Những ví dụ về kết quả và hành vi cư xử

Báo cáo cần giải thích: - Các bài tập đó giúp bạn hiểu gì về bản thân - Bạn có thể sử dụng các thông tin để định hướng cho các hành vi cư xử của bạn trong tương lại như thế nào?. - Bạn h

Môn: Quản trị hành vi tổ chức

BÀI TẬP CÁ NHÂN Yêu cầu: Bạn hãy hoàn thành các bài tập Big 5 và MBTI

Hãy chuẩn bị báo cáo việc học của bạn Báo cáo cần giải thích:

- Các bài tập đó giúp bạn hiểu gì về bản thân

- Bạn có thể sử dụng các thông tin để định hướng cho các hành vi cư xử của bạn

trong tương lại như thế nào?

- Những ví dụ về kết quả và hành vi cư xử của bạn giúp bạn xác định và giải thích

những hành vi đó như thế nào?

- Bạn hãy phân tích và giải thích hành vi cư xử của mình, sự giao tiếp của bạn với

người khác, các hoạt động yêu thích và thái độ của bạn với công việc qua những kết quả từ bản điều tra thái độ, giá trị và tính cách

Bài viết:

Như chúng ta đã biết Hành vi tổ chức là một môn học mới và rất đặc biệt tại Việt Nam Thực tế chỉ ra rằng trong cuộc sống, công việc hàng ngày cách thức ứng xử của mỗi

cá nhân, tổ chức đều được lý giải một cách khoa học, có tính hệ thống, song không phải cá nhân, tổ chức nào cũng có thể hiểu, dự đoán và ảnh hưởng đến hành vi đối với cá nhân, tổ chức

Sau khi tham gia khoá học này và nhất là sau khi được nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức và các bài tập tôi đã phần nào được trang bị những kiến thức cơ bản về hành vi tổ chức từ đó có thể lý giải được những hành vi của mình, tổ chức mình làm việc, qua đó giúp tôi tìm ra được giải pháp phù hợp nâng cao hiệu quả công việc

Những điều cơ bản về hành vi tổ chức tôi có thể lĩnh hội được bao gồm:

Thứ nhất: Tôi đã hiểu được thế nào là hành vi tổ chức; thế nào là tổ chức và tại sao lại

phải nghiên cứu hành vi tổ chức?

- Hành vi tổ chức (OB) nghiên cứu cái mà mọi người suy nghĩ, cảm nhận và hành động trong và liên quan đến tới tổ chức Các học giả OB đã nghiên cứu một cách hệ thống các đặc tính của cá nhân, nhóm và cấu trúc ảnh hưởng tới hành vi trong tổ chức

Nguồn gốc của OB có thể được truy nguyên từ xa xưa Trong một thời gian dài hành vi của tổ chức tồn tại ở đâu đó, nó chưa được tổ chức thành một nguyên tắc thống nhất cho đến thời kỳ chiến tranh thế giới lấn thứ 2

- Tổ chức là những nhóm người làm việc phụ thuộc lẫn nhau để đạt được những mục tiêu chung Tổ chức không phải là các toà nhà hay các cấu trúc vật chất khác Đúng hơn là tổ chức bao gồm những người có tác động lẫn nhau để đạt được một loạt các mục tiêu Người lao động cấu trúc các mô hình tương tác có nghĩa là họ mong đợi lẫn nhau hoàn thành các nhiệm vụ nhất định theo một cách được sắp xếp hợp lý - một cách có tổ chức

Nghiên cứu hành vi tổ chức giúp chúng ta hiểu được sự kiện trong tổ chức Tác động lên sự kiện và Dự báo trước những sự kiện đó

Nhìn chung hành vi tổ chức là một lĩnh vực còn khá mới mẻ đòi hỏi nghiên cứu về việc người ta nghĩ, cảm nhận và làm gì ở các tổ chức Tổ chức là nhóm người làm việc phụ thuộc lẫn nhau vì một mục đích nào đó Khái niệm hành vi tổ chức giúp chúng ta dự đoán

và hiểu được các sự kiện tổ chức và ứng dụng chính xác hơn lý thuyết vào thực tiễn và tác động lên các sự kiện tổ chức

Thứ 2: Về hành vi của mỗi cá nhân, áp lực căng thẳng trong công việc và cách thức giải

quyết

- Năng lực hành vi của cá nhân bị chi phối bởi động lực, khả năng, ý thức công việc và các yếu tố tình huống (MARS) Động lực bao gồm các yếu tố bên trong có ảnh hưởng tới hướng đi, sự nỗ lực và tính bền bỉ trong hành vi có tự chủ của mỗi cá nhân Năng lực bao gồm các năng khiếu bẩm sinh và những điều đã học được cần thiết để hoàn thành nhiệm

vụ Ý thức nhiệm vụ là niềm tin cá nhân về những hành động nào là cần thiết và thích hợp

để giải quyết tình huống cụ thể Các yếu tố tình huống là các điều kiện của môi trường kìm nén hoặc thúc đẩy hành vi và hiệu quả công việc của cá nhân

- Tính cách cá nhân liên quan tới mô hình ổn định trong cả hành vi cư xử và tính thống nhất trong suy nghĩ dùng để giải thích xu hướng cư xử của một con người Mỗi cá nhân có những đặc điểm hành vi khác nhau, phương pháp đánh giá Myer-Briggs (MBTI) là thước

đo mức độ yêu thích sự tập trung chú ý của con người, thu thập, tiếp nhận, xử lý thông tin

và định hướng bản thân họ với thế giới bên ngoài thông qua phương pháp này xác định được tính cách của cá nhân trên góc độ: Tri giác/trực giác; Suy tính/Cảm xúc; Đánh giá/ Tiếp nhận; Lý trí/Cảm tính; Hướng nội/Hướng ngoại…

- Trong cuộc sống, công việc con người thường hay gặp phải những tình huống gây thách thức hoặc có thể đe doạ tới trạng thái cân bằng của con người hay người ta còn gọi là Stress, việc hiểu những nguyên nhân trực tiếp từ công việc như: giao tiếp cá nhân, vị trí công việc, kiểm soát công việc hay là môi trường tổ chức đến những nguyên nhân không phải trực tiếp từ công việc như: thời gian, sự căng thẳng trong gia đình hoặc sự không đồng nhất hành vi giữa công việc và vai trò trong gia đình đều có thể tạo ra những áp lực, căng thẳng cho mỗi cá nhân Hệ quả của nó là sự ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ, tâm lý và hiệu quả công việc Việc hiểu rõ những nguyên nhân này giúp mỗi cá nhân có thể rút ra những giải pháp loại bỏ, kiểm soát Stress thúc đẩy công việc tốt hơn

Thứ 3: Làm việc theo nhóm, đặc tính của nhóm và cách thức làm việc theo nhóm đạt hiệu

quả

- Ta thấy rằng, một cá nhân không thể làm tất cả các công việc cũng như không thể tự mình làm tất cả vì vậy hình thành nên đội, nhóm Việc tổ chức như vậy tạo ra sự gắn kết giữa một số người cùng một mục tiêu, có thể hỗ trợ lẫn nhau để đạt đươc mục đích Tính tích cực của đội, nhóm mọi người có thể nhận thấy Song bên cạnh đó cũng có những điều hạn chế nhất định như: Tính ỷ lại, ngại bày tỏ quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá…

- Nhìn thấy những điểm mạnh, điểm hạn chế của đội, nhóm giúp mỗi cá nhân có thể phát huy tốt hơn tinh thần làm việc cũng như hiệu quả công việc và rút ra kinh nghiệm và khắc phục những điểm còn hạn chế để dần hoàn thiện hơn

Thứ 4: Sự giao tiếp giữa cá nhân với nhau, giữa cá nhân với tổ chức, giữa tổ chức với tổ

chức

- Khích lệ nhân viên trong tổ chức giúp cho người quản lý lãnh đạo có nhiều thông tin hơn,

đa chiều hơn đồng thời tăng tính chủ động, tự tin cho đội ngũ của mình Bên cạnh đó cũng

là cách truyền tải thông tin của tổ chức đối với cá nhân

- Để khuyến khích giao tiếp trong tổ chức là cách làm phẳng hơn các tầng lớp trong giao tiếp, giúp cá nhân có thể hoà đồng nhanh trong môi trường đa văn hoá và đặc biệt tránh cho người lãnh đạo rơi vào trạng thái quan liêu gây hại cho tổ chức của mình

Thứ 5: Việc ra quyết định, sự sáng tạo tổ chức, cá nhân

Ra quyết định là một quy trình mang tính ý thức để chọn lựa giữa một hay nhiều giải pháp với mục đích hướng tới một số kết quả mong muốn Mô hình ra quyết định lý trí bao gồm xác định các vấn đề cơ hội, lựa chọn cách thức ra quyết định tốt nhất, xây dựng các giải pháp tốt nhất, thực hiện giải pháp đã chọn và đánh giá kết quả của quyết định

- Thực tế cho thấy rằng việc ra quyết định của người lãnh đạo thường dựa trên mô hình lý trí nghĩa là người ra quyết định sử dụng những mục tiêu rõ ràng, có thể xử lý thông tin về mọi giải pháp và kết quả của chúng, đánh giá đồng thời các giải pháp, đưa ra tiêu chuẩn đánh giá giải pháp, xử lý những thông tin thực tế và lựa chọn và lựa chọn giải pháp mang tính hiệu quả nhất

- Phát huy sức sáng tạo trong tổ chức là điều rất quan trọng, để khuyến khích sự sáng tạo đòi hỏi phải có sự tham gia của nhân viên trong quá trình ra quyết định có chất lượng hơn

Để làm được việc đó người lãnh đạo cần phải thực sự cầu thị lắng nghe, sẵn sàng tiếp nhận

và xử lý thông tin một cách có logic và hệ thống, ghi nhận và tôn vinh từ những ý tưởng nhỏ nhất của đội ngũ cán bộ, nhân viên của mình Sự tham gia trong quá trình ra quyết định của nhân viên chỉ ra cho đội ngũ của mình các quyết định đưa ra đó là một phần của chính bản thân họ, và như vậy khi thực hiện trở nên dễ dàng hơn và người thực hiện cảm thấy tự hào, hài lòng vì quyết định đó chính do mình

Thứ 6: Văn hoá của một tổ chức, cơ cấu, cách sắp xếp tổ chức và những thay đổi trong tổ

chức

- Văn hoá tổ chức chính là sự chia sẻ các nhận định, giá trị và niềm tin được cho là cách suy nghĩ đúng và giải quyết các vấn đề, các cơ hội của tổ chức

- Việc thay đổi văn hoá tổ chức là một đòi hỏi khi tổ chức xét thấy cần phải thay đổi để thích nghi với điều kiện mới Văn hoá tổ chức rất khó thay đổi, tuy nhiên có thể thay đổi qua việc rạo ra sự cần thiết phải thay đổi và thay thế những hiện tượng ủng hộ văn hoá cũ bằng những hiện tượng mới phù hợp hơn với văn hoá tương lai đang hướng tới

Thứ 7: Những xung đột và công việc đàm phán

- Xuất phát từ những lợi ích của mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức việc xảy ra xung đột, mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi Xung đột không có nghĩa là không tốt, theo Các Mác có đề cập mâu thuẫn là động lực của sự phát triển, chính vì vậy việc giải quyết các mâu thuẫn như thế nào là vấn đề quan trọng hơn cả

- Để giải quyết các vấn đề xung đột trước hết phải tăng cường truyền thông, thông tin để hiểu biết lẫn nhau, xác định rõ những quy định, nguyên tắc trong công việc, giảm bớt sự

phụ thuộc lẫn nhau, giảm bớt sự khác biệt và tăng cường làm việc theo nhóm để có sự đồng thuận

- Đàm phán để giải quyết các xung đột cần phải dựa trên nguyên tắc có lợi cho cả hai phía, đưa ra khoảng mục tiêu, khoảng giới hạn hai bên đều có thể chấp nhận được và đáp ứng phần nào đó lợi ích cơ bản của cả hai, như vậy vấn đề đàm phán giải quyết công việc đã đi được một bước quan trọng Việc giải quyết xung đột thông qua đàm phán đòi hỏi mỗi bên tham gia đàm phán đều phải có thiện chí trong quá trình tìm ra giải pháp Trường hợp cuối cùng hai bên đều không thoả hiệp được thì xung đột sẽ được giải quyết bởi bên thứ 3 (ví dụ như Toà án), đây là điều mà hầu hết các nhà quản lý đều không muốn sử dụng

Ví dụ: Về một trường hợp tại đơn vị

Trước đây tôi quản lý một bộ phận có 6 thành viên bao gồm cả tôi, 5 người dưới quyền quản lý của tôi Hầu hết các bạn đó đều là những người có quan hệ quen biết với lãnh đạo đơn vị tôi nên mới được vào làm việc Phần do các thành viên đó ỷ lại vào các mối quan hệ

và phần chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc cũng như sự hoà nhập nên các thành viên này luôn có những bất hoà và xung đột với nhau (xung đột về công việc, quyền lợi…) Đứng trước tình thế đó tôi cũng rất lúng túng không biết giải quyết như thế nào vì các thành viên này đều có những mối quan hệ nhất định ảnh hưởng tới Ban lãnh đạo Nếu giải quyết không khéo, tôi sẽ gây ra những phiền phức không thể lường trước Với cương vị là người quản lý bộ phận tôi đã quyết định giải quyết vấn đề như sau:

- Thứ nhất: Tôi đã gặp riêng từng người để trao đổi: trong buổi trao đổi đó tôi nêu ra những

ưu và nhược điểm của họ, những nội quy của bộ phận cũng như cơ quan Tôi bày tỏ quan điểm của mình là không đồng ý về việc các thành viên đó làm việc không theo nề nếp của

bộ phận đã gây ảnh hưởng xấu chung cho cả bộ phận và các thành viên khác, đồng thời tôi cũng nói rõ là các bạn ấy có người quen giới thiệu về bộ phận và những người quen đó đều

là những người có uy tín nên tôi mong rằng các bạn đó phải thực hiện công việc chăm chỉ, đoàn kết và có ý thức chấp hành nội quy cũng như ý thức học hỏi trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ để không làm ảnh hưởng tới uy tín của những người đã giới thiệu

- Thứ 2: Tôi tổ chức một cuộc họp để phân công lại công việc của bộ phận và giao công việc cụ thể cho từng thành viên Tôi đã phân chia ra các nhóm và mỗi nhóm thực hiện một nhiệm vụ khác nhau, hàng tuần sẽ báo cáo kết quả công việc lại cho tôi (kể cả tình hình học tập nghiệp vụ cũng như mối quan hệ trong bộ phận), nhóm nào hoàn thành công việc tốt tôi trích quỹ thưởng để đi liên hoan nhóm

- Thứ 3: Tôi tổ chức cho cả bộ phận đi dã ngoại và những bữa trưa cả bộ phận đi ăn cùng nhau và thỉnh thoảng lại tổ chức đi liên hoan

Sau một tháng, tình hình bộ phận tôi có thay đổi hẳn, các thành viên đã làm việc chăm chỉ hơn, đoàn kết hơn và hỗ trợ nhau trong công việc rất nhiều

Như vậy qua những kiến thức tôi đã được học, nó đã giúp ích cho tôi trong việc quản lý và

cư xử với các thành viên trong bộ phận để đạt được kết quả như vậy

Thứ 8: Lãnh đạo trong tổ chức

Người lãnh đạo trong tổ chức được ví như đầu tầu, làm thế nào để đoàn tàu chạy trên đường ray để về đến ga đúng thời gian, trong quá trình chạy, các toa tàu không chệch khỏi đường ray và không gặp phải những bất trắc Lãnh đạo trong tổ chức phụ thuộc nhiều

vào kỹ năng lãnh đạo và năng lực lãnh đạo Người làm lãnh đạo phải có tố chất thực sự, có đầu óc tổ chức và tư duy mang tính hệ thống,biết khuyến khích, thúc đẩy nhân viên và hướng tới đạt mục tiêu của tổ chức đề ra

Người lãnh đạo là người có: Tâm, Tầm và Tài Tâm được thể hiện bởi sự chân thành, vì mục đích chung, không tư lợi cá nhân biết rộng lượng và bao dung; Tầm thể hiện

ở sự nhìn xa trông rộng có định hướng đúng đắn, có mục đích rõ ràng; Tài được thể hiện ở

sự tài thu hút mọi người, tài ngoại giao và tài trong nghiệp vụ chuyên môn

Như vậy, từ các kiến thức đã học giúp tôi hiểu gì về bản thân mình hơn và từ đó có thể rút ra được những hành vi ứng xử trong công việc như thế nào?

Theo phương pháp đánh giá của Myer-Briggs tôi thấy mình là người:

- Hướng ngoại

- Trực giác

- Lý trí

- Lĩnh hội

Việc học tập và ứng dụng kiến thức về hành vi tổ chức và điều quan trọng đối với mỗi cá nhân, tổ chức và đặc biệt có ý nghĩa đối với người quản lý, lãnh đạo Tuỳ theo đặc thù, văn hoá của mỗi đơn vị mà việc ứng dụng này được thực hiện ở mức độ khác nhau Điều quan trọng hơn đó là trang bị cho người quản lý, lãnh đạo có được hệ thống tư duy logic về hành vi tổ chức, qua đó có nâng cao năng lực quản lý và lãnh đạo Người lãnh đạo nhất thiết phải học, hiểu, dự đoán và tạo ra những ảnh hưởng tích cực đối với tổ chức của mình

Những kiến thức, thông tin thông qua môn học hành vi tổ chức, tôi tin rằng sẽ giúp tôi rất nhiều trong việc định hướng lại hành vi cá nhân mình Có thể chúng ta không ngay lập tức vận dụng những thông tin, kiến thức vào cuộc sống, công việc, nhưng nó sẽ là quá trình và áp dụng một cách có hệ thống, từng bước những thông tin, kiến thức đó

-***** - Tài liệu tham khảo:

2010, Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế của Đại học Griggs, Hà Nội