Bài giảng đàm phán trong kinh doanh

Ngược lại, nếu chỉ hoàn toàn tồn tại các lợi ích xung đột thì các bên sẽ tiến hành các biện pháp thù địch, áp đảo đối phương mà không cần đàm phán để đạt được lợi ích của mình; - Là quá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017

THS NGUYỄN BÁ HUÂN

THS PHẠM THỊ HUẾ

§µM PH¸N TRONG KINH DOANH

ThS Nguyễn Bá Huân, ThS Phạm Thị Huế

BÀI GIẢNG

ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2017

2

3

LỜI NÓI ĐẦU

Đàm phán là kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và trong kinh doanh Trong thời kỳ hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh, đồng thời cũng phải đương đầu với không

ít nguy cơ, thách thức Một trong những điểm then chốt đưa đến thành công cho mỗi nhà kinh doanh, mỗi doanh nghiệp là phải giỏi giao dịch, đàm phán Nhiều doanh nghiệp bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu chuẩn bị nên dễ dàng bị thua hoặc phải chịu thiệt thòi trong quá trình đàm phán Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, đàm phán trở thành chức năng, hoạt động

cơ bản, là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của nhà kinh doanh

Cuốn bài giảng “Đàm phán trong kinh doanh” do Bộ môn Quản trị doanh nghiệp trường Đại học Lâm nghiệp tổ chức biên soạn với mục đích làm tài liệu giảng dạy và học tập cho khối ngành: Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Kế toán và một số ngành học khác có liên quan Bài giảng này được biên soạn trên cơ sở đề cương chương trình môn học Đàm phán trong kinh doanh, có tham khảo bài giảng các môn học khác của Bộ môn và các tài liệu về đàm phán kinh doanh Nội dung bài giảng bao gồm 4 chương, ThS Nguyễn Bá Huân biên soạn chương

1, 2; ThS.Phạm Thị Huế biên soạn chương 3,4:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về đàm phán trong kinh doanh;

Chương 2: Chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh;

Chương 3: Tổ chức đàm phán kinh doanh;

Chương 4: Ra quyết định và ký kết hợp đồng kinh doanh

Tập thể tác giả xin chân thành cảm ơn các giảng viên Bộ môn Quản trị doanh nghiệp và các đồng nghiệp đã đóng các ý kiến quý báu trong quá trình biên soạn bài giảng Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng, song bài giảng không thể tránh khỏi những sai sót Tập thể tác giả mong nhận được những ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện bài giảng trong thời gian tới tại địa chỉ: Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Lâm Nghiệp

Xin trân trọng cảm ơn!

TẬP THỂ TÁC GIẢ

4

5

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 7

1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh 7

1.1.1 Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh 7

1.1.2 Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh 10

1.1.3 Phân loại đàm phán trong kinh doanh 14

1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh 16

1.2.1 Các yếu tố khách quan 16

1.2.2 Các yếu tố chủ quan 19

1.3 Một số dạng đàm phán trong kinh doanh 23

1.3.1 Đàm phán về sản phẩm, dịch vụ 23

1.3.2 Đàm phán về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận 26

1.3.3 Đàm phán về phương thức thanh toán 27

1.3.4 Đàm phán về khiếu nại và giải quyết tranh chấp 28

1.4 Các phương thức và hình thức đàm phán trong kinh doanh 30

1.4.1 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh 30

1.4.2 Các hình thức đàm phán trong kinh doanh 32

1.5 Chiến lược và chiến thuật đàm phán trong kinh doanh 38

1.5.1 Chiến lược đàm phán kinh doanh 38

1.5.2 Chiến thuật đàm phán trong kinh doanh 39

1.6 Các phong cách đàm phán trong kinh doanh 41

1.6.1 Phong cách cạnh tranh 41

1.6.2 Phong cách né tránh 42

1.6.3 Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp 42

1.6.4 Phong cách chấp nhận 43

1.6.5 Phong cách hợp tác 44

1.7 Quy trình và nội dung đàm phán trong kinh doanh 45

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 47

Chương 2 CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH 48

2.1 Khái niệm và vai trò của chuẩn bị đàm phán kinh doanh 48

6

2.1.1 Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh 48

2.1.2 Vai trò của chuẩn bị đàm phán kinh doanh 48

2.2 Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh 49

2.2.1 Xác định mục tiêu đàm phán 49

2.2.2 Chuẩn bị điều kiện đàm phán 51

2.2.3 Xây dựng kế hoạch đàm phán kinh doanh 54

2.2.4 Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh 68

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 70

Chương 3 TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KINH DOANH 71

3.1 Tiến trình và nguyên tắc cơ bản tổ chức đàm phán kinh doanh 71

3.1.1 Tiến trình tổ chức đàm phán kinh doanh 71

3.1.2 Yêu cầu của tổ chức đàm phán kinh doanh 73

3.2 Các kỹ thuật trong đàm phán kinh doanh 74

3.2.1 Các kỹ năng giao tiếp căn bản 74

3.2.2 Các kỹ thuật đàm phán căn bản 79

3.2.3 Các kỹ thuật đàm phán giá 92

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 99

Chương 4 RA QUYẾT ĐỊNH VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG KINH DOANH 100

4.1 Ra quyết định trong đàm phán kinh doanh 100

4.1.1 Nhiệm vụ, nguyên tắc của giai đoạn ra quyết định và kết thúc đàm phán 100 4.1.2 Các phương pháp lập luận ra quyết định trong đàm phán 101

4.1.3 Các phương pháp kết thúc đàm phán 107

4.2 Ký kết hợp đồng kinh doanh 108

4.2.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế 108

4.2.2 Căn cứ để ký kết hợp đồng kinh tế 109

4.2.3 Hình thức và nội dung hợp đồng kinh tế 110

4.2.4 Soạn thảo hợp đồng 112

4.2.5 Kiểm tra lại hợp đồng và ký kết hợp đồng 113

4.2.6 Thanh lý hợp đồng và xử lý hợp đồng kinh tế vô hiệu 113

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 115 TÀI LIỆU THAM KHẢO

7

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Đàm phán là một dạng giao tiếp đặc biệt, một trong những hoạt động cơ bản của con người, luôn hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó Đây là một hoạt động diễn ra rất thường xuyên, phổ biến trong cuộc sống của con người cũng như trong hoạt động kinh doanh Nội dung chương 1 giới thiệu những vấn đề cơ bản về đàm phán trong kinh doanh

1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại đàm phán trong kinh doanh

1.1.1 Khái niệm đàm phán và đàm phán trong kinh doanh

1.1.1.1 Khái niệm đàm phán

Xem xét các mối quan hệ hàng ngày thường gặp có thể nhận thấy rằng cuộc sống là một chuỗi những sự thỏa hiệp giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ chức, hoặc giữa các quốc gia Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó Ở phạm vi hẹp, trong cuộc sống gia đình, vợ chồng, con cái luôn phải trao đổi ý kiến với nhau để giải quyết mâu thuẫn, những đứa trẻ cũng phải tranh luận với bố mẹ hay anh chị của chúng để đòi hỏi cái chúng muốn…Còn trong phạm vi rộng hơn nữa, trong các mối quan hệ xã hội người ta phải tiến hành mặc cả khi mua bán, tiến hành đàm phán khi người lao động muốn tăng lương, các công ty luôn phải thỏa hiệp để cạnh tranh…Ở phạm

vi vĩ mô, trong các mối quan hệ quốc tế luôn diễn ra các cuộc đàm phán giữa các quốc gia, các nhà nước, các tổ chức quốc tế để giải quyết các vấn đề tranh chấp biên giới, chiến tranh thương mại, hợp tác kinh tế… Bất cứ một công việc gì liên quan đến người thứ hai đều phải tiến hành đàm phán Có thể khẳng định rằng, thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ, ở đó mỗi con người chúng ta là mỗi thành viên của bàn đàm phán khổng lồ ấy

Hoạt động đàm phán diễn ra rất thường xuyên, là hoạt động phổ biến trong cuộc sống của loài người Vậy đàm phán là gì? Có rất nhiều định nghĩa về đàm phán, dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số định nghĩa về đàm phán:

Theo nghĩa thông thường, đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia xoay quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên Nói một cách khác, có thể hiểu đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên có lợi ích chung và lợi

8

ích xung đột cùng nhau tiến hành bàn bạc, thảo luận để điều hòa các xung đột ấy Mục đích của đàm phán là tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích và tối thiểu hóa mâu thuẫn giữa các bên Các bên tham gia đàm phán có thể là các cá nhân, hoặc tập thể (một công ty, một tổ chức, một hiệp hội…) hoặc một quốc gia

Trong các công trình nghiên cứu về đàm phán, mặc dù đưa ra những định nghĩa khác nhau, nhưng các tác giả đều thừa nhận rằng: Đàm phán là một thực

tế của cuộc sống, nó tồn tại trong mọi lĩnh vực và dù được thực hiện trong những lĩnh vực khác nhau nhưng bản chất của đàm phán luôn giống nhau - đều

là quá trình thuyết phục Theo Joseph Burnes (1993) thì “đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều người để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh, hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng, để giải quyết những vấn

đề ngăn cách ấy” Theo tác giả, nguyên nhân của đàm phán là xung đột và mục đích của đàm phán là giải quyết các xung đột ấy bằng phương pháp tránh sử dụng vũ lực Theo giáo sư Gerald Nierberg, nguyên hội trưởng hội đàm phán học ở Mỹ thì “đàm phán là cơ sở để thỏa thuận nhu cầu của chúng ta thông qua

sự đồng tình của người khác đồng thời có tính đến nhu cầu của họ” Theo Herb Cohen - Nhà đàm phán giỏi nhất thế giới đưa ra định nghĩa: “đàm phán là một lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc làm hài lòng những người mà bạn muốn nhận từ họ (một hoặc nhiều)” Theo ông, trong một cuộc đàm phán luôn luôn có các yếu tố: thông tin, thời gian, quyền lực và nghệ thuật

Xuất phát từ những phân tích ở trên, đàm phán được hiểu như sau: “Đàm

phán là quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các lợi ích chung và những điềm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất và phát triển các lợi ích chung”

Như vậy, bản chất của đàm phán:

- Là một dạng giao tiếp đặc biệt, trong đó tồn tại lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên tham gia Nếu giữa các bên không có lợi ích xung đột, chỉ tồn tại lợi ích chung thì họ có thể đi ngay đến quyết định hợp tác mà không cần đàm phán Ngược lại, nếu chỉ hoàn toàn tồn tại các lợi ích xung đột thì các bên

sẽ tiến hành các biện pháp thù địch, áp đảo đối phương mà không cần đàm phán

để đạt được lợi ích của mình;

- Là quá trình hai hoặc nhiều bên làm việc với nhau, cùng tìm ra một giải pháp khả thi cho những sự khác biệt giữa các bên nhằm giải quyết các xung đột một cách hoà bình;

9

- Là thống nhất phương thức trao đổi: cho tôi cái mà tôi muốn, đổi lại anh

sẽ được cái mà anh cần

1.1.1.2 Khái niệm đàm phán trong kinh doanh

Các cuộc đàm phán trong kinh doanh yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng, bởi trên thương trường các doanh nghiệp vừa hợp tác với nhau vừa cạnh tranh với nhau

Sự xung đột lớn nhất giữa những người kinh doanh là xung đột về lợi ích vật chất Điều hòa các lợi ích của chủ thể hoạt động trên thương trường vừa là yêu cầu khách quan để tồn tại vừa là cơ sở hợp tác liên minh Đàm phán là con đường tốt nhất để điều hòa mâu thuẫn lợi ích vật chất và giải quyết mâu thuẫn giữa các bên Các chủ thể kinh doanh khi tham gia quá trình đàm phán luôn đem theo các mục đích và đề cao lợi ích của mình Lợi ích của mỗi bên lại nằm giao thoa với lợi ích của bên kia Quá trình đàm phán nếu có sự thống nhất hoặc nhân nhượng thì sẽ dẫn đến thành công Mâu thuẫn không được giải quyết và không ai chịu nhân nhượng thì đàm phán sẽ bế tắc Đàm phán là chức năng của nhà kinh doanh, là công cụ để đảm bảo thành công Vậy đàm phán

trong kinh doanh là gì? “Đàm phán trong kinh doanh là quá trình hai hoặc

nhiều bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột, cùng nhau tìm ra (trao đổi, thảo luận) và thống nhất các giải pháp để giải quyết những vấn đề về lợi ích có liên quan đến các bên kinh doanh”

Như vậy, bản chất của đàm phán kinh doanh:

- Đàm phán trong kinh doanh là một dạng của đàm phán, gắn với các hoạt động kinh doanh Vì vậy, cơ sở gốc rễ của mọi hoạt động đàm phán trong kinh doanh là tồn tại lợi ích chung và lợi ích xung đột giữa các bên liên quan đến lĩnh vực kinh doanh Do đó, khi tiến hành đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cần phát hiện đâu là lợi ích chung và đâu là lợi ích xung đột Chỉ khi xác định được các lợi ích đó thì mới có thể tìm các giải pháp tối đa hóa lợi ích chung và tối thiểu hóa lợi ích xung đột;

- Đàm phán trong kinh doanh là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa các chủ thể tham gia của các bên để đạt được thoả thuận, giải quyết các xung đột nhằm thỏa mãn nhu cầu các bên liên quan đến các hoạt động kinh doanh Vì đàm phán kinh doanh là quá trình tìm kiếm lợi ích liên quan đến vấn đề các bên đang kinh doanh, đầu tư nên các bên ra sức bảo vệ lợi ích của mình, tìm các biện pháp tác động lên đối phương để buộc đối phương phải từ bỏ một số lợi ích đối kháng

là con người trong đó họ tham gia vào quá trình đàm phán vì quyền lợi của bản thân mình hoặc đại diện cho lợi ích của một tập thể mà họ đại diện tham gia đàm phán

1.1.2 Đặc điểm đàm phán trong kinh doanh

- Đàm phán trong kinh doanh là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa hai mặt đối lập “hợp tác” và “xung đột”

Trong đàm phán luôn tồn tại sự mẫu thuẫn và thống nhất giữa “hợp tác”

và “xung đột”, hay nói cách khác đàm phán là quá trình thống nhất giữa các mặt đối lập Lợi ích của bên này thường nằm ở sự chấp nhận của phía bên kia và những thỏa hiệp đạt được phải đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên, đó là mặt mang tính hợp tác của đàm phán Đồng thời, lợi ích của bên này tăng lên có thể làm cho lợi ích của bên kia giảm xuống, bởi vậy các bên luôn tích cực bảo vệ lợi ích của riêng mình, hy vọng đạt được nhiều lợi ích hơn đối phương, đó là mặt mang tính xung đột của đàm phán Trong kinh doanh khi hàng hóa được sản xuất ra, nó mang lại cho xã hội những lợi ích nhất định, lợi ích đó được chia nhỏ cho các bên liên quan Đó là lợi ích của nhà sản xuất, đây là điều đương nhiên nếu không thì hàng hóa sẽ không được sản xuất ra; lợi ích của người tiêu dùng, đây là điều không thể thiếu được bởi vì nếu không có nó thì hàng hóa cũng không thể tiêu thụ được; lợi ích của các thành phần khác tham gia vào quá trình lưu thông, khi các thành phần này càng nhiều thì lợi ích của người tiêu dùng và người sản xuất càng ít đi Do vậy, nhà sản xuất, kinh doanh chỉ có thể thực hiện việc tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở tối đa hóa các phần lợi nhuận của nhau Như vậy, hành động tìm kiếm lợi nhuận của người sản xuất, nhà kinh doanh và người tiêu dùng gây ảnh hưởng trực tiếp đến nhau, nghĩa là nếu người này được nhiều thì người khác được ít đi và ngược lại Khi một bên cố gắng giành về phần mình một khoản lợi ích lớn hơn thì bên kia buộc phải chấp nhận phần nhỏ đi và ngược lại giả sử chỉ có hai bên tham gia vào quá trình đàm phán này Nếu số lượng người tham gia lớn hơn thì tình hình càng khó khăn hơn

11

Như vậy, trong kinh doanh nhà đàm phán muốn thành công cần bảo vệ lợi ích cho bên mình đại diện trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều thuận lợi càng tốt Mặt khác, nhà đàm phán đó cũng cần phải thỏa mãn được những nhu cầu tối thiểu của đối phương (đem lại lợi ích cho họ kể cả trường hợp lợi ích của hai bên là xung khắc nhau) Nếu không thực hiện được như vậy, đối phương

sẽ rút lui, cuộc đàm phán bị đổ vỡ và nhà đàm phán buộc phải từ bỏ những lợi ích có thể thu được của mình nếu đi tới sự thỏa hiệp

- Đàm phán trong kinh doanh không phải là thỏa mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định

Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình, cần trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích Nhưng bất kỳ, người đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của đối phương, ép buộc đối phương một cách không hạn chế, cuối cùng làm cho đàm phán đổ vỡ mà không được lợi ích gì

Sơ đồ trên đây mô tả mục đích ban đầu của hai bên tham gia đàm phán là A

và B, sau khi đàm phán trong phần mục đích đạt được là hợp đồng, trong đó không bao gồm một phần của A và một phần của B Khu vực 1 là thỏa thuận lý

LỢI ÍCH

Người tiêu dùng

Các nhà trung gian phân phối Người sản xuất

12

tưởng, khuc vực 2 là khu vực mục đích của A mà B phải chấp nhận, khu vực 3 là khu vực mục đích của B mà A phải chấp nhận Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng, mỗi bên phải giảm bớt mục đích của mình so với ban đầu đặt ra, mỗi bên phải chấp nhận một phần mục đích của đối phương Nếu không chấp nhận lợi ích của đối tác thì sẽ không có hợp đồng được thành lập Đây chính là sự thỏa hiệp về mặt lợi ích vật chất, phản ánh sự thống nhất giữa các mặt đối lập về lợi ích

- Đàm phán trong kinh doanh chịu sự chi phối của mối quan hệ về thế và lực của các chủ thể

Trong đàm phán kinh doanh, vị thế của mỗi bên là một yếu tố chi phối khá lớn tới kết quả của hoạt động đàm phán Vị thế và lực là một khái niệm có tính bao quát toàn diện, bao gồm từ cơ cấu tổ chức đến khả năng tài chính, gồm

cả chiến lược của doanh nghiệp đến kỹ năng kỹ thuật được chuẩn bị cho các cuộc đàm phán, hay gồm cả uy tín của doanh nghiệp đến khả năng độc quyền của ngành, thậm chí cả kinh nghiệm của bản thân người đàm phán cũng sẽ tạo nên vị thế của doanh nghiệp trên bàn đàm phán…Khi một bên có thế lực hơn hẳn bên kia (ví dụ như đàm phán giữa một bên là chủ nợ và một bên là con nợ) thì bên có thế lực hơn thường giành được thế chủ động và tìm kiếm được nhiều lợi ích hơn phía bên kia Bên kém lợi thế hơn thường phải chịu nhượng bộ nhiều hơn Khi các bên cân tài, cân sức thì có thể đạt được những thỏa hiệp cân bằng

về lợi ích cho tất cả các bên Do vậy, khi bước vào bàn đàm phán ta phải biết được vị thế của đối tác trong tương quan với vị thế của ta từ đó đưa ra những sách lược thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

- Đàm phán trong kinh doanh là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật

Khoa học là sự quan sát, điều tra thực nghiệm, áp dụng các kỹ thuật, các phương pháp luận đã được kiểm nghiệm, được mọi người thừa nhận Trong đàm phán kinh doanh, việc nghiên cứu các quy luật, quy tắc, xử lý thông tin, đưa chiến lược, sách lược đàm phán nhằm giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên tham gia là yếu tố mang tính khoa học Với tư cách là một khoa học theo đúng nghĩa của nó, đàm phán kinh doanh liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như nghệ thuật giao tiếp, tâm lý học, luật, kế toán tài chính, marketing, luật, xác suất thống kê…nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra được phần chung của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán

13

Đồng thời, đàm phán trong kinh doanh là một nghệ thuật Với tư cách là một nghệ thuật (nghệ thuật là sự thao tác đến mức thuần thục, điêu luyện một hoạt động nào đó của con người), đàm phán trong kinh doanh là một chuỗi thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp như trình bày, dẫn dắt vấn đề, lắng nghe, thuyết phục, đặt câu hỏi, trả lời…khả năng sử dụng các chiến thuật đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách, mang lại hiệu quả cao Làm cho bàn đàm phán trở thành một sàn diễn, mình đạt tối đa lợi ích và đối tác cũng đáp ứng được nhu cầu của mình và cảm thấy thoả mãn Vì vậy, với cùng một nội dung đàm phán, trong những điều kiện và hoàn cảnh như nhau, nhưng được thực hiện bởi các nhà đàm phán khác nhau thì kết quả thu được thường không giống nhau Điều này phản ánh tính nghệ thuật của đàm phán

Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi là người biết kết hợp nhuần nhuyễn giữa tính khoa học với tính nghệ thuật của đàm phán trong lĩnh vực kinh doanh Hoạt động đàm phán do con người tiến hành nên nó chịu sự chi phối không những bởi lý trí mà cả tình cảm, tâm lý của họ, chịu ảnh hưởng của nền văn hóa, đặc điểm dân tộc và truyền thống của họ Chỉ có kết hợp được hài hòa những yếu tố khác nhau và hiểu rõ tâm lý của đối tác thì mới hy vọng đạt được thành công

- Giá cả là hạt nhân của đàm phán trong kinh doanh với mục đích cơ bản

là lợi ích kinh tế

Mỗi cuộc đàm phán khác nhau mang những mục đích khác nhau, đàm phán ngoại giao mang mục đích quốc gia, đàm phán chính trị quan tâm đến lợi ích căn bản của chính đảng, đoàn thể, đàm phán quân sự chủ yếu là quan hệ đến lợi ích an toàn của đôi bên đối địch, đàm phán biên giới liên quan chủ yếu đến chủ quyền quốc gia…Tuy những đàm phán này vẫn có một phần liên quan đến lợi ích kinh

tế, nhưng thường tiến hành xoay quanh một thứ lợi ích căn bản nào đó, mà trọng điểm không nhất định là lợi ích kinh tế Nhưng đàm phán trong kinh doanh thì hết sức rõ ràng, so với các loại đàm phán khác, đàm phán kinh doanh rất coi trọng lợi ích kinh tế đạt được, người đàm phán lấy việc đạt được lợi ích kinh tế là chủ yếu, sau đó mới đề cập đến các lợi ích phi kinh tế khác Cho nên người ta thường lấy

sự tốt, xấu của hiệu quả kinh tế mà đánh giá đàm phán kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh liên quan đến rất nhiều nhân tố, nhu cầu và lợi ích của người đàm phán biểu hiện ở rất nhiều phương diện, nhưng giá trị hầu như

là nội dung hạt nhân của tất cả các cuộc đàm phán kinh doanh Đó là vì trong đàm

14

phán kinh doanh, hình thức biểu hiện của giá trị là giá cả phản ánh trực tiếp nhất lợi ích của mỗi bên tham gia đàm phán, trong rất nhiều tình huống hoặc nhiều hoặc ít đều có thể tính toán qua giá cả Trong đàm phán kinh doanh nhà đàm phán một mặt phải lấy giá cả làm trung tâm, kiên trì lợi ích của mình, mặt khác lại không thể chỉ hạn chế ở giá cả mà kết hợp với các nhân tố khác

1.1.3 Phân loại đàm phán trong kinh doanh

Trong thực tế, có rất nhiều loại hình đàm phán kinh doanh khác nhau Việc phân loại đàm phán trong kinh doanh có thể được dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau, dưới đây là một số cách phân loại đàm phán thường dùng:

-Căn cứ vào phạm vi đàm phán, bao gồm:

+ Đàm phán ở cấp vĩ mô: Các bên tham gia là các Nhà nước, các tổ chức quốc tế Hình thức đàm phán này thường được dùng trong các cuộc đàm phán giữa các quốc gia, các tổ chức quốc tế nhằm đạt mục tiêu như gia nhập vào WTO hoặc ký hiệp định thương mại nhằm điều chỉnh chính sách thương mại của các Nhà nước khi tham gia vào thương mại quốc tế, thực hiện ứng xử trong thương mại quốc tế ở phạm vi quốc gia

Ví dụ:Đàm phán hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương TPP, hiệp

định thương mại tự do FTA, hiệp định đối tác kinh tế toàn diện Việt Nam - Nhật Bản ;

+ Đàm phán ở cấp vi mô: Các bên tham gia là các doanh nghiệp, các tổ chức, các cá nhân nhằm thực hiện hoạt động kinh doanh trên thị trường

Ví dụ: Đàm phán ký hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng đầu tư giữa

các doanh nghiệp với nhau

- Căn cứ vào số bên tham gia: đàm phán song phương và đàm phán đa phương

+ Đàm phán song phương: Chỉ có hai bên tham gia Đàm phán song phương được tiến hành ở cả cấp vĩ mô và cấp vi mô, chẳng hạn giữa người mua với người bán hàng hóa trên thị trường, giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, hay cũng như giữa các quốc gia để điều chỉnh các chính sách thương mại quốc tế, ký kết các hiệp định giữa hai bên

Ví dụ: Đàm phán hiệp định thương mại song phương giữa Việt Nam -

Hoa Kỳ, Việt Nam - Nhật Bản, đàm phán hợp tác kinh doanh giữa 2 doanh nghiệp với nhau

+ Đàm phán đa phương: Là loại hình đàm phán có nhiều bên tham gia, thường được tiến hành ở cấp độ vĩ mô, giữa các Nhà nước, các tổ chức quốc tế như đàm phán ở phạm vi khu vực (ví dụ ASEAN), hay phạm vi toàn cầu (WTO, TPP)

15

- Căn cứ vào nội dung đàm phán:đàm phán giá cả, đàm phán ký kết hợp

đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ, đàm phán về trọng tài, đàm phán về thanh toán tiền hàng, về chất lượng, giải quyết tranh chấp…

+ Đàm phán giá cả: Hai hoặc nhiều bên đàm phán và thương lượng với nhau về giá cả hàng hóa, dịch vụ

+ Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ

+ Đàm phán về trọng tài: Thường là thỏa hiệp trọng tài trong đàm phán kinh doanh quốc tế, trong đó người bán và người mua thỏa thuận về những nguyên tắc và lựa chọn Hội đồng trọng tài, địa điểm giải quyết, luật áp dụng

+ Đàm phán về thanh toán tiền hàng: Thông thường điều khoản thanh toán được đàm phán cùng với ký kết hợp đồng, tuy nhiên do đặc thù riêng hoặc cũng

có thể vì những lý do nào đó đàm phán trả tiền sẽ được thực hiện riêng Có thể đề cập đến loại tiền, tỷ giá, thời gian trả tiền, phương thức thanh toán, các phương pháp bảo đảm giá trị của lô hàng…

+ Đàm phán về chất lượng: Hai hoặc nhiều bên đàm phán và thương lượng với nhau về chất lượng của hàng hóa và dịch mà hai bên tham gia vào mua bán Nội dung của đàm phán về chất lượng có thể gồm các chỉ tiêu đánh giá chất lượng hàng hóa, phương pháp và địa điểm kiểm tra chất lượng, giá trị của các chứng từ liên quan đến chất lượng và các quy định khác liên quan đến chất lượng…

+ Đàm phán giải quyết tranh chấp: Hai bên thương lượng các vấn đề tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng Đây là loại hình đàm phán khó khăn nhất, tuy nhiên khi tham gia vào loại hình đàm phán này mỗi bên phải luôn nắm chắc nguyên tắc “hai bên cùng thắng” thì mới có thể tìm ra phương án tối ưu

- Căn cứ vào phạm vi của giải pháp: đàm phán từng phần và đàm phán

trọn gói

+ Đàm phán từng phần: Là đàm phán đi tới từng giải pháp cho từng phần một

Ví dụ:Đàm phán về số lượng và chất lượng hàng hóa, đàm phán về giá cả

hàng hóa, đàm phán về vận chuyển, đàm phán về giải quyết tranh chấp…

+ Đàm phán trọn gói: Là đàm phán đi tới giải pháp mang tính chất tổng thể, bao gồm các công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau và có liên quan đến nhau

- Căn cứ vào số lần tiến hành đàm phán: đàm phán một vòng, đàm phán

nhiều vòng

16

- Căn cứ vào phương thức đàm phán: đàm phán trực tiếp và đàm phán

gián tiếp (xem mục 1.4.1)

1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh diễn ra trong những điều kiện khách quan và chủ quan khác nhau, trong không gian, thời gian với những ý đồ và mong muốn của mỗi bên cùng với năng lực chuyên môn, sự am hiểu đời sống xã hội khác nhau Do đó, khi xem xét, đánh giá và tổ chức một cuộc đàm phán người ta thường xem xét dưới hai góc độ là các yếu tố chủ quan và các yếu tố khách quan dưới đây

1.2.1 Các yếu tố khách quan

1.2.1.1 Bối cảnh đàm phán

Bối cảnh là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà ở đó các chủ thể tiến hành đàm phán Bối cảnh là một nhân tố hạt nhân của cuộc đàm phán Nó ảnh hưởng tới sự đánh giá hiện thực cũng như quyết định của nhà đàm phán sau này Bối cảnh bao gồm các yếu tố khách quan về tình hình kinh tế, chính trị pháp luật, văn hóa - xã hội của các bên, trong đó những yếu tố về kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến đàm phán trong kinh doanh

- Các yếu tố kinh tế bao gồm tình hình sản xuất và tiêu thụ, quan hệ cung

- cầu trên thị trường, tình hình tăng trưởng hay suy thoái, tình hình giá cả hay lạm phát…Trong đó, cần chú ý đến tình hình cung cầu trên thị trường tại thời điểm đàm phán Nếu cung vượt quá cầu người mua sẽ dễ chiếm ưu thế và nếu cầu vượt cung, người bán sẽ dễ nắm quyền quyết định hơn Cung cầu là một yếu

tố ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng mặc cả của mỗi bên đối với hàng hóa mà hai bên đang mua bán, thậm chí khi cung cầu những hàng thay thế cũng ảnh hưởng tới quá trình đàm phán Điều quan trọng là các nhà đàm phán cần nắm bắt được chiều hướng biến động của các yếu tố đó để xem xét mức độ ảnh hưởng của chúng trong tương lai

- Các yếu tố chính trị, pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đàm phán, đặc biệt là đàm phán kinh doanh quốc tế Nếu hiểu biết không đầy đủ về luật pháp kinh doanh và tình hình chính trị của các bên có thể dẫn đến tranh chấp và sẽ thua thiệt trong quá trình thực hiện hợp đồng

- Các yếu tố về văn hóa - xã hội bao gồm ngôn ngữ, lối sống, tín ngưỡng, phong tục tập quán Văn hóa - xã hội quyết định cách thức giao tiếp và hướng dẫn quá trình giao tiếp kinh doanh: Kinh doanh chính là một hoạt động giao tiếp

17

giữa người với người vì mục đích lợi nhuận mà giao tiếp chính là một trong những chức năng của văn hóa Mỗi nền văn hóa lại ấn định một phong cách giao tiếp khác nhau Chính vì vậy, văn hóa có một vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh Nhiều khi trong đàm phán, chỉ không nắm được đầy đủ thông tin đối tác, không am hiểu văn hóa của đối tác mà cuộc đàm phán của hai bên gặp không ít trở ngại, thậm chí không đạt được kết quả như mong muốn Vì vậy, để đạt được thành công trong đàm phán cần tìm hiểu kỹ văn hóa và tâm lý của đối

tác, đồng thời phải tôn trọng văn hóa, tín ngưỡng của đối tác

Nếu xét theo phạm vi ảnh hưởng trong đàm phán người ta còn quan tâm đến bối cảnh chung và bối cảnh riêng (bối cảnh nội tại) Bối cảnh chung là bối cảnh bao trùm, có ảnh hưởng đến tất cả các bên Bối cảnh riêng là bối cảnh của từng bên, có ảnh hưởng trực tiếp đến ý đồ, kế hoạch, yêu cầu và quyết định của từng bên Bối cảnh chung và bối cảnh riêng có mối quan hệ với nhau, nhưng bối cảnh riêng thường có ảnh hưởng trực tiếp với mức độ lớn hơn đối với từng bên Bối cảnh riêng thuộc phạm vi của từng bên và có nhiều yếu tố cần được giữ bí mật đối với bên kia, hoặc cũng có thể thiếu thông tin mà đối phương không hiểu được

Trong đàm phán kinh doanh cần lưu ý giữ kín bối cảnh của mình ở mức

độ cần thiết, mặt khác cần thăm dò, tìm hiểu bối cảnh của đối phương để có được những cách ứng xử và đưa ra quyết định phù hợp Quá trình đàm phán chính là quá trình trao đổi thông giữa các bên để họ thấy lợi ích chung và lợi ích của mỗi bên, đồng thời phải giữ nguyên tắc chủ động và bí quyết cho mỗi bên

1.2.1.2 Thời gian đàm phán

Thời gian đàm phán là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc đàm phán Đàm phán không là một thời điểm mà là một quá trình, có khởi điểm và kết thúc (còn gọi là điểm chết) “Điểm chết” là khoảng thời gian mà tại

đó giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể chấp nhận được Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, gần đến điểm chết mới có được kết quả Thông thường các cuộc đàm phán chỉ được đúc rút trong 20% thời gian cuối cùng, tức

là rút ra trong khoảng thời gian điểm chết Vì vậy, nếu trong cuộc đàm phán để cho đối tác biết được điểm chết của mình sẽ không có lợi Quá trình đàm phán tuân theo quy tắc Pareto (quy tắc 80/20) Quy tắc này nêu rõ 80% kết quả được thỏa thuận trong 20% thời gian cuối cùng Vì vậy, khi tiến hành đàm phán cần lưu ý về mặt thời gian:

18

- Cần phải kiên nhẫn: Sự nhượng bộ hoặc thỏa thuận thường xuất hiện vào lúc gần hoặc sau điểm chết Vì vậy, người đàm phán cần phải kiên nhẫn và chịu sức ép của đối tác Cần phải học cách kiềm chế khả năng tự vệ, giữ bình tĩnh và không từ bỏ sớm

- Không nên cứng nhắc hoặc phải tuân theo thời hạn do mình đặt ra trong đàm phán Nhà đàm phán có thể thay đổi thời hạn của mình Khi cứng nhắc làm theo thời hạn do mình đặt ra nhiều khi sẽ mang đến bất lợi Đó là khi ta chưa có

đủ các yếu tố để ra quyết định Cần biết khi nào nên điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ phút cuối cùng, tức là cần phải cân nhắc lợi ích và thiệt hại khi ta tiếp cận hoặc vượt quá điểm chết

- Tìm hiểu điểm chết của đối phương thông qua thăm dò và quan sát thái

độ của đối phương để xác định khoảng dao động về quyền lợi cũng như về thời gian mà đối phương có thể chấp nhận Trong đàm phán kinh doanh nên biết thời hạn của đối phương, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn Khi biết được thời hạn của đối phương thì nhà đàm phán sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ “sốt sắng” của đối phương càng lên cao và họ dễ nhượng bộ

Yếu tố thời gian đàm phán kinh doanh có thể đưa tới sự thay đổi tương quan lực lượng giữa các bên Thời gian đàm phán đồng thời là quá trình tiếp xúc, thăm dò, xác định ý đồ của đối phương, thể hiện ý chí và mong muốn của mình đối với đối phương, là quá trình gặp gỡ và đưa ra những quan điểm cọ xát

ý đồ và xem xét mỗi phương án phân chia lợi ích, tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau

1.2.1.3 Địa điểm đàm phán

Địa điểm đàm phán là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán kinh doanh giữa các bên Địa điểm có thể được chọn tại văn phòng của một bên tham gia hoặc cũng có thể chọn một địa điểm trung gian độc lập Mỗi địa điểm có những mặt ưu thế cũng như hạn chế riêng

Nếu chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng của đối tác có thể thu thập được một số thông tin mà nhà đàm phán chưa thu thập được trong quá trình chuẩn bị do đối tác còn giấu kín Tuy nhiên, khi tiến hành đàm phán tại văn phòng của đối tác nếu nhà đàm phán bị hạn chế về kinh nghiệm và năng lực thì

dễ rơi vào tình thế bị động theo những chiến thuật đàm phán của đối tác mà bất lợi cho ta

19

Ngược lại, khi chọn địa điểm đàm phán tại văn phòng bên ta, nhà đàm phán dễ dàng chủ động về mặt thời gian, địa điểm và chiến lược, chiến thuật đàm phán, ổn định về mặt tâm lý, và có thể dẵn dắt cuộc đàm phán đi theo ý đồ của mình Tuy nhiên, chọn địa điểm này nếu không có chiến thuật phù hợp, không thống nhất được các thành viên trong đoàn đàm phán sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị phát hiện một số thông tin có lợi cho đối tác mà bất lợi cho ta trong quá trình đàm phán

Trong thực tế, người ta thường chọn một địa điểm trung gian độc lập để tiến hành đàm phán sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho các bên tham gia

1.2.2 Các yếu tố chủ quan

1.2.2.1 Đối tượng, nội dung và mục đích của cuộc đàm phán

Mỗi cuộc đàm phán đều có đối tượng, nội dung và mục đích nhất định Đối tượng, nội dung và mục đích của đàm phán cần phải được cân nhắc làm rõ ngay từ đầu để đảm bảo cho cuộc đàm phán có thể đi tới kết quả như mong muốn của các bên tham gia Trong đàm phán kinh doanh, đối tượng, nội dung và mục đích được xác định như sau:

- Đối tượng của đàm phán kinh doanh là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ, hoạt động đầu tư…Đối tượng này phải được xác định rõ cho từng cuộc đàm phán cụ thể;

- Nội dung của đàm phán kinh doanh chủ yếu tiến hành bàn bạc, thỏa thuận các vấn đề như giá cả, chất lượng và số lượng hàng hóa, dịch vụ, phương thức và điều kiện thanh toán…Vấn đề trọng yếu nội dung của đàm phán được xác định tùy thuộc vào từng hoạt động cụ thể Chẳng hạn như đàm phán về hoạt động đầu tư, hình thức góp vốn là những vấn đề được các nhà đàm phán quan tâm đầu tiên, còn trong đàm phán mua bán hàng hóa thì thông thường giá cả, chất lượng và điều kiện giao hàng là những vấn đề được bàn bạc nhiều nhất;

- Mục đích đàm phán, nói chung mục đích cuối cùng của một nhà đàm phán kinh doanh là đạt được hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc chuyển giao công nghệ

Trong quá trình đàm phán, các nhà đàm phán cần phải bám sát đối tượng, nội dung và mục đích đã được xác định, đồng thời nếu thấy điểm nào còn chưa

cụ thể cần thảo luận để làm rõ hơn

20

1.2.2.2 Thông tin trong đàm phán

Đàm phán chính là quá trình trao đổi thông tin qua lại để đi đến thống nhất chung Có thể nói thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán Không có thông tin nhà đàm phán sẽ ở tình thế bất lợi Trong đàm phán kinh doanh, thông thường thì bên nào có nhiều thông tin hơn, người đó có kết quả khả quan hơn Đàm phán kinh doanh không phải chỉ là một việc làm đơn giản

mà nó là một quá trình, bắt đầu từ tìm hiểu, thăm dò rồi đến mặt đối mặt để đàm phán Tại sao nhà đàm phán lại cần phải chuẩn bị thu thập thông tin trước? Bởi

vì khi đi vào bàn đàm phán phía bên kia sẽ giấu giếm các ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của họ, cơ hội để phát hiện những thông tin đó là rất ít Lúc đó nhà đàm phán không thể nào mà biết thêm một điều gì và sẽ bị rơi vào lúng túng

Thu thập thông tin càng sớm thì càng có nhiều lợi thế Nhà đàm phán có thể thu thập thông tin qua nghiên cứu các bằng chứng, các số liệu thống kê, qua những người đã làm việc, đã đàm phán với đối tác hoặc với anh em, bạn bè và bất kỳ ai biết về họ Ví dụ:Trước khi thuê văn phòng công ty, hãy tham khảo một vài công ty bất động sản, hỏi về những kiểu loại văn phòng mà mình ưa thích, giá cả và sự sẵn sàng tiến hành mặc cả với người cho thuê

Trong trường hợp không có thông tin trong đàm phán, các bên không hiểu nhau, thậm chí sẽ thù địch nhau Có ba trở ngại lớn trong thông tin ảnh hưởng đến kết quả đàm phán:

+ Các nhà đàm phán không có điều kiện nói chuyện với nhau, hay ít ra nói cho người khác hiểu Nhiều khi bên này thẳng thừng bác bỏ ý kiến của bên kia và không còn chịu nghiêm túc nghe bên kia;

+ Đối phương không nghe thông tin bên mình đưa ra ngay cả khi ta nói rõ ràng và thẳng thắn ý kiến của mình;

+ Trở ngại thứ ba là thông tin hiểu lầm Điều này ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đàm phán, đặc biệt khi các bên nói ngôn ngữ khác nhau thì càng dễ xảy

ra hiểu lầm

1.2.2.3 Quyền lực trong đàm phán

Quyền lực trong đàm phán là sức mạnh của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán có thể huy động và sử dụng trong quá trình đàm phán Hay nói cách khác, quyền lực là khả năng hay năng lực để hoàn tất công việc hoặc điều khiển con người, các sự kiện, tình huống trong quá trình đàm phán Thông thường, trong đàm phán kinh doanh có những loại quyền lực sau:

21

- Quyền lực vật chất: Thể hiện bằng khả năng tài chính, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị của các bên khi tham gia đàm phán Khi doanh nghiệp có tiềm lực tài chính lớn mạnh, có công nghệ, máy móc thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại

sẽ có nhiều lợi thế trong quá trình đàm phán, đặc biệt là khi đàm phán với các đối tác có tiềm lực vật chất thấp hơn mình;

- Quyền lực uy tín: Thể hiện bằng lịch sử hình thành và phát triển của một doanh nghiệp, giá trị thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp và sản phẩm đang kinh doanh trên thị trường, giá trị và số lượng các đối tác, bạn hàng trong kinh doanh…Khi tham gia đàm phán kinh doanh, nếu bên nào có quyền lực uy tín cao sẽ có nhiều lợi thế và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn so với các bên yếu thế hơn;

- Quyền lực tiềm tàng: Đó là chỉ những thứ mà theo tập quán hoặc trong nhận thức người ta cho rằng không thể thách thức và vượt qua Ví dụ:Khi bạn kinh doanh hàng hóa với hình thức “cửa hàng một giá”, khách hàng vào đàm phán và mua bán không bao giờ trả giá vì trong nhận thức và suy nghĩ của họ biết rằng ở đây “không có giá thứ hai” Như vậy, bạn đang có quyền lực tiềm tàng với khách hàng;

- Quyền lực cam kết, hứa hẹn:Bất cứ kế hoạch gì cũng cần có sự hứa hẹn của người khác để phối hợp hành động Khi tham gia đàm phán kinh doanh, nếu đối tác hứa hẹn hoặc cam kết thực hiện một vấn đề kinh doanh với bên ta từ trước thì thông thường đối tác sẽ cố gắng thực hiện đúng như những gì đã cam kết hoặc hứa hẹn trước đó Khi đó, do bên ta có quyền lực hứa hẹn nên sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu hơn so với đối tác;

- Quyền lực mạo hiểm: Mạo hiểm là sự kết hợp lòng dũng cảm và hiểu biết Khi đàm phán ta có thể mạo hiểm nhưng ôn hòa và từ từ, nếu xuất hiện kết quả ngược lại thì ta sẽ không bị nguy khốn;

- Quyền lực hợp pháp: Thường được biểu hiện bằng “bảng giá” và “công văn” Ví dụ:Vào một quán ăn gọi món theo giá của nhà hàng in sẵn trên Menu, giá của nhà hàng có thể hơi cao, bạn muốn trả giá nhưng khi bạn nhìn vào bảng niêm yết giá trên Menu thì bạn đành phải trả tiền và không nói năng gì Như vậy, nhà hàng đang có quyền lực hợp pháp Hay khi khách hàng vào siêu thị mua hàng, không được trả giá vì họ quan niệm cho rằng đây là giá niêm yết của siêu thị Như vậy, siêu thị đang có quyền lực tiềm tàng;

- Ngoài các quyền lực trên còn có một số quyền lực khác như quyền lực đạo đức, quyền lực đồng cảm, quyền lực đầu tư, quyền lực tiền tệ, quyền lực thưởng phạt…

22

1.2.2.4 Năng lực của người đàm phán

Năng lực của người đàm phán là yếu tố ảnh hưởng quyết định đến tiến trình và kết quả đàm phán Năng lực của người đàm phán thường thể hiện như tư chất, chức vụ của người đàm phán, các quan hệ xã hội, uy tín cá nhân, sự hiểu biết, lòng tự tin, kinh nghiệm chuyên môn, kinh nghiệm đàm phán, khả năng thuyết phục, tính kiên nhẫn và có chiến thuật đàm phán thích hợp Nhóm chung lại, khi tham gia đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán ít nhất phải có được bốn loại năng lực sau:

- Năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục: Đàm phán trong kinh doanh là quá trình giao tiếp giữa các bên nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra Vì vậy, năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đàm phán Có thể nói, đây là năng lực bắt buộc của một nhà đàm phán Nếu nhà đàm phán có năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục tốt sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu đàm phán Ngược lại, nếu nhà đàm phán bị hạn chế về năng lực này sẽ chịu nhiều thiệt hại trên bàn đàm phán, thậm chí đàm phán sẽ không đi đến thành công;

- Năng lực chuyên môn: Yêu cầu về chuyên môn đối với nhà đàm phán trong kinh doanh là phải có một trình độ nhất định (cả lý luận và kinh nghiệm thực tiễn) về kinh doanh nói chung và lĩnh vực đang đàm phán nói riêng Đặc biệt, nhà đàm phán phải có sự hiểu biết rất chi tiết, cụ thể về nội dung, đối tượng

và mục đích của cuộc đàm phán do mình đảm nhiệm Năng lực chuyên môn này thể hiện ở sự am hiểu sâu về một hoặc một số lĩnh vực chuyên môn nào đó có liên quan đến cuộc đàm phán đó như am hiểu về kinh tế, về công nghệ, về thị trường, về pháp lý kinh doanh…;

- Năng lực pháp lý: Là khả năng của người đàm phán trong việc nắm vững luật pháp của các bên khi tham gia đàm phán kinh doanh, đặc biệt điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc kinh doanh quốc tế Trong quá trình đàm phán, nhà đàm phán phải đảm bảo tính công khai và phải có đầy đủ tư cách pháp lý đại diện cho doanh nghiệp mình khi tham gia đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh;

- Năng lực mạo hiểm: Trong kinh doanh muốn thu được lợi nhuận cao thông thường nhà kinh doanh phải biết chấp nhận rủi ro và dám mạo hiểm, biết vượt qua thất bại để đi tới thành công Vì vậy, để có được thành công trong đàm phán kinh doanh, nhà đàm phán cũng phải có năng lực mạo hiểm, tức là phải có khả năng quyết đoán, dũng cảm, vững vàng để không bỏ lỡ thời cơ

- Tên thông thường của hàng hoá được ghi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó, phương pháp này được dùng trong buôn bán hoá chất, cây giống, con giống (ví dụ: xăng E5 Ron 92, gà Đông Tảo, lan Hồ Điệp…);

- Tên hàng được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng đó Phương pháp này được dùng trong mua bán những hàng thổ sản, đặc sản (ví dụ: lụa Hà Đông, nước mắm Phú Quốc, kẹo dừa Bến Tre, Sâm Linh Chi, Ba Kích Vân Đồn Quảng Ninh…);

- Tên hàng được ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó Phương pháp này được dùng nhiều trong mua bán những sản phẩm nổi tiếng của một nhà sản xuất nhất định (ví dụ:Khi đàm phán mua bán điện thoại cần diễn đạt cụ thể: điện thoại Nokia Lumina 630, điện thoại Samsung Galaxy S5, điện thoại Iphone 6 plus…);

- Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hoá đó (ví dụ: xe vận tải 25 tấn, thùng nước loại 50lít…);

- Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng đó (ví dụ: giấy in báo, can đựng rượu, bàn ghế giám đốc, bóng đèn học…);

- Tên hàng được ghi kèm với số hiệu hạng mục của danh mục hàng hoá thống nhất đã được ban hành (ví dụ: mô tơ điện, số hạng mục 100.101)

1.3.1.2 Số lượng, chất lượng và phẩm cấp sản phẩm, dịch vụ

- Số lượng hàng hoá, dịch vụ: Là điều khoản bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng hoặc trọng lượng của hàng hóa, dịch vụ, độ đồng đều của sản phẩm, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng Vì

vậy, khi đàm phán về số lượng cần chú ý những vấn đề sau:

+ Thứ nhất, phải xác định rõ đơn vị tính số lượng (tấn, lít, mét, chiếc, cái…) Cần lưu ý đàm phán chính xác đơn vị tính tránh tình trạng hiểu lầm dẫn đến xảy ra tranh chấp do tập quán địa phương nhiều đơn vị đo lường cùng một tên nhưng lại có một số nội dung khác nhau;

24

+ Thứ hai, phương pháp quy định số lượng: Bên bán và bên mua quy định

cụ thể số lượng hàng hoá, dịch vụ giao dịch, cần lưu ý đến dung sai về số lượng

có ý nghĩa quan trọng trong việc mua bán những mặt hàng có khối lượng lớn như ngũ cốc, than, quặng, dầu mỏ… Địa điểm xác định số lượng và trọng lượng

là tại cảng, kho của đối tác hay của bên mình cũng cần đàm phán rõ ràng Nếu việc thanh toán tiền hàng tiến hành trên cơ sở trọng lượng được xác định nơi hàng đến, hai bên phải căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng hàng ở nơi đến Kết quả này được ghi trong một chứng từ do một tổ chức được các bên thỏa thuận chỉ định tiến hành kiểm tra và lập nên;

+ Thứ ba, phương pháp xác định trọng lượng, thông thường áp dụng những phương pháp sau: Trọng lượng cả bì, đó là trọng lượng hàng hóa cùng với trọng lượng của các loại bao bì hàng hóa đó; Trọng lượng tịnh, là trọng lượng thực tế của bản thân hàng hóa, được tính bằng trọng lượng cả bì trừ đi trọng lượng của vật liệu bao bì

- Chất lượng và phẩm cấp hàng hoá, dịch vụ: Là vấn đề rất phức tạp khi tiến hành đàm phán kinh doanh Trong nhiều trường hợp phải dùng máy móc, thiết bị hiện đại mới xác định được chất lượng và phẩm cấp hàng hóa Khi tiến hành đàm phán cần thỏa thuận cụ thể phẩm chất, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm, tạp chất… Tùy từng loại hàng hóa mà hai bên có thể thỏa thuận các điều kiện phẩm chất, quy cách phù hợp Có ba phương pháp phổ biến sau đây để đàm phán về chất lượng, phẩm cấp của hàng hóa, dịch vụ:

+ Đối với những hàng hóa có chất lượng ổn định thường được thỏa thuận theo mẫu hàng Theo phương pháp này chất lượng hàng hóa được xác định căn

cứ vào chất lượng của một số ít hàng hóa gọi là mẫu hàng hóa do người bán đưa

ra và người mua thỏa thuận Khi chọn mẫu phải tuân theo nguyên tắc: Phải chọn chính mẫu của lô hàng ghi trong hợp đồng; mẫu hàng phải mang tính chất tiêu biểu cho từng loại hàng; số lượng mẫu thông thường ít nhất phải là 3, trong đó mỗi bên giữ một mẫu và giao cho người trung gian giữ một mẫu;

+ Căn cứ vào tiêu chuẩn để thỏa thuận chất lượng Thông thường sản phẩm công nghiệp được tiêu chuẩn hóa thông qua các hệ thống quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước (TCNN), tiêu chuẩn địa phương, tiêu chuẩn ngành kinh tế (TCN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO);

25

+ Đối với những hàng hóa, dịch vụ chưa được tiêu chuẩn hóa các bên cần phải thỏa thuận chất lượng bằng sự mô tả hàng hóa, dịch vụ không được dùng các khái niệm chung chung khó quy trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng như chất lượng tốt, hàng hóa đảm bảo, hàng phải khô, chất lượng ngon…

Ngoài ba phương pháp phổ biến trên, trong thực tế khi đàm phán về chất lượng hàng hóa, dịch vụ còn áp dụng những phương pháp khác như xác định theo sản lượng thành phẩm, theo nhãn hiệu hàng hóa, theo trọng lượng tự nhiên, theo hàm lượng từng chất có trong hàng hóa, theo biểu kê các thông số kỹ thuật khắc họa tính chất hàng hóa, dịch vụ…

- Xác định đơn vị tính giá: Căn cứ vào tính chất hàng hóa và tập quán kinh doanh của hai bên để xác định đơn vị tính giá như dựa vào đơn vị đo lường phổ biến cho mặt hàng đó (ví dụ: kg, tấn, mét, lít…), hoặc có thể kèm thêm với hàm lượng thành phần chính trong hàng hóa (ví dụ: giá 1 tấn quặng nhôm hàm lượng 40% là 115 USD) Nếu tính giá theo trọng lượng phải giá trọng lượng tịnh hay trọng lượng cả bì;

- Đồng tiền tính giá: Trong kinh doanh, đặc biệt là đối với các hợp đồng xuất - nhập khẩu giá hàng hóa có thể được tính bằng đồng tiền của quốc gia bên bán, bên mua hoặc của nước thứ ba Trong trường hợp đồng tiền thanh toán có thể biến động, cần thỏa thuận trước điều kiện đảm bảo giá theo những biến dộng do thay đổi tỷ giá hối đoái;

- Phương pháp định giá: Vì thời điểm ký kết và thời gian thực hiện hợp đồng là khác nhau cho nên các bên tham gia hợp đồng phải thỏa thuận các phương pháp định giá sao cho thích hợp

+ Giá cố định thường quy định khi ký kết và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng

26

+ Giá di động được xác định vào thời điểm ký hợp đồng nhưng sau đó có thể được điều chỉnh lại nếu thấy trên thị trường giá mặt hàng này đã thay đổi vào thời điểm giao hàng Loại giá này thường quy định đối với mặt hàng lương thực, thực phẩm, thuê nhà hoặc nguyên liệu cung cấp theo hợp đồng dài hạn

+ Giá trượt là tính giá vào thời điểm thực hiện hợp đồng bằng cách xem xét lại giá cơ sở trong hợp đồng có tính đến mức biến động chi phí sản xuất trong quá trình thực hiện hợp đồng Giá trượt thường được áp dụng đối với những mặt hàng có thời gian sản xuất dài như công nghiệp, tàu biển…

+ Giá quy định sau là giá được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng Trong hợp đồng chỉ thỏa thuận những điều kiện và nguyên tắc định mức giá

- Phương thức cung cấp bao bì được thực hiện bằng một trong ba cách dưới đây, tuỳ theo sự thoả thuận của các bên giao dịch: Bên bán yêu cầu bên mua gửi bao bì đến trước để đóng gói, sau đó mới giao hàng; bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, nhưng sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì.Bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua Đây là phương thức thông thường nhất, phổ biến nhất

- Giá cả bao bì, cần phải thỏa thuận rõ giá cả bao bì bên nào chịu, chi phí

cụ thể

1.3.2 Đàm phán về thời gian, địa điểm và phương thức giao nhận

Nội dung cơ bản của thoả thuận giao nhận là sự xác định thời gian và địa điểm giao nhận, sự xác định phương thức giao nhận và điều kiện của người giao nhận

- Thời hạn giao nhận: Là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho người mua Khi đàm phán về nội dung này cần nói rõ thời gian giao nhận cụ thể (chia theo đợt, ngày, tháng, quý…) Nếu các bên giao dịch không có thỏa thuận gì khác, thời hạn này cũng là lúc di chuyển những rủi ro và tổn thất về hàng hóa từ người bán sang người mua

27

- Địa điểm giao nhận: Việc lựa chọn địa điểm giao nhận có liên quan chặt chẽ đến phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng Cần thỏa thuận cụ thể địa chỉ nơi giao nhận, phải đảm bảo nguyên tác phù hợp với khả năng đi lại của phương tiện vận chuyển, đảm bảo an toàn cho phương tiện vận chuyển Cần quy định chặt chẽ cơ sở giao hàng để tránh những trục trặc trong quá trình giao hàng và không tốn chi phí, mất mát

- Phương thức giao nhận: Khi đàm phán kinh doanh, hợp đồng cần nêu

rõ ai là người vận chuyển, phương thức và phương tiện vận chuyển là gì? Gắn liền với chi phí vận chuyển là các chi phí bốc dỡ, bến bãi, lưu kho, vận chuyển đến đâu (cửa kho hay cổng công ty, thời gian bốc dỡ bao lâu, thời gian vận chuyển…) Giao nhận hàng hóa phải qua cân, đo, đong, đếm, khi cần thiết phải kiểm nghiệm Về nguyên tắc bên giao và bên nhận cùng phải áp dụng một phương thức Trách nhiệm và chi phí vận chuyển do các bên thỏa thuận tùy theo điều kiện từng bên và lệ thuộc giao hàng Nếu vận tải liên vận thì bên vận tải phải có trách nhiệm bảo đảm an toàn cho hàng hóa ở đầu nhận và đầu giao cuối cùng

- Điều kiện của người giao nhận: Khi nhận hàng, người nhận phải xuất trình các giấy tờ đảm bảo tin tưởng để giao hàng như giấy giới thiệu của cơ quan bên mua, phiếu xuất kho của cơ quan bên bán, giấy chứng minh nhân dân, các giấy tờ khác nếu cần (giấy vận đơn, hóa đơn…)

1.3.3 Đàm phán về phương thức thanh toán

Hai bên phải thống nhất với nhau về phương thức thanh toán Bàn bạc thống nhất về điều kiện và thời gian thanh toán Trách nhiệm và quyền lợi hai bên trong thanh toán phải rõ ràng Hai bên cùng thoả thuận giao hàng trong giao dịch mua bán.Quy định với nhau về thời hạn kết thúc giao dịch, chuẩn bị cho lần giao dịch mới

Những nội dung chính khi đàm phán về phương thức thanh toán:

- Đồng tiền thanh toán: Điều này có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt là trong kinh doanh quốc tế Các bên cần thống nhất thanh toán bằng đồng tiền nào (nội tệ hay ngoại tệ) và cần chú ý đến sự biến động của tỷ giá hối đoái khi thanh toán;

28

- Thời hạn thanh toán: Khi đàm phán kinh doanh cần xác định rõ ràng thời hạn thanh toán cụ thể Nếu thời hạn thanh toán không được ấn định một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thì việc thanh toán sẽ được tiến hành sau một số ngày nhất định kể từ khi người bán thông báo cho người mua về việc hàng chuyển sang quyền sở hữu của người mua;

- Phương thức thanh toán: Việc thanh toán hợp đồng thông thường được tiến hành theo một số phương thức sau:

+ Thanh toán bằng trao đổi hàng;

+ Thanh toán thông qua phương thức chuyển tiền;

+ Thanh toán thông qua phương thức nhờ thu;

+ Thanh toán thông qua phương thức ghi sổ;

+ Thanh toán thông qua phương thức thư đảm bảo trả tiền;

+ Thanh toán thông qua phương thức thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là L/C) là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài chính (thông thường là ngân hàng) đối với người thụ hưởng L/C (thông thường là người bán hàng hoặc người cung cấp dịch vụ) với điều kiện người thụ hưởng phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định trong L/C, phù hợp với Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP) được dẫn chiếu trong thư tín dụng và phù hợp với Tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ (ISBP)

1.3.4 Đàm phán về khiếu nại và giải quyết tranh chấp

Khi tiến hành đàm phán kinh doanh các bên cần thống nhất với nhau về các điều khoản giải quyết khiếu nại, tranh chấp hợp đồng và cách thức giải quyết Điều cần chú ý ở đây là thủ tục khiếu nại và cách thức giải quyết tranh chấp, khiếu nại Việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại có thể bằng con đường tài phán (tòa án, trọng tài) hoặc phi tài phán (thương lượng, hòa giải) Với con đường tài phán pháp luật luôn tôn trọng và khuyến khích các bên thương lượng, hòa giải khi nảy sinh tranh chấp Tuy nhiên, trên thực tiễn rất hiếm trường hợp các bên có thể thương lượng hoặc hòa giải với nhau khi đã nảy sinh tranh chấp

Do đó, thường một trong các bên lại đem tranh chấp của mình ra cơ quan tài phán hoặc trọng tài hoặc tòa án để giải quyết Việc lựa chọn cơ quan tài phán nào có thẩm quyền giải quyết để đưa vào trong hợp đồng cần phải đàm phán rõ

29

ràng và dựa trên sự cân, đo, đong, đếm những thuận lợi và khó khăn mà khách hàng mình gặp phải Thông thường đối với hợp đồng ngoại thương thì các bên thường lựa chọn trọng tài thương mại để giải quyết Đối với những hợp đồng nội thương thì các bên có thể lựa chọn trọng tài hoặc tòa án để giải quyết

So với các vấn đề khác khi đàm phán, vấn đề này thường ít được chú ý đến nên nhiều khi những thỏa thuận của các bên về giải quyết tranh chấp là không có giá trị pháp lý Để khắc phục hạn chế này, khi đàm phán, nhà đàm phán cần lưu ý những phương thức giải quyết tranh chấp hợp đồng phổ biến sau: thương lượng; hòa giải; trọng tài; tòa án Việc lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp nào chủ yếu phụ thuộc vào sự định đoạt của các bên, có trường hợp các bên bị ràng buộc bởi thỏa thuận trong hợp đồng (ví dụ: thỏa thuận chọn trọng tài) hoặc trong trường hợp do bên bị vi phạm tự lựa chọn phương thức phù hợp nhất Mỗi phương thức giải quyết tranh chấp hợp đồng đều có những ưu, nhược điểm riêng

- Thương lượng: Là việc bàn bạc nhằm đi đến thỏa thuận giải quyết một vấn đề nào đó giữa hai bên Thương lượng là hình thức giải quyết tranh chấp không chính thức, không có sự can thiệp của bất kỳ cơ quan chức năng Nhà nước hay bên thứ ba nào Thương lượng thể hiện quyền tự do thỏa thuận và tự

do định đoạn của các bên Hầu hết các tranh chấp hợp đồng đều được các bên tự giải quyết bằng con đường thương lượng

- Hòa giải: Có hai hình thức hòa giải được đề cập trong khoa học pháp lý

đó là hòa giải ngoài tố tụng và hòa giải trong tố tụng Hòa giải ngoài tố tụng là hình thức hòa giải được các bên tiến hành trước khi đưa vụ tranh chấp ra cơ quan tài phán Hòa giải trong tố tụng là việc hòa giải được tiến hành tại cơ quan tòa án hoặc cơ quan trọng tài sau khi cơ quan này thụ lý đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp của các bên

- Trọng tài: Là phương thức giải quyết tranh chấp theo đó các bên tự nguyện lựa chọn một bên thứ ba trung lập, khách quan là trọng tài viên hoặc Hội đồng trọng tài đứng ra giải quyết tranh chấp, bất đồng phát sinh

- Tòa án: Khác với trọng tài, quyền lực của trọng tài được tạo bởi các bên tranh chấp còn quyền lực của tòa án là quyền lực Nhà nước Tòa án là hình thức tài phán đại diện cho quyền lực tư pháp của Nhà nước, có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp

30

1.4 Các phương thức và hình thức đàm phán trong kinh doanh

1.4.1 Các phương thức đàm phán trong kinh doanh

Hạn chế của phương thức đàm phán trực tiếp là khá khó khăn và phức tạp

Nó đòi hỏi nhà đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, có kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết tình huống Mặt khác, phương thức này thường tốn kém cả về mặt công sức, thời gian và tiền bạc của các bên Do vậy, phương thức đàm phán trực tiếp thường phù hợp cho đàm phán ký kết hợp đồng lớn, phức tạp, cần có sự thỏa thuận chi tiết

1.4.1.2 Đàm phán gián tiếp

Đàm phán gián tiếp là phương thức đàm phán mà theo đó các bên tham gia bên trao đổi, thảo luận nội dung đàm phán với nhau không bằng cách gặp mặt trực tiếp mà thông qua các phương tiện trung gian Thông thường, cách hình thức đàm phán này như đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua điện tử tin học (qua các điểm cầu)

* Đàm phán qua thư tín:

Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin giữa các bên bằng hình thức viết thư Hiện nay, người ta sử dụng fax, telex, thư điện tử thay cho cách viết, gửi thư truyền thống Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng

và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được Thực tế cho thấy, phương thức đàm phán qua thư tín đã tạo ra được nề nếp tốt trong mối quan hệ bạn hàng.Vì vậy, nó thường là hình thức khởi đầu và duy trì những giao dịch lâu dài Thông thường, công việc được tiến hành thông qua viết thư: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận…

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư tín cũng có một số hạn chế như khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ chậm trễ và mất cơ hội kinh doanh Vì vậy, đàm phán qua thư tín chỉ áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có giá trị không cao, người mua và người bán có thể dễ dàng nhất trí với nhau về điều kiện mua bán

*Đàm phán qua điện thoại:

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển như hiện nay thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng phổ biến Đàm phán qua điện thoại là cách thức hai bên trao đổi với nhau về nội dung đàm phán bằng điện thoại trực tiếp

Ưu điểm nổi bật của phương thức này là khẩn trương, đúng thời điểm, tiết kiệm được thời gian, cho phép nhà đàm phán nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng

Tuy nhiên, việc đàm phán qua điện thoại thường bị hạn chế do cước phí điện thoại khá cao so với thư tín nên không thể thỏa thuận chi tiết mọi vấn đề Mặt khác, nếu đàm phán qua điện thoại không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thỏa thuận của các bên Khi sử dụng hình thức đàm phán bằng điện thoại thì nhà đàm phán nên có sự chuẩn bị trước và thường sau khi đàm phán cần có xác nhận lại bằng văn bản

Vì vậy, đàm phán qua điện thoại thường áp dụng trong các trường hợp để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với giá trị thấp, hoặc những trường hợp cần thiết như sợ lỡ mất cơ hội kinh doanh hoặc chỉ chờ xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng, hoặc khi đàm phán sơ bộ

Do đó, người ta còn sử dụng đàm phán qua điện thoại với việc dùng telex, fax

32

* Đàm phán qua điện tử tin học:

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức Điển hình là đàm phán qua Internet (qua các điểm cầu) Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mặt của thế giới Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch hữu hiệu

Ưu điểm của đàm phán qua mạng Internet cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng trên toàn cầu Qua mạng Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau

Tuy nhiên, điểm hạn chế của phương thức đàm phán này là chi phí lớn, tính bảo mật không đảm bảo, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được

Như vậy, hiện nay có hai phương thức đàm phán phổ biến Mỗi phương thức đàm phán đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì nhà đàm phán cần sử dụng kết hợp và linh hoạt các phương thức trên khi tiến hành đàm phán các hợp đồng kinh doanh Khi mở đầu quá trình giao tiếp hoặc chuẩn bị đàm phán thì nhà đàm phán nên áp dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng bằng điện thoại, điện tử tin học, còn khi muốn đạt kết quả nhanh chóng dứt điểm các cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp

1.4.2 Các hình thức đàm phán trong kinh doanh

Trên thực tế, có nhiều hình thức hay còn gọi là kiểu đàm phán kinh doanh khác nhau và đưa lại kết quả khác nhau Trên góc độ kết quả đàm phán thu được

có thể phân ra thành hai kiểu đàm phán: kiểu đàm phán mặc cả lập trường và kiểu đàm phán nguyên tắc

1.4.2.1 Đàm phán theo kiểu mặc cả lập trường (Positional bargaining)

Theo kiểu đàm phán này, mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ

nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận Dựa vào cách bảo vệ lập trường có hai kiểu đàm phán: đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation) và đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation)

33

* Đàm phán kiểu mềm:

Đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation) còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, hợp tác Người đàm phán theo kiểu mềm không coi đối phương là địch thù, mà luôn xem họ như bạn bè.Vì vậy, trong đàm phán họ luôn cố gắng mềm mỏng, tránh xung đột để xây dựng và gìn giữ mối quan hệ, ký kết cho được hợp đồng, họ thường đề ra kiến nghị, tin cậy đối tác và vì tránh đối lập mà dễ dàng chịu nhượng

bộ Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán không những quan tâm đến lợi ích của mình mà còn quan tâm đến lợi ích của cả phía đối tác, không chỉ quan tâm lợi ích trước mắt mà còn quan tâm đến lợi ích lâu dài, thậm chí họ không quan tâm đến lợi ích và kết quả kinh tế đạt được bằng việc duy trì mối quan hệ Quá trình đàm phán thường trải qua các bước: đưa ra đề nghị, tin cậy đối tác, nhượng

bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, tránh đối lập, đạt cho được thoả thuận

Ưu điểm của kiểu đàm phán này là nếu người đàm phán theo kiểu mềm gặp được đối tác cùng kiểu đàm phán thì cuộc đàm phán diễn ra rất thuận lợi, nhanh chóng, bầu không khí đàm phán thoải mái, không có tình trạng căng thẳng, gây cấn Kết quả ký được hợp đồng (có thỏa thuận) là chắc chắn

Tuy nhiên, hạn chế của kiểu đàm phán này là nếu người đàm phán kiểu mềm gặp phải đối phương cứng rắn thì hết sức bất lợi, người đàm phán theo kiểu mềm có thể luôn luôn phải chịu nhượng bộ, thậm chí chịu thiệt thòi vì đối phương lợi dụng, bị đẩy vào tình thế bất lợi, bị buộc phải ký hợp đồng với những điều khoản không thể thực hiện được Vì vậy, cần lưu ý trong kinh doanh không nên sử dụng quá nhiều kiểu đàm phán này, trừ trường hợp các bên đàm phán đã có mối quan hệ tốt đẹp lâu dài, lợi thế về hàng hóa, giá cả, thị trường…đều thuộc phía đối phương (ví dụ:Đàm phán vay tiền của ngân hàng)

* Đàm phán kiểu cứng:

Đàm phán kiểu cứng (Hard negotiation) hay còn gọi là kiểu đàm phán cạnh tranh, tấn công Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán có lập trường hết sức cứng rắn, cương quyết không chịu nhượng bộ trong bất kỳ trường hợp nào, ngược lại mong muốn đè bẹp đối phương, theo đuổi lợi ích của mình, chiến thắng bằng mọi giá mà không quan tâm đến lợi ích của bên kia, coi bàn đàm phán là cuộc thi đua sức mạnh và ý chí Lựa chọn kiểu đàm phán này, người đàm phán thường dồn sức vào việc bảo vệ lập trường của mình, sử dụng thái độ bức bách và chèn ép

34

Ưu điểm của kiểu đàm phán này là nếu người đàm phán kiểu cứng gặp đối tác yếu, thì cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng, người đàm phán dùng mọi cách áp đảo đối tác, dồn mọi bất lợi cho đối tác, giành mọi thuận lợi về mình

Vì vậy, người đàm phán luôn giữ được mục tiêu ban đầu đã đề ra, đạt được lợi ích mong muốn

Hạn chế của kiểu đàm phán này là trong trường hợp người đàm phán cố dồn mọi bất lợi cho đối tác, tuy hợp đồng đã được ký kết nhưng bên đối tác đôi khi không thực hiện được thì sự thành công của việc đàm phán cũng bị xem là

vô nghĩa Trong trường hợp hai bên đàm phán theo kiểu cứng thì kiểu đàm phán diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, kéo dài mới có thể đi đến ký kết hợp đồng, thậm chí nhiều trường hợp là cả hai bên khó lòng đi đến thỏa thuận, đàm phán thường chẳng những đổ bể giữa chừng mà quan hệ giữa đôi bên cũng tan

vỡ Nhà đàm phán cần lưu ý tránh đàm phán theo kiểu này vì đàm phán dù có thắng lợi cũng chỉ là thắng lợi bên ngoài, không đích thực Ngược lại đàm phán không thu được thắng lợi thì không những không ký được hợp đồng mà còn làm mất đi mối quan hệ hợp tác, mất bạn hàng, mất đối tác Vì vậy, kiểu đàm phán cứng chỉ nên áp dụng khi ta đúng, mục tiêu, đòi hỏi của ta là hợp lý, bối cảnh của ta tốt

Như vậy, đàm phán theo kiểu mềm hay kiểu cứng không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau:

+ Đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả hai bên (đạt mục tiêu);

+ Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả (chi phí);

+ Không làm phương hại đến quan hệ giữa các bên (mối quan hệ giữa các bên) Đàm phán kiểu mặc cả lập trường lại không thể đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên

1.4.2.2 Đàm phán kiểu nguyên tắc (Principled negotiation)

Đàm phán kiểu nguyên tắc hay còn gọi là “Thuật đàm phán Havard” do Trung tâm kế hoạch nghiên cứu đại học Harvard đưa ra đầu tiên, nó chủ trương đối với công việc thì cứng rắn, đối với con người thì ôn hòa, tách rời mâu thuẫn giữa công việc với con người Kiểu đàm phán nguyên tắc chú ý đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nhưng không giống như kiểu đàm phán mềm chỉ nhấn mạnh mối quan hệ giữa hai bên mà coi thường lợi ích đạt được

35

Đàm phán kiểu nguyên tắc chú trọng lợi ích của bản thân có tính đến lợi ích của đối tác Nhà đàm phán phải vạch ra các phương án mang tính thay thế vừa phù hợp với lợi ích của mình vừa phù hợp với lợi ích của đối tác khiến hai bên từ đối đầu sang hợp tác Người sử dụng kiểu đàm phán này coi đối tác như đồng nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi

Để thực hiện thành công kiểu đàm phán này cần quán triệt các nguyên tắc sau:

- Thứ nhất, về con người: Tách rời con người ra khỏi vấn đề, tức là thái

độ của người đàm phán là ôn hòa đối với con người, cứng rắn đối với công việc Trong kiểu đàm phán này, con người và công việc là hai vấn đề riêng biệt Không biến những mâu thuẫn trong công việc thành mâu thuẫn con người Vì vậy, để đạt được mục tiêu đề ra nhà đàm phán kiểu này phải biết giữ thái độ hòa nhã, tôn trọng, cần kìm nén cảm xúc, lắng nghe ý kiến phê bình của đối tác, tránh những phản ứng thẳng thừng, thô bạo và mạt sát lẫn nhau, không để lòng

tự ái ngăn cản sự đánh giá công bằng, cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác trong khi vẫn kiên quyết bảo vệ các quyền lợi chính đáng của mình;

- Thứ hai, về lợi ích: Tập trung và nhấn mạnh vào các lợi ích chung sau

đó mới thỏa thuận lợi ích đối kháng Việc tập trung vào các lợi ích chung khiến hai bên dễ dàng xây dựng không khí hợp tác cho đàm phán, tạo điều kiện hiểu biết và nhân nhượng lẫn nhau trong các lợi ích đối kháng Nếu ngay từ đầu đã thỏa thuận lợi ích đối kháng thì rất khó điều hòa xung đột vì hai bên không tìm được tiếng nói chung trong việc hợp tác, cố theo đuổi đến cùng lợi ích của mình, khiến đàm phán rơi vào bế tắc Vì vậy, người đàm phán kiểu này không

cố giữ lấy lập trường của mình, gây thiệt hại cho đối phương, mà biết quan tâm thỏa mãn lợi ích tối thiểu của đối phương, đồng thời vẫn bảo vệ được quyền lợi của mình

Để có được các mục tiêu, nhà đàm phán kiểu này phải biết điều hòa các lợi ích, thì cần làm những công việc sau:

+ Xác định lợi ích: Để xác định được lợi ích của đối tác các bên cần đặt câu hỏi “tại sao” cho mỗi lập trường của họ đưa ra Đồng thời, chúng ta cũng phải xác định phía đối tác nghĩ là chúng ta đang muốn gì Tại sao họ chưa đồng

ý chúng ta về vấn đề đó Nhà đàm phán kiểu này luôn phải nhận thức rằng mỗi bên đều có nhiều lợi ích Vì vậy, cần lập danh sách các lợi ích theo thứ tự ưu tiên;

36

+ Trao đổi về lợi ích: Để trao đổi lợi ích với đối tác cần phải làm cho lợi ích của bạn sinh động, đầy thuyết phục; công nhận lợi ích của đối tác như là một phần của vấn đề; hướng tới tương lai với những lợi ích lớn hơn mà các bên có thể đạt được;cứng rắn về vấn đề nêu ra nhưng mềm mỏng về con người

- Thứ ba, về phương án: Tạo ra nhiều phương án để cùng đạt lợi ích, đặc

biệt là các lợi ích đối kháng Người đàm phán cần lập nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế khi cần, trong đó có tính đến các nhân nhượng hợp

lý Nếu không có nhiều phương án được chuẩn bị trước khi tiến hành đàm phán, người đàm phán sẽ khó lòng xoay chuyển tình thế khi cuộc đàm phán tiến triển theo chiều hướng bất lợi cho mình hoặc quá căng thẳng, khó lòng đi đến thống nhất giữa đôi bên Ngược lại, với nhiều phương án được chuẩn bị trước, người đàm phán có thể chủ động đàm phán thuận lợi và đảm bảo thực hiện được mục tiêu lợi ích của mình Để sáng tạo ra các phương án, nhà đàm phán cần: Tách việc sáng tạo các phương án ra khỏi việc đánh giá chung; mở rộng các phương

án tại bàn đàm phán chứ không bó mình đi tìm lời giải đáp duy nhất; tìm kiếm các mục tiêu chung; tạo điều kiện để đối tác dễ quyết định;

- Thư tư, về tiêu chuẩn: Kết quả của sự thỏa thuận giữa các bên trong đàm

phán là dựa trên tiêu chuẩn khách quan, tức là dựa trên các tiêu chuẩn độc lập với ý chí của mỗi bên, tiêu chuẩn phải mang tính khoa học và thực tế Bởi vì, người đàm phán theo kiểu nguyên tắc biết xác định lợi ích nào có tính khách quan, có lợi về mặt tổng thể để hướng tới, đồng thời sẵn sàng hy sinh những lợi ích riêng không có lợi cho cái chung của cả hai bên Sau khi đã xác định được một số tiêu chuẩn và thủ tục khách quan, để thảo luận chúng với đối tác, cần phải: Coi mỗi vấn đề là một cuộc tìm kiếm chung các tiêu chuẩn khách quan; lập luận và lắng nghe lập luận xem tiêu chuẩn nào là phù hợp nhất và làm cách nào

áp dụng được chúng; không bao giờ lùi bước trước sức ép, mà chỉ lùi bước trước nguyên tắc

Đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng, nhưng muốn thành công thì điều kiện tiên quyết là phải có đội ngũ cán bộ đàm phán giỏi Tuy nhiên, trong thực tiễn không ai chỉ sử dụng một kiểu đàm phán duy nhất, thông thường các nhà kinh doanh căn cứ vào tình huống cụ thể để lựa chọn một hoặc sự kết hợp giữa các kiểu đàm phán để có được kết quả khả quan

Mềm Cứng

Đối tác Coi đối tác như bạn

bè Coi đối tác như địch thủ

Coi đối tác như cộng sự cùng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện Chủ

Thái độ Mềm mỏng với con

người và vấn đề

Cứng rắn với cả con người lẫn vấn đề

Mềm mỏng với con người, cứng rắn với vấn đề

Tín

nhiệm Tin đối tác Không tin đối tác

Sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán

Tập trung vào lợi ích chung, không vào lập trường

- Xây dựng các phương án 2 bên cùng nhau thỏa thuận

- Cố thắng cuộc đấu trí

- Căn cứ vào tiêu chuẩn khách quan để đạt được thỏa thuận

- Cố đạt các kết quả dựa trên tiêu chuẩn khách quan

38

1.5 Chiến lược và chiến thuật đàm phán trong kinh doanh

1.5.1 Chiến lược đàm phán kinh doanh

1.5.1.1 Khái niệmchiến lược đàm phán kinh doanh

Chiến lược đàm phán trong kinh doanh là cách thức mà người đàm phán

dự liệu đàm phán trong tổng thể quá trình đàm phán, bao gồm chương trình hành động, kế hoạch hành động được thiết kế để đạt được một mục tiêu cụ thể khi tiến hành đàm phán, là tổ hợp các mục tiêu dài hạn và các biện pháp, các cách thức, con đường đạt đến các mục tiêu đó

Chiến lược được xác định bao gồm ba thành phần chính:

+ Xác định chính xác mục tiêu cần đạt được khi tiến hành đàm phán; + Xác định con đường hay phương thức để đạt mục tiêu;

+ Và định hướng phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu lựa chọn

1.5.1.2 Các chiến lược thường dùng trong đàm phán kinh doanh

Trong thực tế, tùy thuộc mục tiêu, bối cảnh và đối tác… mà có những chiến lược đàm phán khác nhau Căn cứ vào kết quả đàm phán có thể chia chiến lược đàm phán thành các loại sau:

- Chiến lược cạnh tranh (thắng - thua): Là chiến lược mà người đàm phán theo đuổi mục đích bằng mọi giá một cách dứt khoát và không hợp tác (thắng bằng mọi giá);

- Chiến lược né tránh (thua - thua): Là chiến lược mà theo đó người đàm phán không tỏ rõ thái độ dứt khoát và không hợp tác,trì hoãn giải quyết vấn đề;

- Chiến lược nhượng bộ, thỏa hiệp (thắng ít - thua ít): là chiến lược mà theo đó người đàm phán chia sẻ quyền lợi mỗi bên để đạt được một mục đích chấp nhận được;

- Chiến lược chấp nhận (thua - thắng): Là chiến lược mà theo đó người đàm phán thỏa mãn các yêu cầu của đối tác, chấp nhận nhượng bộ;

- Chiến lược hợp tác (thắng - thắng): Cùng nhau tìm ra các giải pháp liên kết và thỏa mãn tất cả các bên có liên quan

1.5.1.3 Xây dựng chiến lược đàm phán trong kinh doanh

- Bước đầu tiên trong thực hiện chiến lược đàm phán là xác định mục tiêu đàm phán Xác định mục tiêu nào cần đạt được và làm thế nào để đạt được những mục tiêu này

- Bốn khía cạnh mà các mục tiêu tác động đến quá trình đàm phán kinh doanh:

39

+ Mục tiêu là các kết quả cần đạt được và có thể lên kế hoạch thực tế để đạt được các mục tiêu đó;

+ Các mục tiêu phải có sự liên kết với mục tiêu của bên đối tác;

+ Mục tiêu phải có tính khả thi;

+ Các mục tiêu có thể đạt được là những thứ tồn tại cụ thể và có thể đánh giá được

- Năm lựa chọn chủ yếu khi xây dựng chiến lược đàm phán:

(1) Chọn một định hướng thiên về hợp tác hay một định hướng thiên về cạnh tranh (xung đột):

+ Chiến lược hợp tác thực hiện những giải pháp sáng tạo cho phép thoát

ra khỏi sự bất đồng;

+ Chiến lược cạnh tranh thiếu sự tìm kiếm giải pháp thay thế

(2) Chọn định hướng tấn công hay định hướng phòng ngự;

(3) Chọn một cuộc đàm phán ngắn hay dài;

(4) Chọn thái độ thích nghi hay thái độ bắt ép;

(5) Chọn giữa mở rộng và khép lại tầm nhìn, giữa thỏa thuận toàn bộ và thỏa thuận từng phần, giữa thỏa thuận ngay và thỏa thuận sau

1.5.2 Chiến thuật đàm phán trong kinh doanh

1.5.2.1 Khái niệm chiến thuật đàm phán trong kinh doanh

Chiến thuật là những phương sách, kỹ thuật, tác nghiệp được sử dụng trong từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể nhằm thuyết phục sự đồng tình của đối tác từng phần hay toàn bộ nội dung đàm phán Như vậy, chiến thuật là các hành động ngắn hạn, mang tính chất đối phó được đưa ra tạm thời thay thế hoặc

để theo đuổi chiến lược đã được vạch ra trước đó nhằm giành được thắng lợi trong đàm phán

Chiến thuật là một bộ phận của chiến lược, việc sử dụng chiến thuật nào

và mức độ sử dụng chiến thuật ấy trong mỗi kiểu đàm phán là khác nhau Khi sử dụng chiến thuật cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Chiến thuật sử dụng ba phương tiện cơ bản là lời nói, cử chỉ và thái độ Người sử dụng chiến thuật giống như diễn viên trên sân khấu và việc đạt được thành công phụ thuộc nhiều vào khả năng diễn suất của nhà đàm phán;

- Hiệu quả của một chiến thuật phụ thuộc vào tính bí mật bất ngờ và khả năng ứng biến của nhà đàm phán Chỉ có những người có quyền quyết định mới

có quyền lựa chọn thời điểm nào áp dụng chiến thuật nào