bài giảng đàm phán kinh doanh

Lợi ích bắt nguồn từ nhu cầu và là cái để đáp ứng nhu cầu, do đó khichúng ta dung hòa được lợi ích của các bên thì xem như cuộc đàm phán đã thành công.Khi các bên tham gia vào quá trình

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



Bài giảng ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Người biên soạn

LÊ NGỌC ANH VŨ

Mục lục

Để hiểu hơn về đàm phán, chúng ta cùng tìm hiểu xét ví dụ sau đây:

Công ty xuất nhập khẩu Gạo Cửu Long chuyên về kinh doanh, xuất nhập khẩu mặt hàng gạo Công ty đang chuẩn bị kí hợp đồng xuất khẩu gạo với công ty Khater của Hồng Kông-đối tác quen thuộc trong nhiều năm qua Do tình hình thế giới có nhiều biến động nên giá lương thực tăng nhanh, trong đó có mặt hàng gạo Hai bên đã nêu

ra những khó khăn của mình, đưa ra những phương án của các bên Lúc đầu, hai công ty chỉ trao đổi qua email và điện thoại nên còn nhiều điểm chưa thống nhất được với nhau Hai bên đã quyết định gặp mặt trực tiếp để bàn công việc Sau nhiều cuộc thảo luận, tranh luận thì cả hai công ty đã tìm ra được một giải pháp chung phù hợp cho cả đôi bên Công ty Gạo Cửu Long đã thành công trong việc giữ chân được bạn hàng truyền thống nhưng cũng không bị thiệt hại do giá gạo tăng đột biến.

Hành vi đàm phán là đối tượng nghiên cứu của nhiều môn học khác nhau như:tâm lý xã hội học, quản trị kinh doanh, khoa học chính trị…chính vì vậy, có rất nhiềukhái niệm về đàm phán Muốn hiểu được một cách đầy đủ thì chúng ta cần phải xemxét dưới nhiều góc độ khác nhau, sau đây là một số khái niệm về đàm phán

- Đàm phán là một khái niệm rộng, xét về mặt từ nguyên trong tiếng Việt, đàmphán có nghĩa là thảo luận (đàm) và ra quyết định chung (phán) Trong tiếng Anh, từđàm phán (negotiation) là một từ gốc La tinh (negotium), có nghĩa là trao đổi kinhdoanh

- Hình dưới đây cho chúng ta thấy một số cách hiểu về đàm phán, được lấy ý kiến

từ các cuộc thảo luận của các nhà đàm phán chuyên nghiệp

Hình 1: Một số cách hiểu về đàm phán

- Theo các nhà tâm lý xã hội học Sawyer và Guetzkow thì đàm phán là một quá

trình chuẩn bị mà qua đó hai hay nhiều bên, bao gồm các cá nhân hay các tổ chức xãhội cùng ngồi lại với nhau để chuẩn bị cho một thỏa thuận trong tương lai

- Theo Nierenberg-một nhà nghiên cứu thiên về chiến lược tâm lý trong các tình

huống đàm phán đã nhấn mạnh rằng: Mọi tham vọng cá nhân được thực hiện nhằmmục đích thỏa mãn một nhu cầu nhất định, do đó có thể xem đàm phán là một hành vi,một quá trình nhằm thỏa mãn một nhu cầu nhất định của con người

- Joseph Burnes cho rằng đàm phán lại là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều

người để đi đến một mục đích chung là đạt được thoả thuận về những vấn đề ngăncách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh - hoặc có sức mạnh nhưng khôngmuốn sử dụng - để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó Rõ ràng định nghĩa đàmphán của Burnes coi nguyên nhân của đàm phán là xung đột và mục đích của đàmphán là giải quyết các xung đột bằng phương pháp tránh sử dụng vũ lực Khi nói đếnxung đột, người ta hay nghĩ đến xung đột chính trị hoặc vũ trang nhưng thực chất thìxung đột là một khái niệm chỉ sự dị biệt về quan điểm hay lợi ích giữa các cá nhân haytập thể

Sự tranh luận

Chiến tranh tâm lý

Muốn theo ý mình

Tìm kiếm một giải pháp cùng chấp nhận được Thảo luận

Đi đến thỏa thuận Nhượng bộ, thỏa hiệp

Sự trao đổi bình đẳng

Đàm phán

Đàm phán

- Còn theo Roger Fisher & Wililam Ury thì lại nhìn đàm phán ở một góc độ

khác, xem đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ ngườikhác Ðó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm đạt được thoả thuậntrong khi giữa ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợiđối kháng Như vậy, theo Roger Fisher và Willam Ury, nguyên nhân của đàm phán làquyền lợi hối thúc và mục đích của đàm phán là chia sẻ quyền lợi trong khi có nhữngbất đồng

Tóm lại, chúng ta có thể rút ra một số kết luận như sau:

 Dưới góc độ xã hội học, có thể coi đàm phán là một lĩnh vực thuộc mọi lứatuổi, mọi tầng lớp xã hội và mọi nền văn hóa Nó diễn ra hằng ngày trong mọi tìnhhuống khác nhau và liên quan đến mọi khía cạnh của xã hội, từ những việc nhỏnhất đến những vấn đề mang tầm vóc quốc gia, quốc tế

 Dưới góc độ giao tiếp, đàm phán đều là quá trình sử dụng lời nói, hành động

có chủ định nhằm bày tỏ quan điểm, tìm cách thuyết phục đối phương vì một mụcđích nhất định nào đó và các bên có thể đi đến thỏa thuận sau khi đã thống nhất vànhượng bộ nhau

 Dưới góc độ kinh tế thì đàm phán là quá trình trao đổi, thuyết phục giữa cácbên có quan hệ kinh tế với nhau vì mục tiêu chính là những lợi ích kinh tế mà cácbên đạt được

Có khá nhiều khái niệm về đàm phán, trong chương trình học của chúng ta thìđàm phán có thể được hiểu như sau:

( Đàm phán trong kinh doanh quốc tế- NXB Thống Kê, 2004)

Không một quốc gia nào có thể phát triển mà không cần ngoại giao, hợp tác, giao dịch,trao đổi công nghệ…với các quốc gia khác Việc hợp tác không những giúp cho cácquốc gia phát triển hơn về mặt kinh tế, xã hội mà nó còn giúp giải quyết các vấn đềtoàn cầu như sự nóng lên của trái đất, khủng bố, thiên tai hay khủng hoảng Nhờ cóđàm phán mà các quốc gia tăng cường hợp tác, hiểu biết lẫn nhau, tránh được nhữngcuộc đụng độ không cần thiết có lúc dẫn đến hận thù, chiến tranh gây hủy hoại về kinh

tế, chính trị, xã hội

Vai trò của đàm phán ở tầm vi mô:

- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Có thể khẳng định trong nền kinh tế thương mại,không một công ty, tổ chức nào phát triển và thành công mà không đàm phán thànhcông Từ việc đàm phán với nhân viên trong công ty đến việc đàm phán với các đốitác, khách hàng Tất cả đều ảnh hưởng chung đến hoạt động của tổ chức hay quá trìnhhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việc đàm phán thành công sẽ giúp cho cácdoanh nghiệp tăng cường các mối quan hệ với đối tác, khách hàng của mình Bên cạnh

đó, nó cũng sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ổn định, giảm thiểu được cácchi phí không cần thiết vì các vấn đề phát sinh Khi đàm phán thất bại sẽ kéo theonhiều hệ lụy khó lường trước được

VD: Gần đây nhất công ty bảo hiểm của nước Anh là Prudential đã thất bại trong việc đàm phán để mua lại công ty bảo hiểm AIG của Mỹ ở Châu Á là AIA, Prudential phải chịu chi phí thiệt hại lên đến 450 triệu Bảng tương đương 660 triệu USD ở thời điểm đó.

- Đối với các cá nhân thì đàm phán có những lợi ích sau:

 Có cơ hội đưa ra những yêu cầu của mình

 Tìm được điều kiện yêu cầu tốt hơn cho cả hai bên

 Đạt được sự hợp tác, thỏa thuận và đáp ứng mọi nhu cầu

 Thiết lập, cải thiện các mối quan hệ

 Tìm được các vấn đề phát sinh mà tưởng chừng như không cần thiết

 Tạo ra một nền tảng thống nhất mà trong đó những vấn đề được đem ra thảoluận và mổ xẻ, đáp ứng nhu cầu thỏa hiệp

Trong đó, vai trò quan trọng nhất của đàm phán đối với các cá nhân đó là họ có

cơ hội đưa ra những yêu cầu của mình và giải quyết những yêu cầu đó trên một nềntảng thống nhất Vì nếu không có đàm phán thì các bên sẽ không có cơ hội trao đổi,

thảo luận với nhau và có thể sẽ vì những hiểu nhầm hay những bất đồng mà mất đinhững hợp đồng, đối tác có tiềm năng.

Mục đích của các bên khi tham gia vào quá trình đàm phán chính là đáp ứng nhữngnhu cầu của họ Lợi ích bắt nguồn từ nhu cầu và là cái để đáp ứng nhu cầu, do đó khichúng ta dung hòa được lợi ích của các bên thì xem như cuộc đàm phán đã thành công.Khi các bên tham gia vào quá trình đàm phán thì sẽ xuất hiện những loại lợi ích sau:

Nói tóm lại, đàm phán có một vai trò quan trọng và là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hằng ngày của mỗi con người, từ những vấn đề lớn mang tầm quốc gia, quốc tế đến những vấn đề của cá nhân, tổ chức Đàm phán với vai trò quan trọng như vậy mà mỗi người trong chúng ta

đã, đang và sẽ đàm phán mỗi ngày nên cần phải hiểu rõ và nắm vững các phương pháp để đàm phán đạt được thành công.

riêng của từng bên và những lợi ích đối kháng do sự khác biệt về quan điểm, cách nhìnnhận vấn đề Do vậy, nếu các bên tham gia chỉ quan tâm đến lợi ích của riêng mình,

mà không tập trung giải quyết những lợi ích của đối tác và lợi ích đối kháng thì rất khó

để đạt được thỏa thuận Nếu đàm phán thất bại thì lợi ích cả hai bên đều bị giảm đihoặc thậm chí là không có

Tóm lại, bản chất của đàm phán là một quá trình thỏa hiệp về lợi ích của các bênhay đây là sự thống nhất của các mặt đối lập Giả sử A, B là 2 bên tham gia đàm phánthì khi đó các quan hệ vừa đối lập, vừa thống nhất với nhau:

Hình 3: Mô hình các khoảng chấp nhận của hai bên đàm phán

- Việc tiến tới giải quyết ổn thỏa các quan hệ trong mô hình trên nhằm đưa các bên điđến thỏa thuận và chấp nhận một khu vực có thể đáp ứng mục tiêu của hai bên

Khu vực 1: là khu vực lý tưởng vì cả 2 bên đều đạt được lợi ích

Khu vực 2: là khu vực mà B phải chịu chấp nhận mục đích của A

Khu vực 3: là khu vực mà A phải chịu chấp nhận mục đích của B

1.3.2 Đàm phán vừa mang tính khoa học và mang tính nghệ thuật

1.3.2.1 Đàm phán là một khoa học

Nói đàm phán là một khoa học vì đàm phán có đối tượng và phương pháp nghiêncứu cụ thể rõ ràng Đối tượng nghiên cứu của đàm phán chính là hành vi đàm phán ởngười Việc nghiên cứu nhằm mục đích xây dựng các khái niệm và mối quan hệ giữacác khái niệm đó (quy luật) Khi đã xây dựng và nắm vững được các khái niệm và quyluật trong đàm phán thì trước hết sẽ giúp chúng ta giải thích các hành vi của các nhàđàm phán và sau đó quan trọng hơn đó là có thể vận dụng để giải quyết những vấn đềxảy ra trong quá trình đàm phán Phương pháp nghiên cứu của đàm phán chính là khoahọc hành vi

Đàm phán có tính phổ biến rộng rãi như vậy nên các nhà nghiên cứu rất quan tâm

và đã có nhiều nghiên cứu trong thời gian gần đây, điều đó cũng nhằm mục đích giúp

cho đàm phán đạt kết quả tốt hơn Ví dụ như tại trường đại học Harvard của Mỹ đã xâydựng một chương trình nghiên cứu và giảng dạy khá sâu về đàm phán Ở đó thì Giáo

sư - Tiến sỹ William Ury là một trong những người sáng lập và chỉ đạo thực hiệnchương trình này

Đàm phán còn là môn khoa học liên ngành vì nó liên quan và chịu sự tác động củanhiều ngành khoa học khác như: Khoa học tâm lý, Khoa học giao tiếp, Khoa học vềkinh tế-quản lý, luật, văn hóa học…

Với cùng một nội dung nhưng những người đi đàm phán khác nhau thì có thể sẽcho những kết quả khác nhau Lý do là vì mỗi nhà đàm phán sẽ có năng lực khác nhau,năng lực của nhà đàm phán lại phụ thuộc vào kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm củatừng người Bên cạnh đó thì các tình huống xuất hiện trong đàm phán cũng sẽ khônggiống nhau Do đó mà cách xử sự, giải quyết vấn đề của mỗi người trong từng trườnghợp cụ thể cũng sẽ khác nhau Từ đó dẫn đến kết quả của cuộc đàm phán có thể sẽkhác nhau

Đàm phán là một khoa học, đồng thời cũng là nghệ thuật Do đó, một nhà đàm phán giỏi là người biết kết hợp nhuần nhuyễn giữa tính khoa học

và tính nghệ thuật của đàm phán để đạt được hiệu quả cao nhất Hoạt động đàm phán do con người tiến hành nên nó chịu sự chi phối không những bởi lý trí mà còn có cả tình cảm và tâm lý của họ, ngoài ra còn chịu

sự ảnh hưởng của nền văn hóa, đặc điểm dân tộc và truyền thống của họ Chỉ khi kết hợp được hài hòa những yếu tố trên và hiểu rõ được tâm lý đối

1.4 Đàm phán trong kinh doanh

1.4.1 Khái niệm

Từ đàm phán nói chung, nảy sinh ra rất nhiều loại hình đàm phán trong nhiều lĩnhvực khác nhau như đàm phán ngoại giao, đàm phán chính trị, đàm phán quân sự, đàmphán kinh doanh…

Nhìn chung các cuộc đàm phán này không thể tránh khỏi liên quan đến lợi ích kinh

tế nhưng thông thường nó lại xoay quanh một lợi ích căn bản nào đó mà trọng điểmkhông phải là lợi ích kinh tế như đàm phán ngoại giao thì lấy lợi ích quốc gia đặt lênhàng đầu, đàm phán chính trị thì chú trọng lợi ích của các chính đảng hay đàm phánquân sự coi trọng lợi ích an toàn của hai bên tham chiến…

Còn đàm phán trong kinh doanh rất rõ ràng, người tham gia đàm phán lấy việc đạtđược lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản, rồi sau đó mới đề cập đến những lợi ích phikinh tế khác Tuy nhiên trong quá trình đàm phán thì có thể điều động và vận dụng cáclợi ích phi kinh tế để tác động, giúp cho cuộc đàm phán có kết quả tốt hơn Chính vìvậy, đàm phán trong kinh doanh được hiểu như sau:

1.4.2 Tính tất yếu của đàm phán trong kinh doanh

Về mặt lịch sử, từ xa xưa khi các dân tộc xảy ra xung đột dù phải dùng đến vũ lực

để giải quyết thì trước và sau đó người ta vẫn tiến hành các cuộc tiếp xúc ngoại giao vàđàm phán với hy vọng giải quyết tranh chấp bằng đối thoại hoặc nhằm khẳng định vịthế của họ sau khi kết thúc xung đột

Về mặt xã hội thì con người tồn tại và phát triển đều gắn liền với cộng đồng, với xãhội Do đó, việc giao tiếp, tiếp xúc, giao lưu, trò chuyện là một điều tất yếu trong quátrình vận động và phát triển của một con người Nhìn một cách khái quát những mốiquan hệ hằng ngày thường gặp thì có thể nhận thấy rằng cuộc sống là một chuỗi nhữngthỏa hiệp giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ chức, rồi rộng lớn hơn là các quốc

Đàm phán trong kinh doanh là quá trình mặc cả và thuyết phục thông qua giao tiếp, trao đổi thông tin trực diện hoặc bằng văn bản vì lợi ích kinh tế giữa các bên có quan hệ kinh tế với nhau nhằm đạt được những cam kết bằng văn bản dưới hình thức hợp đồng dựa trên cơ sở bình đẳng và tự nguyện giữa các bên.

gia Trên một phương diện nào đó, có thể xem thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ

mà cuộc sống con người gắn liền với nó từ khi sinh ra đến khi mất đi

Khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động, mỗi người sản xuất ra một loại hànghóa hoặc một nhóm hàng hóa, để có được những hàng hóa khác cho tiêu dùng người taphải tiến hành trao đổi Trong trao đổi, thông thường mỗi người đều tìm cách sao cho

có được nhiều nhất nhưng chỉ phải mất ít nhất, do đó để có thể dung hòa được lợi íchcủa các bên người ta phải tiến hành thương lượng với nhau Từ đó, đàm phán xuất hiệntrong lĩnh vực kinh tế Hoạt động kinh tế là hoạt động thường xuyên cơ bản của loàingười nên đàm phán trong lĩnh vực kinh tế diễn ra ngày càng phổ biến và có ý nghĩaquan trọng Tuy nhiên, đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú, đa dạng và phát huyvai trò quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóasản xuất ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất kinh doanh và mua bán trao đổidiễn ra mạnh mẽ không chỉ trong phạm vi của một quốc gia và còn trên toàn thế giới.Trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế kế hoạch hóa tập trung, phần lớn các hoạtđộng sản xuất-tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ diễn ra theo chỉ tiêu pháp lệnh, giá cả đượcđịnh trước nên ý nghĩa của hoạt động đàm phán bị hạn chế Ở nền kinh tế vận hànhtheo cơ chế thị trường, quy mô sản xuất, tiêu dùng cũng như giá cả của hàng hóa dịch

vụ là do quan hệ cung cầu quyết định, các doanh nghiệp phải cạnh tranh mạnh mẽ chonên luôn cần đến công tác đàm phán

1.4.3 Các yếu tố chi phối đến đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh diễn ra trong lĩnh vực kinh tế nên nó chịu sự chi phốicủa các quy luật kinh tế như quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh…Đồng thời nó cũng chịu sự chi phối của các phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặcbiệt là phương pháp cạnh tranh, phương pháp marketing… Do đó, nhà đàm phán cầnphải nắm vững những quy luật và phương pháp trên để có những tác động phù hợpnhằm thúc đẩy quá trình đàm phán diễn ra theo chiều hướng mong đợi

Hoạt động đàm phán còn diễn ra trong sự điều chỉnh của một hệ thống pháp luậtnhất định, tùy thuộc vào nội dung mà cuộc đàm phán đề cập đến Đặc điểm này đòi hỏinhà đàm phán cần am hiểu về luật lệ điều chỉnh nội dung mà mình đã, đang và sẽ tiếnhành để tránh những trở ngại, rủi ro không đáng có

giao dịch kinh doanh quốc tế, các nhà đàm phán cần thiết phải có sự am hiểu nhất định

về văn hóa của đối tác để có cách ứng xử thích hợp, giúp cho cuộc đàm phán tránhnhững hiểu lầm đáng tiếc do sự khác biệt về văn hóa gây ra

1.5 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh

1.5.1 Đàm phán qua thư tín, văn bản

Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hìnhthức viết thư Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong muốn cũngnhư lợi ích mà các bên sẽ đạt được Thực tế cho thấy thì phương thức này đã tạo rađược một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trongđàm phán nhằm duy trì một mối quan hệ lâu dài Hình thức thường gặp: Hỏi giá, chàohàng, chấp nhận, xác nhận…

Ưu điểm: Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiềubạn hàng nhưng lại giảm được chi phí cho đàm phán Các quyết định đưa rađược cân nhắc một cách kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể Nócòn có ưu điểm là dễ dàng dấu kín được ý định của mình và luôn có những bằngchứng cho những điều đã thỏa thuận

Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín cónhững hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa tốc độ truyền đạtthông tin còn chậm, có thể bị thất lạc trong quá trình gửi và dễ bị bỏ lỡ cơ hộikinh doanh

Đàm phán qua thư tín thường được sử dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy môvừa và nhỏ Nhờ sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nếu khi điều kiện gặp gỡ trựctiếp khó khăn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax… Các hình thức đàmphán này tiện lợi, nhanh chóng Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫnkhông lo thất lạc Đây cũng là xu hướng hiện nay Tuy hình thức thư tín hiện naykhông còn được sử dụng phổ biến như trước nhưng chúng ta vẫn có thể sử dụng nónhằm mục đích tạo mối quan hệ làm ăn ban đầu hay giới thiệu về công ty, sản phẩmcủa mình với khách hàng thông qua các mẫu catalogue, thư chào hàng…

Khi tiến hành đàm phán bằng thư tín thì cần lưu ý những vấn đề sau:

 Nên chọn thứ tiếng mà người đối tác quen dùng để gây mối thiện cảm

 Nội dung cần ngắn gọn, lịch sự, rõ ràng, đầy đủ nhưng cần phải giữ được sựđơn giản và dễ hiểu Tập trung vào vấn đề chính

 Khẩn trương trả lời cho khách hàng nhưng cần cân nhắc kỹ trước khi gửi cácvăn bản.

 Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề

 Nên thông báo và cảm ơn phía đối tác về việc giao dịch vừa qua cho dù cuộcđàm phán không đạt được kết quả mong muốn

 Theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lậpđược mối quan hệ lâu dài

1.5.2 Đàm phán qua điện thoại, internet

a) Đàm phán qua điện thoại

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liênlạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến

 Ưu điểm nổi bật của phương thức đàm phán này là tiết kiệm được thời gian,nhanh chóng nhận được sử phản hồi từ đối tác hơn so với phương thức đàmphán qua thư tín; giúp chúng ta tận dụng được cơ hội kinh doanh nhanh chóng

 Tuy nhiên thì đàm phán qua điện thoại cũng có nhược điểm đó là chi phí choviệc đàm phán khá cao, nhất là điện thoại đường dài quốc tế và đặc biệt là chưa

có văn bản làm bằng chứng hợp pháp cho những điều đã thỏa thuận giữa cácbên Do đó, người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùngtelex, fax

Một số lưu ý khi sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại:

thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hay hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy

đây đã được thay thế dần bởi sử dụng hình thức thư điện tử, vừa nhanh chóng lại vừa

có chi phí rẻ hơn

Ngoài ra, hiện nay thì nhờ vào mạng Internet cho phép nhà đàm phán song phương,

đa phương, với địa điểm và thời gian trải rộng toàn cầu Nhờ vậy, nó giúp tiết kiệmthời gian đối với các doanh nhân bận rộn với nhiều cuộc đàm phán và thương vụ kinhdoanh Đó chính là hình thức đàm phán trực tuyến, qua phương thức này giúp các bênhiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau nhờ vào việc nhìn thấy được nhau, đâychính là ưu thế so với việc đàm phán qua thư tín hay điện thoại Điểm hạn chế là chiphí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ khó có thể thực hiện đượckhi sử dụng các công nghệ hiện đại; bên cạnh đó thì hiện nay độ bảo mật của thông tincũng là một vấn đề đáng quan tâm

1.5.3 Đàm phán trực tiếp

Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏathuận các điều khoản trong hợp đồng Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bênnắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻmặt, điệu bộ… qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhaubằng cách thức cụ thể đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hòa lợi íchcủa các bên

Ưu điểm: Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết vànhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua điện thoại, thư tín

đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt được kết quả Khi áp dụng phương thức này phải

có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống.Ngoài ra, việc đàm phán trực tiếp tại công ty đối tác còn giúp cho chúng ta tìmhiểu về các công nghệ của họ sử dụng, cách bố trí văn phòng…hay qua nhữngcuộc tiếp xúc, nói chuyện ngoài lề sẽ giúp cho chúng ta hiểu hơn về văn hóa, đấtnước, con người của họ (đàm phán ngoại thương) Chúng ta cũng sẽ thu thậpthêm được nhiều thông tin từ việc gặp gỡ trực tiếp với đối tác và qua đó cũng sẽcủng cố hơn mối quan hệ bạn hàng, đối tác chiến lược

Nhược điểm: Tuy có nhiều ưu điểm như vậy nhưng phương thức đàm phántrực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đi lại, ăn ở và đón tiếp của cácbên tham gia đàm phán Do phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc nên

nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự chi tiết

Công nghệ điện tử và viễn thông phát triển đã đưa khái niệm truyền thống về gặp

gỡ trực tiếp sang những nội dung và hình thức mới Đó chính là hình thức đàm phánqua cầu truyền hình trực tiếp, nó cũng tương tự như đàm phán trực tuyến nhưng sửdụng phương tiện khác đó là qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyến Phương thứcnày rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch và đàm phán nhưng nó lại có giá thành,chi phí quá cao Hình thức này thông thường chỉ được sử dụng trong các cuộc đấuthầu, đấu giá quốc tế lớn, có nhiều công ty, tập đoàn lớn tham gia

Dưới đây là bảng so sánh các phương thức đàm phán với một số tiêu chí cụ thể

Đàm phán

tr c ti p ự ế Tiêu chí

Phụ thuộc vàongười đàm phán

Phụ thuộc vàongười đàm phán

Phụ thuộc vàođoàn đàm phán

Đoán ý đ ồ

đ i tác ố Khó thực hiện

Có thể thực hiệnqua giọng nói

Có thể thực hiệnqua hình ảnh

Qua cử chỉ, giọngnói, điệu bộ, ánhmắt…

Văn b n ả

làm ch ng ứ

h p pháp ợ

Có các thư xácnhận và chấp nhậnlàm bằng chứng

Có văn bản hợppháp, ngoài racòn có hợp đồng

1.6 Phân loại đàm phán kinh doanh

Đàm phán kinh doanh có thể phân loại bằng nhiều tiêu thức khác nhau

Căn cứ vào quốc tịch các chủ thể đàm phán người ta chia ra đàm phán kinh doanhtrong nước và đàm phán kinh doanh quốc tế Những dạng đàm phán này có những đặctrưng về ngôn ngữ, luật pháp, văn hóa Đàm phán giữa các chủ thể trong nước dễ dàng

về nhiều mặt so với đàm phán có chủ thể khác quốc tịch

Căn cứ vào số lượng các đối tác tham gia có thể chia ra: Đàm phán song phương,tức là đàm phán có nhiều đối tác cùng tham gia; đàm phán đa phương, tức là đàm phán

có nhiều đối tác cùng nhau tham gia; đàm phán nhóm đối tác, tức là đàm phán theonhóm chuyên đề

Căn cứ vào nội dung cuộc đàm phán, chia đàm phán theo các lĩnh vực như đàmphán đầu tư, đàm phán thương mại, đàm phán xây dựng, đàm phán cung cấp nhân lực Căn cứ vào tiến trình đàm phán người ta chia thành đàm phán sơ bộ và đàm phánchính thức Đàm phán sơ bộ để giải quyết những vấn đề thuộc nguyên tắc, thủ tục vànhững bất đồng lớn nếu không giải quyết thì không đàm phán chính thức được

Căn cứ vào chu trình đàm phán có thể chia thành đàm phán một vòng và đàm phánnhiều vòng Đàm phán nhiều vòng khi quy mô đàm phán lớn, có nhiều vấn đề phức tạpliên quan đến các bên, mục tiêu của các bên còn cách xa nhau…

Ngoài ra còn có một số tiêu thức khác để phân loại đàm phán

Tóm lại, mỗi phương thức ở trên đều có những ưu và nhược điểm riêng của mình Điều quan trọng là chúng ta cần phải biết sử dụng các phương thức này một cách linh hoạt cho ai, vào lúc nào và ở đâu để có thể đạt được kết quả cuối cùng mà chúng ta mong muốn đó là đàm phán thành công tốt đẹp, ký được hợp đồng và đôi bên đều có lợi Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử; còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phàn đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp.

1.7 Năm chiến lược, phong cách đàm phán trong kinh doanh

1.7.1 Giới thiệu về các phong cách đàm phán

Trên nguyên tắc về mối quan hệ và lợi ích trong quá trình đàm phán Dựa vào kếtquả của việc giải quyết các xung đột diễn ra, các nhà nghiên cứu đã chỉ ra có 5 chiếnlược/phong cách đàm phán cơ bản đó là:

Phong cách hợp tác (Win-Win): cùng tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn

tất cả các bên có liên quan

Phong cách cạnh tranh (Win-Lose): theo đuổi mục đích bằng mọi giá một cách

dứt khoát và không hợp tác (thắng bằng mọi giá)

Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp (Compromising): chia sẻ quyền lợi mỗi bên

để đạt được một mức chấp nhận được

Phong cách lẩn tránh (Lose-Lose): không dứt khoát và không hợp tác, không

bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề

Phong cách chấp nhận (Lose-Win): thoả mãn các yêu cầu của đối tác.

Trong quá trình đàm phán, tùy thuộc vào tính cách của từng người, từng cuộc đàmphán, đối tác kinh doanh hay từng vấn đề cụ thể mà ta có thể sử dụng linh hoạt cácphong cách đàm phán cho phù hợp

1.7.1.1 Phong cách hợp tác

Phong cách hợp tác là sự tin tưởng, dứt khoát trong đó cả hai bên hoặc các bêntham gia vào đàm phán cùng làm việc với nhau để cùng giúp tìm ra các giải pháp liênkết và thỏa mãn tất cả các bên liên quan

Phong cách này sử dụng tốt nhất khi:

Những vấn đề quan trọng cần thỏa hiệp, các bên tham gia đàm phán đều có thiện

ý và đều mong muốn tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai hay nhiều bên Sự hợp tácbao giờ cũng chứa đựng sự tự nguyện, chân thành và cùng mục đích

Phong cách hợp tác trong đàm phán nhằm xây dựng hoặc duy trì các mối quan hệlâu dài, bền vững Sử dụng phong cách hợp tác sẽ tạo ra sự liên kết chặt chẽ, tin tưởnglẫn nhau và cùng giúp nhau tiến lên về phía trước

Trong trường hợp khác cần phải học hỏi, thử nghiệm cũng nên sử dụng phongcách hợp tác Qua đó, ta sẽ tích lũy được kinh nghiệm từ phía đối tác, giúp ta trưởng

chuyên môn sâu, sử dụng phong cách hợp tác sẽ quy tụ sự hiểu biết của mọi người vàovấn đề hóc búa Vấn đề sẽ được bàn thảo kỹ và giải quyết đúng đắn, có hiệu quả.Cuối cùng phong cách hợp tác sử dụng khi cần tạo ra sự tâm huyết, hợp lực Nó

sẽ đoàn kết các thành viên, động viên mọi người dồn hết trí lực, khả năng và tinh thầncao cho công việc

1.7.1.2 Phong cách cạnh tranh

Phong cách cạnh tranh trong đàm phán là các bên tham gia hoặc mỗi bên đềuhướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích đến cùng một cách dứt khoát vàkhông hợp tác

Phong cách này sử dụng tốt nhất khi:

Vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng, xác định rõ mục tiêu của mình ngay từđầu và không thay đổi mục tiêu Dù đáp ứng được hay không thì cũng giải quyết trongthời gian ngắn

Biết chắc chắn là mình đúng và không thể khác được, mọi thành viên đàm phánnhận thức rõ vấn đề ngay trước khi tiến hành đàm phán hay khi gặp các vấn đề nảysinh đột xuất, quan trọng đòi hỏi hành động bất thường

Sử dụng cạnh tranh trong cả trường hợp khi mục tiêu đề ra của hai bên là chínhđáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy

Nó còn được sử dụng lúc đối phương lợi dụng thái độ hợp tác của chúng ta đểđưa ra các yêu cầu không phù hợp

1.7.1.3 Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp

Là phong cách có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợicủa mình để thỏa mãn phía bên kia Nhượng bộ và thỏa hiệp cũng rất cần thiết trong

Hợp tác là thái độ tích cực, phong cách này tối ưu cho mọi vấn đề Đàm phán sử dụng phong cách này rất hữu ích và tạo ra được nhiều lợi ích nhất cho các bên tham gia đàm phán.

Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ sẽ rất có lợi thế

Nó còn phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của các bên tham gia đàm phán cũng như các thành viên trong đoàn Mặt hạn chế là không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác vã dễ dẫn đến bế tắc trong đàm phán.

đàm phán, vấn đề là nhượng bộ thỏa hiệp có nguyên tắc, mục đích là tìm ra mộtphương án làm hài lòng cả đôi bên.

Phong cách này sử dụng tốt nhất khi:

Những vấn đề quan trọng nhưng không giải quyết được, hậu quả của việckhông nhượng bộ là nhiều hơn so với việc nhượng bộ Hậu quả không nhượng bộ cókhi rất lớn, ảnh hưởng sâu rộng, nhiều mặt đến chúng ta thì phải nhượng bộ, sự tínhtoán lợi hại khi nhượng bộ là rất quan trọng

Trường hợp hai bên đều có sức mạnh ngang nhau và cùng mới đạt được nhữngmục đích chung nhất Nếu không nhượng bộ thì đàm phán sẽ đi đến bế tắc và thất bại

là một sự nguy hại lớn Trong trường hợp khác khi hai bên đều khăng khăng với mụctiêu của mình Nếu không nhượng bộ cuộc đàm phán sẽ bế tắc và thất bại là một nguyhại đối với chúng ta thì phải nhượng bộ, nhưng nguyên tắc nhượng bộ là phải từ từ

Người ta còn sử dụng phong cách thỏa hiệp nhượng bộ khi cần được giải pháptạm thời Tính chất tạm thời bảo đảm cho ta một lợi ích trước mắt, cho ta thời gianchuẩn bị tốt hơn cho giải quyết vấn đề Tạm thời nhất trí cũng là một phương cách đểthăm dò nhau và việc thực hiện tạm thỏa thuận chưa ảnh hưởng lớn đến toàn bộ tiếntrình hoạt động

Trong nhiều trường hợp, thời gian để thực hiện quan trọng hơn bản thân vấn đềthỏa thuận, khi đó ta có thể thỏa hiệp, nhượng bộ để tập trung sức, tranh thủ thời giangiải quyết vấn đề Đó là cách để tạo thế và lực mới trên bàn đàm phán tiếp theo

Nếu chỉ còn một sự lựa chọn duy nhất chứ không còn giải pháp nào khác thì taphải sử dụng phong cách này

1.7.1.4 Phong cách lẩn tránh

Phong cách lẩn tránh là không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giảiquyết vấn đề Nó còn thể hiện là bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộmục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ

Mục đích các bên không được đáp ứng, không duy trì các mối quan hệ Có khảnăng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích Phong cách này có thểtạo một hình thức ngoại giao để hoãn lại một vấn đề đến lúc thuận lợi hơn hay đơngiản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa

Những vấn đề không quan trọng, những vấn đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏhoặc gặp những vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình Khi đó dù đối tác đưa rađàm phán thì cũng tìm cách lờ đi, không đề cập khi trình bày, đánh trống lảng.

Trường hợp nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực lớn hơn lợiích của nó Phong cách lẩn tránh cũng được dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh lại

và có thể xoay chuyển tình hình đàm phán Một sự lẩn tránh sẽ đặt đối tác vào hoàncảnh mới, thậm chí bất ngờ buộc đối tác phải thay đổi thái độ đàm phán

Sử dụng lúc cần thời gian để thu thập thêm các thông tin về vấn đề đàm phán dođang ở trong trường hợp đang bị thiếu thông tin hoặc thông tin chưa chắc chắn Lúcnày thì đây chỉ là giải pháp tình thế

Cuối cùng, người khác giải quyết vấn đề tốt hơn thì cũng nên dùng phong cáchlẩn tránh Điều đó vừa đem lại hiệu quả trong đàm phán vừa thể hiện trách nhiệm củamình

1.7.1.5 Phong cách chấp nhận

Phong cách chấp nhận là thỏa mãn tất cả các yêu cầu của đối tác đưa ra Cần phảiduy trì các mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc khôngliên quan đến lợi ích các bên Nhượng bộ, thỏa hiệp và tránh xung đột được nhìn nhậnnhư cách để bảo vệ quan hệ Đây là mối quan hệ hay kết quả “Thua-Thắng” mà quanđiểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng

Phong cách này được sử dụng khi:

Cảm thấy mình chưa chắc chắn đúng, nếu khăng khăng vấn đề có thể bọc lộđiểm yếu và bị đối phương tấn công gây thiệt hại lớn Vấn đề quan trọng đối với ngườikhác hơn là đối với mình, tất nhiên khi giải quyết vấn đề thì phải xác định mức độquan trọng đó

Trường hợp nếu biết chắc chắn là nếu chấp nhận vấn đề này thì đối tác sẽ chấpnhận vấn đề khác mà xét toàn cục vẫn có lợi hoặc không gây thiệt hại cho ta thì trườnghợp này nên chấp nhận Phong cách này cũng sẽ giúp chúng ta giảm đến mức tối thiểuthiệt hại khi ở thế yếu

Mong muốn thiết lập các mối quan hệ lâu dài, sự thỏa thuận là ổn định và quantrọng hơn Điều này không có nghĩa là sẽ chấp nhận mãi mà chấp nhận lúc này để tạo

ra môi trường tốt, điều kiện để gây dựng niềm tin và quan hệ lâu dài thì chấp nhận sẽrất tốt

Trường hợp nếu ta tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn, nguy hại cho ta thì cũngnên chấp nhận hoặc vấn đề đối tác nêu ra là đúng, không thể bác bỏ hay đủ lý lẽ đểbác bỏ, cũng nên sử dụng phong cách này.

Ví dụ về 5 phong cách trong đàm phán:

Tưởng tượng bạn là 1 trong 10 người xa lạ với nhau, ngồi quanh một chiếc bàntròn lớn trong phòng họp Có một người đi vào phòng và đề nghị như sau: ‘Tôi treogiải thưởng 1.000 đô la cho hai người đầu tiên có thể thuyết phục người ngồi đối diệnđứng dậy, đi vòng quanh bàn và đứng ở phía sau ghế của mình Lưu ý là chỉ được đàmphán với người đối diện (như hình dưới, A chỉ đàm phán với F, B chỉ đàm phán vớiG…)”

Thỏa hiệp:

Có lẽ phản ứng rõ ràng nhất là đề nghị chia cho người đối diện 500 đô la nếu người

đó chạy đến đứng ra sau ghế của bạn Đây là giải pháp thỏa hiệp Hai người đồng ý

chia đôi để thỏa hiệp là một chiến lược nhanh chóng, công bằng, đơn giản giúp giảiquyết nhiều đàm phán một cách gọn ghẽ

Lẩn tránh:

Một phản ứng tiếp theo đó là bạn ngồi im và không làm gì cả, nghi ngờ mọi mưumẹo hay lo lắng trông mình giống thằng ngốc nếu chạy quanh bàn theo lời đề nghị củangười lạ Né tránh mọi đề nghị từ phía bên kia đưa ra

Chấp nhận:

Chiến lược thứ ba đó là - thích ứng đơn giản là bạn có thể đứng dậy và chạy ra saughế của người đối diện ngay khi họ đưa ra đề nghị Làm theo lời đề nghị của người đốidiện, bạn có thể xem lời hứa đó là tiêu chuẩn thương lượng trong mọi đàm phán tiếp

theo cho số tiền, nhưng chưa chắc còn tiền mà chia Đây là chiến lược chấp nhận tức

C

D

E F

G H I

thích ứng 100% đã rời ghế ngay khi vừa nghe lời đề nghị của người lạ và đến sau ghếcủa đối tác.

Chiến lược cuối cùng đó là cả hai bên đối diện cùng đứng dậy và chạy đến đứng

phía sau ghế của người đối diện Đây là chiến lược hợp tác hay là giải quyết vấn đề

một cách tối ưu Thay vì cố gắng tính chia 1.000 đô la như thế nào, người dùng cáchnày đã thấy được một cách cho cả hai bên cùng giành được 1.000 đô la

Tuy nhiên, chiến lược hợp tác này thường khó thực hiện vì hai lý do:

- Nó đòi hỏi khám phá ra những vấn đề ẩn sâu bên trong thông qua phân tích tốt

và vạch thẳng ra mối lợi, tìm giải pháp khôn khéo nhất

- Đòi hỏi hai bên phải tin tưởng lẩn nhau, cùng nhau giải quyết vấn đề

Chiến lược này thường khó thực hiện nhất nhưng lại đạt được kết quả cao nhất chocác bên tham gia vào quá trình đàm phán, nó đòi hỏi các bên phải tin tưởng và cùngnhau tạo ra những phương án hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề

1.7.2 Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán

 Nguyên tắc 1: Không thể sử dụng tất cả các phong cách đàm phán trong mọitrường hợp Điều đó không có nghĩa là chỉ sử dụng một phong cách trong đàm phán

mà tuỳ từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia

 Nguyên tắc 2: Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác Nótạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán Thái độ hữu hảo, tinh thần xây dựng

và nguyện vọng chính đáng là tiền đề cho cuộc đàm phán có hiệu quả, thành công

 Nguyên tắc 3: Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoánhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng Vấn đề là mềm dẻo trongphương pháp, nhất quán về nguyên tắc

Lưu ý:

Nếu vấn đề quan trọng cho các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên sử dụngphong cách hợp tác Nếu cần giải quyết vấn đề nhanh chóng thì có thể thỏa hiệp, hợp

tác, chấp nhận Nếu duy trì các mối quan hệ là quan trọng thì có thể hợp tác, thỏa hiệphay chấp nhận.

Trong số 5 phong cách đã giới thiệu thì hợp tác và cạnh tranh là hai chiến lược/phong cách căn bản và thường được sử dụng thường xuyên nhất Các nhà nghiên cứubăn khoăn không biết các chuyên gia đàm phán sử dụng phong cách nào nhiều hơnnên đã có nhiều nghiên cứu xoay quanh hai phong cách căn bản này Theo nghiên cứucủa Giáo sư Gerald Williams với các luật sư ở hai thành phố lớn của Hoa Kỳ thì kếtquả thu được là 65% luật sư theo khuynh hướng hợp tác, 24% có khuynh hướng cạnhtranh và 11% xác định mình thuộc cả hai loại này Một nghiên cứu thứ hai được NeilRackham và John Carlisle thực hiện trong 9 năm tại Anh Họ đã quan sát xử sự của 49nhà đàm phán lao động và hợp đồng chuyên nghiệp qua những cuộc đàm phán thực

sự Và kết quả thu lại được đó là những người đạt hiệu quả cao nhất đều sử dụng chiếnlược/phong cách hợp tác

WIN-WIN: chiến lược/phong cách đàm phán lý tưởng, WIN-WIN trong đàm phánmang lại lợi ích lâu dài cho công ty Điều này không có nghĩa là hai bên đều đạt đượctất cả những gì mình mong muốn mà cả hai bên đều cảm thấy sự giao dịch là công

bằng và hợp lý Khi cả hai đều thỏa mãn được mong muốn, thì mối quan hệ trong

tương lai càng tốt đẹp và họ sẽ tìm bạn là đối tác đầu tiên để hợp tác lâu dài Trong thế

giới cạnh tranh, “WIN-WIN” là chiến thuật mang lại thành công nhiều nhất trong mọicuộc đàm phán

1.8 Các kiểu đàm phán

1.8.1 Đàm phán phân bổ và đàm phán hòa hợp

- Một bên thắng và một bên thua

- Nguồn lực là có hạn, vì vậy nếu bên này

được thì bên kia mất

- Lợi ích của bên này sẽ đối nghịch với lợi

ích của bên kia

- Vấn đề quan tâm nhất là tối đa hóa lợi

ích của chính bản thân

- Nguồn lực có thể biến đổi được và do đóhai bên có thể đạt được thắng lợi trongđàm phán

- Vấn đề quan tâm nhất là tối đa hóa lợiích chung

- Chiến thuật chủ yếu là hợp tác, chia sẻ

1.8.2 Đàm phán lập trường và đàm phán nguyên tắc

Dựa vào thái độ phương pháp và mục đích của người đàm phán mà người ta chiađàm phán thành ba kiểu: đàm phán kiểu mềm, đàm phán kiểu cứng và đàm phán kiểunguyên tắc

1.8.1.1 Đàm phán kiểu mềm (đàm phán kiểu hữu nghị)

Người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ, nhằm đạt đượcthỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ giữa đôi bên Mục đích phải đạt được thỏa thuận lênhàng đầu, không coi đối phương là địch thủ mà luôn xem họ như bạn bè thân hữu Cốgắng xây dựng và giữ gìn mối quan hệ, ký cho được hợp đồng, còn hiệu quả kinh tếđôi khi không được xem trọng Những cách thức thông thường trong đàm phán kiểumềm là: đưa ra kiến nghị, tin tưởng đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thânthiện, tránh đối lập với nhau mà thay vào đó là chịu nhượng bộ

Nếu hai bên đều sử dụng kiểu đàm phán này thì khả năng đạt được thành công củacuộc đàm phán là rất cao, tốc độ đàm phán nhanh, hạ giá thành, quan hệ giữa đôi bêncũng sẽ tăng cường Tuy nhiên nếu người đàm phán chọn kiểu đàm phán mềm mà gặpphải đối tác cứng rắn thì vô cùng bất lợi

Trong thực tế thì người ta thường ít sử dụng kiểu đàm phán này, thông thường chỉgiới hạn trong phạm vi hợp tác giữa hai bên hết sức tốt đẹp và hoàn toàn tin cậy lẫnnhau; chẳng hạn như trong gia đình, giữa bạn bè, người thân thì các cuộc đàm phánthường diễn ra theo kiểu này

1.8.1.2 Đàm phán kiểu cứng

Đàm phán kiểu cứng còn được gọi là đàm phán kiểu lập trường, trong đó nhà đàmphán đưa ra một lập trường hết sức cứng rắn, rồi tìm mọi cách bảo vệ lập trường củamình, làm sao đè bẹp cho được đối phương Người đàm phán cố gắng bảo vệ bằngđược lập trường đưa ra, cương quyết không chịu nhượng bộ

Đàm phán kiểu này thường dẫn đến những quyết định không sáng suốt bởi vì khimặc cả lập trường thì nhà đàm phán sẽ tự trói mình vào lập trường đó Cái tôi cá nhâncủa nhà đàm phán sẽ gắn liền với lập trường của họ nên họ sẽ ra sức, tìm mọi cách bảo

vệ thể diện của mình Do đó, tất cả những hành động tiếp theo của nhà đàm phán đềuchỉ nhằm hướng đến việc giữ lập trường ban đầu của họ Việc bám quá sát vào các

phương án đề ra mà không chú ý đến những lợi ích của đối tác đã vô tình tạo nên

“Hiệu ứng mỏ neo”, họ tự neo mình vào lập trường đó và không thoát ra được

Mặc cả lập trường thường làm phương hại đến quan hệ giữa hai bên Bởi vì đây làmột cuộc tranh đấu về ý chí để đạt được thỏa thuận nhằm có lợi chỉ cho một phía Cảmxúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt thường làm cho mỗi bên cảm thấy đang phải tuântheo ý chí cứng rắn của phía bên kia trong khi các quyền lợi chính đáng của mình lạikhông được chú ý đến Từ đó bên bị thiệt trên bàn đàm phán sẽ nghĩ đến một số cách

để nhằm thu lại được lợi ích cho mình trong quá trình thực hiện Cứ như vậy thì mốiquan hệ của hai bên sẽ trở nên căng thẳng, thương lượng kiểu mặc cả lập trường có thểlàm cho các công ty đang là đối tác của nhau có thể cắt đứt mối quan hệ làm ăn

1.8.1.3 Đàm phán theo kiểu nguyên tắc

Đàm phán kiểu nguyên tắc hay còn được gọi là thuật đàm phán Harvard được giáo

sư R Fisher và W Ury của trường đại học Harvard nghiên cứu Nguyên tắc đó là phảiquyết định vấn đề trên cơ sở những lợi ích mà đàm phán mang lại chứ không phải dựavào lập trường và quan điểm riêng của từng bên Trong kiểu đàm phán này thì nhà đàmphán chủ trương đối với công việc thì cứng rắn còn với con người thì ôn hòa, tách rờicông việc với con người Chiến lược đàm phán này vừa chú trọng lợi ích bản thân, vừachú ý đến lợi ích của đối tác Nhà đàm phán phải vạch ra các phương án có khả năngthay thế vừa phù hợp với lợi ích của mình vừa phù hợp với lợi ích của đối tác

Sử dụng chiến thuật này phải xem đối tác như đồng nghiệp để giải quyết công việctrên tinh thần bình đẳng, hợp tác, cùng có lợi Nó thường được sử dụng trong trườnghợp hai bên cân tài, cân sức Tuy nhiên để sử dụng kiểu đàm phán này thì không hềđơn giản, nó đòi hỏi các bên phải thực hiện 4 nguyên tắc quan trọng sau đây:

Tách con người ra khỏi vấn đề.

Tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lấy lập trường cá nhân.

Tạo ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế.

Kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học.

Nguyên tắc 1: Tách con người ra khỏi vấn đề.

Nhà đàm phán cũng là con người, họ có những lý trí, tình cảm, tiêu chuẩn riêng củamình; có cơ sở học thức, quan điểm riêng do đó cách xử sự, quyết định của mỗi người

là khác nhau và khó lường trước được Khía cạnh con người có thể tạo nên sự thànhcông hay thất bại trong các cuộc đàm phán Đối với những đối tác quen thuộc, dựa vàomối quan hệ trong công việc, lòng tin, hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau đã được xâydựng qua thời gian thì sẽ giúp cho cuộc đàm phán dễ dàng và nhanh chóng hơn

Mặt khác, con người còn chịu sự chi phối của cảm xúc, có những lúc vì quá tứcgiận, sợ hãi, thành kiến, nể nang, thù địch thì cái tôi của họ bị tổn thương và có nhữngquyết định không sáng suốt Việc tìm kiếm hiệu quả của các phương án trở nên khókhăn và cuộc đàm phán dễ đi vào bế tắc

Chính vì vậy nguyên tắc đầu tiên đó chính là tách con người ra khỏi những vấn đềđàm phán, đừng để những cảm xúc chi phối những quyết định của mình Xem đối tácnhư những người cộng sự để giải quyết vấn đề chung của cả hai bên để từ đó giảiquyết vấn đề một cách hiệu quả và thân thiện

Nguyên tắc 2: Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường

Như đã tìm hiểu ở phần trước, việc tập trung vào lập trường sẽ tạo nên “Hiệu ứng

mỏ neo”, từ đó trói buộc nhà đàm phán vào những lập trường này và không thoát rađược để tìm kiếm giải pháp tối ưu cho các bên Vì vậy, muốn có được những giải phápsáng suốt thì việc quan trọng đó là phải dung hòa các lợi ích chứ không phải lậptrường riêng

Quá trình đàm phán sẽ làm xuất hiện những lợi ích chung, lợi ích riêng và lợi íchđối kháng Lợi ích riêng và lợi ích đối kháng chính là nguyên nhân của việc đưa ra cáclập trường Do đó, trong quá trình đàm phán thì chúng ta cần phải tìm hiểu, xác địnhnhững lợi ích ẩn chứa đằng sau những lập trường, từ đó giải quyết những vấn đề vềmặt lợi ích chứ không phải tranh cãi về lập trường của các bên Muốn đối tác chú ýđến lợi ích của mình thì trước tiên phải chứng tỏ chúng ta cũng chú ý đến những lợiích của họ

Nguyên tắc 3: Tạo ra các phương án để lựa chọn, thay thế

Trong mọi cuộc đàm phán, việc chuẩn bị nhiều phương án là điều hết sức quantrọng, nó mở ra những cánh cửa và tạo nên hàng loạt những thỏa thuận thõa mãn cả hai

bên Việc chuẩn bị các phương án giúp chúng ta không bị rơi vào thế bị động hay phảiđưa ra một phương án vội vang khi phương án ban đầu không được chấp nhận.

Tạo ra các phương án thay thế là điều rất cần thiết nhưng sẽ không dễ để thực hiệnđiều đó vì có 4 trở ngại chính như sau:

 Suy xét, nhận định , đánh giá sự việc quá nhanh chóng, hấp tấp

 Nghĩ rằng mỗi bên sẽ tự giải quyết vấn đề của mình

 Giả định rằng lợi ích không thay đổi

 Chỉ tìm kiếm một câu trả lời duy nhất cho vấn đề cần giải quyết

Để đàm phán thành công, nhà đàm phán phải khách quan, đặt mình vào hoàn cảnhcủa đối tác, tham khảo ý kiến của chuyên gia, đồng nghiệp để nhằm xây dựng cácphương án thay thế phù hợp Các bước để xây dựng các phương án:

 Tìm kiếm các lợi ích chung

 Tách việc sáng tạo ra các phương án khỏi việc đánh giá chúng

 Mở rộng các phương án tại bàn đàm phán chứ không phải tự mình đi tìmkiếm một câu trả lời duy nhất

 Tìm kiếm phương án thuyết phục đối tác dễ dàng hơn

Nguyên tắc 4: Sử dụng những tiêu chuẩn khách quan

Tiêu chuẩn khách quan là những tiêu chuẩn độc lập với ý chí của mỗi bên, tiêuchuẩn này cần phải mang tính khoa học và thực tế Để đạt được kết quả độc lập với ýchí, chúng ta có thể sử dụng các tiêu chuẩn công bằng hay các thủ tục công bằng khigiải quyết những vấn đề có lợi ích đối kháng

Áp dụng những tiêu chuẩn khách quan giúp giảm thiểu những cam kết mà mỗi bênđưa ra rồi lại không thực hiện Việc sử dụng các tiêu chuẩn khách quan giúp cho việc

sử dụng thời gian hiệu quả hơn để bàn về khả năng áp dụng các tiêu chuẩn và giảipháp đã được đưa ra

Bảng so sánh các kiểu đàm phán

Đàm phán kiểu mềm Đàm phán kiểu cứng Đàm phán kiểu nguyên tắc

Đối tác Coi đối tác như bạn Coi đối tác như địch

Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện

Chủ trương Nhượng bộ để giữ mối

quan hệ Ép đối tác nhượng bộ. Tách con người ra khỏi vấn đề.

Lòng tin Tin đối tác Không tin đối tác Giải quyết vấn đề độc lập với

Đòi lợi ích đơn phương làm giá cho thỏa thuận

Tạo ra các phương án để cùng đạtmục đích

Kết quả Cố gắng đạt thỏa thuận Khăng khăng giữ lập

trường

Kết quả phải dựa trên tiêu chuẩn khách quan

1 Đàm phán là gì? Hãy nêu vai trò của đàm phán.

2 Phân tích luận điểm sau: “Đàm phán là một quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập”?

3 Tính khoa học và nghệ thuật trong đàm phán được thể hiện như thế nào?

4 Hãy nêu khái niệm và các yếu tố chi phối đến đàm phán trong kinh doanh

5 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh có những ưu nhược điểm gì? Cần phải sử dụng các phương thức như thế nào để phát huy ưu điểm và hạn chế được nhược điểm của chúng?

6 Tại sao nói “Phong cách Win-Win là phong cách đàm phán lý tưởng”?

7 Hãy nêu những điểm khác biệt cơ bản nhất giữa đàm phán nguyên tắc và đàm phán lập trường

8.“Hiệu ứng mỏ neo” trong đàm phán là gì? Phân tích và cho ví dụ cụ thể?

9 Bốn nguyên tắc quan trọng trong đàm phán nguyên tắc là gì?

? Câu hỏi ôn tập

Chương 2:

Quá trình đàm phán kinh doanh

2.1 Các mô hình đàm phán

2.1.1 Các xu hướng nghiên cứu đàm phán

Trong cuộc sống, đàm phán diễn ra mọi lúc, mọi nơi và trên mọi lĩnh vực; đàm phán

là một hành vi cơ bản của con người Kinh doanh là hoạt động cơ bản của con người,

và tất yếu đàm phán có một vai trò rất quan trọng trong kinh doanh Chính vì tầm quantrọng đó, mà hoạt động đàm phán trong kinh doanh phải được lập kế hoạch cẩn thận,chi tiết và khoa học nhằm đảm bảo cho sự thành công của nó

Nếu như trước đây, các nhà thực hành đàm phán thường hoài nghi tính ứng dụngcủa các kết quả nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực đàm phán của các học giả chuyênnghiệp Họ cho rằng, đàm phán là một nghệ thuật, nó được hoàn thiện nhờ kinhnghiệm thực tiễn Đến thế kỷ XX, tư duy này đã thay đổi, người ta khẳng định rằng:đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật

Các kết quả nghiên cứu khoa học đã có những đóng góp rất đáng kể cho thực tếđàm phán, nhất là ở hai lĩnh vực:

- Thứ nhất, trang bị một quan điểm toàn diện về quá trình đàm phán, trang bị những

kiến thức và những hiểu biết về các mối quan hệ giữa các yếu tố chủ chốt trong đàmphán, giúp các nhà đàm phán chuyên nghiệp dự báo kết quả đàm phán, hoàn thiệncông việc chuẩn bị và tổ chức đàm phán

- Thứ hai là nhờ kết hợp lý luận và thực tiễn giúp các nhà đàm phán tập trung mở

rộng những lợi ích tổng thể, tìm kiếm những giải pháp tốt nhất, cân bằng và đôi bêncùng chấp nhận được, giúp kỹ thuật đàm phán đạt được những tiến bộ rất đáng hàilòng

Các xu hướng nghiên cứu đàm phán chính hiện nay:

Mỗi học giả, mỗi nhà nghiên cứu đều có một cách tiếp cận riêng và có một góc độriêng khi nghiên cứu hành vi đàm phán Tóm lại, chúng ta có thể nhóm các xu hướng

đó, các quan điểm đó theo ba xu hướng chính sau:

- Xu hướng thứ nhất là sử dụng các mô hình kinh tế, xây dựng mô hình trên các

biến số hay nhóm biến số có tác động đến quá trình đàm phán, từ đó đến kết quả đàmphán Phương pháp này rất trừu tượng và tính hợp lý của nó được rút ra từ lập luận suy

diễn Theo loại mô hình này, thì yếu tố chủ chốt trong quá trình đàm phán là nhượng

bộ lẫn nhau dựa trên các tính toán kinh tế, phân tích lợi ích chi phí

Ưu điểm của phương pháp này là giúp xác định được động lực đàm phán

Nhược điểm chính là chỉ dựa trên các biến số bên ngoài và chưa làm rõ vai trò củangười thực hiện đàm phán

- Xu hướng thứ hai sử dụng lý thuyết trò chơi để xây dựng các mô hình đàm phán.

Lý thuyết trò chơi áp dụng cho đàm phán nhằm xác định sự lựa chọn “các chiến thuậttối ưu” mà nhà đàm phán phải đối mặt để tối đa hóa lợi ích của họ trong mọi tìnhhuống đã cho (được mô tả bằng ma trận kết quả tiềm ẩn) có tính đến những lựa chọncủa đối tác

- Một xu hướng khác có tính ứng dụng thực tế hơn là xu hướng tiếp cận mang tính

hệ thống Theo quan điểm này, họ xem đàm phán là một quá trình và có thể phân chiathành các giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn có những đặc trưng khác nhau và đòi hỏinhững công việc khác nhau

2.1.2 Các mô hình của quá trình đàm phán

Đàm phán là một quá trình Vậy quá trình đó bắt đầu từ đâu, là quá trình khép kínhay quá trình mở và quá trình đó bao gồm bao nhiêu giai đoạn? Đó là những câu hỏiđặt ra cho các nhà nghiên cứu về đàm phán Có người chỉ cho rằng quá trình đàm phánchỉ bắt đầu khi có sự tiếp xúc giữa hai bên Tuy nhiên cũng có quan điểm cho rằng quátrình đó bắt đầu ngay từ những công việc chuẩn bị cho cuộc đàm phán mặt đối mặt vàkéo dài lùi sau đó nữa

Về tính khép kín hay không khép kín cũng có hai quan điểm khác nhau Một số chorằng quá trình đàm phán là một chu trình khép kín Tuy nhiên một số khác lại cho rằngđàm phán là một quá trình mở, có bắt đầu và có kết thúc Về các giai đoạn trong quátrình cũng có nhiều sự phân chia khác nhau Sau đây, chúng ta sẽ nghiên cứu một số

mô hình của quá trình đàm phán:

Mô hình ba giai đoạn

Một cách chung nhất, quá trình đàm phán có thể chia ra thành ba giai đoạn chủ yếunhư sau:

- Giai đoạn tiền đàm phán (Pre- Negotiation Stage)

Cách phân chia quá trình đàm phán thành ba giai đoạn được nhiều nhà nghiên cứuđược đồng tình Tuy nhiên, sự phân chia đó vẫn còn mang tính chung chung, không

mô tả hết quá trình đàm phán Vì vậy, nhiều học giả có gắng chia nhỏ quá trình đó rathành nhiều quá trình nhỏ hơn và tập trung chủ yếu vào giai đoạn thứ hai- giai đoạnđàm phán

Theo Phil Baguley, giai đoạn đàm phán có thể phân chia thành:

Một mô hình khác cho rằng giai đoạn này bao gồm các bước sau:

Giai đoạn Nội dung cơ bản của mỗi giai đoạn

Đàm phán

Đám phán phân bổ

Trình bày các quan điểm, yêu cầu của mình Lắng nghe đối tác trình bày quan điểm củahọ

Đàm phán hòa hợp

Các bên thảo luận về mục tiêu chung và cácmục tiêu xung đột

Nhận nhượng bộNhượng bộPhá vỡ các tình huống căng thẳng

Ra quyết định Tiến tới thỏa thuận chung

Hậu đàm phán

Soạn thảo hợp đồng Kiểm tra lại hợp đồng

Ký kết hợp đồng Rút kinh nghiệm

Trong cuốn “Nghệ thuật đàm phán” của tác giả Đỗ Mai Anh, quá trình đàm phánđược xem là một chu trình như sau:

Phân tích tình huống đàm phán

Lập kế hoạch cho lần đàm phán tới

Kết thúc đàm

phán

Cải tiến lên tục

Theo TS Hà Nam Khánh Giao, để tiến hành một cuộc thương lượng, có thể tiến hành theo bảy bước sau (RESPECT)

- Bước 1: Tự chuẩn bị sẵn sàng (Readly yourself)

- Bước 2: Khai thác nhu cầu của các bên (Explore each other's needs)

- Bước 3: Ra dấu tiến triển (Signal for movement)

- Bước 4: Thăm dò các phương án (Probe your proposal)

- Bước 5: Trao đổi nhượng bộ (Exchange concession)

- Bước 6: Kết thúc thương lượng (Close deal)

- Bước 7: Ràng buộc kết cục mở (Tie-up the loose ends)

Những công việc cụ thể trong các bước trên được tóm tắt trong bảng sau:

Tự chuẩn bị sẵn sàng Sử dụng BATBA

Liệt kê các lợi ích của bạnLiệt kê, sắp hạng và đánh giá các vấn đềXác định các mục tiêu của đối tác

Nhận diện các lợi ích của đối tácThu thập thông tin có giá trịPhân tích đối tác

Tập dượt vai tròThử nghiệm các giả địnhTham khảo ý kiến của người khácXác định quyền hạn của bạnLập chương trình

Lập kế hoạch các đề xuất chủ yếu

Đề ra thời gian biểuChọn địa điểmThiết lập chiến lược, chọn chiến thuật đúng

Tổ chức nhóm thương lượng

Khai thác nhu cầu

của các bên

Tạo không khíThông báo tình hình của bạn và tìm hiểu tình hình đối tác

Sử dụng các câu hỏi Lắng nghe

Tác động của ngôn ngữ thân thểSức mạnh của việc kiểm soát ngữ điệuDùng ngôn ngữ khẳng định

Sử dụng sự im lặng một cách có hiệu quảĐọc giữa các đường kẻ

Ra dấu tiến triển Thế nào là một dấu hiệu tiến triển

Trao đổi nhượng bộ Tính toán giá trị mỗi nhượng bộ

Thực hiện các nhượng bộTạo ra động lực

Kết thúc thương

lượng

Kết thúc thửChia sẻ các khác biệtĐịnh thời gian kết thúcKết thúc

Ràng buộc kết cục mở Làm rõ những điều đã thỏa thuận

Lập kế hoạch cho những bất đồng tương lai

* Mô hình đàm phán tuyến tính

Mục đích chi phối các mục tiêu đàm phán

Nội dung chi phối phương pháp đàm phán

Phương pháp chi phối kết quả đàm phán

Sơ đồ 1: Mô hình đàm phán tuyến tính (3)

Trong lịch sử, mô hình đàm phán tuyến tính xuất hiện từ rất lâu và nó còn phổ biếnđến sau Đại chiến thế giới thứ II, vì mô hình này đảm bảo tính nhất quán cao giữa cácyếu tố Những cuộc đàm phán thành công cao nhất là những cuộc đàm phán có kết quảtrùng khớp với mục tiêu Trong lý thuyết, mô hình tuyến tính còn được gọi là mô hìnhmục tiêu lý tính (rational objective model)

Ưu điểm của mô hình này đảm bảo tính nhất quán cao giữa các yếu tố Nhưng nócũng có nhược điểm là tính áp đặt của các yếu tố đứng trước đối với các yếu tố đứngsau vì thế hạn chế tính năng động sáng tạo của nhà đàm phán

*Mô hình đàm phán vòng tròn

Từ thập kỷ 70 xuất hiện một mô hình mới đó là mô hình tuyến tính vòng tròn Trong

mô hình này thì các yếu tố đàm phán chi phối, điều chỉnh lẫn nhau trong quá trình đàmphán

Mục đích Mục tiêu Nội dung Phương

pháp Đánh giá

Trong thực tế tồn tại 2 mô hình nhưng chưa nhà nghiên cứu nào khẳng định mô hình

nào tốt hơn mô hình nào Do vậy, khi đàm phán trùng vào những điều kiện cụ thể của cuộc đàm phán mà nhà đàm phán chọn mô hình phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất.

2.2 Quá trình đàm phán hợp đồng thương mại/ ngoại thương

Như đã trình bày trước đây, quá trình đàm phán nói chung được chia ra thành bagiai đoạn

- Giai doạn tiền đàm phán

- Giai đoạn đàm phán

- Giai đoạn hậu đàm phán

Trong thực tế, quá trình đàm phán hợp đồng diễn ra rất da dạng, phong phú, tùytheo từng trường hợp cụ thể mà các nhà đàm phán có thể tiến hành theo nhiều thủ tục,nhiều bước khác nhau Vì vậy, từ ba giai đoạn tổng quát trên, người ta có thể phân chiathành năm giai đoạn như sau:

2.2.1 Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị

Mỗi phần trong quy trình sẽ ảnh hưởng đến kết quả đàm phán, giai đoạn đứngtrước sẽ ảnh hưởng lớn đến giai đoạn sau nó Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu phần lập

kế hoạch và chuẩn bị Quá trình chuẩn bị chu đáo và kỹ càng sẽ giúp cho chúng ta chủđộng hơn và giành lợi thế trong cuộc đàm phán Tùy thuộc vào tính chất, tầm quantrọng mà chuẩn bị kế hoạch đàm phán thích hợp Chuẩn bị là một khâu khó khăn vàphức tạp nhưng lại có vai trò rất quan trọng, có thể nói khâu chuẩn bị chu đáo quyếtđịnh đến 50% kết quả của cuộc đàm phán Vì thế đòi hỏi các thành viên tham gia phải

có tinh thần trách nhiệm và sự hiểu biết

Có 2 quy tắc cần nhớ trong quá trình chuẩn bị

- Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị

- Quy tắc 2: Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch

Do quá trình chuẩn bị quan trọng như vậy nên có thể nói: “Thất bại trong chuẩn

bị là chuẩn bị sẽ thất bại”

Quá trình chuẩn bị gồm 2 phần:

- Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán

- Chuẩn bị riêng cho từng cuộc đàm phán cụ thể

2.2.1.1 Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán

Muốn đàm phán thành công, trước hết cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau:

a) Ngôn ngữ

Trong đàm phán, ngôn ngữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng Nó giúp diễn đạtnhững suy nghĩ, những kế hoạch của chúng ta cho đối tác hiểu được Đôi khi chúng tamuốn diễn đạt một kiểu nhưng đối tác lại hiểu theo chiều hướng khác mang tính tiêucực thì sẽ không tôt cho cuộc đàm phán Vì vậy để tránh những hiểu nhầm đáng tiếcxảy ra thì cần phải chú ý đến việc sử dụng ngôn ngữ cho phù hợp và chính xác

Đối với đàm phán hợp đồng thương mại nội thương thì cần thành thạo tiếng quốcngữ, cần rèn luyện để có được cách hành văn trong sáng, chuẩn xác, không mắc lỗichính tả, không dùng tiếng lóng, từ địa phương để tránh làm cho đối tác hiểu nhầmtrong đàm phán, gây mất thời gian, mất cơ hội kinh doanh

Trong giao dịch ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất Để khắcphục khó khăn này, nhà đàm phán cần nắm vững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ.Yêu cầu này không có giới hạn, càng biết nhiều ngoại ngữ càng tốt Việc sử dụng đượcngôn ngữ của phía bên kia sẽ cực kỳ hữu ích trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹpvới họ Tuy nhiên một lưu ý đó là không nên đàm phán bằng ngoại ngữ trừ khi chúng

ta đã sử dụng cực kì thành thạo Vì lúc đó chúng ta sẽ tập trung vào ngôn ngữ thay vìnội dung chính của cuộc đàm phán Thông thường thì các bên sẽ sử dụng nhân viênphiên dịch Trong trường hợp sử dụng này chúng ta phải lưu ý rằng vấn đề này không

hề đơn giản Có 3 vấn đề chúng ta cần lưu ý khi sử dụng thêm người phiên dịch:

Khi có thêm nhân viên phiên dịch thì sẽ làm tăng chi phí của cuộc đàm phán

do tăng số thành viên trong đoàn đàm phán

Việc ngữ cảnh của các từ trong lúc phiên dịch là rất quan trọng trong việc diễn

tả ý nghĩa của chúng Vì vậy chúng ta cần lưu ý nhà phiên dịch cần phải phiêndịch cho chính xác trong ngữ cảnh khác nhau nhằm tránh gây những hiểu lầmđáng tiếc, làm cho cuộc đàm phán trở nên căng thẳng không đáng phải có Vì cónhững cụm từ ở nước này là bình thường nhưng sang quốc gia khác lại là mộtđiều cấm kỵ

Phải gắn lợi ích của cá nhân vào lợi ích chung của công ty chúng ta nếu khôngthì có thể vì một số lợi ích cá nhân mà họ không làm hết khả năng, gây ảnhhưởng hay thậm chí là phá hoại đến cuộc đàm phán của chúng ta.

Một số kinh nghiệm sau đây sẽ giúp chúng ta sử dụng phiên dịch tốt hơn:

- Trước khi bắt đầu đàm phán, chúng ta nên nói sơ qua trước về chủ đề với ngườiphiên dịch nhằm mục đích để hướng sự tập trung của họ vào những chủ đề này

- Trong quá trình đàm phán thì cần phải chú ý:

+ Nói rõ ràng và không quá nhanh Trong khi nói, cho phép phiên dịch có đủ thờigian cần thiết để ghi chú những điều đang nói và làm rõ các điểm mà nghĩa vẫncòn mù mờ

+ Nói ngắn gọn, không nói lâu hơn 1-2 phút, vì nói quá dài người phiên dịch cóthể dịch sai Đặc biệt là tránh dùng những từ ít được biết đến, tiếng lóng, thànhngữ, tiếng địa phương Khi nói nên nhìn vào đối tác chứ không nhìn vào phiêndịch, chỉ thỉnh thoảng chúng ta mới chú ý xem nhà phiên dịch có thắc mắc gìkhông Cố gắng diễn dạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói Nên viết ra cácđiểm chính cần thảo luận, nhờ đó các bên có thể kiểm tra lại vấn đề đã được thảoluận hay chưa

+ Không ngắt lời phiên dịch, vì làm như vậy sẽ gây ra hiểu lầm Tránh dùng câudài, phủ định hai lần, khi mà hình thức khẳng định có thể dùng được

- Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý Bên cạnh đócần lắng nghe phiên dịch báo cáo, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quantrọng từ phía đối tác mà bạn nên biết

(Trích từ “Managing chltural difference” - Philip R Harris, Robert J Moran và

“When business East meets Business West” - Christopher Enghohn).

b) Thông tin

Trong thời đại ngày nay- thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, thì dù hoạtđộng trong lĩnh vực thương mại, ngoại thương hay trong bất kỳ lĩnh vực nào, ngườinắm bắt thông tin nhanh nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng

Nội dung của những thông tin cần thu thập cho đàm phán rất phong phú và đa dạng

ở đây chúng ta chỉ tìm hiểu đến những thông tin cơ bản sau:

 Thông tin về hàng hóa:

- Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh vềtên gọi, về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất lýhóa của nó, cũng như những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó như: quicách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phân loại…

- Bên cạnh đó, để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vữngtình hình sản xuất mặt hàng đó như: tính thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, taynghề công nhân, công nghệ sản xuất Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựachọn thời điểm và đối pháp kinh doanh phù hợp

- Trong kinh doanh xuất nhập khẩu người ta còn xem xét tỷ suất ngoại tệ của cácmặt hàng: trong trường hợp xuất khẩu, tỷ suất này là tổng chi phí bằng tiền Việt Nam

để thu được một đơn vị ngoại tệ Ngược lại trong nhập khẩu tỷ suất này là tổng số tiềnViệt Nam thu dược khi phải chi một đơn vị ngoại tệ

 Thông tin về thị trường:

Trong kinh doanh ngoại thương, những thông tin thị trường cơ bản cần quan tâmđến đó là:

- Thông tin đại cương về đất nước, văn hóa, con người, tình hình kinh tế, chínhtrị, xã hội, diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu Bên cạnh đó cũng cần chú ýđến cơ sở hạ tầng, hệ thống thông tin liên lạc, các trung tâm công nghiệp và thươngmại chủ yếu

- Các thông tin đại cương về kinh tế: đồng tiền, tỷ giá hối đoái và tính ổn địnhcủa chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốcdân, thu nhập bình quân đầu người Chính sách ngoại thương, hệ thống ngân hàng, tíndụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước vận tải

- Những điều kiện có liên quan đến chính mặt hàng dự định kinh doanh: dunglượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ, sự biếnđộng của giá cả

Thông tin về đối tác

- Thực lực của đối tác: lịch sử công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, tìnhhình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng và chủng loại sản phẩm,định hướng phát triển trong tương lai