Quản lí dự án công trình

• Hoạch định sự mời cung ứng: documenting product procurementsand identifying potential sources • Mời gọi cung ứng: Đạt được bảng giá dự thầu, hồ sơ dự thầu, … • Lựa chọn nguồn cung ứng

QUẢN LÝ CUNG ỨNG DỰ ÁN

ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

CHƯƠNG TRÌNH CAO HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH

LỚP MBA 8

Khái niệm

• Quản lý cung ứng dự án (Project

procurement management) là các quá trình được yêu cầu để đạt được các hàng hóa và dịch

CÁC QUÁ TRÌNH CHÍNH

• Hoạch định cung ứng: Xác định cái gì cần cung ứng và

khi nào thì cần.

• Hoạch định sự mời cung ứng: documenting product

procurementsand identifying potential sources

• Mời gọi cung ứng: Đạt được bảng giá dự thầu, hồ sơ dự

thầu, …

• Lựa chọn nguồn cung ứng: Chọn lựa nhà cung cấp

thích hợp trong các nhà cung cấp tiềm năng

• Quản trị hợp đồng: Quản lý mối quan hệ với nhà cung

cấp đã chọn lựa

• Kết thúc hợp đồng: Hoàn thành và thanh toán hợp

Hoạch định cung ứng: Đầ u vào

Các đầu vào

• Báo cáo quy mô: các ràng

buộc hiện hành của dự án

Hoạch định cung ứng: Đầ u vào

Đầu vào

• Các đầu ra của những

hoạch định khác: Chi phí

sơ bộ, ước lượng trong giai

đoạn thi công, kế hoạch

Hoạch định cung ứng: Các công cụ và kỹ thuật

 Các công c ụ và k ỹ thu ậ t

• Phân tích làm-hoặc-mua (Make-or-buy analysis)

• Ý kiến chuyên gia

Hoạch định cung ứng: Các công cụ và kỹ thuật

 Các công c ụ và k ỹ thu ậ t

– Hợp đồng giá cố định:

• Giá hợp đồng là cố định cho một sản phẩm đã được định nghĩa đầy đủ

• Giá hợp đồng cố định có thể bao gồm: l khoản thưởng cho việc hoàn thành đúng như hoặc vượt quá các mục tiêu của dự án, ví dụ thời gian thực hiện dự án.

Hoạch định cung ứng: Các công cụ và kỹ thuật

 Các công c ụ và k ỹ thu ậ t

– Hợp đồng bồi hoàn chi phí:

• Bên A chi trả chi phí thực tế mà bên B đã chi

• Chi phí thường được phân loại thành: chi phí trực tiếp

và chi phí gián tiếp.

• Chi phí trực tiếp: Lương của công nhân, …

• Chi phí gián tiếp (còn gọi là overhead costs): lương của

bộ máy văn phòng của bên B, …

• Chi phí gián tiếp thường được tính toán dưới dạng tỷ lệ % của chi phí trực tiếp

– Unit price contracts

Hoạch định cung ứng: Các công cụ và kỹ thuật

 Các công c ụ và k ỹ thu ậ t

– Hợp đồng giá đơn vị (Unit price contracts):

Ho ạ ch đị nh cung ứ ng: Đầu ra



 Đầu ra

• Kế hoạch quản lý cung ứng (Procurement

management plan): tài liệu này mô tả làm thế nào mà các quá trình cung ứng còn lại được quản lý

• Bản kê công việc (Statements of work - SOW): tài liệu này mô tả các công việc mời gọi cung ứng ở một dạng thức chi tiết để mà các nhà cung ứng có triển

vọng xác định có hay chăng họ đủ khả năng để cung ứng các công việc nói trên

Ho ạ ch đị nh s ự m ờ i cung ứ ng: Các đầu vào

Hoạch định sự mời cung ứng: Các công cụ và kỹ

thuật

 Các công cụ và kỹ thuật

• Các mẫu tiêu chuẩn (Standard forms): các mầu hợp đồng, các mẫu mô tả về các hạng mục cung ứng, các bộ hồ sơ mới thầu mẫu.

• Ý kiến chuyên gia:

Hoạch định sự mời cung ứng: Đầu ra

 Đầu ra

• Các tài liệu cung ứng (Procurement documents): Nên

có cấu trúc sao cho tiện dụng, chính xác để mà các nhà cung ứng tiềm năng có thể hoàn tất và đáp ứng.

• Tiêu chuẩn đánh giá (Evaluation criteria): Được dùng

để xếp hạng các hô sơ dự thầu cung ứng Các tiêu

chuẩn đánh giá thường là 1 phần của các tài liệu

cung ứng

• Báo cáo về cập nhật công việc.

Mời gọi cung ứng: Đầu vào

ứng

Mời gọi cung ứng: Các công cụ và kỹ

thuật

 Các công cụ và kỹ thuật

• Hội nghị các nhà thầu tiềm năng

• Quảng cáo

Mời gọi cung ứng: Đầu ra

Lựa chọn nguồn cung ứng: Đầu vào

ứng

Lựa chọn nguồn cung ứng: Các công cụ và

kỹ thuật

 Các công cụ và kỹ thuật

• Đàm phán hợp đồng:

• Hệ thống trọng số (Weighting system):

– Phân công một trọng số số học cho từng tiêu chuẩn đánh giá,

– Xếp hạng các nhà thầu tiềm năng theo từng tiêu chuẩn

– Nhân trong số với thứ hạng

– Tính toán điểm toàn bộ.

• Hệ thống Screening: liên quan đến các yêu cầu tối thiểu của sựthực hiện cho một hoặc nhiều tiêu chuẩn đánh giá

– Ví dụ, một nhà cung ứng có thể bị yêu cầu phải cung cấp một GĐDA trước khi phần còn lại của hô sơ dự thầu của họ được cân nhắc

• Independent estimates:

Lựa chọn nguồn cung ứng: Các công

cụ và kỹ thuật

 Các công cụ và kỹ thuật

• Các ước lượng độc lập (Independent estimates):

– Với nhiều hạng mục, đơn vị cung ứng có thể chuẩn

bị 1 ước lượng riêng của họ.

– Các khác biệt đáng kể của những ước lượng độc lập này là chỉ dấu để biết rằng:

• SOW là không đầy đủ hoặc

• Các nhà cung ứng đã hiểu nhầm SOW

Lựa chọn nguồn cung ứng: Đầu ra

 Đầu ra

• Hợp đồng:

– Một hợp đống là một thỏa thuận lẫn nhau ràng buộc các trách nhiệm của các nhà cung ứng trong cung cấp và ràng buộc các trách nhiệm của các người đặt hàng trong chi trả tiền

Quản lý hợp đồng: Đầu vào

các hóa đơn để yêu cầu chi

trả tiền cho những công

việc đã hoàn tất

Đầu ra của Lựa chọn nguồn cung

ứng

Quản lý hợp đồng: Công cụ & kỹ

thuật

 Các công cụ và kỹ thuật

• Hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng (Contract

change control system): nó định nghĩa quá trình theo

đó các hợp đồng có thể được hiệu chỉnh:

– Công việc giấy tờ,

– Hệ thống theo dõi,

– Thủ tục giải quyết tranh chấp,

• Báo cáo sự thực hiện (Performance reporting)

• Hệ thống chi trả tiền (Payment system): tùy thuộc vào chủ đầu tư, hợp đồng, nguồn vốn, …

Quản lý hợp đồng: Đầu ra

 Đầu ra

• Sự phù hợp (Correspondence): Các thuật ngữ

hợp đồng và các điều kiện thường yêu cầu viết

ra các tài liệu chắc chắn của giao tiếp như là các cảnh báo về sự thực hiện không thỏa mãn, các thay đổi hợp đồng hoặc các sự làm rõ.

• Các thay đổi hợp đồng (Contract changes)

• Các yêu cầu chi trả tiền (Payment requests)

Kết thúc hợp đồng: Đầu vào

• Các tài liệu hợp đồng:

– Hợp đồng

– Các thay đổi HĐ đã được phê duyệt,

– Báo cáo sự thực hiện của nhà thầu,

– Các tài liệu tài chánh: Hóa đơn (invoices) và sổ lưu các lần chi trả trước đó,

– Các kết quả của việc giám sát hợp đồng

Kết thúc hợp đồng: Đầu ra

 Đầu ra

• Các hồ sơ của HĐ

• Chấp nhận chính thức hoặc kết thúc

– Một cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm cho quản

lý hợp đồng nên cung cấp cho nhà thầu một thôn g báo chính thức ề sự hoàn tất của HĐ.

– Các yêu cầu cho sự chấp nhận chính thức hoặc kết thúc thường được định nghĩa trong HĐ

Một HĐ điển hình trong QLDA:

Hợp đồng EPC cho dự án nhà máy

CONSTRUCTION AGREEMENT FOR POWER GENERATION PROJECT )

1 Định nghĩa.

1.23 Force Majeure Event

1.24 Gas Turbine Generator Unit.

2 Các giai đoạn (Phasing)

3 Khởi công (Commencing the Work)

4 Các tài liệu của hợp đồng, mục đích, điều chỉnh hợp đồng

5 Trách nhiệm của nhà đầu tư (Developer's Responsibilities)

6 Trách nhiệm của chính quyền địa phương (City's

11 Các tahy đổi (Changes)

12 Bảo lãnh và bảo hành

13 Thủ nghiệm và kiểm tra

14 Bồi thường hư hỏng (Indemnities)

15 Bảo hiểm (Insurance)

16 Trái phiếu (Bonds)

17 Kết thúc (Termination)

18 Prevailing Wages

20 Bất khả kháng (Force Majeure)

21 Bảo mật (Confidentiality)

22 Mâu thuẫn (Conflict of Interest)

23 Mời gọi thầu (Solicitation)

24 Tuân thủ các luật chung (General Compliance with Laws)

25 Giới hạn trách nhiệm (Limitation of Liability)

26 Tranh chấp (Disputes)

27 Nhà thầu độc lập (Independent Contractor)

28 Đại diện và sự bảo đảm

29 Sự cung cấp khác

30 Các công nhân tập sự

31 Số giờ công việc

32 Ghi lại

33 Sự cam kết không thông đồng

34 Các thông báo

T ổ ng quan v ề Lu ậ t đấ u th ầ u

VN

• Có vốn Nhà nước ≥ 30%, phải áp dụng.

• Vốn Nhà nước: ngân sách; tín dụng Nhà nước bảo lãnh; tíndụng đầu tư phát triển của Nhà nước; vốn đầu tư phát triểncủa doanh nghiệp Nhà nước; các vốn khác do Nhà nước quảnlý

• Giá đề nghị trúng thầu là giá dự thầu đã sửa lỗi, hiệu chỉnhcác sai lệch (sai lệch không vượt quá giới hạn cho phép –

Điều 45) – Có thể là giá đã dự thầu

• Giá trúng thầu là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọnnhà thầu, là cơ sở để thương thảo, hoàn thiện, ký hợp đồng

• Chi phí trên cùng một mặt bằng dùng để so sánh, xếp hạng, được gọi là Giá đánh giá (GĐG)

Phải sửa lỗi, hoàn chỉnh trước; trên cùng một khối lượng,

chủng loại, quy cách, trên cùng những quy định ban đầu tronghồ sơ mời thầu, khi tìm GĐG

• Thẩm định đấu thầu không phải là đánh giá lại hồ sơ dự thầu

II TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐẤU THẦU

1- Chuẩn bị:

• Lập kế hoạch đấu thầu (cho toàn bộ dự án) Nếu lập cho

từng gói, phải trình để được chấp thuận trước

• Phân chia gói thầu (theo đặc thù, tính chất kỹ thuật, nguồnvốn, tiến độ )

• Hình thức đấu thầu của mỗi gói

• Trình thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu

• Sơ tuyển nhà thầu:

– MSHH, EPC ≥ 300 tỷ

– XL ≥ 200 tỷ

CHUẨN BỊ  TỔ CHỨC    ĐÁNH GIÁ    THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT    THƯƠNG THẢO    KÝ

2- Tổ chức đấu thầu:

• Bên mời thầu: Là chủ đầu tư hay mời tư vấn

• Thành lập tổ chuyên gia Thành viên tổ chuyên gia không nhấtthiết phải tham gia bên mời thầu và ngược lại

• Bên mời thầu phải đủ năng lực và kinh nghiệm (Điều 9)

• Bảo đảm cạnh tranh và chống khép kín (công ty gia đình) trongđấu thầu: lộ trình 3 năm!

• Không cho nêu nhãn hiệu, xuất xứ hàng hóa cụ thể (Điều 12)

• Nhà thầu liên danh (bên Việt Nam) của NTNN, nhận công việc

2- Tổ chức đấu thầu:

• Phương thức: 1 túi hồ sơ (XL, MSHH)

2 túi hồ sơ (Tư vấn) Hai giai đoạn (XL, MSHH, EPC có kỹ thuật, công nghệ mới, phức tạp)

• Bảo lãnh dự thầu:

Không áp dụng cho đấu thầu tư vấn Nếu 2 giai đoạn, bảo lãnh ở giai đoạn 2 Giá trị bảo lãnh < 3% Gái gĩi thầu (GGT) Thời gian = thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu + 30 ngày Trả lại nhà thầu không trúng thầu <30 ngày có kết quả đấu thầu Trả lại nhà thầu trúng thầu: sau khi có BĐ hợp đồng (Điều 55)

• Mất luôn bảo lãnh dự thầu khi:

Rút hồ sơ dự thầu sau khi đóng thầu Công nhận trúng thầu, không thực hiện bảo hiểm TH hợp đồng Công nhận trúng thầu, không thương thảo, hoàn thiện hợp đồng

3- Đánh giá (lựa chọn):

• Các hình thức: Đấu thầu rộng rãi (ĐTRR), Đấu thầu hạn chế (ĐTHC), Chỉ định thầu (CĐT), Mua sắm hàng hĩa (MSHH), Chào hàng cạnh tranh (CHCT), tự thực hiện

• Hồ sơ mời thầu không được nêu những điều kiện để hạn chế sự tham gia của nhà thầu hay nhằm tạo lợi thế, gây ra không công bằng (không rõ ràng!)

3- Đánh giá (lựa chọn):

• ĐTRR, ĐTHC, CĐT, CHCT, phải được xác định rõ trong kế hoạch đầu thầu (KHĐT) được duyệt.

• ĐTHC cho một số nhà thầu đối với gói yêu cầu kỹ thuật có tính đặc thù; gói thầu nghiên cứu, thí nghiệm mà chỉ có một số nhà thầu có khả năng.

• ĐTHC: ≥ 5 đơn vị Ít hơn, phải trình xin phép.

• CĐT: gắt gao hơn: Tư vấn < 500 triệu

Xây lắp, mua sắm < 1 tỷ

• Trình tự CĐT sẽ có quy định chi tiết ở Nghị định 58/2008/NĐ-CP NGÀY 05 THÁNG 05 NĂM 2008

• CHCT: không quá 2 tỷ.

• Tự thực hiện: khi chủ đầu tư là nhà thầu, có đủ năng lực và kinh nghiệm (không ràng buộc phải là vốn ngoài ngân sách).

• Nguyên tắc và phương pháp đánh giá:

Căn cứ vào HSMT, HSDT, các tài liệu giải thích, làm rõ HSDT khác.

Tiêu chuẩn đánh giá: NL, KN , kỹ thuật, tổng hợp.

Gói tư vấn KT không cao: chấm điểm tổng hợp (phần KT, trọng số > 70%) Gói tư vấn KT cao: GĐG: chấm điểm về KT (trọng số > 80%) Sau đó xét tài chính

Gói XL, MSHH: chấm điểm (70%, 80%) hay Đạt, không đạt Sau đó GĐG GĐG: là chi phí trên cùng mặt bằng về kỹ thuật, tài chính, thường mại

• Thời gian các công đoạn:

Sơ tuyển: ≤ 30 ngày (trong nước); ≤ 45 ngày (quốc tế) Thông báo: ≥ 10 ngày trước khi phát hành

Chuẩn bị HSDT: ≥ 15 ngày (trong nước); ≥ 3 ngày (quốc tế) Thời gian có hiệu lực của HSDT: ≤ 180 ngày (có thể gia hạn thêm

30 ngày)

Đánh giá: ≤ 45 ngày (trong nước); ≤ 60 ngày (quốc tế) Thẩm định: ≤ 20 ngày Nếu trình Thủ tướng, ≤ 30 ngày HSMT cần sửa đổi: thông báo đến các nhà thầu ≥ 10 ngày trước thời điểm đóng thầu

Nếu không sơ tuyển, trong nước: 90 ngày

quốc tế: 120 ngày (không kể thời gian chuẩn bị HSDT và sửa đổi nội dung hay đấu thầu lại.

• Làm rõ HSDT: Văn bản yêu cầu; văn bản làm rõ (giữa

2 bên)

– Trước khi mở:

Cần thiết, tiến hành hội nghịVăn bản làm rõ của bên mời thầu phải gởiđến các nhà thầu

Văn bản làm rõ là thành phần của HSMT– Sau khi mở:

Trao đổi trực tiếp hay gián tiếpKhông thay đổi nội dung cơ bản HSDT; không thay đổi GDT

4- Thẩm định, phê duyệt:

• Thẩm định, không có nghĩa là đánh giá lại!

• Trung thực, khách quan, công bằng

• Thẩm định từ HSMT, đến KQĐT

• Muốn tổ chức ĐTHC, chủ đầu tư vẫn phải trình để được chấpthuận, danh sách nhà thầu tham gia ĐTHC, do chủ đầu tư

quyết định

5- Hợp đồng: (không kể thời gian)

• Trọn gói: số lượng, khối lượng đã xác định, tính toán giákhông đổi

• Theo đơn giá: số lượng, khối lượng không chính xác, tínhtoán theo khối lượng thực tế, với đơn giá đã dự thầu

• Theo thời gian: cho tư vấn, nghiên cứu, đào tạo: chấm côngthực tế (FIDIC)

• Theo công việc:

5- Hợp đồng: (không kể thời gian)

• Bảo đảm thực hiện hợp đồng:

Không áp dụng cho tư vấn và tự thực hiện (khác LuậtXây dựng)

≤ 10% hợp đồng; lấy lại khi bắt đầu bảo hànhMất khi từ chối thực hiện hợp đồng

• Thanh lý hợp đồng: ≤ 45 ngày Phức tạp, ≤ 90 ngày

IV- NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý:

• Không được cho nhà thầu khác sử dụng tư cách của mình đểtham gia đấu thầu hay chuyển nhượng cho nhà thầu khác thựchiện hợp đồng sau khi trúng thầu

• Nhà thầu nước ngoài không sử dụng liên danh, thầu phụ đãcam kết trong HSDT, với khối lượng và giá trị dành cho nhàthầu phụ Việt Nam, sẽ bị loại

• Đấu thầu tư vấn vẫn cần giá gói thầu

IV- NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý:

• Hủy đấu thầu khi:

- Thay đổi mục tiêu, phạm vi đầu tư trong HSDT (phải đền bù)

- Bên mời thầu (BMT) thông đồng nhà thầu (BMT phải đền cho những nhà thầu không vi phạm)

- Các HSDT không đáp ứng HSMT (không đền bù)

- Tất cả những nhà thầu thông đồng (1 số thông đồng, thì không hủy)

• Loại bỏ HSDT khi:

- Không đáp ứng những yêu cầu quan trọng của HSMT

- Không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật trong tiêu chuẩn đánh giá

- Lỗi số học > 10% GDT (trừ tư vấn) hay nhà thầu không chấp nhận lỗi số học đã phát hiện

- Sai lệch trị tuyệt đối > 10% giá dự thầu (GDT) (trừ gói tư vấn)

Vài tình huống trong đấu thầu

VN

Tình huống 1: Tư cách tham gia đấu thầu

• Thực hiện KHĐT Ban QLDA Quận An Bình tổ chức đầu thầu rộngrãi trong nước đối với gói thầu “Cung cấp máy tính cho Trung tâm y

tế Quận”

• Đơn vị A là chi nhánh của Tổng công ty B (TCT B) có nhiều kinhnghiệm và năng lực đối với gói thầu này

• Đơn dự thầu của A do Phó giám đốc ký trên cơ sở giấy ủy quyền

của giám đốc theo đúng pháp luật

• Kinh nghiệm và năng lực tài chính mà đơn vị A kê khai trong HSDT

là của TCT B có kèm theo giầy ủy quyền của Tổng giám đốc TCT B cho phép đơn vị A được sử dụng kinh nghiệm và năng lực của TCT

B để tham gia đầu thầu gói thầu nêu trên

Tình huống 2: Tư cách tham gia đấu thầu

• Ban QLDA A tổ chức đầu thầu rộng rãi trong nước gói thầu cải tạovĩa hè trong địa bàn

• Sau khi thông báo mời thầu, có 15 nhà thầu đăng ký mua HSMT

• Do một số nội dung trong HSMT cần phải thay đổi nên Ban QLDA

A đã đăng tải thông báo hoãn thời điểm bán HSMT cho đến khi cóthông báo chính thức

• Sau đó, Ban QLDA A thông báo mời thầu lại nhưng khi bán HSMT thì chỉ bán cho 15 nhà thầu đã đăng ký mua trước đó Các nhà thầu khác đều bị từ chối bán HSMT vì lý do trước đó không đăng ký

• Hỏi:

– Ứng xủ như trên của Ban QLDA A có phù hợp với Luật đấu thầu không?

Tại sao?

huống khách quan và đã hỏi ý kiến đại diện các nhà thầu

có mặt Với sự không phản đối của đại diện các nhà thầu, BMT đã tiến hành mở HSDT nộp muộn

• Hỏi:

– Việc làm này của BMT có phù hợp với Luật đấu thầu

không? Tại sao?

huống khách quan và đã hỏi ý kiến đại diện các nhà thầu

có mặt Với sự không phản đối của đại diện các nhà thầu, BMT đã tiến hành mở HSDT nộp muộn

• Hỏi:

– Việc làm này của BMT có phù hợp với Luật đấu thầu