Bài giảng Tin học ứng dụng trong kinh doanh 1: Chương 2 ĐH Tôn Đức Thắng

• Hàm tính tích các số trong danh sách: PRODUCT danh sách các số hoặc vùng 2.3.. • VLOOKUP trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]: tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu

Chương 2.

HÀM VÀ CƠ SỞ DỮ

LIỆU TRONG EXCEL

• Các toán tử trong Excel

1 CÁC TOÁN TỬ TRONG EXCEL

• AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.

Các đối số là các hằng, biểu thức logic.

 Hàm lấy giá trị tuyệt đối

 Hàm làm tròn lên

ROUND(biểu thức số, N)

• N>0: làm tròn bên phải cột thập phân

• N<0: làm tròn bên trái cột thập phân

• N=0: làm tròn, không lấy số lẻ

• SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số

Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền.

• AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c các s ố

2.3 HÀM THỐNG KÊ

• MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.

• MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

2.3 HÀM THỐNG KÊ

• COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số

và các số trong các đối số.

– Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền.

2.3 HÀM THỐNG KÊ

 COUNTA(value1; value2; ….)

Đếm số lượng các ô chứa dữ liệu trong danh sách

2.3 HÀM THỐNG KÊ

• Hàm tính tích các số trong danh sách:

PRODUCT (danh sách các số hoặc vùng)

2.3 HÀM THỐNG KÊ

RANK(number , ref , order)

Trả về thứ hạng của số number trong một danh sách

các đối số ref

 Number: là số muốn tìm hạng của nó

 Ref: là một dãy hay một tham chiếu đến một danh

sách các đối số

 Order: là số chỉ định cách đánh hạng:

 Order = 0 (hoặc không ghi): Số lớn được xếp hạng

2.3 HÀM THỐNG KÊ

 Hàm tính tổng của các tích

SUMPRODUCT (array1; [array2]; …)

= 3*2 + 4*7 + 8*6 + 6*7 + 1*5 + 9*3

2.3 HÀM THỐNG KÊ

• IF (bt logic, trị đúng, trị sai):

– Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True

– Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False

VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)

 - Hàm IF có thể viết lồng nhau.

VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))

- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:

nếu [dữ liệu trong ô C6]  300

nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6]  400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400

• SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện

2.4 CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN

• COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện.

2.4 CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN

• LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.

– VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

• RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.

– VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

• MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.

– VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)

cho kết quả là chuỗi “Hà”

2.5 HÀM CHUỖI

 Hàm tính chiều dài của chuỗi: LEN (“chuỗi”)

Trả là chiều dài trong chuỗi, tức là số ký tự có trong chuỗi

 Hàm đổi chuỗi hoa: UPPER (“chuỗi”)

 Hàm xoá khoảng trống thừa trong chuỗi

 YEAR (“chuỗi ngày”)

• VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t

trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3.

 HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]):

hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP

 ISNA(value): Trả về giá trị TRUE nếu gặp lỗi #N/A,

ngược lại trả về FALSE.

2.7 HÀM DÒ TÌM

• Match(lookup_value, lookup_ref, type)

• lookup_value: giá trị cần tìm, giá trị này có thể là: chuỗi, số của

một ô chứa dữ liệu là số hay chuỗi

• lookup_ref: phạm vi vùng dữ liệu (chỉ một dòng hay cột)

• type: các kiểu so sánh

– 1:

• Tìm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hay bằng lookup_value

• Lookup_ref: phải được sắp theo thứ tự tăng dần

• Nếu tất cả trong lookup_ref đều nhỏ hơn lookup_value thì hàm trả về #NA

– -1:

• Tìm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hay bằng lookup_value

• Lookup_ref: phải được sắp theo thứ tự giảm dần

2.7 HÀM DÒ TÌM

2.7 HÀM DÒ TÌM

• INDEX(array,row_num,column_num): Trả về giá trị của ô tại dòng và cột trong một dãy ô

Pear 2.7 HÀM DÒ TÌM

• CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).

• Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.

• Bản ghi là một hàng dữ liệu.

• Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi

3.1 KHÁI NIỆM

• Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các

cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.

• DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.

• Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá.

• Cách làm:

– B1: Chọn miền

– B2: Chọn Menu Data sau

đó chọn biểu tượng Sort

3.2 SẮP XẾP

Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)

Thêm khoá mới

3.2 SẮP XẾP

• Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả

• Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường

• Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu

mũi tên thả xuống của hộp danh sách

• Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

– All: để hiện lại mọi bản ghi

– Top 10…: các giá trị lớn nhất

– Custom…: tự định điều kiện lọc

– Các giá trị của cột

AUTOFILTER

• Chọn biểu tượng

ở góc phải bên

dưới của ô tiêu đề

•  Number/Text

Filters  Custom

Filter để thiết lập

điều kiện lọc:

AUTOFILTER

DSUM (Database, Field, Criteria)

» Gần giống hàm DCOUNT

CÁC HÀM LIÊN QUAN ĐẾN CSDL

• Subtotal dùng để tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong danh sách

Vùng dữ liệu ban đầu đã được sắp xếp theo thứ tự Phòng ban.

3.4 Tạo các dòng tổng (Subtotal)

• Đồ thị giúp trình bày quan điểm của bạn một cách nhanh chóng Với đồ thị bạn chuyển dữ liệu trong bảng tính thành hình ảnh, và cho phép bạn so sánh

và thấy hướng tăng trưởng chỉ trong chớp mắt.

4.1 MỤC TIÊU

• Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa bên trong của nó – đó

là thông điệp mà người tạo đồ thị muốn gửi đến người xem Vì thế đặc điểm đánh giá chính yếu là thông điệp phải truyền đi hiệu quả nhất.

• Các kiểu đồ thị khác nhau có thể truyền đi các thông điệp khác nhau của cùng 1 đối tượng dữ liệu.

4.2 CHỌN ĐÚNG KIỂU ĐỒ THỊ

Tiền xe

Đà Lạt Nha Trang Vũng tàu Phú Quốc

Tiền xe

10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000

ĐIỂM CHUẨN K.VỰC1 ĐIỂM CHUẨN K.VỰC2

• Pie chart so sánh từng phần tử của 1 tổng thể

• Đồ thị bánh để so sánh các phần tử trong 1 tổng thể với nhau để làm rỏ mức độ đóng góp của từng phần tử Đây

là đồ thị lý tưởng để biểu diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng

4.2 CHỌN ĐÚNG KIỂU ĐỒ THỊ

Thượng hạng

Thượng hạng, 80,000 đ

Thượng hạng, 120,000 đ

Thượng hạng,

COFFEE CACAO

• Line so sánh các giá

trị qua thời gian

• Đồ thị đường (Line) –

phù hợp biểu diễn xu

hướng biến động theo

thời gian như sản

lượng, doanh thu, và

lợi nhuận Sử dụng

đồ thị Line khi trục

hoành là thời gian.

4.2 CHỌN ĐÚNG KIỂU ĐỒ THỊ

• B1: Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng

và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.

• B2: Vào Menu Insert chọn loại biểu đồ cần thực hiện

• B3: Sử dụng Chart Layout, Select Data hoặc nhấp vào các vùng muốn điều chỉnh để định dạng các kiểu thể hiện như:

1 Định kiểu đồ thị

4.3 TẠO ĐỒ THỊ

Khi đồ thị đã được tạo, có thể:

1 Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag &

Drop.

2 Thay đổi kích thước đồ thị

3 Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …)

4 Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font

chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…)

4.4 THAY ĐỔI ĐỒ THỊ

• Pivot Table là 1 công cụ của Excel dùng tổng hợp và phân tích dữ liệu với nhiều góc

độ và nhiều cấp khác nhau

5.1 KHÁI NIỆM

• Tổng hợp:

– Doanh thu từng tỉnh

– Doanh thu từng nhóm hàng

– Doanh thu từng đại lý

– Doanh thu từng năm

• Phân tích:

– Doanh thu từng tỉnh theo từng mặt hàng

– Doanh thu từng đại lý theo từng mặt hàng

– Doanh thu từng năm của từng tỉnh

– Doanh thu từng đại lý theo năm

– Doanh thu từng năm theo nhóm hàng

– Chi tiết Doanh thu từng nhóm hàng cho từng đại lý, nhóm theo

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

 Bước 1: Chỉ định nguồn dữ liệu

- Bôi đen cơ sở dữ liệu cần tạo

• - Menu Insert  chọn biểu tượng PivotTable

5.2 TẠO LẬP PIVOT TABLE

• Bước 4: Kéo và thả

vào Report Filter (Năm)

thấp hơn vào Row (Tỉnh, Đại lý)

Column (Mặt hàng)

5.2 TẠO LẬP PIVOT TABLE

– Tiêu chí phân tích là bất kỳ tiêu chí nào có thể dùng để phân loại dữ liệu

– Nếu gõ sai chính tả, dư dấu space, thiếu dấu

sắc, dấu huyền; Pivot cũng coi như 1 loại mới

và tách riêng ra.

– Phân loại dữ liệu cần chính xác, không trùng lắp, không mơ hồ

5.3 TIÊU CHÍ PHÂN TÍCH

• Thống kê

– Số học sinh mỗi lớp dự thi

– Điểm cao nhất của mỗi lớp

– Điểm thấp nhất của mỗi lớp

– Điểm trung bình mỗi lớp

5.4 CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ

• Hãy tạo 1 Pivot table với cấu trúc như sau: Kéo thả Lớp vào Rows, Tên HS và điểm vào Data.

• Vì trường tên HS là text, nên Excel tự gán công thức

là count: 2 lớp có 6 HS và 1 lớp có5 HS Trường

Điểm là số(number) nên Excel tự gán công thức

5.4 CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ

• Nhấn chuột phải vào trường “Sum of Điểm”, chọn field setting Chọn lại là Max thay vìSum, sửa tên field thành Điểm lớn nhất

5.4 CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ

• Kéo thả Trường điểm vào 2 lần nữa, một lần là Min và 1 lần là Average ta sẽ có:

• Nếu thay vì trường “Lớp”, ta kéo trường Môn vào Row,

ta sẽ có:

5.4 CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ

• Group trường loại số: Giả sử với dữ liệu Doanh

thu như trên ta có thể Group trường Năm thành

nhóm 2 năm, hoặc 3 năm như sau:

• Bấm chuột phải vào trường Năm trên Pivot Table,

Vào Menu Data  Group:

5.5 CÔNG CỤ GROUP

5.5 CÔNG CỤ GROUP

• Pivot Table còn được sử dụng trong việc thực

hiện các thao tác và ứng dụng cao cấp khác như:

– Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn

– Ứng dụng PivotTable trong báo cáo tài chính

5.6 Các ứng dụng khác từ Pivot Table