Thực trạng công tác lập hồ sơ tại các doanh nghiệp, cơ quan là đề tài nghiên cứu cấp thiết hiện nay. hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan với phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đếncông tác lập hồ sơ, phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiêncứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Tôi đã viết đề tài nghiên cứu khoa họccông tác lập hồ sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, không sao chép từ cáctác giả khác
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Hiền
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài nghiên cứu khoa học về đề tài công tác lập hồ sơtại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh tôi đã được sự hổ trợ, giúp đỡ của rấtnhiều người
- Cơ sở đầu tiên giảng viên TS Lê Thị Hiền đã giảng dạy và truyền đạt cho tôikiến thức về làm đề tài nghiên cứu khoa học đồng thời cũng hướng dẫn rất kỹlưỡng về kỹ năng làm một đề tài nghiên cứu khoa học
- Để hoàn thành được đề tài này thì Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh đã tạođiều kiện cho tôi được thực tế công tác lập hồ sơ của Công ty đồng thời cán
bộ văn thư lưu trữ ở đây đã chia sẽ những thông tin về công tác lập hồ sơ, từ
đó tôi có cơ sở để hoàn thành đề tài của mình
Tôi xin chân thành cảm ơn! giảng viên TS.Lê Thị Hiền và quý công ty Cổphần Đầu tư Mai Linh đã tận tâm, nhiệt tình giúp đỡ, hổ trợ, tạo điều kiện chotôi hoàn thành được bài nghiên cứu khoa học đề tài công tác lập hồ sơ mộtcách tốt nhất Do thời gian có hạn, phạm vi rộng lớn của đề tài nên đề tài củatôi chắc còn nhiều thiếu sót, rất mong được các ý kiến đóng góp của giảngviên TS Lê Thị Hiền và quý Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nhằm hoànthiện hơn công tác lập hồ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
MỤC LỤC NỘI DUNG
Trang 3MỞ ĐẦU
Trang 4Hiện nay ở các cơ quan hành chính Nhà nước hầu như về công tác lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã thực hiện tương đối hoàn chỉnh, giảm tải đượckhối hồ sơ, tài liệu bó gói, chất đống Ở khối doanh nghiệp thì một số doanh nghiệpđối với công tác này cũng đã cơ bản thực hiện tương đối tốt.Nhưng chủ yếu côngtác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ở các doanh nghiệp chưa đượcchú trọng và quan tâm Hầu hết hồ sơ, tài liệu còn bó gói, chất đống ở các Phòng,ban làm việc ngoài ra một số hồ sơ, tài liệu còn bị mất mát, hư hỏng Với những tồntại trên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh cũng như lợi nhuận củacác doanh nghiệp đồng thời làm cho nền kinh tế của đất nước bị kìm hãm, chậmphát triển.
Xuất phát từ thực trạng trên thì ta thấy việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một yêu cầu cấp thiết hiện nay Vì vậy
em đã chọn đề tài “công tác lập hồ sơ của Công ty CP Đầu tư Mai Linh” làm bàithi kết thúc học phần của mình
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là: Công tác lập hồ sơ
- Phạm vi nghiên cứu là: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm nghiên cứu công tác lập hồ sơ qua đó làm rõ thực trạng việc thực hiệnlập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó đưa ra một số giải pháp gópphần khắc phụ những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiệncông tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
Lịch sử nghiên cứu
Trang 5Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp hiện naythì hầu như việc chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đều phải dựa trên nhữngthông tin, cơ sở pháp lý được văn bản hóa và được lưu trữ lại tại các kho lưu trữcủa cơ quan, doanh nghiệp Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết về sự cung cấp thôngtin cũng như bằng chứng pháp lý một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả thìmột số nhà nghiên cứu đã có một số công trình, đề tài về công tác lập hồ sơ nhưsau:
- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.TS Vương ĐìnhQuyền thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia HàNội;
- Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của PGS.TS Vương ĐìnhQuyền thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia HàNội;
- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Giáo trình nghiệp vụ công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Giáo trình soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của tác giả Đồng ThịThanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An;
- Giáo trình công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp của giáo viên: Nguyễn Duy Vĩnh;
- Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của NXB Đại học và giáo dụcchuyên nghiệp Hà Nội;
- Giáo trình lưu trữ của NXB văn hóa thông tin Hà Nội;
- Tập bài giảng công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp của Vũ Thị Phụng,Nguyễn Thị Kim Bình
Nhìn chung các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập trực tiếp hoặc giántiếp đến công tác lập hồ sơ ở những mức độ, phạm vi khác nhau Tuy nhiên cáccông trình nghiên cứu tập trung chủ yếu vào công tác lập hồ sơ tại các cơ quan Nhànước còn công tác lập hồ sơ tại các doanh nghiệp còn ít và chưa có hệ thống, vẫnchưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tưMai Linh Nhưng những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu quan trọngđược tham khảo trong quá trình làm đề tài kết thúc học phần của mình
Trang 65. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được tiếp cận theo phương pháp tư duy khoa học, lôgic dựa vào nội dungcủa các văn bản pháp luật của nhà nước, các giáo trình giảng dạy về công tác lập hồ
sơ làm nền tảng Sau đó qua quan sát, gắn kết lý luận với thực tiễn công tác lập hồ
sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh rút ra nhận xét, đánh giá.Trong quá trìnhthực hiện, tôi đã sử dụng các những phương pháp sau đây:
- Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công lập hồ sơ;
- Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công ty Cổphần Đầu tư Mai Linh;
- Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lýluận và quy định của nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh,hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nângcao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh;
- Phương pháp tổng hợp kết luận chung
6. Giả thiết nghiên cứu
Nếu thực hiện đề tài nghiên cứu công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tưMai Linh thì sẽ tìm ra được những ưu điểm, hạn chế và từ đó có thể ứng dụng đượcvào thực tiễn công tác lập hồ sơ của Công ty nhằm hoàn thiện hơn công tác lập hồ
sơ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng và các doanh nghiệp nói chung
7. Đóng góp của đề tài
a) Ý nghĩa lý luận
- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thực tiễn củacông tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nói riêng và các doanhnghiệp nói chung
b) Ý nghĩa thực tiễn
- Làm rõ thực trạng công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh đồngthời là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệuquả trong công tác lập hồ sơ ở doanh nghiệp
Trang 7- Chương III: giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phầnĐầu tư Mai Linh.
CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH
1. Lý luận về công tác lập hồ sơ
1.1. Một số khái niệm
- Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc(hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc đượckết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức cũng như loại văn bản, cùngtác giả, thời gian ban hành
Trên cơ sở khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như sau:
- Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việccủa cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểmkhác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương phápkhoa học (theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư trang số: 337của PGS.TS Vương Đình Quyền thuộc Trường Đại học khoa học xã hội và nhânvăn Hà Nội)
- Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quátrình theo dõi, giải quyết xong công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc vàphương pháp quy định (theo giáo trình Văn thư trang số: 112 của Trường Đại họcNội vụ)
1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong côngviệc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc
- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnhhưởng trực tiếp đến côn tác lưu trữ
1.3. Vai trò của công tác lập hồ sơ
Trong phạm vi của từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành luôn có vai trò rấtquan trọng:
- Giúp tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời,hiệu quả
- Quản lý chặt chẽ tài liệu giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị,doanh nghiệp
Trang 8- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứutrước mắt và lâu dài về sau.
- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy đủ
hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc nâng caohiệu suất và chất lượng công tác
- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của
cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ ìn bí mật
- Lập hồ sơ tốt sẽ sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư , tránhđược tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữtiến hành các nội nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác,nghiên cứu
1.4. Yêu cầu về việc lập hồ sơ
Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về nghiên cứu,
sử dụng và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc cơ quan,
tổ chức
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau có
sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tư diễn biến của sự việc haytrình tự giải quyết công việc
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồngđều
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
1.5. Nội dung về công tác lập hồ sơ.
1.5.1 Lập danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặctheo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơquan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việclập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu
tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì ápdụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức Những cơ quan, tổ chức
có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đềmục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động
Trang 9Mẫu danh mục hồ sơ (Phụ lục I)
- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theolĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chứclàm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ
- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chứcnăng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là cácvấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vựchoạt động
- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đếnriêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ
b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu tráchnhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ, đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụcông tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thểcủa từng cá nhân trong đơn vị
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung củacác văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu ( Phụ lục II)
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệuhình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảoquản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức(nếu có)
Trang 10Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễnhớ.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01
1.5.2 Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ
- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ vềcông việc đó (theo Danh mục hồ sơ)
1.5.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tàiliệu phim, ảnh, ghi âm
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, thamluận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ
sơ, tránh bị thất lạc
Hai bước trên đây áp dụng đối với những cơ quan, doanh nghiệp đã có danhmục hồ sơ còn đơn vị nào chưa có danh mục hồ sơ thì phải thực hiện bước phânđịnh hồ sơ và bỏ qua hai bước trên
1.5.4 Phân định hồ sơ
Phân định hồ sơ là là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản đểchia văn bản thành các hồ sơ cụ thể phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo cácyêu cầu về lập hồ sơ ( theo trang số: 376 giáo trình lý luận và phương pháp côngtác văn thư của PGS.TS Vương Đình Quyền
Tùy theo đặc điểm của từng loại tài liệu mà có cách vận dụng các đặc trưngkhác nhau để lập hồ sơ
- Đặc trưng vấn đề
Trang 11Là lấy vấn đề mà nội dung đề cập làm cơ sở, đây là đặc trưng chính cần vậndụng và đây là đặc điểm mà người đọc hay tra cứu nhất.
- Đặc trưng tên loại văn bản
Là lập hồ sơ theo tên loại văn bản như: Quyết định, Công văn, Tờ trình, Thôngbáo…
- Đặc trưng tác giả
Tác giả là tên cơ quan ban hành văn bản, lập hồ sơ theo đặc trưng này là đưacác văn bản cùng một tác giả vào một hồ sơ
Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị của UBND quận Tây Hồ
- Đặc trưng cơ quan giao dịch
Cơ quan giao dịch là tất cả các cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi với nhautrong quá trình giải quyết công việc Lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đem tất cảcác văn bản trao đổi giữa hai cơ quan với nhau trong quá trình giải quyết một vấn
đề, sự việc nào đó thành một hồ sơ
- Đặc trưng thời gian
Trong một văn bản có thể có hai loại thời gian: thời gian giới hạn năm thángcủa vấn đề mà nội dung văn bản đề cập và thời gian ban hành văn bản Lập hồ sơtheo đặc trưng thời gian tức là đem tất cả các văn bản có nội dung vấn đề và thờigian đề cập giống nhau hoặc các văn bản đó cùng thời gian ban hành lập thành hồsơ
- Đặc trưng địa dư
Là đem các văn bản cùng một vấn đề và có nội dung liên quan đến một khuvực, một đơn vị hành chính lập thành một hồ sơ
1.5.5 Sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có tráchnhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổsung cho đủ
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bảnchính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quanhoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấycần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phảilưu giữ
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việchoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp trong hồ sơ có tài
Trang 12liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp vàsắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quảnkhác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một
hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phânthành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình )
1.5.6 Đánh số tờ
Hồ sơ được đánh số tờ theo thứ tự từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp,tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm các văn bản trong hồ sơ
- Mỗi tờ văn bản được đánh một số vào góc phải phía trên bằng bút chì
- Không được đánh số vào những tờ giấy trắng
- Trường hợp hồ sơ có phong bì kèm theo văn bản thì mỗi phong bì được đánh
số riêng
- Khi đánh số hết sức cẩn thận, không được bỏ sót hoặc đánh trùng số Trongtrường hợp bỏ sót hoặc đánh trùng số thì xử lý như sau: trường hợp đánh sót thìdùng số của tờ trước thêm a, b,b,c… Trường hợp đánh trùng số thì thêm a, b, c…vào các số trùng
- Các tờ mục lục văn bản được đánh số riêng và thống kê riêng
1.5.7 Biên mục hồ sơ
- Biên mục bên ngoài hồ sơ
Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực
tế tài liệu trong, hồ sơ)
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong
hồ sơ (nếu cần), hoặc viết tiêu đề hồ sơ đối với lập hồ sơ không có danh mục
- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kếtthúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau
1.5.8 Viết chứng từ kết thúc.
Trang 13Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục
vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó Các thông tin cần trình bày ở chứng từ kết thúcgồm: Số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản của hồ sơ, trạngthái các văn bản trong hồ sơ, thời gian lập hồ sơ và họ tên người lập hồ sơ
1.5.9 Xác định thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quanđược quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ,tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đượcquyết toán
- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tàiliệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tàiliệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khivăn bản hết hiệu lực thi hành
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vịchủ trì)
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo
- Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lụcIII) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục IV) Đơn vị, cá nhângiao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản
2. Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
2.1. Sự hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (Mai Linh Investment JSC.), được thành lập
từ năm 2006 bởi một số người Việt từ châu Âu trở về với những hoạt động tìmkiếm cơ hội để thực hiện đầu tư tại Việt Nam, Chủ tịch tập đoàn là ông Trần ĐăngKhoa, và 2 cổ đông cá nhân khác trở về từ Cộng hòa Séc Trải qua quá trình phát
Trang 14triển không ngừng, Công ty đã trở thành một trong những Công ty hàng đầu và uytín trong lĩnh vực đầu tư xây dựng công trình, đầu tư xây dựng phát triển nhà, hạtầng đô thị, các công trình dân dụng, công nghiệp, và kinh doanh bất động sản.
Cụ thể Công ty đã thực hiện đầu tư và xây dựng được 6 dự án tính đến thờiđiểm năm 2015
(tỷ đồng) Địa điểm
Quy mô (ha)
Phường Mễ Trì,quận Nam Từ Liêm,
TP Hà Nội
1.6
Thị trấn Cầu Diễn,quận Bắc Từ Liêm,
15.1
Lê Văn Lương,quận Thanh Xuân TP
Trang 15Đô quận Nam Từ Liêm – thành phố Hà Nội Dự án gồm: 04 tòa tháp 45 tầng dựkiến khởi công vào tháng 10 năm 2016.
2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh
Trụ sở Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh (phụ lục V)
Trang 16SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách dự án
QUYẾT TOÁN
BAN QUẢN LÝ TÒA NHÀ
PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách quản lý tòa nhà PHÓ GIÁM ĐỐC
Phụ trách kế toán
Trang 17CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH.
1. Thực trạng về công tác lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.
1.1. Lập danh mục hồ sơ
Công ty Cổ phần đầu tư Mai Linh là doanh nghiệp tư nhân nên việc lập danhmục hồ sơ chưa được thực hiện, chủ yếu hồ sơ, tài liệu của Công ty được lưu theocách riêng của từng cán bộ, nhân viên ở mỗi Phòng, Ban Nên hồ sơ, tài liệu thường
bị phân tán, xé lẻ, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác và giao nộp vào lưu trữ
cơ quan gây khó khăn cho văn thư lưu trữ
1.2.1. Tài liệu công trình.
- Tài liệu công trình là tài liệu thuộc dạng hồ sơ vấn đề, được giải quyết theo trình tựcông việc nên đối với loại tài liệu này thì được phân định theo đặc trưng vấn đề
- Tài liệu công trình của Công ty được lưu tại bộ phận văn thư của Ban dự án vàđược lưu tại các bộ phận của Ban, không được phân loại theo dạnh mục hồ sơ rõràng nên tài liệu chủ yếu bị lẫn lộn vấn đề, rách nát, hư hỏng
- Được sự quan tâm và chỉ đạo của Giám đốc Công ty nên công tác phân định hồ sơđược thực hiện tương đối chặt chẽ Các cán bộ văn thư, lưu trữ của Công ty, BanQuản lý dự án đã phối hợp chặt chẽ với các cán bộ ở từng bộ phận của Ban đã tiếnhành phân định hồ về theo vấn đề rõ ràng, rành mạch, trật tự, logic, khoa học theotrình tự giải quyết công việc
- Tài liệu, hồ sơ không được phân loại và lưu theo danh mục ngay từ khi kết thúccông việc nên một số tài liệu bị mất, rách nát không thể dùng được Từ đó dẫn đếntình trạng hồ sơ được lập không được đầy đủ, hoàn chỉnh
1.2.2. Tài liệu Hành chính.
