tài liệu quản lí dự án

tài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự ántài liệu quản lí dự án

Dự án Câu1: Khái niệm về dự án và quản lý dự án

Dự án là một kế hoạch hay chương trình hành động nhằm đạt tới một kết quả mong muốn trong tương lai

Dự án là những nỗ lực tạm thời được thực hiện trong một thời gian nhất định với một ngân sách hạn định để đạt được mục tiêu cụ thể

Tình trạng kém phát triển  Dự án  Tình trạng được cải thiện

Thay đổi

Dự án là một sự can thiệp để thay đổi mà sự can thiệp này có dự trù các mục tiêu,

kế hoạch hành động

Dự án là một loạt các hoạt động có mục đích được hoạch định và thực hiện nhằm hoàn thành một số kết quả trong vòng những nguồn tài nguyên kiếm được

Quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình lãnh đạo, lập kế hoạch tổ chức, tuyển chọn nhân lực và kiểm soát các hoạt động, nhân sự và các nguồn lực nhằm đạt tới các mục tiêu của dự án

Câu 2 : Đặc điểm của dự án

- Có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng

- Có nguồn lực và kinh phí hạn định

- Có nhiều người không cùng chuyên môn tham gia

- Có thể xác định được các bên liên quan

- Phải tạo ra kết quả hoặc dịch vụ rõ ràng khi kết thúc dự án

- Thường xuyên trao đổi với nhiều đơn vị, tổ chức

- Bao gồm nhiều hoạt động liên tiếp nhau

- Các hoạt động luôn hướng đến mục tiêu

- Có thể có những rủi ro và những điều không đoán trước được

- Mang tính duy nhất, một lần

- Đảm bảo sự tham gia của người dân

Câu 3: Yêu cầu của dự án

- Phải hướng đến mục tiêu lâu dài là giúp cộng đồng tăng cường năng lực và quyền lực giải quyết vấn đề của chính bản thân cộng đồng

- Phải đảm bảo sự tham gia của người dân trong cộng đồng trong toàn bộ quá trình xây dựng và quản lý dự án

- Phải đảm bảo dự án đáp ứng đúng nhu cầu của chính bản thân cộng đồng

- Có mục tiêu xác định hướng đến đáp ứng nhu cầu cộng đồng

- Có kế hoạch được xây dựng rõ ràng, cụ thể

- Được thực hiện trong khoảng thời gian xác định

- Được thực hiện trong khuôn khổ chi phí và nguồn lực nhất định

- Có sự tham gia của những tác nhân, tổ chức trong cộng đồng

Câu 4 : Cơ sở hình thành của dự án

Phải hội tụ đủ ba yếu tố cần thiết:

- Nhu cầu của người dân

- Ý định

- Khả năng

Những yếu tố hình thành dự án:

Thông thường, một dự án có thể đứng độc lập hoặc nằm trong một chương trình gồm nhiều dự án Qui mô của một dự án nên ở mức độ mang tính khả thi nhất về kinh tế,

kỹ thuật và quản lý Để có thể hình thành một dự án cần thiết phải có 3 yếu tố chính:

- Cộng động có nhu cầu: Cộng đồng có vấn đề bức xúc, người dân thực sự quan

tâm muốn giải quyết, có một số điều kiện về phương tiện, nhân sự để thực hiện dự án

- Nhóm quản lý có năng lực: Nhóm người dân tự nguyên và chính quyền địa

phương có khả năng quản lý dự án, nhiệt tâm với lợi ích của cộng đồng Có điều kiện thuận lợi theo dõi, giám sát

- Sự hỗ trợ: Có hoặc không có những hỗ trợ bên ngoài cộng đồng.

Câu 5: Các thành phần tham gia dự án

Các thành phần tham gia dự án

Có nhiều thành phần có thể can thiệp vào một dự án Các thành phần tham gia này

có những vai trò và trách nhiệm (quyền lợi và nghĩa vụ) cần phải xác định rõ trước khi khởi đầu dự án

1 Nhà quản lý dự án

Là nhân viên thực hiện hoặc nhân viên chức năng, làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian cho dự án

Trách nhiệm của nhà quản lý dự án

• Đánh giá các yếu tố nguy cơ và làm chủ chúng ở mọi thời điểm

• Chỉ định các công việc cần thực hiện

• Theo dõi bước tiến của các công việc

• Hoà giải các xung đột giữa các thành phần êkíp dự án

• Theo dõi kinh phí và thời hạn

• Báo cáo tiến độ dự án

2 Ban quản lý dự án (êkip dự án)

Thuộc nhiều bộ phận khác nhau:

• Nhân viên xã hội

• Các bên đối tác

• Đại diện cơ quan, ban ngành

• Đại diện đoàn thể

• Đại diện dân

• …

Về mặt hoạt động, ê – kíp dự án:

• Thực hiện các công việc

• Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án

3 Các chuyên gia

Là người có nhiều kỹ năng, nhiều kinh nghiệm

Về mặt hoạt động, các chuyên gia:

• Can thiệp đúng lúc theo yêu cầu của nhà quản lý dự án

• Cung cấp những ý kiến chuyên môn

4 Người thụ hưởng dự án

Là người làm cho dự án sống động, với tư cách là thành phần tham gia thường xuyên, họ trở thành những người hoạt động

Câu 6: Các bước trong chu trình xây dựng, quản lý một dự án phát triển cộng đồng

Mô hình quản lý dự án phát triển cộng đồng là một tiến trình bao gồm 7 bước

và ba giai đoạn:

- Giai đoạn: Lập kế hoạch dự án

1 Nhận diện cộng đồng

2 Xác định nhu cầu cộng đồng

3 Xây dựng mục đích và mục tiêu, xây dựng hệ thống các chỉ báo

4 Đánh giá các nguồn lực và trở ngại

5 Lập kế hoạch các hoạt động của dự án

- Giai đoạn 2: Thực hiện kế hoạch

6 Thực hiện và giám sát, đánh giá dự án

- Giai đoạn 3: Lượng giá dự án

7 Lượng giá dự án

THỰC HIỆN

DỰ ÁN

LƯỢNG GIÁ

DỰ ÁN

LẬP KẾ

HOẠCH

DỰ ÁN

Chu trình triển khai dự án phát triển cộng đồng

Tiến trình

1.Tìm hiểu cộng đồng

Hiểu biết có hệ thống tình trạng hiện nay của một cộng đồng sẽ giúp xác định bối cảnh

và làm cơ sở cho quá trình triển khai dự án

Các nội dung cần tìm hiểu :

* Đặc điểm cộng đồng

- Phạm vi khảo sát cộng đồng có 2 cách

+ Tìm hiểu tất cả các lĩnh vực đời sống của cộng đồng: vị trí địa lí, đặc điểm dân cư, cơ cấu chính trị, hành chính, các hoạt động kinh tế, các nguồn lực và thế mạnh, các khía cạnh văn hóa hay truyền thống, tình trạng giáo dục., vệ sinh môi trường,

- Chỉ tìm hiểu một số lĩnh vực có liên quan ts chuyên môn, khả năng, kinh nghiệm tổ chức làm dự án : ví dụ như tìm hiểu về trẻ em, giáo dục, sức khỏe,

* Các nguồn thu thập thông tin

- Nguồn thông tin thứ cấp : Các văn bản, hồ sơ ở các văn phòng, các báo cáo, tài liệu

- Nguồn tt sơ cấp : những người lãnh đạo, những người dân trong cd Các nhân vien của

tổ chức phi chính phủ

- Các pp nghiên cứu : định tính và định lượng

2 Xác định nhu cầu

Đánh giá nhu cầu là một trong những khâu quan trọng trong tiến trình triển khai dự án Nhu cầu được xem là điều cần được đáp ứng hay nguyện vọng hoặc lợi ích của người dân

Những kỹ thuật xác định nhu cầu

- Điều tra khảo sát

- Bảng câu hỏi

- Quan sát

- Phỏng vấn

- Lắng nghe người dân

- Dự những cuộc họp của các tổ chức trong cộng đồng và lắng nghe họ thảo luận

- Hội thảo chuyên đề của cộng đồng

- Nắm bắt quan điểm của các tổ chức

- Tham khảo ý kiến của các viên chức nhà nước

- Đơn xin, đơn thỉnh cầu của cộng đồng

- Chiếu phim làm cơ sở thảo luận

- Biên bản, báo cáo và các bài nghiên cứu về những vấn đề trong cộng đồng

- Những kiến nghị của đại biểu Quốc hội hay đại biểu Hội đồng nhân dân địa phương

Có thể sử dụng nhiều kỹ thuật để xác định những nhu cầu của cộng đồng Tác viên phát triển cộng đồng phải có khả năng quyết định kỹ thuật nào là thích hợp hoặc phối hợp những kỹ thuật nào là phù hợp nhất dựa trên tình hình cụ thể của cộng đồng

*Xếp hạng ưu tiên các nhu cầu (phương pháp phân tích nhu cầu Coffing-Hutchison)

• Mục đích

Kết quả khảo sát tìm hiểu cộng đồng cho thấy cộng đồng có nhiều vấn đề có mức

độ nghiêm trọng khác nhau Tuy vậy, có thể kết quả này có thể chưa thể hiện đúng nhu cầu, mong đợi của người dân Vì vậy, để dự án đáp ứng đúng với nhu cầu, mong đợi của người dân, nhóm khảo sát cần tổ chức lấy ý kiến dân theo cách xếp hạng ưu tiên các nhu cầu

• Cách thực hiện

- Tập hợp một nhóm người có liên quan

- Đưa ra các nhu cầu cần xếp hạng dựa trên kết quả tìm hiểu cộng đồng

- Đề nghị các thành viên tham gia bổ sung các nhu cầu mà họ cảm thấy cần có nhưng chưa được viết ra

- Thảo luận và xác định các tiêu chí chấm điểm

- Mỗi thành viên tham gia cho điểm đối với mỗi nhu cầu

- Tính tổng số điểm cho mỗi nhu cầu

- Tạo sự nhất trí dựa trên kết quả của việc xếp hạng ưu tiên

*Cân đối các nhu cầu

- Các dự án phát triển phải dựa trên nhu cầu của cộng đồng và được thẩm định với

sự tham gia của người dân

- Khi các tổ chức tài trợ hay các cơ quan của chính phủ cung cấp kinh phí cho các

dự án, họ đều có chương trình, mục đích riêng Chương trình, mục đích của họ có thể khác với nhu cầu của cộng đồng

- Khi các nhóm khác nhau thường nhận thức về nhu cầu của cộng đồng một cách khác nhau Vì vậy, cần phải có thảo lụân, thương lượng để đạt tới nhất trí hay thoả thuận

về các nhu cầu

- Việc cân đối nhu cầu là yếu tố cần thiết để dự án được sự chấp nhận và cộng đồng thực sự sở hữu dự án

3 Xây dựng mục đích, mục tiêu và hệ thống các chỉ báo

Mục đích là một phát biểu tổng quát mô tả kết quả chung cuộc của một dự án Còn mục tiêu là một phát biểu cụ thể hơn chỉ ra hướng đi để đạt được kết quả chung cuộc Mục đích là một phát biểu bao trùm các mục tiêu cụ thể

Mục đích là một phát biểu ngắn gọn, nhưng đầy đủ xuất phát từ nhu cầu hay vấn

đề cần phải giải quyết Còn mục tiêu là những phát biểu biểu thị hành động nhiều hơn đồng thời chỉ ra hướng đáp ứng nhu cầu hay giải quyết vấn đề

*Sự khác nhau giữa mục đích và mục tiêu

- Mục đích mô tả một cách khái quát những mong đợi từ dự án

- Mục tiêu mô tả cụ thể hơn, rõ ràng hơn những mong đợi này

- Một mục đích có thể được triển khai thành nhiều mục tiêu cụ thể hơn

*Tầm quan trọng của mục đích và mục tiêu

- Đưa ra trọng tâm và định hướng, giúp ta dễ dàng hơn trong việc thiết kế và lập

kế hoạch dự án

- Thuyết phục nhà tài trợ rằng dự án của chúng ta rất đáng được hỗ trợ, ủng hộ

- Giúp giám sát và đánh giá dự án dễ dàng hơn

- Giúp so sánh với những dự án tương tự

*Các yêu cầu về mục tiêu (SMART)

Specific: Cụ thể, cái gì, ai, ở đâu?

Measurable: Đo đếm được

Available: Khả thi, có thể thực hiện được

Realistic: Thực tế, đáp ứng đúng nhu cầu, nguyện vọng của người dân

Time - bound: Có thời gian nhất định

4 Lượng định tài nguyên và những trở ngại

Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch thực hiện dự án ta cần lượng định rõ:

• Các nguồn tài nguyên cần thiết cho việc triển khai dự án

• Các nguồn tài nguyên sẵn có trong cộng đồng

• Các nguồn tài nguyên cần huy động thêm từ bên ngoài

• Các phương thức tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên đó

Có ba nguồn tài nguyên chính trong cộng đồng:

• Nguồn tài nguyên vật chất: nước, đường sá, đất đai, cây cối

• Nguồn tài nguyên là các thiết chế: trường học, trung tâm y tế, câu lạc bộ thể thao,

• Nguồn tài nguyên con người: Những người lãnh đạo chính thức ở cộng đồng (nhân viên y tế, giáo viên, nhân viên khuyến nông ), những người lãnh đạo không chính thức ở cộng đồng (thanh niên tình nguyện, những nông dân năng động, những người có kinh nghiệm và có chuyên môn trong cộn đồng )

Những trở ngại là những nhân tố có thể cản trở bước tiến triển của dự án Việc thẩm định những trở ngại là cần thiết để nhận diện những khó khăn, đề xuất những chiến lược khắc phục

5 Lập kế hoạch các hoạt động của dự án

Lên kế hoạch các hoạt động của dự án là yếu tố quan trọng trong tiến trình triển khai

dự án Khâu này gồm các bước chính yếu sau:

1. Xác định các hoạt động

2. Lập trình tự cho các hoạt động

3. Lên khung thời gian cho các hoạt động

4. Phân công trách nhiệm thực hiện các hoạt động

5. Lượng định những phương tiện, thiết bị và dịch vụ cần có

6. Dự trù kinh phí

- Xác định các hoạt động

- Lập trình tự cho các hoạt động

- Lên khung thời gian cho các hoạt động

- Phân công trách nhiệm thực hiện các hoạt động

- Phương tiện, thiết bị, nguyên vật liệu và dịch vụ

- Dự trù kinh phí

6 Thực hiện kế hoạch

- Phải đảm bảo sự tham gia của cộng đồng vào việc phát động dự án, phối hợp các

hoạt động và giám sát dự án

- Lưu ý ts những tình huống bất ngờ khi nãy sinh trở ngại

- Cần có giám sát để kiểm tra xem dự án có tiến triển đúng kế hoạch hay không

Tóm lại, trong giai đoạn thực hiện ta cần tập trung vào các vấn đề sau:

 Đảm bảo sự hỗ trợ của cộng đồng đối với việc thực hiện dự án

 Công tác phối hợp trong dự án : Những trở ngại cho việc phối hợp : tâm lý bảo

vệ lãnh địa riêng, thiếu cơ chế thông tin, sự thờ ơ về mặt chính trị,

 Giám sát dự án Các bước giám sát : xây dựng tiêu chuẩn giám sát, quan sát tiến

độ, so sánh thực tế vs tiêu chuẩn, thực hiện các biện pháp điều chỉnh

Giám sát các công việc đã và đang thực hiện so vs kế hoạch, cung ứng vật tư, chí phí,

 Xử lý tình huống phát sinh

- Một dự án PTCĐ khi triển khai luôn luôn tác động qua lại với môi trường xung quanh, vì thế có thể có những tình huống không dự kiến trước sẽ xảy ra mà chúng làm ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng thực hiện dự án

-Người quản lý cần hình dung những yếu tố bất định có thể nổi lên để vạch kế hoạch

- Tuy nhiên không có những phương cách duy nhất hay định sẵn cho việc xử lý những tình huống bất ngờ

7.Lượng giá

Mục đích

- Mục tiêu của dự án có đạt được hay không?

- Nêu ra những thay đổi có được từ dự án

- Nhận dạng các kết quả không mong đợi từ dự án

- Những nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại

- Phân tích những vấn đề, thách thức mà dự án phải đương đầu

- Xác định rõ ràng tính hiệu quả của dự án

- Nghiên cứu sự thành công của các kỹ thuật, phương pháp thay thế.

- Điều chỉnh lại mục tiêu nếu cần thiết, các phương tiện cần thiết để đạt mục tiêu

* Các hình thức lượng giá

-Lượng giá tiên dự án

- lg trong quán trình thực hiện dự án

- lg giữa kì

- lg cuối da

- lg sau dự án

Thành phần tham gia lượng giá

 Ban quản lí dự án

 Đại diện cơ quan tài trợ

 Đại diện chính quyền

 Các nhà tư vấn

 Đối tượng thụ hưởng

Nội dung lượng giá

 Đối tượng thụ hưởng: họ là ai, có đúng đối tượng thụ hưởng theo bảng mô tả

dự án không Một số các thông tin cơ bản như tuổi, nam, nữ, nghề nghiệp, thu nhập… để phân tích các biến phụ thuộc

 Các hoạt động của dự án

- Làm gì

- Kết quả, những thay đổi nếu có

- Cách làm

- Bài học kinh nghiệm

 Những thuận lợi, khó khăn, cơ hội và đe dọa

 Tác động của dự án nếu có

Xác định nhu cầu

Xác định mục đích và các mục tiêu cụ thể

Xác định tiềm năng và trở ngại

Xác định hoạt động

Kế hoạch Thời gian Trách nhiệm Phương tiện Kinh phí

Tìm hiểu cộng đồng

Thực hiện

Phối hợp

Lượng giá dự án

Tiến trình của một dự án phát triển cộng đồng

Câu 7 : Các mặt cần quản lý trong dự án

Các mặt cần quản lý trong dự án

a Quản lý nhân sự

Xác định những yếu tố giúp cho nhân viên hay những người đang làm việc cho dự

án có thể đóng góp tối đa và làm việc chung một cách hài hòa

b Quản lý công việc

Xác định dự án sẽ được thực hiện như thế nào và những công việc hằng ngày sẽ được lên kế hoạch và thực hiện ra sao

c Quản lý thời gian

Hướng dẫn nhân viên dự án lên kế hoạch, việc gì làm trước, việc gì làm sau, thời gian bao lâu Biết sử dụng thời gian sẵn có một cách hiệu quả

d Quản lý tài nguyên vật chất

Bảo đảm việc sử dụng không gian, thiết bị vật tư, nguyên vật liệu có hiệu quả cao, không phí phạm

e Quản lý tài chính

Kiểm tra việc thực hiện các nguồn thu – chi đảm bảo đúng các chế độ chính sách, mục tiêu của dự án, thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo để nguồn kinh phí dự án được

sử dụng hiệu quả nhất

f Ghi chép và lưu trữ hồ sơ

Vạch ra những phương cách chuẩn bị, duy trì và lưu trữ các biên bản, báo cáo, văn thư trao đổi

g Giám sát và lượng giá

Xây dựng kế hoạch giám sát các hoạt động của dự án theo đúng tiến độ và mục tiêu Lên kế hoạch lượng giá và tổ chức thực hiện theo đúng định kỳ và khi kết thúc dự án

Quản lý thời gian

Quản lý công việc

Quản lý

nhân sự

Quản lý tài nguyên vật chất

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý tài chính

Theo dõi và lượng giá Ghi chép và

báo cáo

Mô hình các mặt cần quản lý trong dự án

Câu 8 : Vai trò của n Chức năng quản lý là chức năng lập kế hoạch, xây dựng tổ

chức, chỉ huy, điều chỉnh, lãnh đạo

Theo ông Peter Druker để hoàn thành vai trò này, người quản lý cần tiến hành 5 điều sau:

1. Đưa ra mục tiêu: quyết định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu mà tổ

chức đưa ra

2. Xây dựng tổ chức: xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ cần thiết để đạt được

mục tiêu, bố trí nhân sự

3. Tạo động cơ: giao tiếp với tất cả mọi người để hiểu họ và tạo động cơ giúp họ có

thể phát huy tốt năng lực

4. Đo lường và đánh giá thành tích: lập ra “thước đo” để đo lường công việc, tiến

hành phân tích và đánh giá thành tích của từng người

5. Phát huy nhân tài: để tâm đến việc giáo dục cấp dưới, chỉ đạo đúng đắn nhằm

phát triển năng lực, nâng cao phẩm chất

3.4 Đặc điểm của người quản lý dự án

Người quản lý dự án:

- Làm việc trong một thời gian cụ thể đã được xác định

- Kiểm soát các nguồn lực một cách tạm thời nghĩa là trong thời gian dự án Khi

dự án kết thúc thì nhiều nguồn lực sẽ được giải phóng để dùng vào những công việc khác

- Việc quản lý có phần dễ dàng hơn công việc khác vì các nguồn lực được tập trung cho việc hoàn thành mục tiêu

- Chịu những ràng buộc khá chặt chẽ về thời gian, chi phí, chất lượng

- Nhân viên tham gia dự án có thể không chỉ làm cho một dự án mà có thể phụ trách những dự án khác hoặc công việc của cơ quan họ