TINH HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH

TINH HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 THÔNG TIN VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN KINH TẾ 5

1.1Thông tin và vai trò của thông tin 5

1.2 Thông tin và quản lý 5

1.3 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định 6

1.4 Các giai đoạn phát triển của quá trình ứng dụng tin học trong một tổ chức 6

1.5 Khái niệm và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý 7

1.6 Phân loại hệ thống thông tin trong môi trường tổ chức 10

1.7 Chất lượng và hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 13

CHƯƠNG 2 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ KINH TẾ CƠ BẢN 23

2.1 Quy trình để xây dựng một hệ thống thông tin kinh tế 23

2.2 Hệ thống thông tin tai chính 23

2.3.Hệ thống thông tin kế toán 29

2.4.Hệ thống thông tin Marketing 34

2.5.Hệ thống thông tin quản lý sản xuất kinh doanh 41

2.6.Hệ thống thông tin quản trị nhân lực 49

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG CƠ BẢN CỦA EXCEL TRONG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ 56

3.1 Giới thiệu bảng tính điện tử 56

3.2 Tạo lập bảng tính 63

3.3 Định dạng bảng tính 66

3.4 Giới thiệu hàm chuẩn 73

3.5 Biểu đồ trong Excel 76

3.6 Làm việc với nhiều bảng tính 91

3.7 Ii ấn bảng tính 96

3 8 Một số hàm chuẩn thường dùng trong quảng lý kinh tế và quản trị kinh doanh 102

CHƯƠNG 4 SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ 126

4.1Khái niệm cơ sở dữ liệu 126

4.2Tạo lập một cơ sở dữ liệu trong Excel 126

4.3Sắp xếp các dòng trong bảng biểu 127

4.4Đặt lọc dữ liệu 128

4.6Lệnh tạo dòng tổng con trong bảng biểu 130

4.7Một số hàm trong cơ sở dữ liệu 131

4.8Tạo lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu 132

CHƯƠNG 5: PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO TRONG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ 133

5.1GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÁC BÀI TOÁN PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ 133

5.2 TÍNH TOÁN CÁC ĐẠI LƯỢNG THỐNG KÊ MÔ TẢ 134

5.3 Xác định hệ số tương quan giữa các yếu tố 136

5.4 Phân tích kinh tế bằng hồi quy đơn 139

CHƯƠNG 6 CÁC BÀI TOÁN TỐI ƯU VÀ MA TRẬN TRONG KINH TẾ 146

6.1Mô hình hóa các hiện tượng kinh tế 146

6.2Bài toán quy hoạch tuyến tính tổng quát 146

6.3Một số ví dụ 149

6.4Mô hình hóa các bài toán tối ưu 152

6.5Giải bài toán quy hoạch tuyến tính trên Excel 152

6.6Xử lý ma trận trong Excel 154

155

Tài liệu tham khảo 157

LỜI NÓI ĐẦU

Trong điều kiện hiện nay, khi hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang ngày càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, hoạt động kinh doanh nói chung, kinh doanh quốc tế nói riêng trở thành một yếu tố khách quan đối với mọi quốc gia Trong những thập kỷ gần đây, đã chứng kiến sự bùng nổ của hoạt động kinh doanh trên phạm vi toàn cầu

Tin học ứng dụng trong kinh doanh là một môn học không thể thiếu trong chương trình đào tạo ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của giáo viên và sinh viên, chúng tôi tổ

chức biên soạn bài giảng “ Tin học ứng dụng trong kinh doanh ” phù hợp với điều kiện

kinh doanh trong giai đoạn hội nhập Với kinh nghiệm giảng dạy được tích luỹ qua nhiều năm, cộng với sự nỗ lực nghiên cứu từ các nguồn tài liệu khác nhau, bài giảng có nhiều

thay đổi và bổ sung để đáp ứng yêu cầu do thực tiễn đặt ra Bài giảng “ Tin học ứng dụng trong kinh doanh ” là tài liệu chính thức sử dụng giảng dạy và học tập cho sinh

viên hệ đào tạo đại học ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp; đồng thời cũng là tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến lĩnh vực này Nội dung cuốn sách gồm 6 chương đề cập đến toàn bộ những kiến thức về Tin học ứng dụng trong kinh doanh

Biên soạn bài gảng là một công việc hết sức khó khăn, đòi hỏi sự nỗ lực cao Tác giả đã giành nhiều thời gian và công sức với cố gắng cao nhất để hoàn thành Tuy nhiên, với nhiều lý do nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong sự chỉ giáo, đóng góp, xây dựng của các đồng nghiệp, anh chị em sinh viên và bạn đọc để tiếp tục bổ sung, hoàn thiện nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng bài giảng

Xin trân trọng cám ơn!

Quảng Bình, tháng 05 năm 2015

Tác giả

CHƯƠNG 1 THÔNG TIN VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN KINH TẾ

1.1Thông tin và vai trò của thông tin

- Trong cuộc sống hàng ngày: khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của

chúng ta về một đối tượng nào đó

- Ở dạng chung nhất: thông tin luôn luôn được hiểu như các thông báo nhằm mang

lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin

- Dưới góc độ Quản lý: Thông tin là những dữ liệu nghiệp vụ có ích, được tổ chức

lưu trữ và được quản trị theo một cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn

* Tính chất phản ánh của thông tin:

* Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người

1.2 Thông tin và quản lý

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để đạt được một mục tiêu định trước bằng hợp tác và phân công lao động

Chủ thể phản ánh Thông tin Đối tượng tiếp nhận

Hệ thống quản lý

Đối tượng quản lý

Sơ đồ quản lý một tổ chức dưới góc độ tin học

 thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý

1.3 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định

* Ba cấp quản lý trong một tổ chức:

R.N.Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên Cấp chiến lược, Cấp chiến thuật và Cấp tác nghiệp

1.4 Các giai đoạn phát triển của quá trình ứng dụng tin học trong một tổ chức

Các giai đoạn ứng dụng tin học Đặc điểm

1 Giai đoạn khởi đầu

(Initiation)

- Bước đầu sử dụng máy tính trong xử lý dữ liệu

- Tin học hoá một nghiệp vụ xác định (thường là kế toán)

- Bộ phận xử lý dữ liệu chuyên biệt

2 Giai đoạn lan rộng

(Contagion)

- Phạm vi tin học hoá đã được mở rộng

- Không kiểm soát, không tính đến yếu tố chi phí, lợi ích

3 Giai đoạn kiểm soát ứng

dụng (Control)

- Ứng dụng rộng rãi nhưng có tính đến chi phí, lợi ích

- Một loại cán bộ mới ra đời: cán bộ quản lý có

khả năng về CNTT - IEMgr (Information Enable

- Người sử dụng trực tiếp tham gia xử lý

- Bộ phận tin học có khả năng cung cấp dịch vụ, tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho người sử dụng

5 Giai đoạn quản trị dữ liệu

- Phát triển xu thế môi trường Client – Server

6 Giai đoạn chín muồi

1.5 Khái niệm và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý

1.5.1 Định nghĩa và mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị liên lạc viễn thông, phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)

và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết qảu xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Như hình 1.4 minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Hình 1.4: Mô hình hệ thống thông tin

Ví dụ 1

Hệ thống trả lương truyền thông thu thập dữ liệu về thời gian đã làm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền được ghi trên các hồ sơ, tạo ra các tờ sec trả lương hoặc thực hiện việc gửi tiền tự đông vào các tài khoản cảu nhân viên ăn lương và chuyển các thong tin về khoản tiền đó cho người được lĩnh Vậy đây là hệ thống thông tin

Hệ thống trả lương thủ công hoặc bằng phương tiện máy móc Đó có thể là phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi và máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tủ gắn với một số đĩa từ và máy in Laser Hệ thống này cũng chịu những rang buộc của nó Các rang buộc có thể là những thỏa thuận giữa chủ và nhân viên Các luật vầ thuế, về bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế cũng là các yếu tố ảnh hưởng tới

Hệ thống thông tin Viễn

thôn

Phần cứng

Phần mềm

Con ngườ

Dữ liệu

hệ thống thông tin

Qua hai ví dụ trên, chúng ta đã nói tới hai loại khác nhau của hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin chính thức: thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập theo một truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trả lương được nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hang, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoặc ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức

- Hệ thống thong tin phi chính thức: của một tổ chức bao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp trong ví dụ

đã nêu trên Tập hợp các hoạt động xử lý

thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép

dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại,

các cuộc tranh luận, các ghi chú trên

bảng thông báo và các bài báo trên báo

chí và tạp chí là các hệ thông tin phi

chính thức

Lưu ý

Mặc dù các hệ thống thông tin phi

chính thức đóng một vai trò quan trọng

trong các tổ chức, nhưng chúng ta không

quan tâm tới các trong trường hợp này Hình 1.5 Các bộ phận cấu thành HTTT

1.5.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Năm bộ phận cấu thành HTTT bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, dử liệu, viễn thông Con người là yếu tố quyết định trong Con người có thể làm ra tất cả phần cứng, phần mềm, dữ liệu và thông

Con người trong HTTT bao gồm những người sử dụng hệ thống những bảo trì hệ thống (kỹ thuật viên, lập trình, phân tích hệ thống

Phần cứng bao gồm toàn bộ các thiết bị phục vị cho thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin Đó là máy tính, mạng máy tính, các thiết bị khác

Phần mềm trong HTTT bao gồm toàn bộ các chương trình máy tính cùng các tài liệu hướng dẫn phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu truyền thông tin Trong phần mềm

Sơ đồ các thành phần cấu thành HTTT được mô tả trong hình 1

1.6 Phân loại hệ thống thông tin trong môi trường tổ chức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức được dung Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục

vụ làm cơ sở để phân loại

1.6.1 phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống trợ giúp ra quyết định Hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạch tranh

a Hệ xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch lý các dữ liệu đến từ

cho vay hoặc với nhân viên của Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hơp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp hoạt động ở mức tác nghiệp

Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hang, làm hóa đơn, theo dõi khách hang, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hang, tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

b Hệ thống thông tin quản lý MIS (Managerment Information System)

Hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc kế hoawchj chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn

dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào

đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo cáo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cung một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các thong tin dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phần mềm năng lực bán hàng, theo dõi chi tiết, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị thường… là các hệ thống thông tin quản lý

c Hệ trợ giúp quyết định DSS (Decision Support System)

Hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và

sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

d Hệ chuyên gia ES (Expert System)

Hệ thống chuyên gia là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn góc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao đông trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng Ví dụ,

hệ chuyên gia chẩn đoán bệnh, hệ chuyên gia trong thăm dò địa chất,…

e Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt

nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng nó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý , hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hang, mottj nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…(trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức) Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi lag HTTT chiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hang, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một doanh nghiệp

Ví dụ

- Việc lắp đặt các trạm đầu cuối cho phép khách hang của một công ty phân phối dược phẩm chuyển truecj tiếp đơn đặt hang vào máy tính cảu nhà cung cấp Điều đó rõ rang là khá lôi cuốn khách hang

- Một nhà sản xuất tủ bếp tạo cho khách hang một hệ trợ giúp lựa chọn kiểu mẫu thiết kế tủ bếp có thể tăng mạnh thị phần của mình

Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển hệ thống thông tin trình bày trong giáo trình tập trung vào hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhưng chúng cunhx thường được dung trong việc nghiêp cứu các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ thống tăng cường khả naeng cạnh tranh Riêng đối với hệ chuyên gia vì những đặc trưng riêng nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng

1.6.2 Phân loại theo nghiệp vụ của hệ thống thông tin

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này

1.7 Chất lượng và hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Việc đánh giá chất lượng và hiệu quả kinh tế của hệ thống thoongtin thực chất là tìm

ra các tiêu chuẩn của thông tin do hệ thống cung cấp và xác định lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tơ chức khi sử dụng hệ thống đó Trước hết ta xét các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của hệ thống thông tin

Bảng 14: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến lược

Hệ thống thông tin Văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính

tác nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

1.7.1 Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của hệ thống thông tin

Như chúng ta đã thấy trước đây, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Dễ thấy rằng từ

sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng, chúng ta xem xét lại một ví dụ có tính minh họa dưới đây

Hệ thống đặt vé máy bay là rất quan trọng cho hoạt động của một công ty hàng không hiện đại Một sự hỏng hóc của hệ thống này có thể phá vỡ nghiêm trọng các hoạt động khác của công ty và trong một số trường hợp còn gây ra đổ vỡ trầm trọng Hệ thống đặt chổ không phải chỉ riêng có của các công ty hàng không, nhiều loại hoạt động kinh doanh khác cũng cần tới hệ thống kiểu đó Ví dụ hệ thống đặt phòng hội nghị Sự hoạt động kém của một hệ thống như vậy có thể sẽ kéo theo những hậu quả khó lường

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin được đánh giá qua các tham số như sau:

- Độ tin cậy của thông tin

- Tính đầy đủ của thông tin

- Tính thích hợp và dễ hiểu của thông tin

- Tính được bảo vệ của thông tin

- Tính kịp thời của thông tin

a Độ tin cậy

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ chính xác Thông tin độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng mua về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán giảm xuống Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên của hàng thất thu

b.Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi tình hình thực tế Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra hàng tuần Để so sánh, báo cáo cũng có nêu

ra rằng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước Ông chủ thấy số lượng

trong thực tế có thể hoàn toàn khác Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không cho biết gì về năng suất Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ tăng thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhan làm quá nhanh Một sự không đầy đủ của hệ thống thông tin này như vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp

c.Tính thích hợp và dễ hiểu

Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc

dù chúng có liên quan đến những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy Nhuyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

d Tính được bảo vệ

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lướn cho tổ chức

1.7.2 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

a Giá trị của một thông tin quản lý

Nếu một tổ chức tạo ra thông tin để bán thì tổ chức đó có thể tính giá trị của nó theo chi phí để có được thông tin đó

Giá thành thông tin =  các khoản chi tạo ra thông tin

Tuy nhiên cách hiểu giá trị thông tin dựa vào giá thành là không phù hợp với cách hiểu hiện nay của các nhà quản lý về giá trị thông tin Một thông tin do hệ thống thông tin quản lý tạo ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định Vì vậy phải xem xét thông qua việc thông tin đó đóng góp như thế nào vào quyết định quản lý và kết quả ứng

xử của tổ chức sau khi thực hiện quyết định trên của quản lý Nghĩa là cần phải xem xét giá trị thông tin theo hai bước:

Bước 1: Giá trị của một thông tin phải được đánh giá thông qua tác động của nó đối với nhưng quyết định của tổ chức

Bước 2: Cách thức thực hiện quyết định của tổ chức phải được đánh giá thông qua việc đối chiếu với các mục tiêu mà tổ chức đã ấn định

Theo cách hiểu và thực hiện như vậy thì cần phải sử dụng khái niệm mới về giá trị của thông tin:

Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra

Có thể hiểu là khi có thêm một thông tin thì các nhà quyết định dựa thêm cào thông tin đó để lựa chọn được phương án quyết định Giả sử nhà quản lý phải lựa chọn 1 trong

N phương án D1, D 2….Dn Nếu chưa cso thông tin A thì các nhà quản lý chọn phương án

D1 Sau khi có thông tin a thì họ chọn D2 Vậy giá trị của thông tin a bằng chênh lệch của hiệu quả do phương án D1 mang lại

Chiến lược B: Giá trung bình

Chiến lược C: Giá cao

Dực trên các tin tức hiện có các nhà quản lý chọn phương án A Để chắc chắn trước khi quuyeets định họ tiến hành khảo sát thị trường và kết quả như sau:

Chiến lược A có kết quả là 70

Chiến lược B có kết quả là 100

Chiến lược C có kết quả là 50

Theo bảng này thì chiến lược B là thích hợp Vậy giá trị thô của thông tin khảo sát thị trường là 100 - 70 = 30

Ví dụ 2

Với nhiều tình huống biết xác suất của chúng

Toàn bộ thông tin cho phép chọn B mà không chọn A có giá trị:

120 - 90 = 30

b.Tính giá trị của hệ thống thông tin

Lý do tồn tại của hệ thống thông tin quản lý là sự đóng góp cần thiết của nó cho quản lý, do vậy phải đánh giá tính hữu ích của hệ thống thông tin theo cách ứng xử của tổ chức, tức là việc thực hiện các mục tiêu của nó Có hai phương pháp tính toán thường dùng như sau:

◊ Theo phương pháp tránh rủi ro và cơ hội thuận lợi nhờ HTTT

Chiến

lược X ( xác suất 0,6) Y ( xác suất 0,4 ) Kết quả

C 50 70 (30x0,6+70x0,4) = 58

Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà

tổ chức tránh được và những cơ hội thuận lwoij mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin

Để tính toán thiệt hại của rủi ro có thể tiến hành thao cách thức của những nhà bảo hiểm Nghĩa là sử dụng hai thành phần: Tổng giá trị thiệt hại nếu rủi ro xảy ra và xác suất của rủi ro đó Cụ thể như sau:

Nếu gọi:

 A1, A2….An là thiệt hịa của các rủi ro i

 P1, P2… Pn là xác suất xẩy ra của các rủi ro i

 R1, R2….Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin i

Lợi ích tránh được rủi ro của hệ thống thông tin là: PR =  A 1 P 1 R 1

 B1, B2….Bn là lơi ích tận dụng cơ hội i

 Q1, Q2….Qn là xác suất xảy ra cơ hội i

 S1, S2….Sn là tỷ lệ tận dụng cơ hội I nhờ có hệ thống thông tin

Cơ hội tận dùng của hệ thống thông tin là: CR =  B 1 Q 1 S 1

Tóm lại theo phương pháp này lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin là PR - CR

◊ Theo phương pháp đánh giá của chuyên gia

Hệ thông tin mang lại hai loại lợi ích: trực tiếp và gián tiếp Theo kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới thì lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin chiếm từ 5 - 20% kết quả hoạt động của tổ chức Cụ thể là bao nhiêu cho mỗi tổ chức thì cần phải tiến hành thử nghiệm

Lợi ích gián tiếp là loại lợi ích không thể cân đó đong đếm chính xác được Chẳng hạn như “ tăng uy tín của hãng” Chúng ta không tính mà ước lượng Trong khi tính toán

Có thể dựa vào ý kiến đánh giá tốt xấu của các chuyên gia về hệ thống thông tin để ước lượng lợi ích gián tiếp theo cách tính sau Nếu Pt(i) là lợi ích trực tiếp của hệ thống thông tin năm thứ i thì lợi ích gián tiếp Pg(i) sẽ là:

Pg i = a.Pt i m trong đó:

a là tỉ lệ % của Pgi đối với Pti Theo kinh nghiệm của nhiều tổ chức thì a nằm trong khoảng 0,3 đến 0,5

m là hệ thống chất lượng của hệ thống thông tin theo sự dánh giá của các chuyên gia

m = 1 nếu trên 90% số chuyên gia đánh giá cao hệ thống thông tin

m = 0,5 nếu từ 50% - 90% chuyên gia đánh giá tốt hệ thống thông tin

m = 0 nếu dưới 50% số chuyên gia cho rằng hệ thống thông tin tốt

1.7.3 Chi phí cho hệ thống thông tin

Cũng như mọi đầu tư khác, chi phí cho hệ thống thông tin quản lý có hai phần: chi phí cố định ( còn gọi là chi phí chuyển đổi ) và chi phí biến động (còn gọi là chi phí vận hành )

a.Chi phí cố định

Chi phí cố định cho hệ thống thông tin gồm các khoản mục sau:

1a Chi phí phân tích và thiết kế Cpttk

2a Chi phí xây dựng ( thực hiện ) Cxd

3a Chi phí máy móc tin học Cmm

4a Chi phí cài đặt Ccđ

5a Chi trang bị phục vụ Ctbpv

6a Chí cố định khác Ccđk

Chi phí cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk

b Chi phí biến động

Chi phí này là những khoản chi để khai thác hệ thống Chúng bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và đột xuất trong thời kỳ khai thác Đây là chi phí theo thời gian

vì vậy sẽ được tính theo các kỳ, chủ yếu là năm Đó là các khoản:

1b Chi phí thù lao nhân lực Ctl

2b Chi phí thông tn đầu vào, văn phòng phẩm Cđv

3b Chí phí tiền điện, thuyền thông… Cđtt

4b Chi phí bảo trì sửa chữa Cbtsc

5b Chi phí biến động khác Cbđk

Chi phí biến động năm thứ I sẽ là:

CPBĐ(i) = Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i)

1.7.4 Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin

Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tương đối của hệ thống thông tin tính theo như các loại đầu tư khác Gọi n là số năm sử dụng HTTT và chuyển hết giá trị tiền tệ theo thời gian về tương lai thì tổng chi phí sẽ là:

TCP = CPBĐ(1 + lãi suất ) n +  CPBĐ(i)(1+lãi suất) (n-i)

Và tổng thu sẽ là TTN = TN(i)(1+Lãi suất ) (n-i)

Cần phải xây dựng hệ thống thông in sao cho TTN>TCP

Có một số phương pháp đơn giản để xem xét hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin như sau

a.Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí

Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống mới Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng chi phí cho hệ thống cũ

Hệ thống thông tin hiện đại chỉ tồn tại từ 3 đến 5 năm ở các nước phát triển, ở Việt

điểm cân bằng là phần thiệt hại khi dùng hệ thống mới thay cho hệ thống cũ còn hình tam giác bên phải là phần được lợi Nếu thời điểm cân bằng càng gần về bến trái (trước 2,5 năm ) thì hình tam giác bên phải sẽ có diện tích lớn hơn và như vậy có lợi về mặt kinh tế Việc xây dựng hệ thống thông tin mới là thỏa đáng về mặt kinh tế

b.Phương pháp phân tích tiền dư

Phương pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích lũy và lợi ích tích lũy Hiệu của chúng gọi là tiền dư trong kỳ Tổ chức cố định tỷ suất sinh lời và nếu tổng số các giá trị tiền dư ước lượng là dương thì việc đầu tư là thỏa đáng

Ví dụ: Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí

Kỳ Tiền dư Hệ số ước lượng Tiền dư ước lượng

Chi phí cho hệ thống mới Cân bằng

Chi phí

Thời gian

Cộng +41 932

Phương pháp này còn cho phép lựa chọn phương án tối ưu trong các phương án đề xuất

c Phương pháp kinh nghiệm

Phương pháp này dựa vào ý kiến của chuyên gia hoặc những người có khả năng Đối với những người sử dụng thì anh ta chấp nhận trả bao nhiêu để được sử dụng hệ thống đó James I Ganagher đã thử nhiệm và có các kết luận:

Hầu như toàn bộ các nhà quản lý chấp nhận cách thức này bởi vì họ cho rằng chỉ có

họ mới ước lượng hợp lý giá trị bằng tiền của hệ thống thông tin quản lý Cần chú ý những điểm sau đây:

Người tham gia có xu hướng ước lượng cao lên

Giá trị ước lượng cho hệ thống thông tin tăng theo cấp độ trách nhiệm của nhà quản

lý

d Phương pháp so sánh

Phương pháp này đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với một hệ thống thông tin tương tự hoặc một hệ thống trừu trượng được chọn làm mẫu Tư tưởng của phương pháp này là ta có hệ thống A Hệ thống B là vật chuẩn thì có hai câu hỏi đặt ra: Giá trị của hệ thống B là gì? Và hệ thống B có giá trị lớn hơn hay bé hơn giá trị hệ thống A?

Việc trả lời câu hỏi 2 bao giờ cũng dễ hơn câu hỏi 1 và dễ hơn câu hỏi trực tiếp về giá trị hệ thống A Cách tiếp cận này có thể sử dụng để xác định phương án lợi nhất và đảm bảo cho hệ thống đang được xem xét có đủ lý do để biện minh cho các chỉ tiêu cho

nó

CHƯƠNG 2 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ KINH TẾ CƠ BẢN

2.1 Quy trình để xây dựng một hệ thống thông tin kinh tế

2.2 Hệ thống thông tin tai chính

2.2.1 Các chức năng cơ bản của HTTT tài chính

HTTT tài chính cung cấp thông tin tài chính cho tất cả những người làm công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp trong đó có cả giám đốc tài chính HTTT tài chính thực hiện những chức năng sau đây:

- Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau vào một HTTT duy nhất

- Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho nhiều nhóm người sử dụng khác nhau

- Cung cấp dữ liệu một cách kịp thời phục vụ các nhu cầu phân tích tài chính

- Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo thời gian, theo vùng địa lý, theo sản phẩm, theo khách hàng…

- Khả năng phân tích kiểu What – If để dự bán dòng tiền tương lai

- Phân tích các hoạt động tài chính trong quá khứ và tương lai

- Theo dõi và kiểm soạt việc sử dụng quỹ của doanh nghiệp

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của hệ thống thông tin tài chính

Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT tài chính cần các dữ liệu và thông tin đa dạng Các nguồn dữ liệu đầu vào chủ yếu của HTTT tài chính bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống xử lý lương hay xử lý hàng tồn kho và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài (Thông tin về các đối thủ cạnh tranh, tổ chức nhà nước, luật thuế…) Đầu ra chủ yếu là các báo cáo và thống kê tài chính Hình vẽ sau cho thấy mô hình của HTTT tài chính

Tổng quan về HTTT tài chính

2.2.3 Phân loại HTTT tài chính theo mức quản lý

Các hệ thống thông tin tài chính bao gồm các hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp như: Hệ thống tài sản cố định, hệ thống công nợ phải thu cảu khách, hệ thống công nợ phải trả người bán, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống mua hàng, hệ thống hàng tồn kho, hệ thống thanh toán lương Bên cạnh đó là các hệ thống thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định chiến thuật và chiến lược như: Hệ thống ngân sách, hệ thống quản

lý vốn, hệ thống lập ngân sách vốn, thống thống phân tích tình hình tài chính, hệ thống quản trị đầu tư và hệ thống dự báo

a Phân hệ thông tin tài chính tác nghiệp

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

CSDL ứng dụng tài chính

Dự báo tài chính Báo cáo tài chính

Kế hoạch chiến lược

Chính sách kinh doanh

Dữ liệu giao dịch tài chính

Thông thường, các hệ thống được tự động hoá đầu tiên trong một tổ chức doanh nghiệp là hệ thống kế toán mức tác nghiệp Các hệ thống thông tin tài chính phục vụ quản

lý mức chiến thuật và chiến lược thường được xây dựng, sau khi các hệ thống thông tin mức tác nghiệp cơ bản được xây dựng và đi vào hoạt động

Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp cung cấp các thông tin đầu ra có tính thủ tục, lặp lại cần cho mọi doanh nghiệp Thong tin đầu ra có thể là các phiếu trả lương, séc thanh toán với nhà cung cấp, hoá đơn bán hàng cho khách, đơn mua hàng, báo cáo hàng tồn kho và các mẫu biểu, báo cáo thông thường khác Các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ Chúng tập trung vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần thiết Vậy nên, các hệ thống thôn tin tài chính mức tác nghiệp thường được gọi là các hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ

b Phân hệ thông tin tài chính chiến thuật

Các hệ thống thông tin tài chính chiến thuật hỗ trợ quá trình ra quyết định mức chiến thuật bằng cách cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo tổng hợp định kỳ, các báo cáo đột xuất, các báo cáo đặc biệt và các thông tin khác nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm soát các lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm của hộ và trong việc điều phối các nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Như vậy, trong khi trọng tâm các hệ thống thông tin mức tác nghiệp là xử lý giao dịch thì các hệ thống thông tin mức chiến thuật lại tập trung vào vấn đề phân chia các nguồn lực

Có thể thiết kế rất nhiều hệ thống thông tin chiến thuật dựa trên máy tính để hỗ trợ quá trình ra quyết định tài chính, điển hình là các hệ thống thông tin ngân sách, hệ thống quản lý vốn bằng tiền, hệ thống dự toán vốn và các hệ thống quản lý đầu tư

- Các hệ thống thông tin ngân sách

Hệ thống thông tin ngân sách cho phép các nhà quản lý theo dõi số thực thu, thực chi và so sánh chúng với con số thu, chi theo kế hoạch Nó cũng cho phép các nhà quản

lý so sánh ngân sách của kỳ hiện tại với ngân sách của các kỳ tài chính trước đó hoặc so sánh ngân sách giữa các bộ phận, phòng ban với nhau Trên cơ sở so sánh dữ liệu tài chính, các nhà quản trị tài chính có thể xác định được cách sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được các mục tiêu của họ

Phần mềm bảng tính trợ giúp rất hiệu quả cho các nhà quản lý trong những câu hỏi

dạng “What – If” về ngân sách, trên cơ sở đó có thể tạo ra nhiều tình huống phân bổ ngân

sách khác nhau

- Các hệ thống quản lý vốn bằng tiền

Quản lý tài chính phải đảm bảo doanh nghiệp có đủ vốn bằng tiền để trang trải các khoản chi tiêu, sử dụng vốn nhàn rỗi vào đầu tư hoặc vay vốn để thoả mãn nhu cầu tiền vốn trong những kỳ không đủ dòng tiền

Các doanh nghiệp cần tiền vốn cho hai mục đích: Cần cho các hoạt động hàng ngày (vốn lưu động) và cần để mua sắm tài sản cố định Để có thể xác định xem lượng tiền vốn

có đủ cho nhu cầu vốn lưu động và nhu cầu mua sắm tài sản cổ định hay không, cần lập

dự báo nhu cầu về vốn cho kỳ liên quan Dự báo về dòng tiền sẽ cho biết dự trù về các dòng tiền vào/ra cho mỗi tháng Trên cơ sở đó sẽ xác định được tháng nào có tiền vốn nhàn rỗi có thể đem đi đầu tư hoặc tháng nào không đủ tiền vốn để doanh nghiệp còn có

kế hoạch đi vay để thoả mãn nhu cầu về vốn lưu động và nhu cầu mua sắm TSCĐ Thông tin cung cấp bở dự báo về dòng tiền vào/ra sẽ trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định đầu tư, mua sắm và vay tiền

Nếu thông tin được lưu giữ trên bảng tín điện tử, các nhà quản lý có thể mô phỏng hàng loạt các tình huống kinh doanh có thể xảy ra, nhờ đó có thể ra các quyết định mang tính thông tin nhiều hơn về việc sử dụng vốn hay nhu cầu vốn cho các hạng mục ngắn hạn

- Các hệ thống dự toán vốn

Dự toán vốn bao gồm thông tin về dự toán mua sắm hay bán chuyển nhượng tài sản

cố định trong năm tài chính Về cơ bản quá trình dự toán vốn gồm các bước sau: Đánh giá những cơ hội đầu tư tiềm năng, ước lượng những luồng tiền tương lai cho mỗi dự án, tính giá trị hiện tại của mỗi dự án và ra quyết định chấp nhận hay không chấp nhận dự án Giám đốc tài chính có thể thực hiện việc phân tích và so sánh, xếp hạng các dự án đầu tư nhằm đưa ra quyết định chấp nhận hay không chấp nhận bằng các công cụ đánh giá chủ yếu sau:

+ Thời gian thu hồi vốn – PP (Payback Period)

+ Giá trị hiện tại ròng – NPV (Net Present Value)

+ Tỷ lệ nội hoàn – IRR (Internal Rate of Return)

+ Tỷ lệ nội hoàn điều chỉnh MIRR (Modified Internal Rate of Return)

Các công cụ phần mềm như bảng tính điện tử và phần mềm phân tích tài chính hỗ trợ các nhà quản trị tài chính hoàn thiện các chức năng này một cách nhanh chóng

- Các hệ thống quản trị đầu tư

Theo dõi các khoản đầu tư của doanh nghiệp cho cổ phiếu, trái phiếu và các chứng khoán khác là một phần quan trọng của quản lý tiền vốn Quản lý tốt các khoản đầu tư là điều kiện cơ quản để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Các hệ thống thông tin

tự động hoá cung cấp các cách thức thống nhất để quản lý cổ phiếu và trái phiếu Chúng bao gồm việc sử dụng các cơ sở dữ liệu trực tuyến, cập nhất tức thời giá cổ phiếu và trái phiếu, thông tin về lịch sử của mỗi khoản đầu tư; sử dụng các công cụ phân tích đầu tư khách nhau, nhằm trợ giúp cho các nhà quản lý đầu tư trong quá trình ra quyết định

c Phân hệ thông tin tài chính chiến lược

Ngược lại với các hệ thống thông tin tác nghiệp và chiến thuật, các hệ thống thông tin chiến lược lấy mục tiêu của doanh nghiệp làm trọng tâm Các hệ thống này liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho doanh nghiệp Các hệ thống thông tin tài chính chiến lược thường gồm nhiều loại dòng thông tin khác nhau:

- Thông tin nội bộ phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp

- Thông tin kinh tế xã hội bên ngoài, mô tả môi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp

- Những dự báo về tương lai của doanh nghiệp trong môi trường đó

Kết quả chủ yếu của lập kế hoạch tài chính chiến lược là các mục tiêu và phương hướng tài chính của doanh nghiệp: Các mục tiêu đầu tư và thu hồi đầu tư; quyết định tận dụng các cơ hội đầu tư mới hoặc kết hợp các nguồn vốn để đầu tư cho doanh nghiệp Nguồn thông tin tự động hoá chủ yếu phản ánh tình trạng hiện tại và tương lai của doanh nghiệp chính là cơ sở dữ liệu kế toán tài chính của doanh nghiệp Một nguồn thông tin tự động hoá khác, phản ánh môi trường hiện tại và tương lai của doanh nghiệp mà trong đó doanh nghiệp tồn tại và hoạt động chính là các cơ sở dữ liệu trực tuyến với các thông tin về kinh tế xã hội, công nghệ và chính trị

- Các hệ thống phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp

Thực chất của phân tích tài chính doanh nghiệp là phân tích các báo cáo tài chính doanh nghiệp Những báo cáo như vậy có thể được cung cấp bởi HTTT kế toán dựa trên máy tính Dữ liệu phân tích tình hình tài chính của các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, người mua và các doanh nghiệp khác có thể thu được từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến

- Các hệ thống dự báo dài hạn

Các nhà hoạch định chiến lược cần đến các dự báo về nhiều yếu tố có ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong tương lai Một số dự báo dựa trên các thông tin nội bộ, như thông tin về doanh thu trong quá khứ có thể được sử dụng để dự báo doanh thu trong tương lai Một số dự báo lại dựa trên thông tin bên ngoài hay dựa trên cả hai nguồn thông tin này

Ví dụ, dự báo các chỉ tiêu kinh tế sẽ giúp cho các nhà hoạch định hình dung được môi trường kinh tế, mà doanh nghiệp sẽ tồn tại và hoạt động trong tương lai Dự báo được nhu cầu tài chính của tổ chức thông qua các đánh giá tài chính dài hạn sẽ cung cấp cho nhà hoạch định nhiều cơ hội để xem xét các hoạt động giúp cho doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn hoặc tận dụng được các ưu thế của môi trường tương lai

2.2.4 Phần mềm quản lý tài chính

Hàng loạt sản phẩm phần mềm đã được tung ra nhằm cung cấp cho các nhà quản lý

khả năng quản lý hệ thống thông tin tài chính Chúng được phân thành 2 loại: Phần mềm

đa năng và phần mềm chuyên dụng Các sản phẩm phần mềm đa năng được thiết kế

không chỉ dành riêng cho các nhà quản lý tài chính mà để sử dụng chung cho nhiều người

sử dụng khác nhau Ngược lại phần mềm tài chính chuyên dụng được thiết kế dành riêng cho các nhà quản lý tài chính Một trong những phần mềm được dùng nhiều là “Phần mềm bảng tính”

Phần mềm bảng tính cung cấp một công cụ đa năng, toàn diện cho các nhà quản lý tài chính Nó cho phép các nhà quản lý phát triển từng phần các bảng hay các biểu mẫu thống nhất Các mẫu này chứa các tiêu đề và tên của các mục trong bảng tính Các mẫu này cũng chứa các công thức được sử dụng để tính các tổng cột hay tổng dòng, trung bình dòng hay trung bình cột và các đại lượng thống kê khác Ví dụ khi một mẫu dự toán ngân sách dã được lưu lại trên máy tính thì các nhà quản lý tài chính có thể sự dụng lại khi cần

và tất cả những gì cần làm chỉ còn là động tác nhập dữ liệu cho các mục và hiệu chỉnh ngày cho đúng mà thôi

Phần mềm bảng tính có thể được sử dụng một cách có hiệu quả cho nhiều chức năng tài chính, không chỉ để thực hiện phân tích ngân sách mà còn so sánh nhiều kế hoạch mua sắm tài sản; so sánh nhiều phương án đầu tư khác nhau; dự toán dòng tiền cho doanh nghiệp và thực hiện mô phỏng ảnh hưởng của các điều kiện kinh tế và xã hội đầy biến động đối với ngân sách Quan trọng là việc xác định kiểu phân tích tài chính mà nhà quản lý muốn thực hiện và cần chắc chắn rằng phần mềm bảng tính mà nhà quản lý hiện

có có khả năng thực hiện nhanh chóng các phân tích đó

Phần mềm bảng tính cũng cung cấp khả năng đồ hoạ rất mạnh Người dùng có thể

vẽ các biểu đồ với nhiều kiểu khác nhau, từ dạng Pie đến dạng cột chồng hay dạng đường thẳng mô tả dữ liệu trong các bảng tính Mỗi kiểu biểu đồ thường phù hợp với một nhu cầu biểu diễn khác nhau Ví dụ, biểu đồ dạng Pie thường phù hợp với nhu cầu biểu diễn

cơ cấu hay tỷ trọng, biểu đồ dạng đường thẳng thường phù hợp với nhu cầu biểu diễn xu thế phát triển theo thời gian… Nói chung biểu diễn kết quả thu được trên bảng tính điện

tử bằng các biểu đồ làm thông tin trở nên dễ đọc, dễ hiểu và hấp dẫn hơn Trong giáo trình này chúng ta sẽ sử dụng phần mềm bảng tính EXCEL để giải quyết các bào toán thông dụng trong các hệ thống thông tin kinh tế

2.3.Hệ thống thông tin kế toán

2.3.1 Chức năng cơ bản của HTTT kế toán

Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như là con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin Tin học hóa hệ thống thông tin kế toán đã thay đổi cách nhìn của các nhà quản lý đối với thông tin kế toán Một cơ sở dữ liệu lớn được thiết lập và lưu trữ trong máy tính, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phục vụ nhu cầu truy xuất thông tin của nhiều người dùng trong nhiều ứng dụng khác nhau Và vậy nên các nhà quản lý có thể sử dụng các thông tin kế toán hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch mức chiến thuật

Nói đến hệ thống thông tin kế toán tự động hóa là nói đến hệ thống thông tin có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp Nó cho phép ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của tổ chức Đối với các nhà quản lý, hệ thống kế toán tự động hóa không chỉ đơn thuần là hệ thống thông tin xử lý giao dịch, mà còn là một trong các nguồn dữ liệu quan trọng, có

khả năng hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định mức chiến thuật và lập kế hoạch chiến lược lâu dài

Hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin khác:

 Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường

 Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất

 Báo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ được thu thập thêm từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, ví dụ thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, thông tin về các kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho các doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Đầu vào chủ yếu của HTTT kế toán là các chứng từ kế toán như hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền bán hàng và các phiếu khác, phiếu chi tiền mua hàng và các phiếu chi khác Đầu ra chủ yếu của HTTT kế toán tự động hóa là các báo cáo quản trị ( báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn hay báo cáo bán hàng…) và báo cáo tài chính ( bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ…)

Trong hệ thống kế toán tự động, bằng việc sử dụng máy tính để xử lý các nghiệp

vụ kế toán, các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu ( thường là bàn phím) và được tổ chức lưu trữ trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng các tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp này được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu Sau đó, các tệp dữ liệu nghiệp vụ được “ chuyển sổ” vào các tệp sổ cái bởi chính chương trình máy tính Định kỳ, các sổ cái sẽ được xử lý để làm

cơ sở lập báo cáo tài chính

2.3.3 Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính Với phần mền kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các

số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính Việc giải bài toán

kế toán có thể được thực hiện trên phần mềm bảng tính MS – Excel hay một hệ quản

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

trị cơ sở dữ liệu như Visual FoxPro hay MS Access Tuy nhiên, với Excel đòi hỏi một

kế toán viên phải có một trình độ tin học tương đối để có thể tự mình thiết kế và quản trị các bảng tính chứa dữ liệu, chứa các thông tin kế toán cũng như xử lý các thông tin

đó Ngược lại, một phần mền kế toán chuyên nghiệp ( thường được viết trên nền của một hệ quản trị dữ liệu ), công việc của các kế toán viên chỉ đơn giản:

 Nhập dữ liệu kế toán và lên báo cáo quản trị hoặc

Nhập dữ liệu kế toán, thực hiện bút toán cuối kỳ sau đó lên báo cáo quản trị và báo cáo tài chính

Trên thế giới cũng như Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mền kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng và quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động kinh doanh Chúng hầu hết được viết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán Bản thân các phần mền kế toán thường được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng “ vận dụng” một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán

Việc lựa chọn một phần mền kế toán thích hợp cho một doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó Về cơ bản phần mềm được lựa chọn phải đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho doanh nghiệp và được sự hưởng ứng của người sử dụng Các tổ chức doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai giải pháp phần mền kế toán sau đây: Tự viết phần mềm kế toán hoặc mua các phần mềm

kế toán trọn gói

Hiện nay có rất nhiều phần mền kế toán khác nhau đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng Sau đây là một số phần mền kế toán được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam:

a Fast Accounting

Đây là sản phẩm của công ty phần mền tài chính kế toán Fast, được nghiên cứu

và đưa vào sử dụng năm 1999 Phần mền Fast Accounting có thể đáp ứng nhu cầu

dòng sản phẩm chính: Fast Start ( dành cho các doanh nghiệp nhỏ), Fast Advanced ( dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa) và Fast Enterprise ( dành cho các doanh nghiệp lớn ), các tổ chức doanh nghiệp được quyền lựa chọn sản phẩm phần mềm kế toán sao cho phù hợp nhất với khả năng tài chính và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

c Misa

Misa là phần mếm kế toán hành chính sự nghiệp với đầy đủ tất cả các phân hệ kế toán điển hình như kế toán theo dõi hạn mực kinh tế, kế toán tiền mặt tiền gửi, kế toán nguồn kinh phí vốn quỹ, kế toán các dự án, kế toán tiền lương công nợ…

d KTSYS

Đây là phần mềm kế toán của Infobus, sử dụng các công cụ bảng quản trị dữ liệu

để quản lý các nhu cầu kế toán KTSYS được sử dụng nhiều nơi trong nước

e Exact Enterprise SQL

Đây là phần mềm kế toán và quản trị của công ty Exact Software Việt Nam với các chức năng về kế toán, tài chính, mua bán hàng, hóa đơn, quản lý kho, quản lý sản xuất, kế toán dự án, quản lý dịch vụ và quản lý thông tin khách hàng

f AccNet

AccNet là tên phầm mền kế toán mới của Lạc Việt – là một công ty tích hợp giải pháp ( mạng, phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam AccNet là một phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán cơ bản như quản lý vốn bằng tiền, mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản phải thu, kho và kế toán tổng hợp Bên cạnh đó, Lạc Việt còn thiết kế các phần mềm bổ sung như tài sản

cố định, giá thành, lương… theo nhu cầu riêng của từng đơn vị

2.4.Hệ thống thông tin Marketing

2.4.1 Các chức năng cơ bản của HTTT Marketing

Các HTTT Marketing thực hiện thu thập dữ liệu mô tả các hoạt động Maketing, xử

lý các dữ liệu thu thập được và cung cấp thông tin Marketting trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định Để đạt được hiệu quả cao cần phối hợp HTTT Marketting với các HTTT khác của tổ chức như hệ thống hàng tồn kho, hệ thống công nợ phải thu phải trả, hệ thống xử lý đơn hàng Ngoài ra HTTT tài chính cũng có thể cung cấp rất nhiều dữ liệu có ích cho HTTT Marketing

Đối với các doanh nghiệp theo quan điểm tiếp thị trong tất cả hoạt động kinh doanh của mình thì thành công nằm ở chỗ thỏa mãn nhu cầu và ý muốn của khách hàng, nghiên cứu xem thị trường muốn gì để sản xuất theo nhu cầu của thị trường Mục tiêu này chỉ có thể đạt được với sự giúp đỡ của các HTTT Marketting ở cả ba mức chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp Các HTTT Marketing này cần hỗ trợ các nhà quản lý Marketing trong các hoạt động bán hàng và quản cáo cho các sản phẩm và dịch vụ và một loạt các hoạt động khác như:

- Xác định khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng

- Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới

- Định giá cho các sản phẩm và dịch vụ

- Xúc tiến bán hàng

- Phân phối sản phẩm và dịch vụ tới các khách hàng

2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT Marketing

Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, HTTT Marketing cần các dữ liệu và thông tin

đa dạng Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý marketing bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức doanh nghiệp, dữ liệu từ các HTTT xử lý giao dịch và dữ liệu từ bên ngoài đơn vị (thông tin về các đối thủ cạnh tranh, thông tin thị trường…) Đầu ra chủ yếu của HTTT Marketing là các báo cáo bán hàng, phân phối sản phẩm và phát triển sản phẩm Hình vẽ sau đây mô tả sơ đồ tổng quan về HTTT quản lý marketting:

Tổng quan về HTTT Marketting

2.4.3 Phân loại Marketing theo mức quản lý

Cũng giống như các hệ thống thông tin tài chính, các hệ thống thông tin marketing cũng được phân thành ba mức: Tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược Các thông tin sử dụng ở mức tác nghiệp có thể được sử dụng cả ở mức chiến thuật và thông tin sử dụng ở mức chiến thuật có thể sử dụng cả ở mức chiến lược Một hệ thống thông tin Marketing như hệ thống thông tin nghiên cứu thị trường và hệ thống thông tin theo dõi các đối thủ cạnh tranh rõ ràng hỗ trợ cả mức chiến thuật và chiến lược Giống như các hệ thống thông tin khác, sẽ không có sự phân chia rõ ràng giữa các mức quyết định đối với hệ thống thông tin Marketing

a Các hệ thống thông tin tác nghiệp

Các HTTT marketing mức tác nghiệp thực hiện hỗ trợ hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức Đó có thể là HTTT khách hàng tiềm năng, HTTT liên hệ với khách hàng hay HTTT bán hàng từ xa…

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CSDL Ứng dụng Marketing

Kế hoạch chiến lược

Chính sách kinh doanh

Dữ liệu giao dịch Marketing

Nghiên cứu Marketing Báo cáo bán hàng

- Hệ thống thông tin bán hàng

Nhân viên bán hàng thực hiện rất nhiều hoạt động như xác định khách hàng tiềm năng, tạo mối liên hệ với khách hàng, bán hàng trọn gói theo dõi bán hàng Có rất nhiều

hệ thống thông tin có khả năng hỗ trợ cho nhân viên bán hàng trong hoạt động này

- Hệ thống thông tin khách hàng tương lai

Khoanh vùng các khách hàng tương lai thường là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức Các nguồn thông tin phục vụ cho việc xác định các khách hàng tương lai thường rất khác nhau Đó có thể là các nhà cung cấp khác chuyên bán các sản phẩm phụ thuộc, các ghi chú trên báo chí, danh bạ điện thoại hay các phiếu thăm dò khách hàng Đầu ra của hệ thống thông tin khách hàng tương lai có thể là danh mục các khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu hoặc theo các chỉ tiêu khác có tầm quan trọng đối với lực lượng bán hàng

Các sơ sở dữ liệu trực tuyến cũng là nguồn thông tin về khách hàng tương lai Các

cơ sở dữ liệu kiểu này cho phép tìm kiếm bằng phần mềm truy vấn hoặc phần mềm bản

đồ và cho phép khoanh vùng khách hàng tương lai theo các vùng địa lý và hiển thị chúng trên bản đồ các vùng này

- Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng

Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về các khách hàng, về sở thích của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ Khi thông tin được lưu trữ trên đĩa từ, các nhân viên bán hàng có thể dễ dàng xác định được tất cả khách hàng ưu chuộng các kiểu mẫu sản phẩm nhất định hay khách hàng nào có thể đang sẵn sàng mua thêm hàng đã mua lần trước Bằng cách sắp xếp các giao dịch mua bán theo trình tự thời gian, nhân viên bán hàng có thể xác định được các khách hàng đang ở tình trạng gần hết hàng, cần mua bổ sung thêm

- Hệ thống thông tin hỏi đáp khiếu nại

Khi khách hàng có khiếu nại, thắc mắc về các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa vào lưu thông thì các khiếu nại đó cần được ghi nhận, xử lý và lưu trữ lại, phục vụ phân tích quản lý hoặc liên hệ kinh doanh sau này Cần lưu ý rằng, các khiếu nại cần được lưu trữ trên một phương tiện sao cho có thể dễ dàng tiến hành phân tích sau này

nhằm xác định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện có, thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Một hệ thống thông tin hỏi đáp có thể gồm hàng loạt các thư trả lời khách hàng, trong đó thông tin cho khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ, có thể mua chúng ở đâu, hay trả lời khiếu nại, hỏi đáp thông qua điện thoại

- Hệ thống thông tin bán hàng qua điện thoại

Một doanh nghiệp có thể tăng được năng suất bán hàng thông qua hình thức bán hàng qua điện thoại Với hình thức này, ngừoi bán hàng có thể liên hệ với khách hàng, bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng bằng cách sử dụng điện thoại mà không cần đến chi phí và thời gian đi lại Hình thức bán hàng này cũng cho phép tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn trong cùng một thời gian so với những phương thức bán hàng khác

- Hệ thống thông tin quản cáo gửi thư trực tiếp

Nhiều doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng cách gửi trực tiếp các cuốn sách nhỏ và catalog sản phẩm và dịch vụ trực tiếp cho khách hàng, bằng cách sử dụng hệ thống quảng cáo gửi thư trực tiếp Để có thể phân phối tài liệu kinh doanh tới một số lượng lướn khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng, đa phần các phòng kinh doanh đều duy trì danh sách đó Danh sách này có thể có được từ các tệp khách hàng, các bản ghi công nợ phải thu của khách hàng, các tệp khách hàng tương lai hoặc các cơ sở dữ liệu thương mại Danh sách này cũng có thể mua lại từ các doanh nghiệp khác

- Các hệ thống thông tin phân phối

Một doanh nghiệp có thể lựa chọn để sử dụng các hệ thống phân phối công cộng hiện có cho các sản phẩm và dịch vụ của mình hoặc tự xây dựng nên hệ thống phân phối cho khách hàng của riêng mình Dù chọn hệ thống nào đi nữa cũng phải theo dõi được hàng hóa và dịch vụ phân phối đi Việc theo dõi lần theo đường đi của sản phẩm và dịch

vụ thông qua hệ thống phân phối là hết sức quan trọng, nhằm xác định và sữa chữa những sai sót trong phân phối và làm giảm thời gian phân phối Một trong những dịch vụ khách hàng quan trong đối với doanh nghiệp là tốc độ phân phối sản phẩm và dịch vụ của n9ó tới khách hàng

b Các HTTT Marketing chiến thuật

Các hệ thống thông tin marketing chiến thuật khác với các hệ thống thông tin marketing tác nghiệp, vì bên cạnh các thông tin sơ sở cúng còn cho phép tạo các báo cáo

đặc biệt, tạo các kết quả đầu ra theo dự tính cũng như ngoài dự tính, các thông tin so sánh cũng như thông tin mô tả; hệ thống thông tin chiến thuật cung cấp các thông tin tổng hợp chứ không phải các dữ liệu chi tiết như hệ thống thông tin tác nghiệp, nó bao gồm không những các nguồn dữ liệu bên trong mà cả các nguồn dữ liệu bên ngoài, nó thực hiện xử lý không những các dữ liệu khách quan mà cả những dữ liệu chủ quan

Một lượng lớn các dữ liệu cần cho hệ thống thông tin marketing chiến thuật được thu thập bởi cá hệ thống thông tin tài chính tác nghiệp Các hệ thống thông tin marketing chiến thuật thường kết hợp các dữ liệu tài chính tác nghiệp với các dữ liệu khác để hỗ trợ cho các nhà quản lý marketing trong quá trình ra quyết định chiến thuật Các nhà quản lý thường đưa ra các quyết định chiến thuật khi họ chuẩn bị và triển khai các kế hoạch marketing, mà theo đó họ hy vọng sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh và lựoi nhuận do mưucs chiến lược đề ra Sau đây là một số hệ thống thông tin marketing chiến thuật điển hình

- Hệ thống thông tin quản lý khách hàng

Mục tiêu chính của các nhà quản lý bán hàng là đạt được các mục tiêu do mức quản lý cao nhất đặt ra Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản lý kinh doanh phải ra rất nhiều quyết định chiến thuật liên quan đến sắp xếp các điểm kinh doanh, bố trí các bọ phận bán hàng hay xác định đoạn thị trường tiềm năng cần ưu tiên để đạt được mục tiêu kinh doanh tốt nhất Các nhà quản lý marketing cũng phải theo dõi tiến triển của kết quả kinh doanh để xác định xem các quyết định được ban hành có đúng đắn không hay cần có

sự điều chỉnh trong các kế hoạch chiến thuật

- Hệ thống thông tin xúc tiến bán hàng

Để có thể thực hiện được các mục tiêu kinh doanh chiến lược, các nhà quản lý marketing cần phát triển các chiến thuật quảng cáo và khuyến mãi Các nhà quản lý cần quyết định xem có nên sử dụng phương tiện quản cáo và hình thức khuyến mãi nào để có thể giành đưuọc thì trường đã chọn; cần triển khai hoạt động đó như thế nào để có thể đạt được kết quả kinh doanh Hỗ trợ cho các nhà quản lý trong các công việc trên có các hệ thôgns thông tin quảng cáo và khuyến mãi Vậy nên, khi định tung ra thị trường một sản phẩm mới, các nhà quản lý không những phải tìm hiểu các kiểu phương tiện quảng cáo khuyến mãi có hiệu quả mà còn phải tìm hiểu về các hãng truyền thông tỏ ra thành công nhất trong quá khứ trong việc chiếm thị trường đó

- Hệ thống thông tin giá thành sản phẩm

Các hệ thống thông tin đánh giá cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để trợ giúp họ trong việc định giá thành cho sản phẩm và dịch vụ của họ Để có thể ra quyết định về giá cả, nhà quản lý marketing cần dự báo trước được nhu cầu đối với sản phẩm

đó hay sản phẩm tương tự, lợi nhuận biên – cần đạt được, chi phí sản xuất sản phẩm và dịch vụ và giá cả của những sản phẩm cạnh tranh Giá của một sản phẩm cũng là một hàm của các chiến thuật về giá cả mà tổ chức áp dụng Để giúp các nhà quản lý marketing định giá cho sản phẩm và dịch vụ, một số doanh nghiệp đã phát triển một mô hình giá cho phép các nhà quản lý nhập dữ liệu về nhiều yếu tố khác nhau, ảnh huổng đến giá cả như giá cạnh tranh dự đoán, chỉ số giá tiêu dùng dự đoán, thu nhập người tiêu dùng, lượng sản phẩm sản xuất ra, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu và chi phí cho quảng cáo theo dự đoán Mô hình sẽ sử dụng thuật toán mô tả giả thiết của doanh nghiệp

về mối quan hệ giữa các yếu tố đó Điều này cho phép các nhà quản lý thay thế đổi các

dữ liệu đầu vào sao cho có thể xác định được giá hợp lý nhất cho một sản phẩm trong số nhiều phương án có thể xảy ra

- Hệ thông thông tin trợ giúp ra quyết định kênh phân phối

Một quyết định mang tính chất chiến thuật khác là các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệpđưuọc phân phối như thế nào đến tay người tiêu dùng? Để có thể hỗ trợ các nhà quản lý marketing, hệ thống thông tin marketing cần cung cấp một hệ thống trợ giúp

ra quyết định kênh phân phối Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin về chi phí của việc sử dụng các kênh phân phối khác nhau, thông tin về mức độ tin cậy của ca,cs kênh khác nhau trong việc phân phối sản phẩm và dịch vụ, sự bảo hòa của đoạn thị trường do các kênh phân phối cung cấp Hệ thống trợ giúp ra quyết định kệnh phân phối cũng theo dõi nhu cầu và tồn kho ở mọi mức của các kênh phân phối, sao cho nhà quản lý

có thể dự tính trước được tồn kho trên mức tối đa và dưới mức tối thiểu

c Các HTTT Marketing chiến lược

Để phát triển một kế hoạch marketing chung, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều hoạt động chiến thuật và chiến lược khác nhau Các hoạt động chiến lược bao gồm việc phân đoạn thị trường thành những nhóm các khách hàng tiềm năng dựa trên các đặc điểm hay nhu cầu, ý muốn của họ, lựa chọn thị trường mục tiêu, lên kế hoạch cho các sản phẩm và dịch vụ có thể thõa mãn được nhu cầu của khách hàng, dự báobán hàng với các thị trường và các sản phẩm Sau đây là một số phân hệ thông tin điển hình hỗ trợ cho quản lý marketing chiến lược

- Hệ thống thông tin dự báo bán hàng

Dự báo bán hàng mức chiến lược thường gồm nhiều loại khác nhau: dự báo bán hàng cho một ngành công nghiệp, dự báo bán hàng cho một doanh nghiệp, dự báo cho một loại sản phẩm hoặc dịch vụ, dự báo bán hàng cho một sản phẩm hay dịch vụ mới Kết quả của những dự báo này thường được phân nhóm tiếp theođịa điểm kinh doanh và theo bộ phận bán hàng Dù thuộc loại nào chăng nữa, các dự báo bán hàng không chỉ dựa trên các dữ liệu lịch sử mà dựa trên cả các giả định về các loại hoạt động của các đối thủ, phản ứng của chính phủ, sự dịch chuyển cầu của người tiêu dùng, xu hướng cơ cấu dân

số và hàng loạt các yếu tố liên quan khác, kể cả yếu tố thời tiết Dựa trên dự báo về bán hàng, các nhà quản lý marketing có thể phân bổ lại lực lượng bán hàng, phân chia địa điểm kinh doanh, lên kế hoạch cho các chiến dịch quảng cáo và khuyến mãi hoặc phân bổ việc sử dụng các phương tiện nhà xưởng và lên kế hoạch mua nguyên vật liệu và xác định quy mô, thành phần và phân bổ lực lượng làm việc

- Hệ thống thông tin lập kế hoạch và phát triển sản phẩm

Mục tiêu chính của các hệ thống thông tin llập kế hoạch và phát triển sản phẩm là cung cấp thông tin về sự ưa chuộng của khách hàng thông qua hệ thống nghiên cứu thị trường cho việc phát triển các sản phẩm mới Đầu ra quan trọng nhất của các hoạt động lập kế hoạch và phát triển là một bộ các đặc tả của sản phẩm Trong một doanh nghiệp sản xuất, các đặc tả này sẽ được chuyển tới phòng thiết kế, nơi có nhiệm vụ thiết kế một sản phẩm mang các đặc tính cần thiết Trong các tổ chức dịch vụ cũng xảy ra các hoạt động tương tự Sau khi đã phát triển sản xuất mới, cần tiến hành các thủ tục hợp pháp hóa sản phẩm mới

- Hệ thống thông tin nghiên cứu thương mại

Nghiên cứu thương mại là việc xác định một cách có hệ thống những tài liệu cần thiết về điều kiện thương mại của doanh nghiệp, thu nhập, phân tích và báo cáo kết quả

về các thông tin đó Không phụ thuộc vào người thực hiện nghiên cứu thị trường là ai, các kết quả nghiên cứu thu được đều cung cấp thông tin đầu vào quan trọng cho quá trình

ra quyết định ở hai mức chiến thuật và chiến lược

Đầu vào của quá trình nghiên cứu thương mại phân lớn là các nguồn bên ngoài doạnh nghiệp như dữ liệu về khách hàng, các cuộc điều tra và dữ liệu về cơ cấu dân số,

dữ liệu về công nghiệp, thương mại, kinh tế, môi trường và dữ liệu về khoa học công nghệ Các dữ liệu này có thể thu được thông qua các công cụ như khảo sát trực tiếp các khách hàng, phỏng vẫn các khách hàng thông qua điện thoại, truy tìm ở thư viện, các báo