính tương đối
+ Tính thời điểm
+ Tính cục bộ
+ Tính đa dạng
1 Tính định hướng
- Thông tin luôn phán ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhân tin
- Trong quản lý kinh tế - xã hội, đó là mối quan hệ giữa người tạo ra và người sử dụng thông tin
- Quá trình thông tin luôn được định hướng trong điều kiện có người sử dụng , khái niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa
- Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận thông tin phản ánh
- Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng thông tin, thiếu một trong hai thì thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin
- Thông tin phải có hướng không chung chung
Ví dụ: Việc ban hành các văn bản hành chính: Tính định hướng thể hiện ở việc văn bản có nơi gửi và nơi nhận
2 Tính tương đối
- Thông tin phản ánh một góc, một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu
- Thông tin phải gắn với một thời điểm cụ thể
- Tính tương đối là trạng thái không đầy đủ của thông tin có nghĩa là mỗi thông tin nhận được phần lớn chỉ là sự phản ánh tương đối và không đầy đủ về sự vật và hiện tượng thông báo
Ví dụ: Thông tin dự báo thời tiết chỉ mang tính tương đối và không thể chính xác hoàn toàn! Việc dự báo thời thời giúp nhà quản lý có nhứng biện pháp kịp thời, hướng dẫn người dân phòng chống thiên tai
Trang 23 Tính thời điểm
- Thế giới luôn vận động,vì thế khi một người nhận được thông tin có nghĩa là đã
có một thời gian để thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận
- Những biến đối phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận , phụ thuộc cụ thể vào hiện tượng sự vật đang được xét
- Thông tin nhận được thưc ra chỉ là bức tranh trong quá khứ, thông tin chỉ có tính tức thời nên một thông tin báo cáo thường được ghi kèm ngày giờ…
Ví dụ : Thông tin về một vụ cháy nổ ở tòa nhà A Thông tin được gửi đến cho lực lượng phòng cháy chữa cháy là đang cháy rất lớn, nhưng khi lực lượng phòng cháy chữa cháy đến thì ngọn lửa đã bị những người dân trong khu dập tắt Như vậy trong khoảng thời gian từ khi lực lượng PCCC nhận được tin đến khi có mặt tại hiện trường thì thông tin đã có sự thay đổi
4 Tính cục bộ
- Mọi thông tin đều gắn với một công đoạn trong quy trình, quá trình điều khiển một hệ thống cụ thể nào đó
- Như vậy thông tin chỉ có nghĩa thiết thực với chính công đoạn hay giai đoạn của quá trình hay quy trình mà nó phản ánh
- Khả năng thông tin đó vẫn còn ý nghĩa khi xem xét trong quy trình khác , tuy nhiên khả năng này rất nhỏ
Ví dụ : Nội quy dành cho sinh viên học viện hành chính thì chỉ dành cho sinh viên hành chính, có những quy định không liên quan gì đến sinh viên trường khác Như vậy thông tin chỉ mang tính cục bộ trong học viện hành chính
5 Tính đa dạng
- Thông tin có rất nhiều, nói chung là vô hạn
- Cách thức để thể hiện thông tin cũng rất phong phú
- Có ba dạng cơ bản : văn bản, âm thanh, hình ảnh động…
Ví dụ:
Các trường có thể thông báo tuyển sinh qua trang web của trường, bằng văn bản, bằng video,…hoặc nhiều loại phương tiện khác
Câu 26: Sử dụng kỹ thuật xây dựng và thiêt kế thông tin, mô tả các chức năng
và các luồng thông tin của hệ thống quản lý công văn?
1 Hệ thống thông tin quản lý:
- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hợp nhất các cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin làm tối ưu hóa cho việc thu thập, phân tích, lưu trữ, truyền dẫn và trình bầy thông tin trong một tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thức hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý
2 Các bước XD hệ thống thông tin
B1 Khảo sát
Bao gồm: Khảo sát ban đầu và khảo sát chi tiết
* Khảo sát ban đầu:
- Xác định ND cần thực hiện để giải quyết những vấn đề phù hợp với cơ quan tổ chức, với người sử dụng và cả hệ thống thông tin
Trang 3- Xác định những người sử dụng trực tiếp chịu sự chi phối của sự PT hệ thống
- Có được cái nhìn bao quát và để làm gợi ý cho các giai đoạn tiếp theo
* Khảo sát chi tiết:
Nhằm tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tài chính, thời gian ràng buộc
để lập lên bản báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng hệ thống thông tin, xác định dòng thông tin, đánh giá và lựa chọn các giải pháp, đề xuất kiến nghị với người sử dụng về hệ thống hiện tại và những công việc tương lai
B2 Phân tích hệ thống
Dựa trên kết quả khảo sát sẽ có đánh giá sơ bộ từ đó rà xoát và xác định lại các yêu câu rồi tìm cách xây dựng lại nguyên mẫu theo cách hiểu đúng nhất
B3 Thiết kế hệ thống
Nội dung của việc thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic và thiết kế vật lý:
* Thiết kế logic: Xác định hệ thống xẽ làm ntn, thông qua việc xác định các
bộ phận các chức năng và các liên kết Cụ thể cần: Chỉ định hệ thống chức năng mới; chỉ định thủ tục; chỉ định đầu vào, đầu ra; chỉ định cơ sở dữ liệu
* Thiết kế vật lý: là thiết kế chi tiết và cài đặt, ráp nối các thành phần, các moodun trong hệ thống, bao gồm cả phần cứng và phần mềm Cụ thể cần:
+ Thiết kế chi tiết các Moodun và lập trình (mã hóa chương trình và thiết kế) + Phát triển các tệp và các cơ sở dữ liệu
B4 XD và thử nghiệm hệ thống
Sau khi đã hoàn thành thiết kế hệ thống, cần kiểm tra lại các moodun, các phân hệ Sau đó cần biên soạn, tài liệu, tích hợp tất cả các phần cùng hoạt động thử
và kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần, các moodun theo chức năng đã ghi trong bản thiết kế
B5 Cài đặt và vận hành
Hệ thống đã qua thử nghiệm và đã được chấp thuận cần được cài đặt trong môi trường thực tế Sau khi cài đặt, cần được trình diễn để người sử dụng có thể kiểm tra 1 lần nữa và qua đó có thể chấp nhận hệ thống
B6 Bảo trì và phát triến
Sau khi đã cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành, khai thác và sử dụng có kế hoạch thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng và không ngừng hoàn thiện kể cả nâng cấp nếu cần thiết và nếu điều kiện cho phép
4 Sử dụng kỹ thuật xây dựng và thiêt kế thông tin, mô tả các chức năng và các luồng thông tin của hệ thống quản lý công văn:
Cơ sở pháp lý: Công văn số: 425/VTLTNN – NVTW v/v quản lý văn bản đến, văn bản đi
* Khái niệm
- Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình
Trang 4* Chức năng của hệ thống quản lý công văn nói chung:
Quản lý công văn đến – đi trong hoạt động hằng ngày của cơ quan
- Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn do các đơn vị chức năng và cá nhân thực hiện
- Cung cấp khả năng khai thác và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí( tên loại, thời gian, vấn đề, đơn vị gửi/ nhận) hoặc theo nội dung trích yếu
- Cung cấp báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình giải quyết công việc thông qua hệ thống công văn đến – đi
- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục sai lệch thông tin, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc…
Công tác văn thư lưu trữ và phân công theo dõi công việc có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào, vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính xác
Trong hệ thống thông tin quản lý! Quản lý công văn là một trong những nội dung quan trọng vì bộ phận quản lý công văn là nơi tập trung nhiều thông tin dưới dạng văn bản Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo
Hệ thống quản lý công văn nói chung bao gồm:
Trang 5Sơ đồ quản lý công văn đến và công văn đi:
* CÔNG VĂN ĐẾN
1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu
“Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản
Trang 6Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
b) Phân loại sơ bộ văn bản đến
- Những văn bản có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện, tránh để sót văn bản;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
“Đến”
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
d) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
Trang 7+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và
sổ đăng ký văn bản mật đến
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên
sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật
+ Đăng ký văn bản đến
+- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
2 Nhập thông tin CV: Tên CQ, số, ngày đến, trích yếu, loại
- Thông qua 1 phần mềm máy tính hoặc sổ ghi để nhập các thông tin để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản một cách dễ dàng
- Việc nhập các nội dung bao gồm:
+ Nhập tên cơ quan ban hành
+ Số: VD: Số 25/NĐ - CP
+ Ngày, tháng, năm văn bản đến
+ Trích yếu nội dung văn bản
+ Loại văn bản
3 Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của
cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)
và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký
Trang 8văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào
ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và
“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự
và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập
sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này)
4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Trang 9Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm
5 Tra cứu công văn
- Tra cứu công văn do bộ phận quản lý văn bản tiến hành! Thông dữ liệu đã nhập
về văn bản từ trước được ghi trên phần mềm hoặc sổ ghi! Khi có yêu cầu có thể dễ dàng tra cứu
- Có nhiều cách tra cứu văn bản:
+ Theo loại văn bán
+ Theo ngày, tháng, năm ban hành
+ Theo trích yếu nội dung
+ Theo cơ quan ban hành
* VĂN BẢN ĐI
1 Soạn thảo công văn
Soạn thảo công văn là một trong những chức năng chính của văn bản đi Để
có thể soạn thảo văn bản được tốt cần:
- Xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản, tức là cần phải trả lời được các vấn đề: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
- Cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp
- Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả thi Không những thế, văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tức là phải giải đáp được các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm
vi tác động của văn bản đến đâu? Trật tự pháp lý được xác định như thế nào? Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của
cơ quan khác?
Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính và pháp luật
2 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Trang 10b) Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước
3 Duyệt công văn
- Sau khi chỉnh lý, công văn được trình lên lãnh đạo cấp trên trực tiếp quản lý để phê duyệt Sau đó trình lên người đứng đầu cơ quan duyệt Nội dung phê duyệt bao gồm:
+ Duyệt hình thức thể thức văn bản
+ Duyệt nội dung
4 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy
b) Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”
và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
5 Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi