bài giảng làm việc nhóm

Ủy thácỦy thác công việc: phân công cho các thành viên trực tiếp làm theo chuyên môn... Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác.

CHƯƠNG 2:

KỸ NĂNG VÀ NGUYÊN TẮC

LÀM VIỆC NHÓM

1 Kỹ năng tổ chức họp

1.1 Qui trình họp

Công tác chuẩn bị

Trình tự buổi họp

1.2 Quản lý điều hành họp

Truyền đạt thông tinThu thập thông tinXử lý thông tin

1.1.1 công tác chuẩn bị

1.1.2 trình tự buổi họp

 Giới thiệu nội dung, nêu vấn đề

 Đóng góp ý kiến ( cá nhân hay nhóm

nhỏ)

 Thảo luận trong nhóm

 Kết luận vấn đề

 Đặt ra mục tiêu nhiệm vụ tiếp theo của nhóm

 Phân công nhiệm vụ

1.2.1 Truyền đạt thông tin

 Thông tin ngắn gọn

 Thông tin dễ hiểu

 Có mục tiêu rõ ràng

 Độ chính xác cao

 Có dẫn chứng (nếu cần)

1.2.2 Thu thập thông tin

 Ghi nhận tất cả các thông tin

 Đánh dấu những t.tin quan trọng nhất

 Thu thập nhiều nguồn thông tin khác

nhau ( kể cả thông tin trái chiều)

 Thu thập bằng nhiều phương pháp (bên

ngoài, bên trong).

 Duy trì sự giao tiếp trong nhóm

1.2.3 Xử lý thông tin

 Cần độ chính xác cao

 Thông tin được nhóm tán thành

 Lưu ý những thông tin quan trọng hoặc T.Tin chưa được thống nhất

 Tránh trùng lặp thông tin

 Tránh thông tin nhiễu

2 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM

2.1 Hoạch định

2.2 Tổ chức

2.3 Xây dựng môi trường làm việc 2.4 Lập hệ thống kiểm soát

2.1 Hoạch định

 Xây dựng mục tiêu của nhóm

 Lập kế hoạch thực hiện

 Lập các phương án

 Xác định các nguồn lực

 Dự đoán các tình huống

 Xác định các tiêu chuẩn để đánh giá

2.2 Tổ chức

 Phân chia nhóm nhỏ ( nếu có)

 Phân công việc hợp lý

 Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm

 Phân chia nguồn lực hợp lý

 Hướng dẫn, điều phối

 Xây dựng hệ thống thông tin

 Xử lý thông tin

2.3 Xây dựng môi trường làm việc

 Thể hiện sự kỳ vọng của nhóm với nhiệm vụ của từng TV

 Nắm bắt nhu cầu từng TV

 Hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời cho các TV

 Khuyến khích, động viên TV phát triển bản thân

 Khen thưởng hoặc kỷ luật kịp thời

 Thay thế kịp thời những TV yếu, kém

2.4 LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

 Căn cứ tiêu chuẩn để lập hệ thống kiểm soát

 Căn cứ theo kế hoạch đã được đặt ra

 Lập thời gian kiểm soát

 Khuyến khích sự phản hồi T.Tin trong quá trình thực hiện công việc

 Đánh giá những vấn đề rắc rối và sai lệch so với kế hoạch Triển khai phương án thay thế

 Điều chỉnh kịp thời các nguồn lực

 T.tin kịp thời những thay đổi đến các TV

6 yếu tố cần thiết của lãnh đạo nhóm

Đáng tin cậy

Biết lắng nghe

Khả năng giao tiếp tốt

Chính trực

Khả năng khơi dậy niềm tin ở người khác

Kỹ năng quản lý giỏi

3 KỸ NĂNG

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

&

MÂU THUẪN TRONG LÀM VIỆC NHÓM

3.1 Giải quyết vấn đề

Chỉ ra những yếu tố có thể dẫn đến những vấn đề

Thu thập các dữ kiện, phân tích và cảm nhận

Xác định lại vấn đề để đánh giá chính xác

Xác định các giải pháp thay thế

Đánh giá các phương án

Đưa ra các quyết định kịp thời

3.2 giải quyết mâu thuẫn

 Tìm hiểu mâu thuẫn

 Giải quyết mâu thuẫn

3.2.1 Tìm hiểu mâu thuẫn

 Sự khác biệt về nhu cầu, mục tiêu và giá trị

 Sự khác biệt về động cơ, nhận thức về động

cơ, lời nói, hành vi

 Những mong đợi về kết quả

 Không sẵn sàng hợp tác, trao đổi, thỏa hiệp

3.2.2 Giải quyết mâu thuẫn

Bước 1: Thiết lập nội dung tổng quát

khách quan và mang tính xây dựng

 Trình bày lại mâu thuẫn

 Làm đơn giản mâu thuẫn

 Tóm tắt mâu thuẫn đã phát sinh

Bước 2: Tập hợp những thông tin cần thiết

 Lắng nghe và hiểu những quan điểm của những thành viên trong nhóm

 Nhận diện mâu thuẫn rõ ràng và chính xác

 Duy trì tính linh hoạt

 Phân biệt các quan điểm của thành viên

Bước 3: Đề ra các hướng giải quyết

 Giải quyết thỏa mãn theo đa số thành viên

 Được phân tích và góp ý

 Các bên liên quan có thể chấp thuận ở mức độ nhất định

4

NGUYÊN TẮC CƠ BẢN

TRONG LÀM VIỆC NHÓM

4.1 Thành viên nhóm4.1.1 Thời gian làm việc

Đảm bảo thời gian theo qui định

Dự báo trước thời gian có mặt

Đảm bảo tiến độ công việc của nhóm

4.1.2 Xác định mục tiêu công việc

Mục tiêu của nhóm được ưu tiên

Mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu nhóm

Tập trung các nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra

Làm việc không vì lợi ích cá nhân

4.1.3 Vai trò của thành viên trong nhóm

 Là một phần của nhóm

 Đóng góp cho sự phát triển của nhóm

 Kết nối với các thành viên khác trong nhóm

Thảo luận, góp ý, xây dựng nhóm

Kết quả của các thành viên là kết quả của nhóm

4.1.4 Giao tiếp trong nhóm

Lắng nghe tất cả ý kiến của thành viên

Không ngắt lời khi thành viên khác phát biểu

Không nên nghĩ đến ý kiến của mình sắp phát biểu khi thành viên khác đang phát biểu

Hỏi lại các vấn đề chưa rõ khi mỗi thành viên trong nhóm đã kết thúc phần trình bày

Trình bày ý kiến ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu

Tránh gay gắt khi có sự tranh luận, bất đồng

Phát biểu theo hướng xây dựng

Tôn trọng ý kiến phát biểu của thành viên

4.1.5 Thái độ

 Tôn trọng

 Cầu thị

 Chia sẽ

 Suy nghĩ tích cực

 Suy nghĩ vì lợi ích chung

 Không chỉ trích

 Góp ý chân thành

 Học tập và trao đổi kinh nghiệm

 Đoàn kết nội bộ

 Quan hệ giữa các thành viên phải minh bạch

4.2 nhóm làm việc

Xây dựng văn hóa nhóm

Xây dựng mục tiêu chung

Tạo sự đồng thuận trong nhóm

Thiết lập sơ đồ các mối quan hệ

Khuyến khích sự sáng tạo, phát biểu của TV

Học cách ủy thác

Tổ chức linh hoạt

Chia sẻ trách nhiệm

Văn hóa nhóm

Hình ảnh

Giao tiếp, ứng xử

Phong cách làm việc

Các qui định của nhóm

MỤC TIÊU CỦA NHÓM

Có mục tiêu rõ ràng

Xác định thời gian hoàn thành

Đánh giá từng giai đoạn làm việc

Tạo sự đồng thuận

Xây dựng tinh thần làm việc chung

Xây dựng thói quen phối hợp theo nhóm ngay thời gian đầu

Tạo không gian và thời gian cho các TV

Giải quyết các ý kiến bất đồng hoặc mâu thuẫn kịp thời

Thiết lập sơ đồ nhóm

Chức năng nhiệm vụ từng thành viên

Xây dựng sơ đồ các mối quan hệ trong nhóm

Xác định mối quan hệ liên quan có tác động đến nhóm

Khuyến khích sáng tạo

 Mỗi TV đưa ra những giải pháp cho từng vấn đề, tạo điều kiện cho các TV được góp ý.

 Động viên tính đa dạng của các quan điểm

 Ghi lại tất cả các ý kiến của các thành viên

 Không nên tư duy theo lối mòn

 Không xét các vấn đề theo một hướng

 Không phân biệt TV sáng tạo và TV thụ động

 Không chỉ trích các ý kiến sai

Ủy thác

Ủy thác công việc: phân công cho các

thành viên trực tiếp làm theo chuyên môn

Ủy thác quyền hành: Trao quyền cho một cá nhân thay mặt xử lý công việc ( phụ

trách theo từng nhóm nhỏ hay theo nghiệp vụ chuyên môn)

Cần phải nhận diện rõ các đặc tính trong quá trình ủy thác

Tổ chức công việc linh hoạt

Khuyến khích thành viên chủ động trong giải quyết công việc, làm theo cách riêng của các cá nhân

Thay đổi để hạn chế rủi ro

Linh hoạt trong giải quyết vấn đề phát sinh

Chia sẻ trách nhiệm

Khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên

Góp ý theo hướng xây dựng

Mỗi TV thấy rõ trách nhiệm khi kết quả của nhóm chưa như mong muốn ( cho dù đó là kết quả không tốt của một cá nhân hay nhóm nhỏ)

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÓM

1 hình thành và phát triển nhóm

1.1 Giai đoạn hình thành 1.2 Giai đoạn xung đột 1.3 Giai đoạn Bình thường hóa 1.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

1 hình thành và phát triển nhóm

1.1 Giai đoạn hình thành

- Các thành viên tập hợp lần đầu tiên

- Xung đột chưa diễn ra

- Các ý kiến mang tính cá nhân và khép kín

- Xu hướng cản trở sự nổi trội của các thành

viên

1.2 Xung đột:

- Các nhóm nhỏ hình thành một cách tự nhiên

- Các tính cách khác nhau sẽ va chạm và thường không có sự nhượng bộ

- Sự giao tiếp bị hạn chế, chưa được thấu hiểu và thông cảm

- Có nhiều ý kiến trái chiều và chỉ trích nhau

1.3 Bình thường hóa:

- Nhóm thấy được lợi ích chung

- Các TV có sự thông cảm và hỗ trợ nhau trong

công việc

- Các TV tự tin để bày tỏ quan điểm

- Quá trình trao đổi thảo luận cởi mở và thân thiện

- Các thông tin được trao đổi đa dạng

- Nhiều phương pháp làm việc hiệu hiệu quả được các TV đón nhận

1.4 Hoạt động trôi chảy:

- Nhóm làm việc ổn định, có hệ thống

- Các ý kiến và quan điểm được các TV trong nhóm lắng nghe và góp ý một cách tích cực

- Các TV chủ động trong công việc

- Có sự hỗ trợ nhau để hoàn thành mục tiêu

2 XÂY DỰNG NHÓM

1 XÂY DỰNG MỤC TIÊU – TÔN CHỈ

2 LẬP KẾ HOẠCH

3 LỰA CHỌN THÀNH VIÊN

4 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.1 XÂY DỰNG MỤC TIÊU - TÔN CHỈ:

Xây dựng mục tiêu dài hạn

Xây dựng mục tiêu ngắn hạn

Mục tiêu của từng nhóm nhỏ

Tôn chỉ hành đ ng của nhómộng của nhóm

2.2 LẬP KẾ HOẠCH

- Mục đích – yêu cầu – tôn chỉ:

- Thời gian – địa điểm:

- Nội dung – hình thức:

- Biện pháp thực hiện:

+ Nguồn lực sẵng có: CSVC, CN, TC,…+ Nguồn lực hỗ trợ

- Phân công nhiệm vụ

- Tiến độ thực hiện

- Tổng kết

2.3 LỰA CHỌN THÀNH VIÊN

2.3.1 Xác định công việc và số lượng thành viên:

- Xác định công việc cần làm hoặc mục tiêu cần thực hiện

- Xác định số lượng thành viên cần thiết để thực hiện công việc

2.3.2 Tuyển chọn thành viên:

- Đánh giá năng lực từng thành viên: kiến thức, trình độ, kỹ năng, thái độ,…

- Thành viên tự đánh giá mức độ tự hoàn thành: thời gian, biện pháp thực hiện công việc được giao.

2.3.3 Một số lưu ý khi tuyển chọn thành viên:

-Tránh việc đánh giá vội vàng hay rập khuông khi tuyển chọn.

-Phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên.

-Số lượng thành viên phụ trách công việc vừa đủ.

2.4 XÂY DỰNg cơ cấu tổ chức

1.1 Người lãnh đạo 1.2 Người điều phối 1.3 Thư ký

1.4 Gíam sát 1.5 Người góp ý ( cố vấn) 1.6 Thành viên

2.4 XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ

CHỨC NHÓM

2.4.1 Người lãnh đạo: ( Trưởng nhóm)

- Tuyển chọn thành viên cho nhóm

- Đào tạo thành viên ( khi cần thiết)

- Phân công nhiệm vụ phù hợp cho các thành viên

- Giải quyết tình huống nhanh và chính xác

- Có khả năng truyền đạt thông tin và nhận định vấn đề

- Động viên khích lệ tinh thần của nhóm

2.4.2 Người điều phối:

-Trực tiếp theo dõi công việc của các thành viên

- Theo dõi và đốc thúc tiến độ công việc

- Điều phối các thành viên hỗ trợ qua lại trong công việc

- Dự báo những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc

- Hỗ trợ đắc lực cho người lãnh đạo

2.4.3 Thư ký:

- Ghi nhận các thông tin một cách chính xác rõ ràng Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác

- Sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên cần giải quyết

- Theo dõi thời gian và tiến độ hoàn thành

- Tập hợp kết quả của các thành viên và sắp xếp có hệ thống, khoa học

2.4.4 Người góp ý: ( cố vấn )

- Theo dõi và phân tích tính hiệu quả lâu dài của công việc chung của nhóm

- Không chấp nhận phong cách làm việc kém hiệu quả

- Là chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy nhiều mặt của một vấn đề

- Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý hoặc chỉnh lý các khuyến điểm, nhược điểm

- Có thể là người phản biện các vấn đề

2.4.5 Thành viên:

- Trực tiếp thực hiện công việc phân công

- Vận dụng các kiến thức, trình độ, khả năng, kinh nghiệm, sở trường để thực hiện công việc

- Tích cực góp ý xây dựng cho sự phát triển của cả nhóm

- Cầu thị trong công việc

- Tinh thần trách nhiệm cao

- Kết hợp với các thành viên trong nhóm Hỗ trợ qua lại giữa các thành viên.