GT Excel

Cách 4 : Nhắp đúp tập tin có phần mở rộng XLS 2-Thoát : Cách 1 : Nhắp vào nút Close Cách 2 : Nhắp đúp vào Control Menu Box Cách 3 : Vào Menu File chọn Exit Cách 4 : Alt + F4 III-MÀN HÌNH

Cách 1 : Nhắp đúp biểu tượng trên Desktop

Cách 2 : Nhắp vào Start, chọn Programs chọn Microsoft Excel

Cách 3 : Nhắp đúp vào My Computer hay Windows Explorer chọn Program Files chọn Microsoft Office chọn Office chọn Excel

Cách 4 : Nhắp đúp tập tin có phần mở rộng XLS

2-Thoát :

Cách 1 : Nhắp vào nút Close

Cách 2 : Nhắp đúp vào Control Menu Box

Cách 3 : Vào Menu File chọn Exit

Cách 4 : Alt + F4

III-MÀN HÌNH EXCEL :

-Thanh tiêu đề (Title bar) : chứa tên tập tin hiện hành (gọi là Work Book)

-Thanh Menu (Menu bar) : chứa các tên lệnh

-Thanh công cụ (Tool bar) : chứa các biểu tượng nút lệnh

-Thanh công thức / thanh nhập dữ liệu (Formula bar) : gồm 2 phần, bên trái chứa địa chỉ

ô con trỏ ô bên phải hiển thị nội dung của ô

-Phiếu bảng tính (Sheet tab) : chứa tên của từng phiếu bảng tính là Sheet1, Sheet2, -Thanh trạng thái (Status bar) : hiển thị trạng thái hiện hành

IV-CẤU TRÚC BẢNG TÍNH :

1-Workbook (Sổ tay) : là một tập tin có phần mở rộng là XLS Có thể có nhiều Sheet,

ngầm định là 16 Sheet

-Mở một tập tin mới :

+Vào Menu File chọn New

+Trên thanh công cụ : chọn nút lệnh

+Nhấn Clrl+N

-Mở một tập tin củ :

+Vào Menu File chọn Open

+Trên thanh công cụ : chọn nút lệnh

+Nhấn Clrl+O

-Lưu và đặt tên tập tin :

+Vào Menu File chọn Save

+Trên thanh công cụ : chọn nút lệnh

+Nhấn Clrl+S

-Lưu và đặt tên tập tin mới :

+Vào Menu File chọn Save as

-Đóng một tập tin :

+Vào Menu File chọn Close

+Nhắp đúp vào Control Box của File đó

+Nhấn Ctrl+W

2- WorkSheet (Bảng tính) : Là tập hợp các cột (Column), hàng (Row) giao giữa cột và

hàng gọi là ô (Cell), trên một Sheet gồm có :

+Tên cột : từ A, B, C, , Z, AA, AB, ,AZ, có tổng cộng là 256 cột

+Tên hàng : từ 1, 2, 3, , 65536 dòng

+Có sử dụng từng Sheet một, có thể đổi tên Sheet cho dẽ nhớ

V-DỮ LIỆU TRONG EXCEL :

1-Kiểu chuổi : gồm các ký từ A đến Z, các ký số phải có dấu phẩy trên (’12)

-Nếu chiều dài chuổi <= chiều dài ô thì hiện đầy đủ

-Nếu chiều dài chuổi > chiều dài ô, ô kê bên mà rỗng thì hiện đầy đủ còn ô kế bên có dữliệu thì bị che khuất

2-Kiểu số : gồm các số từ 0 đến 9 Nếu chiều dài số lớn hơn ô thi thể hiện ##########

hoặc chuyển sang dạng số khoa học, phải chỉnh lại độ rộng của ô Ngầm định dữ liệu số canhbên phải

3-Kiểu ngày giờ : Phải được nhập theo dạng thức trong Control Panel (Regional and

language options)

-Nếu Control Panel qui định : DD/MM/YY thì nhập : 18/09/99

-Nếu Control Panel qui định : MM/DD/YY thì nhập : 09/18/99

-Nếu Control Panel qui định : YY/MM/DD thì nhập : 99/09/18

Cho tính toán các phép toán kiểu ngày

4-Kiểu công thức : bắt đầu bởi dấu (=) hay dấu (+)

-Trong công thức gồm có số, chuỗi (trong cặp nháy kép “ “), địa chỉ, các phép roán, cáchàm

+Phép nối chuỗi : & ví dụ : “TIN” & “HỌC” cho ra TINHOC

+Phép toán số học : Cộng/Trừ; Nhân/Chia; ^ (lũy thừa); % (phần trăm)

+Phép toán so sánh : = ; <> ; < ; > ; <= ; >= trả về giá trị TRUE hay FALSE 5-Nhập dữ liệu vào ô :

-Sau khi nhập dữ liệu phải nhấn ENTER , TAB hay nhắp chuột vào ô khác thì dữ liệu

mới chấp nhận Nhập dấu tiếng việt khi Excel chấp nhận mới có dấu tiếng việt

-Dữ liệu trong 1 ô là 255 ký tự

-Để sửa đổi dữ liệu trong ô nhấn F2 hay nhắp đúp tại ô đó

-Để xoá dữ liệu trong ô ta nhấn phím DELETE

-Nhập cùng dữ liệu cho một nhóm ô sau đó nhấn Ctrl+Enter

-Nhập 2 dòng trong cùng một ô nhấn Alt+Enter

XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

I-CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ :

1-Địa chỉ tương đối : <CỘT><HÀNG>

Ví dụ : A7 (cột A hàng 7), E15 (cột E hàng 15)

Khi sao chép địa chỉ, thì địa chỉ tương đối cũng thay đổi theo

Ví dụ : Tại ô D2 = B2*C2

Khi sao chép xuống ta có D3 = B3*C3

Khi sao chép xuống ta có D4 = B4*C4

2-Địa chỉ tuyệt đối : $<CỘT>$<HÀNG>

Ví dụ : $A$10 (cột A hàng 10), $H$15 (cột H hàng 15)

Khi sao chép địa chỉ, thì địa chỉ tuyệt đối sẽ không thay đổi theo

Khi sao chép xuống ta có D5 = $A$2*C5

Khi sao chép xuống ta có D6 = $A$2*C6

Sử dụng phím F4 để có địa chỉ tuyệt đối hay địa chỉ hỗn hợp

II-THAO TÁC TRÊN KHỐI :

1-Chọn khối cột, hàng, ô :

-Chọn ô : chọn một ô rồi nhắp chuột rê qua các ô

Nhấn phím Shift và di chuyển con trỏ text qua các ô

-Chọn hàng, cột : di chuyển chuột ra đầu hàng hay trên cột rồi nhắp chuột trái Chọnnhiều hàng, nhiều cột, chọn một hàng hay cột nhấn chuột trái giữ luôn và rê chuột

-Chọn tất cả : đưa mũi vào phần giao của cột và hàng nhắp chuột trái, hay nhấn Ctrl+A

2-Xoá dữ liệu : chọn khối cần xoá

-Nhấn phím Delete

-Vào Menu chọn Edit chọn Clear

3-Sao chép, di chuyển : chọn khối

-Sao chép :

+Vào Menu Edit chọn Copy

+Nhắp nút lệnh copy trên thanh Toolbar

+Nhấn Ctrl+C

-Di chuyển :

+Vào Menu Edit chọn Cut

+Nhắp nút lệnh Cut trên thanh Toolbar

+Nhấn Ctrl+X

-Dán lại : tại vị trí con trỏ text

+Vào Menu Edit chọn Paste

+Nhắp nút lệnh Paste trên thanh Toolbar

+Nhấn Ctrl+V

-Dán đặt biệt : sử dụng cho công thức

-Vào Menu Edit chọn Paste Special

-All : sao chép toàn bộ-Formulas : chỉ sao chép nội dung-Values : chỉ sao chép giá trị-Formats : chỉ sao chép dạng thức qui định-Comments : chỉ sao chép các ghi chú-Validation : sao chép biểu thức qui định-All except borders : sao chép tất cả trừ đườngviền

-Column widths :-None : sao chép và thay thế giía trị nguồn-Add : sao chép cộng (kết quả = ô đích + ô nguồn)

-Subtract :sao chép trừ (kết quả = ô đích - ô nguồn)

-Multiply : sao chép nhân (kết quả = ô đích * ô nguồn)

-Divide : sao chép chia (kết quả = ô đích / ô nguồn)

-Skip blanks : bỏ qua các ô rỗng

-Transpose :sao chép và hoán đổi hàng thành cột, cột thành hàng

4-Điền nhanh dữ liệu :

-Sử dụng chuột (Fill Handle) : đưa chuột đến gốc dưới bên phải con trỏ text

sẽ có dấu cộng nhỏ rồi nhắp chuột trái giữ luôn và rê chuột

III-THAO TÁC VỀ Ô, CỘT, HÀNG :

1-Thay đổi kích thước cột, hàng : Di chuyển mũi tên chuột giữa đầu cột, hàng ra mũi tên 2

chiều nhắp chuột trái và rê

2-Chèn ô, cột, hàng :

Cách 1 : ngay tại vị trí ô nhắp phải chuột chọn Insert

Cách 2 : Nhắp Menu Insert chọn cell

-Shift cells right : đẩy các ô hiện hành sang phải

-Shift cells down : đẩy các ô hiện hành xuống dưới

-Entire row : chèn các hàng trống xuống dưới khối chọn

-Entire column : chèn các cột trống phía trái khối chọn

Chèn hàng hay cột ta chọn (bôi đen hàng hay cột) nhắp phải

chuột chọn Insert

3-Xoá ô, cột, hàng :

Cách 1 : ngay tại vị trí ô nhắp phải chuột chọn Delete

Cách 2 : Nhắp Menu Edit chọn Delete

-Shift cells left : xoá và đẩy các ô tại vị trí cũ sang trái

-Shift cells up : xoá và đẩy các ô tại vị trí cũ lên trên

-Entire row : xoá nguyên hàng

-Entire column : xoá nguyên cột

Xoá hàng hay cột ta chọn (bôi đen hàng hay cột) nhắp phải chuột

chọn Delete

IV-DỊNH DẠNG DỮ LIỆU :

Tất cả các định dạng về dữ liệu, ta phải vào Format chọn cells, trong hộp thoại biểu hiện 6

lớp : Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection)

Thay đổi độ rộng hàng Thay đổi độ rộng cột

1-Number :

+Trong Category chọn kiểu dữ liệu để

định dạng

-Decimal places : chọn phần thập phân

-Use 1000 Saparator : dấu phân cách

hàng ngìn

2-Alignment :

-Horizontal (theo chiều ngang) : có thể chọn

Left, Center, Right, Justify

-Vertical (theo chiều đứng) : có thể chọn Top,

Center, Bottom, Justify

-Wrap text : xuống hàng khi đến biên của ô -Shrink to fit : canh dữ liệu vừa khít trong ô -Merge cell : nhóm các ô thành 1 ô lớn

3-Font :

Chọn font chữ, Font Style, Size chữ,

Underline, Color, (giống như trong

Microsoft Word)

4-Boder :

Chọn đường viền khung

-None, Outline, Inside : không, viền ngoài,

kẻ trong

-Style, Color : kiểu đường, màu đường

5-Patterns :

Chọn màu nền cho ô

SỬ DỤNG HÀM TRONG EXCEL

I-KHÁI NIỆM :

-Hàm là một đoạn chương trình được viết sẳn nhằm thực hiện các thao tác tính toán

-Dạng tổng quát của hàm : TÊN HÀM(CÁC ĐỐI SỐ)

-Các đối số có thể là trị số, chuỗi, địa chỉ ô, tên khối, tên hàm

Lưu ý :

-Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc @ ví dụ : =SQRT(12)

-Các báo lỗi của hàm :

#VALUE! Không tính được gía trị

#N/A Giá trị tham chiếu không tồn tại

#NAME? Không nhận được tên

#NUM! Giá trị không hợp lệ

#DIV/0! Lỗi chia cho 0

#REF! Không tham chiếu đến được

INT(Số) Làm tròn xuống đến số nguyên =INT(5,415) = 5; =INT(-7,634) = -8

MOD(số;số chia) Tính phần dư của số chia cho số chia =MOD(10;3) = 1; =MOD(10;4) = 2

b

2

4

2 − +

−

a

ac b

Trả về giá trị đúng (TRUE) nếu tất cả bt đều đúng, trả về giá trị sai (FALSE) nếu ít nhất 1 bt sai.

=AND(3<5;5>1;”A”<>”B”) cho ra TRUE

=AND(5>9;3>2;”N”=”N”) cho ra FALSE

OR(bt1;bt2; )

Trả về giá trị đúng (TRUE) nếu ít nhất 1

bt đúng, trả về giá trị sai (FALSE) nếu tất cả các bt đều sai

=OR(3=5;5>1;”A”>”B”) cho ra TRUE

=OR(5>10;3=2;”N”>”N”) cho ra FALSE

NOT(biểu thức) Phủ định của bt : đúng – sai sai - đúng =NOT(3<5) cho ra FALSE=NOT(3=5) cho ra TRUE

COUNT(gtrị 1;gtrị 2;…) Đếm bao nhiêu các giá trị

kiểu số, kiểu ngày giờ =COUNT(5;now();”xy”;15) = 3COUNTA(gtrị; gtrị; .) Đếm bao nhiêu các giá trị

khác rỗng =COUNTA(5;now();”xy”;15) = 4RANK(số;danh sách;cách)

=SUMIF($C$3:$C$10;”NV”;$E$3:$E$10)

COUNTIF(dsách; đkiện)

Đếm trong danh sách có bao nhiêu giá trị giống điều kiện

=COUNTIF($C$3:$C$10;”NV”)

Ví dụ 1 :

2 STT Họ tên C-vụ LCB Ngày công Lương T-ứng Còn lãnh

Ví dụ 2 : Giống như ví dụ 1, thêm trước cột T-ứng cột PCCV

Yêu cầu :

-Như ví dụ 1

-Tính cột PCCV như sau : Nếu C-vụ là TP thì PCCV được 50000, Nếu C-vụ là PP thì PCCV được

40000, Nếu C-vụ là NV thì PCCV được 250000, còn lại không phụ cấp

4-Nhóm hàm chuỗi :

LEFT(chuỗi;n ký tự) Lấy n ký tự tính từ bên trái của

RIGHT(chuỗi; n ký tự) Lấy n ký tự tính từ bên phải của

MID(chuỗi;vị trí k; n ký tự) Lấy n ký tự tính từ vị trí thứ k

UPPER(chuỗi) Đổi chuỗi thường sang chữ HOA =UPPER(“tin hoc”) cho ra TIN HOC

LOWER(chuỗi) Đổi chuỗi HOA sang chữ thường = LOWER (“TIN HOC”) cho ra tin hoc PROPER(chuỗi) Đổi ký tự đầu của mỗi từ thành chữHoa = PROPER (“tin hoc”) cho ra Tin Hoc LEN(chuỗi) Trả về độ dài của chuỗi =LEN(“TIN HOC”) cho ra 7

5-Nhóm hàm thời gian :

NOW() Trả về ngày giờ hiện hành

của hệ thống =NOW() cho ra 01/06/2007 09:25:23TODAY() Trả về ngày hiện hành của hệthống =TODAY() cho ra 01/06/2007

DAY(“ngày/tháng /năm”) Trả về ngày trong tháng =DAY(“25/10/2007”) cho ra 25

TIME( giờ;phút; giây) Đổi 3 trị số giờ, phút, giấy

thành biểu thức giờ =TIME(9;30;30) cho ra 09:30 AM

HOUR(“giờ:phút”) Trả về giá trị giờ =HOUR(“20:25”) cho ra 20

MONTH(“ngày /tháng/năm”) Trả về tháng =MONTH(“25/10/2006”) cho ra 10

YEAR(“ngày/tháng/năm”) Trả về năm =YEAR(“25/10/2006”) cho ra 2006

Điểm

ưu tiên

Tổng điểm

Kết quả Toán Lý Hoá

3 01 A01 Nguyễn Văn Tuấn 8,0 9,0 7,0

4 02 A00 Lâm Thế Kiệt 4,5 7,0 6,0

5 03 B00 Hoàng Tấn Dũng 9,0 6,0 8,0

6 04 C01 Mai Xuân Hoàng 7,0 8,0 4,5

7 05 C00 Lê Minh Hải 6,0 4,5 6,0

8 06 B11 Nguyễn Thị Thu Hiền 8,5 7,0 8,0

9 07 A10 Dương Quang Đại 9,0 6,0 4,5

Yêu cầu :

-Điểm TB: Khối A là Toán hệ số 2 còn lại là hệ số 1, Khối B là Lý hệ số 2 còn lại là hệ số 1, Khối C làHoá hệ số 2 còn lại là hệ số 1, chia theo hệ số lấy 1 số lẻ

-Khối học:dựa vào ký tự đầu của mã HS: Nếu là A thì Khối A, nếu là B là Khối B, nếu C là Khối C

-Điểm ưu tiên : dựa vào ký tự sau của mã HS : nếu là 0 thì điểm ưu tiên 0,5 còn nếu 1 thì không có điểm

ưu tiên

-Tổng điểm: Điểm TB + Điểm ưu tiên

-Kết quả : Nếu tổng điểm >= 7,0 thì Đậu ngược lại thì Hỏng

Ví dụ 2 :

-Giống như ví dụ 1, chèn vào trước cột kết quả là cột Xếp loại

-Xếp loại : nếu tổng điểm >= 9,0 thì xếp loại Giỏi; nếu 7,0 <= tổng điểm <= 8,9 thì xếp loại Khá; nếu 5,0 <= tổng điểm <= 6,9 thì xếp loại Trung bình, còn lại là Yếu

dụ trên thay cột thành hàng

=INDEX(vùng bôi đen;3;4) cho ra 40

vùng bôi đen : sử dụng chuột để lấy địa chỉ vùng

nhấn phím F4 để có địa chỉ tuyệt đối

-PCCV : dựa vào Chức vụ tra trong bảng phụ cấp chức vụ sẽ có PCCV -BHXH : dựa vào Chức vụ tra trong bảng phụ cấp chức vụ sẽ có BHXH -Lương : Lương căn bản*Hệ số lương

-T-ứng : nếu Lương >= 1 triệu thì được ứng 50% của lương, ngược 35% của lương

-Còn lãnh : Lương – Tạm ứng - BHXH

I-ĐỒ THỊ :

-Đồ thị là tập hợp các ký hiệu, giá trị và hình ảnh minh họa mối liên hệ giữa các dữ liệu trong bảng

II-CÁCH VẼ :

1-Phải có bảng tổng hợp dữ liệu ví dụ như bảng dưới :

TÌNH HÌNH DOANH THU CÁC ĐƠN VỊ

2-Nhắp vào Menu Insert chọn Chart

3-Nhắp biểu tượng Chart trên thanh công cụ

-Standard Types : chọn các dạng đồ thị có sẳn

-Custum Types : chọn dạng đồ thị theo người sử

dụng

Chọn một hình sau đó Next trong Data Range

nhắp vào vùng dữ liệu tổng hợp sẽ có địa chỉ bảng,

xong nhắp Next ra hộp thoại (Titles, Axes,

Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table)

+ Lớp Titles :

-Chart Title : tiêu đề của đồ thị

-Category (X) axis : tên trục X

-Value (Y) axis : tên trục Y

+Các lớp còn lại tùy theo người cần sử dụng

-Portrait : giấy dọc -Lề : Top, Bottom, Left, Right

-Landscape : giấy dọc -Horizontally : giữa trên dưới

-Vertically : giữa 2 bên

-Header : tiêu đề trên -Rows to repeat at top : hàng đầu lập lại-Footer : tiêu đề dưới -Page order : hướng trang

2-Print :

Menu File chọn Frint

-Name : Chọn máy in

-All : in tất cả

-Page(s) From : to : in từ trang

nào đến trang nào

-Selection : in vùng dược bôi đen

-Entire workbook : in tất cả

workbook

-Active sheet(s) : in sheet hiện hành

-Number of copies : số bản in

3-Print Preview : xem trước khi in

Menu File Print Preview

I-KHÁI NIỆM :

-Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ nhằm mục đích phục vụ các yêu cầu khi khai thác dữ liệu

-CSDL được tổ chức thành bảng : gồm có Hàng (Rows), Cột (Columns)

+Một cột trong bảng gọi Field (trường)

+Một hàng trong bảng gọi Record (bản ghi, mẫu tin)

+Hàng đầu tiên Header row chứa tên các trường Field name

Ví dụ :

2 MS NV Họ tên Chức vụ Lương Cơ bản Ngày công Lương T-ứng Còn lãnh

3 A01 Nguyễn Văn Hùng PP 45000 27

6 B01 Đinh Thái Tuấn NV 38000 25

7 B03 Lâm Quang Đại PP 45500 22

A11 Trương Khánh Hoà NV 30000

16 A22 Mai Thúc Loan NV 35500

+No header row : không có tiêu đề hàng-Trên thanh công cụ chọn nút lệnh

-Sắp xếp theo cột họ :

-Sắp xếp theo cột tên sau đó theo cột họ :

III-DATA FORM :

Chức năng thêm bảng ghi, xoá, sửa hoặc tìm kiếm

-Chuyển con trỏ vào bảng ghi

-Menu Data chọn Form

+New : thêm mới, +Delete : xoá

+Restore : phục hồi, +Find Prev : về trước

+Criteria : tiêu chuẩn, +Find next : về sau

IV-SUBTOTAL :

Subtotal là chức năng tính toán, thống kê theo từng

nhóm dữ liệu trên các trường đã được chỉ định

-Phải sắp xếp các bản ghi theo một trường nào đó cần

phân nhóm để tính toán, thống kê

-Chuyển con trỏ vào phạm vi cơ sở dữ liệu

-Nhắp Menu Data chọn Subtotals

+At each change in : thay đổi trường để phân nhóm

+Use function : chọn hàm để thống kê

+Add subtotal to : chọn trường để thống kê

+Replace current subtotals : thay thế các giá trị

+Chọn một tập giá trị2-Advanced Filter : lọc cao cấp-Nhắp Menu Data chọn Filter chọn Advanced Filter

-List Range : Vùng CSDL

-Criteria Range : Vùng điều kiện để lọc

-Copy to another location : trích lọc tại vị trí được chọn

copy to (vùng địa chỉ để lưu trữ dữ liệu lọc)

-Uniqu records only : chỉ trích bản ghi không trùng lập

NV