.2 Phân lọai tài sản ngắn hạn : Tài sản ngắn hạn bao gồm : Tiền mặt Các khoản phải thu Hàng tồn kho Tài sản ngắn hạn khác Đối với một doanh nghiệp thì tài sản ngắn hạn giữ vai t
Trang 1QUẢN TRỊ TÀI SẢN NGẮN HẠN
A QUẢN TRỊ TÀI SẢN NGẮN HẠN
.I Định nghĩa, phân loại tài sản ngắn hạn :
.1 Định nghĩa tài sản ngắn hạn (Tài sản lưu động) : Tài sản ngắn hạn là những tài sản
khi tham gia vào quá trình sản xuất có 3 đặc điểm :
Bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu
Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất
Chuyển toàn bộ giá trị 1 lần vào giá trị sản phẩm
.2 Phân lọai tài sản ngắn hạn :
Tài sản ngắn hạn bao gồm :
Tiền mặt
Các khoản phải thu
Hàng tồn kho
Tài sản ngắn hạn khác Đối với một doanh nghiệp thì tài sản ngắn hạn giữ vai trò quan trọng, do đó phải quản trị tài sản ngắn hạn mà trong đó là quản trị hàng tồn kho, quản trị tiền mặt, quản trị các khoản phải thu
.II Hàng tồn kho :
.1 Khái niệm về hàng tồn kho :
Hàng tồn kho là những tài sản (tài sản lưu động) mà doanh nghiệp dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho
có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn dự trữ, sản xuất và tiêu thụ trong chu kỳ sản xuất kinh doanh
Hàng tồn kho mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc lựa chọn thời điểm mua hợp lý, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ Ngoài ra, hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động, cũng như sự không chắc chắn về
Trang 2.2 Phân loại hàng tồn kho :
Đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng tồn kho chia thành 3 loại :
.a Tồn kho dưới dạng nguyên vật liệu (là những tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất) : bao gồm các chủng loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua sử dụng trong quá trình sản xuất
của mình Việc duy trì một lượng hàng tồn kho – nguyên vật liệu thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động sản xuất Đặc biệt doanh nghiệp sẽ có lợi khi mua một số lượng lớn được hưởng chiết khấu từ nhà cung cấp Ngoài ra, việc lưu trữ một số lượng hàng tồn kho – nguyên vật liệu lớn có thể đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ, kịp thời với lượng chi phí ổn định
.b Sản phẩm dở dang : hàng tồn kho các sản phẩm dở dang hiện đang nằm tại một
công đoạn nào đó của quá trình sản xuất Tồn trữ sản phẩm dở dang là phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ hiện đại vì nó mang lại cho mỗi công đoạn một mức độ độc lập nào đó Thêm vào đó sản phẩm dở dang giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngừng trệ sản xuất
.c Thành phẩm : là những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của doanh nghiệp
và đang nằm chờ tiêu thụ, việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do họ không có hàng giao hoặc thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng Ngoài ra việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho còn cho phép sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, từ đó làm giảm chi phí sản xuất (giá thành sản phẩm / 1 đơn vị sản phẩm)
.3 Các chi phí liên quan đến hàng tồn kho : là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc doanh
nghiệp đặt hàng, hàng được giao đến kho dự trữ của doanh nghiệp và tới khi đưa ra sử dụng toàn
bộ Chi phí này được chia thành 2 loại:
.a Chi phí đặt hàng : là toàn bộ chi phí phát sinh từ lúc doanh nghiệp đặt hàng cho tới
khi hàng được đưa đến kho dự trữ của doanh nghiệp Loại chi phí này bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận hàng
Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho một lần đặt hàng Cụ thể khi doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp bên ngoài thì chi phí đặt hàng bao gồm :
• Chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng
Trang 3• Chi phí để lập được một đơn vị đặt hàng Ví dụ : chi phí thưong lượng (gọi điện thoại, thư giao dịch), chi phí nhận và chuyển giao hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán
Trên thực tế chi phí cho mỗi đơn đặt hàng thường bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi Tuy nhiên, trong mô hình hàng tồn kho hiệu quả EOQ lại dựa trên giả định là : chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định và độc lập với số đơn vị hàng được đặt mua
.b Chi phí tồn trữ : là toàn bộ chi phí được tính từ lúc hàng đến kho dự trữ, tồn trữ
trong kho và đưa ra sử dụng
Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu giữ hàng trong kho với một khoảng thời gian xác định trước Chi phí tồn kho trữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu kho trong một thời kỳ
Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm :
Chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản
Chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời
Chi phí bảo hiểm và chi phí thuế
Chi phí đầu tư vào hàng tồn kho
.c Chi phí thiệt hại khi không có hàng :
Phát sinh do hàng tồn kho hết Loại chi phí này xảy ra bất cứ khi nào doanh nghiệp không
có khả năng giao hàng do nhu cầu hàng lớn nhưng số lượng hàng không có sẵn trong kho
.4 Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả - mô hình EOQ :
Mô hình EOQ là một mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp, dựa trên cơ sở giữa chi phí tồn trữ hàng tồn kho
và chi phí đặt hàng có mối tương quan tỷ lệ nghịch Cụ thể, khi số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng tăng lên, số lần đặt hàng trong kỳ giảm và dẫn đến chi phí đặt hàng giảm trong khi chi phí tồn trữ hàng tăng lên Do đó, mục đích của quản lý hàng tồn kho là cân bằng hai loại chi phí : chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất
Gọi Q là lượng hàng tồn kho cho mỗi lần đặt hàng, khi hết hàng doanh nghiệp lại tiếp tục đặt mua Q đơn vị hàng mới
Trang 4Tại thời điểm đầu kỳ, lượng hàng tồn kho là Q và ở thời điểm cuối kỳ lượng hàng tồn kho
là 0 nên số lượng hàng tồn kho bình quân trong kỳ là :
2 2
0 Q Q
= + Gọi C là chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho thì tổng chi phí tồn trữ hàng tồn kho
trong kỳ là :
2
Q
x C
Đường biểu diễn mối quan hệ giữa chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, tổng chi phí theo các mức sản lượng tồn kho (Hình 30.1 trang 743)
Gọi S là lượng hàng tiêu thụ trong kỳ nên số lần đặt hàng trong kỳ là : Q S
Gọi O là chi phí cho mỗi lần đặt hàng thì tổng chi phí đặt hàng trong kỳ là : Q S x O
Gọi T là tổng chi phí thì :
2
Q
T = x C + Q S x O
Gọi Q* là lượng hàng dự trữ tối ưu tức là tại Q* có tồng chi phí tồn kho thấp nhất dẫn đến :
C
O x S x
Q* = 2
Một thông tin khác cũng rất hữu dụng và đôi lúc được sử dụng thay thế là độ dài thời gian
dự trữ tối ưu của một chu kỳ hàng tồn kho : đó là khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng kế nhau Gọi T* là thời gian dự trữ tối ưu được tính bằng cách lấy số lượng đặt hàng tối ưu Q* chia cho nhu cầu sử dụng hàng tồn kho bình quân một ngày tức S/365 (giả định rằng một năm có 365 ngày), đơn vị tính là ngày Ta có công thức sau :
365 /
*
*
S
Q
T = Công thức trên cũng có thể được viết lại như sau :
S
xQ T
*
Mô hình EOQ mở rộng :
Trang 5Mô hình EOQ căn bản dựa trên một số các giả định, bao gồm nhu cầu về hàng tồn kho, thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung, nội dung ứng xử của chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ
và chiết khấu theo số lượng Tuy nhiên, trong ứng dụng thực tế mô hình hàng tồn kho, một vài giả định không còn giá trị
Thời gian chuẩn bị giao nhận hàng khác 0 :
Mô hình EOQ giả định rằng việc cung cấp bổ sung hàng tồn kho sẽ được diễn ra ngay tức thời, như vậy thời gian chuẩn bị giao nhận hàng là bằng 0 Tuy nhiên, trên thực tế thường có một khoảng thời gian trôi qua giữa thời điểm đặt mua hàng và thời điểm hàng được nhận tại kho Khoảng thời gian chuẩn bị giao nhận hàng này có thể bao gồm khoảng thời gian cần thiết để sản xuất mặt hàng đó hay khoảng thời gian cần thiết để đóng gói và vận chuyển, hoặc cả hai
Nếu thời gian chuẩn bị giao nhận hàng là một con số nào đó không thay đổi theo thời gian
và được biết chắc, số lượng đặt hàng tối ưu Q* sẽ không bị tác động bởi việc đặt hàng lại Trong thực tế một số doanh nghiệp không bao giờ chờ đến cuối chu kỳ hàng tồn kho Thay vào đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trước n ngày cho cuối mỗi chu kỳ dự trữ Số ngày n được xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung (đơn vị tính là ngày) Điểm đặt hàng lại được xem như là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một đơn đặt hàng kế tiếp
Giả định rằng nhu cầu về một loại hàng tồn kho nào đó không thay đổi theo thời gian, điểm đặt hàng lại ký hiệu là Qr, điểm đặt hàng lại Qr được xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng n (đơn vị tính là ngày), nhân cho nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong 1 ngày :
n
Q r = x
365
S
Chiết khấu theo số lượng :
Khi một doanh nghiệp đặt hàng với số lượng lớn thì thông thường sẽ được nhà cung cấp bán với giá chiết khấu bởi lẽ doanh nghiệp sản xuất sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí trên mỗi một đơn vị sản phẩm được sản xuất, tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị khi thực hiện đơn hàng và chi phí trên mỗi đơn vị trong quá trình vận chuyển Nhiều doanh nghiệp khuyến khích các khách hàng của họ đặt một đơn hàng số hàng số lượng lớn bằng cách dành cho họ một tỷ lệ chiết khấu
và được gọi là chiết khấu theo số lượng Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chấp nhận lời đề nghị mua
hàng với số lượng lớn để hưởng lợi ích chiết khấu mà quên đi việc gia tăng nhu cầu dự trữ hàng tồn kho sẽ làm ảnh hưởng đến mức dự trữ hàng tồn kho tối ưu, đến tổng chi phí tồn kho thì cũng
Trang 6không được Vì vậy, nhà đầu tư phải cân nhắc giữa cái lợi và bất lợi của việc nhận chiết khấu để
từ đó quyết định
B QUẢN TRỊ TIỀN MẶT :
Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản, tính linh hoạt về tài chính là cao nhất, việc lưu giữ tiền mặt giúp doanh nghiệp đảm bảo được các nhu cầu thanh toán trong ngắn hạn, giúp doanh nghiệp có tình hình tài chính tốt, tuy nhiên việc lưu giữ tiền mặt sẽ làm cho doanh nghiệp bị mất
đi cơ hội phí Ngoài ra, sự luân chuyển tiền mặt trong kỳ (tiền vào, tiền ra) bất ổn, thì sự bất ổn này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do đó rất cần thiết phải kiểm soát tiền mặt thông qua việc lập kế hoạch ngân sách tiền mặt
I Mô hình quản lý tiền mặt EOQ :
Khi quản trị tiền mặt cần lưu ý rằng có sự giống nhau giữa mô hình quản trị tiền mặt và mô hình quản trị hàng tồn kho Thực vậy, về hình thức tiền mặt cũng giống như hàng tồn kho vì cả hai đều là nguyên vật liệu dùng trong sản xuất Giả sử bạn đang lưu giữ tiền mặt cần thiết cho các hóa đơn thanh toán, khi tiền mặt xuống thấp bạn sẽ bổ sung tiền mặt bằng cách bán các trái phiếu kho bạc Chi phí tồn trữ chủ yếu trong trường hợp này chính là lãi suất mà bạn bị mất đi Các chi phí đặt hàng chính là chi phí hành chính quản trị cho mỗi lần bán trái phiếu kho bạc Với những
tình huống đó hàng tồn kho tiền mặt của bạn sẽ tuân theo mô hình EOQ.
Khi dự trữ tiền mặt, doanh nghiệp sẽ mất cơ hội phí, tức là mất lãi suất, chi phí này tương đương với chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong quản trị hàng tồn kho
Nếu gọi S là tổng thanh toán bằng tiền mặt hàng năm Q* là số lượng trái phiếu kho bạc bán mỗi lần để bổ sung vào số dư tiền mặt
Q* =
II Mô hình quản lý tiền mặt Miller Orr :
Mô hình này xem xét cách một doanh nghiệp nên quản lý tiền mặt như thế nào nếu một doanh nghiệp không thể ước tính dòng tiền mặt thu vào và chi ra từng ngày
Đồ thị biểu diễn các mức biến động tiền mặt theo thời gian : (Hình 30.5 trang 751)
2 x Tiền mặt thanh toán hàng năm x Chi phí cho mỗi lần bán trái phiếu kho bạc Lãi suất
Trang 7Đồ thị cho thấy số dư tiền mặt đi ngoằn ngoèo một cách khó dự đoán cho đến khi đạt được
giới hạn trên Tại điểm này, doanh nghiệp mua chứng khoán vào để trả số dư tiền mặt về một
mức độ bình thường gọi là điểm trở lại Một lần nữa tiền mặt đi ngoằn ngoèo cho đến khi đạt được giới hạn dưới Lúc này, doanh nghiệp sẽ bán chứng khoán tiền mặt về để đưa số dư tiền mặt
lên điểm trở lại Như thế dẫn đến quy luật là mức tiền mặt lưu giữ dao động một cách tự do cho đến khi đạt một giới hạn dưới, khi đó doanh nghiệp mua hay bán chứng khoán để tái lập mức số
dư tiền mặt mong muốn
Mô hình Miller Orr xác định khoảng cách giữa giới hạn trên và giới hạn dưới là :
Khoảng cách =3 3
TÍN DỤNG (quản trị khoản phải thu)
Khi bán sản phẩm, đôi khi các doanh nghiệp yêu cầu người mua trả tiền ngay khi giao hàng hay trước khi giao hàng, nhưng hầu hết các trường hợp họ cho trả chậm Trường hợp này tức là doanh nghiệp đã thực hiện chính sách bán chịu Khi áp dụng chính sách bán chịu sẽ gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, nhưng đồng thời cũng gia tăng rủi ro và dẫn đến nguy cơ mất vốn Vì vậy phải thực hiện chính sách quản trị tín dụng hay quản trị khoản phải thu
Quản trị tín dụng thương mại đòi hỏi trả lời 5 tập hợp các câu hỏi sau :
- Doanh nghiệp đề nghị bán hàng hay dịch vụ của mình với điều kiện gì ? Dành cho khách hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng ? Doanh nghiệp có chuẩn bị để giảm giá cho khách hàng thanh toán nhanh không ?
- Doanh nghiệp cần đảm bảo gì về số tiền khách hàng nợ ? Chỉ cần khách hàng ký vào biên nhận hay buộc khách hàng ký một loại giấy nợ chính thức nào khác ?
- Phân loại khách hàng : Loại khách hàng nào có thể trả tiền vay ngay ? Để tìm hiểu doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách hàng không ? Hay doanh nghiệp dựa vào những chứng nhận của ngân hàng ?
- Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng như thế nào để tránh rủi ro ? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho các khách hàng mà doanh nghiệp nghi ngờ ? Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài món nợ khó đòi và điều này
¾ phương sai tiền mặt thanh toán x Chi phí mỗi lần bán trái phiếu
Lãi suất
Trang 8- Biện pháp nào mà doanh nghiệp áp dụng thu nợ khi đến hạn ? Doanh nghiệp theo dõi thanh toán như thế nào ? Bạn làm gì với những khách hàng trả tiền miễn cưỡng hay bạn đã kiệt sức vì họ ?
Tính hai mặt của chính sách bán chịu : (khoản phải thu, khoản phải thu của khách hàng) xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp là doanh nghiệp thực hiện chích sách bán chịu tức là cho khách hàng nợ tiền hàng trong một khoảng thời gian nhất định, chính sách bán chịu luôn có tính 2 mặt :
Thuận lợi : Góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh giúp doanh nghiệp bán được nhiều sản phẩm hơn, từ đó tăng doanh thu, tăng lợi nhuận
Bất lợi : Làm cho doanh nghiệp đối mặt với rủi ro tín dụng, với nguy cơ bị mất vốn nếu khách hàng không trả tiền
Quản trị tín dụng (hay quản trị khoản phải thu) : gồm 5 bước
• Bước 1 : Thiết lập các điều kiện bán hàng thông thường, nghĩa là doanh
nghiệp phải quyết định thời gian của kỳ thanh toán, thời gian khách hàng nợ tiền của doanh nghiệp và tỷ lệ chiết khấu nếu khách hàng thanh toán sớm hơn quy định Cần lưu ý : không phải thương vụ nào cũng liên quan đến tín dụng
Nếu doanh nghiệp sản xuất hàng theo quy cách do khách hàng yêu cầu hoặc là chi phí giao hàng lớn có thể doanh nghiệp được khách hàng cho ứng tiền mặt trước khi giao hàng
Nếu doanh nghiệp cung cấp hàng cho nhiều loại khách hàng không thường xuyên khác nhau, doanh nghiệp có xu hướng yêu cầu khách hàng trả tiền ngay sau khi nhận hàng
Nếu sản phẩm của doanh nghiệp đắt giá và thiết kế theo ý của khách hàng thì doanh nghiệp
có thể yêu cầu khách hàng thanh toán theo tiến độ của công việc
Thời gian thanh toán có thể dài hơn trong những trường hợp :
Nếu công việc làm ăn của khách hàng có mức rủi ro thấp
Nếu tài khoản của khách hàng lớn
Nếu khách hàng cần thời gian để xác minh chất lượng hàng hóa
Nếu hàng không bán được nhanh chóng
• Bước 2 : Quyết định hình thức hợp đồng với khách hàng.
Trang 9Nếu các thương vụ được thực hiện trong nước có thể được thực hiện trên tài khoản mua bán chịu
Nếu khách hàng ở nước ngoài thì doanh nghiệp có thể yêu cầu hợp đồng dưới dạng lệnh phiếu, hối phiếu thương mại, thư tín dụng
• Bước 3 : Đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng, ở bước
này phải dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để đánh giá như : kinh nghiệm riêng của doanh nghiệp về khách hàng, kinh nghiệm của các nhà cung cấp khác, đánh giá của một công ty tư vấn
về tín dụng, kiểm tra với ngân hàng của khách hàng, theo dõi diễn biến giá chứng khoán của khách hàng (nếu công ty khách hàng có niêm yết trên thị trường chứng khoán), đặc biệt là phải phân tích đánh giá tình hình tài chính của khách hàng
Phân tích tín dụng mà cụ thể là :
o Phân tích tỷ số tài chính
o Cho điểm tín dụng
o Xây dựng các chỉ số rủi ro tốt hơn
• Bước 4 : Sau khi thực hiện đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng
thì tiến hành thiết lập một hạn mức tín dụng hợp lý cho từng khách hàng
Quyết định tín dụng : Dựa trên một số nguyên tắc là
o Tối đa hóa lợi nhuận
o Tập trung vào các tài khoản nguy hiểm
o Xem xét xa hơn đơn đặt hàng tức thời
• Bước 5 : Xây dựng chính sách thu nợ hợp lý.