Xây dựng chương trình quản lý thư viện

Ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuycòn non trẻ nhưng tốc độ phát triển và đang dần được ứng dụng trong các lĩnh vựccủa nền kinh tế góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.Việc đư

Trong thập kỷ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanhchóng và có những bước tiến nhảy vọt Ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuycòn non trẻ nhưng tốc độ phát triển và đang dần được ứng dụng trong các lĩnh vựccủa nền kinh tế góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.

Việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý làm giảm bớt sức laođộng của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao và tiện lợi hơn rấtnhiều so với việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước Công nghệ thông tin giúpthu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hóa hệ thống và cụthể hóa các thông tin theo nhu cầu của con người

Dưới sự hướng dẫn tận tình của thày Vũ Việt Anh cùng sự tạo điều kiện giúp

đỡ của các thầy, cô và các bạn, em đã hoàn thành đề tài “Xây dựng chương trình quản lý thư viện” sau một thời gian tìm hiểu, nghiên cứu và phát triển.

Do còn nhiều hạn chế về thời gian, kiến thức, điều kiện làm việc cũng nhưtrải nghiệm thực tế, chương trình của em còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến của thày, cô và các bạn để chương trình của em được hoànthiện hơn và có thể đưa ứng dụng vào thực tế

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI NÓI ĐẦU 1 MỤC LỤC 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1 MỤC LỤC 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2

LỜI NÓI ĐẦU 1 MỤC LỤC 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 2

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Giới thiệu về Microsoft Access

Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ được xây dựng bởi Tiến sĩ F.Coodd với côngtrình khoa học được công bố rộng dãi trên tạp chí vào tháng 07/1970: “Mô hình dữliệu quan hệ cho các ngân hàng dữ liệu lớn” Theo mô hình này các dữ liệu sẽ đượclưu vào máy tính dưới dạng các bảng hai chiều gọi là các quan hệ và giữa các bảng

sẽ có các mối liên kết thật sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thật

So với ngôn ngữ lập trình truyền thống khác như Pascal, Foxpro,…Microsoft Access là công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh chương trình, giảiquyết hàng loạt vấn đề then chốt trong việc quản trị cơ sở dữ liệu, ở Access takhông cần viết chương trình mà vẫn nhanh chóng có được phần mềm hoàn chỉnhvới giao diện thuận tiện cho khá nhiều bài toán trong quản lý, kế toán, thống kê

Nếu được với ngôn ngữ C, Pascal, Foxpro việc tạo những đối tượng kỹ thuật

đồ họa bằng những chương trình khó khăn và tốn công sức thì đối với Access vấn

đề lại ngược lại, Access có một cấu trúc cơ dữ liệu độc đào có thể phối hợp mọibảng dữ liệu có liên quan và các chỉ mục, mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), truyvấn (Query) và mã VBA trong chỉ một tập tin cơ sở dữ liệu MDA

Ngoài các lệnh cơ bản để mở, truy vấn tập tin MDA còn cho phép sử dụngngôn ngữ SQL, một ngôn ngữ truy vấn dùng trong các quan hệ quản trị CSDL, đểkhai thác MDB có hiệu quả hơn

Access có khả năng nhập khẩu và xuất khẩu dữ liệu từ các tập tin bảng tính

và các CSDL khác

Professional và có thể sử dụng nó cho các chương trình của mình, nhưngkhông sử dụng cho lắm và nó cũ Để cho nhanh, chính xác và phổ biến hơn ta sửdụng Access 2000…

1.2 Tổng quan về Visual Basic 6.0

Visual Basic 6.0 (VB6) là một phiên bản của bộ công cụ lập trình Visual Basic(VB), cho phép người dùng tiếp cận nhanh cách thức lập trình trên môi trườngWindows Những ai đã từng quen thuộc với VB thì tìm thấy ở VB6 những tính năngtrợ giúp mới và các công cụ lập trình hiệu quả Người dùng mới làm quen với VBcũng có thể làm chủ VB6 một cách dễ dàng

2.2 Khảo sát hệ thống cũ

2.2.1 Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện

Về nguyên tắc, dù quản lý trên máy vi tính nhưng mô hình hoạt động của hệthống thư viện vẫn dùa trên phương thức quản lý truyền thống

Trước hết, để quản lý một khối lượng lớn sách báo và tạp chí thì phải tổ chứctốt hệ thống thư mục Hệ thống thư mục sẽ giúp bạn đọc tra cứu sách một cách hữuhiệu, cán bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng

Ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách:

- Hệ thống thư mục theo thể loại: Hình thức này tiện cho bạn đọc tìm sách đểnghiên cứu theo một chuyên sâu nào đó

- Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với hình thức này, khi cần mượn sáchbiết chính xác tên thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng

- Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi bạn đọcmuốn tìm sách của một tác giả nào đó

2.2.2 Phân tích hệ thống quản lý thư viện cũ

Một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của việc quản lý sách đó làquản lý bạn đọc Bất cứ lúc nào người quản lý thư viện cũng có thể biết được những

ai mượn sách gì của thư viện Việc nắm vững thông tin về bạn đọc và các nhu cầu

về sách của họ sẽ giúp việc quản lý của họ tốt hơn và từ đó có hướng đầu tư sáchthích hợp

Những năm trước đây, khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi, các hệthống quản lý đều làm theo phương pháp thủ công Hệ thống quản lý thư viện cũngquản lý theo phương pháp đó Trong tình hình hiện nay, việc quản lý một khốilượng lớn sách báo cũng như bạn đọc theo phương pháp này gặp rất nhiều khókhăn Nó đòi hỏi phải có nhiều cán bộ lâu năm, có kinh nghiệm và phải tốn nhiềucông sức mà chắc chắn vẫn không thể tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn

Những khó khăn này thể hiện qua các công việc quản lý sau:

- Đối với việc phục vụ bạn đọc:

Khi bạn đọc mượn một cuốn sách, cán bộ thư viện phải kiểm tra xem cuốnsách đó có còn trong thư viện không, nếu còn mới làm thủ tục cho mượn Công việcnày là tất yếu nhưng tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và tra cứu Nếu có sự sai lệch

về thông tin giữa các bảng danh mục sách và số lượng sách hiện có trong kho sẽ dẫnđến tình trạng bạn đọc phải chờ đợi rất lâu mới nhận được câu trả lời là đã hết sách.Trường hợp bạn đọc không nắm vững những thông tin về cuốn sách thì việc tìmkiếm càng trở nên khó khăn hơn

- Đối với việc quản lý:

Khi cần báo cáo thống kê định kỳ về danh mục các loại sách có trong thưviện, tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư của cả một thư viện sẽ tốn rất nhiềuthời gian, thậm chí không làm nổi

Tóm lại, việc quản lý theo phương pháp thủ công trong hệ thống cũ là khôngcòn phù hợp ở các thư viện hiện nay Những tồn tại trên đây cho thấy việc tổ chứclại hệ thống thư viện là rất cần thiết để có thể giải quyết được các tồn tại trên, đápứng các yêu cầu trong quản lý thư viện

2.2.3 Những yêu cầu của hệ thống mới

Công tác quản lý thư viện làm việc với một số lượng lớn sách báo và độc giả,nếu không biết xắp xếp và tổ chức công việc hợp lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn

Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được các nhược điểm của hệ thống cũ, phảigiúp được các cán bộ quản lý thư viện làm việc dễ dàng hơn, thuận tiện hơn giúpbạn đọc được phục vụ tốt hơn và để cho họ chấp hành các quy định của thư việnmột cách nghiêm túc.

Ngoài ra phần mềm là một ứng dụng trên hệ điều hành Window Microsoft,được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic 6.0, và hệ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

2003, sử dụng hệ thống Crystal report 9.0 nhằm mục đích giúp cài đặt chương trìnhthật gọn nhẹ và hoạt động tốt trên mọi máy tính, kể cả máy có cấu hình thấp, giảmthiểu chi phí lắp đặt một cách tối đa

Chương 3.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng BPC

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống Để phântích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm

vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ratrong các chức năng cũng như những hạn chế, các rang buộc đặt lên các chức năngđó

Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC) là việc phân rã có thứ bậc các chức năngcủa hệ thống Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trongmột khung của sơ đồ Do hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp nên BPC đượcphân cấp theo cấu trúc hình cây, cho biết hệ thống cần làm gì, chứ không chỉ ra làphải làm như thế nào

Các quy tắc xây dựng BPC

Đầu vào là các chức năng đã được khảo sát trong công đoạn khảo sát và xáclập dự án

Sau khi xác định được các yếu tố đầu vào, thực hiện phân nhóm các chức năng

có liên quan, đánh số thứ tự theo nhóm Trong quá trình xây dựng nên xác định mứcnào là thấp nhất Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc một nhómcác nhiệm vụ nhỏ do cá nhân đảm nhiệm

Đầu ra thu được là biểu đồ BPC(mức logic) BPC có thể trình bày trong nhiềutrang

4 Báo Cáo Thống Kê

4.1 Báo Cáo Số Lượng Sách Cho Mượn

4.2 Báo Cáo Sách Mượn Chưa Trả

3.1.2 Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Hình 1 Biểu đồ phân cấp chức năng

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD)

3.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu diễn tả tập hợp các chức năng xử lý của hệ thống quản lýtrong mối quan hệ trước sau trong tíên trình xử lý của hệ thống trao đổi thông tinvới tác nhân ngoài là người lãnh đạo - người trực tiếp quản lý kho

Hệ thống quản lý kho hàng được chia ra thành các chức năng chính biểu đạt cácnhiệm vụ sau:

 Cập nhật dữ liệu đầu vào

 Tính toán thu chi

 Thống kê tình hình xuất nhập

 Báo cáo

Trong quá trình xử lý thông tin ra vào chức năng xử lý và có thể lưu lại trong mộtthời gian để sau đó một vài chức năng xử lý sử dụng, ởđây xuất hiện các kho thôngtin Quá trình xử lý luồng thông tin của hệ thống quản lý kho hàng, mối quan hệ cácluồng thông tin ra vào mỗi chức năng, các kho dữ liệu chính Bao gồm các thànhphần:

rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Tên gọi: Là một danh từ

Tên chức năng

Biểu diễn: Là hình chữ nhật.

c Kho dữ liệu

Biểu diễn cho thông tin cần cất giữ sau đóđể một hoặc nhiều chức năng sử dụngchúng

Tên gọi: Danh từ + tính từ

Biểu diễn: Là cặp đường thẳng song song chứa thông tin cần cất giữ

Ví dụ:

Kho Kho Kho

Vào Ra Cập nhật

d Luồng dữ liệu

Đó là các luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng

Tên gọi: bao gồm danh từ + tính từ

Biểu diễn: Là một mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển

Ví dụ:

e Các tác nhân trong

Là một chức năng hoặc một hệ thống con của hệ thống đang xét được trình bày ởtrang khác Vì lý do trình bày nên cùng một tác nhân trong có thể xuất hiện ở nhiềunơi

Tên gọi: Là một động từ + bổ ngữ

Biểu diễn: Là hình chữ nhật thiếu một cạnh

Tác nhân ngoài

ghi nhận

Ví dụ:

 Tác dụng:

- Cho một thiết kế sơ bộ về thực hiện chức năng

- Là phương tiện giao tiếp giữa người thiết kế và người sử dụng

 Mục đích:

- Diễn tả các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước và sau tiến trình xử

lý và trong việc trao đổi thông tin cho nhau

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh(BLD ngữ cảnh)

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hay còn gọi là mức khung cảnh gồm cácchức năng chính của hệ thống và trao đổi với các luồng thông tin, các tác nhânngoài

a Thành phần

- Tác nhân ngoài: Lãnh đạo(LĐ), Độc Giả(ĐG)

- Chức năng: Quản lý thư viện

- Luồng dữ liệu:

+ LĐ  QLTV: Danh Sách Thể Loại(DSTL)

+ LĐ  QLTV: Thông Tin Sách(TTS)

+ Độc Giả  QLTV: Thông Tin Độc Giả(TTĐG)

+ LĐ  QLTV: Yêu Cầu Thêm Loại Độc Giả (YCTLĐG)

+ Độc Giả  QLTV: Yêu Cầu Mượn Sách(YCMS)

+ Độc Giả  QLTV: Yêu Cầu Thay Đổi Phiếu Mượn (YCTĐPM)

+ QLTV  Độc Giả: Chi Tiết Phiếu Mượn(PM)

+ QLTV  Độc Giả: Phiếu Mượn Đã Sửa(PMĐS)

+ Độc Giả  QLTV: Gửi Trả Sách(GTS)

+ LĐ  QLTV: Yêu Cầu Tìm Kiếm Thống Kê(YCTKTK)

+ QLTV  LĐ: Kết Quả Tìm Kiếm Thống Kê(KQTKTK)

b Vẽ sơ đồ

Hình 2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

+ Độc Giả  QLTV: Thông Tin Độc Giả(TTĐG)

+ LĐ  QLTV: Yêu Cầu Thêm Loại Độc Giả (YCTLĐG)

+ Độc Giả  QLTV: Yêu Cầu Mượn Sách(YCMS)

+ Độc Giả  QLTV: Yêu Cầu Thay Đổi Phiếu Mượn (YCTĐPM)

+ QLTV  Độc Giả: Chi Tiết Phiếu Mượn(PM)

+ QLTV  Độc Giả: Phiếu Mượn Đã Sửa(PMĐS)

+ Độc Giả  QLTV: Gửi Trả Sách(GTS)

+ LĐ  QLTV: Yêu Cầu Tìm Kiếm Thống Kê(YCTKTK)

+ QLTV  LĐ: Kết Quả Tìm Kiếm Thống Kê(KQTKTK)

- Luồng dữ liệu mới

+ QL Loại Độc Giả Loại Độc Giả

+ Loại Độc Giả QL Loại Độc Giả

+ Loại Độc Giả x QL Loại Độc Giả

+ QL Độc Giả Độc Giả

+ Độc Giả QL Độc Giả

+ Độc Giả x QL Độc Giả

+ QL Phiếu Mượn Phiếu Mượn

+ Phiếu Mượn QL Phiếu Mượn

+ QL Chi Tiết Phiếu Mượn Phiếu Mượn

+ Phiếu Mượn QL Chi Tiết Phiếu Mượn

+ Thể Loại QL Sách

+ Sách QL Chi Tiết Phiếu Mượn

+ Loại Độc Giả QL Độc Giả

+ Độc Giả QL Phiếu Mượn

+ Phiếu Mượn QL Chi Tiết Phiếu Mượn

+ Sách Tìm Kiếm

+ Độc Giả Tìm Kiếm

Hình 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Chương 4.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VÀ DỮ LIỆU

4.1 Sơ đồ cơ sở dữ liệu quan hệ:

Hình 4 Sơ đồ cơ sở dữ liệu quan hệ

4.2 Các bảng cơ sở dữ liệu

a Bảng theloai(Thể Loại)

Bảng 1 Bảng theloai(Thể Loại)

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả

b Bảng sach(Sách)

Bảng 2 Bảng sach(Sách)

slsachchomuon Number Long Integer Số Lượng Sách Cho Mượn

c Bảng loaidg(Loại Độc Giả)

Bảng 3 Bảng loaidg(Loại Độc Giả)

d Bảng docgia(Độc Giả)

Bảng 4 Bảng docgia(Độc Giả)

ngaylapthe Date/Time Ngày Lập Thẻ

e Bảng phieumuon(Phiếu Mượn)

Bảng 5 Bảng phieumuon(Phiếu Mượn)

f Bảng chitietphieumuon(Chi Tiết Phiếu Mượn)

Bảng 6 Bảng chitietphieumuon(Chi Tiết Phiếu Mượn)

Chương 5.

THIẾT KẾ GIAO DIỆN

Đầu tiên khi vào chương trình trên màn hình sẽ xuất hiện 1 cửa sổ như sau : Menu chính gồm: Hệ Thống, Lưu Trữ, Tìm Kiếm và Báo Cáo

Hình 5 Giao diện chính

Hệ thống menu sẽ giúp cho người dùng dễ dàng thực hiện những thao tácnhanh và chính xác sau khi được đăng nhập :

Hình 6 Đăng nhập

Để chọn cập nhật cho thể loại, ta vào Lưu trữ chọn Thể Loại

Ở from này ta có thể xem sách có những thể loại nào, ta có thể thêm, sửa, xóa cho từng thể loại

Hình 7 Thể loại sách

From sách hiển thị lên thông tin của sách, có thể thêm, sửa, xóa về thông tin sách

Hình 8 Thông tin về sách

Hình 9 Loại độc giả

Hình 10 Độc giả

Hình 11 Mượn sách

Hình 12 Trả Sách

Hình 13 Tim kiếm sách

Hinh 13.Tìm kiếm độc giả

Chương 6 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

6.1 Visual Basic 6.0

6.1.1 Giới thiệu

Visual Basic 6.0 (VB6) là một phiên bản của bộ công cụ lập trình VisualBasic (VB), cho phép người dùng tiếp cận nhanh cách thức lập trình trên môitrường Windows Những ai đã từng quen thuộc với VB thì tìm thấy ở VB6 nhữngtính năng trợ giúp mới và các công cụ lập trình hiệu quả Người dùng mới làm quenvới VB cũng có thể làm chủ VB6 một cách dễ dàng

Với VB6, chúng ta có thể :

- Khai thác thế mạnh của các điều khiển mở rộng

- Làm việc với các điều khiển mới (ngày tháng với điều khiển MonthView vàDataTimePicker, các thanh công cụ có thể di chuyển được CoolBar, sử dụng đồ họavới ImageCombo, thanh cuộn FlatScrollBar,…)

- Làm việc với các tính năng ngôn ngữ mới

- Làm việc với DHTML

- Làm việc với cơ sở dữ liệu

- Các bổ sung về lập trình hướng đối tượng

6.1.2 Cài đặt

Sử dụng chương trình Setup, người dùng có thể cài đặt VB6 lên máy tính củamình Chương trình Setup này còn cài đặt các tập tin cần thiết để xem tài liệu trênđĩa CD MSDN (Microsoft Developer Network) Nếu cần, người dùng có thể cài đặtriêng phần tài liệu và ví dụ mẫu của Visual Basic lên máy tính

Để cài đặt VB6, người dùng nên kiểm tra máy tính của mình đảm bảo được cấuhình tối thiểu Các yêu cầu hệ thống tối thiểu :

- Microsoft Windows 95 trở lên hoặc là Microsoft Windows NT Workstation 4.0 trởlên