Xây dựng hệ thống quản lý thư viện đại học công nghiệp hà nội

Tuy nhiên qua khảo sát tình hìnhchung tại thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việcquản lý thư viện nói chung là vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhân

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHÊ THÔNG TIN

HITECH

Báo cáo thực tập chuyên ngành : Phân tích và Thiết kế hệ thống thông tin

Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý thư viện Đại học Công Nghiệp Hà Nội

MỤC LỤC

2 Nhiệm vụ của thư viện 5

3 Quá trình mượn và trả sách 5

4 Quá trình SV đến đọc sách 6

5 Quá trình cập nhật sách 6

6 Quá trình quản lý thông tin sách: 6

7 Quá trình quản lý thông tin độc giả: 6

II Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống 7

1.Ưu điểm 7

2.Nhược điểm 7

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 8

I Phân tích chức năng 8

1 Vẽ mô hình phân rã chức năng 8

8

2 Mô tả các chức năng trong mô hình phân rã 9

2.1 Chức năng quản lý thông tin sách 9

2.3 Chức năng quản lý mượn trả sách 9

2.4 Chức năng quản lý tìm kiếm thông tin 11

2.5 Chức năng báo cáo thống kê 11

II Phân tích dữ liệu 12

1 Mô hình luồng dữ liệu 12

1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 12

1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 13

1.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 14

16

2 Xây dựng mô hình thực thể liên kết 16

2.1 Xác định các thực thể và định danh tương ứng 16

2.2 Mô hình thực thể liên kết và các thuộc tính 17

CHƯƠNG III THIẾT KẾ HỆ THỐNG 17

I Tạo bảng cơ sở dữ liệu 17

1 Bảng Sách(SACH) 17

2 Bảng Nhà Xuất Bản(NXB) 18

3 Bảng Độc Giả(DOCGIA) 18

4 Bảng Quản Lý Thẻ(QUANLYTHE) 18

5 Bảng Phiếu Mượn Trả(PHIEUMUONTRA) 18

II Bảng dữ liệu 19

1 Mối quan hệ giữa các bảng 19

19

2 Cơ sở dữ liệu cho các bảng 20

2.1 Bảng Độc giả(DOCGIA) 20

2.2 Bảng Nhà Xuất Bản(NXB) 20

2.3 Bảng Quản lý thẻ(QUANLYTHE) 21

2.4 Bảng Sách(SACH) 21

2.5 Bảng Phiếu mượn trả(PHIEUMUONTRA) 22

1.2 Màn hình quản lý thông tin sách 23

1.3 Màn hình quản lý thông tin độc giả 23

1.4 Màn hình quản lý thông tin phiếu mượn 24

1.5 Màn hình quản lý thông tin chi tiết phiếu mượn 24

2 Phiếu yêu cầu 25

3.1 Thống kê danh sách phiếu mượn 26

3.2 Thống kê danh mục sách 27

3.3 Thống kê danh sách độc giả mượn sách tháng 12 28

Chương IV Tổng kết 29

LỜI NÓI ĐẦU

Nhu cầu công nghệ ngày càng phát triển, đặc biệt với sự phát triển của công nghệthông tin đã làm cho việc quản lý các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tựđộng hoá cao Trong số đó phải kể đến hệ thống quản lý thư viện với kho sách đồ sộ Đó làmột công việc khá phức tạp và có một lượng thông tin cần quản lý lớn Toàn bộ các hoạtđộng trong công việc quản lý cho mượn sách hay trả sách và đọc sách tại chỗ tốn nhiều thờigian và nhân viên trong việc tìm một quyển sách nào đó Tuy nhiên qua khảo sát tình hìnhchung tại thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, nhóm chúng em nhận thấy việcquản lý thư viện nói chung là vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhân viên thư việncũng như là sinh viên, giáo viên tại trường Việc sinh viên, giáo viên phải tự đến máy tínhđiện tử để tìm tên sách mà họ muốn tìm, xong rồi họ còn phải đến gặp nhân viên thư việnrất tốn nhiều thời gian Công việc báo cáo thông kê trong công tác quản lý thư viện cũnggặp vô vàn khó khăn Chỉ với việc thông kê số lượng sách đã cho mượn, sách đã trả cũngmất rất nhiều thời gian, nhiều khi còn xảy ra sai sót do số lượng sách quá nhiều Vì vậy cầnphải có những cải tiến tích cực các quy trình nghiệp vụ với việc áp dụng công nghệ thôngtin hiện đại, và cần xây dựng một mô hình quản lý thư viện mới phù hợp, tiện lợi cho việcquản lý thư viện là một vấn đề cấp thiết hơn bao giờ hết Từ đó người nhân viên quản lý cóthể dễ dàng thực hiện công việc

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó và qua quá trình học tập môn phân tích thiết kế hệthống cùng với sự hướng dẫn của giáo viên và được giáo viên cho đề tài phân tích thiết kế

hệ thống “Quản lý thư viện của trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội” nhóm chúng em đãtìm hiểu để khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện cho ngôi trường này làmbáo cáo bài tập lớn

Trong quá trình khảo sát, phân tích đề tài mặc dù nhóm chúng em đã có sự cố gắngtìm hiểu nhưng do điều kiện và thời gian có hạn, cũng như khả năng của chúng em còn hạnchế nên rất mong nhận được sự giúp đỡ từ phía các giáo viên hướng dẫn Đặc biệt chúng emxin chân thành cảm ơn giáo viên đã giúp đỡ chúng em trong quá trình làm đề tài này

Thuật ngữ :

- ĐHCN HN : Đại học Công Nghiệp Hà Nội

- SV,GV: Sinh viên, Giáo viên

CHƯƠNG I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI

I Khảo sát nghiệp vụ

1 Cơ cấu tổ chức của thư viện

Thư viện của trường ĐHCN HN có 9 nhân viên và nhiệm vụ như nhau, đảm nhiệmtất cả mọi công việc trong thư viện

Thư viện trường được phân ra làm 3 tầng, mỗi tầng có 3 nhân viên chịu trách nhiệmquản lí ở tầng đó Trong đó :

+ Tầng 1: nơi SV, GV có thể mượn, trả hay đọc sách báo tại chỗ

+ Tầng 2: nơi SV, GV có thể học nhóm, mượn, trả hay đọc sách tại chỗ

+ Tầng 3: nơi SV, GV có thể tra cứu với máy tính điện tử

Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội có 2 thư viện: một ở Khu A – Minh Khai – TừLiêm – Hà Nội, hai ở khu B – Tây Tựu – Từ Liêm – Hà Nội và tổng diện tích 760m2

2 Nhiệm vụ của thư viện

Phục vụ và đáp ứng nhu cầu mượn và đọc sách, tài liệu của giáo viên, sinh viêntrong trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Nhằm để hỗ trợ nhu cầu học tập và nghiên cứucủa giáo viên cũng như sinh viên trong trường

Thư viện của trường có tổng khoảng 60.000 đầu sách

3 Quá trình mượn và trả sách

_ Quá trình mượn sách:

Khi một sinh viên có nhu cầu mượn sách, sinh viên này đầu tiên phải đến khu vực tracứu sách, tìm những tài liệu mà mình muốn mượn trong quyển sổ ghi lại danh sách các loạitài liệu( mã sách) được mượn( do thư viện không cho sinh viên vào tìm và chọn tài liệu).Sau khi tìm được những tài liệu mà mình muốn mượn thì sinh viên tiếp tục yêu cầu nhânviên thư viện tìm xem tài liệu đó có còn trong kho không hay đã hết và đề nghị cho mượntài liệu đó

Nếu cuốn sách ấy không còn thì sinh viên này sẽ không mượn được Nếu cuốn sách

ấy vẫn còn thì, sinh viên phải làm một số thủ tục tiếp theo đó là: điền đầy đủ các thông tinvào một phiếu mượn sách do thư viện yêu cầu Sau khi điền đầy đủ thông tin trên sinh viênphải trình thẻ thư viện và đưa thẻ thư viện cho nhân viên kiểm tra Sau khi kiểm tra đầy đủthông tin và tính chính xác thì nhân viên thư viện sẽ cho sinh viên mượn sách và giữ lạiphiếu mượn trả kèm với thẻ thư viện Thẻ và phiều này sẽ được nhân viên thư viện phân loạitheo đơn vị lớp và cất giữ để khi sinh viên trả sách tìm sẽ nhanh hơn

Và sinh viên phải nộp phí 20.000 đ là tiền đặt cọc

_ Quá trình trả sách:

Khi sinh viên đến trả sách nhân viên sẽ yêu cầu đọc tên và lớp của mình để nhân viêntìm phiếu mượn và thẻ thư viện của sinh viên đó Sau đó sinh viên đưa tài liệu cho nhânviên kiểm tra: các thông tin theo phiếu mượn về tính chính xác của tài liệu, nguyên vẹn củatài liệu nếu không có vấn đề gì thì tài liệu sẽ được trả

Trường hợp sách không đúng bất cứ lý do gì coi như sinh viên đã làm mất sách vàphải đền(phạt) theo quy định của thư viện

Trường hợp tài liệu hỏng thì tùy theo mức độ sinh viên sẽ bị phạt hay đền hoàn toàn

Đồng thời nhân viên kiểm tra ngày mượn của sinh viên: nếu vượt quá quy định sẽ bị phạt vàcũng tùy theo mức độ: có thể là khóa thẻ thư viện một thời gian, phạt tiền hoặc nặng hơn cóthể gửi lên khoa để cảnh cáo

Số tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả lại cho sinh viên Trường hợp sách của thư viện hưhỏng sẽ bị trừ tiền tùy theo thiệt hại và giá trị của cuốn sách mà sinh viên đã mượn

Tương tự như quá trình mượn trả tài liệu: có điều nếu mượn tạp chí sẽ mượn đượcnhiều hơn: 5 quyển tạp chí và mượn đề tài thì chỉ được mượn vào ngày thứ 6 hàng tuần

4 Quá trình SV đến đọc sách

Sinh viên có nhu cầu đến thư viện để đọc tài liệu: trước tiên sinh viên cũng tìm tàiliệu theo danh sách Sau đó sinh viên cũng phải làm các thủ tục giống như mượn tài liệu chỉkhác ở chỗ trong phiếu mượn sinh viên không cần ghi ngày mượn và ngày trả,không phảinộp tiền đặt cọc Thẻ thư viện sẽ được nhân viên giữ tới khi sinh đọc xong và trả tài liệutheo đúng quy định Mượn tài liệu xong sinh viên sẽ sang phòng đọc và chọn nơi thích hợp

để đọc Khi đọc và nghiên cứu phải thực hiện theo đúng quy định của thư viện: giữ vệ sinh,nghiêm túc sau khi đọc xong sinh viên trả tài liệu theo quy định

5 Quá trình cập nhật sách

Khi có nhu cầu nhập sách thì nhân viên sẽ liên hệ và đặt hàng với các nhà cung cấpsách Việc nhập sách dựa vào nhu cầu của thư viện và nhân viên quản lý sẽ lập đơn hàng gửicho nhà cung cấp sách Thông tin về đơn hàng bao gồm: mã đơn hàng, ngày đặt hàng, mãnhà cung cấp,tên nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ và các thông tin về sách bao gồm: mãsách, tên sách, loại sách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền, chữ ký của người đặthàng Sau khi nhận được các mặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến thì bộ phận này tiến hànhkiểm tra, nếu hàng hóa đảm bảo như trong đơn đặt hàng thì tiến hành thanh toán tiền hàngcho nhà cung cấp Nếu mặt hàng không đúng như trong đơn đặt hàng thì thống báo từ chốinhập Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhỉều đơn hàng nhưng mỗi đơn hàng chỉ do mộtnhà cung cấp

6 Quá trình quản lý thông tin sách:

Thêm mới sách khi sách được đưa về, sửa các thông tin về sách khi cần thiết và xóa thôngtin về sách khi không còn trong thư viện Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, sốlượng, mã nhà cung cấp và ghi chú Những thông tin về sách được nhân viên quản lý cungcấp khi sách được chuyển đến

7 Quá trình quản lý thông tin độc giả:

Việc quản lý độc giả khi mượn hay trả sách được thực hiện như sau: dựa vào thẻ độc giả mànhân viên thư viện có được các thông tin: mã thẻ, họ tên, giới tính, điện thoại, địa chỉ Mỗiđộc giả có một định danh duy nhất là mã độc giả

II Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống

1 Ưu điểm

Thư viện trường ĐHCN HN có một cơ sở vật chất khá vững mạnh đã phần nào đáp ứngđược nhu cầu bạn đọc Đồng thời đảm bảo đúng yêu cầu an toàn được đề ra đối với bạn đọcnhư: nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh

Hệ thống quản lý trường ĐHCN HN hiện nay là một hệ thống được tổ chức từ dưới lêntrên có chức năng thu nhập và tổng hợp thông tin giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt mộtlượng lớn thông tin và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của đơn vị một cách dễ dàng màkhông mất nhiều thời gian, công sức

Việc tổ chức hoạt động của thư viện trường ĐHCN HN hiện nay là khá thống nhất Mọithông tin được tổng hợp từ dưới lên trên và chuyển từ trên xuống Đảm bảo thống nhất giữacác luồng thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và luồng thông tin nội bộ

2 Nhược điểm

Qua việc khảo sát thực tế cho thấy quản lý của thư viện trường ĐHCN HN hiện nay vẫncòn sử dụng quy trình quản lý thủ công là chủ yếu Trong công tác quản lý thư viện cácthông tin luôn luôn phải được cập nhật, bổ sung chỉnh sửa như: thông tin độc giả, thông tin

về sách, thông tin về mượn trả… Từ đó, thông tin được kết xuất để lập ra các bảng biểu,báo cáo cần thiết Nếu sử dụng kiểu quản lý thủ công thì sẽ có rất nhiều công đoạn chồngchéo gây lãng phí thời gian, công sức Chẳng hạn như trong việc lập báo cáo, một báo cáophải được tổng hợp nhiều sổ sách để phụ vụ cho nhiều mục đích khác nhau Do đó có thểdẫn đến những sai xót ở nhiều công đoạn do việc dư thừa hoặc thiếu thông tin

Tóm lại, nhược điểm lớn nhất của quy trình quản lý thủ công đó là gây ra lãng phíthới gian, công sức mà hiệu quả lại không cao Vì vậy việc xây dựng hệ thống mới có ứngdụng công nghệ thông tin nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ là vô cùngcần thiết

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I Phân tích chức năng

1 Vẽ mô hình phân rã chức năng

2 Mô tả các chức năng trong mô hình phân rã 2.1 Chức năng quản lý thông tin sách

Nhập thông tin sách khi nhận được sách từnhà cung cấp Thông tin sách được chỉnh sửa khi cóthay đổi về thông tin nhà cung cấp Nếu sách khôngcòn đáp ứng nhu cầu của độc giả thì có thể xóa bỏkhỏi hệ thống

Thông tin sách bao gồm : mã sách, tên sách,tác giả, năm xuất bản, mã nhà cung cấp, ngày nhập

2.2 Chức năng quản lý thông tin độc giả

Độc giả là SV,GV có nhu cầu mượn sách

để tham khảo và thông tin mà SV,GV cung cấpcho thủ thư là thẻ SV,GV để thủ thư có thể lưutrữ vào hệ thống

Thông tin độc giả gồm: mã độc giả, tênđộc giả, điện thoại, giới tính, các mô tả khác

Trong một năm thủ thư sẽ kiểm tra lạicác độc giả đã hết thời gian học tập và xóanhững độc giã đó đi bằng chức năng xóa thôngtin độc giả

2.3 Chức năng quản lý mượn trả sách

* Mượn sách:

a/ Mượn đọc tại chỗ:

Mỗi bạn đọc được phép mượn 02 lần/01 buổi(sáng, chiều, tối), mỗi lần được mượn tối đa 02đơn vị tài liệu

b/ Mượn tài liệu mang về nhà:

- Đối với cán bộ, giáo viên: Được mượn

tài liệu tham khảo mỗi lần không quá 05 đơn vịtài liệu và giữ trong sổ mượn không quá 10 đơn

vị tài liệu Thời gian mượn tối đa là 01 tháng.Với những tài liệu dùng làm giáo trình giảng dạythì được mượn trong suốt quá trình giảng dạymôn học đó;

- Đối với học sinh – sinh viên: Được

mượn mỗi lần 02 đơn vị tài liệu và giữ trong sổmượn không quá 06 đơn vị tài liệu, thời gian giữ

không quá 2 tuần làm việc Đối với tài liệu là giáo trình môn học thì được mượn trong suốtthời gian học môn học đó, kết thúc môn học nào thì phải trả ngay tài liệu môn học đó choThư viện (thi xong lần 1) Trả hết tài liệu của học phần môn học đã kết thúc thì mới đượcmượn cho học phần môn học sau (Cần xem kỹ hướng dẫn công việc của Phòng mượn vềnhà).

- Đối với những tài liệu được dùng làm công cụ tra cứu: Từ điển, Bách khoa toàn thư,

kỷ yếu hội thảo khoa học, luận văn, luận án.v.v… chỉ được mượn đọc tại chỗ

- Từ 01 đến 05 ngày phạt 2.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu;

- Từ 06 ngày trở đi phạt thêm 500 VNĐ/1ngày/1 đơn vị tài liệu;

b/ Tự ý mang ra khỏi Thư viện:

- Đối với tài liệu chỉ được đọc tại chỗ khi bạn đọc tự ý mang ra khỏi Thư viện thìphải trả lại ngay cho Thư viện và nộp phạt 10.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu;

- Nếu bạn đọc giữ tài liệu quá 05 ngày Trung tâm Thông tin Thư viện đề nghị xử lý

về thi đua và nộp phạt 20.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu

c/ Mất tài liệu:

- Đối với tài liệu dễ mua: Bạn đọc tự mua trả tài liệu mới đúng chủng loại đồng

thời nộp phạt thêm 5.000 VNĐ/ 01 đơn vị tài liệu (xử lý nghiệp vụ Thư viện) Trường hợpkhông tự mua được thì phải bồi hoàn bằng 02 lần giá bìa

- Đối với tài liệu có dán tem từ chống mất trộm: Bạn đọc phải bồi hoàn thêm

15.000 VNĐ/01 đơn vị tài liệu (mua tem từ);

- Đối với tài liệu quý hiếm: Bạn đọc bồi hoàn gấp từ 03 lần đến 05 lần giá bìa khi

không tự mua được tài liệu cùng chủng loại

- Đối với các loại tài liệu là: Báo, tạp chí thì bồi hoàn gấp 05 lần trị giá báo, tạp

- Phạt lao động tại Trung tâm Thông tin Thư viện từ 01 đến 10 ngày;

- Đề nghị hạ 01 bậc hạnh kiểm trong quá trình học tập tại trường;

- Tước quyền sử dụng Trung tâm Thông tin Thư viện;

- Đề nghị buộc thôi học, hoặc truy cứu trách nhiệm theo Pháp luật

2.4 Chức năng quản lý tìm kiếm thông tin

Chức năng này rất quan trọng nó mang tính chấttổng hợp hoạt động gắn với các chức năng của hệthống Nó có nhiệm vụ thống kế và lập các báo cáo

về tổng số độc giả, số sách hiện có, số sách mượn,

số sách thất thoát… Thông qua chức năng này mà tổtrưởng có thể nắm bắt một cách dễ dàng và chínhxác về tình trạng hoạt động của thư viện từ đó có thểđiều hành hoạt động của thư viện và từ đó đề ra cácmục tiêu cần hướng tới

2.5 Chức năng báo cáo thống kê

Chức năng này rất quan trọng nó mang tính chấttổng hợp hoạt động gắn với các chức năng của hệthống Nó có nhiệm vụ thống kế và lập các báo cáo

về tổng số độc giả, số sách hiện có, số sách mượn,

số sách thất thoát… Thông qua chức năng này mà

tổ trưởng có thể nắm bắt một cách dễ dàng và chínhxác về tình trạng hoạt động của thư viện từ đó cóthể điều hành hoạt động của thư viện và từ đó đề racác mục tiêu cần hướng tới

II Phân tích dữ liệu

1 Mô hình luồng dữ liệu

1.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

1.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

1.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý thông tin sách

 Mô hình luồng dữ liệu của chức năng quản lý độc giả