Lý do chọn đề tài Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức bởi vì
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======
TRỊNH THỊ KIM OANH
NGHIêN CứU áP DụNG Bộ TIêU CHUẩN ISO 9000
VàO CÔNG TáC LậP Hồ SƠ HIệN HàNH Và NộP Hồ SƠ VàO LƯU TRữ
TạI TR-ờng Cao đẳng nội vụ hà nội
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYấN NGÀNH LƯU TRỮ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS NGUYỄN MINH PHƯƠNG
Hà Nội - 2008
Trang 2MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
18
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và các đơn vị
cấu thành
19
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành 22
1.2 Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành
và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
23
1.2.2 Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 25
1.2.3 Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện
hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
28
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ
SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
33
2.1 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của Trường Cao đẳng
Nội vụ Hà Nội
33
2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng
Nội vụ Hà Nội
42
2.2.1 Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ đang được áp
dụng tại Trường
42
2.2.2 Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
của Trường
44
Trang 32.2.3 Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ 46
2.3 Nhận xét chung về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu
trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
59
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
64
3.1 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
65
3.1.2 Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lưu trữ
69
3.1.3 Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan
70
3.1.4 Đối với công tác phân tích, đánh giá, cải tiến 90
3.2 Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng công tác theo tiêu chuẩn ISO 9000 92
PHỤ LỤC
Trang 4
BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGH Ban Giám hiệu CĐNVHN Cao đẳng Nội vụ Hà Nội CBVC Cán bộ viên chức
DMHS Danh mục hồ sơ ĐVBQ Đơn vị bảo quản HCTC Hành chính Tổ chức HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng HSSV Học sinh, sinh viên
Trang 5LTNN Lưu trữ Nhà nước TLLT Tài liệu lưu trữ
VTLT Văn thư Lưu trữ
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức bởi vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC) Mỗi người muốn làm tốt công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, đây chính
là những căn cứ quan trọng để giải quyết các công việc hàng ngày Và điều này càng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (CĐNVHN)
Là một trong các trường nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trường CĐNVHN có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thư lưu trữ (VTLT) và các nghiệp vụ văn phòng, góp phần cho sự phát triển không ngừng của ngành nói riêng và đất nước nói chung Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trường đã sản sinh ra một khối tài liệu tương đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động của nhà trường nói riêng
sự nghiệp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác VTLT cho nước nhà nói chung
Trang 6Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ đã được tổ chức thực hiện nhiều năm qua tại Trường và mang lại những kết quả đáng kể như việc cung cấp thông tin sát thực cho lãnh đạo nhà trường nên công tác tuyển sinh, đào tạo; tuyển dụng cán bộ viên chức; công tác kiểm toán; khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác chứng thực bằng tốt nghiệp cho học sinh, sinh, sinh viên của Trường…đã đạt hiệu quả cao Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trường được thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý như: Thông đạt số 1C/CP ngày 03/01/1946; Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ; Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng về việc Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan; Đặc biệt, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001
được ban hành đã khẳng định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành
văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,
tổ chức đó theo thời hạn quy định” [30;4]
Để cụ thể hóa Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư Trong Nghị định này, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, cán bộ VTLT và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công tác lập
hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị được quy định rất cụ thể
Ngoài ra, công tác này còn được thực hiện theo Quyết định số 643/QĐ-TI ngày 04/8/2003 của Hiệu trưởng Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I (nay là Trường CĐNVHN) về việc ban hành Quy chế làm việc của Trường
Tuy nhiên, cho đến nay, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN vẫn còn nhiều hạn chế như: việc lập và nộp lưu hồ sơ còn mang tính tính tự phát, chưa được chuyên môn hoá, hồ sơ tài liệu được lập giữa các đơn vị còn theo nhiều cách khác nhau vì Trường chưa có danh mục hồ sơ hàng năm Mặt khác, do văn thư cơ quan không
có đủ thời gian và tinh thần trách nhiệm nên chỉ giải quyết xong phần công việc hàng ngày của mình, chủ yếu là đăng ký phân phối công văn và đóng dấu mà chưa quan tâm nhiều đến đường
đi của văn bản cho đến khi đưa vào lập hồ sơ Việc hướng dẫn lập hồ sơ và kiểm tra chất lượng
hồ sơ không được thực hiện Còn các chuyên viên khác mặc dù trực tiếp giải quyết công việc bằng văn bản nhưng chưa ý thức được hết ý nghĩa và tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, do đó nhiều hồ sơ được lập ra nhưng chất lượng chưa cao, việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ
Trang 7của Trường chưa đúng định kỳ… điều này đã gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động của từng đơn vị nói riêng và nhà trường nói chung
Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ là một trong những nội dung nghiệp vụ thuộc chương trình đào tạo của nhà trường, hơn nữa đây cũng là một trong những hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của Trường, song chính nó lại tiềm ẩn các nguy cơ cản trở quá trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo của Trường
Một giải pháp được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây tại các cơ quan là áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Với việc tích lũy những kinh nghiệm quản lý tiên tiến, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực Một mặt nó góp phần giải quyết được những tồn tại hiện nay và nâng cao chất lượng công tác của Trường Mặt khác, đây là cách thức hữu hiệu để quảng bá, nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trường - một tiêu chí quan trọng trong môi trường cạnh tranh giáo dục sẽ diễn ra khi Việt Nam thực hiện các cam kết hội nhập quốc tế
Chính vì những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu áp dụng bộ
tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm luận văn cao học của mình
2 Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:
- Khẳng định sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ;
- Xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000;
- Xây dựng các bước áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành
và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN
3 Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng sau:
- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN;
- Nghiên cứu khả năng ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp
hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN;
Trang 8- Nghiên cứu kinh nghiệm của một số cơ quan ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ;
- Hệ thống văn bản (VB) của Nhà nước quy định, hướng dẫn những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; các VB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường CĐNVHN và các đơn vị cấu thành;
- Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp các
hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trường, tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này và đội ngũ CBVC đang làm việc tại các đơn vị thuộc Trường
4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN mà chưa thể mở rộng phạm vi nghiên
áp dụng vào toàn bộ hoạt động của trường hay áp dụng cho hệ thống các trường cao đẳng trong
cả nước
5 Nhiệm vụ của đề tài
Để đạt được ba mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau :
- Phân tích lợi ích và khả năng áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành
và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN;
- Nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp
hồ sơ vào lưu trữ;
- Nghiên cứu các biện pháp tổ chức thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường CĐNVHN
6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
* Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
Về vấn đề này, trong những năm qua, đã có nhiều người quan tâm nghiên cứu, đặc biệt kể
từ khi Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình đại học, cao đẳng, trung học về công tác văn thư đã đề cập đến vấn đề này dưới góc độ lý luận và thực tiễn Trước hết phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên cứu Công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng giai đoạn từ 1966 đến 1968; tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn
Trang 91969-1972; tập san VTLT giai đoạn 1973-1990; tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến nay là tạp chí VTLT Việt Nam
Trang 10DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Tạ Hữu Ánh, Một số vấn đề bức xúc trong công tác văn thư hiện nay và kiến nghị giải
pháp Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6/2000, tr.5-9
[2] Nguyễn Trọng Biên, Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các
cơ quan nhà nước Đề tài nghiên cứu khoa học, Tư liệu thư viện Trung tâm nghiên
cứu khoa học Lưu trữ, Hà Nội, 2005
[3] Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam, Hà
Nội, 2000
[4] Nguyễn Thị Chinh, Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai
thác, sử dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia Luận văn cao học, Tư liệu
Khoa Lưu trữ học và QTVP, Hà Nội, 2005
[5] Công văn số 111-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban
hành bản hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Tư liệu thư viện Trung tâm nghiên cứu khoa học Lưu trữ
[6] Điều lệ trường cao đẳng ban hành kèm theo Quyết định số 56/2003/QĐ-BGD&ĐT
ngày 10/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Công báo tháng 01/2004,
Tư liệu trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
[7] Nguyễn Ngọc Đồng, Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO
9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1/2005,
tr.12-16
[8] Nguyễn Thị Thuý Hà, Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 vào
công tác văn thư tại UBND tỉnh Bắc Giang Báo cáo nghiên cứu khoa học, Tư liệu
Khoa Lưu trữ học và QTVP, Hà Nội, 2005
[9] Nguyễn Thị Hiệp, Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007, tr.17-19
[10] Hồ sơ “Đào tạo chuyên gia đánh giá ISO”, Tư liệu Công ty Dịch vụ Hàng không
Sân bay Nội bài, Hà Nội, 2004
[11] Hồ sơ “Hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 của Công ty xây dựng
Thăng Long” Tư liệu Công ty xây dựng Thăng Long, Hà Nội, 2002
Trang 11[12] Hồ sơ “Hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 của Công ty May Đức
Giang” Tư liệu Công ty May Đức Giang, Hà Nội, 2004
[13] Nghiêm Kỳ Hồng, Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong
thời kỳ đổi mới Nhà xuất bản chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2003
[14] Nguyễn Thu Huyền, Giới thiệu vài nét về danh mục hồ sơ ở Văn phòng TW Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam, số 5/2002 tr.181-183
[15] Đậu Thị Huyền, Xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng công tác theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng khoá 2002-2006,
Tư liệu khoa Lưu trữ học và QTVP, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn,
Hà Nội, 2006
[16] Nguyễn Văn Kết, Việc áp dụng pháp luật và tiêu chuẩn ngành Văn thư Lưu trữ khi
xác lập tiêu chuẩn ISO Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4/2007, tr.8-10
[17] .Dương Văn Khảm, Đề xuất cải tiến tổ chức lập hồ sơ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 2/1995
[18] Kỷ yếu Hội nghị khoa học, Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà
nước Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 2005, Tư liệu thư viện Trung
tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ
[19] Kỷ yếu Hội nghị khoa học, Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Hà Nội, 2006 Tư liệu thư viện Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ [20] Nguyễn Thuý Quỳnh Loan, Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của các doanh
nghiệp được cấp giấy chứng nhận Nguồn, http ://www.quacept.gov.vn, Hà Nội,
2005
[21] Trần Thị Loan, Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Đề tài nghiên cứu khoa học,
Tư liệu Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2008
[22] Kiều Mai, Công tác hướng dẫn lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ ở Văn phòng Hội đồng Bộ
trưởng Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/1992
[23] Kiều Mai, Đề án 112 với việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc ở Văn phòng
Chính phủ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4/2004, tr.104-107