Xây dựng phần mềm quản lý siêu thị

Tại đây khách hàng có thể tìm thấy được rất các mặt hàng đủ tin cậy mà mình cần,vì thế hệ thống siêu thị cần có môt cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng một các

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nên đòi hỏi phải có một hệ thống siêu thị với mạng lưới rộng lớn Siêu thị hiện tại đang làmột biện pháp cho các bà nội trợ để đối phó với các hiểm họa từ rau, củ, quả và thực phẩm chứa các chất hóa học

Tại đây khách hàng có thể tìm thấy được rất các mặt hàng đủ tin cậy mà mình cần,vì thế hệ thống siêu thị cần có môt cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng một cách hài hoà

Khi thực hiện đồ án: “Xây dựng phần mềm quản lý siêu thị|” cũng không ngoài

mục đích tìm hiểu những kiến thức về lĩnh vực này

Tuy nhiên, sự hiểu biết của em về lĩnh vực này còn chưa sâu sắc nên chắc chắn sẽ

có nhiều sai sót, nhóm mong được sự đóng góp ý kiến của các bạn và của thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn

Phần 1:

KHẢO SÁT HỆ THỐNG SIÊU THỊ.

1.1 GIỚI THIỆU VỀ SIÊU THỊ.

Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại; kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên doanh,

có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú, đa dạng, bảo đảm chất lượng, đáp ứng cáctiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinhdoanh, có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thoả mãn nhu cầumua sắm hàng hoá của khách hàng

Siêu thị có các đặc trưng sau:

+ Đóng vai trò của hàng bán lẻ: Siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ - bán hànghoá trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng chứ không phải để bán lại.Đây là một kênh phân phối ở mức phát triển cao, được quy hoạch và tổ chức kinhdoanh dưới hình thức những cửa hàng quy mô, có trang thiết bị và cơ sở vật chất hiệnđại, văn minh, do thương nhân đầu tư và quản lý, được nhà nước cấp phép hoạt động.+ Áp dụng phương thức tự phục vụ: Đây là phương thức bán hàng do siêu thị sángtạo ra, được ứng dụng trong nhiều loại của hàng bán lẻ khác và là phương thức kinhdoanh chủ yếu của xã hội văn minh… giữa phương thức tự chọn và tự phục vụ có sựphân biệt:

Tự chọn: khách hàng sau khi chọn mua được hàng hoá sẽ đến chỗ người bán đểtrả tiền hàng, tuy nhiên trong quá trình mua vẫn có sự giúp đỡ, hướng dẫn của ngườibán

Tự phục vụ: khách hàng xem xét và chọn mua hàng, bỏ vào giỏ hoặc xe đẩyđem đi và thanh toán tại quầy tính tiền đặt gần lối ra vào Người bán vắng bóng trongquá trình mua hàng

+ Phương thức thanh toán thuận tiện: Hàng hoá gắn mã vạch, mã số được đem raquầy tính tiền ở cửa ra vào, dùng máy quét để đọc giá, tính tiền bằng máy và tự động

in hoá đơn Đây chính là tính chất ưu việt của Siêu thị, đem lại sự thoả mãn chongười mua sắm… Đặc điểm này được đánh giá là cuộc đại cách mạng trong lĩnh vựcthương mại bán lẻ

+Sáng tạo nghệ thuật trưng bày hàng hoá: qua nghiên cứu cách thức vận động củangười mua hàng khi vào cửa hàng, người điều hành siêu thị có cách bố trí hàng hóathích hợp trong từng gian hàng nhằm tối đa hoá hiệu quả của không gian bán hàng

Do người bán không có mặt tại các quầy hàng nên hàng hóa phải có khả năng "tựquảng cáo", lôi cuốn người mua Siêu thị làm được điều này thông qua các nguyêntắc sắp xếp, trưng bày hàng hóa nhiều khi được nâng lên thành những thủ thuật

nhất, được trưng bày với diện tích lớn, những hàng hóa có liên quan đến nhau đượcxếp gần nhau, hàng khuyến mại phải thu hút khách hàng bằng những kiểu trưng bàyđập vào mắt, hàng có trọng lượng lớn phải xếp ở bên dưới để khách hàng dễ lấy, bàyhàng với số lượng lớn để tạo cho khách hàng cảm giác là hàng hoá đó được bán rấtchạy

+Hàng hóa chủ yếu là hàng tiêu dùng thường ngày như: thực phẩm, quần áo, bột

giặt, đồ gia dụng, điện tử với chủng loại rất phong phú, đa dạng Siêu thị thuộc hệthống các cửa hàng kinh doanh tổng hợp, khác với các cửa hàng chuyên kinh doanhchỉ chuyên sâu vào một hoặc một số mặt hàng nhất định Theo quan niệm của nhiềunước, siêu thị phải là nơi mà người mua có thể tìm thấy mọi thứ họ cần và với mộtmức giá "ngày nào cũng thấp" (everyday-low-price) Chủng loại hàng hóa của siêuthị có thể lên tới hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn loại hàng Thông thường, mộtsiêu thị có thể đáp ứng được 70-80% nhu cầu hàng hóa của người tiêu dùng về ănuống, trang phục, mỹ phẩm, đồ làm bếp, chất tẩy rửa, vệ sinh

Hệ thống siêu thị chúng ta đề cập ở đây là một hệ thống kinh doanh tổng hợp vớiđầy đủ các chủng loại hàng hoá như: thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, điện tử…Mang đầy đủ các đặc trưng của một hệ thông siêu thị

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC.

Trong đó:

- Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phốitoàn bộ hoạt động của siêu thị, đưa ra các quyết định cuối cùng…

- Bộ phận kế toán: làm nghiệp vụ kế toán- quản lý việc thu chi của siêu thị

- Bộ phận quản lý kho hàng: làm nghiệp vụ quản lý xuất- nhập hàng hoá vào trongkho

- Bộ phận quản lý hàng hoá được chia theo các ngành hàng như: thực phẩm, hoá

mỹ phẩm, gia dụng, may mặc Trong mỗi một ngành hàng :

Bộ phận quản lý hàng hoá

Bộ phận quản lý nhân sự

Bộ phận thu ngân

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận thống

kê, báo cáo

+ Đứng đầu là trưởng ngành: Họ làm công tác quản lý thông tin của các nhà cungcấp, và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, quản lý vấn đề liên quan đến ngành hàngcủa mình Đồng thời họ cũng là người quản lý điều hành các nhân viên trong tổ củamình.

+ Dưới “ trưởng ngành” là Nhân viên quầy hàng : làm nhiệm vụ kiểm kê hànghoá; sắp xếp, trưng bày hàng hoá trên siêu thị; hướng dẫn, giúp đỡ khách hàng khiđược khách hàng yêu cầu

-Bộ phận thu ngân: làm nhiệm vụ tính tiền cho khách (bán hàng), lập hoá đơn muahàng cho khách và cập nhật vào csdl khi khách yêu cầu được thanh toán

-Bộ phận thống kê, báo cáo: : phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu củasiêu thị để báo cáo cho ban giám đốc, việc báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàngquý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuất theo yêu cầu Trong bộ phận này có tổ tin họclàm nhiệm vụ nhập liệu, kết suất các báo cáo cần thiết phục vụ cho việc báo cáothống kê

- Bộ phận quản lý nhân sự: làm nghiệp vụ quản lý nhân sự

- Bộ phận bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của Siêu thị

1.3 MÔ TẢ CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA SIÊU THỊ.

- Hoạt động mua hàng của khách: Khách đến siêu thị mua hàng theo hình thức tựphục vụ- khách hàng tự chọn hàng được bày ở siêu thị cho vào giỏ hàng của mình(nhưng vẫn được sự giúp đỡ của các nhân viên quản lý quầy hàng khi khách hàng cóyêu cầu giúp đỡ) Sau khi lựa chọn xong hàng, khách mang hàng ra quầy thu ngânyêu cầu tính tiền( thanh toán) Sau khi thanh toán xong khách sẽ nhận được hoá đơnhàng Trước khi ra về, tổ bảo vệ sẽ kiểm tra hàng hoá của khách một lần nữa để đảmbáo không có sai sót gì

- Hoạt động quản lý bán hàng ( ở quầy thu ngân): Xuất hiện khi khách mua hàngyêu cầu tính tiền, nhân viên thu ngân phải có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu thanhtoán hoá đơn lập hoá đơn thanh toán.( Nếu hàng có mã vạch thì tính tổng giá trịhoá đơn Nếu hàng không có mã vạch thì cập nhật thông tin măt hàng)  In hoá đơncho khách hàng và lưu trữ hoá đơn

- Hoạt động nhập hàng: Do tổ quản lý nhập hàng thuộc bộ phận quản lý kho hàngchịu trách nhiệm, tổ quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ:

+Tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp( đối chiếu, kiểm tra)  lập phiếu nhập hànghoá In phiếu  phân loại hàng hoá theo chủng loại hàng, theo loại hàng, theo đơn

vị  xếp hàng vào kho Sau đó nhân viên tin học sẽ có nhiệm vụ nhập thông tinhàng hoá và số lượng nhập của mặt hàng đó( Thông tin hàng bao gồm: mã vạch, giá

* Chú ý:

- Việc nhập hàng hoá: Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ tráchtin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Mỗi một hàng sẽ đượcđánh một mã vạch thực hiện theo quy tắc:

+ Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa siêu thị và người tiêudùng Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng

+ Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch barcodequốc tế đối với những mặt hàng nào không có mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mãvạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của siêu thịlàm mã bán hàng, có chiều dài 8 ký tự

- Hoạt động xuất hàng: Do bộ phận quản lý xuất hàng đảm nhận, có nhiệm vụ tiếpnhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận mặt hàng hay yêu cầu trả hàng từ nhà cung cấp Kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho:

+Nếu còn hàng: Lập phiếu xuất hàng Xuất hàng lên quầy( Sắp xếp hàng trênquầy) cập nhật số lượng tồn của mặt hàng đó  In và lưu trữ phiếu xuất hàng

+Nếu hết hàng: Thông báo với bộ phận quản lý hàng hoá của ngành hàng đó để họ

có kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp

- Hoạt động kiểm kê hàng hoá, sắp xếp, trưng bày hàng hoá trên quầy: Do nhânviên thuộc bộ phận quản lý hàng hoá đảm nhận, làm nhiệm vụ kiểm kê hàng hoá cótrên quầy( số lượng hàng còn trên quầy), kiểm tra chất lượng của hàng hóa Họ sẽtiếp nhận những yêu cầu kiểm kê hàng hoá từ “trưởng ngành”  lập báo cáo kiểm kê

 In và lưu trữ phiếu kiểm kê Khi số lượng hàng hoá trên quầy ít thì họ sẽ yêu cầu

bộ phận xuất hàng xuất hàng lên quầy

- Hoạt động thống kê báo cáo: Do bộ phận thống kê, báo cáo chịu trách nhiệm, cónhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu thống kê báo cáo từ ban giám đốc  Lựa chọn tiêu chíthống kê thích hợp  Lấy thông tin hàng hoá( lấy số lượng hàng hoá nhập, số lượngxuất hàng, kiểm tra số lượng tồn hàng trên quầy, lấy số lượng bán được tại siêu thị Tính số lượng tồn thực tế của hàng hoá, tính doanh thu bán được của siêu thị  Lập

và in báo cáo thống kê

Ngoài ra, còn hoạt động quản lý nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự chịu tráchnhiệm Làm nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự; tuyển dụng nhân sự; bố trí nhân sự; đánhgiá và trả lương…

1.4 CÁC VẤN ĐỀ ĐẶT RA.

- Siêu thị là một loại hình cửa hàng hiện đại quy mô lớn, kinh doanh tổng hợp có

cơ cấu chủng loại hàng hoá rất phong phú, đa dạng có thể lên đến hàng nghìn thậmchí hàng chục nghìn loại hàng

- Siêu thị ngày càng trở nên thân thiết với người dân, nó đã và đang dần trở thànhđịa điểm tiêu dùng không thể thiếu được của người dân Mỗi ngày có hàng nghìn lượtkhách đến siêu thị mua sắm…

Do vậy để đảm bảo cho hệ thống siêu thị có thể hoạt động tốt, cũng như để thu hútnhiều khách hàng đến với siêu thị thì siêu thị đó cần phải có một hệ thống quản lýhiện đại Đó chính là một phần mềm quản lý, một phần mềm có khả năng xử lý vàbảo mật cao, giúp cho công việc quản lý trở nên nhẹ nhàng hơn, và việc thanh toándiễn ra nhanh hơn…

Phần 2:

SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ

2.1 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG.

Quản lý siêu thị

Quản lý

hàng hoá

Quản lý nhập kho

xuất-Quản lý bán hàng

Quản lý nhân sự

Báo cáo Thống kê

Lập phiếu nhập xuất

Nhập hàng và xuất hàng

Tính tiền

Lập hoá đơn

Cập nhật thông tin mặt hàng

Báo cáo tình hình hàng hoá

Báo cáo doanh thu, tình hình kinh doanh

Thu, thanh toán

Thống kê

Tuyển dụng nhân sự

Bố trí nhân sự

2.2 SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH.

Bản báo cáo, thống kê

Sự yêu cầu báo cáo

Quản lý siêu thị

Sự kiểm

kê hàng

sự ký nhận

Chỉ thị Báo cáo

Chỉ thị

Báo cáo

Bản báo cáo, thống kê

Sự yêu cầu báo cáo

Quản

lý hàng hoá

Thống

kê, báo cáo

Kế toán

Quản

lý nhân sự

Hồ sơ nhân viên Nhà cung cấp

Ban giám đốc

Đơn đặt hàng

Kiểm kê hàng

tin nhà CC

Đặt hàng NCC

Nhập hàng

và xuất hàng

Lập phiếu nhập xuất Nhà cung cấp

Hàng tính tiền Tính

tiền

Lập hoá đơn

Cập nhật thông tin mặt hàng Khách hàng

Hàng-siêu thị

- Kế toán

Sự y/c báo cáo

Sự y/c báo cáo

báo cáo báo cáo

Báo cáo tình hình hàng hoá

Báo cáo doanh thu, tình hình kinh doanh Ban giám đốc

Hoá đơn phiếu xuất- nhập

Chỉ thị

Báo cáo Tiền

Hoá đơn thanh toán

Tiền

Nhà cung cấp

Thống kê

Thu, thanh toán

Ban giám đốc

Hoá đơn Quản lý bán

hàng

Phần 3:

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU.

3.1 CÁC MẪU HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ.

- Phiếu nhập hàng.

- Phiếu xuất hàng

Siêu thị XYZ

PHIẾU NHẬP HÀNG

Số:

Ngày:

Tên nhà cung cấp :

Mã nhà cung cấp:………

Địa chỉ:

Số điện thoại:

STT Mã số Tên hàng Loạihàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ:

Ngày tháng năm 200

Nhân viên giao hàng Nhân viên nhận hàng Thủ kho

Siêu thị XYZ Số:

PHIẾU XUẤT HÀNG Ngày tháng năm 20

Quầy:

Stt Mã số Tên hàng Loại

hàng

ĐVT Số lượng Ghi chú

- Hóa đơn bán hàng.

- Báo cáo doanh thu.

- Báo cáo xuất nhập tồn.

Kế toán trưởng Trưởng quầy Thủ kho

- Báo cáo tình trạng hàng.

3.2 CÁC THỰC THỂ VÀ THUỘC TÍNH CỦA NÓ.

* Thực thể: NHAN_VIEN

- Chi tiết các nhân viên trong cơ sở dữ liệu

- Thuộc tính: MaNV, TenNV, GioiTinh, DiaChi, SDT

* Thực thể: CHUC_VU

- Chi tiết chức vụ của mỗi nhân viên đảm nhận

- Thuộc tính: MaCV, TenCV

* Thực thể: HANG

- Thông tin chi tiết mặt hàng có trong cửa hàng

- Thuộc tính: MaH, TenH, DonViTinh, HanSuDung, NoiSX

* Thực thể: NHOM_HANG

- Chi tiết phân loại mặt hàng bậc 2 của các mặt hàng trong siêu thị

- Thuộc tính: MaNhom, TenNhom

* Thực thể: NGANH_HANG

- Chi tiết phân loại bậc 1 của các mặt hàng có trong siêu thị

- Thuộc tính: MaNganh, TenNganh

Stt Mã số Tên hàng Loại hàng Số lượng Tình trạng Ghi chú

Nhân viên kiểm kê Trưởng quầy Kế toán trưởng

* Thực thể: PHIEU_NHAP

- Chi tiết tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của siêu thị từ nhà cung cấp

- Thuộc tính: MaPN, NgayNhap, TongTienTra

*Thực thể: CHI_TIET_PN

- Thuộc tính: MaPN, MaH, SoLuong, Dongia, ChietKhau, NgayCapNhat.

* Thực thể: PHIEU_XUAT

- Chi tiết tương ứng cho một phiếu xuất hàng từ kho tới các quầy hàng

- Thuộc tính: MaPX, NgayXuat

*Thực thể: CHI_TIET_PX

- Thuộc tính: MaPX, MaH, SoLuong.

* Thực thể: HOA_DON

- Chi tiết tương ứng cho một lần giao dịch của siêu thị với khách hàng

- Thuộc tính: MaHD, NgayBan, TongTien

Thể hiện quan hệ ràng buộc giữa các thực thể :

Bảng viết tắt : ST

4.1.2 HƯỚNG DẪN NHẬP LIỆU TRỰC TIẾP TRÊN ACCESS.

Dữ liệu mẫu :

Phải tuân thủ nghiêm khắc cách nhập liệu trên csdl vì nó ảnh hưởng rất lớn tớiviệc xuất dữ liệu ra các form và cách quản lý csdl sau này

Đối với các đối tượng khác nhau ta có các nguyên tắc tuân thủ khác nhau

+ Dữ liệu ở các bảng: Tuân thủ theo nguyên tắc nhập bên 1 trước, bên nhiều sau( thể hiện trong relationships) Xoá bên nhiều trước, bên 1 sau

+ Các ký hiệu mã : Dựa trên nhiệm vụ và chức năng của mỗi người trong hệ thống mà ta đặt mã tạo thành một sự nhất quán, tạo điều kiện cho việc quản lý dữ liệusau này Đối với các mặt hàng và các phiếu nhập- xuất cũng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc đặt tên này

4.2 YÊU CẦU CHỨC NĂNG HỆ THỐNG.

+ Phân quyền sử dụng phần mềm thông qua việc đăng nhập vào hệ thống dựa trên nhiệm vụ của mỗi các nhân với các vai trò khác nhau trong hệ thống

+ Phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của một phần mềm quản lý

hệ thống bán hàng đơn giản như: Lập hóa đơn thanh toán cho khách, lập báo cáo thu chi, báo cáo xuất nhập tồn hàng tháng- hàng quý hoặc bất kỳ lúc nào người quản lý yêu cầu

4.3 GIỚI THIỆU FORM.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG SIÊU THỊ 2

1.1 GIỚI THIỆU VỀ SIÊU THỊ 2

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3

1.3 MÔ TẢ CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA SIÊU THỊ 4

1.4 CÁC VẤN ĐỀ ĐẶT RA 6

Phần 2: SƠ ĐỒ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ 6

2.1 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 6

2.2 SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH 7

2.3 SƠ ĐỒ MỨC ĐỈNH 8

2.4 SƠ ĐỒ MỨC DƯỚI ĐỈNH 9

Phần 3: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 12

3.1 CÁC MẪU HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ 12

3.2 CÁC THỰC THỂ VÀ THUỘC TÍNH CỦA NÓ 14

Phần 4 : LẬP TRÌNH 16

4.1 TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN ACCESS 17

4.1.1 CÁC BẢNG DỮ LIỆU 17

4.1.2 HƯỚNG DẪN NHẬP LIỆU TRỰC TIẾP TRÊN ACCESS 21

4.2 YÊU CẦU CHỨC NĂNG HỆ THỐNG……… ……… 11

4.3 GIỚI THIỆU FORM……… ……… 22