Sáng kiến kinh nghiệm THCS văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng trường THCS nguyễn bá phát đạt chuẩn quốc gia

ĐẶT VẤN ĐỀ: ề Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo BGDĐT là việc là h h n đối với trường học..

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

I ĐẶT VẤN ĐỀ:

ề

Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư

số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc là h h n

đối với trường học Trong những h h n đ thì h h n lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thi t l p h sơ ph n loại h sơ theo đ ng ti u chuẩn của Bộ GD-ĐT qu

đ nh Đ là công việc đ i hỏi người là công tác lưu trữ ph i cẩn th n cụ th t ng công việc t ng loại h sơ c n thi t thi t l p đ đủ và sử dụng đạt hiệu qu iện

na các trường đang c n nhiều h h n và l ng t ng trong quá trình l p h sơ

Xuất phát t những vấn đề trên b n th n tôi su nghĩ hông bi t làm th nào đ thực

hiện công việc hàng ngà đạt k t qu cao,sắp x p h sơ hoa học, nhanh chóng khi

tìm ki m và thu n lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia Đ là lý do tôi chọn

đề tài này

2 Mụ í

Đ góp ph n th c đẩy thực hiện việc dựng trường đạt chuẩn uốc gia Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát tri n mạnh nhưng hông th thi u những

h sơ inh chứng N đ i hỏi người V n thư ph i bi t sắp x p, phân bố thời gian t ng

công việc t ng giai đoạn à thi t l p h sơ

Trường học là đơn v sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính tr của mình là giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đ n trường Đ ng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo

của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác

thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay gi i quy t công việc đ i hỏi

ph i có những qu đ nh về thủ tục hành chính v n thư - lưu trữ Do đ đ đ m b o

thông suốt trong gi i quy t công việc c n ph i có sự qu n lý khoa học, có sự c i cách

thủ tục hành chính à trong đ quan trọng nhất là công tác l p h sơ đ là ột yêu

c u tất y u hách quan à nhà trường ph i thực hiện

Đ công việc có hiệu qu đạt thành tích cao đ i hỏi trước tiên b n thân của cán bộ v n thư ph i không ng ng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau d i kinh nghiệm, v n dụng một cách linh hoạt, theo hoàn c nh thực t mỗi công việc Bi n cái khó thành cái dễ đ

thành thói quen của mình, thì công việc l c nào cũng trôi ch và đạt hiệu qu cao

3-Thực trạng:

Trường THCS Nguyễn Bá Phát là một đơn v sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng GD&ĐT oà Vang về công tác chu n ôn; đ ng thời ch u sự lãnh đạo của các cấp

uỷ Đ ng và chính quyền đ a phương về các hoạt động khác của nhà trường Đặc biệt là

việc thực hiện Ngh quy t cu Đ ng ủy xã Hòa Liên về việc phấn đấu xây dựng nhà

trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2010-2012 Do v y với công việc của người làm công tác v n thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác l p các loại h

sơ gi p cho thủ trưởng đơn v hình thành bộ h sơ phục vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn

Trong q a trình là công tác v n thư - lưu trữ, tôi mới thấy h t những h h n trở ngại trong quá trình làm công việc này

4.Phạm vi nghiên cứu:

Xuất phát t những vấn đề trên, b n th n tôi đã su nghĩ hông bi t Làm th nào đ

thực hiện công việc của ình đạt hiệu qu , lại v a tìm và tra cứu h sơ tài liệu một

cách nhanh ch ng hi c người c n Cuối cùng tôi đã tì ra cách c i ti n phương pháp làm việc là Nên l p h sơ đ giúp hiệu trưởng trong việc qu n lý hành chính và xây

dựng trường đạt chuẩn quốc gia

5 P ươ g p áp g ê ứu

L p h sơ là công việc luôn luôn được đi đ u Mỗi công việc có liên quan với nhau

trong một vấn đề đều ph i l p h sơ đ là công việc à nh n vi n v n thư ph i là ;

đặc biệt là trong việc dựng trường đạt chuẩn quốc gia Vì v y tôi c n ph i có phương pháp c i ti n công tác và s p p các loại h sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu qu

6 Kế hoạch thực hiện:

Với nhiệm vụ của một cán bộ v n thư-lưu trữ là gi p cho lãnh đạo nhà trường điều

hành mọi công việc đ ng thời tha ưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và

ki m tra mọi hoạt động của các tổ chu n ôn các đoàn th ; xử lý và báo cáo thông

tin cho các cấp lãnh đạo Đ ng, chính quyền đ a phương và lãnh đạo ngành…gi i quy t

các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đ ng và Nhà

nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv…

II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:

1- Cơ sở lý luận:

H sơ là ột t p v n iện ha công v n giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc,

một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình gi i quy t công

việc đ

L p h sơ là chương trình công tác là hoạch là việc là cơ sở đ gi p cho ãnh

đạo trong công tác chỉ đạo điều hành công việc trong t ng thời gian được chủ động và quán xuy n toàn bộ các mặt công tác, v a thực hiện được công việc trọng tâm v a b o

qu n tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất

Mọi người ai cũng nh n thấy rằng mọi hoạt động qu n lý nhà nước đều ph i được tr t

tự hoá, ti n hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được

qu đ nh bằng pháp lu t đ b o đ m sự tuân thủ chặt chẽ Qu n lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên ti p nhau theo trình tự nhất đ nh như th n đ m b o cho ti n trình hình thành công việc không b lãng quên, gi m bớt phiền hà cho người

thực hiện công việc

2- Thời gian nghiên cứu :

- T những thực trạng v a nêu trên và qua thời gian công tác tôi nh n thấ : Đ làm tốt

nhiệm vụ công tác v n thư trong việc xây dựng trường chuẩn đ i hỏi người làm công

tác này c n ph i hi u công tác v n thư là toàn bộ công việc về xác l p h sơ tổ chức

gi i quy t và qu n lý v n b n theo phạm vi, nhiệm vụ và chức n ng của mình Muốn

v y b n thân tôi ph i luôn n ng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác v n

thư hành chính nhằm giúp cho việc gi i quy t công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính ác Đ ng thời gi p cho lãnh đạo qu n lý, chỉ đạo và ki m tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ Góp ph n ti t kiệ được công sức, thời gian gi i quy t công việc trước mắt và đưa vào lưu trữ đ nghiên cứu và sử dụng lâu dài

- Như v người làm nhiệm vụ công tác v n thư trong trường học c n nắm vững một

số nội dung sau đ ử lý có hiệu qu :

+ Nh n và vào sổ công v n đ n

+ Vào sổ và gửi công v n đi

+ Làm các h sơ sổ sách và ghi chép tài liệu

+ L p h sơ; ph n loại và lưu trữ h sơ

Trường học là đơn v sự nghiệp, không giống như các đơn v hành chính khác; tất c

các ph ng ban đều l p h sơ theo công việc mình làm, cuối n lại nộp cho bộ ph n

v n thư lưu trữ Còn ở trường học tất c công v n giấy tờ hằng ngà đ n trường đều

ph i qua bộ ph n v n thư ử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau hi được hiệu trưởng

phê duyệt thì sao lưu chu n giao cho các bộ ph n c li n quan đ thực hiện Như

v y, việc l p h sơ được ti n hành theo t ng thời gian, t ng công việc Khi công việc

k t thúc thì h sơ đ t th c đ ng thời h sơ của việc đ ph i được l p ong đ lưu

trữ, khi c n thi t thì đe ra tra cứu

Việc l p h sơ do nh n vi n v n thư sắp x p một cách có hệ thống, có khoa học tạo

điều kiện cho việc gi i quy t các nhiệm vụ một cách nhanh ch ng chính ác và đạt hiệu qu cao, giúp cho công việc qu n lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ,

tránh tình trạng thất thoát tài liệu Do đ những n g n đ bộ máy hành chính của

trường t hiệu trưởng đ n các tổ công tác được thông suốt đ m b o thông tin hai chiều đã gi p cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo k p thời góp ph n vào thắng lợi nhiệm vụ

của nhà trường và của ngành trong thời gian qua

3- Giải pháp thực hiện :

a- Lập hồ sơ theo quy định :

- u đ nh mở sổ theo dõi theo t ng n Bắt đ u t ngà 01/01/đ u n đ n h t

31/12/cuối n Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01 02 … bắt đ u t ngà 01/01/n

sau tương tự như v y thực hiện các n ti p

- Phân loại theo tính chất của v n b n như: Tờ trình, báo cáo, quy t đ nh … theo thứ

tự thời gian, ta dùng bấm lỗ đ kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi đựng vào hộp h sơ phía

trên có ghi tờ mục lục

- Cuối n tất c được đ ng lại thành t p và đưa vào lưu trữ

Ví dụ: Trình tự l p h sơ theo qu đ nh đ theo dõi:

Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về ti u chuẩn 1 qu n lý nhà trường qu đ nh các loại h sơ trương chuẩn thì trong đ v n thư ph i thi t l p ột số loại h sơ như sau

H sơ học sinh,

Sổ đ ng bộ,

H sơ chu n đi - đ n,

ổ gọi t n chi đi

- Đ u n học c n cứ vào danh sách lớp nh n vi n v n thư ph i đ m lại học bạ, ki m

tra h sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi đ bàn giao cho GVCN ghi

các chi ti t vào học bạ, xong việc GVCN ph i giao học bạ lại cho v n thư đ qu n lý

Khi cho ượn ph i ký sổ ượn, khi tr ph i ký sổ đã tr và v n ph ng ph i ki m tra

đ đủ số lượng học bạ hi được nh n lại

- Học bạ c n được bọc nhựa đ b o qu n tốt, sạch sẽ Trang bên trong

học bạ n u c lưu giữ các h sơ của học sinh như: giấy khai sinh (b n sao), phi u đ ng

ký nh p học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nh n học ong chương trình ti u học đơn in

nh p học … c n ph i dùng kim bấm bấm lại đ khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ Đối

với học bạ lớp 6 v n thư ph i ghi số đ ng bộ vào trang đ u tiên

- Đ nh kỳ nhà trường cho ki tra tính chính ác đ đủ của các chi ti t trong học bạ,

ph i l p biên b n cụ th Nh n vi n v n thư e ét và ử lý n u có gì thi u sót mà

thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo vi n nào c li n quan đ xử lý

- Học bạ c n x p theo thứ tự B … dùng ẹp đựng theo t ng lớp, bỏ vào một tủ

ri ng đ lưu giữ, bên ngoài c n ghi rõ tên lớp n học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp è theo đ thu n tiện trong việc tra cứu thông tin Cuối học

kỳ giao cho giáo viên ghi k t qu học t p của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn th n,

ki tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối n

ưu h sơ học sinh

b/ Sổ đăng bộ:

Đ là công việc quan trọng trong công tác dựng trường chuẩn n đánh giá quá trình đào tạo trong ột cấp học tại ti u chuẩn 1 qu n lý nhà trường sổ đ ng bộ chỉ là ột loại sổ sách c trong ti u chuẩn 1 à thôi nhưng trong ti u chuẩn ổ đ ng

bộ ới là ột ph n quan trong trong quá trình đào tạo chất lượng giáo dục của nhà trường trong ột h a học

- Sau khi h sơ tu n sinh lớp 6 ong và đuợc phân bổ theo lớp V n thư t p hợp danh

sách của các lớp 6, x p theo thứ tự v n B … ở ngoài giấ nháp sau đ ở một

trang sổ mới và ghi vào sổ đ ng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn th n, sạch sẽ và đ đủ

thông tin (theo mẫu qu đ nh)

- Mỗi n học c n bổ sung h sơ học sinh như:l n lớp,ở lại lớp, chuy n đi

chuy n đ n, bỏ học cuối cấp học được thống đ u ỳ là bao nhi u cuối ỳ c n lại

bao nhi u; học sinh ra trường là bao nhi u…Đ là t qu của quá trình đào tạo đ

là công tác phổ c p giáo dục và dựng trường đạt chuẩn

- Sổ đ ng bộ ghi đ đủ thông tin các cột mục qu đ nh, c p nh t k p thời cuối

n trình hiệu trưởng ký duyệt

+ Sổ đ ng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục)

+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuy n đi chu n đ n hoặc nghỉ học)

+ Ghi k t thúc mỗi n học số lượng đ u n cuối n chu n đi chu n đ n, bỏ

học và ph i có xác nh n của hiệu trưởng

+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong n học (sổ này theo dõi diễn bi n t ng ha gi m

của các lớp trong mỗi n học)

+ Sổ ý ượn – tr của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi c n thi t

c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng

- V n bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS t ng khóa học được lưu giữ cẩn

th n b o qu n tránh thất lạc, học sinh nh n bằng ph i ký nh n ghi t n rõ ràng trường

hợp có phụ huynh nh n th ph i có giấy ủy quyền Nhờ v đã gi p cho lãnh đạo nhà

trường qu n lý tốt, cuối mỗi n học thành l p đoàn i m tra, ki m kê l p biên b n số bằng học sinh chưa nh n đ ng g i cẩn th n đ lưu giữ

d ồ sơ n bộ ng h

sơ cán bộ vi n chức là tài liệu pháp lý ph n ánh các thông tin cơ b n nhất của

B bao g ngu n gốc uất th n quá trình công tác hoàn c nh inh t phẩ chất đạo đức trình độ n ng lực các ối quan hệ gia đình và ã hội… Được sự ủ nhiệ của iệu trưởng tôi qu n lý ng nà n đ i hỏi ph i c tính thống nhất hoa học

ới qu n lý được đ đủ và chính ác thông tin h sơ qu n lý sử dụng và b o qu n theo ch độ tài liệu t do nhà nước qu đ nh

Thành ph n h sơ B g

- T p lí l ch- ơ u lí l ch- Ti u sử t tắc các qu t đ nh li n quan bằng cấp

b n tự i đi quá trình hen thưởng Kỷ lu t (n u c )- Phi u đánh giá công chức

hàng n - các bì ẹp (ngh qu t – qu t đ nh về nh n sự – Nh n ét đánh giá đơn thư- b ng thành ph n tài liệu c trong h sơ )

uá trình lưu trữ:

- ác h sơ tr n ph i được iệu trưởng nhà trường ác nh n đ lưu giữ

- Khi chu n giao h sơ B hoặc ti p nh n sơ B c n ph i thực hiện theo qu t đ nh 1 /2006/ ĐBNV ngà 06/11/2006 ban hành qu ch qu n lý h sơ CBCC

- ắp p h sơ theo tổ công tác đ đ b o ngu n tắc dễ nhìn thấ ; hông thất lạc h sơ hi qu n lí

Ngoài việc lưu trữ h sơ tr n tủ tôi c n lưu trữ ở ph n mềm dữ liệu PMIS trên máy vi

tính,dựa vào chương trình nà tôi c p nh t thường xuyên những tha đổi của mỗi

giáovi n nh n vi n như tha đổi hệ số lương hoàn c nh gia đình quá trình đào tạo.Toàn bộ h sơ tr n được lưu giữ cẩn th n khi c n dễ tra cứu

Tử qu n lí h sơ cán bộ công chức

b/ H sơ theo công việc:

Hằng ngà nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đ ng thời cũng thường

xuyên nh n được các v n b n hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ qu n, hoặc chính

quyền các cấp vv…N n hình thành th các h sơ ang tính công vụ( H ơ công

việc) đ dẽ qu n lý công việc đ là h sơ inh chứng đ dựng trường chuẩn

uốc gia

Có th đơn cử một số h sơ công việc như sau:

+ Sau khi nh n được v n b n hướng dẫn công tác tổng k t thực hiện dạ th –học

thêmcủa Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện oà Vang Nh n vi n v n thư hình thành

h sơ công việc như sau:

- Quy t đ nh của UBNDThành phố Đà Nẵng ban hành qu đ nh qu n lý dạy thêm -

học thêm

- ông v n của Sở Giáo dục- Đào tạo về ướng dẫn thực hiện quy t đ nh qu n lý dạy

thêm - học thêm của UBND Thành phố Đà Nẵng

- ông v n của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức qu n lý dạy thêm –học th Tr n đ a bàn

thành phố Đà Nẵng

- ông v n của ướng dẫn công tác qu n lý dạy thêm - học th n học 2011-2012

của phòng Giáo dục & Đào tạo Hòa Vang

- Đơn đề ngh cấp giấy phép dạy thêm của Giáo viên

- Biên b n xét duyệt h sơ và đề ngh cấp giấy phép dạy thêm -học th n

2011-2012

- Quy t đ nh phân công cán bộ phụ trách theo dõi việc dạy thêm học thêm của hiệu

trưởng

-Quy t đ nh thành l p tổ ki m tra dạy thêm - học thêm

- K hoạch ki m tra dạy thêm - học thêm

- Biên b n ki m tra dạy thêm - Học thêm (n u có)

- Danh sách giáo vi n được cấp giấy phép dạy them

- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng

4 Kết quả thực hiện :

Tr n đ ới chỉ là h sơ của một công việc và một sự việc Có th sau khi xem xét chứng ki n sự sắp x p như tr n người ta cho rằng đ là ngu n tắc buộc ph i có, hoặc