kỹ thuật trộn thư

ĐẶT VẤN ĐỀ Công cụ Mail Merge của MS Word cho phép bạn tạo những văn bản cùng nội dung để gửi đến nhiều người khác nhau trong một khoảng thời gian rất ngắn, thông tin chính xác... CÁC B

Nguyễn Thị Thanh Duyên

Bộ môn Toán Tin – ĐH Y Thái Bình

2008 - 2009

MỤC TIÊU BÀI HỌC

 Thực hiện được kỹ thuật trộn thư;

 Vận dụng được kỹ thuật trộn thư vào các

bài toán thực tế

I ĐẶT VẤN ĐỀ

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Tìm hiểu tình huống

 Lan là y tá bệnh viện ĐH Y Thái Bình

 Hàng ngày, cô phải trả kết quả xét nghệm máu cho hàng trăm bệnh nhân khác nhau.

 Các phiếu xét nghiệm thường có nội dung giống nhau chỉ khác về người nhận và các chỉ số xét nghiệm.

 Mẫu phiếu xét nghiệm

 Bảng DL chứa thông tin về bệnh nhân  Mẫu phiếu xét nghiệm

Cần đưa thông tin vào từng ô trống

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC

I ĐẶT VẤN ĐỀ

 Theo cách trực quan

Tạo 5 tập tin giống nhau chứa mẫu phiếu xét nghiệm

Mở từng tập tin đó để gõ thông tin của từng BN vào

Nhược điểm:

- Mất nhiều thời gian

- Dễ gây nhầm lẫn, khó thay đổi nội dung

I ĐẶT VẤN ĐỀ

 Công cụ Mail Merge của MS Word cho phép bạn tạo những văn bản cùng nội dung để gửi đến nhiều người khác nhau trong một khoảng thời gian rất ngắn, thông tin chính xác

II CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ

III CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Trộn thư

Tập tin chính

Văn bản sau khi trộn Tập dữ liệu

II CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Bước 2

Tạo tập tin chính

(VB có cùng ND)

Bước 3 Thực hiện trộn thư (KQ: VB sau khi trộn)

BƯỚC 1 TẠO TẬP DỮ LIỆU (Data Document)

 Thường là tập tin văn bản dạng Word chứa 1 Table Tên Trường

Bản ghi (chứa thông tin của 1 bệnh nhân cụ thể)

Dòng tiêu đề

BƯỚC 1 TẠO TẬP TIN DỮ LIỆU (Data Document)

Làm thế nào để chèn một bảng mới vào trong văn bản ?

VD: Tạo 1 bảng 6x9 và nhập DL như sau:

Chú ý : + Dòng tiêu đề viết bằng tiếng Việt không dấu

+ Tạo xong bảng thì lưu lại VD: Lưu vào ổ đĩa trong : Mydocument \ Bang.doc

BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN CHÍNH (Main Document)

 Là một VB thông thường

 Chứa nội dung giống nhau của văn bản

 Các dòng như Họ tên, Địa chỉ, Giới tính… được

để trống Các ô trống này sẽ được điền tự động vào khi thực hiện bước trộn thư

BƯỚC 2: TẠO TẬP TIN CHÍNH (Main Document)

 Soạn thảo phiếu xét nghiệm như sau:

Sau khi soạn thảo xong văn bản mẫu, lưu tập tin vào đĩa và đặt tên cho tập tin Sau khi soạn thảo xong văn bản mẫu, lưu tập tin vào đĩa và đặt tên cho tập tin

Những kỹ thuật nào được sử dụng để tạo ra mẫu phiếu này ?

Phần để trống

sau này sẽ chèn

trường tin lên

BƯỚC 3 THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Trộn thư

Tập tin chính

Văn bản sau khi trộn Tập dữ liệu

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

B3 B4

Kết quả

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

- Mở tập tin chính (VB chứa nội dung giống nhau)

Vào Tools chọn Mail Merge…

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

H ộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

1 Chọn tập tin chính (Mail Document)

Trong Nhấn vào Create chọn From Letters

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

1 Mở tập tin chính (Mail Document)

 Xuất hiện hộp thoại

Chọn Active Window để chọn tệp tin đang mở là

văn bản mẫu

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

1 Chọn tập tin chính (Mail Document)

 Quay về hộp thoại

Đường dẫn tới tập tin chính

(Phiếu xét nghiệm)

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

2 Chọn tập dữ liệu (Data Document)

Trong

Nhấn nút Get Data và chọn Open Data Source

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

 Hộp thoại Open Data Source hiện ra

 Chọn đường dẫn tới tệp chức bảng DL

 Nhấn Open

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

 Hộp thoại xuất hiện

Nhấn Edit Main Document để quay về tập tin

chính để chèn các trường tin vào

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Lúc này xuất hiện thanh công cụ Mail Merge

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

3 Chèn các trường tin lên tập tin chính

• Đưa trỏ về vị trí cần chèn

• Trên thanh Mail Merge, nhấn nút Insert Merge Field , rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Sau khi chèn đủ các thông tin Tập tin chính có dạng sau:

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

4 Trộn thư

Trên thanh Mail Merge Nhấn vào nút Merge…để

trộn dữ liệu

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Nơi lưu tài

liệu đã trộn

Phạm vi các bản ghi

được trộn

-Trong Merge to chọn:

- New document để kết xuất VB trộn ra 1 tệp tin mới

- Printer để kết xuất VB ra máy in

-Trong Records to be merged chọn:

- All để kết xuất toàn bộ DL

- From … To … để kết xuất từ bản ghi nào đến bản ghi nào

Hộp thoại Merge hiện ra như sau:

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Cuối cùng, nhấn vào Merge để xuất DL ra :

BƯỚC 3: THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Văn bản cuối cùng sau khi thực hiện trộn thư

III THỰC HÀNH TRÊN VÍ DỤ CỤ THỂ

Ví dụ

LƯỢNG GIÁ SAU GIỜ HỌC

1 Trong các ứng dụng sau đây, đâu không phảI là

ứng dụng của kỹ thuật trộn thư?

A Giấy mời họp;

B Bài báo;

C Giấy xét nghiệm huyết học, hoá sinh, nước tiểu, siêu âm

D Phiếu báo dự thi,Phiếu báo điểm thi

B

Trả lời

LƯỢNG GIÁ SAU GIỜ HỌC

2 Để thực hiện kỹ thuật trộn thư ta cần những tập

LƯỢNG GIÁ SAU GIỜ HỌC

3 Tập tin dữ liệu là gì?

A Là tập tin được tạo ra sau khi thực hiện kĩ thuật trộn thư

B Là tập tin văn bản dạng Word chứa 1 Table

C Là tập tin mẫu chứa nội dung thư mời

D Cả A, B, C đều sai

B

Trả lời

ỨNG DỤNG CỦA KỸ THUẬT TRỘN THƯ

4 Để thực hiện kỹ thuật trộn thư cần mấy thao

tác? Hãy nêu từng thao tác đó?

TÓM LẠI: QUY TRÌNH THỰC HIỆN TRỘN THƯ

Bước 2

Tạo tập tin chính

(VB có cùng ND)

Bước 3 Thực hiện trộn thư (KQ: VB sau khi trộn)

Xin chân thành cảm ơn